Manual de Adquisiciones - UNOPS

Manual de
Adquisiciones
Grupo de Práctica de Adquisiciones (PPG)
Revisión 4, 1 de septiembre 2010

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Prefacio
La presente Revisión 4 del Manual de Adquisiciones se hace para asegurar el alineamiento de éste con las
Regulaciones y Normas Financieras de UNOPS, promulgadas en 2009 (véase OD3)
Nota - Las palabras él / de él / a él, cuando se utilizan en este manual deberán interpretarse como una
referencia tanto a lo femenino como a lo masculino
Comentarios y preguntas
Se prevé que el Manual de Adquisiciones se actualice periódicamente para asegurar que siga siendo relevante
para las actividades de la UNOPS y se mantenga al día con las mejores prácticas en la contratación pública. Si
tiene algún comentario o sugerencia de mejora, por favor póngase en contacto con el Grupo de Práctica de
Adquisiciones (PPG), en la Sede Central de UNOPS, a través de correo electrónico: procurement@unops.org.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Contenido
1 Políticas de adquisiciones ............................................................................................... 6
1.1 Marco regulatorio y procedimientos ................................................................................................................... 6
1.2 Efecto de prevalencia ........................................................................................................................................... 6
1.3 Perspectivas generales de las adquisiciones .................................................................................................... 6
1.3.1 Definición de adquisición .................................................................................................................................... 6
1.4 Principios de adquisiciones ................................................................................................................................. 7
1.4.1 Mejor valor por el dinero ..................................................................................................................................... 8
1.4.2 Equidad, integridad, y transparencia .................................................................................................................. 8
1.4.3 Competencia efectiva ......................................................................................................................................... 9
1.4.4 Interés de UNOPS y sus clientes ....................................................................................................................... 9
1.4.5 Potenciales conflictos entre los principios ........................................................................................................ 10
1.5 Autoridad de adquisiciones ............................................................................................................................... 10
1.5.1 Delegación de autoridad................................................................................................................................... 10
1.5.2 Niveles de autoridad delegada ......................................................................................................................... 11
1.5.3 Sub-delegación de autoridad ............................................................................................................................ 13
1.5.4 Responsibilidades de la autoridad de adquisición ............................................................................................ 14
1.5.5 Autorizaciones de la autoridad de adquisición (PA) ......................................................................................... 14
1.6 Rendición de cuentas ......................................................................................................................................... 15
1.7 Segregación de tareas ........................................................................................................................................ 15
1.8 Ética de adquisiciones ....................................................................................................................................... 16
1.8.1 Etica en el trato con proveedores ..................................................................................................................... 17
1.8.2 Regalos y hospitalidad ..................................................................................................................................... 18
1.8.3 Conducta ética de los proveedores y suspensión de proveedores .................................................................. 19
1.8.4 Consideraciones sobre el medio ambiente y de responsabilidad social ........................................................... 21
1.9 Adquisiciones sostenibles ................................................................................................................................. 22
1.9.1 Políticas de adquisiciones sostenibles ............................................................................................................. 22
1.9.2 Sustentabilidad y principios de adquisición ...................................................................................................... 23
1.9.3 Implementación de adquisiciones sostenibles .................................................................................................. 23
1.9.4 El ciclo de adquisiciones sostenibles ............................................................................................................... 24
1.10 Documentación del proceso de adquisición .................................................................................................... 27
2 Planificación de las adquisiciones y evaluación de las necesidades ....................... 29
2.1 Planificación de adquisiciones a nivel corporativo ......................................................................................... 30
2.2 Planificación de adquisiciones a nivel de la sede / oficinas regionales ........................................................ 30
2.3 Planificación de adquisiciones a nivel de OC/PC/Cluster ............................................................................... 30
2.4 Planificación a nivel de proyecto: planificación de actividades específicas de adquisición ....................... 31
2.5 Definición de requerimientos ............................................................................................................................. 32
2.5.1 Recepción de requerimientos ........................................................................................................................... 32
2.5.2 Definición de requerimientos ............................................................................................................................ 32
2.5.2.1 Propósito de la definición de requerimientos .......................................................................................... 33
2.5.2.2 Características de los requerimientos bien definidos ............................................................................. 33
2.5.2.3 Tipos de especficaciones de requerimientos .......................................................................................... 34
3 Identificación de proveedores ....................................................................................... 36
3.1 Investigación de mercado .................................................................................................................................. 36
3.1.1 Mercado Global de las Naciones Unidas (UNGM) ........................................................................................... 36
3.1.2 Anuncio de la oportunidad de negocio ............................................................................................................. 37
3.1.2.1 Invitación a presentar Expresiones de Interés (EOI) .............................................................................. 37
3.1.2.2 Publicaciones en el caso de procesos competitivos abiertos ................................................................. 38
3.1.3 Fuentes externas .............................................................................................................................................. 38
3.1.4 Fuentes internas ............................................................................................................................................... 38
3.1.5 Pre-calificación ................................................................................................................................................. 38
3.2 Principios para la selección de proveedores para lista corta ......................................................................... 39
3.3 Aprobación de la lista corta ............................................................................................................................... 40
3.4 Gestión de proveedores ..................................................................................................................................... 41
4 Métodos de adquisición ................................................................................................. 42
4.1 Selección del método de adquisición ............................................................................................................... 42
4.1.1 Compras Competitivas (requerimientos por debajo de USD 2.500) ................................................................. 42
4.1.2 Solicitud de cotización (RFQ – requerimientos por debajo de USD 50.000) .................................................... 43
4.1.3 Invitación a licitar (ITB – requerimiento mayor o igual a USD 50.000) ............................................................. 43
4.1.4 Solicitud de propuestas (RFP – requerimientos superiores a USD 50.000) ..................................................... 44
4.2 Acuerdos de largo plazo (LTAs) ........................................................................................................................ 45
4.2.1 El objetivo de establecer LTAs ......................................................................................................................... 45
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4.2.2 Establecimiento de un nuevo LTA .................................................................................................................... 45
4.2.3 Uso de LTAs existentes.................................................................................................................................... 46
4.2.4 Uso de LTAs de otras organizaciones de las Naciones Unidas ....................................................................... 47
4.3 Seleccionando el tipo de competición .............................................................................................................. 47
4.3.1 Competición abierta internacional y competición abierta nacional/regional ..................................................... 47
4.3.2 Competición internacional limitada y competición nacional/regional limitada ................................................... 49
4.4 Excepciones al uso de métodos formales de licitación .................................................................................. 49
4.4.1 Excepciones ..................................................................................................................................................... 49
4.4.2 Pre-selección .................................................................................................................................................... 52
5 Proceso de licitación ...................................................................................................... 54
5.1 Preparación de los documentos de licitación .................................................................................................. 54
5.1.1 Contenidos de los documentos de licitación ..................................................................................................... 54
5.1.1.1 Carta de invitación .................................................................................................................................. 55
5.1.1.2 Definición de requerimientos .................................................................................................................. 61
5.1.1.3 Términos contractuales .......................................................................................................................... 61
5.1.1.4 Formularios de presentación de ofertas ................................................................................................. 62
5.1.2 Tipos de documentos de licitación ................................................................................................................... 63
5.1.2.1 Solicitud de cotización (RFQ) ................................................................................................................. 63
5.1.2.2 Invitación a Licitar (ITB) .......................................................................................................................... 63
5.1.2.3 Solicitud de propuestas (RFP) ................................................................................................................ 64
5.1.2.4 Licitación de ofertas en situaciones de contatación directa (o de excepción al uso de métodos formales
de licitación) ........................................................................................................................................... 64
5.1.2.5 Solicitud de ofertas bajo LTAs ................................................................................................................ 64
5.2 Aprobación y emisión de los documentos de licitación.................................................................................. 65
5.2.1 Aprobación de los documentos de licitación ..................................................................................................... 65
5.2.2 Distribución de los documentos de licitación .................................................................................................... 65
5.2.3 Condiciones para la venta de documentos de licitación ................................................................................... 66
5.2.4 Confidencialidad de la lista corta ...................................................................................................................... 66
5.2.5 Contrataciones electrónicas (e-tendering) ........................................................................................................ 66
5.3 Plazos de licitación ............................................................................................................................................. 67
5.3.1 Aclaraciones solicitadas por los proveedores, conferencia previa a la licitación y visita previa al sitio. ........... 67
5.3.2 Enmiendas a los documentos de licitación ....................................................................................................... 69
5.4 Recepción y apertura de ofertas ........................................................................................................................ 69
5.4.1 Recepción de ofertas ....................................................................................................................................... 69
5.4.2 Ofertas no solicitadas – Competición limitada .................................................................................................. 70
5.4.3 Apertura de ofertas ........................................................................................................................................... 70
5.4.3.1 Panel de apertura de ofertas .................................................................................................................. 71
5.4.3.2 Apertura de cotizaciones (RFQ – con valor menor a USD 50.000) ........................................................ 71
5.4.3.3 Apertura de las ofertas (ITB) .................................................................................................................. 71
5.4.3.4 Apertura de Propuestas (RFP) e ITBs de dos sobres ............................................................................ 72
5.4.3.5 Ofertas alternativas ................................................................................................................................ 73
5.4.3.6 Rechazo de ofertas ................................................................................................................................ 73
5.4.3.7 Retiro de ofertas ..................................................................................................................................... 73
5.4.3.8 Modificación de ofertas presentadas ...................................................................................................... 73
6 Evaluación ...................................................................................................................... 74
6.1 Criterios de evaluación ....................................................................................................................................... 74
6.1.1 Criterios formales ............................................................................................................................................. 74
6.1.2 Criterios técnicos y de calificación .................................................................................................................... 75
6.1.3 Criterios financieros .......................................................................................................................................... 75
6.2 Selección y adjudicación.................................................................................................................................... 76
6.3 Metodologías de evaluación .............................................................................................................................. 76
6.3.1 Oferta de precio más bajo, más técnicamente aceptable (RFQ) ...................................................................... 77
6.3.2 Metodología de oferta de precio más bajo conforme con todos los requisitos (ITB) ........................................ 77
6.3.3 Metodología de análisis acumulativo (RFP) ..................................................................................................... 79
6.4 Proceso de evaluación ....................................................................................................................................... 81
6.4.1 Establecimiento del equipo de evaluación ....................................................................................................... 81
6.4.2 Desviación material .......................................................................................................................................... 82
6.4.3 Evaluación preliminar ....................................................................................................................................... 83
6.4.4 Evaluación técnica ........................................................................................................................................... 83
6.4.5 Evaluación de precios ...................................................................................................................................... 84
6.4.6 Calificación de proveedor ................................................................................................................................. 85
6.4.7 Aclaraciones de proveedores ........................................................................................................................... 89
6.4.8 Quejas y reclamos ............................................................................................................................................ 89
6.4.9 Indicios de potencial fraude .............................................................................................................................. 89
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
6.4.10 Identificación de la oferta ganadora ................................................................................................................. 90
6.4.11 Negociaciones .................................................................................................................................................. 90
6.4.11.1 Las negociaciones de propuestas seleccionadas en base a la metodología de análisis acumulativo
(basada en un RFP) ............................................................................................................................... 91
6.4.11.2 Negociaciones de ofertas seleccionadas en base a la metodología de la oferta técnicamente
satisfactoria de precio más bajo (basado en ITB) .................................................................................. 91
6.4.12 Mejor oferta final (Best and Final Offer - BAFO) ............................................................................................... 92
6.4.12.1 BAFO para ofertas basadas en la metodología de “análisis acumulativo” ............................................. 92
6.4.12.2 BAFO para ofertas seleccionadas sobre la base de la metodología de “oferta sustancialmente
satisfactoria de precio más bajo” ............................................................................................................ 92
6.4.13 Informe de evaluación ...................................................................................................................................... 93
6.4.14 Proveedores con reclamos pendientes, disputas y asuntos contenciosos ....................................................... 94
6.5 Retiro de ofertas despues del plazo de presentación ..................................................................................... 94
6.6 Modificación de ofertas ...................................................................................................................................... 94
6.7 Revisión de oferta en situación de contratación directa ................................................................................. 95
6.7.1 Justificación de la razonabilidad del precio ...................................................................................................... 95
6.7.2 Negociaciones de contratos propuestos en situaciones de contratación directa .............................................. 96
7 Revisión de adquisiciones y adjudicación del contrato ............................................. 97
7.1 Preparación de la presentación para revisión y adjudicación ........................................................................ 97
7.2 Revisión y recomendación a la autoridad de adquisición (PA) ...................................................................... 99
7.2.1 Proposito de los Comités de Contratos y Propiedad ........................................................................................ 99
7.2.2 Ambito de la revisión por parte de los Comités de Contratos y Propiedad ..................................................... 100
7.3 Adjudicación ...................................................................................................................................................... 101
7.4 Aprobación retroactiva/post facto ................................................................................................................... 103
8 Contratación ................................................................................................................. 105
8.1 Preparación del contrato .................................................................................................................................. 105
8.1.1 Negociación del contrato con los proveedores. .............................................................................................. 105
8.1.2 Política sobre pagos anticipados .................................................................................................................... 106
8.2 Documentos del contrato ................................................................................................................................. 107
8.2.1 Requisitos del contrato ................................................................................................................................... 107
8.2.2 Condiciones generales de UNOPS (UNOPS General Conditions - GCC) ..................................................... 108
8.2.3 Especificaciones técnicas, TOR, SOWs, BoQ y/o dibujos.............................................................................. 109
8.3 Firma, emisión y documentación .................................................................................................................... 109
8.4 Tipos de instrumentos contractuales ............................................................................................................. 109
8.4.1 Orden de compra – (Purchase order (PO)) .................................................................................................... 109
8.4.1.1 Ordenes de comprá estándar ............................................................................................................... 109
8.4.1.2 Ordenes de Aprovisionamiento (Call-off orders) .................................................................................. 110
8.4.1.3 Adquisición de activos .......................................................................................................................... 111
8.4.2 Contratos de Servicios Profesionales ............................................................................................................. 111
8.4.3 Contratos pequeños para servicios ................................................................................................................ 111
8.4.4 Contratos para obras civiles ........................................................................................................................... 112
8.4.5 Acuerdo de largo plazo (LTA) ......................................................................................................................... 112
8.4.6 Carta de intención .......................................................................................................................................... 112
8.4.7 Enmiendas a contratos y acuerdos ................................................................................................................ 113
8.5 Procedimientos de protesta ............................................................................................................................. 113
8.6 Publicación de contratos adjudicados ............................................................................................................ 114
9 Logística y adquisiciones ............................................................................................ 115
9.1 El proceso de planificación de la logística ..................................................................................................... 115
9.2 Requerimientos de logística para bienes........................................................................................................ 117
9.2.1 Embalaje ........................................................................................................................................................ 117
9.2.2 Instrucciones UNOPS para embalaje y envío ................................................................................................ 118
9.2.3 Marcas para etiquetas y envíos ...................................................................................................................... 118
9.2.4 Modos de transporte ...................................................................................................................................... 118
9.2.5 Transportistas ................................................................................................................................................. 119
9.2.6 INCOTERMS .................................................................................................................................................. 119
9.2.6.1 El uso de INCOTERMS en UNOPS ..................................................................................................... 120
9.2.7 Seguros durante el transporte ........................................................................................................................ 120
9.2.8 Documentos de envío .................................................................................................................................... 121
9.2.9 Recepción de los envíos ................................................................................................................................ 122
9.2.9.1 Creación de la recepción en ATLAS (reconocimiento de facturación) (Revenue recognition) ............. 123
9.2.10 Restricciones sobre las exportaciones o importaciones de bienes ................................................................ 124
10 Administración de contratos ....................................................................................... 126
10.1 Monitoreo y control del cumplimiento del contrato ....................................................................................... 126
10.1.1 Inspecciones .................................................................................................................................................. 127
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
10.1.2 Aceptación del producto final ......................................................................................................................... 127
10.1.3 Evaluación del desempeño del proveedor ..................................................................................................... 128
10.1.4 Archivos de contrato y documentación ........................................................................................................... 128
10.2 Gestión de cambios .......................................................................................................................................... 129
10.2.1 Enmiendas de contratos ................................................................................................................................. 129
10.3 Remedios ........................................................................................................................................................... 132
10.4 Resolución de disputas .................................................................................................................................... 133
10.5 Gestión financiera y pagos .............................................................................................................................. 133
10.5.1 Pagos ............................................................................................................................................................. 134
10.5.1.1 Pagos anticipados ................................................................................................................................ 134
10.5.1.2 Pagos a terceras partes ....................................................................................................................... 134
10.5.2 Impuestos ....................................................................................................................................................... 134
10.5.3 Garantías de cumplimiento ............................................................................................................................. 135
10.6 Finalización del contrato y cierre .................................................................................................................... 135
11 Adquisiciones de emergencia ..................................................................................... 137
11.1 Definición de situación de emergencia ........................................................................................................... 137
11.2 Aprobación para el uso de procedimientos de adquisición de emergencia................................................ 139
11.3 Planificación estratégica de las adquisiciones de emergencia .................................................................... 139
11.3.1 Grupo de trabajo de emergencia .................................................................................................................... 140
11.4 Procedimientos de adquisición de emergencia ............................................................................................. 140
11.4.1 Disponibilidad de fondos ................................................................................................................................ 140
11.4.2 Evaluación de necesidades y definición de requerimientos ........................................................................... 140
11.4.3 Identificación de proveedores ......................................................................................................................... 141
11.4.4 Método de adquisición ................................................................................................................................... 142
11.4.5 Pedido de cotización ...................................................................................................................................... 142
11.4.6 Evaluación ...................................................................................................................................................... 143
11.4.7 Adjudicación ................................................................................................................................................... 143
11.4.8 Contratos ........................................................................................................................................................ 144
11.4.9 Administración de contratos ........................................................................................................................... 145
11.5 Archivos ............................................................................................................................................................. 145
11.6 Auditorías .......................................................................................................................................................... 146
12 Lista de definiciones y abreviaturas ........................................................................... 147
Anexo A del Manual de adquisiciones de UNOPS (en inglés)
Quality Assurance Manual for Pharmaceutical and Medical Device Procurement
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1 Políticas de adquisiciones
Se espera que UNOPS, en su gestión de los fondos públicos, cumpla con los reglamentos, normas y principios
de las adquisiciones públicas. Los clientes de la UNOPS esperan el mayor nivel de equidad, transparencia,
integridad, economía y efectividad en todas las actividades relativas a las adquisiciones. De hecho UNOPS
debe realizar la provisión de servicios con un alto nivel de profesionalismo, lo cual justifica la participación de la
UNOPS y agrega valor a todos los interesados.
Este capítulo presenta los principios de las políticas y procedimientos de UNOPS. Esboza las políticas y
procedimientos aplicables, y explica la responsabilidad y rendición de cuentas de aquellos involucrados en el
proceso de adquisición, en relación con los principios generales de las adquisiciones.
1.1 Marco regulatorio y procedimientos
El marco regulatorio de las adquisiciones de UNOPS se establece en las Regulaciones y Normas Financieras
de la UNOPS (en inglés Financial Regulations and Rules - FRR). El Manual de Adquisiciones tiene por objeto
establecer los procedimientos de adquisiciones de la UNOPS, así como proporcionar las instrucciones y
directrices adicionales para la realización de las actividades de adquisición eficaz y eficientemente en
cumplimiento de las Regulaciones y Normas Financieras de la UNOPS y otros documentos normativos
aplicables.
El personal de la UNOPS involucrado en la realización de las actividades de adquisición debe garantizar el
cumplimiento de todas las políticas pertinentes y procedimientos descritos en una serie de documentos, que, en
el caso de inconsistencia o ambigüedad entre ellos, prevalecerán en el siguiente orden:
- Artículo 100 de la Carta de las Naciones Unidas
- Regulaciones y Normas del Staff de Naciones Unidas
- Regulaciones y Normas Financieras de UNOPS (FRR)
- Directivas Organizacionales de la UNOPS (OD)
- Manual de Adquisiciones de la UNOPS
En caso de conflicto entre el Manual de Adquisiciones y otras instrucciones administrativas de UNOPS, la
resolución de dichos conflictos deberá ser referida al Consejero General de UNOPS para su resolución.
De conformidad con la Regulación Financiera 18.04, las actividades de adquisiciones de UNOPS pueden
llevarse a cabo de acuerdo a procedimientos distintos de los establecidos en la FRR de UNOPS y otros
documentos normativos aplicables únicamente cuando se establece claramente en el marco del acuerdo de
proyecto.
1.2 Efecto de prevalencia
El Manual de Adquisiciones (Revisión 4) prevalece sobre y reemplaza todas las revisiones anteriores y anula la
Instrucción AI/GSC/2008/01 – Políticas de Adquisiones
1.3 Perspectivas generales de las adquisiciones
1.3.1 Definición de adquisición
Adquisición es un proceso, que se define en la Regulación Financiera 1.02 (OD3) de UNOPS como la
adquisición de propiedades, planta y / o equipos, bienes, obras o servicios a través de compra, contratación,
alquiler, arrendamiento o intercambio de cualquier otra fuente que no sean organizaciones del sistema de las
Naciones Unidas. Las acciones emprendidas para llevar a cabo la adquisición se definen como actividades de
adquisición, que incluyen todas las acciones desde la planificación y previsión, identificación de necesidades,
identificación de proveedores y solicitud de ofertas, evaluación de las ofertas, revisión y adjudicación de
contratos, contratación y todas las fases de la administración del contrato hasta la entrega de las mercancías, el
final de un contrato, o la vida útil de un activo.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Adquisición es un aspecto de la gestión de la cadena de suministro, y la diferencia entre los dos términos se
puede resumir de la siguiente manera:
- La cadena de suministro se refiere a la gestión de "principio a fin” de procesos de abastecimiento de
todos los bienes y servicios y la información fluye desde los “proveedores del proveedor” hasta los
“clientes del cliente”. La cadena de suministro es dirigida por la Estrategia, los Clientes y la Demanda
del Mercado.
- Adquisiciones es un sub-conjunto de la cadena de suministro. Adquisiciones consiste en asegurar que
los bienes o servicios lleguen al cliente en el momento, precio, calidad, cantidad y lugar adecuados.
Las formas, los protocolos, o condiciones que regulan la conducta de las actividades de adquisición se definen
como las modalidades de adquisición.
Una serie determinada de actividades de adquisición, que deben ser ejecutadas de la misma manera con el fin
de obtener el mismo resultado en las mismas circunstancias, es lo que se define como los procedimientos de
adquisición.
El alcance de la adquisición se limita a las actividades comerciales, y no incluye los acuerdos inter-agenciales,
las donaciones (grants) y las asociaciones público-privadas, que están sometidos a otras regulaciones y normas
financieras.
La selección y administración de contratistas individuales permanece en el dominio de Recursos Humanos, pero
la revisión y adjudicación de los Acuerdos con Contratistas Independientes (en inglés ICA, Individual Contractor
Agreements) seguirán los procedimientos establecidos en este manual. La Política de ICA (OD21) puede ser
consultada para más detalles respecto a la selección y administración de los contratistas independientes.
1.4 Principios de adquisiciones
Los principios rectores de la contratación pública se basan en el concepto de la responsabilidad de gestión. La
expresión "responsabilidad de gestión” (en inglés, stewardship) generalmente se refiere a la gestión cuidadosa
y responsable de algo encomendado al cuidado de uno. Las organizaciones del sector público son los
guardianes de los fondos públicos que han sido provistos por los pueblos en la confianza de que servirán para
cumplir con fines específicos, como por ejemplo, prestación de los servicios sociales esenciales, ayuda
humanitaria, consolidación y mantenimiento de la paz, la rehabilitación y el desarrollo de las economías, etc.
Una parte importante de estos fondos se utiliza a través de los procesos de adquisición, en los cuales hay
muchos interesados, ya sea como contribuyentes, proveedores o beneficiarios. Las partes interesadas
necesitan tener la seguridad de que los fondos están siendo utilizados correctamente y en beneficio de los
grupos de interés. Por lo tanto, hay una demanda especial hacia la organización en que se ha confiado en
términos de alcanzar valor por el dinero, ética, eficiencia, así como también la transparencia y la rendición de
cuentas. Son estas las expectativas que forman la base de los principios de contratación pública
Se espera de UNOPS, en su gestión de los fondos públicos, que cumpla con todos los principios de adquisición
pública y sus servicios deben ser prestados con un alto nivel de profesionalismo que justifica su participación y
agrega valor al cliente.
La Regulación Financiera de UNOPS 18.02 requiere que los siguientes principios generales reciban la debida
consideración al llevar a cabo las actividades de adquisición:
a) Mejor relación calidad-precio;
b) Equidad, integridad y transparencia;
c) Competencia efectiva, y
d) El mejor interés de UNOPS y sus clientes.
Mediante la aplicación de estos principios en el proceso de adquisiciones, UNOPS asegura que sus actividades
serán efectivas y útiles, evitando el desperdicio de recursos, produciendo las soluciones más adecuadas en
todo momento, y atendiendo las necesidades de la organización y de sus clientes.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Los lineamientos generales de cada principio y las expectativas para con las personas involucradas en el
proceso de adquisición en relación con los principios de adquisición se proporcionan a continuación.
1.4.1 Mejor valor por el dinero
La Regulación Financiera UNOPS 1.02 define el «mejor valor por el dinero» como el equilibrio entre precio y
prestación que proporciona el mayor beneficio general bajo los criterios de selección especificados. La
aplicación del principio del "mejor valor por el dinero" al proceso de adquisición implica la selección de la oferta
que presenta la combinación óptima de factores tales como calidad, servicio, costos del ciclo de vida del bien o
servicio y otros parámetros para alcanzar mejor las necesidades definidas.
La declaración anterior no implica necesariamente la selección de la opción de menor precio inicial, sino que
representa el mejor rendimiento de las inversiones teniendo en cuenta los criterios de evaluación fijados en los
documentos de licitación. Se requiere una evaluación integrada de los factores técnicos, comerciales,
organizativos, y los precios en función de su importancia relativa. Los objetivos sociales, ambientales y los
objetivos estratégicos definidos en el acuerdo legal con el cliente también deben tenerse en cuenta.
El principio de mejor valor por el dinero se aplica a través del proceso de adquisición de manera de atraer la
oferta que alcance los requerimientos indicados por el usuario final de la manera más efectiva.
Al efecto de obtener el mejor valor por el dinero, se debe:
1) maximizar la competencia
2) simplificar la complejidad del proceso de licitación a la vez de minimizar los factores de riesgo financiero
para la UNOPS
3) establecer cuidadosamente los criterios de evaluación (a fin de seleccionar la oferta que se espera
mejor satisfaga los requisitos del cliente, de acuerdo con los parámetros de evaluación indicados en los
documentos de licitación)
4) considerar todos los costos (incluidos los que no sean directos, por ejemplo, los costes del ciclo de vida
del bien, gastos de mantenimiento, consideraciones de adquisición sostenibles (véase el capítulo 1.10))
5) asegurar una evaluación exhaustiva e imparcial de las ofertas de manera oportuna, y
6) asegurar la selección del contratista cuya oferta tiene el más alto grado de realismo y cuya ejecución se
prevé satisfacerá mejor los requisitos especificados al menor costo global para la organización.
1.4.2 Equidad, integridad, y transparencia
Para alcanzar la mejor relación precio calidad el proceso de adquisición pública debe cuidarse de la colusión y
desarrollarse sobre la base de una regulación clara y adecuada y normas y procedimientos que se apliquen de
manera uniforme a todos los potenciales proveedores. La forma en que se lleva a cabo el proceso de
adquisición debe dar a todos los actores internos y externos de la organización la seguridad de que el proceso
es justo.
A fin de dar garantías de un proceso justo, la organización y su personal deberán en primer lugar mantener la
equidad en el ejercicio del proceso de adquisición. Los diccionarios ofrecen una definición muy amplia del
término “equidad”. El más relevante a efectos de su definición en el contexto de la adquisición pública sería
"libre de favoritismo, interés propio, o preferencia en el juicio". Para comprender mejor la "equidad" se puede
utilizar la definición de sus sinónimos, que son: justo, equitativo, imparcial, sin prejuicios, desapasionado,
objetivo. “Justo” sólo hace hincapié en conformidad con lo que es legal o éticamente correcto o apropiado.
“Equitativo” implica la justicia dictada por la razón, de conciencia y un sentido natural de lo que es justo.
“Imparcial” hace hincapié en la falta de favoritismo, preferencia o parcialidad. “Sin prejuicios” implica sin
opiniones preconcebidas o juicios. “Objetivo” implica el desprendimiento que permite la observación impersonal
y el juicio. “Desapasionado” significa libre o no afectado por las emociones fuertes.
Otro principio importante y necesario para garantizar la mejor relación calidad-precio es “integridad”. Esto se
refiere a la solidez de carácter moral, tener sentido de la honestidad y la lealtad en lo que respecta a las
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
motivaciones para el comportamiento personal y organizacional, la adhesión a los principios comúnmente
aceptados de la moral y la ética, la imparcialidad y la incorruptibilidad, y evitando cualquier comportamiento que
pueda interpretarse como “prácticas comerciales desleales”.
La garantía de un proceso equitativo se puede dar a todas las partes interesadas a través de la transparencia,
que se define en el Regulación Financiera 1.02 como el proceso mediante el cual información confiable y
oportuna sobre las condiciones existentes, decisiones y acciones relativas a las actividades de UNOPS es
accesible, visible y comprensible. Por transparencia se entiende la visibilidad sin obstáculos y la apertura en
todas las transacciones. Se asegura de que toda la información sobre las políticas de adquisición, los
procedimientos, las oportunidades y los procesos están claramente definidos y son dados a conocer
simultáneamente a todas las partes interesadas.
Un sistema transparente tiene reglas claras y mecanismos para garantizar el cumplimiento de esas normas
(especificaciones imparciales, criterios objetivos de evaluación, modelos de documentos de licitación, la misma
información a todas las partes, la confidencialidad de las ofertas, etc.) Los registros son puestos a disposición
para su inspección, cuando corresponda, por parte de los auditores, los proveedores que no sean adjudicados
puedan recibir información sobre las fortalezas y debilidades de sus propias ofertas, la información del contrato
se hace pública, etc.
La transparencia asegura que cualquier desviación de un trato equitativo y justo sea detectada muy temprano
en el proceso, y reduce la probabilidad de que esas desviaciones ocurran. Por lo tanto, protege la integridad del
proceso y el interés de la organización.
1.4.3 Competencia efectiva
Una competencia efectiva se explica como la situación en la que por lo menos tres contratistas independientes
que actúan en su propio interés (no en colusión) efectivamente pugnan en condiciones donde cualquiera de
ellos tiene posibilidades legítimas y reales por una misma oportunidad de negocio y presentan una oferta que
cumpla con los requisitos. UNOPS fomenta la competencia efectiva en todos los procesos de adquisición como
medio de asegurar la imparcialidad, la integridad, la transparencia y lograr la mejor relación calidad-precio. Esta
competencia es referida a menudo como el corazón de la adquisición pública.
