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Descargar Informe Ejecutivo Final - San Rafael

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MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

REPÚBLICA DE COLOMBIA<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

INFORME EJECUTIVO FINAL SOBRE LA ASESORÍA<br />

EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ESTÁNDAR<br />

DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005<br />

FRANCISCO BENJUMEA ZAPATA<br />

CONSULTOR –CONTRATISTA- ECONOMISTA<br />

MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />

DIRECTORA LOCAL DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL<br />

CON FUNCIONES DE AUDITOR INTERNO E INTERVENTOR<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 1


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

SAN RAFAEL, FEBRERO DE 2007<br />

COMITE DE COORDINACIÓN DEL<br />

SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI:<br />

INTEGRANTES<br />

JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />

Alcalde Municipal<br />

CARGO<br />

GERMER GÓMEZ MONTOYA<br />

Secretario de Gobierno y<br />

Servicios Administrativos.<br />

EDILIA MARÍA HENAO CIRO<br />

Secretaria de Hacienda y<br />

Desarrollo Económico<br />

MARTÍN TORO RESTREPO<br />

Secretario de Planeación<br />

UBALDO ARLEX GIRALDO GIRALDO<br />

Director Servicios Públicos<br />

MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />

Directora Local de Salud y<br />

Bienestar Social<br />

LUZ ESTELLA QUINTERO<br />

Directora Desarrollo Comunitario,<br />

cultura, deporte y recreación<br />

OLADIER CARTAGENA ARANGO<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

Secretario de Agricultura, Medio Ambiente<br />

y Desarrollo Rural<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 2


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

PRESENTACIÓN<br />

La Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, en el mes de febrero de 2007<br />

recibe el informe final por parte de la Consultoría del Economista Francisco<br />

Benjumea Zapata, sobre la Asesoría en la Implementación del Modelo<br />

Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.<br />

Se da por cumplida toda la primera parte del modelo en cuanto a la<br />

asesoría para la implementación y es responsabilidad de la Entidad en el<br />

cargo de su representante legal el Alcalde, implementar cada producto del<br />

modelo estándar, tener un área responsable del seguimiento y control de la<br />

ejecución de los mismos y la respectiva divulgación cuando se de cada<br />

modificación o eliminación de alguna actividad de los productos resultantes.<br />

