Descargar Informe Ejecutivo Final - San Rafael
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MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
REPÚBLICA DE COLOMBIA<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
INFORME EJECUTIVO FINAL SOBRE LA ASESORÍA<br />
EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ESTÁNDAR<br />
DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005<br />
FRANCISCO BENJUMEA ZAPATA<br />
CONSULTOR –CONTRATISTA- ECONOMISTA<br />
MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />
DIRECTORA LOCAL DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL<br />
CON FUNCIONES DE AUDITOR INTERNO E INTERVENTOR<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 1
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
SAN RAFAEL, FEBRERO DE 2007<br />
COMITE DE COORDINACIÓN DEL<br />
SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI:<br />
INTEGRANTES<br />
JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />
Alcalde Municipal<br />
CARGO<br />
GERMER GÓMEZ MONTOYA<br />
Secretario de Gobierno y<br />
Servicios Administrativos.<br />
EDILIA MARÍA HENAO CIRO<br />
Secretaria de Hacienda y<br />
Desarrollo Económico<br />
MARTÍN TORO RESTREPO<br />
Secretario de Planeación<br />
UBALDO ARLEX GIRALDO GIRALDO<br />
Director Servicios Públicos<br />
MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />
Directora Local de Salud y<br />
Bienestar Social<br />
LUZ ESTELLA QUINTERO<br />
Directora Desarrollo Comunitario,<br />
cultura, deporte y recreación<br />
OLADIER CARTAGENA ARANGO<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
Secretario de Agricultura, Medio Ambiente<br />
y Desarrollo Rural<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 2
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
PRESENTACIÓN<br />
La Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, en el mes de febrero de 2007<br />
recibe el informe final por parte de la Consultoría del Economista Francisco<br />
Benjumea Zapata, sobre la Asesoría en la Implementación del Modelo<br />
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.<br />
Se da por cumplida toda la primera parte del modelo en cuanto a la<br />
asesoría para la implementación y es responsabilidad de la Entidad en el<br />
cargo de su representante legal el Alcalde, implementar cada producto del<br />
modelo estándar, tener un área responsable del seguimiento y control de la<br />
ejecución de los mismos y la respectiva divulgación cuando se de cada<br />
modificación o eliminación de alguna actividad de los productos resultantes.<br />
Los productos fundamentales del Modelo Estándar del Control Interno MECI<br />
1000:2005 entregados por la consultoría y que han sido construidos con<br />
todos los funcionarios de cada dependencia son:<br />
• Diagnóstico de la Entidad<br />
• <strong>Informe</strong> de resultados y recomendaciones<br />
• Código de Ética<br />
• Documento de las Políticas Corporativas.<br />
• Marco Estratégico<br />
• Mapa de Procesos<br />
• Manual de Procedimientos<br />
• Matriz de Riesgos<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 3
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
RELACIÓN PRODUCTOS ENTREGADOS POR LA CONSULTORÍA PARA<br />
CADA UNO DE LOS 29 ELEMENTOS DE LOS TRES SUBSISTEMAS DEL<br />
MECI 1000:2005<br />
SUBSISTEMAS<br />
COMPONENTES<br />
ELEMENTOS<br />
ACCIONES REALIZADAS DENTRO DE LA<br />
CONSULTORÍA<br />
(Responsable: Equipo MECI y Diseñado y<br />
Apoyado: Asesores MECI)<br />
PRODUCTOS<br />
ENTREGADOS<br />
POR LA<br />
CONSULTORÍA<br />
RECOMENDACIÓN<br />
SUBSISTEMA UNO: COMPONENTE 1.1.<br />
DE CONTROL<br />
ESTRATEGICO<br />
AMBIENTE DE<br />
CONTROL<br />
1<br />
ACUERDOS,<br />
COMPROMISOS<br />
O<br />
PROTOCOLOS<br />
ETICOS<br />
1. Se oficializó la adopción del modelo estándar de<br />
Control Interno y la asesoría para la<br />
implementación del MECI 1000:2005.( 09/08/2006)<br />
2. Se conformo y oficializó el Equipo MECI, con la<br />
entrega de las responsabilidades.(09/08/2006)<br />
3. Se realizó una capacitación taller con todos los<br />
fucionarios por dependencias,<br />
se obtuvieron las ideas y aportes colectivos para la<br />
elaboración del código de ética, el Marco<br />
Estratégico y el Mapa de Procesos. (08/09/2006 -<br />
OCT/2006- 04 Y 05/12/2006)<br />
4. Se diseño el documento de las políticas de la<br />
Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>. (Febrero de<br />
2007)<br />
1. Documento Código<br />
de Ética.<br />
2. Documento de<br />
Políticas<br />
Institucionales<br />
Una vez aprobado, debe<br />
generarse<br />
la estrategia de difusión en<br />
todo el personal de la<br />
Alcaldía, para lograr su<br />
cumplimiento.<br />
Responsabilidad de la<br />
Secretaria de Gobierno y<br />
servicios administrativos y<br />
del funcionario responsable<br />
del Control Interno.<br />
SUBSISTEMA UNO: COMPONENTE 1.1.<br />
DE CONTROL<br />
ESTRATEGICO<br />
AMBIENTE DE<br />
CONTROL<br />
2<br />
DESARROLLO<br />
DEL TALENTO<br />
HUMANO<br />
Se elaboró el diagnóstico de este item a cumplir y<br />
en conversación con el secretario de gobierno y<br />
servicios administrativos es una pauta que debe<br />
trabajarse una vez se reciba el manual de<br />
funciones de la entidad, el cual fue contratado con<br />
el asesor jurídico de la Alcaldía. Es responsabilidad<br />
del secretario de gobierno y servicios<br />
administrativos el desarrollo de este item así:<br />
1. Verificar que los perfiles se ajusten a los cargos<br />
existentes, al manual de funciones actualizado y a<br />
las competencias de cada cargo. Debe diseñarse la<br />
política de manejo de los mismos.<br />
No Aplicó<br />
2. Falta Diseñar la presentación de Inducción del<br />
Municipio, con la información de cada dependencia<br />
sus servicios, productos, marco estratégico, mapa<br />
de procesos, cobertura, planes, programas y<br />
proyectos.(responsable secretaría de gobierno).<br />
3. Tener identificadas las necesidades de los<br />
funcionarios tanto las cualitativas como<br />
requerimientos de capacitación, evaluación del<br />
desempeño, evaluación del Clima Organizacional y<br />
estímulos: como las cuantitativas.<br />
(Ingreso, permanencia y retiro).<br />
Responsabilidad del<br />
Secretario de Gobierno y<br />
Servicios Administrativos.<br />
Debe comunicarse a todos<br />
los funcionarios los como<br />
se van a desarrollar cada<br />
programa y cuando se<br />
obtengan resultados<br />
comunicarlos en auditorio y<br />