La Regla Financiera 118.03 establece que los contratos de adquisiciones de la UNOPS se adjudicarán sobre la
base de una competencia efectiva, y para ello el proceso de competencia debe incluir:
(a) Planificación de la Adquisición para la identificación de la estrategia de compras y la metodología
adecuada;
(b) Estudio de mercado para identificar posibles proveedores;
(c) La competencia en la más amplia base geográfica posible y adecuada a las circunstancias del mercado
(todos los esfuerzos deben tender a garantizar la competencia y no a poner restricciones a la elegibilidad
de proveedor a menos que se mencione explícitamente en el acuerdo legal con el cliente.) Tampoco debe
aceptar UNOPS la adjudicación de adquisiciones a proveedores o países preseleccionados , a menos que
exista aprobación previa de la fuente de financiación de conformidad con la Directiva de Organización -
Acceptance Policy (OD4).; y
(d) Consideración de prácticas comerciales prudentes
Debe notarse que la competencia efectiva tiene que ver con "momento apropiado, calidad adecuada, y los
precios correctos", que significa:
- Debe darse notificación adecuada a toda la comunidad de proveedores para asegurar que dispongan
del tiempo suficiente para participar en los procesos de contratación,
- Ninguna restricción para limitar la competencia a través de sobre-especificaciones (por ejemplo, la
inclusión de requisitos injustificados o poco realistas en las especificaciones y / o términos de
referencia), o sub-especificaciones (por ejemplo, la omisión de información esencial en el pliego de
condiciones o términos de referencia).
- La economía de escala mediante la selección de estrategias relativas a los contratos para aprovechar
de la agrupación de las cantidades, el efecto de volumen, etc con el fin de garantizar la eficacia de
precios y la reducción de los costes administrativos.
1.4.4 Interés de UNOPS y sus clientes
La definición de este principio se deriva del objetivo fundamental de la adquisición, que es agregar valor a la
organización y sus clientes en el logro de sus metas y objetivos. Llevar a cabo una adquisición en el interés de
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
UNOPS y sus clientes significa realizar las actividades de adquisición en la forma que mejor permita a UNOPS y
a sus clientes alcanzar los objetivos generales y específicos de los acuerdos de proyecto, de conformidad con
los procedimientos de adquisición aplicables
En gran medida los otros tres principios constituyen la base de este principio general, pero éste último también
incluye conceptos tales como el mantenimiento de la más alta imagen y reputación de la organización, no dar
impresiones impropias y promover el bien público, como se especifica en la Carta de las Naciones Unidas, en
todos los aspectos de las actividades de adquisición de la UNOPS.
1.4.5 Potenciales conflictos entre los principios
Mientras que al unísono estos principios proporcionan un marco común que subyace en los procesos de
adquisición de UNOPS, en algunas situaciones los principios individuales pueden entrar en conflicto entre si. Se
requiere entonces experiencia profesional y de gestión, y el criterio para lograr el equilibrio correcto de la
situación. Algunos ejemplos se proporcionan a continuación:
- Notificar a posibles oferentes acerca de la existencia de una licitación abierta (pública) podría percibirse
como una contravención al principio de equidad (ya que sólo un determinado número de oferentes se
notifican), sin embargo es probable que esto fomente una competencia efectiva.
- La decisión de no divulgar información sobre los contratos en los países donde la falta de seguridad es
una preocupación mayor, por ejemplo, cuando los proveedores o contratistas de UNOPS podrían ser el
blanco de los terroristas, podría ser visto como ir en contra del principio de transparencia, sin embargo
esta decisión está en el interés de UNOPS y sus clientes.
1.5 Autoridad de adquisiciones
De acuerdo a las FRR, el Director Ejecutivo (en inglés, Executive Director, ED) ha delegado la capacidad de
Oficial Ejecutivo en Jefe de Adquisiciones (ECPO, en inglés Executive Chief Procurement Officer) al Director
Ejecutivo Adjunto (Deputy Executive Director - DED), quien ejerce la supervisión general corporativa respecto
de todas las adquisiciones en UNOPS. El ECPO tiene la autoridad para adjudicar y firmar contratos en nombre
de la organización, y esa autoridad se define aquí como la Autoridad de Adquisiciones (Procurement Authority -
PA).
De conformidad con la FRR 117.01 (c), el Director Ejecutivo ha establecido un Comité de Contratos y Propiedad
(en inglés, Headquarters Contracts and Property Committee, HQCPC) en la sede para asesorar al Executive
Chief Procurement Officer. En las oficinas descentralizadas los Comités Locales de Contratos y Propiedad (en
inglés, Local Contracts and Property Committees, LCPC) pueden ser establecidos por el ECPO, para asesorar
al Director Regional correspondiente, tras su revisión y recomendación por parte del HQCPC. La revisión por
parte de los LCPC puede llevarse a cabo, en lugar de aquella por el HQCPC con respecto a los casos que caen
dentro los /umbrales monetarios de aprobación del LCPC. Para los procedimientos en materia de contratos y la
opinión del Comité de Propiedad, por favor consulte el capítulo 7 de este Manual de Adquisiciones.
Información adicional sobre los principios que rigen la delegación de autoridad y responsabilidad, así como la
división de responsabilidades entre la sede y las estructuras regionales y los procesos de toma de decisiones
corporativos se puede encontrar en la OD15.
1.5.1 Delegación de autoridad
Las FRR definen la “Delegación de Autoridad” como la declaración escrita de las condiciones, procedimientos y
términos que un delegado debe seguir en la ejecución de una tarea delegada. El personal de UNOPS que esté
en posesión de una delegación de autoridad para llevar a cabo las acciones autorizadas dentro de
determinados valores monetarios y plazos es llamado personal autorizado. Un delegado es una persona en
posesión de una delegación de autoridad válida expedida por personal autorizado.
El ECPO podrá delegar la Autoridad de Adquisiciones (en inglés, Procurement Authority, PA) a un número de
individuos. Los individuos que han sido delegados con la autoridad para llevar a cabo operaciones específicas
de adquisición y la adjudicación de los contratos derivados sobre la base de determinadas condiciones y en
función del valor de la actividad de adquisiciones deberán rendir cuentas por sus acciones y serán
potencialmente responsables de los errores y/o mala conducta en el ejercicio de tales facultades delegadas.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El PA es delegada por el ECPO a los individuos y no a las funciones. Por lo tanto, a los individuos en capacidad
de actuación (por ejemplo, Oficial a Cargo - OIC) se les debe conceder la delegación adecuada de autoridad
con el fin de poder ejercer esta facultad hasta que el oficial incumbente retome su función.
1.5.2 Niveles de autoridad delegada
Los niveles de autoridad delegada de los distintos tipos de actividades de adquisición en UNOPS, se resumen
en la tabla a continuación:
Tabla 1: Niveles de autoridad delegada
ACTIVIDAD NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4
Siguiendo reglas de adquisición: USD USD USD USD
Aprobar listas cortas, solicitudes de Expresiones de
Interés (EOI), documentos de pre-calificación y 250,000* 500,000* Ilimitada* Ilimitada*
licitación (incluyendo sus respectivas enmiendas)
- Adjudicar 1 contratos sobre la base de la
utilización de los métodos formales de licitación
- Adjudicar contratos provenientes de la
preselección por la fuente de financiación (por favor
consulte la Instrucción Administrativa para la
Aceptación de Compromisos (en inglés,
Engagement Acceptance) para situaciones
50,000 250,000* 500,000* 1,000,000*
particulares como cuando la pre-selección se lleva
a cabo utilizando las normas de
adquisición/contratación de una organización fuera
de la órbita de las Naciones Unidas y la preselección
se efectua después de la aprobación del
documento del proyecto).
- Adjudicar órdenes de aprovisionamiento sobre
acuerdos de provisión de largo plazo
- Adjudicar enmiendas a órdenes de
50,000 250,000 500,000 1,000,000
aprovisionamiento sobre acuerdos de provisión de
largo plazo
- Adjudicar contratos con base en excepciones al
uso de los métodos formales de licitación
- Adjudicar enmiendas de contratos, excepto para
50,000 2 50,000 250,000* 250,000*
órdenes de aprovisionamiento sobre acuerdos de
provisión de largo plazo
Firmar contratos adjudicados, LTAs adjudicados,
órdenes de aprovisionamiento sobre acuerdos de
provisión de largo plazo adjudicadas y enmiendas
Ilimitada Ilimitada Ilimitada Ilimitada
adjudicadas
Firmar contratos de conformidad con no-objeciones
de las instituciones financieras internacionales
(como el Banco Mundial), cuando no haya habido
una revisión por separado del Comité de Contratos
Ninguna Ninguna Ilimitada Ilimitada
de UNOPS (véase el apartado 7.2 Revisión y
recomendación a la Autoridad de Adquisición (PA)).
Exepciones a reglas de adquisición: USD USD USD USD
Aprobar casos retroactivo/post-facto
Ninguna
Ninguna /
50,000**
250,000 250,000
** Los Directores Regionales o Directores Regionales Adjuntos a cargo de regiones donde no haya un comité
Local de Contratos establecido son las UNICAS personas autorizadas para aprobar casos post-facto y
retroactivos por montos hasta USD 50,000
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1 Adjudicación es el proceso por el cual la PA autoriza la emisión de contratos, LTAs, órdenes de
aprovisionamiento, o enmiendas a los mismos, a los proveedores. La solicitud de adjudicación de contrato se
presentará al nivel que corresponda de PA (es decir, la PA con el nivel apropiado de autoridad delegada) para
su revisión y adjudicación del contrato. La revisión por parte del Comité de Contratos deberá llevarse a cabo si
corresponde. Si la unidad solicitante prevé que puede haber un aumento en la cantidad total del contrato debido
a un aumento en las cantidades requeridas (por ejemplo, productos adicionales para POs, órdenes de
modificación de los contratos de construcción, etc), la unidad podrá solicitar la adjudicación del monto base del
contrato más un margen adicional (por ejemplo 10%). Si la adjudicación es aprobada, la unidad puede emitir el
contrato por la cantidad de base y, a continuación, emitir enmiendas/órdenes de modificación hasta los límites
del margen aprobado. Lo anterior se aplica únicamente cuando hay un cambio en las cantidades de artículos
que han sido aprobados con la adjudicación original y no hay ningún cambio en el precio unitario. Cuando
nuevos artículos sean introducidos, o haya un cambio en el precio, las limitaciones especificadas en ( 2 ) a
continuación se aplican
Para un contrato o una serie de contratos, incluyendo sus enmiendas, adjudicados a un mismo proveedor para
el mismo proyecto o propósito (ver definiciones más adelante), el importe acumulado deberá tenerse en cuenta
al determinar la PA. Las enmiendas y series de enmiendas, a los fines de su revisión y adjudicación, son
considerados en la misma forma que las excepciones a la utilización de los métodos formales de licitación.
“Mismo proyecto” significa el mismo proyecto en ATLAS.
“Mismo propósito” es cuando la/s adjudicación/es de un contrato o una serie de contratos, incluidas sus
correspondientes enmiendas, a un mismo proveedor, son el resultado de un único proceso de licitación. Por lo
tanto, los importes de cualquier contrato o una serie de contratos, órdenes de compra, órdenes de
aprovisionamiento sobre acuerdos de provisión de largo plazo, o las enmiendas resultantes del mismo proceso
de licitación son para la misma finalidad, independientemente del proyecto/s o de la/s unidad/es de negocio/s y
debe/n ser acumulado/s a los efectos de determinar la correspondiente PA.
La vinculación del propósito a los resultados de un ejercicio licitatorio determinado tiene por objeto garantizar
que no se emitirán contratos múltiples sobre una licitación determinada sin un control adecuado, ya que esto
podría dar lugar a posibles riesgos financieros para UNOPS (por ejemplo, la falta de competencia efectiva a
partir de que los precios resultantes fueran los mismos aún a pesar de aumentos de volumen). Ejemplo: una
unidad de negocio emite un llamado a licitación para un determinado producto por valor de USD 220.000. El
Director Regional adjudica el contrato. Un mes más tarde, una unidad de negocio diferente decide emitir un
contrato por valor de 40.000 dólares con el mismo proveedor, para el mismo producto utilizando los resultados
del mismo ejercicio licitatorio. A pesar de que el contrato se expide en función de un proyecto diferente y por
una unidad de negocio diferente, se emite con el mismo propósito, y por lo tanto debe tomarse en cuenta el
monto agregado para determinar las modalidades de revisión y adjudicación del último contrato. En este
ejemplo, el monto agregado es de USD 260,000 y la adjudicación del contrato de 40.000 dólares requerirá
revisiones del Comité de Contratos y Propiedad.
Ver también el capítulo 7.2.2, Ambito de la revisión por parte de los Comités de Contratos y Propiedad.
2 La adjudicación de contratos a través de excepciones a la utilización de los métodos formales de licitación y la
adjudicación de enmiendas a contratos -excepto enmiendas a órdenes de aprovisionamiento sobre acuerdos de
provisión de largo plazo-, efectuados por una PA de Nivel 1, deben ser revisados trimestralmente por los
Asesores de la Práctica de Adquisiciones (en inglés, Procurement Practice Advisors o PPA) para garantizar que
los principios de adqusiciones se han observado y se ha seguido un sólido proceso de adquisiciones. Los PPA
proporcionarán trimestralmente al Director, PPG (Procurement Practice Group, Copenhague), un resumen de
los casos adjudicados por el PA de nivel 1 con recomendaciones para mejorar el proceso para casos futuros.
Consideraciones Importantes:
- Todos los acuerdos a largo plazo (Long Term Agreements, LTA), con la excepción de LTA válidos que
han sido establecidos por otros organismos de las Naciones Unidas, deben ser adjudicados por el
ECPO ya que son establecidos provenientes de un determinado ejercicio de licitación, lo que significa
que órdenes de aprovisionamiento sobre acuerdos de provisión de largo plazo serán emitidas para el
mismo propósito. Teniendo en cuenta que cualquier unidad de negocio puede emitir órdenes de
aprovisionamiento sobre acuerdos de provisión de largo plazo establecidos, existe el riesgo de que el
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
importe acumulado de las órdenes para el mismo propósito podrían superar el umbral de revisión de los
Comités de Contratos y Propiedad y el nivel DOA correspondiente para la adjudicación de los contratos.
Los valores de Autoridad Delegada (en Inglés, Delegation of Authority, DOA) en la Tabla 1 son:
hasta pero no inclusive los valores indicados en cada nivel.
netos de impuestos y aranceles.
- Pre-clearance:
El ejercicio de cualquier autoridad que esté marcado con un asterisco (*) en el cuadro 1
requiere el pre-clearancepor escrito de la solicitud por un PPA (en lo sucesivo como
"Procurement Advisor" o “Asesor de Adquisiciones” ). Los Asesores de Adquisiciones, tal como
se definen en la Directiva Organizacional - UNOPS Estructura Global (OD15), son designados
por el Líder de la Práctica de Adquisiciones (en inglés, Procurement Practice Lead) y son
facultados para representar a la práctica como socios estratégicos de negocios para las
regiones y/o otras prácticas. Las listas actualizadas de los Asesores de Adquisiciones se
encuentran en la página de intranet del Grupo de Adquisiciones (en inglés, Procurement
Practice Group) y todo el personal de la UNOPS puede acceder a ellas.
No se requiere pre-clearance para valores por debajo de USD 50.000. Si el Asesor de
Adquisiciones es también la Autoridad de Adquisiciones (PA) o el oficial solicitante, no se
necesita pre-clearance por separado.
En casos en los que al PA no es un Asesor de Adquisiciones, la PA no puede autorizar, firmar o
aprobar aquellas actividades de adquisición que requieran pre-clearance antes que tal preclearance
sea efectuada.
Siempre que un Asesor de Adquisiciones rechace un pedido de pre-clearancepara la
adjudicación de contratos y la PA sea de la opinión que la adjudicación deba ser efectuada, la
PA deberá requerir al Comité de Contratos y Propiedad la revisión y obtener la aprobación para
la adjudicación del contrato de parte de la PA que corresponda.
Para las actividades de adquisición que no sean relacionadas con la adjudicación de contratos,
siempre que el Asesor de Adquisiciones se niegue a proporcionar el pre-clearance y la PA sea
de la opinión que la aprobación deba ser provista, la PA deberá consultar con el Director (PPG)
quien tomará la decisión definitiva respecto al pre-clearance.
Pre-clearancede los siguientes documentos es requerida:
• Listas cortas, solicitudes de EOI, pre-calificación y documentos de licitación (incluyendo
sus enmiendas).
• Presentaciones (submissions) al Comité de Contratos.
• Presentaciones por debajo del nivel de CPC e iguales o mayores a USD 50.000 para
adjudicación de contratos por parte de la PA.
- Para el nivel 4, la concesión de Autoridad Delegada de USD 1.000.000 para adjudicar contratos
(incluyendo contratos resultantes de la preselección por la fuente de financiamiento) basados sobe la
utilización de los métodos formales de licitación, así como adjudicar órdenes de aprovisionamiento
sobre acuerdos de provisión de largo plazo y enmiendas a las mismas, requiere autorización previa del
ECPO además de la revisión de Sede Central del Comité de Contratos y Propiedad (HQCPC).
- Dado que UNOPS es parte de las Naciones Unidas, UNOPS está exento del pago de impuestos y tasas
(para más detalle, por favor ver capítulos 5.1.1.1 (9) Carta de invitación; 6.1.3, Criterios financieros y
9.2.6 Incoterms)
1.5.3 Sub-delegación de autoridad
Según las FRR de UNOPS, el ECPO (este papel funcional está actualmente asignado al Director Ejecutivo
Adjunto, (Deputy Executive Director, DED) podrá autorizar al personal con autoridad delegada para aprobar
subdelegaciones.
Sólo el personal autorizado tiene permitido sub-delegar la autoridad de adquisición a los individuos (por
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
ejemplo, Directores de Centros de Operaciones (Operations Centre Directors), Jefes de Proyecto (Project
Centre Managers), Directores de Clusters, Gerentes de Proyecto, ( Project Managers, PM), Jefe de Asesores
Técnicos (Chief Technical Advisors, CTA) o los Gerentes reportando directamente a ellos (para los Directores
de la Sede Central con delegación de autoridad) según los niveles indicados en la Tabla 1.
Sub-delegaciones sólo podrán expedirse a los miembros del personal de la UNOPS, excepto si existe justa
causa y expresamente autorizadas por el ED o DED. Las sub-delegaciones de autoridad se expedirán por
escrito, a la persona y expirarán en la fecha de la separación de la UNOPS o asignación a otra posición, lo que
ocurra primero. La subdelegación es a la persona (no la función), por lo que no puede ser utilizada
automáticamente por Oficiales a Cargo. La sub-delegación de autoridad implica responsabilidad de la selección
del delegado, la supervisión y la responsabilidad sobre las actividades realizadas por él.
Los individuos con autoridad delegada son responsables de establecer un sistema de monitoreo de subdelegaciones.
Además, son responsables de informar continuamente al Grupo de Práctica Legal (Legal Practice
Group, LPG) de sub-delegaciones en copia por escrito al LPG de la sub-delegación de autoridad.
La autoridad de adquisición (PA) que haya sido subdelegada a un individuo no podrá ser nuevamente subdelegada
a menos que el individuo que subdelegue haya sido específicamente autorizado, por escrito, por el
ECPO para hacerlo.
1.5.4 Responsibilidades de la autoridad de adquisición
Se espera que la Autoridad de Adquisiciones (PA) ejerza sus funciones y responsabilidades con el mayor
cuidado, eficiencia, imparcialidad e integridad. Antes de tomar cualquier compromiso, la PA tiene que
asegurarse de que:
1) La actividad de contratación/adquisición cumple estrictamente con todas las FRR de UNOPS, los
procedimientos de adquisición, las directivas de la organización, y las instrucciones de administración o
de los procedimientos de adquisición de clientes de la UNOPS o de las fuentes de financiamiento
(cuando estos procedimientos hayan sido acordados por UNOPS a través de la firma de un acuerdo
legal entre UNOPS y el cliente), así como procedimientos específicos acordados por la UNOPS en
dichos documentos,
2) Los fondos suficientes están disponibles,
3) Sobre la base de la información disponible en el momento y documentada en el archivo de la
adquisición, la actividad de adquisición es en el mejor interés de UNOPS,
4) Todas las actividades realizadas se registran de acuerdo a las exigencias de información definidas para
supervisar el uso de las facultades delegadas.
1.5.5 Autorizaciones de la autoridad de adquisición (PA)
La Autoridad de Adquisiciones (PA) está autorizada para realizar las funciones y atribuciones enumeradas en la
Tabla 1 anterior para todos los proyectos asignados a la unidad de negocio (o llevadas a cabo por una unidad
de negocios en nombre de otra unidad de negocio de la UNOPS).
Para mantener el principio de separación de funciones (véase el capítulo 1.7, Segregación de tareas), la PA no
puede realizar la adjudicación de contratos u órdenes de compra o modificaciones a los mismos en los casos en
que ha participado directamente en la realización del proceso de adquisición. En estos casos, todos los
documentos contractuales, órdenes de compra, o sus correspondientes enmiendas, deben ser remitidos para el
siguiente nivel de Autoridad de Adquisición para la adjudicación. No obstante lo anterior, la PA puede ejercer las
autoridades delegadas restantes (por ejemplo, aprobar listas cortas, firmar documentos de licitación, etc, véase
Tabla 1) en los casos en que ha emprendido el proceso de adquisición. Debe aplicarse mayor segregación
siempre que sea posible, ver el capítulo 1.7 a continuación.
En cumplimiento de las responsabilidades en el marco de una delegación, se alienta a la PA a consultar,
cuando proceda, con el Director de Adquisiciones, (Director Procurement Practice Group, PPG), en los casos
complejos y en casos donde se requiera consejo acerca de la gestión de riesgos.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1.6 Rendición de cuentas
Todo el personal de UNOPS es responsable frente al Director Ejecutivo por la regularidad de las acciones por
ellos implementadas en el curso de sus tareas oficiales (ref. FRR Sección (C) Rendición de Cuentas y
Responsabilidad, ver OD3). Los miembros del personal involucrados en cualquier acción contraria a las FRR, o
a las directivas, instrucciones administrativas, o políticas podrán ser responsabilizados personal y
financieramente por las consecuencias de dicha acción (Regulación Financiera 103.2).
Cuando UNOPS, a través de sus operaciones y proyectos, utiliza fondos públicos en el proceso de adquisición,
debe tomar los máximos recaudos para asegurar que los fondos solamente sean empleados para los usos
previstos. Los individuos que tienen Delegación de Autoridad deben tener particular cuidado en asegurar que
las acciones emprendidas por ellos mismos, o las personas bajo su supervisión, cumplan con las FRR,
directivas, instrucciones administrativas u otras políticas aplicables a UNOPS.
1.7 Segregación de tareas
La segregación de tareas es un principio básico importante de control interno y debe ser observado en todos los
procesos de adquisiciones de UNOPS.
La entidad contratante dentro de UNOPS deberá estar organizada de acuerdo con una estructura administrativa
basada en la segregación de responsabilidades por las distintas etapas del proceso de adquisición.
Esta estructura típicamente separa las funciones del requirente, el comprador y el pagador, a los efectos de
proveer un mecanismo adecuado de controles cruzados, y a la vez permitir la especialización.
Estas diferentes fases de un proceso de adquisición deben ser realizadas a través distintos individuos:
1) formulación del requerimiento de adquisición/solicitud, incluyendo la certificación de disponibilidad de
fondos
2) procesamiento de la solicitud
3) pedido de ofertas de proveedores
4) recepción de ofertas
5) apertura de ofertas
6) evaluación de ofertas e identificación de la oferta ganadora
7) revisión y recomendación para la adjudicación de contratos
8) adjudicación del contrato de adquisición
9) desembolso de fondos
Como mínimo, tres individuos deben estar involucrados en llevar a cabo el proceso de adquisición. Bajo
ninguna circunstancia debe una sola persona ser responsable por las funciones descriptas anteriormente. Las
funciones de comprador y pagador deben siempre estar completamente separadas, y ser llevadas a cabo por
diferentes individuos. La función de recepción no debe ser llevada a cabo por el pagador.
Para algunas unidades de adquisición podrá no ser posible establecer una separación completa de todas las
funciones referidas anteriormente, por ejemplo, en oficinas muy pequeñas. Cualquier desviación deber estar
documentada adecuadamente en el archivo relevante. En esos casos, como mínimo, debe establecerse una
segregación de las funciones mencionadas, asegurando que a pesar de ser realizadas por el mismo individuo,
este individuo actúa realizando las tareas en capacidad de varias funciones. Sin embargo, la separación entre
comprador y pagador y el receptor y el pagador, no pueden dispensarse nunca. Adicionalmente, el panel de
apertura de ofertas debe incluir al menos una persona que no forme parte del equipo de evaluación, excepción
hecha en aquellas unidades de negocio donde se haya documentado que menos de tres personas (excluyendo
al personal de finanzas) estuvieran disponibles para estas funciones.
Cada oficina debe establecer procesos internos aprobados por la Autoridad de Adquisición.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1.8 Ética de adquisiciones
La ética es la disciplina relativa a lo correcto e incorrecto, al deber moral y la obligación, a los principios morales
y los valores, y al carácter moral. La mayoría de los principios de adquisiciones relacionados, tales como
equidad, integridad, transparencia y rendición de cuentas están basados en la ética.
Dado que UNOPS lleva a cabo procesos de adquisiciones usando fondos públicos confiados a la organización
por una fuente financiera o beneficiario, es imperativo que todas las transacciones se realicen conforme a los
estándares más altos de conducta ética. Cada parte de la organización, al igual que los individuos que actúan
por cuenta de UNOPS, deben observar los más altos estándares de ética durante el proceso de adquisición.
Corrupción y fraude en las operaciones de organizaciones internacionales merman los fondos previstos para el
cumplimiento de determinados objetivos. Corrupción y fraude pueden socavar el funcionamiento efectivo de
organizaciones internacionales y poner en peligro su existencia. El fraude también tiene un efecto multiplicador
en la disminución del Producto Bruto Interno de un país, a través de la apropiación indebida y transferencia
ilegal de fondos frecuentemente asignados a mejorar la situación de los individuos de menores recursos.
Todo el personal de adquisiciones debe mantener un impecable estándar de integridad en todas las relaciones
de negocios, tanto dentro como fuera de UNOPS. Deben comportarse de manera ética en todas las relaciones
con los clientes de UNOPS, donantes, Gobiernos, asociados y el público en general. El personal de
adquisiciones nunca debe usar su autoridad o posición en la organización para beneficio personal y buscará
mantener y expandir la posición de UNOPS.
Los estándares de conducta ética de los oficiales de UNOPS están indicados en los Artículos 100 y 101 de la
Carta de las Naciones Unidas, en los Estándares de Conducta para el Servicio Civil Internacional, en las
Normas y Regulaciones para el Personal, como así también en las FRR. Más aún, cada miembro del personal
individualmente promete, bajo el Juramento de Oficina, “regular la conducta personal con el sólo interés de las
Naciones Unidas en consideración”.
Todos los individuos son responsables por la regularidad de las acciones que toman en el curso de sus tareas
oficiales, y cualquier miembro del personal que actúa de manera contraria a las FRR o de las Normas y
Regulaciones del Personal de las Naciones Unidas podrá ser responsabilizado personal y financieramente por
las consecuencias de sus acciones.
Aunque los contratistas o consultores individuales no tienen la condición de funcionarios de las Naciones
Unidas, mientras trabajen en actividades relacionadas con UNOPS, los contratistas o consultores deberán
cumplir con las normas de conducta de las Naciones Unidas para los funcionarios civiles (véase la Directiva
Organizacional Nº 21 Política de Acuerdo de Contratista Individual (Individual Contractor Agreement, ICA).
La conducta ética es un proceso dinámico de autoregulación y reflexión en cada etapa de un proceso de
adquisición. No es posible especificar por escrito todo lo que un oficial de UNOPS debe saber en cuanto a qué
es permitido y qué es prohibido. La ley está regida por reglas, mientras que la ética se basa en una apreciación
subjetiva de lo que es correcto o incorrecto. Entonces, el personal de UNOPS debe procurar guiarse tanto por el
espíritu de la ley u otro requerimiento escrito, como por la letra de la ley. El personal de adquisiciones públicas
debe guiarse por lo que la norma procura lograr.
UNOPS ha adoptado una política sobre declaraciones financieras y la declaración de intereses aplicable a
ciertas categorías del personal, con unos requisitos específicos de declaraciones para el personal involucrado
en adquisiciones. Ver: Directiva Organizacional No. 23 Financial Declaration and Disclosure of Interest
Statements (OD23).
El estándar de conducta para todo el personal involucrado en actividades de adquisición incluye, pero no se
limita a:
1) El personal no deberá permitir que ningún proveedor/es tenga/n acceso a la información sobre una
adquisición en particular antes de que dicha información esté disponible para la comunidad
empresarial en general,
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
2) El personal no deberá utilizar deliberadamente condiciones innecesarias, restrictivas o
especificaciones, términos de referencia o descripciones del trabajo (Statement of Works, SOW) "a
medida" que puedan desalentar la competencia,
3) El personal no podrá solicitar o aceptar, directa o indirectamente, la promesa de un futuro empleo
proveniente de cualquier persona o entidad que haya solicitado o este tratando de obtener negocios
con UNOPS,
4) El personal no tendrá un interés financiero en cualquier proveedor/es participantes de un proceso de
licitación de UNOPS y se les prohíbe toda participación en el proceso de adquisición si lo tuvieran,
5) El personal no deberá divulgar información reservada o referida a la fuente de selección, directa o
indirectamente, a cualquier persona que no sea una persona autorizada para recibir dicha información.
UNOPS ha emitido una Instrucción Administrativa (ref: AI/OEC/2008/06) en cuestiones de “Restricciones de
Post-Empleo” que están alineada con el Boletín del Secretariado General ST/SGB/2006/15, dando lineamientos
generales sobre las restricciones de empleabilidad posterior para el personal de UNOPS involucrado en el
proceso de adquisiciones luego de la separación.
Carta de las Naciones Unidas, Articulos 100 and 101
Estándares de Conducta del Servicio Civil Internacional
Normas y Regulaciones del Personal de Naciones Unidas
Directiva Organizacional No. 23 Financial Declaration and Disclosure of Interest Statements (OD23)
1.8.1 Etica en el trato con proveedores
UNOPS procurará tratar a todos los proveedores de manera equitativa e igualitaria en línea con los principios
de equidad, integridad, y transparencia en el proceso de adquisición.
Nada deberá impedir a los proveedores de competir por contratos de UNOPS sobre una base justa, equitativa y
transparente. Por lo tanto, el personal asignado a las funciones de adquisición es responsable por proteger la
integridad del proceso de adquisición y mantener equidad en el tratamiento por parte de UNOPS de todos los
proveedores.
Todo el personal de UNOPS, y otros, involucrados en el proceso de adquisición de parte de la organización
deben asegurar el atenerse a los siguientes estándares de conducta:
1) Durante la etapa previa a la licitación, nadie debe permitir a los proveedores acceder a información
específica o privilegiada sobre una adquisición particular antes de que dicha información esté disponible
a la comunidad de posibles proveedores en general.
2) Durante la etapa de solicitud de cotizaciones u ofertas, todos los proveedores deben recibir idéntica
información. Cualquier aclaración a los documentos de licitación debe ser provista aproximadamente al
mismo tiempo, por escrito a todos los proveedores (ver capítulo 5.3.1 Aclaraciones solicitadas por los
proveedores, conferencia previa a la licitación y visita previa del sitio de los trabajos).