Los productos fundamentales del Modelo Estándar del Control Interno MECI<br />

1000:2005 entregados por la consultoría y que han sido construidos con<br />

todos los funcionarios de cada dependencia son:<br />

• Diagnóstico de la Entidad<br />

• <strong>Informe</strong> de resultados y recomendaciones<br />

• Código de Ética<br />

• Documento de las Políticas Corporativas.<br />

• Marco Estratégico<br />

• Mapa de Procesos<br />

• Manual de Procedimientos<br />

• Matriz de Riesgos<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 3


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

RELACIÓN PRODUCTOS ENTREGADOS POR LA CONSULTORÍA PARA<br />

CADA UNO DE LOS 29 ELEMENTOS DE LOS TRES SUBSISTEMAS DEL<br />

MECI 1000:2005<br />

SUBSISTEMAS<br />

COMPONENTES<br />

ELEMENTOS<br />

ACCIONES REALIZADAS DENTRO DE LA<br />

CONSULTORÍA<br />

(Responsable: Equipo MECI y Diseñado y<br />

Apoyado: Asesores MECI)<br />

PRODUCTOS<br />

ENTREGADOS<br />

POR LA<br />

CONSULTORÍA<br />

RECOMENDACIÓN<br />

SUBSISTEMA UNO: COMPONENTE 1.1.<br />

DE CONTROL<br />

ESTRATEGICO<br />

AMBIENTE DE<br />

CONTROL<br />

1<br />

ACUERDOS,<br />

COMPROMISOS<br />

O<br />

PROTOCOLOS<br />

ETICOS<br />

1. Se oficializó la adopción del modelo estándar de<br />

Control Interno y la asesoría para la<br />

implementación del MECI 1000:2005.( 09/08/2006)<br />

2. Se conformo y oficializó el Equipo MECI, con la<br />

entrega de las responsabilidades.(09/08/2006)<br />

3. Se realizó una capacitación taller con todos los<br />

fucionarios por dependencias,<br />

se obtuvieron las ideas y aportes colectivos para la<br />

elaboración del código de ética, el Marco<br />

Estratégico y el Mapa de Procesos. (08/09/2006 -<br />

OCT/2006- 04 Y 05/12/2006)<br />

4. Se diseño el documento de las políticas de la<br />

Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>. (Febrero de<br />

2007)<br />

1. Documento Código<br />

de Ética.<br />

2. Documento de<br />

Políticas<br />

Institucionales<br />

Una vez aprobado, debe<br />

generarse<br />

la estrategia de difusión en<br />

todo el personal de la<br />

Alcaldía, para lograr su<br />

cumplimiento.<br />

Responsabilidad de la<br />

Secretaria de Gobierno y<br />

servicios administrativos y<br />

del funcionario responsable<br />

del Control Interno.<br />

SUBSISTEMA UNO: COMPONENTE 1.1.<br />

DE CONTROL<br />

ESTRATEGICO<br />

AMBIENTE DE<br />

CONTROL<br />

2<br />

DESARROLLO<br />

DEL TALENTO<br />

HUMANO<br />

Se elaboró el diagnóstico de este item a cumplir y<br />

en conversación con el secretario de gobierno y<br />

servicios administrativos es una pauta que debe<br />

trabajarse una vez se reciba el manual de<br />

funciones de la entidad, el cual fue contratado con<br />

el asesor jurídico de la Alcaldía. Es responsabilidad<br />

del secretario de gobierno y servicios<br />

administrativos el desarrollo de este item así:<br />

1. Verificar que los perfiles se ajusten a los cargos<br />

existentes, al manual de funciones actualizado y a<br />

las competencias de cada cargo. Debe diseñarse la<br />

política de manejo de los mismos.<br />

No Aplicó<br />

2. Falta Diseñar la presentación de Inducción del<br />

Municipio, con la información de cada dependencia<br />

sus servicios, productos, marco estratégico, mapa<br />

de procesos, cobertura, planes, programas y<br />

proyectos.(responsable secretaría de gobierno).<br />

3. Tener identificadas las necesidades de los<br />

funcionarios tanto las cualitativas como<br />

requerimientos de capacitación, evaluación del<br />

desempeño, evaluación del Clima Organizacional y<br />

estímulos: como las cuantitativas.<br />

(Ingreso, permanencia y retiro).<br />

Responsabilidad del<br />

Secretario de Gobierno y<br />

Servicios Administrativos.<br />

Debe comunicarse a todos<br />

los funcionarios los como<br />

se van a desarrollar cada<br />

programa y cuando se<br />

obtengan resultados<br />

comunicarlos en auditorio y<br />

por carteleras, si es posible<br />

en revista, periódicos del<br />

municipio.<br />

SUBSISTEMA UNO:<br />

DE CONTROL<br />

ESTRATÉGICO<br />

COMPONENTE 1.1.<br />

AMBIENTE DE<br />

CONTROL<br />

3<br />

ESTILO DE<br />

DIRECCIÓN<br />

De acuerdo a lo requerido por el MECI identificamos que<br />

el Estilo de Dirección es participativo en un 100%<br />

realizando:<br />

1. Reuniones en las veredas.<br />

2. Atención para toda la comunidad los días sábados.<br />

3. Diálogo y concertación con todos sus clientes internos<br />

y externos.<br />

EL MECI PIDE:<br />

"El modo o la manera que asume el nivel<br />

directivo la conducción de la entidad define un<br />

estilo de gestión propio."<br />

Se obtuvo el Estilo de<br />

Dirección de la Alcaldía<br />

del Municipio de <strong>San</strong><br />

<strong>Rafael</strong>.<br />

Estilo de Dirección :<br />

PARTICIPATIVO -<br />

TRABAJO EN EQUIPO.<br />

Implementar diversas<br />

estrategias que permitan<br />

mantener y/o mrjorar<br />

continuamente en la<br />

participación gerencial.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 4


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

4<br />

PLANES<br />

Y<br />

PROGRAMAS<br />

Por parte de la consultoría se indagó con el<br />

Secretario de Gobierno y se verificó la realización de<br />

los programas y planes que acontinuación se detalla.<br />

(Febrero de 2007)<br />

1. Plan Desarrollo Agrario Municipal Sostenible.<br />

2. Plan Turístico.<br />

3. Plan de Acción para la formación de empresas<br />

comunitarias a partir de la configuración de pequeñas<br />

organizaciones.<br />

4. Plan de Gestión Ambiental Municipal.<br />

5. Plan Desarrollo Cultural.<br />

6. Proceso para el desarrollo socio económico para<br />

comunidades rurales en el contexto de visión<br />

empresarial.<br />

7. Plan Maestro de acueducto y alcantarillado.<br />

8. Plan de Atención Básica.<br />

9. Plan de Aseguramiento.<br />

10. Vigilancia y Control.<br />

11. Programa para los no afiliados al regímen<br />

subsidiado en salud.<br />

En todos los programas el<br />

producto es el<br />

cumplimiento de su<br />

objetivo principal.<br />

Hacer seguimiento y control al<br />

cumplimiento de los mismos y<br />

verificar el impacto positivo<br />

y/o negativo que se produjo<br />

con el desarrollo de cada plan<br />

o programa.<br />

SUBSISTEMA UNO:<br />

COMPONENTE 1.2.<br />

DE CONTROL<br />

ESTRATÉGICO<br />

DIRECCIONAMIENTO<br />

ESTRATEGICO<br />

5<br />

MODELO<br />

DE<br />

OPERACIÓN<br />

POR<br />

PROCESOS<br />

Se diseño el Mapa Orgánico de Procesos,<br />

clasificando los procesos así: (04,05,06/12/2006)<br />

a) Estratégicos.<br />

b) Misionales.<br />

c) Apoyo.<br />

El tema se trabajo con todos los funcionarios y el<br />

producto final consolidado se entregó al Alcalde del<br />

municipio para sus aportes y aprobación.<br />

Mapa Orgánico de<br />

Procesos<br />

Sostener una visión sistémica<br />

de la Entidad, versen como un<br />

todo y no como islas.<br />

6<br />

ESTRUCTURA<br />

ORGANIZACIONAL<br />

a)Se elaboró la propuesta del Organigrama para la<br />

Alcaldía del Muncipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, validó con el<br />

