nombramientos provisionales docentes en vacantes definitivas ...

NOMBRAMIENTOS PROVISIONALES DOCENTES
EN VACANTES DEFINITIVAS AGOTADOS
LISTADOS DE ELEGIBLES
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Gloria Marín Montealegre
Janil Avendaño Hernández
Cargo: Cargo: Director Técnico Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO
Nombramientos provisionales
docentes en vacantes
definitivas agotados listados
de elegibles
Código: P-EDU-17
Versión: 02
Fecha: 14/06/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 7
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 11
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 11
9. ANEXOS .......................................................................................................... 11

PROCEDIMIENTO
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto nombrar personal docente en cargos vacantes
definitivos para el normal funcionamiento de los Establecimientos Educativos de
acuerdo con la planta viabilizada por el Ministerio de Educación y de conformidad
con las necesidades que se registren, previa finalización de nombramientos y/o
vencimiento del término de listado de elegibles y en cumplimiento al proceso de
concurso de méritos desarrollado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la Secretaría de Educación Departamental, inicia
con la determinación de los cargos a proveer teniendo en cuenta las necesidades
del servicio reportadas por las Instituciones Educativas por niveles, ciclos, áreas
de los cargos vacantes de docentes, continuando con la confrontación de
terminación de nombramientos del listado de elegibles; entrega de requisitos y
documentos necesario para la toma de posesión; elaboración del acto
administrativo, notificación y posesión y finaliza con la remisión del funcionario a la
Institución Educativa.
3. DEFINICIONES
3.1 DOCENTES
Las personas que desarrollan labores académicas, directa y personalmente con
los alumnos de los establecimientos educativos en su proceso de enseñanza
aprendizaje.
3.2 NOMBRAMIENTO PERIODO DE PRUEBA
La persona seleccionada por concurso abierto para un cargo de docente o
directivo docente será nombrada en período de prueba hasta culminar el
respectivo año escolar en el cual fue nombrado, siempre y cuando haya
desempeñado el cargo durante 4 meses.
3.3 NOMBRAMIENTO PROVISIONAL
Cuando se trata de proveer transitoriamente empleos docentes, los
nombramientos deben realizarse en provisionalidad con el personal que reúna los
requisitos del cargo en vacantes definitivas o temporales.

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3.4 VACANTE DEFINITIVA
Es la vacante que deja el titular por renuncia o retiro definitivo del cargo y se debe
proveer en temporalidad hasta que se genere un nuevo listado de elegibles del
nivel o área de acuerdo con la necesidad.
3.5 VACANTE TEMPORAL
Corresponde a la vacante de cuyos titular se encuentran en situaciones
administrativas que implican separación temporal del cargo y su nombramiento
provisional será hasta tanto dure la situación administrativo y después de agotada
la lista de elegibles.
4. NORMATIVIDAD
- Ley 4 del 18 de Mayo de 1992. Mediante la cual se señalan las normas, objetivos
y criterios que debe observar el gobierno nacional para la fijación del régimen
salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso
Nacional y de la fuerza pública y para la fijación de las prestaciones sociales de
los trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo
establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución
Política.
- Ley 715 del 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas
en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151,
288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de
educación y salud, entre otros.
- Ley 909 del 23 de septiembre del 2004. Por la cual se expiden normas que
regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan
otras disposiciones.
- Decreto Ley 2400 de 19 de septiembre de 1968. Por el cual se modifican las
normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras
disposiciones
- Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973. Por el cual se reglamentan los
decretos-leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del
personal civil.
- Decreto 1567 del 5 de Agosto de 1998. Por el cual se crean el sistema de
capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.
- Decreto 1278 del 19 de junio del 2002. Por el cual se expide el Estatuto de
profesionalización docente.

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- Decreto 3752 de 22 de diciembre de 2003. Por el cual se reglamentan los
artículos 81 parcial de la Ley 812 de 2003, 18 parcial de la Ley 715 de 2001 y la
Ley 91 de 1989 en relación con el proceso de afiliación de los docentes al
Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio y se dictan otras
disposiciones
- Decreto 3238 de 6 de Octubre del 2004. Por medio del cual se reglamentan los
concursos que rigen para la carrera docente y se determinan criterios,
contenidos y procedimientos para su aplicación.
- Decreto 4235 del 16 de diciembre de 2004. Por el cual se modifica
parcialmente el decreto 3238 de 2.004.
- Decreto 760 del 17 de marzo del 2005. Por el cual se establece el
procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio
Civil para el cumplimiento de sus funciones.
- Decreto 770 del 17 de marzo de 2005. Por el cual se establece el sistema de
funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes
a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden
Nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004.
- Decreto 785 de 17 de marzo de 2005. Por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los
empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la
Ley 909 de 2004.
- Decreto 1227 de 21 de abril de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 909 del 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998
- Decreto 1494 de 13 de mayo de 2005. Por el cual se reglamentan los
procedimientos para realizar modificaciones en las plantas de cargos del
personal docente, directivo docente y administrativo financiadas con cargo al
Sistema General de Participaciones.
- Decreto 3333 de 21 de septiembre de 2005. Por el cual se modifica
parcialmente el Decreto 3238 de 2004 mediante el cual se reglamentan los
concursos que rigen para la carrera docente y se determinan criterios,
contenidos y procedimientos para su aplicación
- Resolución 4494 del 1 de diciembre de 2.004. Por la cual se modifica el inciso
primero del artículo 1 de la resolución 3535 de 2004.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Educación.
SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa.