por carteleras, si es posible<br />
en revista, periódicos del<br />
municipio.<br />
SUBSISTEMA UNO:<br />
DE CONTROL<br />
ESTRATÉGICO<br />
COMPONENTE 1.1.<br />
AMBIENTE DE<br />
CONTROL<br />
3<br />
ESTILO DE<br />
DIRECCIÓN<br />
De acuerdo a lo requerido por el MECI identificamos que<br />
el Estilo de Dirección es participativo en un 100%<br />
realizando:<br />
1. Reuniones en las veredas.<br />
2. Atención para toda la comunidad los días sábados.<br />
3. Diálogo y concertación con todos sus clientes internos<br />
y externos.<br />
EL MECI PIDE:<br />
"El modo o la manera que asume el nivel<br />
directivo la conducción de la entidad define un<br />
estilo de gestión propio."<br />
Se obtuvo el Estilo de<br />
Dirección de la Alcaldía<br />
del Municipio de <strong>San</strong><br />
<strong>Rafael</strong>.<br />
Estilo de Dirección :<br />
PARTICIPATIVO -<br />
TRABAJO EN EQUIPO.<br />
Implementar diversas<br />
estrategias que permitan<br />
mantener y/o mrjorar<br />
continuamente en la<br />
participación gerencial.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 4
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
4<br />
PLANES<br />
Y<br />
PROGRAMAS<br />
Por parte de la consultoría se indagó con el<br />
Secretario de Gobierno y se verificó la realización de<br />
los programas y planes que acontinuación se detalla.<br />
(Febrero de 2007)<br />
1. Plan Desarrollo Agrario Municipal Sostenible.<br />
2. Plan Turístico.<br />
3. Plan de Acción para la formación de empresas<br />
comunitarias a partir de la configuración de pequeñas<br />
organizaciones.<br />
4. Plan de Gestión Ambiental Municipal.<br />
5. Plan Desarrollo Cultural.<br />
6. Proceso para el desarrollo socio económico para<br />
comunidades rurales en el contexto de visión<br />
empresarial.<br />
7. Plan Maestro de acueducto y alcantarillado.<br />
8. Plan de Atención Básica.<br />
9. Plan de Aseguramiento.<br />
10. Vigilancia y Control.<br />
11. Programa para los no afiliados al regímen<br />
subsidiado en salud.<br />
En todos los programas el<br />
producto es el<br />
cumplimiento de su<br />
objetivo principal.<br />
Hacer seguimiento y control al<br />
cumplimiento de los mismos y<br />
verificar el impacto positivo<br />
y/o negativo que se produjo<br />
con el desarrollo de cada plan<br />
o programa.<br />
SUBSISTEMA UNO:<br />
COMPONENTE 1.2.<br />
DE CONTROL<br />
ESTRATÉGICO<br />
DIRECCIONAMIENTO<br />
ESTRATEGICO<br />
5<br />
MODELO<br />
DE<br />
OPERACIÓN<br />
POR<br />
PROCESOS<br />
Se diseño el Mapa Orgánico de Procesos,<br />
clasificando los procesos así: (04,05,06/12/2006)<br />
a) Estratégicos.<br />
b) Misionales.<br />
c) Apoyo.<br />
El tema se trabajo con todos los funcionarios y el<br />
producto final consolidado se entregó al Alcalde del<br />
municipio para sus aportes y aprobación.<br />
Mapa Orgánico de<br />
Procesos<br />
Sostener una visión sistémica<br />
de la Entidad, versen como un<br />
todo y no como islas.<br />
6<br />
ESTRUCTURA<br />
ORGANIZACIONAL<br />
a)Se elaboró la propuesta del Organigrama para la<br />
Alcaldía del Muncipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, validó con el<br />
Equipo MECI y su planta de personal.<br />
(Marzo de 2006)<br />
b) La Alcaldía contrato la elaboración del manual de Organigrama<br />
funciones y competencias laborales, con el asesor<br />
Jurídico de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, lo<br />
cual es responsabilidad del Secretario de Gobierno y<br />
del señor Alcalde.<br />
Garantizar su correcta<br />
administración.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 5
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
7<br />
CONTEXTO<br />
ESTRATÉGICO<br />
Implementación de los conceptos de riesgo, amenaza<br />
y siniestro.<br />
Capacitación de cada factor de vulnerabilidad de los<br />
riesgos.<br />
(18 y 19 / 12 / 2006)<br />
Forma parte del contexto estratégico de la entidad:<br />
a) El Código de Ética.<br />
b) El Marco Estratégico<br />
c) El Documento de Políticas<br />
d) El Mapa Orgánico de Procesos<br />
SUBSISTEMA UNO:<br />
DE CONTROL<br />
ESTRATÉGICO<br />
COMPONENTE 1.3.<br />
ADMINISTRACIÓN<br />
DEL RIESGO<br />
8<br />
9<br />
IDENTIFICACIÓN<br />
DE RIESGOS<br />
ANALISIS DE<br />
RIESGOS<br />
Se implementó una capacitación del tema de riesgos<br />
con todos los funcionarios por dependencias, en<br />
donde se identificaron los riesgos administrativos,<br />
operativos, ergonomicos y ambientales por<br />
dependencias.(18 y 19 / 12 / 2006)<br />
Se analizó cada riesgo identificado utilizando los<br />
factores de riesgos como victimas, operacionales,<br />
imagen, económicos, mercado, ambiental y de<br />
información.<br />
Causas y acciones de los riesgos identificados<br />
(18 y 19 / 12 / 2006)<br />
Matriz de<br />
Riesgos<br />
1. Nombrar la dependencia<br />
responsable de<br />
administración de la Matriz.<br />
2. Diseñar un plan de<br />
acción con indicadores de<br />
logro que permitan ir<br />
disminuyendo los riesgos<br />
en la entidad.<br />
10<br />
VALORACIÓN DE<br />
RIESGOS<br />
Se valorarón los riesgos por dependencias y<br />
modalidad entre alto, medio o bajo.<br />
(18 y 19 / 12 / 2006)<br />
11<br />
POLITICA DE<br />
ADMINISTRACIÓN<br />
DE RIESGOS<br />
Se diseño la política de riesgo y se sugirieron<br />
estrategias para contrarestar los riesgos identificados<br />
en la matriz de riesgos construida.<br />
(18 y 19 / 12 / 2006)<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 6
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
12<br />
POLÍTICAS DE<br />
OPERACIÓN<br />
Se diseñaron las polítcas con las que la entidad<br />
puede controlar gran parte de su gestión:<br />
(Febrero/2007)<br />
1. Política de Evaluación y control.<br />
2. Política de Selección de personal<br />
3. Política de Impacto Ambiental<br />
4. Política de Inducción y reinducción<br />
5. Política de Contratación<br />
6. Política de Gestión del Riesgo<br />
7. Política de Posicionamiento en la Comunidad.<br />
8. Política Control Interno<br />
9. Política Código de Ética<br />
Documento de Políticas<br />
Institucionales.<br />
1. Nombrar un responsable<br />
de administración del<br />
documento.<br />
2. Quién lo administre debe<br />
hacerle actualizaciones<br />
según modificaciones<br />
requeridas por cada jefe de<br />
dependencia.<br />
3. Debe siempre<br />
comunicarse a toda la<br />
organización la política<br />
nueva, modificada y/o<br />
eliminada por que ya no<br />
aplique.<br />