Equipo MECI y su planta de personal.<br />

(Marzo de 2006)<br />

b) La Alcaldía contrato la elaboración del manual de Organigrama<br />

funciones y competencias laborales, con el asesor<br />

Jurídico de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, lo<br />

cual es responsabilidad del Secretario de Gobierno y<br />

del señor Alcalde.<br />

Garantizar su correcta<br />

administración.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 5


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

7<br />

CONTEXTO<br />

ESTRATÉGICO<br />

Implementación de los conceptos de riesgo, amenaza<br />

y siniestro.<br />

Capacitación de cada factor de vulnerabilidad de los<br />

riesgos.<br />

(18 y 19 / 12 / 2006)<br />

Forma parte del contexto estratégico de la entidad:<br />

a) El Código de Ética.<br />

b) El Marco Estratégico<br />

c) El Documento de Políticas<br />

d) El Mapa Orgánico de Procesos<br />

SUBSISTEMA UNO:<br />

DE CONTROL<br />

ESTRATÉGICO<br />

COMPONENTE 1.3.<br />

ADMINISTRACIÓN<br />

DEL RIESGO<br />

8<br />

9<br />

IDENTIFICACIÓN<br />

DE RIESGOS<br />

ANALISIS DE<br />

RIESGOS<br />

Se implementó una capacitación del tema de riesgos<br />

con todos los funcionarios por dependencias, en<br />

donde se identificaron los riesgos administrativos,<br />

operativos, ergonomicos y ambientales por<br />

dependencias.(18 y 19 / 12 / 2006)<br />

Se analizó cada riesgo identificado utilizando los<br />

factores de riesgos como victimas, operacionales,<br />

imagen, económicos, mercado, ambiental y de<br />

información.<br />

Causas y acciones de los riesgos identificados<br />

(18 y 19 / 12 / 2006)<br />

Matriz de<br />

Riesgos<br />

1. Nombrar la dependencia<br />

responsable de<br />

administración de la Matriz.<br />

2. Diseñar un plan de<br />

acción con indicadores de<br />

logro que permitan ir<br />

disminuyendo los riesgos<br />

en la entidad.<br />

10<br />

VALORACIÓN DE<br />

RIESGOS<br />

Se valorarón los riesgos por dependencias y<br />

modalidad entre alto, medio o bajo.<br />

(18 y 19 / 12 / 2006)<br />

11<br />

POLITICA DE<br />

ADMINISTRACIÓN<br />

DE RIESGOS<br />

Se diseño la política de riesgo y se sugirieron<br />

estrategias para contrarestar los riesgos identificados<br />

en la matriz de riesgos construida.<br />

(18 y 19 / 12 / 2006)<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 6


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

12<br />

POLÍTICAS DE<br />

OPERACIÓN<br />

Se diseñaron las polítcas con las que la entidad<br />

puede controlar gran parte de su gestión:<br />

(Febrero/2007)<br />

1. Política de Evaluación y control.<br />

2. Política de Selección de personal<br />

3. Política de Impacto Ambiental<br />

4. Política de Inducción y reinducción<br />

5. Política de Contratación<br />

6. Política de Gestión del Riesgo<br />

7. Política de Posicionamiento en la Comunidad.<br />

8. Política Control Interno<br />

9. Política Código de Ética<br />

Documento de Políticas<br />

Institucionales.<br />

1. Nombrar un responsable<br />

de administración del<br />

documento.<br />

2. Quién lo administre debe<br />

hacerle actualizaciones<br />

según modificaciones<br />

requeridas por cada jefe de<br />

dependencia.<br />

3. Debe siempre<br />

comunicarse a toda la<br />

organización la política<br />

nueva, modificada y/o<br />

eliminada por que ya no<br />

aplique.<br />

SUBSISTEMA DOS:<br />

DE CONTROL<br />

DE GESTIÓN<br />

:<br />

COMPONENTE 2.1.<br />

ACTIVIDADES DE<br />

CONTROL<br />

13 PROCEDIMIENTOS<br />

Se capacitó a todo el personal de la Alcaldía del<br />

Municipio de san rafael, en el tema de procedimientos<br />

y en la elaboración de las plantillas de la DAFP.<br />

Se diseñaron en las plantillas del DAFP los<br />

procedimientos y sus flujogramas por cada<br />

dependencia y funcionario en su cargo.<br />

(11 y 12 / 12/2006 , Enero y Febrero de 2007)<br />

Manual de<br />

Procedimientos<br />

Cada funcionario es<br />

responsable de administrar<br />

su procedimiento, puede<br />

hacerle modificaciones y<br />

actualizar el manual dando<br />

a conocer los cambios al<br />

jefe de dependencia y este<br />

a su vez notifica los<br />

cambios en el manual de<br />

cada dependencia al<br />

funcionario encargado del<br />

Control Interno, para este<br />

actualizar el manual<br />

general de la entidad.<br />

14 CONTROLES<br />

Se detallaron los controles de los procedimientos en<br />

la plantilla del DAFP utilizada en el diseño de los<br />

procedimiento , en la columna "Necesidad de<br />

información"se enfatizó lo más delicado a tener en<br />

cuenta desde lo adminisrativo y/o operacional.<br />

Hacer permanente<br />

auditorías de control<br />

15 INDICADORES<br />

La consultoría con la elaboración de los<br />

procedimientos generó el diagnóstico del tema de<br />

indicadores, lo que refleja que la Alcaldía del<br />

Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> carece de indicadores<br />

cuantitativos y cualitativos en la mayoría de sus<br />

dependencias.<br />

1. Existen dependencias que contienen indicadores<br />

ya predeterminados cualitativos y cuantitativos.<br />

2. Deben diseñarse más indicadores que permtan a<br />

futuro poder medir el desempeño por cargo y función.<br />

3. En general por dependencia faltan los indicadores<br />

cuantitativos en su formula porcentual.<br />

Responsable cada<br />

Secretario / Director de<br />

oficina<br />

Se recomienda en la<br />

segunda fase del MECI<br />

diseñar los indicadores por<br />

dependencias - procesos y<br />

el Manual de Indicadores<br />

por cargo y dependencia.<br />

16<br />

Se diseñaron 40 procedimientos en la Alcaldía del<br />

Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, con todos los funcionarios<br />

MANUAL DE<br />

de manera individual por cargo y por dependencia.<br />

PROCEDIMIENTOS<br />

Se utilizaron las plantillas del DAFP<br />

Manual de<br />

Procedimientos<br />

Hacer permanente<br />

auditorías de control<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 7


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

17<br />

INFORMACIÓN<br />

PRMARIA<br />

Se indagó sobre la información primaria con sus<br />

proveedores, ciudadanía y contratistas.<br />

La Entidad tiene excelente comunicación y gran<br />

capacidad de concertación con los interesados<br />

externos.<br />

Se identificaron<br />

claramente las fuentes de<br />

información primaria:<br />

proveedores, contratistas<br />

y comunidad<br />

SUBSISTEMA DOS:<br />

DE CONTROL<br />

DE GESTIÓN<br />

COMPONENTE 2.2.<br />

INFORMACIÓN<br />

18<br />

INFORMACIÓN<br />

SECUNDARIA<br />

Se Comprobó que la Entidad cuenta con las fuentes<br />

de información secundarias, que se obtienen de la<br />

operación del negocio y sus resultados cuantitativos.<br />

La entidad cuenta con una<br />

información secundaria<br />

bien soportada desde su<br />

centro documental hasta<br />

la utilización de bases de<br />

datos actualizadas para<br />

una acertada toma de<br />

decisiones.<br />

Estar verificando las<br />

fuentes de información.<br />

19<br />

SISTEMAS DE<br />

INFORMACIÓN<br />

Existen software de gran<br />

Se indagó con sus funcionarios acerca de los software<br />

aplicación para el operar<br />

con que cuenta la entidad y su efectividad para la<br />

de la entidad.<br />

toma de decisiones.<br />

Software ARIES<br />

Software Sismaster<br />

20<br />

COMUNICACIÓN<br />

ORGANIZACIONAL<br />

La Entidad tiene una comunicación Organizacional<br />

implementada a través de los comité que realiza con<br />

el equipo directivo. Es constante, permanente lo que<br />

facilita un gerenciamiento de equipo para la toma de<br />

decisiones.<br />

Se dan propuestas de comités organizacionales en el<br />

documento del código de ética, con su alcance y<br />

objetivo.<br />

Comités sugeridos con su<br />

alcance e importancia:<br />

a) Comité de Auditorias<br />

b) Comité de Recursos<br />

Humanos y<br />

Compensación.<br />

c) Comité de Contratación<br />

d) Comité de Riesgos<br />

Diseñar estrategias de<br />

comunicación<br />

Organizacional e<br />

Implementarlas y<br />

divulgarlas por cartelera.<br />

Todos deben conocer como<br />

la entidad se comunica.<br />

SUBSISTEMA DOS:<br />

DE CONTROL<br />

DE GESTIÓN<br />

COMPONENTE 2.3.<br />

COMUNICACIÓN<br />

PÚBLICA<br />

21<br />

COMUNICACIÓN<br />

INFORMATIVA<br />

En la actualidad existe un mecanismo claro y efectivo<br />

de comunicación informativa desde la Entidad hacia<br />

los grupos interesados y es la convocatoria<br />

prescencial de los funcionarios de estar de cara al<br />

cliente para informarlo, asesorarlo y guiarlo.<br />

Comunicación de cara al<br />

cliente, casi<br />

personalizada.<br />

Definir la estrategia,<br />

periodicidad, mecanismos y<br />

política de comunicación<br />

informativa hacia los<br />

diferentes grupos de<br />

interés.<br />

22<br />

MEDIOS DE<br />

COMUNICACIÓN<br />

La entidad cuenta con medios eficientes y oportunos<br />

que le dan soporte a la gestión empresarial de los<br />

funcionarios de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong><br />

<strong>Rafael</strong>, como son radio, t.v., boletines, revista,<br />

avisos, E-mail, carteleras, megafono.<br />

Es responsabilidad del<br />

Alcalde y sus secretarios<br />

de despacho.<br />

Hacer un diagnóstico de los<br />

medios existentes en<br />

cuanto a su efectividad y<br />

oportunidad.<br />

Diseñar nuevos medios si<br />

es necesario.<br />

Diseñar la estrategia de<br />

utilización de los medios.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 8


