DE SEAT CAJA DE HERRAMIENTAS - Anglo American

Tarea 4: incluir los requisitos de gestión social en la
Solicitud de propuestas (RFP, Request for Proposal)
y emitir la licitación
Tarea 4a: preparar la documentación de RFP
Las RFP deben incluir los requisitos de desempeño social
pertinentes en el alcance del trabajo. Cuando corresponda,
se les deberá proporcionar a los contratistas:
••
una descripción del contexto socioeconómico (a partir de,
por ejemplo, la evaluación del impacto social o el informe
de SEAT de la operación, si está disponible);
••
los efectos potenciales y las estrategias de desempeño
social vigentes en la operación;
••
una descripción de las normas y las reglamentaciones
que deben cumplirse, incluida la legislación nacional
e internacional; y
••
las normas y las pautas corporativas de Anglo American
pertinentes (como la herramienta SEAT y el Código de
desarrollo sustentable de proveedores de Anglo American,
el Social Way de Anglo American y el Desarrollo sustentable en
la política de cadena de abastecimiento de Anglo American).
En grandes proyectos de capital, la documentación debe
incluir la planificación de gestión de la construcción que se
preparará como parte de la Evaluación de impacto ambiental
y social (ESIA, Environmental and Social Impact Assessmen)
del proyecto.
La documentación de RFP / licitaciones debe tanto
proporcionar como solicitar información del contratista
respecto de las capacidades de gestión social. La cantidad
de información solicitada debe ser acorde al tipo de categoría
o contrato, los efectos relacionados y el nivel esperado de
responsabilidad del contratista.
En general, en grandes contratos de construcción (por ejemplo,
contratos de EPCM) se necesitará más información. Las
evaluaciones de efectos de todas las actividades de grandes
construcciones deberán incluir una planificación de la gestión
de contratistas detallada, que debe cotejarse con los requisitos
descritos en esta herramienta para garantizar su cumplimiento.
El tipo de información que se les solicita a los potenciales
contratistas debe incluir sus políticas y la experiencia previa
relevante en cuanto a los siguientes puntos:
••
confirmación del cumplimiento con la legislación de seguridad
y salud ocupacional y gestión eficaz de los riesgos de
seguridad y de salud ocupacional;
••
técnicas de participación de los stakeholders, incluidos
los procedimientos de presentación de reclamos y quejas
(que deben cumplir con los requisitos de la Herramienta 4A:
procedimientos de presentación de reclamos y quejas)
cuando el contratista deba seguirlos;
••
política y experiencia respecto de contratación local,
capacitación y compras;
en condiciones de servidumbre o penitenciario;
••
la confirmación del cumplimiento con la legislación nacional
laboral y social;
••
las actividades y capacitación de la comunidad y de la fuerza
laboral para la toma de conciencia en cuanto a problemas y
efectos sociales, como un programa de información sobre el
VIH / SIDA; y
••
ejemplos de planificaciones previas elaboradas para
proyectos similares, como la gestión o las planificaciones de
desarrollo del trabajo forzado, las planificaciones de gestión
de campamentos, entre otras.
En casos en los que es probable que los efectos sociales sean
de particular importancia, como cuando se emplea una gran
fuerza laboral temporal, es posible que también se deba solicitar
a los proveedores que proporcionen propuestas detalladas
respecto de temas como los siguientes:
••
cómo garantizarán que se dispondrá de una gestión social
adecuada y otras habilidades relevantes (como habilidades
médicas o de asesoramiento);
••
la compresión que tiene de los tipos de problemas sociales
y comunitario que deberán abordarse, y métodos sugeridos
para tratarlos;
••
pruebas de cómo se cumplirá con las normas nacionales
específicas; y
••
el enfoque propuesto para la gestión y la provisión
de alojamiento, y los códigos de conducta de la
fuerza de trabajo.
En los proyectos, las operaciones y la función de cadena
de abastecimiento también deberá garantizarse que las
propuestas financieras de los contratistas dispongan reservas
de presupuesto para implementar actividades de desempeño
social y gestión de los efectos. Esto contribuirá a garantizar que
los contratistas no aprovechen un desempeño social deficiente
para ahorrar costos una vez que se otorgaron las licitaciones.
Es importante permitir que los contratistas potenciales realicen
sus propias sugerencias sobre cómo tratar los problemas
y los efectos sociales, la RFP no deberá ser demasiado
prescriptiva en este punto. También será importante informar
a los contratistas de las planificaciones de Anglo American
para gestionar los problemas y los efectos sociales para que
puedan trabajar en el mismo sentido.
Tarea 4b: evaluar las propuestas presentadas
Cuando se prevean efectos sociales considerables, es esencial
que los gerentes de desempeño social participen del proceso
de evaluación de las propuestas. El método para hacerlo
dependerá del proceso general de evaluación del contrato,
el tipo de contrato y las repercusiones relacionadas, y otros
requisitos (de calidad, técnicos y económicos, entre otros).
••
códigos de conducta de la fuerza laboral y planificación de
gestión para garantizar el cumplimiento de estas normas;
••
la confirmación del cumplimiento de las normas laborales
principales de la OIT, incluida la libertad sindical, la eliminación
de la discriminación y la abolición del trabajo infantil, forzado,
Herramienta 4F: gestión de contratistas
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