SUBSISTEMA DOS:<br />
DE CONTROL<br />
DE GESTIÓN<br />
:<br />
COMPONENTE 2.1.<br />
ACTIVIDADES DE<br />
CONTROL<br />
13 PROCEDIMIENTOS<br />
Se capacitó a todo el personal de la Alcaldía del<br />
Municipio de san rafael, en el tema de procedimientos<br />
y en la elaboración de las plantillas de la DAFP.<br />
Se diseñaron en las plantillas del DAFP los<br />
procedimientos y sus flujogramas por cada<br />
dependencia y funcionario en su cargo.<br />
(11 y 12 / 12/2006 , Enero y Febrero de 2007)<br />
Manual de<br />
Procedimientos<br />
Cada funcionario es<br />
responsable de administrar<br />
su procedimiento, puede<br />
hacerle modificaciones y<br />
actualizar el manual dando<br />
a conocer los cambios al<br />
jefe de dependencia y este<br />
a su vez notifica los<br />
cambios en el manual de<br />
cada dependencia al<br />
funcionario encargado del<br />
Control Interno, para este<br />
actualizar el manual<br />
general de la entidad.<br />
14 CONTROLES<br />
Se detallaron los controles de los procedimientos en<br />
la plantilla del DAFP utilizada en el diseño de los<br />
procedimiento , en la columna "Necesidad de<br />
información"se enfatizó lo más delicado a tener en<br />
cuenta desde lo adminisrativo y/o operacional.<br />
Hacer permanente<br />
auditorías de control<br />
15 INDICADORES<br />
La consultoría con la elaboración de los<br />
procedimientos generó el diagnóstico del tema de<br />
indicadores, lo que refleja que la Alcaldía del<br />
Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> carece de indicadores<br />
cuantitativos y cualitativos en la mayoría de sus<br />
dependencias.<br />
1. Existen dependencias que contienen indicadores<br />
ya predeterminados cualitativos y cuantitativos.<br />
2. Deben diseñarse más indicadores que permtan a<br />
futuro poder medir el desempeño por cargo y función.<br />
3. En general por dependencia faltan los indicadores<br />
cuantitativos en su formula porcentual.<br />
Responsable cada<br />
Secretario / Director de<br />
oficina<br />
Se recomienda en la<br />
segunda fase del MECI<br />
diseñar los indicadores por<br />
dependencias - procesos y<br />
el Manual de Indicadores<br />
por cargo y dependencia.<br />
16<br />
Se diseñaron 40 procedimientos en la Alcaldía del<br />
Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, con todos los funcionarios<br />
MANUAL DE<br />
de manera individual por cargo y por dependencia.<br />
PROCEDIMIENTOS<br />
Se utilizaron las plantillas del DAFP<br />
Manual de<br />
Procedimientos<br />
Hacer permanente<br />
auditorías de control<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 7
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
17<br />
INFORMACIÓN<br />
PRMARIA<br />
Se indagó sobre la información primaria con sus<br />
proveedores, ciudadanía y contratistas.<br />
La Entidad tiene excelente comunicación y gran<br />
capacidad de concertación con los interesados<br />
externos.<br />
Se identificaron<br />
claramente las fuentes de<br />
información primaria:<br />
proveedores, contratistas<br />
y comunidad<br />
SUBSISTEMA DOS:<br />
DE CONTROL<br />
DE GESTIÓN<br />
COMPONENTE 2.2.<br />
INFORMACIÓN<br />
18<br />
INFORMACIÓN<br />
SECUNDARIA<br />
Se Comprobó que la Entidad cuenta con las fuentes<br />
de información secundarias, que se obtienen de la<br />
operación del negocio y sus resultados cuantitativos.<br />
La entidad cuenta con una<br />
información secundaria<br />
bien soportada desde su<br />
centro documental hasta<br />
la utilización de bases de<br />
datos actualizadas para<br />
una acertada toma de<br />
decisiones.<br />
Estar verificando las<br />
fuentes de información.<br />
19<br />
SISTEMAS DE<br />
INFORMACIÓN<br />
Existen software de gran<br />
Se indagó con sus funcionarios acerca de los software<br />
aplicación para el operar<br />
con que cuenta la entidad y su efectividad para la<br />
de la entidad.<br />
toma de decisiones.<br />
Software ARIES<br />
Software Sismaster<br />
20<br />
COMUNICACIÓN<br />
ORGANIZACIONAL<br />
La Entidad tiene una comunicación Organizacional<br />
implementada a través de los comité que realiza con<br />
el equipo directivo. Es constante, permanente lo que<br />
facilita un gerenciamiento de equipo para la toma de<br />
decisiones.<br />
Se dan propuestas de comités organizacionales en el<br />
documento del código de ética, con su alcance y<br />
objetivo.<br />
Comités sugeridos con su<br />
alcance e importancia:<br />
a) Comité de Auditorias<br />
b) Comité de Recursos<br />
Humanos y<br />
Compensación.<br />
c) Comité de Contratación<br />
d) Comité de Riesgos<br />
Diseñar estrategias de<br />
comunicación<br />
Organizacional e<br />
Implementarlas y<br />
divulgarlas por cartelera.<br />
Todos deben conocer como<br />
la entidad se comunica.<br />
SUBSISTEMA DOS:<br />
DE CONTROL<br />
DE GESTIÓN<br />
COMPONENTE 2.3.<br />
COMUNICACIÓN<br />
PÚBLICA<br />
21<br />
COMUNICACIÓN<br />
INFORMATIVA<br />
En la actualidad existe un mecanismo claro y efectivo<br />
de comunicación informativa desde la Entidad hacia<br />
los grupos interesados y es la convocatoria<br />
prescencial de los funcionarios de estar de cara al<br />
cliente para informarlo, asesorarlo y guiarlo.<br />
Comunicación de cara al<br />
cliente, casi<br />
personalizada.<br />
Definir la estrategia,<br />
periodicidad, mecanismos y<br />
política de comunicación<br />
informativa hacia los<br />
diferentes grupos de<br />
interés.<br />
22<br />
MEDIOS DE<br />
COMUNICACIÓN<br />
La entidad cuenta con medios eficientes y oportunos<br />
que le dan soporte a la gestión empresarial de los<br />
funcionarios de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong><br />
<strong>Rafael</strong>, como son radio, t.v., boletines, revista,<br />
avisos, E-mail, carteleras, megafono.<br />
Es responsabilidad del<br />
Alcalde y sus secretarios<br />
de despacho.<br />
Hacer un diagnóstico de los<br />
medios existentes en<br />
cuanto a su efectividad y<br />
oportunidad.<br />
Diseñar nuevos medios si<br />
es necesario.<br />
Diseñar la estrategia de<br />
utilización de los medios.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 8
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
SUBSISTEMA<br />
TRES:<br />
DE CONTROL DE<br />
EVALUACIÓN<br />
COMPONENTE 3.1.<br />
AUTOEVALUACIÓN<br />
COMPONENTE 3.2.<br />
EVALUACIÓN<br />
INDEPENDIENTE<br />
23 AUTOEVALUACIÓN<br />
DE CONTROL<br />
24 AUTOEVALUACIÓN<br />
DE GESTIÓN<br />
25<br />
26<br />