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

SUBSISTEMA<br />

TRES:<br />

DE CONTROL DE<br />

EVALUACIÓN<br />

COMPONENTE 3.1.<br />

AUTOEVALUACIÓN<br />

COMPONENTE 3.2.<br />

EVALUACIÓN<br />

INDEPENDIENTE<br />

23 AUTOEVALUACIÓN<br />

DE CONTROL<br />

24 AUTOEVALUACIÓN<br />

DE GESTIÓN<br />

25<br />

26<br />

EVALUACIÓN DEL<br />

SISTEMA DE<br />

CONTROL<br />

INTERNO<br />

AUDITORÍA<br />

INTERNA<br />

Responsabilidad del funcionario encargado del<br />

Control Interno en la Entidad.<br />

Responsabilidad del funcionario encargado del<br />

Control Interno en la Entidad.<br />

1. <strong>Informe</strong>s de<br />

autoanálisis para el<br />

mejoramiento de los<br />

procesos-dependencias y<br />

entidad.<br />

2. Acciones de<br />

mejoramiento de los<br />

controles por procesosdependencias<br />

y entidad. predeterminadas en el<br />

Aplicar las encuestas<br />

3. Acciones de MECI - DAFP.<br />

autoanálisis de la Gestión<br />

de los procesosdependencias<br />

y entidad.<br />

4. Acciones de<br />

mejoramiento de la<br />

Gestión por procesosdependencias<br />

y entidad.<br />

<strong>Informe</strong>s de las auditorías<br />

implementadas con sus<br />

recomendaciones<br />

El responsable del Control<br />

Interno debe realizar las<br />

auditorías especificadas en<br />

el MECI, con el fin de<br />

poder diseñar en la entidad<br />

planes de<br />

mejoramiento.Plantillas<br />

DAFP.<br />

COMPONENTE 3.3.<br />

PLANES DE<br />

MEJORAMIENTO<br />

27<br />

28<br />

29<br />

PLAN DE<br />

MEJORAMIENTO<br />

INSTITUCIONAL<br />

PLAN DE Responsabilidad del funcionario encargado del<br />

MEJORAMIENTO Control Interno en la Entidad.<br />

POR PROCESO<br />

PLAN DE<br />

MEJORAMIENTO<br />

INDIVIDUAL<br />

Plan de mejoramiento<br />

Institucional<br />

Plan de mejoramiento<br />

por Proceso<br />

Plan de mejoramiento<br />

Individual<br />

Alcalde, secretarios de<br />

dependencias y funcionario<br />

responsable del Control<br />

Interno en la Entidad.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 9


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS<br />

1. INTRODUCCIÓN<br />

El presente documento ha sido construido con base en las capacitaciones y reuniones<br />

realizadas en los meses de Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre y diciembre de<br />

2006, enero y febrero de 2007, con cada dependencia y sus respectivos jefes y<br />

funcionarios.<br />

En <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> existen algunas falencias básicas en materia de control interno, se ha<br />

procurado concientizar con el trabajo realizado a cada funcionario de lo valioso que es<br />

tener autocontrol en la gestión que desempeñan, implementar controles que mejoren<br />

continuamente la eficiencia y eficacia y dar a conocer plantillas que desde la Dirección<br />

Administrativa de la Función Pública se requerían implementar en el desarrollo de dicho<br />

trabajo.<br />

Este documento ha sido estructurado con base en las indicaciones y metodologías<br />

disponibles, en la elaboración de las plantillas para los manuales respectivos y la matriz<br />

de riesgo solicitada por el DAFP.<br />

La administración municipal cuenta con comités de coordinación en las diferentes áreas,<br />

lo que permite la retroalimentación permanente, la evaluación y seguimiento de los<br />

objetivos institucionales.<br />

Se diseñaron los procedimientos por cada dependencia y cargo, con el fin de que a<br />

futuro cada funcionario lo realimente eliminando tareas innecesarias y/o adicione tareas<br />

necesariamente importantes y de bajo costo.<br />

Se diseño la Matriz de Riesgo de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, por<br />

dependencias con las sugerencias de acciones y estrategias que permitan a quien la<br />

administre la implementación y el control asertivo de manera preventiva con cada riesgo<br />

informado en la matriz.<br />

De acuerdo al trabajo realizado se dará el informe con las respectivas observaciones y<br />

deficiencias encontradas frente al Control Interno. Además, se darán recomendaciones<br />

por las observaciones en procura de la corrección de las falencias detectadas.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 10


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MECI 1000:2005<br />

2. CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVIDAD<br />

Se ha dado cumplimiento a la Ley 87 de 1993, integrando en todas las funciones<br />

administrativas el esquema de trabajo por procesos, con un marco estratégico definido<br />

en su alcance de las áreas estratégicas, misionales y de apoyo, con el fin de organizar<br />

y/o cambiar de acuerdo al nuevo norte de la Entidad sus métodos, principios, normas,<br />

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación.<br />

El Control Interno, debe cumplirse en toda la escala de la estructura administrativa,<br />

mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación<br />

de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de<br />

sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación del<br />

personal.<br />

Recordemos que los objetivos del control interno según la Ley 87 de 1993 son:<br />

• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante<br />

posibles riesgos que los afecten.<br />

• Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones<br />

promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades<br />

definidas para el logro de la misión Institucional.<br />

• Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al<br />

cumplimiento de los objetivos de la Entidad.<br />

• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.<br />

• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.<br />

3. INFORME EJECUTIVO<br />

El informe desde la consultoría se enmarca en la Matriz DOFA, con los resultados<br />

entregados en el informe ejecutivo a la Contraloría General de la Nación y al<br />

Departamento Administrativo de la Función Pública.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 11