3) Las especificaciones deben estar relacionadas a la funcionalidad del requerimiento y a su desempeño
tanto como sea posible. Especificaciones de conformidad solo deben ser utilizadas cuando sea
necesario. No deben incluir condiciones que limiten la competición (por ejemplo, la referencia a marcas
comerciales a menos que ello sirva para fines de estandarización, ver capítulo 4.4 sobre Excepciones al
uso de métodos formales de licitación) ni tampoco ser innecesariamente restrictivas, dado que esto
puede desalentar la competición.
4) Los individuos que tengan un interés personal o comercial en un proveedor que responde a una
solicitud de ofertas no podrán tener ninguna participación en el proceso de adquisición.
5) Durante la evaluación, los criterios de evaluación establecidos en los documentos de licitación deben
ser aplicados de la misma forma para cada oferta evaluada. Bajo ninguna circunstancia nuevos criterios
de evaluación no especificados en los documentos de licitación podrán ser introducidos en la instancia
de evaluación.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Un conflicto de interés se suscita cuando los intereses privados del personal de UNOPS, tales como relaciones
profesionales o activos financieros personales, interfieren o parecen interferir con el adecuado desempeño de
sus funciones u obligaciones profesionales como funcionario de la UNOPS. En el entorno de adquisiciones, un
conflicto de intereses puede surgir en relación con intereses privados tales como inversiones y bienes
personales, actividades políticas u otro tipo de afiliaciones mientras se está en servicio de UNOPS, el empleo
tras finalizar sus servicios en UNOPS o la recepción de un regalo que puede colocar personal de la UNOPS en
una posición de obligación. Un conflicto de intereses también incluye el uso de los activos de UNOPS, incluidos
los activos humanos, financieros y materiales, o el uso de oficina de UNOPS o de los conocimientos adquiridos
en las funciones oficiales para obtener beneficios personales o para perjudicar la posición de alguien a quien el
personal UNOPS no favorece. Un conflicto de interés también puede surgir en situaciones donde el personal de
UNOPS pueda beneficiarse, directa o indirectamente, o permitir a un tercero, incluidos familiares, amigos o
alguien que ellos favorezcan, beneficiarse de las decisiones del personal de UNOPS.
Si cualquier personal de UNOPS cree que puede haber un conflicto de intereses, deberá pronta y totalmente
revelar el conflicto al Oficial de Ética de UNOPS (Ethics Officer) y se abstendrá de participar en forma alguna en
la materia a que se refiere al posible conflicto, hasta que el conflicto haya sido resuelto satisfactoriamente por
dicho Oficial de Ética. En algunos casos, se puede determinar que, después de la divulgación completa de
todos los interesados, los intereses de UNOPS serán mejor satisfechos mediante la participación de la persona,
a pesar del conflicto.
Para directivas acerca de las Políticas para Enfrentar el Fraude de UNOPS, por favor referirse a la Directiva
Organizacional No. 10 (OD10).
Formulario para la declaración voluntaria de potenciales conflictos de interés
1.8.2 Regalos y hospitalidad
UNOPS ha adoptado una política de cero tolerancia con la aceptación de regalos y por lo tanto, es de suma
importancia que el personal de adquisiciones no se coloque en una posición en la que sus acciones puedan
constituir, o podrían razonablemente ser percibidas, como un reflejo de un trato favorable a un individuo o
entidad por aceptar ofertas de regalos, hospitalidad o de otros favores similares. El personal deberá en todo
momento comportarse de una manera que respete los valores, la integridad y la buena reputación de UNOPS, y
que nunca dé la impresión de impropiedad.
Debido a la política de UNOPS de tolerancia cero en la aceptación de regalos y muestras de hospitalidad, el
personal de adquisiciones u otro que participe en cualquier aspecto de la adquisición tiene prohibido aceptar
cualquier regalo incluidas las bebidas, comidas, entradas, hospitalidad, transportes, o cualquier otra forma de
beneficios, incluso si es en el marco de una visita oficial de trabajo, de cualquier persona que no hubiera hecho
tal regalo u hospitalidad si el personal no hubiera estado trabajando para UNOPS, independientemente del valor
y de si la fuente externa está o no procurando negocios con UNOPS.
Las excepciones a esta regla son las invitaciones a almuerzos, cenas, recepciones, etc de los gobiernos, las
fuentes de financiamiento u otras organizaciones de las Naciones Unidas, que podrán ser aceptados cuando las
invitaciones son parte de las funciones oficiales del personal de UNOPS.
Todos los elementos recibidos de los proveedores, incluso de valor nominal, deberán ser devueltos al
proveedor, salvo que esto no sea económicamente razonable para UNOPS, en cuyo caso los elementos será
desechados a través de una lotería o rifa o subasta pública y el producto de la venta/rifa será donado.
Cada unidad de negocio deberá desarrollar procedimientos para el manejo de los regalos y ponerlos a
disposición de su personal. Estos procedimientos deben cubrir aspectos tales como:
1) Designar un punto de contacto, no participante en las actividades de adquisición (por ejemplo,
personal administrativo), a quien los regalos deberán ser entregados
2) Proporcionar las instrucciones al punto de contacto designado acerca de la forma de devolver los
regalos y qué hacer con los regalos de bajo valor (es decir, cómo registrarlos, etc)
3) Definir cómo los regalos de bajo valor serán distribuidos y cómo se tratará el producto de la venta
4) Informar al personal de recepción acerca de qué hacer cuando los regalos les son entregados
5) Cualquier otro aspecto que pueda ser relevante en el contexto local
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1.8.3 Conducta ética de los proveedores y suspensión de proveedores
UNOPS adhiere totalmente al "Código de Conducta de Proveedores de las Naciones Unidas” promulgado por la
División de Adquisiciones de las Naciones Unidas en Mayo de 2007. UNOPS espera que todos los proveedores
que deseen hacer negocios con UNOPS adhieran a dicho código de conducta, ya que el mismo se origina en
los valores fundamentales consagrados en la Carta de las Naciones Unidas que obliga a todas las naciones.
http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf
http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_french.pdf
http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_spanish.pdf
http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_arabic.pdf
UNOPS comunicará a los proveedores durante la fase de registro, en los documentos de licitación y en el pliego
de condiciones que todos los proveedores de UNOPS se atendrán a las más altas normas éticas, tanto durante
el proceso de licitación como durante la ejecución de un contrato.
El caso extremo de comportamiento no ético se da cuando los proveedores incurren en prácticas corruptas. En
la lista de definiciones que figuran a continuación se indican los tipos más comunes de prácticas corruptas de
proveedores:
1) Soborno: El acto de indebidamente ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor para
influenciar el proceso de adquisición de bienes, servicios u obras;
2) Extorsión o Coerción: El acto de intentar influir en el proceso de adquisición de bienes, servicios u
obras o ejecución de los contratos por medio de amenazas de daño a personas, propiedad o
reputación;
3) Fraude: La tergiversación de la información o hechos con el fin de influir en el proceso de adquisición
de bienes, servicios u obras o de ejecución de los contratos, en detrimento de UNOPS u otros
participantes;
4) Colusión: El acuerdo entre oferentes diseñado para resultar en ofertas a precios artificiales que no son
competitivos.
UNOPS deberá:
1) Rechazar la propuesta de adjudicación de un contrato si el Director, PPG determina que el proveedor
seleccionado para dicha adjudicación ha participado en prácticas corruptas en la realización de
negocios con UNOPS
2) Declarar un proveedor inelegible, en forma indefinida o durante un período determinado de tiempo, para
convertirse en un proveedor registrado de UNOPS si el Director, PPG determina en cualquier momento
que el proveedor ha incurrido en prácticas corruptas en la competencia por o en la ejecución de un
contrato de UNOPS;
3) Anular o cancelar un contrato si el Director, PPG determina que el proveedor ha incurrido en prácticas
corruptas compitiendo por o en la ejecución de un contrato de UNOPS.
Todas las determinaciones del Director PPG de conformidad con los párrafos 1) a 3) antes mencionadas se
harán previa consulta con el Consejo General (General Counsel). Todo el personal de UNOPS que tenga
motivos razonables para sospechar que un proveedor ha incurrido en prácticas corruptas deberá compartir sin
demora esa información con el Grupo de Auditoría Interna e Investigaciones (IAIG).
UNOPS podrá:
1) Requerir a un proveedor permitir a UNOPS, o cualquier otra persona que UNOPS podrá designar,
inspeccionar o realizar auditorías de los registros contables del proveedor y los estados financieros en
relación con el contrato;
2) Remitir el asunto a las autoridades nacionales de allí donde el proveedor este registrado como una
entidad de negocios, después de una consulta jurídica.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Suspensión o exclusión de proveedores:
A fin de garantizar que UNOPS lleva a cabo negocios con los proveedores que se adhieren a los más altos
estándares éticos, las revisiones se llevarán a cabo para todos los proveedores potenciales antes de su registro
y su comportamiento se controla a partir de entonces. UNOPS recopila periódicamente las listas de
proveedores suspendidos, detallando los proveedores que hayan sido suspendidos/excluidos de la base de
datos de la UNOPS.
Un Comité de Revisión de Proveedores (Vendor Review Comittee, VRC) establecido en la sede central sirve
como una junta de revisión de quejas de los posibles proveedores cuya solicitud de registro con UNOPS haya
sido rechazada. Además, el VRC evalúa y recomienda la suspensión, remoción o el restablecimiento de los
proveedores registrados de la base de UNOPS.
Criterios para la suspensión o exclusión de la base de datos de Proveedores de UNOPS:
El Director, PPG (previa consulta con el Consejero General) podrá suspender o excluir a un proveedor de la
base de datos de proveedores de UNOPS para un período específico de tiempo o eliminar el proveedor
indefinidamente:
1) Si el Director PPG, determina, con base en pruebas documentadas, que el proveedor no se ha
adherirdo a los términos y condiciones de un contrato con UNOPS, tales como:
(a) no cumple con sus obligaciones de acuerdo con los términos y condiciones de uno o varios
contratos;
(b) se cree que el proveedor se ha involucrado en actividades delictivas (por ejemplo, el fraude);
(c) incurre en un comportamiento abusivo, no ético o no profesional, incluidas las prácticas
corruptas y la presentación de información falsa;
(d) existe una auténtica preocupación por la capacidad del proveedor para cumplir
satisfactoriamente las obligaciones contractuales, tales como la declaración de quiebra, o la
empresa está o ha estado recientemente en suspensión de pagos;
(e) existe documentación o prueba concluyente de mala conducta, que puede afectar
negativamente los intereses de UNOPS y que razonablemente pueda impedir la capacidad del
proveedor para desempeñar un contrato;
2) Una vez recibida la notificación de un Estado miembro o fuente autorizada, notificando que el
proveedor ha sido acusado de cometer fraude o un delito penal en ese país;
3) En el caso de que una condena criminal o juicio civil haya sido emitida contra un proveedor, indicativa
de una falta de integridad o de honestidad en los negocios, y
4) Si el proveedor no cumple con la condición obligatoria "de hacer negocios” con UNOPS tal como se
indica a continuación:
Requisito obligatorio para hacer negocios con UNOPS:
Como condición para hacer negocios con UNOPS es necesario que los proveedores, sus filiales,
agentes, intermediarios y directores cooperen con la Oficina de Servicios de Control Interno (Office of
Internal Oversight Services (OIOS)) de las Naciones Unidas, el Grupo de Investigaciones y Auditoría
Interna de UNOPS (IAIG), así como con otras investigaciones autorizadas por el Director Ejecutivo y por
el Oficial de Ética de UNOPS (durante las revisiones preliminares de conformidad con la política de
“denunciante” de UNOPS (Whistle Blower Policy) siempre y cuando sea necesario. Dicha cooperación
incluirá, sin limitarse, las siguientes cuestiones: el acceso a todos los empleados, representantes,
agentes y cesionarios del proveedor, así como la facilitación de todos los documentos solicitados,
incluidos los registros financieros. La falta de cooperación plena con las investigaciones se considerará
motivo suficiente por parte de UNOPS para repudiar y rescindir el contrato, y para eliminar al proveedor
de la lista de los proveedores registrados de UNOPS.
Notificación de la decisión de suspender o excluir un proveedor:
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Ante la decisión del Director, PPG de excluir o suspender a un proveedor de la base de datos de UNOPS, el
Director, PPG notificará por escrito al proveedor. Se comunicará al proveedor la decisión de UNOPS de
suspenderlo por un período específico de tiempo, o excluir indefinidamente al proveedor de la base de datos de
proveedores y las razones que justifiquen la decisión. Además, el anuncio deberá informar al proveedor acerca
de la posibilidad de solicitar una revisión de la decisión del Director, PPG, si así lo deseare. Se deberán indicar
las medidas correctivas que el proveedor deberá adoptar para ser considerado para una recalificación. Los
anuncios se enviarán por correo (debe solicitarse un acuse de recibo) o fax. El acuse de recibo o copia de la
"confirmación de la transmisión" será conservada en el archivo de proveedores, como prueba de la entrega. El
proveedor tiene derecho a un período máximo de 30 días siguientes a su recepción, para solicitar la
reconsideración de la decisión de UNOPS.
Si el proveedor se encontrare actualmente en una relación contractual con UNOPS, el personal de
adquisiciones deberá ser debidamente notificado de la misma, y deberá buscar soluciones alternativas y, en
coordinación con el Grupo Legal (LPG), se asegurará de que los intereses de la organización están
debidamente protegidos durante y hasta la conclusión de la relación contractual.
Recalificación de la suspensión / exclusión de proveedores:
Los proveedores suspendidos o excluidos de la base de datos de proveedores de UNOPS podrán volver a
solicitar su inscripción mediante la presentación de documentación o evidencia demostrable de las medidas
correctivas adoptadas para corregir el problema/s que derivaron en la suspensión o exclusión de la base de
datos de proveedores de UNOPS.
Cualquier proveedor eliminado de la base de datos de proveedores no será elegible para volver a solicitar el
registro hasta seis meses después de la recepción de la notificación por escrito de UNOPS de su exclusión o
suspensión.
Proveedores suspendidos o excluidos por otros organismos públicos o entidades internacionales:
Es política de UNOPS aceptar la lista de proveedores suspendidos o excluidos por otros organismos de las
Naciones Unidas o entidades públicas internacionales, siempre que la política y las prácticas para la suspensión
de los proveedores de estos organismos de las Naciones Unidas o entidades públicas internacionales sean
coherentes con la política de UNOPS y sus prácticas. Esto será determinado por el Director, PPG.
Lista de proveedores suspendidos:
El Director del PPG se asegurará de que los nombres de las personas o entidades excluidas debido a su
inclusión en la lista "1267" de Naciones Unidas y los nombres de los proveedores de otro modo suspendido por
UNOPS u otros organismos de las Naciones Unidas o entidades públicas internacionales (conforme al punto
anterior) sean reflejados en la Intranet y en ATLAS.
El personal de adquisiciones no deberá registrar a ninguno de los proveedores que se incluyen en las listas de
proveedores suspendidos en la base de datos de UNOPS ni tampoco entrar en nuevas relaciones contractuales
con estos proveedores.
Naciones Unidas Lista 1267 de terroristas:
La resolución 1267 ha establecido un régimen de sanciones que cubren a las personas y entidades asociadas
con Al-Qaeda y/o los talibanes. UNOPS se adhiere plenamente a esta política.
Proveedores Suspendidos
1.8.4 Consideraciones sobre el medio ambiente y de responsabilidad social
Los proveedores tienen la obligación de cumplir con las Condiciones Generales de UNOPS, que contienen
estipulaciones sobre minas antipersonales, explotación sexual, y sobre los derechos fundamentales de
trabajadores. Dado que las condiciones Generales de UNOPS forman parte integral de de cada contrato entre
UNOPS y un proveedor, el proveedor, al firmar un contrato con UNOPS confirma que adhiere a las
disposiciones en ellas. Además, las Naciones Unidas están comprometidas en mantener relaciones comerciales
sólo con proveedores que comparten sus valores de respeto por los derechos humanos fundamentales, justicia
social y dignidad humana, y respeto por el tratamiento igualitario de hombres y mujeres, consagrado en la Carta
de las Naciones Unidas.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Esta demanda de conducta ética es aplicable a todos los proveedores que suministren bienes, servicios u obras
a las Naciones Unidas en el mundo. Los proveedores tienen el deber de respetar obligaciones clave respecto
de trabajo infantil o de menores, minas antipersonales, explotación sexual, salud y seguridad personal,
condiciones de trabajo, libertad de asociación, el medio ambiente, la no discriminación, derechos humanos y
medidas anticorrupción. Los proveedores deberán dar a conocer de inmediato a UNOPS cualquier sospecha de
que algunos de sus proveedores de insumos para sus procesos puedan estar en contravención con lo
dispuesto en este capítulo.
Finalmente, UNOPS participa en el Compacto Global de las Naciones Unidas (UN Global Compact) y sus
principios, y promueve también la participación de los proveedores. El UNGC es una red ciudadana corporativa
voluntaria puesta en marcha para apoyar la participación tanto del sector privado como de otros actores de los
sectores sociales para promover una ciudadanía corporativa responsable, principios sociales y ambientales
universales para alcanzar los desafíos de la globalización.
El UNGC pide a las empresas adoptar, apoyar y promulgar, dentro de su esfera de influencia, un conjunto de
valores fundamentales en los ámbitos de los derechos humanos, normas laborales, medio ambiente y lucha
contra la corrupción, conocido como los 10 principios de la UNGC.
(a) Derechos Humanos
Principio 1. los negocios deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos reconocidos
internacionalmente, y
Principio 2. asegurarse de que no son cómplices en la vulneración de los derechos humanos.
(b) del Trabajo
Principio 3. las empresas deben apoyar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho de
negociación colectiva;
Principio 4. la eliminación de todas las formas de trabajo forzoso y obligatorio;
Principio 5. la abolición efectiva del trabajo infantil, y
Principio 6. la eliminación de la discriminación en materia de empleo y ocupación.
(c) Medio ambiente
Principio 7. las empresas deberán mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente;
Principio 8. emprender iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental; y
Principio 9. fomentar el desarrollo y difusión de tecnologías respetuosas del medio ambiente.
(d) lucha contra la corrupción
Principio 10. las empresas deben trabajar contra todas las formas de corrupción, incluyendo la extorsión y el
soborno
Más información se puede encontrar en www.unglobalcompact.org.
A fin de que los aspectos ambientales y de responsabilidad social tengan impacto en la selección de
proveedores de UNOPS, estos aspectos deben ser integrados desde el diseño en la definición de requisitos del
producto a ser comprado o definidos cuantitativamente y constar en el pliego de condiciones como requisito
obligatorio para los proveedores.
1.9 Adquisiciones sostenibles
1.9.1 Políticas de adquisiciones sostenibles
Adquisición sostenible (Sustainable Procurement, SP) es la integración de los principios del desarrollo
sostenible en la práctica de adquisición. Esto implica la consideración de los aspectos sociales y ambientales,
junto con los aspectos económicos tradicionales, al comprar productos y servicios.
Adquisición sostenible (SP) se puede definir como la práctica de la integración de los requerimientos,
especificaciones y criterios compatibles y en favor de la protección del medio ambiente, del progreso social y en
apoyo del desarrollo económico, a saber, mediante la búsqueda de eficiencia de los recursos, la mejora de la
calidad de productos y servicios y en última instancia, la optimización de costos.
El concepto SP afirma que los órganos de gobierno, el sector público y las Naciones Unidas tienen una
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
oportunidad - a través de su importante poder adquisitivo – de influenciar a los mercados para producir bienes y
servicios más sostenibles. Esta influencia en el mercado puede ser utilizada estratégicamente para guiar al
mercado a seguir avanzando en los temas de sustentabilidad y, en particular, para promover el mandato, las
políticas y prioridades de las organizaciones de las Naciones Unidas acerca de sustentabilidad.
Las organizaciones de las Naciones Unidas pueden abordar una amplia gama de objetivos políticos a través de
adquisiciones, entre ellas: la protección de los derechos laborales, la mitigación de los impactos ambientales
adversos, la erradicación de la pobreza, apoyo al desarrollo local, el logro de los Objetivos de Desarrollo del
Milenio y varios otros.
Aplicada correctamente, SP se puede utilizar como un mecanismo para promover el desarrollo económico,
social y ambiental de los países receptores y/o regiones y ayudar a los productores - especialmente en el
mundo en desarrollo - para ser más eficientes y competitivos en los mercados regionales e internacionales.
SP es también una cuestión de coherencia interna con las iniciativas de las Naciones Unidas tales como el
Compacto Global o el Código de Conducta de Proveedores de las Naciones Unidas (véase el capítulo 1.8.4
sobre las consideraciones acerca del medio ambiente y la responsabilidad social).
En vista de lo anterior UNOPS reconoce que un manejo eficiente y sostenible de los recursos y de las
operaciones no sólo será beneficioso para el medio ambiente, para la sociedad y la eficiencia financiera, sino
que también mejorará la capacidad de UNOPS para apoyar los objetivos de sus socios.
Medio Ambiente y SP desempeñarán un papel sustancial en la política de contratación futura de UNOPS, para
lo cual UNOPS tiene intención de adoptar una Política de Adquisiciones Sostenibles (Sustainable Procurement
Policy).
1.9.2 Sustentabilidad y principios de adquisición
Adquisiciones sostenibles son consistentes con los principios generales de adquisición de las Naciones Unidas
y los principios generales de adquisición de UNOPS, especialmente los de mejor valor por el dinero y el mejor
interés de UNOPS y sus clientes:
a) El mejor valor por el dinero – significa la selección de la oferta que presenta la combinación óptima
de factores como la calidad adecuada, los costos de ciclo de vida y otros parámetros. Consideraciones
ambientales y sociales pueden ser consideradas como uno de estos parámetros. Por otra parte, el
consumo reducido de energía y otros recursos a lo largo de los resultados del ciclo de vida resultan en
mayores eficiencias y en ahorro de costos a largo plazo.
b) La equidad, la integridad y la transparencia - el respeto de estos principios se garantiza mediante la
incorporación de criterios de sustentabilidad en las primeras etapas del proceso de adquisición. Un
riesgo reputacional reducido también preserva la imagen pública de integridad y responsabilidad de
UNOPS y de sus clientes.
c) La competencia efectiva - este concepto subyace al SP. Para mantener una competencia efectiva,
SP debe aplicarse de manera progresiva y dentro del pleno respeto del derecho de acceso al mercado
de proveedores de las Naciones Unidas de países en desarrollo y países con economías en transición.
d) El interés de UNOPS y sus clientes - SP está claramente en el mejor interés de las organizaciones
de las Naciones Unidas, ya que apoya la alineación de adquisiciones con su mandato y los objetivos
específicos del proyecto, garantizando al mismo tiempo que se logre economía y eficiencia. También
ayuda a reducir los riesgos reputacionales resultantes de publicidad adversa que tendría un impacto
negativo en la reputación e imagen de UNOPS.
1.9.3 Implementación de adquisiciones sostenibles
La identificación de los impactos sociales y ambientales negativos de los productos y servicios es una tarea
difícil. Además, cada solución de adquisición y cada mercado son diferentes. El método óptimo para la
aplicación de SP es la creación de un equipo que involucre - como mínimo - el oficial de adquisiciones, el
requiriente, y un experto en sustentabilidad que se encuentre dentro o este fuera de la agencia.
La política en elaboración de UNOPS aboga por una estrategia efectiva para lograr prácticas sostenibles de
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
adquisición a pasos incrementales. Esto significa que el producto adquirido no tiene por qué ser el que tenga el
mejor impacto sobre la sustentabilidad, pero si una mejora sobre el último en adjudicarse. En un período
relativamente corto de tiempo, los productos adquiridos mejorarán su rendimiento en sustentabilidad y la
práctica de la adquisición sostenible se convertirá en la norma y no la excepción.
Este proceso está bien ejemplificado por el proceso continuo de productos "verdes". El siguiente gráfico
muestra un ejemplo de continuidad verde aplicada al papel de oficina. Se muestra cómo el desempeño
ambiental puede ser mejorado progresivamente, y con ello el nivel de conocimientos en SP dentro de la
organización:
Existen especificaciones medioambientales recomendadas con diferentes niveles de ambición para un número
de categorías de productos comunes y pueden ser utilizados para progresar de continuo:
Guía de Adquisiciones Sostenibles de las Naciones Unidas (United Nations Sustainable Procurement
Guidelines).
Para los demás productos o categorías de servicios, se recomienda buscar el asesoramiento de expertos en
sostenibilidad o adquisiciones sostenibles (sustainability@unops.org).
1.9.4 El ciclo de adquisiciones sostenibles
Al integrar consideraciones de sustentabilidad en la planificación de compras de la Sede Central y las regiones,
es posible identificar las áreas prioritarias para orientar el enfoque de UNOPS para la adquisición sostenible en
el plano organizativo. Esta priorización debe ser en función del gasto en áreas clave, las prioridades
estratégicas, y en la identificación de grupos de productos que ofrecen las mejores oportunidades en términos
de respuesta de mercado, riesgo y volumen.
El resultado de sustentabilidad del proceso de adquisición puede ser fortalecido si se tienen en cuenta los
impactos sociales y ambientales - junto con las tradicionales consideraciones económicas y de eficiencia - en
las distintas etapas del ciclo de contratación, específicamente:
1) la inclusión temprana de SP en la fase de planificación de las adquisiciones a nivel de proyecto es
fundamental para garantizar la equidad, la transparencia y la eficiencia. Durante la fase de planificación
de las adquisiciones, una serie de intervenciones son posibles para integrar las consideraciones de
sustentabilidad:
reconsiderar las necesidades
elegir un título para el contrato que transmita la relevancia de la sustentabilidad en la licitación
una evaluación del riesgo desde la sustentabilidad
un análisis de mercado para evaluar la madurez de los mercados de productos y servicios
sostenibles
2) La definición de requerimientos se basa en la requisición, y es guiada por el resultado de las
consideraciones expuestas anteriormente. Es importante que la redacción de los requerimientos de
sustentabilidad se hagan de forma tal que no obstaculicen la competencia. Posibles técnicas para la
redacción de los requerimientos de forma sostenible son:
Prefiera desempeño o exigencias funcionales en lugar de las especificaciones de conformidad
Refiérase a los estándares internacionales
Utilizar criterios provenientes de eco-etiquetas y etiquetas sociales
Especificar más métodos sostenibles de procesos y producción
24

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3) Involucrar proveedores responsables es un paso importante para asegurar que el riesgo de
sustentabilidad se reduzca al mínimo.
Anime a los posibles proveedores a firmar el Compacto Global y llamar su atención sobre el
Código de Conducta de Proveedores de las Naciones Unidas
Pre-calificar proveedores con buenos registros de sustentabilidad
Asegurar que los proveedores tengan la capacidad técnica necesaria, es decir, las experiencias
anteriores, los sistemas de gestión medioambiental, etc necesarios.
4) Los criterios de sustentabilidad también se pueden utilizar en la licitación y en la fase de evaluación
para seleccionar la oferta que presenta la mejor combinación de calidad y precio y desempeño en
sustentabilidad
Especificar y utilizar criterios cuantificables de sustentabilidad, junto con otros criterios de
evaluación
Especificar que las ofertas alternativas con opciones más sostenibles serán aceptadas
Considerar los costos del ciclo de vida y costos de reciclaje en la evaluación financiera
Verificación de antecedentes de los posibles proveedores (para efectos de calificación) por su
historial de responsabilidad social y ambiental
5) Previa autorización de oficiales legales del Grupo de Práctica Legal (LPG), incluya términos y
condiciones especiales que obliguen a ejecutar el contrato de una manera más socialmente o
ambientalmente sana.
Se pretende que las prácticas de adquisición sostenible se implementen de manera progresiva, dentro del pleno
respeto del derecho al acceso al mercado de las Naciones Unidas para los proveedores de países en desarrollo
y países con economías en transición, y siempre actuando en apoyo de la correcta aplicación de las normas y
principios de adquisiciones de UNOPS.
Sin embargo, para las necesidades propias de UNOPS (contrataciones administrativas) las consideraciones y
prácticas de adquisición sostenible deben ser incorporados.
Información sobre las consideraciones ambientales y orientación sobre adquisición sostenible se pueden
encontrar en la página de prácticas de adquisición sostenibles en la intranet, así como el centro de
conocimientos de adquisiciones sostenibles de UNGM (wwww.ungm.org).
25

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Este gráfico resalta las oportunidades existentes para incluir la sustentabilidad en el marco del ciclo de
adquisiciones; las flechas proveen hipervínculos a las páginas relevantes en la intranet de UNOPS.
Planificación de Adquisiciones
- Use un “título sustentable” para el contrato
- Evalúe el impacto socio/ambiental de la adquisición
- Investigue el mercado para productos sustentables
Gestión del Contrato
- Incluya cláusulas de desempeño que
promuevan la sustentabilidad
- Trabaje con los proveedores para
mejorar impactos sustentables
Definición de Requerimientos
- Use estándares técnicos y criterios de
etiquetas ambientales
- Use requerimientos de desempeño y
funcionales
- Especifique métodos de
producción/procesos
Gestión del
Contrato
Planificación de
Adquisiciones
Definición de
Requerimientos
Finalización y
emisión del
contrato
Revisión y
adjudicación
del contrato
Ciclo de
Adquisición
Sostenible
Identificación de
Proveedores
Selección de la
estrategia de
adquisición
Evaluación
Evaluación
- Use criterios pre-determinados de
evaluación de sustentabilidad
- Considere el costo total del ciclo de
vida en la evaluación financiera
- Verifique los antecedentes de
responsabilidad socio/ambiental de
los proveedores
Recepción y
apertura de
ofertas
Preparación de los
documentos de
licitación
Identificación y
selección de
proveedores
- Evalúe la
capacidad
técnica
socio/ambiental
del proveedor
- Pre-califique
proveedores que
minimicen el
riesgo a la
sustentabilidad
26

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
1.10 Documentación del proceso de adquisición
De acuerdo con los principios de transparencia y responsabilidad de gestión, y a los efectos de permitir las
auditorías internas y externas de las operaciones de UNOPS, cada paso en el proceso de adquisición deberá
ser documentado y mantenido en archivos (copia rígida o electrónica).
Un sistema de archivos estándar, como así también un sistema de numeración que permita el seguimiento de
archivos debe establecerse en cada unidad operacional con el propósito de crear una pista de auditoría y
también facilitar la gestión de las actividades de adquisiciones.
Un archivo de adquisiciones debe ser abierto por el personal de adquisiciones. Los archivos de adquisiciones
deben mantenerse por 7 años posteriores a la fecha en que se completó la última transacción de una actividad
de adquisición. Más instrucciones en esta materia pueden encontrarse en la Directiva Organizacional No.12:
Política de Retención de Registros.
Típicamente los archivos de adquisiciones deben incluir la siguiente información/documentación, en original y
firmado por las partes correspondientes cuando fuera aplicable:
- Requerimiento
- Definición del requerimiento (notas, correspondencia, comunicación con el requirente, justificación de
mención a marcas comerciales, etc.)
- Información sobre las fuentes de posibles proveedores incluyendo la justificación del método de
contratación utilizado y tipo de competencia
- Lista corta firmada
- Documento de pedido de ofertas firmado, incluyendo adjuntos tales como por ejemplo, especificaciones
/ términos de referencia / definición del ámbito de los trabajos/listas de cantidades, y prueba de emisión
de los mismos (copias de las cartas de remisión, copias de e-mails, recibos de fax, etc.)