EVALUACIÓN DEL<br />
SISTEMA DE<br />
CONTROL<br />
INTERNO<br />
AUDITORÍA<br />
INTERNA<br />
Responsabilidad del funcionario encargado del<br />
Control Interno en la Entidad.<br />
Responsabilidad del funcionario encargado del<br />
Control Interno en la Entidad.<br />
1. <strong>Informe</strong>s de<br />
autoanálisis para el<br />
mejoramiento de los<br />
procesos-dependencias y<br />
entidad.<br />
2. Acciones de<br />
mejoramiento de los<br />
controles por procesosdependencias<br />
y entidad. predeterminadas en el<br />
Aplicar las encuestas<br />
3. Acciones de MECI - DAFP.<br />
autoanálisis de la Gestión<br />
de los procesosdependencias<br />
y entidad.<br />
4. Acciones de<br />
mejoramiento de la<br />
Gestión por procesosdependencias<br />
y entidad.<br />
<strong>Informe</strong>s de las auditorías<br />
implementadas con sus<br />
recomendaciones<br />
El responsable del Control<br />
Interno debe realizar las<br />
auditorías especificadas en<br />
el MECI, con el fin de<br />
poder diseñar en la entidad<br />
planes de<br />
mejoramiento.Plantillas<br />
DAFP.<br />
COMPONENTE 3.3.<br />
PLANES DE<br />
MEJORAMIENTO<br />
27<br />
28<br />
29<br />
PLAN DE<br />
MEJORAMIENTO<br />
INSTITUCIONAL<br />
PLAN DE Responsabilidad del funcionario encargado del<br />
MEJORAMIENTO Control Interno en la Entidad.<br />
POR PROCESO<br />
PLAN DE<br />
MEJORAMIENTO<br />
INDIVIDUAL<br />
Plan de mejoramiento<br />
Institucional<br />
Plan de mejoramiento<br />
por Proceso<br />
Plan de mejoramiento<br />
Individual<br />
Alcalde, secretarios de<br />
dependencias y funcionario<br />
responsable del Control<br />
Interno en la Entidad.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 9
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS<br />
1. INTRODUCCIÓN<br />
El presente documento ha sido construido con base en las capacitaciones y reuniones<br />
realizadas en los meses de Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre y diciembre de<br />
2006, enero y febrero de 2007, con cada dependencia y sus respectivos jefes y<br />
funcionarios.<br />
En <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> existen algunas falencias básicas en materia de control interno, se ha<br />
procurado concientizar con el trabajo realizado a cada funcionario de lo valioso que es<br />
tener autocontrol en la gestión que desempeñan, implementar controles que mejoren<br />
continuamente la eficiencia y eficacia y dar a conocer plantillas que desde la Dirección<br />
Administrativa de la Función Pública se requerían implementar en el desarrollo de dicho<br />
trabajo.<br />
Este documento ha sido estructurado con base en las indicaciones y metodologías<br />
disponibles, en la elaboración de las plantillas para los manuales respectivos y la matriz<br />
de riesgo solicitada por el DAFP.<br />
La administración municipal cuenta con comités de coordinación en las diferentes áreas,<br />
lo que permite la retroalimentación permanente, la evaluación y seguimiento de los<br />
objetivos institucionales.<br />
Se diseñaron los procedimientos por cada dependencia y cargo, con el fin de que a<br />
futuro cada funcionario lo realimente eliminando tareas innecesarias y/o adicione tareas<br />
necesariamente importantes y de bajo costo.<br />
Se diseño la Matriz de Riesgo de la Alcaldía del Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>, por<br />
dependencias con las sugerencias de acciones y estrategias que permitan a quien la<br />
administre la implementación y el control asertivo de manera preventiva con cada riesgo<br />
informado en la matriz.<br />
De acuerdo al trabajo realizado se dará el informe con las respectivas observaciones y<br />
deficiencias encontradas frente al Control Interno. Además, se darán recomendaciones<br />
por las observaciones en procura de la corrección de las falencias detectadas.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 10
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
2. CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVIDAD<br />
Se ha dado cumplimiento a la Ley 87 de 1993, integrando en todas las funciones<br />
administrativas el esquema de trabajo por procesos, con un marco estratégico definido<br />
en su alcance de las áreas estratégicas, misionales y de apoyo, con el fin de organizar<br />
y/o cambiar de acuerdo al nuevo norte de la Entidad sus métodos, principios, normas,<br />
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación.<br />
El Control Interno, debe cumplirse en toda la escala de la estructura administrativa,<br />
mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación<br />
de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de<br />
sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación del<br />
personal.<br />
Recordemos que los objetivos del control interno según la Ley 87 de 1993 son:<br />
• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante<br />
posibles riesgos que los afecten.<br />
• Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones<br />
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades<br />
definidas para el logro de la misión Institucional.<br />
• Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al<br />
cumplimiento de los objetivos de la Entidad.<br />
• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.<br />
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.<br />
3. INFORME EJECUTIVO<br />
El informe desde la consultoría se enmarca en la Matriz DOFA, con los resultados<br />
entregados en el informe ejecutivo a la Contraloría General de la Nación y al<br />
Departamento Administrativo de la Función Pública.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 11
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
DEBILIDADES<br />
OPORTUNIDADES GENERALES PARA LA ENTIDAD<br />
• Ninguna dependencia tiene un plan de acción<br />
específico y exclusivo de los frentes de trabajo.<br />
• Ninguna Dependencia tiene indicadores de gestión<br />
que midan el plan de acción por frentes de trabajo.<br />
• Se tiene la debilidad en la Entidad de no contar con<br />
un plan de capacitación general, que fortalezca las<br />
debilidades técnicas y administrativas en cada equipo<br />
de trabajo.<br />
• La Entidad no cuenta con un documento de<br />
PERFILES lo que la hace débil en el proceso de<br />
selección en cuanto a la consecución del personal<br />
idóneo para las vacantes.<br />
• La Entidad no se tiene una evaluación del desempeño<br />
reciente – actualizada, por lo tanto no existe un plan<br />