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DEBILIDADES<br />

OPORTUNIDADES GENERALES PARA LA ENTIDAD<br />

• Ninguna dependencia tiene un plan de acción<br />

específico y exclusivo de los frentes de trabajo.<br />

• Ninguna Dependencia tiene indicadores de gestión<br />

que midan el plan de acción por frentes de trabajo.<br />

• Se tiene la debilidad en la Entidad de no contar con<br />

un plan de capacitación general, que fortalezca las<br />

debilidades técnicas y administrativas en cada equipo<br />

de trabajo.<br />

• La Entidad no cuenta con un documento de<br />

PERFILES lo que la hace débil en el proceso de<br />

selección en cuanto a la consecución del personal<br />

idóneo para las vacantes.<br />

• La Entidad no se tiene una evaluación del desempeño<br />

reciente – actualizada, por lo tanto no existe un plan<br />

de mejoramiento por dependencias, ni por<br />

funcionario.<br />

• No se tiene una evaluación de clima organizacional,<br />

lo que impide que se tenga un plan de mejoramiento<br />

para la Entidad, en donde se desarrollen proyectos<br />

que potencialicen las falencias encontradas debido a<br />

los resultados de percepción que tienen los<br />

funcionarios de la entidad frente a su modelo de<br />

trabajo, su estilo de dirección, su desarrollo social,<br />

sus inversiones, su atención a las comunidades.<br />

• No hay planes de acción con cronogramas de<br />

ejecución en todas las dependencias, lo que genera<br />

un espacio de riesgo, por la falta de planificación y la<br />

acelerada toma de decisiones en algunos casos.<br />

• No existe un Plan de Desarrollo y de mejoramiento<br />

continuo desde el Control Interno de la Entidad, lo<br />

que la hace vulnerable a cometer errores por no tener<br />

el apoyo y asesoría oportuna.<br />

• La Entidad requiere de un funcionario específico, que<br />

cumpla con el perfil para el manejo del Control Interno<br />

en la Entidad y que no sea una responsabilidad por<br />

encargo en otro funcionario que contando con la<br />

idoneidad por el exceso de funciones no pueda<br />

implementar un plan de acción y de auditorias.<br />

• No existe un plan de estímulos para la gestión de los<br />

funcionarios.<br />

• Falta una política para el manejo de los reemplazos<br />

en los cargos, existe exceso de funciones en algunos<br />

funcionarios y no se está respetando el tiempo del<br />

encargo.<br />

• Debe Centralizarse la contratación de toda la Entidad.<br />

no es pertinente que cada dependencia contrate,<br />

• Aprovechamiento de los recursos existentes en la gestión<br />

operativa de cada Funcionario.<br />

• Actualizar a los Funcionarios en los temas de gran<br />

utilidad para su desempeño del cargo.<br />

• Implementar evaluaciones que permitan hacer planes de<br />

mejoramiento de equipos de trabajo e individuales.<br />

• Diseñar indicadores que permitan medir la gestión de los<br />

funcionarios y la gestión global de cada dependencia.<br />

• Involucrar semestralmente una capacitación sobre<br />

liderazgo empresarial y/o gerencial para todos los<br />

funcionarios de la entidad.<br />

• Hacer seguimientos permanentes a los contratos de cada<br />

dependencia, desde la documentación hasta el<br />

desarrollo, su finalización y cierre.<br />

• Implementar los comités sugeridos en el Código de Ética<br />

y que correspondan a las dependencias, con el fin de dar<br />

soluciones inmediatas a la comunidad y clientes internos.<br />

• Hacer planes de acción por frentes de trabajo para validar<br />

el mejoramiento continuo, hacer seguimiento y tomar<br />

decisiones oportunas y eficaces.<br />

• Hacer Benchmarking, estudios de las mejores prácticas y<br />

validar su viabilidad de implementación en las<br />

dependencias, con el fin de estar en la vanguardia de los<br />

cambios empresariales y de ley.<br />

• Analizar los beneficios de los contratos cualquiera sea y<br />

sacar el mejor provecho de ellos. Ejemplo, contrato de la<br />

ARP.<br />

• Hacer comités de avance de los contratos por<br />

dependencias para tener solución inmediata a obstáculos<br />

y controlar el desarrollo de los mismos.<br />

• Hacer seguimiento y control por parte de cada jefe de<br />

dependencia de la utilización de plantillas de consecutivos,<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 12


pues se encontró que la decreto 2170 se ejecuta de<br />

manera deficiente en cada dependencia. Falta<br />

dominio del tema, de los requisitos y falta un quipo<br />

de trabajo responsable que administre el tema.<br />

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INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

correspondencia, procedimientos. Es implementar<br />

mecanismos de autocontrol.<br />

• No se cuenta con un programa activo y de<br />

permanente capacitación en los empleados de<br />

seguridad industrial y salud ocupacional.<br />

• Falta una política de cumplimiento frente a la<br />

administración de las Tablas de Retención en cada<br />

dependencia, falta de seguimiento y corrección de los<br />

errores.<br />

• Falta una política de cumplimiento en donde no se<br />

permita la existencia de archivos por dependencia,<br />

todo tipo de documentación debe estar en el archivo<br />

central de la Entidad y su encargado responder por<br />

los mismos.<br />

• El Fax de la Entidad debe estar ubicado en la<br />

recepción y/o secretaria de la Alcaldía.<br />

• Anualmente debe hacerse una presentación a toda la<br />

Entidad del rubro presupuestal aprobado y como será<br />

invertido y gastado en el año por dependencias.<br />

• Debe elaborarse un informe mensual sobre el saldo<br />

presupuestal de cada dependencia y reunirse con los<br />

implicados para su planeación y/o correcciones de ser<br />

necesarias.<br />

• Los funcionarios de la Entidad deben ser capacitados<br />

y actualizados constantemente en temas propios de<br />

sus funciones con el fin de dar un servicio efectivo a<br />

la comunidad y al cliente interno.<br />

• Hacer mayor vigilancia y administración de los bienes<br />

de uso público.<br />

• Implementar el control de una plantilla de consecutivo<br />

de contratos por dependencias.<br />

• La Entidad debe articular permanente su plan de<br />

trabajo, las contrataciones que realiza y las<br />

decisiones que deba tomar , con el asesor jurídico y<br />

el responsable del Control Interno.<br />

• La Entidad no tiene Indicadores porcentuales que<br />

midan efectivamente la Gestión de cada<br />

dependencia.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 13


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MECI 1000:2005<br />

FORTALEZAS<br />

• Se cuenta con un Manual de Procedimientos<br />

dependencias y sus controles respectivos.<br />

por<br />

• Se cuenta con la Matriz de Riesgos de la Alcaldía del<br />

Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />

• Se cuenta con el Código Ética de la Alcaldía del<br />

Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />

• Se cuenta con un documento de políticas.<br />

• La Alcaldía del municipio cuenta con proyectos de<br />

proyección social.<br />

AMENAZAS<br />

• El recargo de funciones en la Directora Local de<br />

Salud y Bienestar Social.<br />

• La falta de implementación de un programa<br />

permanente de salud ocupacional, con<br />

capacitaciones a todos los funcionarios en dotación<br />

y manejo de implementos, herramientas y de más<br />

uso de equipos necesarios para la prevención de<br />

riesgos, accidentes y siniestros.<br />

• La falta de autocontrol en la gestión de los<br />

funcionarios.<br />

• Falta de objetividad y criterio para asignar<br />

responsabilidades por encargo. Analizar las<br />

consecuencias.<br />

• Falta difundir todos los planes que se están<br />

ejecutando en todos los funcionarios con sus<br />

alcances y objetivos.<br />

• Es amenaza los sub - archivos por dependencias.<br />

• La falta de auditorias por dependencias.<br />

4. Recomendaciones<br />

• Se recomienda que cada dependencia tenga un plan de acción específico que contenga la<br />

identificación de las necesidades del cliente / comunidad, la estrategia para impactarlas y<br />

las acciones que serán ejecutadas para dar solución oportuna. Todo con su cronograma<br />

de cumplimiento respectivo y sus indicadores de logro.<br />

• Diseñar indicadores porcentuales y de gestión que midan los logros y resultados<br />

obtenidos de cada dependencia. Se recomienda utilizar las plantillas del DAFP.<br />