- Enmiendas a los pliegos de licitación (incluyendo la aprobación por el PA), y cualquier otra aclaración y
correspondencia mantenida con los proveedores
- Designación de un panel de apertura de ofertas y equipo de evaluación hecha por el responsible de la
unidad de negocios.
- Copia del informe de recepción de ofertas
- Acta de Apertura
- Todas las ofertas recibidas (técnicas y financieras)
- Copias de cualquier garantía de oferta recibida del proveedor (los originales deberán ser archivados en
caja de seguridad).
- Informe de evaluación
- Acta de las aclaraciones (si las hubiera) y las comunicaciones relevantes con el proveedor
- Solicitud de adjudicación de contrato, o envío al Comité de Contratos
- Acta del Comité de Contratos
- Contrato original / Orden de compra
- Copias de cualquier garantía de pago anticipado o de cumplimiento de contrato recibida del proveedor
(los originales deberán ser guardados en caja de seguridad)
- Protestas de ofertas
- Correspondencia con el contratista
- Notas de reuniones, comunicaciones telefónicas, etc.
- Enmiendas a los contratos / Ordenes de compra
- Informes de avance requeridos y / o cualquier otra prueba de cumplimiento de las etapas previstas en
un contrato
- Prueba de recepción de bienes
- Informe sobre la recepción e inspección
- Informe de aceptación del requiriente / usuario final
- Certificado de cumplimiento sustancial
- Certificado de terminación
- Reclamos a las aseguradoras
- Pruebas de pagos
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- Informe de evaluación del proveedor
El establecimiento de rutinas adecuadas de documentación en un proceso de adquisición es la responsabilidad
de los Directores/Gerentes/Jefes de la unidad donde la adquisición se lleva a cabo.
Un ejemplo de una estructura de archivo para licitación, contrato y archivos financieros se provee mediante el
vínculo a continuación.
Plantilla – Archivos de Adquisiciones
El archivo de los documentos de adquisición debe basarse en los varios pasos de adquisición (en inglés,
procurement steps ) involucrados en el ciclo de adquisición. Estos pasos pueden variar dependiendo las reglas
de adquisición siendo observadas (por ej. UNOPS versus Banco Mundial).
28

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
2 Planificación de las adquisiciones y evaluación de las
necesidades
La planificación de las adquisiciones es el proceso de determinar y proyectar las necesidades de adquisiciones
de la organización, del programa o del proyecto para determinar la estrategia de adquisiciones. Desarrollar un
enfoque estratégico hacia la adquisición a través de una planificación apropiada y oportuna de las adquisiciones
de bienes, servicios y obras civiles es un elemento clave para la implementación puntual de
proyectos/operaciones.
La planificación de las adquisiciones puede permitir la identificación de áreas donde se pueden tomar medidas
proactivas. Puede ser la base para identificar las áreas en las que invertir en formación, pre-posicionamiento de
personal de adquisiciones, la determinación de estrategias de adquisición con el objeto de reducir los costos de
transacción, aprovechando el efecto de volumen y la reducción de los plazos del proceso. Además, las
estadísticas generadas por la planificación de adquisiciones pueden indicar la frecuencia de compra para un
artículo específico, y así fundamentar decisiones estratégicas como el establecimiento de acuerdos a largo
plazo u otros mecanismos de compra generales, pre-calificar proveedores, etc
La planificación de adquisiciones en UNOPS abarca cuatro niveles de planeamiento:
1) Planificación de adquisiciones a nivel corporativo
2) Planificación de adquisiciones a nivel de la Sede / Oficinas Regionales
3) Planificación de adquisiciones a nivel de Centro de Proyectos (PC)/ Centro de Operaciones (OC)/
Cluster
4) Planificación de adquisiciones a nivel de proyecto: planificación de actividades específicas de
adquisición.
Los cuatro niveles de planificación de las adquisiciones están íntimamente relacionados. La planificación de las
actividades individuales de contratación a nivel del proyecto genera información requerida por el nivel de
planificación del OC/PC/Cluster, el que a su vez genera información para las unidades de negocios en la sede u
oficinas regionales, que permitirá la planificación corporativa de adquisiciones.
La evaluación de las necesidades, estimaciones de costos y la definición de requerimientos son el primer paso
en el proceso de adquisición, y componentes esenciales en la planificación de una actividad específica de
adquisiciones.
La planificación de adquisiciones permite una toma de decisión estratégica mejor elaborada e integral, referente
a todas las operaciones de adquisiciones. Más aún, la planificación de las adquisiciones se puede utilizar como
una excelente oportunidad para identificar la potencial consolidación de las actividades de adquisiciones a fin de
alcanzar economías de escala y para dar a la organización una perspectiva global de la magnitud de la
actividad de adquisición.
Los planes de adquisiciones, cuando están utilizados como herramienta de gestión, pueden identificar los
períodos de tiempo en los cuales un porcentaje grande de las acciones de adquisiciones se requieren. Esta
información puede asistir a la planificación y a la distribución de la carga de trabajo entre las unidades
operacionales. De manera similar, una vez definidos los planes de adquisiciones, constituyen la base para
supervisar el progreso en la adquisición o contratación de los insumos requeridos, permitiendo a los gerentes
determinar las fechas de entrega esperadas y los requerimientos financieros relacionados con cada proceso de
adquisición en el plan.
A pesar de que planificación de las adquisiciones es compleja, y los trabajos de emergencia y las operaciones
de última hora siempre existirán, las ventajas enumeradas anteriormente dejan claro que, si se implementa
como instrumento de gestión, los beneficios de la planificación de las adquisiciones superan a las desventajas.
Por tanto, la planificación de las adquisiciones es un requisito obligatorio para todas las unidades de negocios
operacionales de UNOPS para las actividades de adquisición de un valor superior a USD 50.000.
29

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
2.1 Planificación de adquisiciones a nivel corporativo
Un plan de adquisiciones corporativo es una proyección total de las necesidades de adquisición de una
organización por un período de tiempo definido en el futuro.
En un esfuerzo de fortalecer la capacidad global en adquisiciones de UNOPS y de contribuir a la realización de
los objetivos de proporcionar servicios operacionales de gestión efectivos, UNOPS operará con planes anuales
o semi-anuales (por ejemplo, cada seis meses) de adquisiciones.
A través de la planificación de adquisiciones a nivel corporativo, especial atención puede centrarse en el apoyo
específico que cada unidad de negocio que va a necesitar de los servicios corporativos, de manera de permitir
una introducción de servicios innovadores de apoyo a las adquisiciones que de otra manera sería virtualmente
imposible introducir, si sólo se da un breve plazo de tiempo para responder a las necesidades de las unidades
de negocios.
PPG en la sede es responsable del proceso de planificación de las adquisiciones a nivel corporativo y emitirá
instrucciones a las unidades de negocios sobre la presentación de los planes de adquisiciones anuales o
semestrales. Además, PPG iniciará y facilitará la planificación de las adquisiciones a nivel corporativo a partir
del establecimiento de cuestionarios y formularios a ser llenados y presentados por las unidades de negocios.
Las oficinas regionales son responsables de recopilar la información solicitada a sus unidades de negocios.
Cuestionario de Evaluación de Necesidades (Needs Assessment Questionnaire)
El plan de adquisiciones se basa siempre en estimaciones de las operaciones que se realizarán en los próximos
seis a doce meses. Algunas necesidades de adquisición no pueden ser anticipadas, y los planes por lo tanto
nunca pueden ser exactos. Sin embargo, un plan de adquisiciones basado en estimaciones es mejor que
ningún plan, y los Jefes / Responsables de División deben proveer cualquier información a la cual tengan
acceso al momento de reportar.
Basado en datos provistos por las unidades de negocios, el Director PPG será responsable de compilar el plan
anual o semianual de UNOPS, analizar los datos proporcionados, y tomar las acciones apropiadas como se
describe anteriormente.
2.2 Planificación de adquisiciones a nivel de la sede / oficinas regionales
Es una buena práctica de adquisiciones llevar a cabo sesiones regulares de planificación en las que participen
el personal de proyectos y el personal de adquisiciones en todas las dependencias de la sede central y oficinas
regionales. Los respectivos directores de sede son responsables de proporcionar la información solicitada
respecto de sus unidades.
El resultado de la planificación de las compras de sede / oficinas regionales generará la información necesaria
para el plan de adquisiciones a nivel corporativo.
La información requerida para la planificación de adquisiciones a nivel de sede / oficinas regionales se origina
en los planes de adquisición de los proyectos.
La planificación de adquisiciones de la sede / oficinas regionales será responsabilidad de los respectivos
Directores de sede y de las oficinas regionales.
2.3 Planificación de adquisiciones a nivel de OC/PC/Cluster
Cada Director de Centro de Operaciones, Gerente de Proyecto y Gerente de Cluster es responsable de analizar
las necesidades de adquisiciones de los proyectos bajo su OC/PC/Cluster, y presentar un plan de adquisiciones
que defina las necesidades de adquisición, sugiriendo los métodos de adquisición, y estipulando el cronograma
de adquisiciones de la OC/PC/Cluster. Los planes de adquisiciones a nivel de OC/PC/Cluster deben resultar
tanto en ahorros administrativos como del proyecto a través de:
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- consolidación de las necesidades administrativas de los distintos proyectos (servicios de TI,
consumibles de TI, servicios de viaje, servicios de publicidad, etc)
- consolidación de las necesidades de diferentes proyectos.
La planificación de adquisiciones a nivel de OC/PC/Cluster generará información para los planes regionales de
adquisiciones.
2.4 Planificación a nivel de proyecto: planificación de actividades específicas
de adquisición
La planificación de adquisiciones a nivel de proyectos debe comenzar ya durante la etapa de la aceptación del
pre-compromiso del proyecto, para poder incluir cualquier requerimiento específico resultante del análisis de la
planificación de adquisiciones en el acuerdo legal con el cliente (ej. preselección de proveedores, situaciones
especiales que requieran desviaciones de los procedimientos de contratación de UNOPS, tales como plazos de
licitación más reducidos, o una solicitud para utilizar procedimientos de emergencia, etc.).
La planificación de adquisiciones a nivel de actividades individuales es el proceso de evaluar el requerimiento
identificado a contratar, determinar el objetivo último de la actividad de adquisiciones, y de establecer un plazo
de tiempo y una estrategia para el logro de la meta, teniendo en cuenta los requerimientos bajo la óptica de las
reglas de UNOPS respecto a los períodos mínimos de publicación y los tiempos necesarios para efectuar las
actividades de evaluación, revisión y adjudicación. En otras palabras, la planificación de una actividad de
adquisición requiere comenzar con el fin en mente, y definir cómo abordar cada paso del proceso de
adquisición para alcanzar el resultado requerido, a tiempo, y de la manera más costo – efectiva que sea posible.
Planificar el proceso de adquisición por adelantado aumenta las posibilidades de conducir exitosamente cada
paso requerido del proceso de la mejor manera otorgando suficiente tiempo para ejecutar cada paso del
proceso según los procedimientos definidos y las buenas prácticas de adquisición.
Con el fin de alertar a la comunidad de proveedores de los requerimientos de adquisiciones futuras y de
sostener los principios básicos de adquisiciones, es obligatorio que todos los planes de adquisiciones de
proyecto se carguen en la página web de UNOPS. PPG en la sede coordinará esta actividad contactando las
diferentes unidades de negocios cada seis meses.
Al final, la planificación de adquisiciones conduce a:
1) mejor definición de requerimientos, incrementando la probabilidad de recibir ofertas adecuadas y por lo
tanto, facilitando el proceso de evaluación, que conlleva a la adquisición de productos apropiados que
satisfacen las necesidades de los clientes, y una gestión más fácil del contrato,
2) mejor identificación de posibles proveedores, asegurando las calificaciones apropiadas de proveedores,
y un número correcto de los mismos, de manera tal de incrementar la competencia, lo cual
potencialmente se reflejará en ofertas más sólidas a precios más bajos,
3) menor pérdida de recursos como consecuencia de acciones de último momento,
4) menos actividades de adquisición repetitivas, laboriosas, debido a la evaluación temprana de
necesidades y el uso de acuerdos de largo plazo (LTAs), a las iniciativas conjuntas de adquisiciones
con otras unidades de negocios u organizaciones de las Naciones Unidas, etc.
5) la reducción de los costos de transacción a partir de la consolidación de requerimientos
6) mejor planificación y monitoreo de las actividades de adquisición.
Plan de adquisiciones modelo (Procurement Plan Template)
La Lista de Verificación de Procesos de Adquisiciones (Procurement Process Checklist) puede facilitar la
planificación de una actividad de adquisición. También se recomienda en la etapa de planificación tomar en
cuenta consideraciones logísticas (ver el capítulo 9, Logística y adquisiciones, que proporciona una descripción
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
de los aspectos logísticos que deben considerarse al comienzo del proceso, particularmente para la adquisición
de bienes y equipos).
Lista de Verificación de Procesos de Adquisiciones (Procurement Process Checklist)
2.5 Definición de requerimientos
La definición de requerimientos es un enfoque sistemático para definir las necesidades de adquisiciones a ser
cubiertas, y especificando estas necesidades en los requisitos del producto.
La definición de requerimientos es el primer paso en la implementación de una actividad de adquisiciones, y un
paso integrado de su planificación. Sin embargo, a menudo la definición de requerimientos se realiza en
paralelo con la identificación de posibles proveedores y con el estudio de mercados, de manera tal de permitir
que información del estudio de mercado influya en la especificación de requisitos. Definición de requerimientos
e investigación de mercado son también referidas como actividades de pre-licitación.
2.5.1 Recepción de requerimientos
Una actividad de adquisición de UNOPS comienza generalmente con un requerimiento para la compra de un
producto particular.
El requerimiento puede venir de usuarios finales a una oficina de UNOPS, de personal del proyecto de UNOPS
a las unidades de negocios regionales, o del personal de campo al personal de apoyo corporativo o regional de
adquisiciones.
El requerimiento debe incluir una descripción completa de qué se comprará, la documentación estableciendo
que los fondos están disponibles, así como la justificación de la compra con referencia al acuerdo legal con el
cliente (o el presupuesto administrativo, en el caso de adquisiciones internas de UNOPS). En el caso de
requerimientos referidos a trabajos de construcción, deberá considerarse la recomendación de mantener un
fondo de contingencia de al menos 10% de manera de cubrir potenciales sobre costos de construcción.
Un requerimiento debe como mínimo incluir:
1) una descripción detallada de los bienes, de los trabajos o de los servicios solicitados
2) confirmación de la disponibilidad de los fondos
3) cantidad que se adquirirá
4) fecha requerida de entrega o fecha del comienzo y terminación
5) localización de la entrega o localización de los trabajos/servicios que se realizarán
6) precio estimado, y
7) cualquier información adicional (p.e. estandarización, método preferido de envío, etc.)
Formulario modelo de Requisición (Requisition form – template)
2.5.2 Definición de requerimientos
La definición de requerimientos es un enfoque sistemático para definir claramente la necesidad a ser cubierta
por el producto que se adquirirá. Los requisitos se definen sobre la base del requerimiento (véase el capítulo
2.5.1 Recepción de requerimientos).
El requirente es responsable por definir los requerimientos; sin embargo, el individuo responsable por el
proceso de adquisición deberá evaluar los requerimientos recibidos del requirente, e identificar cualquier
aspecto de los mismos que no sean recomendables desde un punto de vista de adquisiciones (por ejemplo
menciones a marcas comerciales sin justificación; especificaciones por sobre las necesidades; fechas de
entrega requeridas poco realistas, competición restringida, etc.). El individuo responsable por el proceso de
adquisición y el requirente deben completar conjuntamente la definición de los requisitos. El personal de
adquisiciones, cuando sea necesario, comunicará al requirente la necesidad de incorporar los aspectos
medioambientales y de responsabilidad social, junto con consideraciones de sustentabilidad, en la definición de
requerimientos del producto a ser comprado o definidos cuantitativamente en el pliego de condiciones como
requisito obligatorio de los proveedores (véanse los capítulos 1.9 Adquisiciones sostenible y 1.8.4
Consideraciones sobre el medio ambiente y de responsabilidad social).
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Es la responsabilidad del personal de adquisiciones asegurar que los requisitos finalizados cumplen con las
FRR de UNOPS, como así también con las buenas prácticas para la especificación de requisitos. El individuo a
cargo de las adquisiciones deberá aconsejar al requirente sobre especificaciones alternativas, cuando sea
posible, para favorecer la competencia.
2.5.2.1 Propósito de la definición de requerimientos
El propósito general de toda la definición de requerimientos es precisar las necesidades del requirente y buscar
la mejor solución que atienda esas necesidades. Las necesidades se deben describir en la definición del
requerimiento de una manera que facilite el proceso de adquisiciones.
La definición clara de requerimientos es crucial en cada operación de adquisición. Primeramente, la definición
de requerimientos forma la base para la licitación, y establece los objetivos de la acción de adquisición. La
definición de requerimientos informa a los proveedores potenciales los requerimientos que el producto ofrecido
debe tener en orden de satisfacer las necesidades de UNOPS.
En segundo lugar, la definición de requerimientos forma la base de la evaluación de ofertas determinando qué
oferta proporciona la mejor solución global a UNOPS. Una definición clara de requerimientos evitará decisiones
ambiguas a la hora de la evaluación de ofertas. Los requerimientos técnicos así como otros (financieros,
comerciales, legales, corporativos, ambientales, etc.) son precisados en los documentos de solicitud y ningún
otro parámetro salvo los especificados en estos documentos ex ante se pueden considerar durante la
evaluación.
Finalmente, la definición de requisitos forma una parte crítica del contrato, y llega a ser importante al administrar
el contrato para asegurar el desempeño oportuno del proveedor.
La definición de requerimientos tiene un efecto duradero en la adquisición a través del proceso entero – desde
la solicitud, a través de la evaluación y de la adjudicación del contrato, a la terminación de la actividad y de la
evaluación de proveedores.
2.5.2.2 Características de los requerimientos bien definidos
Para definir requerimientos, debe haber un análisis del producto (bienes/servicios/obras) que se procurarán y
sus funciones, requerimientos de desempeño, características, objetivos, y/o productividad prevista
(dependiendo de la naturaleza del producto). La información sobre los productos disponibles en el mercado
debe ser recopilada.
Todas las definiciones de requerimientos deben especificar las necesidades exactas evitando la sobreespecificación.
La sobre-especificación puede aumentar precios y/o disminuir el número de ofertas, porque
conduce a las ofertas hacia productos más avanzados que los que son en realidad necesarios. Por otro lado, la
sub-especificación llevará a ofertas de productos que no alcanzan a satisfacer las necesidades definidas. Así,
es esencial para la mejor relación de costo-efectividad del uso de los fondos que los requerimientos definan las
necesidades exactas.
Si se prevé considerar requisitos de tipo medioambiental y de responsabilidad social en el producto (por
ejemplo, producidos con métodos ambientalmente apropiados) y van a ser considerados en la evaluación, éstos
se deben incluir en la definición del requerimiento.
Los requerimientos deben ser genéricos y definidos con el objetivo de abrir la competencia; así, ninguna marca
comercial u otras restricciones innecesarias pueden ser solicitadas. Sin embargo, si las marcas comerciales se
utilizan para definir requisitos funcionales, de desempeño y/o de conformidad, deben ser sólo utilizados para
definir el estándar requerido del producto. Además, las marcas comerciales no deben nunca ser utilizadas sin
también especificar los requerimientos mínimos que se consideran esenciales. Finalmente, la especificación
debe invitar claramente a ofertas de productos equivalentes, o sea productos que satisfacen estándares
similares en cuanto a funcionalidad, desempeño y/o características técnicas. En el caso que, en función a una
necesidad de estandarización, el requerimiento especifique una marca en particular, la justificación de tal
situación debe ser brevemente especificada en los documentos de licitación de forma de evitar crear una
percepción negativa en la comunidad de proveedores de algún tipo de sesgo por parte de UNOPS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Todos los requerimientos, que serán un factor determinante en la evaluación de ofertas se deben considerar en
esta etapa, ya que éstos deben ser indicados claramente en los documentos de la licitación.
2.5.2.3 Tipos de especficaciones de requerimientos
Los requerimientos se especifican en:
1) Especificaciones técnicas, o
2) Términos de referencia (TOR o Terms of Reference), o
3) Descripción de los trabajos (SOW – Statement of works) / Lista de cantidades (BoQ – Bill of Quantities)
/ Dibujos y diseños.
Los distintos tipos de documentos que definen los requerimientos para un producto, se describen en más
detalle a continuación:
1) Especificaciones técnicas se utilizan para la adquisición de bienes. La especificación es una
descripción de los que el comprador desea adquirir y por lo tanto se requiere que el proveedor
proporcione. Las especificaciones pueden ser simples o complejas dependiendo de la necesidad.
La especificación forma parte de la invitación a licitar, de la solicitud de propuestas, o de la solicitud
de cotizaciones.
La especificación puede incluir tres tipos diferentes de definir necesidades (o una combinación de los
tres):
i. especificaciones funcionales, definiendo lo que los bienes deben hacer
ii. especificaciones de desempeño (performance), definiendo lo que se desea alcanzar
iii. especificaciones de conformidad, definiendo las características físicas y las
dimensiones de los bienes.
Para información adicional sobre especificaciones, y orientación sobre cómo escribirlas, referirse a las
Normas de Especificaciones Técnicas para Bienes.
Normas de Especificaciones Técnicas para Bienes (Guidelines: Specifications for goods)
2) Términos de Referencia (Terms of Reference - TOR) se utilizan principalmente para contratar
servicios. Los TOR deben definir el trabajo requerido de un proveedor para proporcionar los servicios
solicitados. Sin embargo, también pueden ser utilizados para bienes y obras cuando los requisitos no
pueden ser definidos cuantitativamente.
Los TOR son a menudo la primer y principal presentación del proveedor a la tarea asignada. TORs
claros y sin ambigüedades llevarán al proveedor a preparar propuestas claras y detalladas,
conduciendo a proyectos exitosamente implementados y limitando los riesgos de disputas y
reclamos.
Los TOR usualmente incluyen información sobre:
i) información de contexto justificando la solicitud del servicio
ii) objetivo del servicio e impacto general del mismo
iii) resultados esperados
iv) actividades requeridas para alcanzar los productos
v) insumos requeridos para realizar las actividades
vi) entregas esperadas
vii) plazos
Para información adicional sobre términos de referencia y orientación sobre cómo escribirlos, referirse a
las Normas de Preparación de TOR.
Normas de Preparación de TOR (Guideline: Preparation of TOR)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3) Descripción de los trabajos (SOW) proporciona antecedentes e información detallada para los
trabajos de construcción. Debe proporcionar toda la información de carácter general necesaria para
poder realizar los trabajos, por ejemplo información sobre la localización y plazos para la ejecución
de los trabajos, información sobre el sitio de construcción, requisitos técnicos, etc.
La descripción de los trabajos debe también establecer los requisitos aplicables al proveedor, por
ejemplo la experiencia, equipo disponible, personal disponible, y capacidad financiera.
La descripción de los trabajos es acompañada generalmente por una Lista de Cantidades (BoQ),
que constituye un listado de todos los componentes principales del proyecto (edificios, caminos,
aceras, iluminación, equipo, etc.). Debe incluir las cantidades estimadas para cada ítem principal
(movimientos de suelos/excavaciones, estructuras, techados, pisos, sanitarios, etc.) e información en
la manera que se realizarán los pagos (por ejemplo, suma global o precio unitario).
Además, se deben incluir junto con la descripción de los trabajos, las Especificaciones técnicas
describiendo detalladamente las especificaciones para cada ítem de la construcción (por ejemplo,
tipo de mezcla del cemento, tipo de barras de hierro, ladrillos, etc.).
Finalmente, la descripción de los trabajos SOW puede acompañarse por dibujos o diseños
técnicos, así como también de las especificaciones técnicas para los bienes que se comprarán
como parte del proyecto de obras.
El personal de UNOPS es responsable por la definición de requerimientos de proyectos que
involucren obra civil. En aquellas oficinas en las cuales el conocimiento necesario no esté disponible,
UNOPS usualmente contratará a un ingeniero consultor, quien asistirá en la compleja tarea de definir
los requerimientos para los proyectos de obras así como en la supervisión de la ejecución de los
trabajos.
Para orientación sobre cómo escribir una descripción de trabajos y listas de cantidades, referirse a la
Norma construcción de Obras. También podrá obtenerse asesoramiento de la Comunidad de
Práctica de Infraestructura (COP Infrastructure).
UNOPS Knowledge Centre – Construction of Works (todavía no disponible)
4) Normas para adquisiciones específicas:
Equipo de segunda mano/reacondicionado
Alquiler de Aviones (ver Former Handbook)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3 Identificación de proveedores
De acuerdo al capítulo 4, todas las compras por encima de USD 250.000 deben llevarse a cabo a través de
competencia pública internacional y publicada de conformidad con los procedimientos establecidos en este
Manual. En caso de no poder publicarse abiertamente, las razones deben ser adecuadamente explicadas y
documentadas en el expediente del proceso. En tales casos, la adquisición podrá realizarse a través de una
competencia limitada, con ITB o RFP distribuidos únicamente a los proveedores preseleccionados. Las listas
cortas pueden ser establecidas en base a estudios de mercado, pedidos de Expresiones de Interés
(Expressions of Interest, EOI) o pre-calificación.
El proceso de identificación de proveedores permite conocer proveedores adecuados y puede también
proporcionar información valiosa sobre productos y especificaciones, y contribuir a la determinación del método
de licitación y del tipo de competición (véase capítulo 4 Métodos de adquisición).
3.1 Investigación de mercado
La investigación de mercado es el primer paso en el proceso de identificación de proveedores, particularmente
si el producto o el servicio no se han adquirido previamente. El conocimiento sobre el mercado es un paso
fundamental en un proceso exitoso de adquisición.
Las siguientes herramientas están disponibles para asistir al estudio de mercados:
1) Mercado Global de las Naciones Unidas (UNGM), www.ungm.org
2) Publicación de la oportunidad de negocio
3) Fuentes externas
4) Fuentes internas
5) Precalificación
La investigación de mercados no debe basarse solamente en una de las herramientas anteriores. Varias de las
herramientas deben ser aplicadas antes de decidir el método de licitación y el tipo de competencia.
Es importante que el resultado de la investigación de mercados esté documentado en los archivos de la
adquisición y sea puesta a disposición corporativamente a través del registro de proveedores en listados
corporativos (por ejemplo UNGM).
3.1.1 Mercado Global de las Naciones Unidas (UNGM)
El United Nations Global Marketplace, UNGM, es el portal de adquisiciones del Sistema de las Naciones
Unidas. Reúne al personal de adquisiciones de las Naciones Unidas y a la comunidad de proveedores. El
UNGM actúa como una ventanilla única, a través del cual los proveedores potenciales pueden inscribirse en las
Agencias de las Naciones Unidas, incluyendo UNOPS que utiliza UNGM como su roster de proveedores.
Todo el personal de UNOPS podrá registrarse como usuario UNOPS y tener acceso a la base de datos del
UNGM de potenciales proveedores registrados con las agencias de las Naciones Unidas. UNGM ofrece datos
actualizados sobre las empresas, incluyendo sus datos de contacto, información financiera, el volumen de
exportación, la experiencia previa con las Naciones Unidas y los productos o servicios registrados.
Toda la información de firmas proveedoras que expresen un interés específico en hacer negocios con UNOPS,
al registrarse en UNGM, son revisados para constatar su exhaustividad y relevancia por el Grupo de Práctica de
Adquisiciones (PPG). Los proveedores que soliciten ser registrados con UNOPS en el portal de contratación
UNGM deben cumplir una serie de criterios de elegibilidad obligatoria.
Sin embargo, sigue siendo la responsabilidad del comprador llevar a cabo una verificación de antecedentes y
analizar la idoneidad del proveedor para las oportunidades de adquisición específicas.
Además, el UNGM facilita el intercambio de información dentro del sistema de las Naciones Unidas:
Herramientas sobre adquisición sostenible, capacitación y certificaciones sobre adquisiciones de las Naciones
Unidas y otra información de profesionalización en adquisiciones son puestos a disposición de todo el personal
de las Naciones Unidas a través del centro de conocimientos en www.ungm.org.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El UNGM también permite a los proveedores mantenerse al tanto de los anuncios de próximas licitaciones, así
como de recibir avisos de oportunidades de negocios por correo electrónico mediante la suscripción al servicio
de alerta de licitaciones. Los anuncios de licitación publicados en UNGM son por lo tanto enviados por correo
electrónico a diario a los suscriptores, de manera de garantizar una mejor difusión de los anuncios de licitación
anunciados en UNGM.
Guía rápida a UNGM (UNGM Quick Guide)
3.1.2 Anuncio de la oportunidad de negocio
Anunciar se refiere:
(a)
(b)
Para los métodos abiertos formales de solicitud: al anuncio de la posibilidad de adquisición, o
Para los métodos formales limitados de solicitud, ya sea a la difusión de información a través de una
solicitud por venir a través de un solicitud de Expresión de Interés (EOI) o al aviso de precalificación en
el medio adecuado.
Una Invitación a Presentar Expresiones de Interés es de uso frecuente antes de un proceso de licitación
competitivo, donde las EOIs recibidas proporcionan valiosa información para el establecimiento de una lista
corta. Las precalificaciones se utilizan para actividades más complejas de adquisición (véase el capítulo 3.1.5
Pre-calificación).
En un proceso formal abierto, por otra parte, no habrá selección de lista corta, por lo tanto, todos los
proveedores que deseen someter ofertas y participar en la competición, están invitados a hacerlo.
Las solicitudes de Expresiones de Interés o para procesos abiertos deberán ser publicados en el sitio web de
UNOPS, y en UNDB en línea (UNDB on-line, que es un servicio sin cargo).
El anuncio de la oportunidad de negocio se debe hacer para todas las compras por encima de USD 250.000.
Cuando esto no sea posible, las razones deben ser adecuadamente explicadas y documentadas en el
expediente del proceso y ponerse a disposición de la autoridad de adquisición cuando se solicite la aprobación
de la adjudicación del contrato.
Los anuncios de licitación publicados en la intranet de UNOPS son automáticamente identificados y reflejados
en UNGM, asegurando una mejor visibilidad de las necesidades de adquisición de UNOPS.
3.1.2.1 Invitación a presentar Expresiones de Interés (EOI)
Una invitación a EOI es un aviso que proporciona la información de carácter general sobre los requerimientos
para bienes, obras, o los servicios de licitaciones próximas. Se requiere a los proveedores que sometan antes
de una fecha límite información detallada que demuestre la experiencia y calificaciones en el suministro de los
bienes / servicios / obras relevantes. La información provista por los proveedores interesados es evaluada, y los
proveedores serán considerados para inclusión en la lista corta de compañías a ser invitadas a someter ofertas
/ propuestas detalladas.
Una invitación a EOI es un método costo-efectivo para identificar a proveedores adecuados. Sin embargo,
requiere la asignación de tiempo adicional para llevar a cabo el proceso de identificación de proveedores, dado
que los proveedores deben tener suficiente tiempo para responder a la invitación. Dependiendo de la
complejidad y la naturaleza de los bienes / servicios / obras que se contratarán, al menos 2 semanas deben
proporcionarse para las respuestas. Cuando se especifican plazos más cortos, las razones deben ser
adecuadamente explicadas y documentadas en el expediente del proceso y ponerse a disposición de la
autoridad de adquisición, cuando se solicite la aprobación de la adjudicación del contrato.