de mejoramiento por dependencias, ni por<br />
funcionario.<br />
• No se tiene una evaluación de clima organizacional,<br />
lo que impide que se tenga un plan de mejoramiento<br />
para la Entidad, en donde se desarrollen proyectos<br />
que potencialicen las falencias encontradas debido a<br />
los resultados de percepción que tienen los<br />
funcionarios de la entidad frente a su modelo de<br />
trabajo, su estilo de dirección, su desarrollo social,<br />
sus inversiones, su atención a las comunidades.<br />
• No hay planes de acción con cronogramas de<br />
ejecución en todas las dependencias, lo que genera<br />
un espacio de riesgo, por la falta de planificación y la<br />
acelerada toma de decisiones en algunos casos.<br />
• No existe un Plan de Desarrollo y de mejoramiento<br />
continuo desde el Control Interno de la Entidad, lo<br />
que la hace vulnerable a cometer errores por no tener<br />
el apoyo y asesoría oportuna.<br />
• La Entidad requiere de un funcionario específico, que<br />
cumpla con el perfil para el manejo del Control Interno<br />
en la Entidad y que no sea una responsabilidad por<br />
encargo en otro funcionario que contando con la<br />
idoneidad por el exceso de funciones no pueda<br />
implementar un plan de acción y de auditorias.<br />
• No existe un plan de estímulos para la gestión de los<br />
funcionarios.<br />
• Falta una política para el manejo de los reemplazos<br />
en los cargos, existe exceso de funciones en algunos<br />
funcionarios y no se está respetando el tiempo del<br />
encargo.<br />
• Debe Centralizarse la contratación de toda la Entidad.<br />
no es pertinente que cada dependencia contrate,<br />
• Aprovechamiento de los recursos existentes en la gestión<br />
operativa de cada Funcionario.<br />
• Actualizar a los Funcionarios en los temas de gran<br />
utilidad para su desempeño del cargo.<br />
• Implementar evaluaciones que permitan hacer planes de<br />
mejoramiento de equipos de trabajo e individuales.<br />
• Diseñar indicadores que permitan medir la gestión de los<br />
funcionarios y la gestión global de cada dependencia.<br />
• Involucrar semestralmente una capacitación sobre<br />
liderazgo empresarial y/o gerencial para todos los<br />
funcionarios de la entidad.<br />
• Hacer seguimientos permanentes a los contratos de cada<br />
dependencia, desde la documentación hasta el<br />
desarrollo, su finalización y cierre.<br />
• Implementar los comités sugeridos en el Código de Ética<br />
y que correspondan a las dependencias, con el fin de dar<br />
soluciones inmediatas a la comunidad y clientes internos.<br />
• Hacer planes de acción por frentes de trabajo para validar<br />
el mejoramiento continuo, hacer seguimiento y tomar<br />
decisiones oportunas y eficaces.<br />
• Hacer Benchmarking, estudios de las mejores prácticas y<br />
validar su viabilidad de implementación en las<br />
dependencias, con el fin de estar en la vanguardia de los<br />
cambios empresariales y de ley.<br />
• Analizar los beneficios de los contratos cualquiera sea y<br />
sacar el mejor provecho de ellos. Ejemplo, contrato de la<br />
ARP.<br />
• Hacer comités de avance de los contratos por<br />
dependencias para tener solución inmediata a obstáculos<br />
y controlar el desarrollo de los mismos.<br />
• Hacer seguimiento y control por parte de cada jefe de<br />
dependencia de la utilización de plantillas de consecutivos,<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 12
pues se encontró que la decreto 2170 se ejecuta de<br />
manera deficiente en cada dependencia. Falta<br />
dominio del tema, de los requisitos y falta un quipo<br />
de trabajo responsable que administre el tema.<br />
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
correspondencia, procedimientos. Es implementar<br />
mecanismos de autocontrol.<br />
• No se cuenta con un programa activo y de<br />
permanente capacitación en los empleados de<br />
seguridad industrial y salud ocupacional.<br />
• Falta una política de cumplimiento frente a la<br />
administración de las Tablas de Retención en cada<br />
dependencia, falta de seguimiento y corrección de los<br />
errores.<br />
• Falta una política de cumplimiento en donde no se<br />
permita la existencia de archivos por dependencia,<br />
todo tipo de documentación debe estar en el archivo<br />
central de la Entidad y su encargado responder por<br />
los mismos.<br />
• El Fax de la Entidad debe estar ubicado en la<br />
recepción y/o secretaria de la Alcaldía.<br />
• Anualmente debe hacerse una presentación a toda la<br />
Entidad del rubro presupuestal aprobado y como será<br />
invertido y gastado en el año por dependencias.<br />
• Debe elaborarse un informe mensual sobre el saldo<br />
presupuestal de cada dependencia y reunirse con los<br />
implicados para su planeación y/o correcciones de ser<br />
necesarias.<br />
• Los funcionarios de la Entidad deben ser capacitados<br />
y actualizados constantemente en temas propios de<br />
sus funciones con el fin de dar un servicio efectivo a<br />
la comunidad y al cliente interno.<br />
• Hacer mayor vigilancia y administración de los bienes<br />
de uso público.<br />
• Implementar el control de una plantilla de consecutivo<br />
de contratos por dependencias.<br />
• La Entidad debe articular permanente su plan de<br />
trabajo, las contrataciones que realiza y las<br />
decisiones que deba tomar , con el asesor jurídico y<br />
el responsable del Control Interno.<br />
• La Entidad no tiene Indicadores porcentuales que<br />
midan efectivamente la Gestión de cada<br />
dependencia.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 13
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
FORTALEZAS<br />
• Se cuenta con un Manual de Procedimientos<br />
dependencias y sus controles respectivos.<br />
por<br />
• Se cuenta con la Matriz de Riesgos de la Alcaldía del<br />
Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />
• Se cuenta con el Código Ética de la Alcaldía del<br />
Municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />
• Se cuenta con un documento de políticas.<br />
• La Alcaldía del municipio cuenta con proyectos de<br />
proyección social.<br />
AMENAZAS<br />
• El recargo de funciones en la Directora Local de<br />
Salud y Bienestar Social.<br />
• La falta de implementación de un programa<br />
permanente de salud ocupacional, con<br />
capacitaciones a todos los funcionarios en dotación<br />
y manejo de implementos, herramientas y de más<br />