• Se recomienda el diseño de un plan de capacitación de toda la Entidad, que consolide las<br />

verdaderas necesidades de capacitación formal y reactiva de los funcionarios. Analizar las<br />

posibilidades de satisfacción y el costo beneficio, implementando capacitaciones asertivas<br />

por dependencias. Este ítem para la implementación se concerta y/o articula con el jede<br />

de cada dependencia.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 14


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MECI 1000:2005<br />

• Debe hacerse el estudio de los perfiles existentes para cada cargo y diseñar los que no<br />

existen con el fin de generar el manual de perfiles para cada cargo. Esto es diferente al<br />

manual de funciones y competencias.<br />

• Debe realizarse una Evaluación de Clima Organizacional con el fin de conocer el DOFA<br />

de la Entidad y generar un plan de acción por dependencias según el resultado.<br />

• Es importante independizar la responsabilidad del manejo del Control Interno desde la<br />

Secretaria Local de Salud y Bienestar Social, debe delegarse a una dependencia más afín<br />

con las responsabilidades del Control Interno y que se pueda hacer sinergia entre el plan<br />

de acción de esa dependencia y las exigidas desde el Control Interno, permitiendo<br />

optimizar recursos en el desarrollo de acciones de verificación, control, y evaluación de<br />

sus planes de trabajo.<br />

• El Modelo Estándar de Control Interno MECI, es una herramienta que debe ser gestionada<br />

permanentemente, debe hacérsele seguimiento a sus productos, debe evaluarse<br />

mensualmente con informes de auditorias y de recomendaciones por dependencias con<br />

planes de mejoramiento que permitan el mejoramiento continuo de la Entidad. Está es<br />

una razón más para solicitar que se responsabilice de manera inmediata a un funcionario,<br />

pues será el garante del retorno de la inversión realizada con la implementación del<br />

modelo MECI 1000:2005.<br />

• Se recomienda centralizar la contratación de toda la entidad, para el manejo único de<br />

minutas, análisis de requisitos, minimizar violaciones de ley, siendo pertinente asignar un<br />

funcionario de perfil jurídico. Debe oficializarse y publicarlo por carteleras.<br />

• Se recomienda trasladar la responsabilidad de contratación de personal con sus<br />

respectivas afiliaciones a la seguridad social, fondos de pensiones y a las cajas de<br />

compensación, del área del archivo centralizado, pues no existe continuidad en los<br />

procedimientos que allí se desarrollan con respecto al procedimiento de la contratación de<br />

personal. Se sugiere para optimizar la labor y el tiempo de ejecución de dicha<br />

responsabilidad sea un procedimiento más del área de revisión y elaboración de las<br />

cuentas por pagar.<br />

Se hace necesario realizar un empalme de la responsabilidad cuando se traslade, pues<br />

quién asuma la responsabilidad debe conocer los requerimientos de ley, las fechas de<br />

pago y los requisitos para contratación de personal. Se siguiere dos meses de pagos<br />

efectuados de capacitación.<br />

• Se recomienda que los frentes de trabajo de cada dependencia, diseñen su plan de acción<br />

por escrito en un cuadro en donde se especifique por columnas:<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 15


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

a) Fecha (día, mes, año) del informe<br />

b) Nombre del frente de trabajo<br />

c) Nombre de la dependencia<br />

d) Nombre de la Actividad.<br />

e) Duración (semanas / meses )<br />

f) Fecha de Inicio y <strong>Final</strong>ización de cada actividad y/o acción<br />

g) Asunto<br />

h) Estrategias de ejecución.<br />

i) Valor y/o costo de la actividad.<br />

j) Número del contrato si aplica.<br />

k) Descripción del avance.<br />

l) Fecha del Acta de presentación del informe (por mes)<br />

m) Compromisos adquiridos.<br />

5. Relación Productos diseñados y entregados al Interventor del<br />

Contrato – Director Local de salud y Bienestar Social – María<br />

Noelia Buritica Quinchia.<br />

PRODUCTO ACCIÓN DESARROLLADA CRONOGRAMA<br />

EJECUTADO<br />

Modelo de Proceso de construcción del Marzo de 2006<br />

Dirección Organigrama.<br />

Actas y<br />

Adopción Modelo Estándar de Agosto 09 de 2006<br />

Protocolos Control Interno MECI 1000:2005<br />

Actas y<br />

Protocolos Integración Equipo MECI Agosto 9 de 2006<br />

Marco Teórico<br />

Conceptual<br />

Encuesta Básica<br />

Introductoria<br />

Diagnóstico<br />

Presentación del Modelo Estándar<br />

de Control Interno y proceso de<br />

sensibilización<br />

Implementación de la Encuesta a<br />

todos los funcionarios de la<br />

Alcaldía.<br />

Entrevista Semiestructurada con<br />

todos los funcionarios.<br />

Septiembre de 08 de<br />

2006<br />

Septiembre de 2006<br />

Octubre de 2006<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 16


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DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