A efectos de apoyar los principios de UNOPS de transparencia, de competencia imparcial y de integridad del
proceso de identificación de proveedores, y cuando un proceso competitivo abierto no es posible, se
recomienda llevar a cabo una invitación a EOI para todas las licitaciones con un costo estimado por encima de
los USD 250.000. Cuando no es posible realizar un llamado a EOI, deben explicarse las razones
apropiadamente y documentarlas correctamente en el archivo del proceso e incluidos en la solicitud de
aprobación de adjudicación de los contratos eventualmente remitidos a la autoridad de adquisición.
37

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El llamado a EOI será anunciado en el sitio web de UNOPS y en cualquier otro medio que la fuente de
financiamiento solicitare y que se haya especificado en el acuerdo de proyecto con el Cliente. Además, deberá
ser anunciado o distribuido de una forma tal que -según la naturaleza y la complejidad del producto requerido-,
lleve a las respuestas más beneficiosas, por ejemplo, un aviso en la radio local, el anuncio en sitio web de otras
organizaciones o clientes, en periódicos locales o revistas especializadas.
Solicitud de Expresión de Interés (Request for expression of interest (EOI))
Solicitud de Expresión de Interes (UNDB) (Request for expression of interest (UNDB))
3.1.2.2 Publicaciones en el caso de procesos competitivos abiertos
Para anuncios en el caso de procesos competitivos abiertos, por favor referirse al capítulo 4.3.1.
3.1.3 Fuentes externas
Las fuentes externas siguientes son origen de valiosa información en la búsqueda de potenciales proveedores:
1) Referencias obtenidas de Internet tales como Kompass (disponible a través de www.ungm.org), el
DACON (datos sobre consultores - mantenidos en común por el Banco Mundial y otros bancos
regionales de desarrollo), directorios regionales de comercio y directorios específicos de productos.
Consulte por favor la lista de referencias recomendadas de Internet en el Intranet de UNOPS.
2) Otras organizaciones de las Naciones Unidas / agencias especializadas en la adquisición de bienes o
servicios dentro de un campo particular (por ejemplo, UNHCR para las provisiones de refugiados, la
UNICEF para vacunas, WHO para productos médicos, etc.)
3) Periódicos y revistas comerciales/especializados
4) Cámaras de Comercio, misiones de las Naciones Unidas, delegaciones comerciales, embajadas
5) Gobiernos del beneficiario, usuarios finales, clientes, fuentes de financiamiento
6) Seminarios de negocios, catálogos de proveedores, boletines profesionales, publicaciones comerciales,
etc.
3.1.4 Fuentes internas
Las fuentes internas siguientes pueden también ser un buen punto de partida en la búsqueda para potenciales
proveedores:
1) Listados establecidos (por ejemplo listados locales, listados específicos de productos, UNGM)
2) Contratos anteriores
3) Listas cortas anteriores dentro del mismo campo
4) Consulta con los colegas
5) Distintos grupos y organizaciones dentro de UNOPS (Adquisiciones, Legales, Project Management,
Finanzas, Acción contra las Minas (Mine Action), Infraestructura, Medio Ambiente, Desarrollo de
Negocio, Supervisión de Fondos)
3.1.5 Pre-calificación
La precalificación es un método formal de evaluar a proveedores contra criterios predeterminados y solo
aquellos que alcanzan los criterios establecidos son posteriormente invitados a licitar.
El proceso asegura que los documentos de licitación son remitidos solamente a los proveedores con
capacidades y recursos adecuados. Debe permitirse un plazo adecuado para que los proveedores potenciales
preparen solicitudes de calificación que cumplan con los requisitos. El plazo entre el aviso de la invitación a la
precalificación y la fecha límite para la presentación de los antecedentes no debe ser menor a 3 semanas a
menos que exista una justificación válida para periodos más cortos.
Los avisos para la pre-calificación se deben cargar en la página web de UNOPS y en UNDB on-line (que es un
servicio sin cargo).
En comparación con otras herramientas de investigación de mercado, la precalificación es un proceso formal en
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
donde se llevan a cabo la evaluación de proveedores y la verificación de antecedentes antes de emitir el pliego
de condiciones. Si la pre-calificación se realiza para una actividad específica de adquisición, todos los
proveedores que envíen una solicitud de calificación y cumplan con los criterios de precalificación deberán ser
invitados a presentar ofertas. La pre-calificación no preordena un contrato
Se recomienda la precalificación cuando:
1) se contratan bienes o servicios de naturaleza compleja o especializada (por ejemplo de ingeniería civil o
de limpieza de minas antipersonales)
2) se contrata regularmente un tipo particular de bien o servicio y el establecimiento de un LTA no sea una
estrategia de adquisición adecuada (por ejemplo, por que no resulte en precios competitivos)
3) existe un alto grado de riesgo en la adquisición (por ejemplo seguridad y equipo y servicios de
seguridad)
4) los altos costos asociados con la preparación de ofertas detalladas podrían desalentar la competición
(tal como equipos de diseño a pedido, proyectos que incluyen diseño y construcción o servicios
especializados)
5) la importancia de los bienes o servicios para el proyecto es alta (por ejemplo cuando la entrega tardía o
la entrega de un producto o servicio incorrecto tendría implicaciones costosas).
La precalificación puede ayudar a reducir el riesgo de fallas durante el contrato. En los casos en que existen
muchos proveedores calificados y elegibles, las precalificaciones pueden reducir los costos de la adquisición
porque reduce la necesidad de la investigación continua de mercados para identificar proveedores. Por otro
lado, la precalificación es un ejercicio costoso y complejo que requiere capacidades específicas y una buena
comprensión de parámetros financieros. Por lo tanto, debe realizarse una evaluación cuidadosa de las ventajas
y de las desventajas de conducir una precalificación en vista de los costos involucrados.
La pre-calificación debería ser válida para un máximo de dos años. Una vez transcurrido este período un nuevo
ejercicio de pre-calificación debería llevarse a cabo o actualizaciones en los criterios de precalificación se
deberían pedir a los proveedores ya pre-calificados.
Normas de Pre-calificación (Pre-qualification - Guideline)
Aviso de Pre-calificación (Notice for pre-qualification)
Modelo de invitación para pre-calificación para Obras (Model Invitation for Pre-qualification for works)
Anunciando en UNDB (Advertising on UNDB)
3.2 Principios para la selección de proveedores para lista corta
Cuando se ha llevado a cabo una investigación de mercado, puede haberse preparado una lista indebidamente
larga de proveedores potenciales. A menudo existe una necesidad de limitar el número de los proveedores a
ser invitados (lista corta) a licitar.
El objetivo de establecer una lista corta de proveedores es asegurar la competición costo-efectiva entre los
proveedores calificados.
Los principios siguientes serán utilizados para la selección de los proveedores para la lista corta:
1) Las entidades incluidas en la lista corta deben en lo posible representar una porción razonable de
mercados potenciales y con una equitativa distribución geográfica. Debe acordarse la consideración
debida a la inclusión en la lista corta a proveedores de países en desarrollo y de mercados emergentes.
La definición de UNCTAD de países en desarrollo será utilizada para este propósito.
2) Para los requisitos repetitivos se debe actualizar la lista corta cada vez, para considerar nuevos
proveedores potenciales en el mercado y, por consiguiente, permitirles participar en el proceso de
licitación.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3) Todos los proveedores que satisfagan los criterios de calificación deberán ser incluidos en la lista corta
si un proceso de precalificación se ha llevado a cabo para una actividad específica.
4) No hay obligación para que UNOPS invite a todas las compañías que expresan interés con un llamado
a EOI. Asimismo, no hay obligación para que UNOPS limite la lista corta a las compañías que expresan
interés.
5) Excepción hecha de las actividades explicitadas en el siguiente parrafo, (i) para las actividades de
adquisición con valor estimado en USD 50.000 o más y menos que USD 250.000, un mínimo de 3
entidades deben ser incluidas en la lista corta. (ii) Para las acciones de adquisición con valor estimado
en USD 250.000 o más un mínimo de 6 entidades deben ser incluidas en la lista corta. Sin embargo,
podrán incluirse mayor cantidad de proveedores en las listas cortas si se requiere para alcanzar mayor
competición.
En el caso de que haya sólo un número limitado de proveedores en el mercado (condiciones de
mercado oligopólico) y el personal de adquisiciones no haya podido identificar el número mínimo
exigido de invitados que se incluirán en la lista corta luego de efectuados los estudios de mercado
adecuados, esta situación deberá ser claramente documentada y explicada a la autoridad de
adquisición cuando se solicite la aprobación de la lista corta y, eventualmente, al solicitar la aprobación
de la adjudicación del contrato. Cuando no se planteen estas condiciones, las listas cortas deben incluir
el número mínimo exigido de invitados, de lo contrario, la adjudicación resultante será considerada
como basada en la excepción de utilización de los métodos formales de licitación.
6) Si los proveedores deben alcanzar requisitos específicos de elegibilidad para la adquisición en cuestión
(por ejemplo, los requisitos específicos del producto tales como estándares de certificación de calidad
de la ISO, representación del proveedor en el país receptor y/o requisitos específicos del cliente según
el acuerdo legal con el cliente) solamente los proveedores que cumplan con estos requisitos se deben
seleccionar para la lista corta.
7) Como regla general, la capacidad técnica y financiera del proveedor deberá ser apropiada comparada
con el valor del contrato y la naturaleza de las necesidades solicitadas.
8) Se debe tener en cuenta la capacidad de los proveedores. Específicamente si se realizan licitaciones
múltiples simultáneamente, o si existe el riesgo de adjudicar contratos múltiples a los mismos
proveedores dentro del plazo requerido para la ejecución de los contratos.
9) Los criterios de evaluación mencionados en las Normas de Precalificación (véase arriba) pueden ser
aplicables también en una evaluación más informal de los proveedores para formar una lista corta.
10) Los proveedores bajo embargo de las Naciones Unidas o sancionados de otra manera por la O.N.U no
deben ser incluidos en la lista corta. (ver capítulo 1.8.3 párafo: “Notificación de la decisión de suspender
o excluir a un proveedor” for more details)
El establecimiento de una lista corta requiere una evaluación preliminar de los proveedores para determinar su
idoneidad para la adquisición propuesta. Cualquiera de los proveedores incluidos en la lista corta debe tener la
capacidad de resultar un licitante exitoso.
Sin embargo, a menos que se lleve a cabo un ejercicio de precalificación, una valoración detallada del
proveedor y la verificación de los antecedentes no se hacen para cada proveedor en esta etapa, sino que se
realizará durante la evaluación de las ofertas. Este proceso de calificación es efectuado para todos los
oferentes o antes de abrir las ofertas financieras, o sólo para aquel/los seleccionados luego de abrir las ofertas
financieras (éste último caso se conoce como post-calificación).
3.3 Aprobación de la lista corta
Cuando las entidades que se invitarán han sido seleccionadas, debe completarse la plantilla de la lista corta,
incluyendo y si fuese aplicable, una justificación apropiada de por qué un número menor al requerido de
entidades han sido incluidas en la lista corta, y ser debidamente firmada por la Autoridad en Adquisiciones
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
apropiada (véase el capítulo 1.5 Autoridad de adquisiciones) antes de que los documentos de licitación puedan
ser emitidos.
Si el acuerdo legal con el cliente requiere una no-objeción a la lista corta por parte del cliente, de la fuente de
financiamiento o del usuario final, ésta debe obtenerse antes de la emisión de los documentos de licitación.
Plantilla Modelo de Lista Corta (Short list – Template)
3.4 Gestión de proveedores
Para maximizar economía y eficiencia, UNOPS se esforzará continuamente en identificar nuevos proveedores
técnica y financieramente sólidos. Particularmente, UNOPS trabajará activamente para aumentar sus fuentes de
provisión desde países en desarrollo, y alentar el rápido crecimiento de nuevos mercados. La definición de
UNCTAD de países en vías de desarrollo será utilizada para este propósito (www.unctad.org).
A efectos de ampliar la eficiencia y la transparencia de las acciones de adquisición de UNOPS, el personal de
adquisiciones mantendrá un roster de potenciales proveedores para facilitar la identificación de proveedores
calificados para ser invitados a competir. Ambos, el UNGM (véase el capítulo 3.1.1 Mercado Global de las
Naciones Unidas (UNGM) arriba) y los rosters de proveedores locales serán utilizados para capturar datos
sobre proveedores locales y corporativos. Se harán esfuerzos continuos para ampliar estos listados
identificando nuevos proveedores de bienes y/o servicios de interés para UNOPS.
UNGM ha implementado la funcionalidad de rosters de proveedores locales que permite a las unidades de
operaciones de UNOPS mantener listas de proveedores locales. Las unidades de operaciones de UNOPS
tienen la posibilidad de ejercer una autonomía total sobre sus propios rosters de proveedores locales mediante
la adición de proveedores locales en UNGM, aceptar o rechazar las solicitudes de proveedores y mantener sus
listas, salvedad hecha de la obligación de respetar los criterios de elegibilidad especificados por UNOPS para el
registro de proveedores en UNGM. La funcionalidad permite la carga masiva de las listas existentes. Para más
información sobre cómo utilizar esta funcionalidad, por favor póngase en contacto con el Equipo de UNGM a
(registry@ungm.org) que será capaz de proporcionarle capacitación e instrucciones sobre cómo utilizar los
rosters de proveedores locales.
Para promover adquisiciones económicas y eficientes, el desempeño de los proveedores existentes debe ser
evaluado de manera continua. Referirse a al capítulo 10.1.3 Evaluación del desempeño del proveedor para la
orientación adicional en la evaluación del proveedor.
La información debe ser registrada localmente por las unidades de negocios de UNOPS, y deberá destacarse a
los proveedores con un desempeño inaceptable, sujeto a la aprobación previa de la Autoridad de Adquisiciones
aplicable, en un sistema de información corporativo de UNOPS a ser establecido.
Vea también el capítulo 1.8.3 Conducta ética de los proveedores y suspensión de proveedores, en referencia al
rol del Comité de Revisión de Proveedores (Vendor Review Committee (VRC)).
Normativa Identificación de Proveedores (Guideline - Vendor sourcing)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4 Métodos de adquisición
La elección del método de adquisición y del tipo de competición es influenciada por un número de factores tales
como las condiciones de mercado, la complejidad del requisito, el valor monetario de la adquisición, y si se
adquieren bienes, obras o servicios. La localización y la urgencia pueden también tener un efecto sobre la
elección del método de adquisición y tipo de competición, y de los procedimientos aplicados.
Definir el método de adquisición y tipo de competición exige seleccionar el método de provisión más
conveniente en cada situación.
1) Debe determinarse la necesidad de conducir un proceso competitivo o si se puede cubrir el requerimiento
con el uso de un acuerdo de largo plazo existente (LTA) incluyendo UNWEBUY, la reasignación de
activos, o el suministro de activos de otras fuentes de UNOPS.
Debe registrarse la justificación explicando la estrategia elegida, (por ejemplo, por qué no se utiliza un
LTA, o porqué los activos existentes actualmente de propiedad de UNOPS no pueden ser reasignados,
etc.).
3) Si se establece la necesidad de desarrollar un proceso competitivo, debe seleccionarse un método de
adquisición (el método de solicitud de ofertas / cotizaciones) dependiendo de la complejidad y del
monto estimado del requerimiento.. Los distintos métodos de adquisición son descritos más abajo.
3) Finalmente, el tipo de competición debe ser seleccionado. UNOPS considera la competición
internacional abierta como el tipo preferido de competencia. Sin embargo, en circunstancias donde se
determina que la competición internacional abierta no es factible (véase el capítulo 4.3.1, Competición
abierta internacional, dependiendo de la naturaleza y complejidad de la actividad de adquisición,
UNOPS puede utilizar cualquiera de los métodos competitivos descritos más abajo. Es esencial
asegurarse de que el tipo de competición seleccionado es tanto económico como eficiente permite a
UNOPS obtener el mejor valor por el dinero (véase el capítulo 1.4.1 Mejor valor por el dinero).
4.1 Selección del método de adquisición
Dependiendo de la complejidad del requisito y del valor de los bienes / obras/ servicios a ser adquiridos, se
utilizarán los siguientes métodos de adquisición:
1) Compras competitivas
2) Solicitud de cotización
3) Invitación a licitar
4) Solicitud de propuestas
4.1.1 Compras Competitivas (requerimientos por debajo de USD 2.500)
Las compras competitivas no son un método formal de adquisición. Están basadas en la comparación de
precios obtenidos de potenciales proveedores, recibidos oralmente o por escrito. Los precios obtenidos
verbalmente deben registrarse cuidadosamente por escrito, ser fechados y mantenidos en archivo. Se debe
incluir en el archivo una nota escrita justificando la selección de proveedores así como el precio. Este es un
método apropiado para la adquisición de bienes de fácilmente disponibles en inventario o de mercaderías de
características estándar valoradas en menos de USD 2.500, u obras o servicios simples valorados en menos de
USD 2.500.
Los contratos son adjudicados al proveedor que ofrece el mejor valor por el dinero, en base a consideraciones
de servicio, calidad y precio.
Si la Autoridad de Adquisición cree que existen riesgos asociados con este enfoque, se deberán documentar los
riesgos y, si dichos riesgos son considerados serios, entonces debe adoptarse un procedimiento para la
mitigación de los mismos. El procedimiento propuesto debe ser revisado y aprobado por el Director del Grupo
de Adquisiciones (PPG), o su designado, antes de ser adoptado y debe quedar registrado en el expediente.
Normativa Compras Competitivas (Guideline - Shopping)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4.1.2 Solicitud de cotización (RFQ – requerimientos por debajo de USD 50.000)
Una solicitud de cotización (RFQ) no es un método formal de adquisición. Se trata de un proceso de adquisición
utilizado para adquisiciones de bajo valor, donde el requisito es claro y específico, y también se puede utilizar
cuando se sigan los procedimientos de adquisición de emergencia previa aprobación del ECPO de conformidad
con el capítulo 11, Adquisiciones de Emergencia. Se puede añadir proveedores adicionales en cualquier etapa
del proceso de cotización. Al menos tres firmas deben ser invitadas a cotizar (a menos que existan razones
válidas para invitar a un número menor) y una fecha límite para la recepción de las cotizaciones se debe
especificar; sin embargo la Autoridad de Adquisición podrá, a su discreción, aceptar ofertas recibidas fuera de
plazo. Las razones para dicha discrecionalidad deben ser adecuadamente registradas. En el caso de que
menos de tres empresas hayan sido invitadas, se deben proveer por escrito las razones e incluirlas en el
expediente de la adquisición. Las ofertas deberán ser recibidas por escrito (correo electrónico, fax, etc.) No hay
necesidad de una apertura formal de las ofertas, ni tampoco se requerirá a los proveedores enviar su oferta al
fax/e-mail dedicado o en un sobre cerrado. El personal de adquisiciones puede recibir las ofertas directamente;
sin embargo una separación de funciones es muy deseable si los recursos lo permiten.
Los contratos se adjudican de acuerdo con la metodología de evaluación de “precio más bajo, oferta más
técnicamente aceptable” (véase el capítulo 6, Evaluación).
Si la Autoridad de Adquisición cree que existen riesgos asociados con este enfoque, se deberán documentar los
riesgos y, sidichos riesgos son considerados serios, entonces debe adoptarse un procedimiento para la
mitigación de los mismos. El procedimiento propuesto debe ser revisado y aprobado por el Director del Grupo
de Adquisiciones (PPG), o su designado,, antes de ser adoptado y debe quedar registrado en el expediente.
4.1.3 Invitación a licitar (ITB – requerimiento mayor o igual a USD 50.000)
Una invitación a licitar (Invitation to Bid, ITB) es un método formal de licitación. Se utiliza para la adquisición de
bienes, servicios u obras con especificaciones estándar y firmes que puedan ser cualitativa y cuantitativamente
expresadas. Un ITB es sólo necesario para adquisiciones con valor estimado por encima de 50.000 dólares,
pero también pueden ser utilizadas en las adquisiciones de bajo valor (por debajo de USD 50.000) si los
requisitos son complejos.
Todas las ITBs requieren de un plazo estricto de recepción de ofertas y sólo pueden ser recibidas por personal
no involucrado en el proceso de adquisición. (Ver capítulo 1.7, Segregación de tareas).
Los ITBs pueden basarse en el sistema de un sobre (para la mayoría de los casos) o de dos sobres.
Un ITB de un solo sobre define los requisitos mínimos o un rango de requisitos aceptables. La evaluación se
hace mediante la comprobación de que la oferta cumple en todos los aspectos. Los contratos se adjudican en
base a la metodología de evaluación de “precio más bajo entre las ofertas que cumplen sustancialmente”,
incluyendo condiciones de entrega y cualquier otro requisito indicado en la ITB.
Cuando se utiliza un ITB de dos sobres, los proveedores deberán presentar sus ofertas técnicas y financieras
por separado en dos sobres cerrados. Las ofertas financieras deberán ser abiertas en una sesión de apertura
de ofertas por separado, después de la finalización de la evaluación técnica. Las ofertas financieras deberían,
preferentemente, ser abiertas por el mismo comité que abrió la oferta técnica. Una vez que las ofertas
financieras se abren, el comité de apertura financiera deberá preparar el informe de apertura de ofertas
financieras.
El propósito del sistema de dos sobres es asegurar que la evaluación técnica pueda llevarse a cabo centrada
únicamente en el contenido de las ofertas técnicas sin sesgos en base a los aspectos financieros de la oferta. El
sistema de dos sobres se utiliza con mayor frecuencia si el cumplimiento se determina de acuerdo con un
sistema de puntos (véase el capítulo 6.3.2, Metodología de oferta de precio más bajo conforme con todos los
requisitos).
Con el fin de garantizar equidad y transparencia, es extremadamente importante que todos los criterios que
deban considerarse en la evaluación estén claramente definidos en los documentos de licitación.
Por favor refiérase a los capítulos 5 y 6 para obtener instrucciones sobre los documentos de licitación y el
establecimiento de criterios de evaluación.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4.1.4 Solicitud de propuestas (RFP – requerimientos superiores a USD 50.000)
Una solicitud de propuestas (RFP) se utiliza para la adquisición de servicios, de obras y de bienes cuando los
requisitos no se pueden expresar cuantitativa y cualitativamente en las especificaciones (por ejemplo, servicios
de consultoría o similares, adquisiciones de bienes complejos donde los requisitos se pueden alcanzar en una
variedad de maneras). Solamente se requiere una solicitud de propuestas (RFP) para las adquisiciones con un
valor por encima de USD 50.000, pero también se lo puede utilizar para adquisiciones con un valor por debajo
de USD 50.000 si los requisitos no son claros ni específicos.
Una RFP solicita una oferta técnica que ofrece una solución a los requisitos especificados en el documento de
licitación, así como una oferta financiera separada que indica todos los costos asociados con la
implementación de la oferta técnica.
La RFP requiere que los proveedores sometan ofertas técnicas y financieras selladas por separado (sistema
de doble sobre). Las ofertas financieras se abren en una sesión de apertura separada después de la
conclusión de la evaluación técnica. El propósito del sistema de doble sobre es asegurarse que la evaluación
técnica pueda llevarse a cabo focalizada exclusivamente en los aspectos técnicos, sin ser influida por
aspectos financieros. Luego una evaluación que contempla todos los factores, técnicos y financieros, se lleva
a cabo.
Las propuestas se evalúan, se ordenan y se selecciona la mejor de acuerdo con el análisis acumulativo,
definiendo el mejor valor como el mejor puntaje total considerando los factores técnicos y financieros.
Los criterios de evaluación son establecidos en el RFP identificando los factores técnicos y de precio,
destacando las áreas de importancia crítica que serán consideradas en la selección. Las ponderaciones de los
factores técnicos y de precio pueden ser diferentes de un RFP a otro. En la mayoría de las RFPs, la calidad
técnica se pondera más fuertemente que las consideraciones de precio. Las ponderaciones deben ser
analizadas caso por caso para alcanzar el equilibrio apropiado. El equilibrio correcto entre los varios criterios
de la evaluación debe establecerse antes de que se publique la RFP, y deben estar expresamente indicados
en los documentos de licitación.
Para asegurar imparcialidad y transparencia, es extremadamente importante que el método de evaluación y
los criterios de evaluación estén bien definidos en los documentos de RFP.
La tabla 2 abajo da una descripción de los diferentes métodos de licitación usados para requerimientos de
diferentes características, el método correspondiente de evaluación, y del modo de la presentación de ofertas
(sobre único o sistema de doble sobre).
Tabla 2: Metodos de licitación y evaluación y modos de presentación de ofertas
REQUERIMIENTO
Requerimientos por debajo de
USD 50.000, donde el
requerimiento es claro y
específico.
Bienes, servicios, obras con
especificaciones estándar o
firmes que puedan ser
cualitativa y cuantitativamente
expresadas
Bienes, servicios, obras con
requisitos que no pueden
expresarse cuantitativa y
cualitativamente
DOCUMENTO DE
LICITACION
RFQ o Compra
Competitiva
(Shopping) -
(debajo de $2.500)
ITB
RFP
METODO DE EVALUACION
El precio más bajo más
técnicamente aceptable
Precio más bajo de la oferta
que cumple técnicamente.
Conformidad definida como
Cumple/No Cumple para todos
los factores.
Precio más bajo de la oferta
que cumple técnicamente. Un
sistema de puntajes con un
umbral mínimo que define
conformidad
Análisis acumulativo. Mejor
valor (técnico y financiero) y
oferta másajustada a los
requerimientos
SISTEMA DE
UN SOBRE
No se requieren
ofertas en sobre
cerrado
Un sobre
Dos sobres
Dos sobres
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4.2 Acuerdos de largo plazo (LTAs)
Un acuerdo de largo plazo (LTA), según se defineen las Reglas y Regulaciones Financieras de UNOPS (FRRs)
es un documento escrito firmado con un contratista o proveedor, emitido luego de un proceso competitivo de
adquisición y que permite a UNOPS aprovisionarse de bienes o servicios específicos a un precio fijo, sobre
términos y condiciones acordados, por un período de tiempo definido pero sin la obligación legal de ordenar
ningún máximo o mínimo de cantidades.
Un proceso competitivo de selección es aquel en el cual los posibles contratistas compiten ofreciendo su mejor
combinación posible de precio, calidad y servicio. En el caso de acuerdos de largo plazo (LTAs), cuando hay
menos de tres fuentes conocidas de aprovisionamiento, el proceso de adquisición competitiva se logra
mediante la evaluación de la competitividad del precio a través de la evaluación comparativa con los precios
obtenidos en estudios de mercado, los precios de compras anteriores, etc.
Los LTAs suelen tener una validez de uno a tres años, abarcan un producto de uso frecuente y definen los
términos de la provisión de ese producto (por ejemplo, precios, plazos de entrega, pedidos método, etc.). Los
LTAs a menudo especifican que podrán ser prorrogados por un período adicional de hasta 24 meses
adicionales, siempre que el desempeño de los proveedores sea satisfactorio y se mantenga el requerimiento de
los productos y servicios, y haya indicios que los precios ofrecidos están dentro del rango actual del mercado
(por ejemplo, el costo de equipos de TI pueden caer con el tiempo y puede que no sea en el mejor interés de la
organización ampliar tal acuerdo).
Los LTAs no se establecen sobre una base exclusiva de abastecimiento y no son una fuente obligatoria de
compra; no obstante todo el personal de adquisiciones debe estar al tanto de los LTAs existentes, y determinar
si pueden o no ser utilizados para una actividad específica de adquisición, dado que pueden representar el
método más costo-eficiente de adquisición.
UNOPS ha establecido un número de acuerdos de largo plazo. Una descripción de los LTAs existentes, junto
con instrucciones separadas y guías para su uso, se puede encontrar en la Intranet (LTA page). Se debe poner
especial cuidado en cumplir con los requisitos establecidos en las instrucciones para cada LTA, dado que la
base para establecer un LTA puede variar.
Con el fin de asegurar competencia efectiva, se recomienda -siempre que sea posible- establecer LTAs
múltiples para los mismos productos o servicios con varios proveedores y ponerlos a competir a través de
licitaciones secundarias. Para más detalles sobre los procedimientos de licitación secundaria por favor consulte
el capítulo 5.1.2.5, Solicitud de ofertas bajo LTAs.
4.2.1 El objetivo de establecer LTAs
El establecimiento de LTAs se hace para asegurar una fuente confiable para el suministro de bienes y servicios
a los precios más bajos posibles. El método es una manera costo-eficiente para que UNOPS adquiera los
bienes y servicios solicitados regularmente, y el proceso de emisión de órdenes de provisión es ágil. Esto
conduce a costos reducidos de transacción. Las órdenes pueden colocarse directamente contra el acuerdo de
largo plazo, y los productos se compran en un precio y una calidad establecidos.
Además, un LTA es un método excelente de proporcionar disponibilidad inmediata, por ejemplo durante
emergencias, puesto que la disponibilidad de inventarios se puede especificar como una de las condiciones en
el acuerdo entre UNOPS y el proveedor.
Finalmente, los LTAs permiten a UNOPS influir en el mercado y sacar ventajas de su tamaño, volumen de
contrataciones y presencia geográfica para obtener el mejor valor por el dinero. Los LTAs pueden ser
establecidos a nivel Corporativo, Regional y/o a nivel OC/PC.
4.2.2 Establecimiento de un nuevo LTA
La posible necesidad de un LTA debe considerarse durante la etapa de planificación de las adquisiciones. Si
una unidad operacional dentro de UNOPS experimenta o prevé una necesidad reiterada de servicios o de
productos estándar, o requiere suministros de emergencia, puede considerar establecer un LTA (local o
internacional) con un proveedor.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Antes de formalizar cualquier arreglo, y a los efectos de seleccionar al proveedor que ofrece el producto más
apropiado al precio más competitivo, un proceso competitivo de adquisición debe ser emprendido (por UNOPS
o basado en el proceso competitivo emprendido por otra organización de la O.N.U que ha establecido ya un
LTA con el proveedor.) EL Grupo de Práctica de Adquisiciones (PPG) deberá ser informado sobre cualquier
LTA próximo a realizarse y deberá ser contactado para proporcionar asistencia en el establecimiento del
acuerdo si fuera necesario, o para establecer el acuerdo directamente por cuenta de una unidad operacional si
se identifica una necesidad global.
El establecimiento de todos los acuerdos LTAs debe ser revisado por HQCPC (véase 7.2.2, Ambito de la
revisión por parte de los comités de contratos y propiedad) y aprobado por el ECPO con la excepción de LTAs
válidos que hayan sido establecidos por otros organismos de las Naciones Unidas (véase el capítulo 4.4,
Excepciones al uso de métodos formales de licitación y en el capítulo 4.2.4, Uso de LTAs de otras
organizaciones de las Naciones Unidas).
Como se indicó anteriormente, los LTAs suelen ser válidos por un período de uno a tres años, y dependiendo
de la naturaleza de los bienes o servicios a ser adquiridos en el marco del LTA, un ajuste de precios después
de un año podría ser necesario (tal condición se debe especificar por adelantado en el pliego de condiciones e
incluido en el LTA).
El siguiente procedimiento de aprobación se aplica a LTAs que requieran el ajuste anual de los precios:
- Si el LTA se ha establecido y aprobado por el ECPO siguiendo una revisión y recomendación del
Comité de Contratos de la sede (HQ), y si el incremento de precios es superior al 5%, se requiere la
aprobación del Comité de Contratos de la sede (HQ), y del ECPO.