uso de equipos necesarios para la prevención de<br />
riesgos, accidentes y siniestros.<br />
• La falta de autocontrol en la gestión de los<br />
funcionarios.<br />
• Falta de objetividad y criterio para asignar<br />
responsabilidades por encargo. Analizar las<br />
consecuencias.<br />
• Falta difundir todos los planes que se están<br />
ejecutando en todos los funcionarios con sus<br />
alcances y objetivos.<br />
• Es amenaza los sub - archivos por dependencias.<br />
• La falta de auditorias por dependencias.<br />
4. Recomendaciones<br />
• Se recomienda que cada dependencia tenga un plan de acción específico que contenga la<br />
identificación de las necesidades del cliente / comunidad, la estrategia para impactarlas y<br />
las acciones que serán ejecutadas para dar solución oportuna. Todo con su cronograma<br />
de cumplimiento respectivo y sus indicadores de logro.<br />
• Diseñar indicadores porcentuales y de gestión que midan los logros y resultados<br />
obtenidos de cada dependencia. Se recomienda utilizar las plantillas del DAFP.<br />
• Se recomienda el diseño de un plan de capacitación de toda la Entidad, que consolide las<br />
verdaderas necesidades de capacitación formal y reactiva de los funcionarios. Analizar las<br />
posibilidades de satisfacción y el costo beneficio, implementando capacitaciones asertivas<br />
por dependencias. Este ítem para la implementación se concerta y/o articula con el jede<br />
de cada dependencia.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 14
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
• Debe hacerse el estudio de los perfiles existentes para cada cargo y diseñar los que no<br />
existen con el fin de generar el manual de perfiles para cada cargo. Esto es diferente al<br />
manual de funciones y competencias.<br />
• Debe realizarse una Evaluación de Clima Organizacional con el fin de conocer el DOFA<br />
de la Entidad y generar un plan de acción por dependencias según el resultado.<br />
• Es importante independizar la responsabilidad del manejo del Control Interno desde la<br />
Secretaria Local de Salud y Bienestar Social, debe delegarse a una dependencia más afín<br />
con las responsabilidades del Control Interno y que se pueda hacer sinergia entre el plan<br />
de acción de esa dependencia y las exigidas desde el Control Interno, permitiendo<br />
optimizar recursos en el desarrollo de acciones de verificación, control, y evaluación de<br />
sus planes de trabajo.<br />
• El Modelo Estándar de Control Interno MECI, es una herramienta que debe ser gestionada<br />
permanentemente, debe hacérsele seguimiento a sus productos, debe evaluarse<br />
mensualmente con informes de auditorias y de recomendaciones por dependencias con<br />
planes de mejoramiento que permitan el mejoramiento continuo de la Entidad. Está es<br />
una razón más para solicitar que se responsabilice de manera inmediata a un funcionario,<br />
pues será el garante del retorno de la inversión realizada con la implementación del<br />
modelo MECI 1000:2005.<br />
• Se recomienda centralizar la contratación de toda la entidad, para el manejo único de<br />
minutas, análisis de requisitos, minimizar violaciones de ley, siendo pertinente asignar un<br />
funcionario de perfil jurídico. Debe oficializarse y publicarlo por carteleras.<br />
• Se recomienda trasladar la responsabilidad de contratación de personal con sus<br />
respectivas afiliaciones a la seguridad social, fondos de pensiones y a las cajas de<br />
compensación, del área del archivo centralizado, pues no existe continuidad en los<br />
procedimientos que allí se desarrollan con respecto al procedimiento de la contratación de<br />
personal. Se sugiere para optimizar la labor y el tiempo de ejecución de dicha<br />
responsabilidad sea un procedimiento más del área de revisión y elaboración de las<br />
cuentas por pagar.<br />
Se hace necesario realizar un empalme de la responsabilidad cuando se traslade, pues<br />
quién asuma la responsabilidad debe conocer los requerimientos de ley, las fechas de<br />
pago y los requisitos para contratación de personal. Se siguiere dos meses de pagos<br />
efectuados de capacitación.<br />
• Se recomienda que los frentes de trabajo de cada dependencia, diseñen su plan de acción<br />
por escrito en un cuadro en donde se especifique por columnas:<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 15
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
a) Fecha (día, mes, año) del informe<br />
b) Nombre del frente de trabajo<br />
c) Nombre de la dependencia<br />
d) Nombre de la Actividad.<br />
e) Duración (semanas / meses )<br />
f) Fecha de Inicio y <strong>Final</strong>ización de cada actividad y/o acción<br />
g) Asunto<br />
h) Estrategias de ejecución.<br />
i) Valor y/o costo de la actividad.<br />
j) Número del contrato si aplica.<br />
k) Descripción del avance.<br />
l) Fecha del Acta de presentación del informe (por mes)<br />
m) Compromisos adquiridos.<br />
5. Relación Productos diseñados y entregados al Interventor del<br />
Contrato – Director Local de salud y Bienestar Social – María<br />
Noelia Buritica Quinchia.<br />
PRODUCTO ACCIÓN DESARROLLADA CRONOGRAMA<br />
EJECUTADO<br />
Modelo de Proceso de construcción del Marzo de 2006<br />
Dirección Organigrama.<br />
Actas y<br />
Adopción Modelo Estándar de Agosto 09 de 2006<br />
Protocolos Control Interno MECI 1000:2005<br />
Actas y<br />
Protocolos Integración Equipo MECI Agosto 9 de 2006<br />
Marco Teórico<br />
Conceptual<br />
Encuesta Básica<br />
Introductoria<br />
Diagnóstico<br />
Presentación del Modelo Estándar<br />
de Control Interno y proceso de<br />
sensibilización<br />
Implementación de la Encuesta a<br />
todos los funcionarios de la<br />
Alcaldía.<br />
Entrevista Semiestructurada con<br />
todos los funcionarios.<br />
Septiembre de 08 de<br />
2006<br />
Septiembre de 2006<br />
Octubre de 2006<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 16
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
Formatos<br />
<strong>Informe</strong> de<br />
Actividades<br />
Formato para el cálculo de la carga<br />
laboral.<br />
Formato Ausencia temporal del<br />
Funcionario<br />
Actos administrativos<br />
Número de visitas al municipio<br />
Proceso Sensibilización<br />
Reunión con el equipo MECI<br />
Proceso construcción Organigrama<br />
Valor Agregado<br />
Octubre de 2006<br />
Noviembre 28 de<br />
2006<br />
1. Marco<br />
Estratégico<br />
(Misión, Visión,<br />
Valores y<br />
Principios).<br />