Formatos<br />

<strong>Informe</strong> de<br />

Actividades<br />

Formato para el cálculo de la carga<br />

laboral.<br />

Formato Ausencia temporal del<br />

Funcionario<br />

Actos administrativos<br />

Número de visitas al municipio<br />

Proceso Sensibilización<br />

Reunión con el equipo MECI<br />

Proceso construcción Organigrama<br />

Valor Agregado<br />

Octubre de 2006<br />

Noviembre 28 de<br />

2006<br />

1. Marco<br />

Estratégico<br />

(Misión, Visión,<br />

Valores y<br />

Principios).<br />

2. Mapa de<br />

Procesos.<br />

3. Código de<br />

Ética<br />

Se realizó una capacitación taller<br />

con todos los funcionarios por<br />

dependencias, se obtuvieron las<br />

ideas y aportes colectivos para la<br />

elaboración de estos tres productos.<br />

SPL:<br />

Diciembre 04 de<br />

2006 en el Horario<br />

de 9:00 a.m. 11:00<br />

a.m.<br />

SDLL,DPTE Y<br />

CULT:<br />

Diciembre 04 de<br />

2006 en el horario<br />

de 11:00 a.m. 1:00<br />

p.m.<br />

DLSYBS:<br />

Diciembre 04 de<br />

2006 en el horario<br />

de 2:00 p.m. 4:00<br />

p.m.<br />

SP:<br />

Diciembre 05 de<br />

2006 en el horario<br />

de 8:00 a.m. 10:00<br />

a.m.<br />

SGYSAD:<br />

Diciembre 05 de<br />

2006 en el horario<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 17


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

de 10:00 a.m. 12:00<br />

m<br />

DGUMATA Y<br />

MEDIO AMBIENTE:<br />

Diciembre 05 de<br />

2006 en el horario<br />

de 4:00 p.m. 6:00<br />

p.m.<br />

SH:<br />

Diciembre 12 de<br />

2006 en el horario<br />

de 4:00 p.m. 6:00<br />

p.m<br />

Documento de<br />

Políticas<br />

Matriz de<br />

Riesgos<br />

El documento lo construye la<br />

consultoría, se presentó al<br />

Interventor del contrato, al<br />

secretario de Gobierno y al Alcalde<br />

para su validación y aprobación.<br />

Se implementó una capacitación<br />

sobre el tema y se trabajo un taller<br />

práctico con todos los funcionarios<br />

por dependencias, construyendo así<br />

la matriz de riesgos en sus ítems:<br />

1. Identificación de los riesgos<br />

2. Análisis de los riesgos<br />

3. Valoración de los riesgos (A) (M)<br />

(B)<br />

4. Factores de Vulnerabilidad del<br />

riesgo. (7)<br />

Febrero de 2007<br />

SPL:<br />

Diciembre 18 de<br />

2006 en el Horario<br />

de 9:00 a.m. 11:00<br />

a.m.<br />

SDLL,DPYCULT:<br />

Diciembre 18 de<br />

2006 en el horario<br />

de 11:00 a.m. 1:00<br />

p.m.<br />

DLSYBS:<br />

Diciembre 18 de<br />

2006 en el horario<br />

de 2:00 p.m. 4:00<br />

p.m.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 18


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

SP:<br />

Diciembre 19 de<br />

2006 en el horario<br />

de 8:00 a.m. 10:00<br />

a.m.<br />

SGYSAD:<br />

Diciembre 19 de<br />

2006 en el horario<br />

de 10:00 a.m. 12:00<br />

m<br />

SAMAYDLLRURAL:<br />

Diciembre 19 de<br />

2006 en el horario<br />

de 4:00 p.m. 6:00<br />

p.m.<br />

SH:<br />

Diciembre 19 de<br />

2006 en el horario<br />

4:00 p.m. 6:00 p.m.<br />

Manual de<br />

Procedimientos<br />

Se diseñaron con las plantillas del<br />

DAFP , 34 procedimientos por<br />

dependencia y por cargo, con cada<br />

funcionario. (El horario detallado es<br />

el de la capacitación del tema y el<br />

taller realizado)<br />

SPL:<br />

Diciembre 11 de<br />

2006 en el Horario<br />

de 9:00 a.m. 11:00<br />

a.m.<br />

SDLL,DPTE Y<br />

CULT:<br />

Diciembre 11 de<br />

2006 en el horario<br />

de 11:00 a.m. 1:00<br />

p.m.<br />

DLSYBS:<br />

Diciembre 11 de<br />

2006 en el horario<br />

de 2:00 p.m. 4:00<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 19


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

6. Relación Procedimientos Diseñados en Plantillas de la DAFP<br />

p.m.<br />

SP:<br />

Diciembre 12 de<br />

2006 en el horario<br />

de 8:00 a.m. 10:00<br />

a.m.<br />

SGYSAD:<br />

Diciembre 12 de<br />

2006 en el horario<br />

de 10:00 a.m. 12:00<br />

m<br />

SAMAYDLLRURAL:<br />

Diciembre 12 de<br />

2006 en el horario<br />

de 4:00 p.m. 6:00<br />

p.m.<br />

SH:<br />

Diciembre 13 de<br />

2006 en el horario<br />

4:00 p.m. 6:00 p.m.<br />

DEPENDENCIA<br />

SECRETARIA DE GOBIERNO y<br />

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

NOMBRE PROCEDIMIENTO<br />

1. Contratación de Trabajo.<br />

2. Orden de Prestación de Servicios.<br />

3.Contratación por Prestación de<br />

Servicios.<br />

4. Suministros<br />

5. 2170<br />

6. Adjudicación de Bienes Inmuebles.<br />

7. Subasta.<br />

8. Comodato.<br />

9. Elaboración de Cuentas.<br />

10. PQR de la Comunidad.<br />

11. Querellas.<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 20


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

SECRETARÍA DE HACIENDA y<br />

DESARROLLO ECONÓMICO<br />

1. Catastro<br />

2. Interfaz Tesorería – Contable<br />

3. Revisión Órdenes de Pago.<br />

4. Contratos sin formalidades plenas.<br />

5. Taquilla.<br />

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y<br />

OBRAS PÚBLICAS<br />

DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD Y<br />

BIENESTAR SOCIAL<br />

1. Presupuesto de Obra.<br />

2. Orden de Suministro a Proveedores.<br />

3. Orden de Prestación de Servicios.<br />

4. Contratación Directa Inferior al 10% de<br />

la menor cuantía.<br />

5. 2170<br />

1. Encuestas.<br />

2. Retiros.<br />

3. Reclamos.<br />

4. Contratación Régimen Subsidiado<br />

SECRETARIA DE AGRICULTURA,<br />

MEDIO AMBIENTE Y<br />

DESARROLLO RURAL<br />

1. Manejo de Aguas Residuales.<br />

2. Consumo de Aguas en Viviendas<br />

Rurales.<br />

3. Concentrados Alternativos.<br />

4. Producción Agrícola.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 21


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

SECRETARIA DE DESARROLLO,<br />

CULTURA, DEPORTE Y<br />

RECREACIÓN<br />

1. Promoción teatral.<br />

2. Programa de Música.<br />

3. Biblioteca.<br />

4. Iniciación Deportiva.<br />

5. Danzas.<br />

7. Relación de las Políticas diseñadas<br />

1. Política de Evaluación y control.<br />

2. Política de Selección de personal<br />

3. Política de Impacto Ambiental<br />

4. Política de Inducción y reinducción<br />

5. Política de Contratación<br />

6. Política de Gestión del Riesgo<br />

7. Política de Posicionamiento en la Comunidad.<br />

8. Política Control Interno<br />

9. Política Código de Ética<br />

8. Relación de los productos entregados en la carpeta del informe final<br />

1. Estructura Organizacional<br />

2. Mapa Orgánico de Procesos<br />

3. Código de Ética<br />

4. Documento de Políticas Corporativas<br />

5. Normograma MECI 1000:2005<br />

6. <strong>Informe</strong> Marco Estratégico<br />

7. Documento solicitud para el cumplimiento del producto Marco<br />

Estratégico.<br />

8. <strong>Informe</strong> Tema Procedimientos.<br />