- Para los incrementos de precios inferiores al 5%, el aumento debe ser aprobado por el Jefe de la
unidad de negocios mediante la firma de una nota al expediente presentado por el personal de
adquisiciones;
- En todos los casos, es decir, si el aumento supera o es inferior al 5%, la justificación para aprobar el
incremento de los precios debe ser debidamente documentada y archivada para fines de auditoría.
Todos los LTAs deben ir acompañados de instrucciones que describan el uso y aplicabilidad del LTA. Ejemplos
de instrucciones de LTAs se pueden encontrar en la página de intranet de la práctica de adquisiciones (click
aqui).
4.2.3 Uso de LTAs existentes
Si existe un LTA para el tipo de bienes o el servicio requerido en un caso específico, pueden emitirse órdenes
contra los acuerdos sin hacer un proceso competitivo adicional (consulte el capítulo 5.1.2.5, Solicitud de ofertas
bajo LTAs). El LTA con cada proveedor sólo podrá ser utilizado para el aprovisionamiento de bienes o servicios
especificados en dicho LTA. Si otros bienes o servicios son requeridos a ese proveedor, entonces se deberá
seguir un proceso normal de adquisición.
La orden bajo un LTA existente se llama una Orden de Aprovisionamiento (en inglés, call-off order). Dado que
un LTA ofrece un marco establecido y aprobado para la provisión de bienes y servicios a UNOPS, no se
requiere ningún proceso de licitación o adjudicación de contrato al realizar una order de aprovisionamiento bajo
un LTA. La orden debe, sin embargo, ser aprobada por la Autoridad de Adquisición cuyo nivel de autoridad
delegada cubra el valor de la orden (véase el capítulo 1.5.2, Niveles de autoridad delegada, así como el capítulo
8.4.1.2 Ordenes de aprovisionamiento bajo un LTA, Acuerdo de Largo Plazo, (Call-off Orders)).
UNOPS puede decidir establecer múltiples LTAs con diversos proveedores para el mismo producto/servicio, a
fin de asegurar la provisión constante u ofrecer una gama más amplia de las opciones de suministro.
En los casos en que múltiples LTAs estén disponibles para satisfacer las necesidades de UNOPS, los criterios
para la selección de un LTA para la emisión de órdenes de aprovisionamiento se documentarán en el archivo
de la adquisición. El Director, PPG tendrá autoridad para emitir instrucciones administrativas o instrucciones
sobre el uso/aplicación de los LTAs específicos.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Finalmente, un LTA se puede utilizar para proporcionar parámetros de comparación (benchmarks) en la
adquisición de bienes y servicios similares sobre una base competitiva o de excepción (dispensa). El ejercicio
de establecer estos parámetros de comparación se puede hacer para:
1) asistir en la determinación de especificaciones de productos
2) establecer criterios de calidad
3) comparar precios
4.2.4 Uso de LTAs de otras organizaciones de las Naciones Unidas
Sujeto al permiso escrito de la organización respectiva, UNOPS alienta el uso de LTAs apropiados establecidos
por otras organizaciones de la O.N.U. Este acuerdo es un ejemplo de cooperación con otras organizaciones del
sistema Naciones Unidas, de conformidad con la Regulación Financiera 118.02 (c).
Si UNOPS está satisfecho que los LTAs han sido aprobados según los procedimientos establecidos en la
respectiva organización de la O.N.U, no requerirá una revisión por separado del Comité de Contratos. Sin
embargo, la Autoridad de Adquisiciones es responsable de asegurar que se guarde en los archivos evidencia
de que el LTA ha sido formalmente establecido por la otra Organización de las Naciones Unidas (por ejemplo,
tal evidencia puede ser una copia firmada del LTA de la agencia de las Naciones Unidas).
El uso de LTAs de UNOPS por otras organizaciones de la O.N.U requiere aprobación previa por el Director
PPG.
Los LTAs de otras organizaciones de las Naciones Unidas están disponibles para el staff de UNOPS en
www.ungm.org. Luego de ingresar al sitio, el personal de UNOPS podrá acceder al detalle de los LTAs ubicado
bajo Notices > LTAs
Los LTAs de UNWEBBUY no se comparten ya que forman parte de una herramienta importante de generación
de ingresos necesarios para solventar la existencia de UNOPS, dado que no se reciben fondos provenientes de
la Asamblea General. Compartir los LTAs de UNWEBBUY requiere aprobación especial del Director PPG.
4.3 Seleccionando el tipo de competición
Además de seleccionar el método de adquisición a ser utilizado (descrito arriba), seleccionar el tipo de
competición para una actividad de adquisición es un paso importante. Dependiendo del valor de la adquisición,
las condiciones de mercado, así como el conocimiento de UNOPS del mercado, distintos tipos de competición
puden ser utilizados.
4.3.1 Competición abierta internacional y competición abierta nacional/regional
La competición abierta internacional o nacional/regional es el método estándar de competición ya que es el que
mejor satisface los principios de Mejor Valor por el Dinero, Transparencia y Competición Efectiva.
El propósito de la competición abierta internacional o nacional/regional es proveer a todos los potenciales
proveedores notificación oportuna y adecuada de los requisitos de UNOPS y proporcionarles igualdad de
acceso y una oportunidad justa de competir por los contratos de bienes, de obras, o de servicios requeridos.
Los procesos de licitación nacionales / regionales se llevan a cabo normalmente en los casos siguientes:
(a) cuando las obras están geográficamente dispersas o esparcidas en el tiempo, y los trabajos por lo tanto
no serían de interés para las compañías internacionales,
(b) cuando los bienes están disponibles localmente a precios por debajo del precio de mercado global,
(c) cuando los bienes están relacionados a un contexto nacional (por ejemplo, servicios de publicidad en
periódicos nacionales)
(d) si el conocimiento del sistema local/nacional es un requerimiento, o
(e) si este procedimiento ha sido requerido por el cliente y está especificado en el respectivo acuerdo de
proyecto, u
(f) Otras razones aceptables para la Autoridad de Adquisición que aprueba el documento de licitación.
Es, sin embargo, esencial asegurar competitividad en los procesos; así, la licitación nacional/regional debe ser
sólo utilizada si hay suficientes proveedores de los bienes / servicios / obras en el área para asegurar la
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competición. Además, debe estarse alerta sobre la posibilidad de formación de cárteles (proveedores que se
unen para beneficio común) en detrimento del propósito de la competición.
La competición abierta internacional o nacional/regional, es el modo más rápido y más transparente de llevar a
cabo un proceso de licitación competitiva. Por lo tanto, las unidades de negocios deben optar por competiciones
abiertas en lugar de la competiciones limitadas (véase 4.3.2 a continuación) a menos que haya una razón válida
para la licitación limitada. Los motivos válidos incluyen:
(a) El acuerdo de proyecto requiere el uso de licitaciones limitadas;
(b) Una licitación pública tendrá consecuencias negativas de seguridad;
(c) El tema / materia de la oferta es de carácter sensitivo y no puede ser publicitado;
(d) Es conveniente efectuar una licitación mediante el sistema de dos sobres y la unidad de negocios
estima que la licitación abierta dará lugar a demasiadas ofertas para permitir un proceso de evaluación
eficaz;
(e) La pre-calificación ha sido identificada como como la estrategia más adecuada de contratación y un
ejercicio de pre-calificación se ha llevado a cabo;
(f) Las condiciones se cumplen para una competición nacional/regional (véase arriba);
(g) Otras razones aceptables para la Autoridad de Adquisiciones que deba aprobar el documento de
licitación.
Debe obtenerse un permiso previo por escrito por parte de la Autoridad de Adquisiciones para el uso de la
competición limitada. Esto se debe proporcionar en el momento de la aprobación de la lista corta (rellenando el
campo correspondiente en la plantilla de la lista corta). En todos los demás casos, las ITBs y RFPs deben ser
públicamente anunciadas.
Para más información sobre el anuncio de licitaciones abiertas, por favor consulte el capítulo 3, Identificación de
proveedores.
Publicaciones en el caso de competiciones abiertas:
La oportunidad de adquisición deberá ser objeto de publicidad en la página web de UNOPS y a través de UNDB
on-line, y en cualquier sitio web/medios indicados con carácter mandatorio en el acuerdo de proyecto (por
ejemplo, DgMarket, etc.). Además, debe ser anunciado o distribuido de una manera que, de acuerdo con la
naturaleza y circunstancias del producto requerido, llevará a las respuestas más beneficiosas, por ejemplo,
anuncios en una radio local, la publicidad en los sitios web de otras organizaciones o clientes, en los periódicos
locales o revistas especializadas.
Cuando se utiliza una licitación abierta, no se establecerá lista corta.
Los anuncios/publicación de licitaciones abiertas podrán resultar en:
- Procesos de evaluación más extensos, debido a la gran cantidad de ofertas recibidas, sin embargo,
los beneficios de una competencia más amplia a menudo son superiores a la carga adicional de un
número mayor de revisiones de ofertas, y tras una evaluación preliminar de todas las ofertas, el comité
de evaluación podrá decidir limitar la evaluación detallada a las primeras cuatro o cinco ofertas más
bajas (a menos que se esté usando un sistema de dos sobres).
- menor cantidad de respuestas si se hace publicidad en los medios de comunicación no conocidos por
la comunidad de proveedores (por ejemplo, sitio web de la UNOPS y el sitio web UNDB online para la
contratación local de obras, etc.) En estos casos, es una buena práctica notificar a todos los
proveedores potenciales conocidos de la existencia de la publicación. Al hacerlo, todos los licitantes
potenciales deben ser notificados al mismo tiempo y la información sobre la notificación, (cómo los
proveedores notificados fueron identificados, cuando se ha emitido la comunicación a los proveedores,
cómo los proveedores fueron notificados, etc) deben incorporarse al expediente de la adquisición.
Las consideraciones anteriores deben ser tenidas en cuenta a la hora de optar por licitación abierta.
Notificación de Licitación Abierta (Notice for open tender)
Publicación en UNDB on-line (Advertisement on UNDB on-line)
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4.3.2 Competición internacional limitada y competición nacional/regional limitada
En el caso de que no pueda llevarse a cabo una competición internacional o nacional/regional abierta según
descrito arriba en 4.3.1, podrá realizarse una competición internacional o nacional/regional limitada.
La competición internacional limitada permite solamente la participación de proveedores seleccionados en la
licitación.
La competición internacional limitada restringe la competición a una lista corta de proveedores seleccionados de
una manera no discriminatoria de listados, de precalificaciones, de expresiones de interés, de investigaciones
de mercados, etc. (Ver capítulo 3, Identificación de proveedores).
Este tipo de competición no debe ser usado salvo que existan razones válidas de acuerdo a lo especificado en
el capítulo 4.3.1 anterior.
UNOPS fomentará el desarrollo de mercados locales. En los casos en los que una competición abierta
internacional o nacional/regional no pueda ser llevada a cabo de conformidad a lo explicitado en el capítulo
4.3.1 anterior, los requisitos de la adquisición se pueden alcanzar satisfactoriamente dentro del contexto local, o
es poco probable que puedan ser alcanzados fuera del contexto local (por ejemplo, provisión del servicio de
publicación en periódicos locales, etc.), entonces puede llevarse a cabo un proceso competitivo
nacional/regional limitado. No se deberá excluir automáticamente a los proveedores internacionales idóneos
que hayan expresado interés en un proceso nacional/regional de participar en los mismos términos en que lo
hacen proveedores nacionales/regionales. La competición nacional/regional debe ser limitada a un selecto
número de proveedores locales.
4.4 Excepciones al uso de métodos formales de licitación
4.4.1 Excepciones
De acuerdo a la Regla Financiera 118.05(a), el ECPO u otro personal autorizado podrá determinar que, para
una actividad de adquisición específica, el uso de los métodos formales de licitación no está de acuerdo con el
mejor interés de UNOPS y sus clientes cuando:
1) El valor de la adquisición sea inferior a un límite monetario especifico establecido para los métodos
formales de licitación,
Tal como se define en la regla financiera 118.04 (OD3), los métodos formales de licitación son:
Llamado a Licitación (ITB) y Solicitud de Propuestas (RFP), para los requisitos que superen los
USD 50.000 (a excepción de las adquisiciones de emergencia).
Para requisitos por debajo del límite de 50.000 dólares, métodos menos formales de licitación
pueden ser utilizados, es decir: Compras Competitivas (Shopping) para las necesidades por
debajo de USD 2.500 y Solicitud de Cotización (RFQ) para los requerimientos que no excedan
de 50.000 dólares.
2) No hay mercado competitivo para el requerimiento, por ejemplo, cuando existe un monopolio; donde los
precios son fijados por ley o reglamento público o en lugares donde el requerimiento se refiere a un
producto o servicio propietario,
Los precios o tarifas son fijados por la legislación u órganos de gobierno, por ejemplo, en los
casos de monopolio estatal o de regulación de tarifas. Para justificar los precios o tarifas fijas, el
nombre del organismo regulador o la ley que controla las tasas o precios establecidos se
deberá indicar en cada solicitud de adjudicación y, en su caso, un precio vigente / tabla de
tarifas deberán ser proporcionados.
Producto o servicio propietario se refiere a situaciones en las que sólo una fuente puede
satisfacer las necesidades de UNOPS, en situaciones donde:
i. Se adquirirán artículos propietarios sujetos a restricciones legales (patentes y derechos
de autor),
ii. Asuntos relacionados con la defensa nacional o la seguridad nacional justifican que la
provisión de una único fuente sea el método más apropiado para la adquisición,
iii. Los bienes o las obras de construcción están disponibles de un determinado proveedor
o contratista, o un determinado proveedor o contratista tiene derechos exclusivos
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
respecto de los bienes o las obras de construcción y no exista otra alternativa
razonable o sustituto.
Justificación requerida: explicación de por qué otras posibles fuentes no existen y razonabilidad de los
costos (por ejemplo, la comparación con los precios de compra anteriores).
3) Ha habido una determinación anterior en relación con una actividad de adquisición idéntica, o hay una
necesidad de estandarizar los requisitos en seguimiento de una actividad de adquisición reciente.
La determinación previa significa que lo que debe ser comprado está determinado por una
compra anterior, por ejemplo, no hay otra opción que obtener los bienes o servicios de la
entidad que fue contratada para la compra anterior (por ejemplo, una pieza de equipo fue
adquirido con anterioridad y componentes que ahora se requieren reemplazar sólo pueden ser
obtenidos a través del fabricante; servicios complejos fueron comprados de un proveedor y
ahora es necesario comprar servicios adicionales que requieren conocimientos específicos
relacionados con la tarea anterior. Sólo el proveedor que realizó los servicios iniciales puede
realísticamente proporcionar los servicios adicionales).
La estandarización será admisible cuando bienes, equipo o tecnología idénticos han sido
recientemente comprados a un proveedor o contratista, y se determina que una cantidad de
suministros adicionales deben ser adquiridos, o por la necesidad de compatibilidad con los
bienes, equipo o tecnología u obras ya existentes. La efectividad del contrato original para
satisfacer las necesidades de UNOPS o de su cliente, el tamaño limitado de la adquisición
propuesta en relación con el contrato original, la razonabilidad del precio y lo inadecuado de
otras alternativas a los bienes en cuestión siempre se tendrán en cuenta y deberán justificarse.
Cabe señalar, sin embargo, que la marca no es necesariamente una justificación para las
excepciones. Un proceso competitivo debería llevarse a cabo si existieran múltiples fuentes de
aprovisionamiento.
Justificación requerida: explicación de la determinación anterior o de por qué es necesaria una
estandarización y la razonabilidad de los costos (por ejemplo, la comparación con los precios de
compra anteriores, la comparación con los precios de los equipos de otros proveedores equivalentes en
rendimiento, etc.)
4) El contrato de adquisición propuesto es resultado de la cooperación con otras organizaciones del sistema
de las Naciones Unidas, de conformidad con la regla financiera 118.02 (c):
El Director Ejecutivo podrá en determinados casos, autorizar la cooperación con una agencia
de las Naciones Unidas en relación con las actividades de adquisición. La aceptación de una
decisión de contratación de otro organismo de las Naciones Unidas en virtud de la regla
financiera 118.05 (a) (iv) se aplica a una situación en la que una agencia de las Naciones
Unidas ha adjudicado un contrato a una entidad, y UNOPS elige confiar en esa decisión de
adjudicación para su propio contrato. La distinción principal entre esta situación y la
preselección es la ausencia de instrucciones de la fuente de financiación para aquella, es decir,
el carácter voluntario de la confianza de UNOPS en la decisión de contratación de la otra
agencia de Naciones Unidas.
Justificación requerida: Evidencia de que la otra Organización de las Naciones Unidas ha adjudicado un
contrato a una entidad y que la entidad contratada ha extendido los mismos precios y condiciones para
UNOPS.
Si el contrato de adquisición propuesto es una orden de aprovisionamiento bajo un LTA de otra
Organización de Naciones Unidas, no se requiere ninguna revisión independiente adicional de contrato
o solicitud interna para la adjudicación. Sin embargo, la orden de aprovisionamiento debe ser firmada
por la autoridad de adquisición relevante (véase el capítulo 1.5, Autoridad de adquisición).
Cuando UNOPS se basa en la decisión de contratación de otro organismo de las Naciones Unidas con
el fin de firmar un contrato (que no sea una orden de aprovisionamiento bajo un LTA) y si nada se
estipula en el acuerdo de proyecto en este sentido, se requerirá una solicitud interna para la
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
adjudicación o revisión del comité de contratos y propiedad, dependiendo del valor del contrato de
adquisición propuesto.
5) Se han obtenido ofertas para requerimientos idénticos en un plazo razonable y los precios y las
condiciones ofrecidas por el contratista propuesto siguen siendo competitivas:
El plazo razonable en relación con el uso previo de un método formal de solicitud debe limitarse
a seis meses, a menos que se justifique de otra forma considerando el mercado específico.
Para bienes cuyo precio fluctúa rápidamente (materia prima, productos derivados del petróleo,
algunos equipos informáticos, etc.) la competitividad de los precios siempre debe ser
debidamente justificada.
Para obras, 12 meses deben ser considerados "un plazo razonable" a los efectos de la
interpretación de esta cláusula. Períodos más largos no pueden considerarse a menos que
exista una justificación adecuada.
Justificación requerida: resumen detallado sobre la utilización anterior de un método formal de licitación
y su resultado, la razonabilidad de los costos y las tarifas vigentes en el mercado local.
6) Una solicitud formal no ha producido resultados satisfactorios en un plazo previo razonable:
El “plazo previo” se refiere al período que haya transcurrido desde la fecha de cierre para la presentación
de ofertas en el marco del proceso competitivo anterior que no dio resultados satisfactorios. La longitud
del "plazo previo razonable " para la aplicabilidad de este motivo de excepción variará dependiendo de la
naturaleza y el tipo de bienes, servicios u obras, las condiciones del mercado, la probabilidad de atraer
nuevos proveedores si se realizara una nueva licitación, y las condiciones de trabajo y seguridad en la
región a la cual los bienes o servicios deban ser provistos, y cualquier otro factor que influya en la
decisión.
Al basarse en esta cláusula, la Autoridad de Adquisiciones (PA) debe asegurar que se ha
realizado una investigación de mercado y estar plenamente convencido de que una nueva
licitación no dará resultados satisfactorios, y debe asegurarse de que todas las consideraciones
y hechos se reflejen en los archivos en la nota de justificación.
La PA debe tener en cuenta que para la aplicación de este motivo excepción, bajo ninguna
circunstancia el "plazo previo razonable" puede exceder de seis meses a partir de la fecha
límite para la presentación de ofertas en el proceso competitivo anterior que no dio resultados
satisfactorios.
Justificación requerida: resumen detallado del proceso de licitación anterior y su resultado, la
razonabilidad de los costos y las tarifas vigentes en el mercado local.
7) El contrato de adquisición propuesto es para la compra o arrendamiento de bienes inmuebles:
La selección de la ubicación se basa en consideraciones de seguridad.
Justificación requerida: la razonabilidad de los costos (por ejemplo, contactando empresas especializadas
en servicios comerciales de bienes raíces), la confirmación del potencial de cumplimiento de MOSS, la
aprobación por parte de UNDSS, etc.; evidencia de investigaciones de mercado sobre instalaciones
disponibles, la justificación de la elección de estas instalaciones frente a otras que podrían estar
disponibles.
Cabe señalar que legalmente "arrendamiento" no incluye el derecho a ocupar habitaciones de hotel, ya
que tal derecho pueda ser llamado una "licencia". Sin embargo, en consideración de razones válidas,
como la seguridad, la interpretación de "arrendamiento" se amplía para incluir el derecho a ocupar
habitaciones de hotel también, ya que varios casos y circunstancias relevados en el terreno han señalado
que es poco realista esperar que los hoteles participen en un proceso formal de licitación.
8) Existe una exigencia genuina para el requerimiento,
Las exigencias del servicio deben estar fuera del control de UNOPS, por ejemplo, las
situaciones de emergencia o de fuerza mayor u otras circunstancias imperiosas que no se
deben a la falta de planificación o a un lento proceso administrativo dentro de UNOPS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Justificación requerida: explicación de cómo las excepciones a la utilización del método formal de solicitud
se alinean con los cronogramas y de las repercusiones negativas que la operación de la UNOPS sufriría
si el cronograma de entregas fuera modificado para permitir el uso de métodos formales de licitación, la
confirmación del carácter razonable de costos a través de la comparación de precios con los precios de
compra anteriores, etc. justificación de selección de este proveedor en particular en detrimento de
cualquier otro.
Este motivo no puede ser invocado donde la exigencia se debe a una falta de planificación o lento
proceso administrativo dentro de la UNOPS.
9) El contrato de adquisición propuesto se refiere a la obtención de servicios que no se pueden evaluar
objetivamente:
Servicios de personas determinadas y no disponibles a través de contratos del personal,
incluyendo, por ejemplo:
i. Contrato de servicios celebrado con una empresa debido a la disponibilidad de un
experto específico trabajando para dicha empresa
ii. Contrato con fines de investigación, experimentación, estudio o desarrollo que conduce
a la obtención de un prototipo, excepto cuando el contrato incluya la producción de
bienes en cantidad suficiente para establecer su viabilidad comercial o para recuperar
gastos de investigación y desarrollo
Los servicios de una empresa específica para obtener, por ejemplo, tecnología de vanguardia u
otras metodologías nuevas y, como tales, no hay posibilidad de comparación confiable.
Justificación requerida: explicación de por qué este individuo o empresa es la más adecuada para llevar
a cabo los servicios y razonabilidad de los costos.
10) El ECPO decide que de una solicitud formal no se obtendrán resultados satisfactorios.
El ECPO ha delegado la autoridad a la Autoridad de Adquisición relevante para determinar que de
una solicitud formal no se obtendrán resultados satisfactorios y cuando, a juicio de UNOPS,
desarrollar un proceso de licitación no será en el mejor interés de UNOPS, por ejemplo, en los
siguientes casos:
i. Productos básicos de escasa oferta que pueden ser inmediatamente adquiridos a precios
que es probable no se mantengan;
ii. La ampliación del alcance de las obras, servicios o bienes solicitados en el contrato original,
hecha a través de una enmienda con el fin de garantizar la continuidad en el trabajo.
Justificación de la continuidad de la labor requerida, es decir, la explicación de por qué una
nueva solicitud no daría resultados positivos y la confirmación de la razonabilidad de los
precios (por ejemplo, comparación con las ofertas anteriores, etc.)
Los motivos expuestos anteriormente para invocar cada uno de los motivos de excepciones en virtud de la regla
financiera 118.05 (a) no son exhaustivos y pueden incluir cualquier otra causa que determine el ECPO o
personal autorizado.
De conformidad con la regla financiera 118.05 (c), cuando se toma una decisión de conformidad con la regla
financiera 118.05 (a), el ECPO o personal autorizado deberá registrar las razones por escrito y, a continuación,
podrá adjudicar un contrato de adquisición, ya sea sobre la base de un método menos formal o en virtud de un
contrato negociado directamente, a un proveedor calificado cuya oferta cumple sustancialmente con los
requisitos a un precio aceptable.
4.4.2 Pre-selección
Las FRR de UNOPS permiten la pre-selección de los contratistas o asociados en la ejecución por parte de de la
fuente de financiamiento (artículo 118.02 (e): "De conformidad con el acuerdo de proyecto y sujeto a revisión
por un/os comité/s de contratos y propiedad, donde sea necesario de acuerdo con estas Regulaciones y Reglas
Financieras (FRR), el ECPO podrá autorizar la emisión de los contratos confiando en la selección previa de un
contratista o socio de implementación hecho por la fuente de financiamiento ").
La pre-selección de un contratista o socio de implementación hecho por la fuente de financiamiento debe ser
"de conformidad con el acuerdo de proyecto". Esto significa que el asociado en la implementación o el
contratista deberá llevar a cabo actividades que estén expresamente autorizadas, previstas y sean acordes con
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
los requisitos de rendición de cuentas de conformidad con el acuerdo de proyecto. Esto no significa que el
contratista preseleccionado deberá ser mencionado por su nombre en el acuerdo de proyecto.
Instrucciones detalladas en la pre-selección pueden ser halladas en la Instrucción Administrativa de UNOPS
sobre Aceptación de compromisos (Engagement Acceptance).
Los límites para la revisión y adjudicación de los contratos con los proveedores preseleccionados siguen los
límites y la delegación de autoridad para la adjudicación de los contratos resultantes de la utilización de
métodos formales de licitación.
Debe tomarse especial cuidado en el evento o circunstancias en la que pre-selección se realiza mediante las
normas de contratación de una organización que no es parte de Naciones Unidas, y la pre-selección se llevó a
cabo después de la aprobación del documento del proyecto. Para más detalles consulte la instrucción
administrativa sobre Aceptación de compromisos.
En el caso de que numerosos contratistas son pre-seleccionados en el documento del proyecto, la fuente de
financiamiento debe destacar cual debe ser utilizado para cada actividad en el momento de que esta sea
iniciada a través de una instrucción escrita formal. En el caso que la fuente de financiamiento no quiera hacerlo,
entonces una solicitud formal debe llevarse a cabo invitando a los contratistas preseleccionados a licitar.
Cuando es posible verificar la capacidad técnica de los contratistas preseleccionados antes del proceso de
licitación (por ejemplo, contrato civil para el que se recomiendan empresas de clase A), entonces podrá
establecerse la "lista corta" de los contratistas preseleccionados.
La Autoridad de Adquisición debe estar satisfecha en cuanto a la razonabilidad de los costos de un contratista
preseleccionado salvo en el caso en que la fuente de financiamiento ya haya indicado la cantidad a pagar.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
5 Proceso de licitación
Luego de que los requisitos se hayan definido de manera completa, clara y sin ambigüedades, (véase el
capítulo 2 Planificación de las adquisiciones), la identificación de proveedores se haya realizado, (véase el
capítulo 3 Identificación de proveedores), y se haya seleccionado el método de licitación (véase el capítulo 4
Métodos de adquisición), el paso siguiente en el proceso de licitación es una convocatoria a recibir/someter
ofertas.
El método usado para comunicar un requisito de contratación y para solicitar ofertas de proveedores
potenciales se denomina proceso de licitación. Dependiendo del tipo de adquisición (bienes, servicios, y obras),
la complejidad o la naturaleza de un requisito, si el ECPO ha dado autorización para el uso de Procedimientos
de Adquisición de Emergencia según el capítulo 11, y el valor de la mercadería a ser adquirida, una Solicitud de
Cotizaciones (RFQ), una Invitación a Licitar (ITB) o una Solicitud de Propuestas (RFP) pueden ser utilizados.
El proceso de licitación se divide en los cuatro pasos siguientes:
1) Preparación de los documentos de licitación
2) Aprobación y emisión de los documentos de licitación
3) Período de licitación
4) Envío, recibo, y apertura de ofertas.
Los cuatro pasos en el proceso de licitación son descritos más abajo.
5.1 Preparación de los documentos de licitación
Deben utilizarse los documentos estándar de UNOPS cuando se invitan ofertas de proveedores siguiendo un
método formal de licitación (ITB/RFP).
Los documentos estándar son las plantillas que contienen los términos obligatorios y las condiciones de
UNOPS modificados para adecuarse a los requisitos particulares de cada proceso específico de licitación. Las
plantillas deben ser rellenadas con los detalles específicos aplicables a cada licitación.
No se deberán realizar cambios en los párrafos estándar de los documentos de licitación, incluyendo los
anexos, sin la aprobación previa por parte de un Asesor de Adquisiciones, del Grupo de Práctica de
Adquisiciones (PPG). Debe tomarse extremo cuidado para no incluir en los docuemntos requisitos o
condiciones que contradigan las condiciones generales de UNOPS para los contratos (GCC), o el texto
estándar de cualquiera de los documentos.
5.1.1 Contenidos de los documentos de licitación
Los documentos de licitación son pliegos escritos que consisten en los componentes siguientes:
1) Carta de invitación e Instrucciones a los licitantes
2) Definición de los requisitos (Especificaciones/TOR/Descripción de las obras, etc.)
3) Información contractual
4) Formulario para la presentación de oferta
Mientras que los detalles y la complejidad de los documentos de licitación variarán según la naturaleza y el
valor de los requisitos, cada licitación debe contener todos los datos y estipulaciones apropiadas que sean
necesarios para que los licitantes entiendan las necesidades de UNOPS y preparen una oferta adecuada. Así,
los documentos de licitación deben incluir toda la información referente a la contratación específica y deberán
ser lo más concisos posible.
Es crucial que todos los datos relevantes referentes los requisitos y a las exigencias a los proveedores estén
presentes en esta etapa, e incluidos en los documentos de licitación, pues ningún requisito adicional podrá ser
introducido después de que se haya terminado el proceso de licitación.
A continuación se indica el tipo de información que deben incluir los varios componentes de los documentos de
licitación. La información se incluye ya en las plantillas estándares de UNOPS, o deberá ser completada antes
de la emisión de los documentos de licitación.
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5.1.1.1 Carta de invitación
1) Una carta de invitación, incluyendo referencias a la contratación específica (título y número de
referencia), y una lista de documentos complementarios emitidos.
2) Una fecha límite para envío de ofertas. La fecha, hora y lugar para envío de ofertas debe estar
claramente establecida, junto con el lugar, fecha y hora de apertura (si es que se realizará en público).
a) La fecha límite para envío de ofertas debe permitir al oferente una suficiente cantidad de días
de forma tal de permitirle preparar y presentar una oferta. El siguiente número de días
(excluyendo la fecha de publicación pero incluyendo la fecha de cierre de la licitación) son
recomendados para cada método:
RFQ: 10 días calendarios
ITB: 20 días calendarios
RFP: 30 días calendarios
b) Si, en la opinión de la Autoridad de Adquisiciones, existe causa debida, se puede establecer un
plazo más corto. Sin embargo, siempre que sea aprobado un número de días menor al
recomendado, el personal de adquisiciones debe justificar la decisión en una Nota al Archivo,
indicando los motivos por qué cree que la competencia se logra a pesar del tiempo abreviado
de licitación, así como confirmar la disponibilidad de los miembros del equipo de evaluación
inmediatamente después de concluido el período de licitación.