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5.2 INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Comisión Nacional del Servicio Civil, Ministerio de Educación
Nacional, Instituciones Educativas, Secretaría de Educación Departamental.
CLIENTE: Docentes, Instituciones Educativas.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
- Nombramientos efectuados sin respetar el listado de elegibles en su estricto
orden.
- Nombramientos que superan la planta viabilizada para el Departamento por
parte del Ministerio de Educación.
- Nombramientos sin pertinencia y eficacia en el cubrimiento de la necesidad.
5.3.2 Puntos de Control
- Listado de elegibles.
- Solicitudes ante la Comisión Nacional del Servicio Civil para el nombramiento
provisional en vacantes definitivas.
- Reporte de nombramientos a la Comisión Nacional del Servicio Civil.
- Reporte de novedades y necesidades de las Instituciones Educativas.
- Actos Administrativos de nombramiento.
- Control de vacantes definitivas.

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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
1 Planear la etapa de nombramientos en
Provisionalidad a partir de las vacantes
definitivas o temporales que se
generen
Planeación de
nombramientos
Secretario de
Despacho,
Director
Administrativo,
Profesional
Universitario
1 día
2 Requerir a los Rectores de las
Instituciones Educativas las
necesidades de Niveles y Áreas en las
que requiere las vacantes definitivas
(F-EDU-11)
Reporte de
vacantes y
necesidades
Director
Administración
Educativa,
Profesional
Universitario
2 días
3 Recepcionar información remitida por
los Rectores en medio físico y
magnético
Información
recepcionada
Profesional
Universitario
8 día
4 Registrar información por cada
Institución Educativa
5 Consolidar información por niveles,
áreas y cargos de las vacantes
existentes y las necesidades definidas
6 Analizar si existe personal de la planta
de docentes disponibles para cubrir
dichas necesidades por liberaciones
determinadas del análisis de planta
con respecto a la matrícula
7 Generar listado de personal docente y
directivo docente para traslado de
acuerdo con las necesidades y
liberaciones registradas en las
Instituciones Educativas
8 Definir los traslados y/o reubicaciones
de docentes entre Instituciones
Educativas
Información
registrada
Información
consolidada
Planta analizada
Listado de
personal para
traslado y/o
reubicaciones
entre Instituciones
Traslados y/o
reubicaciones
definidas
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
Secretaria de
Educación
Departamental y
Director
Administración
Educativa
5 días
5 días
5 días
5 días
5 días

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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
9 Expedir actos administrativos de
traslados y/o reubicaciones para el
cubrimiento de vacantes y
necesidades reportadas y viabilizadas
Actos
Administrativos
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
5 días
10 Actualizar el consolidado de vacantes
y necesidades de plazas docentes en
las Instituciones Educativas (F-EDU-
11)
Consolidado de
vacantes
actualizado
Profesional
Universitario y
Auxiliar
Administrativo
5 días
11 Elaborar solicitud para la Comisión
Nacional del Servicio Civil autorización
para nombramientos en
provisionalidad en los niveles y áreas.
Solicitud
Director
Administración
Educativa y
Auxiliar
Administrativo
5 días
13 Tramitar ante el Director
Administrativo, Secretario de
Educación y Gobernador la
refrendación de la solicitud ante la
CNSC
Solicitud tramitada
Auxiliar
Administrativo
5 días
14 Remitir a la Comisión Nacional del
Servicio Civil la solicitud de
autorización para nombramiento en
provisionalidad de docentes a través
de correo electrónico, fax y correo
certificado
Solicitud remitida
a la CNSC
Auxiliar
Administrativo
1 día
15 Hacer seguimiento a la autorización
solicitada a la CNSC
Solicitud con
seguimiento
Auxiliar
Administrativo
5 días
16 Recepcionar la autorización expedida
por la Comisión Nacional del Servicio
Civil
Autorización
recepcionada
Auxiliar
Administrativo
1 día
17 Seleccionar del Banco de hojas de
vida de docentes los perfiles
requeridos para cubrir las vacantes
existentes
Hojas de vida
seleccionadas
Secretaria de
Educación y
Director
Administrativo
1 día
18 Comunicar a los docentes
seleccionados la opción de
nombramiento provisional que se
presenta para conocer su aceptación
Docentes
comunicados y
enterados
Auxiliar
Administrativo
1 día
19 Entregar requisitos al Docente (Anexo
No.1)
Requisitos
entregados
Auxiliar
Administrativo
1 día