9. Manual de procedimientos por dependencias.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 22


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

10. Constancias y listados de asistencia a las capacitaciones de<br />

marco estratégico, procedimientos y matriz de riesgos, de cada<br />

dependencia.<br />

11. Fotos de las capacitaciones y construcción del Marco<br />

Estratégico, Procedimientos y Matriz de Riesgos.<br />

12. Matriz de Riesgos Municipio <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />

13. Listados Maestros de los procedimientos y sus flujogramas.<br />

14. Entrega de la propuesta para la elaboración por parte de la<br />

Alcaldía de un plegable soporte y constancia de la<br />

implementación del MECI 1000:2005.<br />

15. Carpeta consolidada de la información.<br />

16. Entrega de un CD con toda la información diseñada en<br />

plantillas DAFP de los productos del MECI 1000:2005<br />

17. Archivo en Excel del cronograma ejecutado, productos<br />

resultantes y propuesta de la segunda fase del MECI, de la<br />

implementación, su sesión de controles, evaluación y planes de<br />

mejoramiento.<br />

9. INFORME AVANCES DEL MECI 1000:2005 AL DEPARTAMENTO<br />

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA<br />

La consultoría asesoró y realizó con el encargo actual de las<br />

responsabilidades del Control Interno en el municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> el<br />

informe de avance del MECI 1000:2005 requerido a abril 30 de 2007 ,<br />

por el departamento administrativo de la función pública y la contraloría.<br />

El informe constaba de:<br />

a) Elaborar unas plantillas con la información básica de la entidad, su<br />

representante legal y su responsable del Control Interno.<br />

b) Elaborar el archivo de la planta de personal con las<br />

especificaciones requeridas y transportarlo a la base de datos del<br />

MECI para la función pública.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 23


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

c) Actualizar, verificar, editar y grabar cada funcionario con su<br />

dependencia, código del cargo, número de cédula, nivel, nombre<br />

del cargo.<br />

d) Imprimir el listado seleccionado por la función pública de los<br />

funcionarios que deberían responder la encuesta del MECI<br />

entregada por el DAFP. El muestreo determinó encuestar a todos<br />

los funcionarios.<br />

e) Se hizo el trabajo de campo de dar acompañamiento a cada<br />

funcionario con cada pregunta del cuestionario y se remitieron a la<br />

base de datos del DAFP.<br />

f) Una vez se tabularon las encuestas el DAFP, permitió consultar los<br />

resultados y con base a estos se elaboró el informe ejecutivo de la<br />

entidad, el cual fue remitido al DAFP y a la Contraloría.<br />

Resultados: Se reportaron por rangos y colores por el DAFP así:<br />

0 a 2 Inadecuado - Rojo<br />

2.1. a 3 Deficiente- Anaranjado<br />

3.1. a 4 Satisfactorio - Amarillo<br />

4.1. a 5 Adecuado - Verde<br />

1. Subsistema Control Estratégico:<br />

Componente<br />

Ambiente de<br />

Control<br />

Componente<br />

Direccionamiento<br />

Estratégico<br />

Componente<br />

Administración<br />

del Riesgo<br />

4.09 Adecuado<br />

4.20 Adecuado<br />

4.61 Adecuado<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 24


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

2. Subsistema Control de Gestión:<br />

Componente<br />

Actividades 4.14 Adecuado<br />

de Control<br />

Componente<br />

Información 4.07 Adecuado<br />

Componente<br />

Comunicación<br />

Pública<br />

4.20 Adecuado<br />

3. Subsistema Control de Evaluación:<br />

Componente<br />

Autoevaluación 3.91 Satisfactorio<br />

Componente<br />

Evaluación<br />

Independiente<br />

Componente<br />

Planes de<br />

Mejoramiento<br />

3.0 Deficiente<br />

3.82 Satisfactorio<br />

Conclusión:<br />

Una vez analizado los resultados obtenidos, la consultoría<br />

encuentra satisfactorio el aprendizaje de los funcionarios con la<br />

construcción de los productos del MECI 1000:2005, esto permite<br />

que la entidad pueda hacer seguimiento y control de los productos<br />

por dependencia y mantener este rango de aprendizaje,<br />

conocimientos y motivación por parte de los funcionarios en su<br />

nivel Adecuado.<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 25


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

Es aceptable para la consultoría encontrar el subsistema Control<br />

de la Evaluación en un nivel Satisfactorio y Deficiente, pues es la<br />

etapa posterior a la implementación del MECI 100:2005, cuando se<br />

debe aplicar el verdadero autocontrol y una vez aceptada e<br />

implementada la recomendación de tener un funcionario<br />

responsable del Control Interno con un plan de seguimiento, control<br />

y auditorias, puede este subsistema superar los niveles resultantes<br />

al nivel Adecuado como meta a seguir.<br />

El informe <strong>Ejecutivo</strong> elaborado se anexa a este informe final, lo que<br />

da más claridad de las debilidades y fortalezas de la Entidad, y en<br />

las que ya se debe de manera inmediata ir trabajando para superar<br />

y alcanzar los niveles adecuados esperados en cada debilidad<br />

encontrada.<br />

EL INFORME FINAL ES RECIBIDO Y APROBADO A SATISFACCIÓN<br />

POR EL COMITE DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL<br />

INTERNO MECI:1000:2005<br />

JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />

Alcalde Municipal<br />

GERMER GÓMEZ MONTOYA<br />

Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 26


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

EDILIA MARÍA HENAO CIRO<br />

Secretaria de Hacienda y Desarrollo Económico<br />

MARTÍN TORO RESTREPO<br />

Secretario de Planeación<br />

UBALDO ARLEX GIRALDO GIRALDO<br />

Director Servicios Públicos<br />

MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />

Directora Local de Salud y Bienestar Social<br />

LUZ ESTELLA QUINTERO<br />

Directora Desarrollo Comunitario, cultura, deporte y recreación<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 27


MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />

INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />

MECI 1000:2005<br />

OLADIER CARTAGENA ARANGO<br />

Secretario de Agricultura, Medio Ambiente y Desarrollo Rural<br />

Elaborado por:<br />

FRANCISCO BEMJUMEA ZAPATA<br />

CONTRATISTA – CONSULTOR - ECONOMISTA<br />

RECIBEN<br />

JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />

Alcalde Municipal<br />

MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />

Directora Local de Salud y Bienestar Social<br />

Interventor<br />

Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />

Alcalde Municipal<br />

María Noelia Buritica Quinchia<br />

Interventor<br />

Francisco Benjumea Zapata<br />

Consultor - Economista 28

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