A continuación se presentan ejemplos de justificación de plazos más cortos:
- Naturaleza de los artículos adquiridos: En el caso de materias primas tales como el betún, la grava,
la gasolina y los derivados del petróleo, productos de metal, etc., así como productos en inventario
o servicios no complejos (por ejemplo, servicios de publicidad), los precios del momento prevalecen
en el mercado y, por tanto, es poco probable que al permitir mayores tiempos de licitación se
obtengan mejores precios o una mayor competencia. Por el contrario, para obras o servicios
complejos, tiempos más prolongados que los sugeridos anteriormente podrán ser considerados.
- Destino: Cuando los requisitos logísticos son mínimos o inexistentes. Permitir tiempo adicional
para que los proveedores presenten una propuesta de flete competitiva no se justifica. Sin
embargo, si el destino de entrega es un destino que presenta condiciones que dificultan la logística
(especialmente en los casos de envíos internacionales), la extensión de los tiempos de licitación
debe ser considerada.
En general, estos ejemplos no son exhaustivos. Plazos más cortos pueden ser justificados por cualquier
otro motivo considerado aceptable por la Autoridad de Adquisiciones que aprueba el pliego de licitación.
A efectos de aclaración en relación con el concepto de “urgencia”, cabe señalar que las necesidades
urgentes excluyen a aquellas que se deben a una mala planificación por UNOPS.
3) Instrucciones para la preparación y presentación de ofertas, a efectos de proveer todas las pautas
relevantes que norman la preparación y el envío de ofertas.
Las instrucciones deben incluir una lista de los documentos requeridos para preparar una oferta
completa, así como aviso a los proveedores que las ofertas pueden ser rechazadas a menos que
cumplan con los requisitos. Una oferta que cumple sustancialmente con los requisitos es una que está
conforme con todos los términos, condiciones y especificaciones incluidos en los documentos de
licitación.
Además, las instrucciones deben incluir siempre:
a) modo de envío (electrónico, entregado en mano, por correo, fax),
b) dirección/número de fax/e-mail, y
c) las instrucciones sobre cómo empaquetar las ofertas (por ejemplo, sellado, número de
copias, sistema de doble sobre, etc.)
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4) Descripción de la necesidad de contratación incluyendo la información necesaria para preparar una
oferta adecuada y significativa:
a) el contexto de la contratación
b) el propósito de la actividad de adquisición
5) Conferencia previa a la licitación y visita al sitio: La información sobre la localización, la fecha y la
hora de cualquier conferencia previa a la licitación o visitas al sitio que se prevean realizar en relación
con la contratación debe ser comunicada a los proveedores dentro de los documentos de licitación.
6) Moneda de la oferta y del pago, y estipulación del tipo de cambio utilizado para los propósitos de la
evaluación. Las instrucciones deben indicar que los precios de la oferta pueden ser cotizados en
cualquier moneda de libre convertibilidad, salvo especificación contraria en el acuerdo legal con el
cliente. Además, las instrucciones deben indicar que el contrato será emitido en la moneda de la oferta,
y el pago será efectuado en la moneda del contrato.
Con el objeto de comparar los precios de las ofertas recibidas, UNOPS convertirá los precios cotizados
a una sola moneda usando el tipo de cambio operacional de la O.N.U vigente a la fecha límite para la
recepción de ofertas.
7) Idioma: Los documentos de licitación así como las ofertas deben ser elaborados en inglés, francés, o
español. El idioma será seleccionado por UNOPS
El contrato firmado con el proveedor seleccionado debe redactarse en el idioma seleccionado en los
documentos de licitación, y este idioma será el que gobierne las relaciones contractuales entre UNOPS
y el proveedor.
La traducción de los documentos de licitación al idioma local es a veces recomendable, sin embargo,
todos los documentos contractuales deben de todas maneras ser escritos en inglés, francés o español,
a efectos de facilitar la revisión y auditoría de las adquisiciones. La versión original (en inglés / francés /
español) prevalecerá en caso de inconsistencia entre los documentos.
8) Instrucciones sobre la validez de la oferta, solicitando a los proveedores mantener sus ofertas
válidas para un número específico de días, (típicamente un plazo de 60 o 90 días, pero menos si el
precio del producto procurado fluctúa rápidamente - por ejemplo, materias primas, productos de
petróleo, etc.) permitiendo suficiente tiempo para la evaluación de ofertas y la adjudicación del contrato.
9) Método de evaluación y criterios de evaluación (incluyendo el peso relativo de cada criterio
importante y cómo será aplicado) deberán estar claramente especificados en los documentos de
licitación, y no deberán ser modificados durante el proceso de evaluación. La evaluación se deberá
realizar conforme a los criterios especificados.
Para la contratación de obras, las ofertas que están fuera de un rango definido del precio estimado por
UNOPS (comúnmente conocida como la Estimación del Ingeniero) deben ser rechazadas, siempre que
esta condición se encuentre especificada en el pliego de licitación. Tal disposición puede ser apropiada
si la unidad de negocios cree de forma razonable que existe el riesgo de que contratistas sin la
suficiente experiencia presenten ofertas demasiado bajas y luego sean incapaces de ejecutar dichas
obras de forma satisfactoria. Antes de incluir disposiciones al respecto, se debe dar debida
consideración a la medida en que la estimación del ingeniero pueda ser confiable en el contexto local, y
si un resultado similar puede lograrse mediante la adición de un requerimiento que los contratistas
deben cumplir con respecto a su experiencia previa o a volúmenes de negocios previos.
Los distintos métodos de evaluación se describen en el capítulo 6 de este Manual. Este capítulo debe
ser consultado antes de preparar los documentos de licitación para determinar los criterios apropiados
de evaluación.
Debido a su condición como parte de las Naciones Unidas, UNOPS no debe tener en cuenta los
impuestos y aranceles a efectos de evaluación de las ofertas, por lo que el Incoterm DDP (Delivered
Duty Paid) no debe utilizarse en los documentos de licitación de bienes (véanse los capítulos 6.1.3 y
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9.2.6 para más detalles). Del mismo modo DEQ (Delivered Ex Quay) sólo puede utilizarse cuando se
especifica claramente que los derechos pagaderos al momento de la importación de los productos no
deben incluirse en el precio de la oferta, ya que este Incoterm permite la posibilidad de incluir tales
costos. Las excepciones a esta regla deben ser aprobadas por el Consejero General.
La elegibilidad y criterios de calificación para la selección de socios del sector privado debe estar en
conformidad con la "Normativa sobre la Cooperación entre las Naciones Unidas y el Sector
Empresarial" (Guidelines on Cooperation between the United Nations and the Business Sector)
publicado por el Secretariado General de las Naciones Unidas.
10) Discrepancias y errores en el componente del precio: Los documentos de licitación deben definir
cómo las discrepancias y errores en componentes del precio serán manejados. Referirse al capítulo 6.6
Modificación de ofertas, para orientación adicional.
11) Condiciones de pago. Los documentos de licitación deben especificar las condiciones de pago. Las
condiciones de pago son generalmente 30 días neto luego del recibo de la factura así como recepción
y aceptación de bienes o de servicios o sobre el recibo de la documentación requerida de envío,
dependiendo del INCOTERM utilizado (véase el capítulo 9.2.6 INCOTERMS). No deben realizarse
pagos anticipados, excepto cuando éstos sean una práctica regular en la industria y solamente de
acuerdo con la política de UNOPS referente a pagos anticipados. Los pagos contra progreso son
práctica común para los servicios y obras (véase el capítulo 8.1.2 Política sobre pagos anticipados, para
instrucciones en la política de pago de UNOPS). Si el precio de los productos básicos es probable que
fluctúen con el tiempo (por ejemplo, productos derivados del petróleo, productos de metal, etc.) y es
intención de UNOPS emitir un contrato basado en una fórmula de precios, como el índice Platt
(www.platts.com ), LME (www.lme.co.uk ), etc. entonces la fórmula de precios debe estar claramente
especificada en el pliego de licitación. En el caso de obras de construcción, puede ser apropiado en
algunos casos incluir un mecanismo de ajuste de precios en el contrato; cualquiera de dichas
disposiciones debe definir como el ajuste de precios será disparado por las fluctuaciones en los
diversos índices definidos y estarán sujetos a un límite máximo global. La redacción del mecanismo
debe ser aprobado por un oficial jurídico antes de ser incluido en el pliego de licitación.
12) Modificaciones. Los documentos de licitación deben estipular que cualquier información adicional,
aclaración, corrección de errores o modificación de los documentos de licitación, será distribuida a
todos los proveedores antes del plazo para la recepción de ofertas a efectos de permitir a los
proveedores tomar acciones apropiadas
De manera similar, todos los proveedores deben también ser informados del derecho de modificar o de
hacer correcciones a las ofertas o propuestas, a condición de que cualquier modificación o corrección
sea recibida por UNOPS por escrito antes del plazo límite especificado para el envío de ofertas.
13) Reservas a los términos de los contratos de UNOPS. El pliego de licitación debe indicar que los
licitantes deberán presentar cualquier reserva a los términos estándar de contratos de UNOPS junto
con sus ofertas, y que la omisión de presentación de tales reservas será interpretada por UNOPS como
la aceptación de todos los términos del contrato.
14) Información sobre garantías de oferta/propuesta y el formulario de garantía de oferta/propuesta, si
son aplicables. UNOPS puede requerir garantías de Oferta/Propuesta para mitigar los siguientes
riesgos relacionados con el oferente:
el retiro o modificación de una oferta o propuesta después del plazo de recepción de oferta;
si no se firma el contrato;
si no proveyera la garantía de cumplimiento de contrato, luego de que su oferta o propuesta haya
sido aceptada;
incumplimiento de otras condiciones precedentes a la firma del contrato especificadas en el pliego
de licitación.
Debe notarse que la garantías de ofertas son documentos que se pueden cobrar en efectivo y como
tales, debe observarse extremo cuidado durante el manejo y archivo de los documentos originales. Es
obligatorio conservar estos documentos en un lugar seguro, ya que en última instancia, serán devueltos
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al licitante (a menos que decida UNOPS cobrarlo). Es responsabilidad del personal de adquisiciones
entregar las garantías de las ofertas originales al personal de finanzas de la unidad de negocios. El
personal de Finanzas deberá:
Mantener los documentos en un lugar seguro, y
Mantener un registro de la validez de los documentos a través de un sistema de registro, y
Notificar al personal de adquisiciones de la fecha de expiración de las garantías de las ofertas, con
una anticipación no menor a dos semanas antes de su expiración
El propósito de una garantía de oferta/propuesta es desalentar ofertas frívolas e irresponsables que
tengan un impacto negativo en el proceso de adquisición en términos de costos adicionales para una
nueva licitación y evaluación, y los posibles retrasos en la ejecución.
Se recomienda el uso de garantías de oferta/propuesta cuando prevalezcan las siguientes
circunstancias:
Alto valor de los bienes, obras o servicios a ser adquiridos;
Urgencia de la solicitud, por ejemplo, los bienes tienen que estar en el país o las obras construidas
antes de la temporada de lluvias;
Emergencia (situación de vida o muerte);
Precio de la materia prima es cada vez mayor (es decir, los riesgos que los proveedores retiren su
oferta es mayor);
Largos tiempos de proceso (el contrato no podrá ser efectivizado dentro de un tiempo relativamente
corto);
Alto riesgo de que los licitantes retiren sus ofertas debido a las condiciones del mercado y la
situación inestable en el país (por ejemplo, obras locales);
Condiciones impuestas por el donante que requieren el uso de garantías de oferta o propuesta.
El valor de una garantía de oferta o propuesta debe ser calculado de forma tal que cubra los costos de
la evaluación de las ofertas y re-licitación. Una garantía de oferta/propuesta siempre debe ser
expresada como una suma específica y no como un porcentaje del monto de la licitación. Normalmente,
se recomienda una cantidad que corresponde a USD 10.000, 20.000 o 50.000 en función de lo
complejo y costoso del proceso de licitación. Es importante, sin embargo, no fijar el importe tan alto
como para desalentar a los oferentes a participar en el proceso de licitación dado que la garantía
representa un costo para ellos.
El formato previsto en el pliego de licitación UNOPS debe ser usado cuando se están siguiendo las
reglas de adquisiciones de UNOPS.
Los bancos y también otros terceros tales como instituciones financieras o compañías de seguros
pueden proporcionar garantías. Sin embargo, la aprobación por el Oficial Regional de Finanzas
(Regional Finance Officer) debe obtenerse con anterioridad a la aceptación de documentos de
garantías emitidos por terceros distintos de los bancos.
Las garantías son normalmente emitidas en la forma de una garantía bancaria. Sin embargo, giros a la
vista (Demand Drafts), Cheques de Cajero (Cashier´s Cheques) o Cheques Irrevocables (Irrevocable
Cheques) certificados por un banco pueden ser aceptados en sustitución de garantías.
En el caso de que los proveedores presenten la garantía en forma de cheques de cajero o cheques
certificados o giro a la vista en favor de UNOPS, tales documentos deberán ir acompañados de una
declaración firmada por el banco emisor en su papel membretado indicando el período de validez y
confirmando la irrevocabilidad del cheque o el giro a la vista.
Los bancos emisores de las garantías deberán ser instituciones aceptadas por el Contralor de UNOPS
(UNOPS Controller) o su designado, y en particular, los bancos tienen que ser certificados por el Banco
Central del país correspondiente para operar como banco comercial.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Una garantía siempre debe ser incondicional (es decir, se puede ejecutar directamente sin tener que
probar el incumplimiento) y ser irrevocables.
Es una buena práctica de evaluación de ofertas, que el equipo de evaluación verifique la autenticidad
de las garantías de ofertas/propuestas proporcionadas por los oferentes poniéndose en contacto
directamente con el banco emisor. Cuando el banco emisor no pueda confirmar que la garantía de
oferta/propuesta haya sido emitido por él, el presidente del equipo de evaluación de las ofertas debe
notificar inmediatamente al Director de la Práctica de Adquisiciones (Procurement Practice Lead), de
forma tal que las acciones adecuadas se puedan tomar respecto al oferente.
Garantía de la oferta – Plantilla (Bid security – Template)
15) Información sobre garantías de cumplimiento de contrato y pagos anticipados. UNOPS podrá
solicitar del proveedor seleccionado garantías de cumplimiento de contrato con el fin de mitigar los
riesgos surgidos por incumplimientos del proveedor y/o violación de las obligaciones contractuales
(como la entrega de todos los equipos, los servicios prestados y obras realizadas según el contrato),
mientras que una garantía para pago anticipado que puede ser solicitada por UNOPS al proveedor
cuando el proveedor solicite un anticipo para cubrir sus costos de movilización (por lo general en caso
de contratos de obras o servicios). Si una garantía de cumplimiento o una garantía por anticipo se
solicitan al momento de la firma del contrato, el pliego de licitación debe especificar los requisitos,
incluyendo el plazo para la obtención de la garantía.
Se recomienda utilizar garantías de cumplimiento en caso que se presenten las siguientes
circunstancias:
Alto valor de los bienes, obras o servicios a ser adquiridos
Urgencia de la licitación, por ejemplo, los bienes tienen que estar en el país u obras a ser
construidas antes de la temporada de lluvias,
Emergencia (situación de vida o muerte)
Precio de la materia prima es cada vez mayor (es decir, los riesgos que los proveedores retiren su
oferta es mayor)
Experiencia previa insatisfactoria con el proveedor seleccionado
Contratista nuevo desconocido para UNOPS
Gran diferencia entre el precio más bajo y el segundo precio más bajo
Gran variedad de productos que se incluirán en el contrato (riesgo de falta de entrega)
Productos delicados (alto riesgo de daño durante la manipulación)
Condiciones impuestas por el donante que requieren el uso de garantías.
Cabe señalar que las garantías de cumplimiento y de pagos anticipados son documentos que se
pueden cobrar en efectivo y, como tales, debe tomarse extremos cuidado en el manejo y la
presentación de los documentos originales. Es obligatorio conservar la documentación original en un
lugar seguro (por ejemplo, la caja de seguridad de Finanzas), ya que en última instancia, serán
devueltos al licitante (a menos que decida UNOPS cobrarlo). Es la responsabilidad del personal de
adquisiciones entregar las garantías de las ofertas originales al personal de finanzas de la unidad de
negocio. Más aún, se deberá mantener un registro de la validez de los documentos a través de un
sistema de registro, y se deberá notificar al personal de adquisiciones de la fecha de expiración de las
garantías de las ofertas y de pagos anticipados, con una anticipación no menor a dos semanas antes
de su expiración
El valor de una garantía de cumplimiento puede variar en función a la naturaleza, riesgo y magnitud de
las obras, servicios o bienes a ser provistos bajo el contrato. Se recomienda que las mismas se
establezcan en un valor equivalente (al menos) a un cinco por ciento del monto total del contrato.
El valor de las garantías de pagos anticipados debe cubrir el monto total del mismo.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El formato para las garantías de cumplimiento y de pagos anticipados de acuerdo a lo especificado en
los documentos de licitación de UNOPS, debe ser utilizado cuando las reglas de adquisiciones de
UNOPS están siendo utilizadas.
Los bancos, y también otros terceros tales como instituciones financieras o compañías de seguros
pueden proporcionar garantías. Sin embargo, la aprobación por el Oficial Regional de Finanzas
(Regional Finance Officer) debe obtenerse con anterioridad a la aceptación de documentos de
garantías emitidos por terceros distintos de los bancos.
Las garantías son normalmente emitidas en la forma de una garantía bancaria. Sin embargo, giros a la
vista (Demand Drafts), Cheques de Cajero (Cashier´s Cheques) o Cheques Irrevocables (Irrevocable
Cheques) certificados por un banco pueden ser aceptados en sustitución de garantías.
En el caso de que los proveedores presenten la garantía en forma cheques de cajero o cheques
certificados o giro a la vista en favor de UNOPS, tales documentos deberán ir acompañados de una
declaración firmada por el banco emisor en su papel membretado indicando el período de validez y
confirmando la irrevocabilidad del cheque o el giro a la vista.
El Oficial Regional de Finanzas (Regional Finance Officer) debe revisar cuidadosamente la garantía
bancaria por pago anticipado y asegurarse de que es genuina y ejecutable (contactando el banco
emisor y obteniendo la confirmación necesaria) y que el formato es como se requiere antes de que se
realice algún adelanto al contratista, en vista de los riesgos financieros asociados para UNOPS.
Es también obligatorio antes de emitir un contrato que el Oficial de Contratos verifique la autenticidad de
la garantía de cumplimiento provista por el proveedor contactando directamente al banco emisor.
Cuando el banco emisor no pueda confirmar que la garantía de cumplimiento haya sido emitido por
ellos, el Oficial de Contratos deberá notificar inmediatamente al Director de la Práctica de Adquisiciones
(Procurement Practice Lead), de forma tal que las acciones adecuadas se puedan tomar respecto al
oferente.
Los bancos emisores de las garantías deberán ser instituciones aceptadas por el Contralor de UNOPS
(UNOPS Controller) o su designado, y en particular, los bancos tienen que ser certificados por el Banco
Central del país correspondiente para operar como banco comercial.
Una garantía siempre debe ser incondicional (es decir, se puede ejecutar directamente sin tener que
probar el incumplimiento) y ser irrevocables.
Las garantías de cumplimiento y de pago anticipado sirven distintos fines. Como tales, no son
mutuamente excluyentes y deberán ser requeridas en cada caso según corresponda o sea necesario.
UNOPS solicitará garantías por pagos anticipados cuando se dieran ciertas situaciones. Vea el capítulo
8.1.2 Política sobre pagos anticipados para detalles de dichas circunstancias que demanden una
garantía de pago anticipado.
Garantía de Cumplimiento – Plantilla (Performance guarantee – Template)
Garantía por pago anticipado – Plantilla (Advance payment guarantee – Template )
16) Ofertas alternativas. Ofertas alternativas son las ofertas que no cumplen con los requisitos exactos de
la oferta, o que pueden representar una mejora sobre la oferta original en términos de exceder los
parámetros mínimos de desempeño de la solicitud, y son propuestos por los proveedores como manera
opcional de satisfacer las necesidades del usuario final.
Puede haber diversas políticas con respecto a ofertas alternativas:
i) Las ofertas alternativas no se aceptan
ii) Las ofertas alternativas pueden ser consideradas solamente si son ofertas alternativas a la oferta
técnicamente satisfactoria más baja, siempre y cuando el precio de ésta no exceda el de la
segunda más baja
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
iii) Las ofertas alternativas se pueden considerar solamente si contienen alternativas más sostenibles.
Las ofertas alternativas se evalúan simultáneamente con otras ofertas originales (se permite a los
contratistas presentar más de una solución técnica al requisito, que será determinado
individualmente)
El documento de licitación debe especificar qué política es aplicable para la contratación específica.
Las ofertas alternativas que no se conforman con los criterios obligatorios no deben ser consideradas.
Para la contratación de servicios a través de RFP, las ofertas alternativas son comúnmente aceptables.
17) Ordenes parciales: Debe incluirse información en los documentos de licitación sobre si serán o no
aceptadas ofertas parciales, y si serán emitidas órdenes parciales (ver capítulo 6.2).
18) Información de contacto para aclaraciones
19) Otro (por ejemplo, necesidad de muestras)
5.1.1.2 Definición de requerimientos
1) Especificaciones técnicas, términos de referencia (TOR), o descripción de las obras (SOW) y
listado de cantidades (BoQ).
Una descripción clara y detallada del funcionamiento esperado es importante para prevenir
malentendidos y desacuerdos con los proveedores a la hora de la ejecución del contrato. Los requisitos
de funcionamiento ambiguos pueden también conducir a costos crecientes dado que los licitantes
incluirán en su oferta medidas mitigantes para compensar una contingencia o riesgo que se reflejará en
el precio final de la oferta.
Dependiendo de la naturaleza de la licitación, los requisitos se indican bajo la forma de especificaciones
técnicas, TOR, o descripción de los trabajos / listado de cantidades (para orientación sobre cómo
desarrollar requisitos, vea el capítulo 2 Planificación de Adquisiciones y evaluación de necesidades).
2) Fecha de entrega para los bienes o fechas de comienzo / terminación para las entregas de servicios
y obras, en casos donde existen compromisos firmes o el tiempo de ejecución es esencial.
3) Al adquirir bienes, debe incluirse su destino final, y modos de transporte. Para los servicios y las
obras, la ubicación será especificada.
4) Condiciones de entrega. Incoterms 2000 serán utilizados para especificar la entrega de los bienes
adquiridos por UNOPS (véase el capítulo 9 Logística y adquisiciones).
El personal de adquisiciones pude solicitar a los proveedores cotizar de acuerdo a más de un Incoterm
(típicamente FCA y CFR/CPT), y luego considerar si contratar el flete a través del proveedor o por
separado, el que resulte en el mejor interés de UNOPS. Por favor, refierase al capítulo 9, Logística y
Adquisiciones para conocer acerca de restricciones en el uso de Incoterms incluyendo impuestos y
aranceles.
5.1.1.3 Términos contractuales
1) Una copia de las Condiciones Generales de UNOPS deben incluirse en los documentos de licitación,
o en su defecto debe hacerse una referencia a las Condiciones Generales disponibles en el sitio de
Internet de UNOPS.
Las Condiciones Generales de UNOPS aclaran qué condiciones se espera que acepten los
proveedores si firman un contrato con UNOPS.
2) Información sobre cualquier término y condiciones especiales.
Los términos y las condiciones especiales son a menudo excepciones a los requisitos contractuales
particulares relacionados con la licitación específica. Todos los términos y condiciones especiales que
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contradigan o modifiquen las Condiciones Generales deben ser aprobados por oficiales del grupo legal
(LPG) antes de la emisión de los documentos de licitación.
Cooperación con la Oficina de Servicios de Supervisión Interna (Office of Internal Oversight Services
(OIOS)) de las Naciones Unidas y otros organismos de investigación: Como condición para hacer
negocios con UNOPS es necesario que los proveedores, sus filiales, agentes, intermediarios y
directores cooperen con OIOS de las Naciones Unidas, el Grupo de Investigaciones y Auditoría Interna
de UNOPS (Internal Audit and Investigations Group (IAIG)), así como con otras investigaciones
autorizadas por el Director Ejecutivo y con el Oficial de Ética de UNOPS (durante los exámenes
preliminares de conformidad con la política de alerta inmediata de UNOPS (whistle blower policy)) como
y cuando sea requerido. Dicha cooperación incluirá, sin limitarse a, las siguientes cuestiones: el acceso
a todos los empleados, representantes, agentes y cesionarios del proveedor, así como la facilitación de
todos los documentos solicitados, incluidos los registros financieros. La falta de cooperación plena con
las investigaciones se considerará motivo suficiente para que UNOPS repudie y rescinda el contrato, y
excluya el proveedor de la lista de proveedores registrados de UNOPS.
3) Para contratar servicios y obras, una copia del Contrato Modelo de UNOPS aplicable (por ejemplo,
contrato para servicios, contrato para obras, etc.) debe ser incluido siempre con los documentos de
licitación.
El contrato estándar permite que los proveedores conozcan los términos y las condiciones del acuerdo
específico antes de ofertar, y entender el tipo de contrato que se espera que firmen si fueran
seleccionados como proveedores de UNOPS.
4) Al comprar bienes, una copia de las Instrucciones del embalaje y envío debe ser incluida con los
documentos de licitación.
Las instrucciones del embalaje y envío son esenciales para el proveedor al ofertar, dado que incluyen
instrucciones sobre el empaquetado, identificación y numeración del envío, la notificación del envío, la
documentación requerida para el paso de aduanas y los propósitos del pago, y la emisión de facturas.
5) Precio y pago: Se incluirá información indicando si un contrato será firmado en base precio fijo/suma
global, o a costo reembolsable
Condiciones generales de UNOPS para los contratos de servicios profesionales
Condiciones generales de UNOPS para los contratos de construcción de obras
Condiciones generales de UNOPS para los contratos de bienes
Contrato para servicios - Plantilla
Contrato para servicios menores - Plantilla
Contrato para construcción de obras – Plantilla
Contrato para construcción de obras menores - Plantilla
Instrucciones de embalaje y envío - FCA, FOB
Instrucciones de embalaje y envío - CPT por aire
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por superficie
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por el transportista
Instrucciones de embalaje y envío – DDU (Packing and Shipping Instructions – DDU)
5.1.1.4 Formularios de presentación de ofertas
La oferta del proveedor debe ser firmada por un signatario autorizado, para que ésta sea legalmente vinculante.
Si la oferta no incluye la firma requerida, y cuando la firma de dicho representante autorizado aparezca en la
carta de transmisión u otro documento adjunto, UNOPS deberá asumir que la omisión no fue intencional, y
aceptar la oferta. De cualquier manera, el presidente del equipo de evaluación deberá solicitar al signatario
autorizado la confirmación inmediata de que dicha oferta es legalmente vinculante y obtener la firma requerida.
Cualquier oferta no firmada presentada sin el acompañamiento de evidencia de su autenticidad, deberá ser
rechazada. Una firma evidentemente efectuada por alguien que no sea aquel cuyo nombre aparece como
representante responsable, aún hecha en su representación, debe ser verificada.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Los documentos de licitación contendrán un formato estándar de presentación de ofertas que deberá ser
firmado y devuelto con la oferta del proveedor (en el caso de ITBs, la firma es una parte integrada del
documento estándar mismo de ITB).
5.1.2 Tipos de documentos de licitación
A continuación se incluye una definición de los varios tipos de documentos de licitación, de cuando deben
utilizarse, y una breve descripción de su contenido:
Hay cuatro tipos principales de documentos de licitación:
1) Solicitud de cotizaciones (RFQ)
2) Invitación a licitar para bienes (ITB para bienes)
3) Invitación a licitar para obras (ITB para obras)
4) Solicitud de propuestas (RFP)
5.1.2.1 Solicitud de cotización (RFQ)
Una solicitud de cotizaciones (RFQ) no es un método formal de licitación. Es un método de uso general para
adquisiciones de bajo valor y procesos de licitación secundaria de LTAs. Los RFQs se pueden utilizar para la
compra competitiva de bienes y servicios que no excedan los USD 50.000, y son convenientes cuando el
requisito es específico y claramente definido.
Aunque está recomendado el uso de un formato (véase el capítulo 5.1.1.1 Carta de invitación), no existen
formatos de uso obligatorio, pues no hay formalidades exactas en cuanto al contenido del RFQ con excepción
de comunicar claramente los requisitos a todos los proveedores, así como las condiciones básicas de
cotización. Las ofertas no necesitan ser enviadas al fax / e-mail seguro (excepto por las situaciones descritas en
el capítulo 5.1.2.5), y se pueden recibir por el personal de adquisiciones directamente.
Si la Autoridad de Adquisiciones cree que hay riesgos asociados con este enfoque, se debe documentar los
riesgos y, de hecho, si los riesgos son considerados serios, entonces debe adoptarse un procedimiento para la
mitigación de dichos riesgos. El procedimiento propuesto debe ser revisado y aprobado por el Director del
Grupo de Adquisiciones (PPG), o su designado, antes de ser adoptado y registrado.
Ejemplos de Solicitudes de Cotización (Example of Request for Quotation)
5.1.2.2 Invitación a Licitar (ITB)
Una invitación a licitar (ITB) es un documento formal de licitación usado para las compras competitivas que
exceden USD 50.000. Se utiliza un ITB cuando los requisitos se pueden especificar cuantitativa y
cualitativamente.
La ITB para bienes contiene la información sobre el tipo de bienes que se procurarán. La definición del requisito
(véase el capítulo 2 Planificación de adquisiciones y evaluación de necesidades) es una parte integral de un
ITB.
Una ITB para la construcción de obras es un método de licitación usado para la licitación de obras. Los
requisitos de las obras se especifican en la Descripción de las obras (SOW), en el presupuesto cuantitativo y/o
en las especificaciones técnicas, y a veces también en los diseños y los dibujos incluidos en el material de
licitación (véase el capítulo 2 Planificación de Adquisiciones y evaluación de necesidades).
Puede utilizarse una ITB para la licitación de servicios cuando el servicio es lo bastante simple como para ser
especificado cuantitativamente.
Las ITBs requieren una fecha límite formal para la presentación de ofertas, y el cumplimiento estricto de los
modos de presentación y de los formatos de la oferta. Una de las plantillas de ITB (ITB para bienes o ITB para
obras) debe ser utilizada siempre al emitir ITBs.
ITB para Bienes – Menos de USD 1 millón - Plantilla
ITB para bienes – Más de USD 1 millón - Plantilla
ITB para Obras – Menos de USD 1 millón - Plantilla
ITB para Obras – Más de USD 1 millón – Plantilla (a ser creada)
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5.1.2.3 Solicitud de propuestas (RFP)
Una solicitud de propuestas (RFP) es un método formal de licitación usado en la contratación competitiva de
bienes complejos, diseño u otras obras o servicios donde los insumos y/o productos o resultados no pueden
determinarse cuantitativa y cualitativamente. Se lleva a cabo entonces una solicitud para una solución a un
problema definido más bien que especificar la solución al mismo.
Una RFP se utiliza normalmente para contratar servicios, pero se puede también utilizar para la contratación de
bienes y de obras, si los requisitos no se pueden describir en una manera cuantitativa y cualitativa.
En una contratación competitiva de servicios, un juego de términos de referencia (TOR) generalmente formará
una parte integral de la RFP describiendo en detalle los servicios/equipos que se proporcionarán, y los
resultados esperados.