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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
20 Recepcionar, analizar y viabilizar los
documentos para definir el
nombramiento
21 Elaborar Actos Administrativos de
nombramiento de docentes en
Provisionalidad
Documentos
recepcionados y
analizados
Actos
Administrativos
elaborados
22 Revisar actos administrativos Actos
Administrativos
revisados
23 Refrendar firmas, numerar actos
administrativos
24 Citar y/o notificar los actos
administrativos según corresponda o
elaborar informe de negación de firmar
la notificación y publicación del edicto
cuando a ello haya lugar (F-EDU-22,
23, 24, 25, 26, 27, 28, 29)
25 Recepcionar los documentos
complementarios y estampillas
requeridas para la posesión del
nombramiento
Actos
Administrativos
refrendados
Actos
administrativos
notificados y/o con
edicto
Documentos
recepcionados de
manera completa
26 Posesionar los docentes Docentes
posesionados
27 Remitir mediante oficio a la Institución
Educativa la copia del acto
administrativo y acta de posesión de
los docentes nombrados en
provisionalidad
28 Remitir hojas de vida de los
posesionados para apertura de hojas
de vida y registros en el sistema
29 Enviar a la Oficina de Nóminas el acto
administrativo de nombramiento y acta
de posesión
Instituciones
Educativas
comunicadas
Hojas de vida
remitidas a
Servicios
Administrativos
Oficina de nómina
con actos
administrativos
Director
Administrativo y
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario,
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Universitario
Oficina Jurídica
Gobernador,
Secretario de
Educación,
Director
Administrativo,
Profesional
Universitario
Auxiliar
Administrativo
SAC, Auxiliar
Administrativo
Dirección
Administrativa
Oficina de Talento
Humano
Director Talento
Humano
Director
Administración
Educativa y
Auxiliar
Administrativo
Director de
Talento Humano
Auxiliar
Administrativo
1 día
1 día
1 día
1 día
5 días
1 día
1 día
1 día
1 día
1 día

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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
30 Registrar en la base de datos de la
Dirección Administrativa los nuevos
funcionarios
Base de datos
actualizados
Auxiliar
Administrativo
1 día
31 Remitir informe de cubrimientos de
vacantes al Ministerio de Educación
Nacional mediante formato F-EDU-16
Ministerio de
Educación
Comunicado
Auxiliar
Administrativo
1 día
32 Remitir a la Comisión Nacional del
Servicio Civil el consolidado de los
nombramientos de acuerdo al listado
de elegibles F-EDU-17
Comisión Nacional
informada
Auxiliar
Administrativo
1 día
33 Adelantar archivo de gestión
Archivo
Auxiliar
Administrativo
1 día

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación
F-EDU-
11
F-EDU-
16
F-EDU-
17
F-EDU-
34
Reporte de
vacantes
Instituciones
Educativas
Profesional
Universitario
Reporte
cubrimiento
Auxiliar
vacantes
Administrativo
Docentes al
MEN
Reporte
cubrimiento
Auxiliar
de vacantes
Administrativo
Docentes a
la CNSC
Registro de
vacantes
definitivas
docentes y
Directivos
Docentes
Auxiliar
Administrativo
Carpeta
Carpeta-Base
de datos
Carpeta-Base
de datos
Carpeta-Base
de datos
Cronológica,
Geográfica
Cronológico
Cronológico
Cronológico
Personal
Autorizado
Funcionarios
Dirección
Administrativa
Funcionarios
Dirección
Administrativa
Funcionarios
Dirección
Administrativa
Funcionarios
Dirección
Administrativa
Tiempo de
Retención
5 años
5 años
5 años
5 años
Método
Selección y
eliminación -
Archivo Central
Selección y
eliminación -
Archivo Central
Selección y
eliminación -
Archivo Central
Selección y
eliminación -
Archivo Central
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 Circular de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
8.2 Registro de vacantes
8.3 Listado de elegibles Comisión Nacional de Servicio Civil
8.4 Requerimientos
8.5 Requisitos
8.6 Actos Administrativos
8.7 Notificaciones
8.8 Edictos
8.9 Posesiones
8.10 Hojas de vida
9. ANEXOS
9.1 F-EDU-11 Reporte de vacantes Instituciones Educativas
9.2 F-EDU-16 Reporte cubrimiento vacantes Docentes al MEN
9.3 F-EDU-17 Reporte cubrimiento de vacantes Docentes a la CNSC
9.4 F-EDU-34 Registro de vacantes definitivas docentes y Directivos Docentes