2. Mapa de<br />
Procesos.<br />
3. Código de<br />
Ética<br />
Se realizó una capacitación taller<br />
con todos los funcionarios por<br />
dependencias, se obtuvieron las<br />
ideas y aportes colectivos para la<br />
elaboración de estos tres productos.<br />
SPL:<br />
Diciembre 04 de<br />
2006 en el Horario<br />
de 9:00 a.m. 11:00<br />
a.m.<br />
SDLL,DPTE Y<br />
CULT:<br />
Diciembre 04 de<br />
2006 en el horario<br />
de 11:00 a.m. 1:00<br />
p.m.<br />
DLSYBS:<br />
Diciembre 04 de<br />
2006 en el horario<br />
de 2:00 p.m. 4:00<br />
p.m.<br />
SP:<br />
Diciembre 05 de<br />
2006 en el horario<br />
de 8:00 a.m. 10:00<br />
a.m.<br />
SGYSAD:<br />
Diciembre 05 de<br />
2006 en el horario<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 17
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
de 10:00 a.m. 12:00<br />
m<br />
DGUMATA Y<br />
MEDIO AMBIENTE:<br />
Diciembre 05 de<br />
2006 en el horario<br />
de 4:00 p.m. 6:00<br />
p.m.<br />
SH:<br />
Diciembre 12 de<br />
2006 en el horario<br />
de 4:00 p.m. 6:00<br />
p.m<br />
Documento de<br />
Políticas<br />
Matriz de<br />
Riesgos<br />
El documento lo construye la<br />
consultoría, se presentó al<br />
Interventor del contrato, al<br />
secretario de Gobierno y al Alcalde<br />
para su validación y aprobación.<br />
Se implementó una capacitación<br />
sobre el tema y se trabajo un taller<br />
práctico con todos los funcionarios<br />
por dependencias, construyendo así<br />
la matriz de riesgos en sus ítems:<br />
1. Identificación de los riesgos<br />
2. Análisis de los riesgos<br />
3. Valoración de los riesgos (A) (M)<br />
(B)<br />
4. Factores de Vulnerabilidad del<br />
riesgo. (7)<br />
Febrero de 2007<br />
SPL:<br />
Diciembre 18 de<br />
2006 en el Horario<br />
de 9:00 a.m. 11:00<br />
a.m.<br />
SDLL,DPYCULT:<br />
Diciembre 18 de<br />
2006 en el horario<br />
de 11:00 a.m. 1:00<br />
p.m.<br />
DLSYBS:<br />
Diciembre 18 de<br />
2006 en el horario<br />
de 2:00 p.m. 4:00<br />
p.m.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 18
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
SP:<br />
Diciembre 19 de<br />
2006 en el horario<br />
de 8:00 a.m. 10:00<br />
a.m.<br />
SGYSAD:<br />
Diciembre 19 de<br />
2006 en el horario<br />
de 10:00 a.m. 12:00<br />
m<br />
SAMAYDLLRURAL:<br />
Diciembre 19 de<br />
2006 en el horario<br />
de 4:00 p.m. 6:00<br />
p.m.<br />
SH:<br />
Diciembre 19 de<br />
2006 en el horario<br />
4:00 p.m. 6:00 p.m.<br />
Manual de<br />
Procedimientos<br />
Se diseñaron con las plantillas del<br />
DAFP , 34 procedimientos por<br />
dependencia y por cargo, con cada<br />
funcionario. (El horario detallado es<br />
el de la capacitación del tema y el<br />
taller realizado)<br />
SPL:<br />
Diciembre 11 de<br />
2006 en el Horario<br />
de 9:00 a.m. 11:00<br />
a.m.<br />
SDLL,DPTE Y<br />
CULT:<br />
Diciembre 11 de<br />
2006 en el horario<br />
de 11:00 a.m. 1:00<br />
p.m.<br />
DLSYBS:<br />
Diciembre 11 de<br />
2006 en el horario<br />
de 2:00 p.m. 4:00<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 19
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
6. Relación Procedimientos Diseñados en Plantillas de la DAFP<br />
p.m.<br />
SP:<br />
Diciembre 12 de<br />
2006 en el horario<br />
de 8:00 a.m. 10:00<br />
a.m.<br />
SGYSAD:<br />
Diciembre 12 de<br />
2006 en el horario<br />
de 10:00 a.m. 12:00<br />
m<br />
SAMAYDLLRURAL:<br />
Diciembre 12 de<br />
2006 en el horario<br />
de 4:00 p.m. 6:00<br />
p.m.<br />
SH:<br />
Diciembre 13 de<br />
2006 en el horario<br />
4:00 p.m. 6:00 p.m.<br />
DEPENDENCIA<br />
SECRETARIA DE GOBIERNO y<br />
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
NOMBRE PROCEDIMIENTO<br />
1. Contratación de Trabajo.<br />
2. Orden de Prestación de Servicios.<br />
3.Contratación por Prestación de<br />
Servicios.<br />
4. Suministros<br />
5. 2170<br />
6. Adjudicación de Bienes Inmuebles.<br />
7. Subasta.<br />
8. Comodato.<br />
9. Elaboración de Cuentas.<br />
10. PQR de la Comunidad.<br />
11. Querellas.<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 20
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
SECRETARÍA DE HACIENDA y<br />
DESARROLLO ECONÓMICO<br />
1. Catastro<br />
2. Interfaz Tesorería – Contable<br />
3. Revisión Órdenes de Pago.<br />
4. Contratos sin formalidades plenas.<br />
5. Taquilla.<br />
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y<br />
OBRAS PÚBLICAS<br />
DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD Y<br />
BIENESTAR SOCIAL<br />
1. Presupuesto de Obra.<br />
2. Orden de Suministro a Proveedores.<br />
3. Orden de Prestación de Servicios.<br />
4. Contratación Directa Inferior al 10% de<br />
la menor cuantía.<br />
5. 2170<br />
1. Encuestas.<br />
2. Retiros.<br />
3. Reclamos.<br />
4. Contratación Régimen Subsidiado<br />
SECRETARIA DE AGRICULTURA,<br />
MEDIO AMBIENTE Y<br />
DESARROLLO RURAL<br />
1. Manejo de Aguas Residuales.<br />
2. Consumo de Aguas en Viviendas<br />
Rurales.<br />
3. Concentrados Alternativos.<br />
4. Producción Agrícola.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 21
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
SECRETARIA DE DESARROLLO,<br />
CULTURA, DEPORTE Y<br />
RECREACIÓN<br />
1. Promoción teatral.<br />
2. Programa de Música.<br />
3. Biblioteca.<br />
4. Iniciación Deportiva.<br />
5. Danzas.<br />
7. Relación de las Políticas diseñadas<br />
1. Política de Evaluación y control.<br />
2. Política de Selección de personal<br />
3. Política de Impacto Ambiental<br />
4. Política de Inducción y reinducción<br />
5. Política de Contratación<br />
6. Política de Gestión del Riesgo<br />
7. Política de Posicionamiento en la Comunidad.<br />
8. Política Control Interno<br />
9. Política Código de Ética<br />
8. Relación de los productos entregados en la carpeta del informe final<br />
1. Estructura Organizacional<br />
2. Mapa Orgánico de Procesos<br />
3. Código de Ética<br />
4. Documento de Políticas Corporativas<br />
5. Normograma MECI 1000:2005<br />
6. <strong>Informe</strong> Marco Estratégico<br />
7. Documento solicitud para el cumplimiento del producto Marco<br />
Estratégico.<br />
8. <strong>Informe</strong> Tema Procedimientos.<br />
9. Manual de procedimientos por dependencias.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 22
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
10. Constancias y listados de asistencia a las capacitaciones de<br />
marco estratégico, procedimientos y matriz de riesgos, de cada<br />
dependencia.<br />
11. Fotos de las capacitaciones y construcción del Marco<br />
Estratégico, Procedimientos y Matriz de Riesgos.<br />
12. Matriz de Riesgos Municipio <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong>.<br />
13. Listados Maestros de los procedimientos y sus flujogramas.<br />
14. Entrega de la propuesta para la elaboración por parte de la<br />
Alcaldía de un plegable soporte y constancia de la<br />
implementación del MECI 1000:2005.<br />
15. Carpeta consolidada de la información.<br />
16. Entrega de un CD con toda la información diseñada en<br />
plantillas DAFP de los productos del MECI 1000:2005<br />
17. Archivo en Excel del cronograma ejecutado, productos<br />
resultantes y propuesta de la segunda fase del MECI, de la<br />
implementación, su sesión de controles, evaluación y planes de<br />
mejoramiento.<br />
9. INFORME AVANCES DEL MECI 1000:2005 AL DEPARTAMENTO<br />
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA<br />
La consultoría asesoró y realizó con el encargo actual de las<br />
responsabilidades del Control Interno en el municipio de <strong>San</strong> <strong>Rafael</strong> el<br />
informe de avance del MECI 1000:2005 requerido a abril 30 de 2007 ,<br />
por el departamento administrativo de la función pública y la contraloría.<br />
El informe constaba de:<br />
a) Elaborar unas plantillas con la información básica de la entidad, su<br />
representante legal y su responsable del Control Interno.<br />
b) Elaborar el archivo de la planta de personal con las<br />
especificaciones requeridas y transportarlo a la base de datos del<br />
MECI para la función pública.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 23
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
c) Actualizar, verificar, editar y grabar cada funcionario con su<br />
dependencia, código del cargo, número de cédula, nivel, nombre<br />
del cargo.<br />
d) Imprimir el listado seleccionado por la función pública de los<br />
funcionarios que deberían responder la encuesta del MECI<br />
entregada por el DAFP. El muestreo determinó encuestar a todos<br />
los funcionarios.<br />
e) Se hizo el trabajo de campo de dar acompañamiento a cada<br />
funcionario con cada pregunta del cuestionario y se remitieron a la<br />
base de datos del DAFP.<br />
f) Una vez se tabularon las encuestas el DAFP, permitió consultar los<br />
resultados y con base a estos se elaboró el informe ejecutivo de la<br />
entidad, el cual fue remitido al DAFP y a la Contraloría.<br />
Resultados: Se reportaron por rangos y colores por el DAFP así:<br />
0 a 2 Inadecuado - Rojo<br />
2.1. a 3 Deficiente- Anaranjado<br />
3.1. a 4 Satisfactorio - Amarillo<br />
4.1. a 5 Adecuado - Verde<br />
1. Subsistema Control Estratégico:<br />
Componente<br />
Ambiente de<br />
Control<br />
Componente<br />
Direccionamiento<br />
Estratégico<br />
Componente<br />
Administración<br />
del Riesgo<br />
4.09 Adecuado<br />
4.20 Adecuado<br />
4.61 Adecuado<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 24
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
2. Subsistema Control de Gestión:<br />
Componente<br />
Actividades 4.14 Adecuado<br />
de Control<br />
Componente<br />
Información 4.07 Adecuado<br />
Componente<br />
Comunicación<br />
Pública<br />
4.20 Adecuado<br />
3. Subsistema Control de Evaluación:<br />
Componente<br />
Autoevaluación 3.91 Satisfactorio<br />
Componente<br />
Evaluación<br />
Independiente<br />
Componente<br />
Planes de<br />
Mejoramiento<br />
3.0 Deficiente<br />
3.82 Satisfactorio<br />
Conclusión:<br />
Una vez analizado los resultados obtenidos, la consultoría<br />
encuentra satisfactorio el aprendizaje de los funcionarios con la<br />
construcción de los productos del MECI 1000:2005, esto permite<br />
que la entidad pueda hacer seguimiento y control de los productos<br />
por dependencia y mantener este rango de aprendizaje,<br />
conocimientos y motivación por parte de los funcionarios en su<br />
nivel Adecuado.<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 25
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
Es aceptable para la consultoría encontrar el subsistema Control<br />
de la Evaluación en un nivel Satisfactorio y Deficiente, pues es la<br />
etapa posterior a la implementación del MECI 100:2005, cuando se<br />
debe aplicar el verdadero autocontrol y una vez aceptada e<br />
implementada la recomendación de tener un funcionario<br />
responsable del Control Interno con un plan de seguimiento, control<br />
y auditorias, puede este subsistema superar los niveles resultantes<br />
al nivel Adecuado como meta a seguir.<br />
El informe <strong>Ejecutivo</strong> elaborado se anexa a este informe final, lo que<br />
da más claridad de las debilidades y fortalezas de la Entidad, y en<br />
las que ya se debe de manera inmediata ir trabajando para superar<br />
y alcanzar los niveles adecuados esperados en cada debilidad<br />
encontrada.<br />
EL INFORME FINAL ES RECIBIDO Y APROBADO A SATISFACCIÓN<br />
POR EL COMITE DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL<br />
INTERNO MECI:1000:2005<br />
JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />
Alcalde Municipal<br />
GERMER GÓMEZ MONTOYA<br />
Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 26
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
EDILIA MARÍA HENAO CIRO<br />
Secretaria de Hacienda y Desarrollo Económico<br />
MARTÍN TORO RESTREPO<br />
Secretario de Planeación<br />
UBALDO ARLEX GIRALDO GIRALDO<br />
Director Servicios Públicos<br />
MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />
Directora Local de Salud y Bienestar Social<br />
LUZ ESTELLA QUINTERO<br />
Directora Desarrollo Comunitario, cultura, deporte y recreación<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 27
MUNICIPIO DE SAN RAFAEL<br />
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA<br />
INFORME FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
MECI 1000:2005<br />
OLADIER CARTAGENA ARANGO<br />
Secretario de Agricultura, Medio Ambiente y Desarrollo Rural<br />
Elaborado por:<br />
FRANCISCO BEMJUMEA ZAPATA<br />
CONTRATISTA – CONSULTOR - ECONOMISTA<br />
RECIBEN<br />
JESÚS EDUARDO URREA MONSALVE<br />
Alcalde Municipal<br />
MARÍA NOHELIA BURITICA QUINCHIA<br />
Directora Local de Salud y Bienestar Social<br />
Interventor<br />
Jesús Eduardo Urrea Monsalve<br />
Alcalde Municipal<br />
María Noelia Buritica Quinchia<br />
Interventor<br />
Francisco Benjumea Zapata<br />
Consultor - Economista 28