A efectos de asistir aún más a los proveedores en la determinación de la calidad apropiada de bienes, de obras
y servicios, UNOPS puede elegir incluir estimaciones de la mano de obra y de otros insumos requeridos para
alcanzar los resultados esperados. Puede excepcionalmente considerarse incluir una indicación del
presupuesto disponible, sin embargo, la desventaja es que la información sobre el presupuesto disponible
puede conducir a contratistas a alinear sus ofertas financieras.
Se solicitan ofertas técnicas y financieras distintas, individualmente cerradas, a los proveedores para evaluarlos
por separado. Los criterios de evaluación, incluyendo los pesos relativos de las ofertas técnicas y financieras,
serán especificados claramente en la RFP y el proceso de evaluación no se desviará de estos parámetros
(véase el capítulo 6 Evaluación).
Solicitud de propuestas (RFP) – Plantilla
Guía – Preparación del TOR
5.1.2.4 Licitación de ofertas en situaciones de contatación directa (o de excepción al uso de métodos
formales de licitación)
Cuando se justifica una contratación directa (véase el capítulo 4.4.1 Excepciones), solamente se obtiene una
oferta de un único proveedor de acuerdo con la Regla 118.05 (c) de las FRR. Sin embargo, deben enviarse al
proveedor los documentos de licitación estándar apropiados para asegurarse la inclusión de todos los detalles,
y del conocimiento de las expectativas y los requisitos de UNOPS.
5.1.2.5 Solicitud de ofertas bajo LTAs
En el caso de que los precios del LTA sean fijos y sólo haya un LTA sobre los ítems requeridos, debe
contactarse directamente al titular del LTA a través de la emisión de una RFQ para que presente una oferta en
los términos y condiciones del LTA.
En el caso de que los precios del LTA sean precios máximos, todos los distintos titulares de LTAs de los ítems
necesarios deberán ser puestos en competencia a través de una licitación secundaria.
Una licitación secundaria es un ejercicio de licitación basado en LTAs ya establecidos y por el cual (1) los
proveedores deberán presentar su mejor oferta final (Best and Final Offer, BAFO) a través de la emisión de una
RFQ y (2) los precios no puede ser superiores a los precios máximos indicados en el LTA para una determinada
mercancía o servicio.
Se deberá solicitar a los proveedores, a través de la emisión de una RFQ, a presentar su BAFO. El plazo de la
licitación debe ser conforme a las instrucciones de uso desarrolladas por separado con cada uno de los LTA. La
RFQ debe ser firmada por el PA relevante y especificar que los precios no pueden superar los precios límites
fijados en el LTA.
Para LTAs disponibles en UNWebBuy, no hay necesidad de emitir una RFQ específica por tratarse de
especificaciones y precios que aparecen en los catálogos electrónicos (e-catalogues). Sin embargo se deben
generar cotizaciones en línea desde cada fuente de aprovisionamiento disponible en el sistema capaz de
satisfacer las especificaciones de los artículos requeridos.
- Si el valor de la compra no es superior a los 50.000 dólares, las ofertas resultantes de un proceso
de licitación secundaria no tienen que ser remitidos a un correo electrónico seguro o número de fax
o enviados en un sobre cerrado. Una nota de archivo, firmado por la correspondiente Autoridad de
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Adquisición, que justifique la decisión de selección final debe ser incluido en el archivo.
- Si el valor de la compra es de más de USD 50.000 y la adquisición no se realiza a través
UNWebBuy, las ofertas resultantes de un proceso de licitación secundaria se deberán manejar en
forma confidencial, por lo que deberán ser enviadas a una línea de fax dedicada segura, dirección
de correo electrónico, o sobre cerrado. El procedimiento para la recepción y apertura de ofertas, así
como la evaluación de las mismas, deberán seguir el procedimiento de un ITB en función del valor
de la licitación (por ejemplo, ITB, para los valores de adquisición por encima de 50.000 dólares,
pero inferior a USD 250.000, y de ITB para la contratación de USD 250.000 o más) . Una nota al
archivo firmada por la Autoridad de Adquisiciones que justifican la decisión de selección final debe
ser incluido en el archivo.
Las ventajas de hacer una licitación secundaria incluyen:
1) Garantía del precio más bajo posible, en el menor tiempo posible de licitación.
2) Una mejor gestión de riesgos teniendo en cuenta que todas las órdenes no necesariamente será
efectuadas al titular del LTA con el precio inicial más bajo, y UNOPS podrá hacer uso de múltiples
fuentes de suministro.
3) Costo-eficiencia y competitividad de precios - debido a la competencia entre los titulares de LTA y al
hecho de que los costos de transporte de mercancías se tendrán en cuenta durante la evaluación
final.
5.2 Aprobación y emisión de los documentos de licitación
Una vez completados los documentos de licitación, se debe cumplir con los puntos abajo mencionados antes de
distribuir los mismos:
5.2.1 Aprobación de los documentos de licitación
Los documentos de licitación deben contar con el pre-clearance de un Asesor de Adquisiciones (Procurement
Advisor) y ser firmados por la Autoridad de Adquisiciones apropiada (PA) (véase el capítulo 1.5 Autoridad de
adquisiciones).
5.2.2 Distribución de los documentos de licitación
Los documentos de licitación serán emitidos y distribuidos simultáneamente a todos los proveedores, por
correo, servicio de mensajería, fax, o por e-mail, o se harán disponibles electrónicamente en internet, con objeto
de dar a todos los oferentes la misma oportunidad de responder
En un proceso competitivo limitado, donde solamente proveedores seleccionados pueden participar en la
licitación, los documentos de licitación solamente serán puestos a disposición de los proveedores en la lista
corta. La lista corta debe contar con el pre-clearancede un Asesor de Adquisiciones (Procurement Advisor) y ser
aprobada por la PA antes de la emisión de los documentos de licitación.
Bajo competición abierta, los documentos de licitación se deben poner a disposición de todos los proveedores
interesados a petición de los mismos. Puede requerirse que los proveedores paguen un honorario pequeño por
los documentos de licitación, sin embargo, el precio asociado a los documentos de licitación debe ser una
cantidad nominal suficiente para cubrir costos tales como la impresión y la distribución de los documentos,
solamente. (Ver capítulo 5.2.3 Condiciones para la venta de documentos de licitación)
Si los documentos de licitación se emiten electrónicamente (Word, Excel, etc.), UNOPS debe asegurar que los
documentos de licitación incluyan una cláusula que indica que si los proveedores modifican o alteran los
documentos de licitación su oferta será rechazada. Además, el documento de licitación debe incluir una
cláusula que indica que UNOPS no asume ninguna responsabilidad por la entrega efectiva del documento
electrónico.
En un proceso competitivo local/nacional, los documentos se pueden poner a disposición de los proveedores
para ser recogidos en una oficina de UNOPS en horarios hábiles, y esta opción será informada a los
proveedores.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Una copia firmada de los documentos de licitación se debe guardar en archivo por UNOPS junto con la
documentación sobre cómo y a quién fueron emitidos (por ejemplo, recibos de envío por fax, copia de e-mails,
recibos de mensajeros, etc.) para facilitar las auditorías del proceso.
5.2.3 Condiciones para la venta de documentos de licitación
El propósito de la venta de documentos de licitación:
- para desalentar la presentación de ofertas frívolas, que resulten en costos transaccionales adicionales
para UNOPS durante la recepción y el proceso de evaluación; o
- para cubrir el costo incurrido por UNOPS en la reproducción de los documentos de licitación
Mientras que la venta de los documentos de licitación queda al criterio de la unidad de negocio, la unidad de
negocio podrá únicamente vender los documentos de licitación si se cumplen las siguientes condiciones:
- la probable recepción de ofertas frívolas y/o si se espera que la impresión de documentos de licitación
sea costosa para UNOPS (lo último no es aplicable si los documentos se encuentran disponibles
electrónicamente);
- el acuerdo del proyecto no prohibe la venta de documentos de licitación;
- la venta de documentos de licitación se espera que cubra al menos los costos transaccionales internos
relacionados con la venta de documentos (el método de pago requerido debería ser también tenido en
cuenta cuando se estimen los costos transaccionales; p. ej. pagos mediante cheque en una cuenta local
o los pagos en efectivo son más fáciles de manejar que los pagos a una cuenta corporativa).
Una vez que se haya decidido vender los documentos de licitación, lo siguiente debe ser considerado:
- el precio de venta no debería ser tan alto que pudiera desalentar ofertas serias y tampoco demasiado
bajo para asegurar que el objetivo buscado se cumpla. Por tanto, el costo de los documentos de
licitación debería estar típicamente comprendido entre los 50 USD y los 150 USD. Una justificación
adecuada debería ser provista por la Autoridad de Adquisiciones, y mantenida en archivo para los
debidos fines de auditoría, si la unidad de negocio optara por valores fuera de este umbral (razones
válidas podrían ser: 50 USD es considerado una cantidad muy alta en el país beneficiario, 150 USD
probablemente no cubra los costos de impresión de los documentos de licitación, etc.);
- A los oferentes se les debería permitir pagar en otras monedas que no fueran USD. Los documentos de
licitación deben indicar claramente que método(s) de pago serán aceptados.
En caso de que los documentos de licitación estuvieran a la venta y estuvieran disponibles electrónicamente y
que la oferta sea presentada sin pago previo por parte del licitante, se le debería solicitar al oferente que hiciera
el pago durante la apertura de ofertas o inmediatamente después de la apertura de ofertas. Si el oferente se
negara o no hace el pago dentro del plazo indicado en la solicitud, la oferta no deberá ser considerada para
posterior evaluación.
Los fondos generados por la venta de los documentos de licitación deberán ser abonados a:
- el presupuesto administrativo de la unidad de negocio si los costos transaccionales no son costos de
proyecto (es decir, el costo del personal de adquisiciones, la impresión de los documentos de licitación,
etc. son pagados por el presupuesto administrativo);
- el proyecto si los costos transaccionales son costos de proyecto.
5.2.4 Confidencialidad de la lista corta
En el caso de un proceso de licitación limitado (véase el capítulo 4.3.2 Competición internacional, regional o
nacional limitada) donde los documentos de licitación solamente se ponen a disposición de una lista corta de
proveedores seleccionados, UNOPS no divulgará los nombres de ninguna firma incluida en la lista corta, para
salvaguardar el principio de la competición que espera conseguir. El número de firmas incluidas en la lista corta,
sin embargo, se puede divulgar a los proveedores en la respectiva lista corta. Esta información se proporciona
generalmente a los proveedores en el documento de licitación.
5.2.5 Contrataciones electrónicas (e-tendering)
El proceso de invitar proveedores y recibir sus respuestas de manera electrónica se conoce habitualmente
como contrataciones electrónicas. Este método puede ser una herramienta eficaz para mejorar eficiencia y
eficacia de las contrataciones
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
La distribución de los documentos de licitación se puede realizar electrónicamente. El principio fundamental
sigue siendo igual: el tratamiento justo de todos los proveedores, así, todos los invitados deben recibir la misma
información en el mismo tiempo.
Si los documentos de licitación se emiten electrónicamente en un proceso competitivo limitado, se ejercitará la
diligencia debida para asegurarse de que los nombres de proveedores incluidos en la lista corta no sean
divulgados a los otros invitados (es decir, enviando e-mails individuales a cada proveedor en la lista, y no uno
indicando las direcciones de e-mail de todos los invitados. Alternativamente, dirija el e-mail a sí mismo con
copia oculta a todos los proveedores invitados). No obstante y a los fines de auditoría, asegúrese que la
impresión del correo electrónico a archivarse tenga visibles todas las direcciones electrónicas a las que se ha
enviado el correo.
Donde los documentos de licitación establecen que las ofertas / propuestas son aceptadas por e-mail, UNOPS
debe crear una dirección de e-mail dedicada para el recibo de las ofertas. La dirección de e-mail debe
especificarse en los documentos de licitación, y debe aclararse que solamente las ofertas enviadas a esta
dirección de e-mail serán aceptadas. Un individuo que no esté directamente involucrado en el proceso de
licitación, y debidamente autorizado por el jefe de UNOPS o el Jefe de la unidad de negocios relevante debe
tener el acceso único (con la protección de contraseña) al e-mail dedicado. Las ofertas deben ser impresas
luego de fecha límite para la licitación y antes de la apertura oficial, de manera de evitar que sus contenidos
sean conocidos por personal no autorizado o no relacionado con el proceso.
Las ofertas electrónicas o e-bids son jurídicamente vinculantes, siempre que estén respaldados por el
representante autorizado del oferente y se presenten en un formato de archivo en el que ninguna alteración de
su contenido es posible o se pueda hacer en ellos, por ejemplo, pdf, tiff, JPEG o archivos MTIFF. Por lo tanto,
no es obligatorio presentar ofertas en copias en papel a menos que sea un requisito solicitado por los clientes
de UNOPS, los cuales deben estar claramente estipulado en el documento del proyecto.
Por favor, refiérase al capítulo 5.4.1 Recepción de ofertas para más instrucciones
Si los documentos de licitación no permiten envíos electrónicos, cualquier envío recibido por medios
electrónicos debe ser rechazado.
El requisito para la documentación del proceso de licitación - archivos - (véase el capítulo 1.10 Documentación
del proceso de adquisición) no será interpretado para restringir el uso de ningún medio electrónico de
intercambio de los datos, siempre que los medios electrónicos mantengan los principios de contratación y
permitan una auditoría adecuada del proceso de licitación.
5.3 Plazos de licitación
El plazo entre la emisión de los documentos de licitación hasta la fecha límite para presentación de ofertas se
denomina plazo de licitación cuando se lleva a cabo un proceso formal de contratación.
5.3.1 Aclaraciones solicitadas por los proveedores, conferencia previa a la licitación y visita previa al
sitio.
Durante el plazo de licitación, ninguna comunicación con respecto al contenido de los documentos de licitación
o las ofertas debe ocurrir entre los potenciales proveedores y UNOPS, excepto a través de los métodos para el
manejo de solicitudes de aclaración indicados a continuación.
Las consultas de proveedores deben ser canalizadas a través de correspondencia y/o por una reunión previa a
la licitación y actas escritas de las mismas distribuidas a todos los potenciales oferentes.
Cualquier proveedor que requiera aclaraciones respecto de los documentos de licitación debe someter sus
preguntas por escrito a UNOPS. UNOPS preparará y enviará contestaciones escritas a tales consultas, y hará
conocer todas las contestaciones, junto con el texto de las preguntas, a todos los proveedores, sin referirse a la
fuente de las preguntas.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Para las adquisiciones técnicamente complejas, una conferencia previa a la licitación entre UNOPS y los
proveedores podría ser llevada a cabo además, o en vez de, la emisión de aclaraciones escritas. Esta
conferencia puede tomar la forma de reunión, o una inspección previa al sitio de la obra. Cuando se lleve a
cabo una conferencia previa a la licitación o una inspección previa al sitio de la obra, deben observarse las
siguientes instrucciones:
1) Debe establecerse en los documentos de licitación una fecha, lugar y hora para la
conferencia/inspección previa, dando un plazo suficiente para todos los proveedores de planear su
asistencia a la conferencia y o la inspección
2) Las conferencias previas a la licitación o las inspecciones previas al sitio de la obra no deben ser
obligatorias, a menos que existan razones que hagan que si lo sean (en cuyo caso, se deberá
especificar dicha situación claramente en el pliego de licitación). Cuando dichas conferencias o
inspecciones precias no sean consideradas como mandatarias, la no participación de los oferentes a las
mismas no podrá ser considerada como causa para un eventual rechazo de su oferta. Si la participación
en la conferencia previa se ha establecido de todas maneras como obligatoria, deben tomarse los
recaudos suficientes para requerir la participación en la conferencia o la inspección del sitio de una
forma que no sea discriminatoria.
3) Los representantes que elijan estar presentes durante las conferencias previas o inspecciones al
sitio de obra deberán presentarse trayendo consigo evidencia razonable de que representan a un
potencial oferente, por ejemplo, tarjetas de negocio personales, carta de autorización, etc.
4) Oficiales de UNOPS deberán preparar una lista de los representantes presentes en las
conferencias previas o inspecciones, y obtener sus firmas y nombres en las mismas. Esta lista
deberá también contener los nombres del representante y del oferente al que representa. La lista
deberá ser firmada por todos los participantes indicando fecha y hora.
5) El personal de UNOPS presente, los observadores del cliente/donante y los representantes del
oferente deberán ser presentados.
6) En cuanto a la presentación de las ofertas, los representantes de proveedores deberán ser
recordados de consideraciones importantes, tales como la necesidad de:
Proporcionar en sus ofertas los datos de contacto (en particular, nombre, dirección de
correo electrónico directo y número de teléfono) de las personas de contacto durante las
fases posteriores de evaluación de las ofertas.
Revisar cuidadosamente los requerimientos de la licitación.
Indicar lo más pronto posible si existen requerimientos o requisitos (por ejemplo,
especificaciones) en el documento de licitación que no parezcan razonables, de modo que
UNOPS pueda volver al cliente a tiempo y solicitar una modificación, si se justificara.
Siempre verificar regularmente la existencia de enmiendas para evitar cotizar sobre
especificaciones equivocadas, cantidades incorrectas, etc. lo que podría dar lugar a que su
oferta fuera rechazada.
El personal de UNOPS también debe advertir a los participantes en las conferencias
previas a las licitaciones de los errores más comunes en los que incurren los oferentes, así
como proveer asesoramiento sobre la realización de una oferta válida.
7) Con respecto a la elegibilidad de los proveedores, los participantes deberán ser verbalmente
advertidos que ofertas presentadas por proveedores no elegibles o suspendidos no serán
consideradas (ver capítulo 1.8.3 Conducta ético de los proveedores y suspensión de proveedores).
8) Las consultas escritas de proveedores se pueden remitir a UNOPS antes de la conferencia o la
inspección. Las respuestas a las consultas serán dadas oralmente durante la conferencia o la
inspección.
9) Dentro de un tiempo razonable después de la conferencia o la inspección, UNOPS debe enviar, al
mismo tiempo, a todos los proveedores, presentes o no en la conferencia o la inspección, un acta
completa de la reunión, registrando todas las preguntas y respuestas formales. Las actas prevalecerán
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
sobre cualquier respuesta oral proporcionada durante la conferencia o la inspección. Además, en caso
de discrepancia entre las disposiciones del pliego de licitación y el acta de la reunión previa a la oferta o
la inspección del sitio, éste prevalecerá sobre el primero. Por lo tanto, el acta deberá ser aprobada por
el mismo PA que aprueba el pliego de licitación o su OIC. En el caso de licitación abierta, el acta debe
ser colocada en el sitio web de la UNOPS y otros, si correspondiese.
10) Si, debido a consideraciones geográficas, es necesario llevar a cabo conferencias previas en más de
una localidad, tales reuniones ocurrirán simultáneamente (o por lo menos dentro del mismo día) y la
misma información será proporcionada a todos los proveedores. Las actas de las reuniones se deben
compartir con todos los proveedores.
11) Si las aclaraciones dadas en la reunión modifican los requisitos, deberá considerarse una modificación
del plazo de la presentación de ofertas, y una enmienda formal al documento de licitación debe emitirse
reflejando el cambio.
12) Ciertos tipos de información, por ejemplo para estimaciones de costos de UNOPS o información
propietaria, no deberán ser nunca divulgados. Las peticiones de tal información serán rechazadas.
5.3.2 Enmiendas a los documentos de licitación
En cualquier momento antes de la fecha límite para el plazo de presentación de ofertas, UNOPS puede, por
cualquier razón, sea por su propia iniciativa o siguiendo una consulta de un proveedor, modificar el documento
de licitación.
Las enmiendas a los documentos de licitación deben ser aprobadas por la PA y se deben hacer en tiempo
suficiente antes del plazo límite para la presentación de ofertas para que los proveedores puedan incorporar los
cambios en sus ofertas. En ciertos casos las enmiendas justificarán una extensión del plazo de presentación.
Esto se debe determinar caso por caso. En los casos en que un método formal de licitación sea utilizado (casos
por encima de USD 50.000) las enmiendas a los documentos de licitación deben contar con el pre-clearance de
un Asesor de Adquisiciones (Procurement Advisor) previo a la aprobación de la PA.
A fin de garantizar que todos los proveedores trabajen basados en la misma información, las enmiendas a los
documentos de licitación conteniendo cambios o aclaraciones o información adicional, deberán:
(a)
(b)
en el caso de una competencia limitada, se transmitirá simultáneamente por escrito a los todos los
proveedores invitados, y
en el caso de un concurso abierto, se cargará en la página web de la UNOPS y se comunicará por
correo electrónico a todos los proveedores que hayan adquirido los documentos de licitación
cuando se les ha cobrado un cargo.
Cambios sustantivos en los requisitos pueden requerir la anulación del proceso y el llamado a uno nuevo.
5.4 Recepción y apertura de ofertas
5.4.1 Recepción de ofertas
Es responsabilidad de los proveedores asegurarse de que las ofertas sean presentadas a UNOPS
estrictamente de acuerdo con las estipulaciones en los documentos de licitación.
Si se aceptan las ofertas por fax y/o e-mail, un fax dedicado y una dirección dedicada de e-mail deben
establecerse, y debe asimismo estipularse claramente en los documentos de licitación que ofertas enviadas a
cualquier otro fax o e-mail serán rechazadas.
Cuando métodos formales de licitación están siendo usados, las ofertas deben ser rechazadas si:
1) han sido recibidas por cualquier fax o e-mail con excepción del fax seguro/e-mail especificado en los
documentos de licitación,
2) han sido recibidas en cualquier otro lugar o por cualquier otra persona que aquella especificada en los
documentos de licitación, y
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3) han sido recibidas después del plazo para la presentación de ofertas indicado en los documentos de
licitación.
4) han sido enviadas vía el camino correcto luego de haber sido enviadas incorrectamente
Referirse también al capítulo 5.4.3.6 Rechazo de ofertas, para más instrucciones.
Un fax seguro y un e-mail seguro son faxes o direcciones de e-mail dedicados (es decir, número de fax
específico o dirección de e-mail) a los que pueden acceder solamente el personal designado no directamente
involucrado en la licitación. Esto implica que el fax debe colocarse en un lugar cerrado con llave y seguro en
donde solamente los individuos designados tengan acceso, y que el e-mail debe tener protección de
contraseña, y que ésta sea conocida solamente por los individuos designados por el responsable de la unidad
de negocios UNOPS.
Si las ofertas se entregan a mano, UNOPS debe emitir un recibo que indique la fecha y la hora de la entrega.
Para adquisiciones por valores superiores a 50.000 dólares, una persona no relacionada directamente con las
funciones de adquisición, debe ser designada para recibir todas las ofertas. El individuo debe ser nombrado por
escrito por el Jefe de la unidad de negocios relevante de UNOPS y debe serle explicada la importancia de la
confidencialidad y la integridad del proceso de recepción de ofertas. Todas las ofertas o propuestas deben ir
marcados con la fecha y hora de recepción, registrados en un informe de recepción de oferta, y colocados en
un lugar cerrado, como un armario o caja fuerte, hasta la apertura de las ofertas. El acceso a dicho lugar se
limitará al personal que no esté directamente relacionado con la función de adquisiciones y debidamente
autorizado por el Jefe de la unidad de negocios relevante de UNOPS.
Informe de recepción de ofertas - Plantilla (Offer receipt report – Template)
Cuando se utilizan los métodos formales de licitación, las ofertas recibidas por fax y correo electrónico
dedicados deben ser tratados con el mismo grado de control de las ofertas recibidas por correo o entregadas
personalmente, en particular, las personas directamente interesadas en el proceso de adquisición no deberán
tener acceso a las ofertas hasta el momento de la apertura de las ofertas.
5.4.2 Ofertas no solicitadas – Competición limitada
El concepto de ofertas no solicitadas sólo se aplica en los procesos de licitación limitada, es decir, cuando una
serie de proveedores seleccionados fueron seleccionados e invitados a licitar. En el caso de competencia
abierta, todas las ofertas recibidas se consideran solicitadas.
En general, las ofertas no solicitadas (es decir, ofertas de los proveedores que UNOPS no ha invitado a cotizar)
podrán ser admitidos siempre y cuando:
1) El proveedor cumple con todos los requisitos del pliego de licitación (es decir, el plazo para la
presentación de las ofertas, el modo de presentación, y todos los demás requisitos), y
2) a solicitud de UNOPS, el proveedor presente una declaración escrita, que certifique que ha recibido el
pliego de licitación de personas que no sean personal de UNOPS, los funcionarios de los gobiernos
beneficiarios, o un consultor de Naciones Unidas y la documentación de su relación con las personas
de quienes recibió el pliego de licitación. Si el proveedor está reemplazando a uno de los invitados, el
proveedor deberá además documentar por escrito las razones de la sustitución.
La aceptación de ofertas no solicitadas está enteramente en la discreción de UNOPS, y solamente el mejor
interés de UNOPS determinará la posible aceptación de una oferta no solicitada.
Si es aceptada, la oferta no solicitada se debe evaluar junto con las otras ofertas.
Si se ha llevado a cabo una precalificación, las ofertas no solicitadas no deben ser aceptadas.
5.4.3 Apertura de ofertas
La apertura de ofertas debe ser manejada adecuada y transparentemente para asegurarse de que solamente
las ofertas válidas sean evaluadas, y asegurar que los proveedores son tratados de menra justa y no
discriminatoria.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Normalmente, las ofertas se deben abrir inmediatamente después de la fecha/hora límite para la presentación,
o unas pocas horas después. Por lo tanto, se recomienda que la dirección para la presentación y la apertura de
ofertas deben ser las mismas o por lo menos cercanas una de otra.
Cuando durante el período de licitación, el oferente haya presentado varias ofertas reemplazantes de las
anteriores, solo la última oferta en ser recibida deberá ser abierta.
En tanto la apertura de ofertas no se haya efectuado, las ofertas deberán ser custodiadas por el individiuo a
cargo de la recepción de las ofertas y su confidencialidad deberá ser resguardada. Las ofertas no podrán ser
dadas a conocer al equipo de evaluación o al personal de adquisiciones hasta que hayan sido abiertas.
5.4.3.1 Panel de apertura de ofertas
Las ofertas deben ser abiertas por un panel conformado por personal designado por escrito por la Autoridad en
Adquisición. A su discreción, la PA podrá designar personal para que actúe permanentemente en paneles de
apertura para un proyecto o unidad de negocios en particular.
Para asegurar la imparcialidad del proceso de apertura, un panel de apertura de ofertas debe constituirse de un
mínimo de dos individuos, donde al menos un individuo no tiene ninguna participación en las etapas posteriores
del proceso de adquisición.
El panel de apertura de ofertas será provisto por adelantado con una copia de los documentos de licitación y
sus enmiendas correspondientes si existieran, así como también del informe del recibo de ofertas. Las ofertas
no podrán rechazarse o invalidarse al momento de la apertura. Esa decisión sólo podrá ser tomada por el panel
de evaluación. En la apertura de ofertas, el panel de apertura debe identificar cualquier omisión o defecto en las
ofertas detectadas inmediatamente, y registrarlas en el acta de apertura.
El manejo de las ofertas es en su naturaleza confidencial, y es esencial que cualquier información producida
durante el proceso sea mantenida confidencial.
5.4.3.2 Apertura de cotizaciones (RFQ – con valor menor a USD 50.000)
Para las cotizaciones no se requiere ningún procedimiento estricto de envío, recibo, o procedimiento formal de
apertura.
Si la PA cree que hay riesgos asociados con este método, se deben documentar los riesgos y, de hecho, si los
riesgos son considerados serios, debe adoptarse un procedimiento para la mitigación de éstos. El
procedimiento propuesto debe ser revisado y aprobado por el Director del Grupo de Práctica de Adquisiciones
(PPG) o una persona por él designada, antes de ser adoptado y registrado.
5.4.3.3 Apertura de las ofertas (ITB)
Si las ofertas se han obtenido conforme a una ITB, y se espera que el valor de la licitación ascienda a USD
250.000 o más, las ofertas serán abiertas en público en el plazo y lugar especificados en la ITB y serán
registradas de inmediato.
Solamente aquellos proveedores que han presentado ofertas pueden presenciar el acto de la apertura de
ofertas; sin embargo, los proveedores que presentan ofertas pueden autorizar a un agente, a una embajada o a
una comisión local de comercio a representarlos. Para poder tomar parte del acto de apertura, todos aquellos
representantes de oferentes deberán presentar evidencia razonable (tarjetas de negocio, cartas de autorización,
etc.) confirmando el nombre del/los oferente/s al que representan.
Para ITBs cuyo valor estimado esté por debajo de USD 250.000 (pero más de USD 50.000), no se requiere
ninguna apertura de oferta pública, no obstante debe conducirse una apertura de ofertas
Sin importar si la apertura de ofertas es pública o no, un acta de apertura de ofertas disponible para todos
los oferentes debe registrar la siguiente información para cada una de las ofertas recibidas:
1) nombre de los licitantes y país de origen
2) moneda de la oferta, precio total de oferta, y base para la cotización (FCA y CPT/DDU etc., si fuera
relevante). Cuando una oferta abarca varios lotes, los precios totales para cada lote individual deben
ser registrados
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3) descuentos, si los hubiera, propuestos por el proveedor
4) comentarios sobre ofertas incompletas u otros asuntos observados por el panel de apertura de ofertas
5) la fecha y hora de la apertura
6) los nombres de los individuos de UNOPS presentes
7) los nombres y las firmas de proveedores presentes (o representados).
8) los nombres de cualquier representante del cliente, gobierno o fuente de financiamiento presentes
Ofertas alternativas, en caso de ser presentadas en cumplimiento con el ITB, deberán ser registradas de la
misma manera que una oferta normal.
El acta de apertura de ofertas debe realizarse sobre la base de la plantilla de informe de apertura de ofertas.
El tipo de cambio usado para la conversión de ofertas es siempre el cambio oficial de la O.N.U vigente en la
fecha límite del plazo para la presentación.
El acta de la apertura de ofertas debe firmarse por cada miembro del panel de apertura de ofertas, y guardado
en archivos para referencia futura. El informe deberá estar disponible para la vista de licitantes que presentaron
ofertas por un período de treinta días a partir de la fecha de la apertura pública.
No debe darse ninguna información que no será incluida en el acta de la apertura de ofertas a los proveedores
que presencien la apertura de ofertas.
Si se utiliza un sistema de doble sobre para un ITB, donde los proveedores deben presentar sus ofertas
técnicas y financieras en dos sobres cerrados, la presentación debe ser considerada equivalente a una
presentación de propuestas (RFP), y no se requiere ninguna apertura pública de ofertas técnicas ni financieras.
(ver capítulo 5.4.3.4, Apertura de propuestas (RFP) e ITBs, debajo).
Acta de apertura de ofertas (Bid opening report)
Los Formatos para la Evaluación de Ofertas (Bid Evaluation Workbooks) (ref. capítulo 6.4.13 Informe de
evaluación) pueden también ser usados como acta o reporte de apertura de ofertas (por favor, siga las
instrucciones provistas).
5.4.3.4 Apertura de Propuestas (RFP) e ITBs de dos sobres
Debido al sistema de doble sobre donde las propuestas financieras no deberán ser abiertas hasta una vez
concluida la evaluación técnica (véase el capítulo 6 Evaluación), una apertura pública de las ofertas recibidas
no es necesaria. Así, en el caso de un RFP o en ITBs de dos sobres, solamente las ofertas técnicas se abren
como el primer paso en la apertura, mientras que las ofertas financieras se mantienen cerradas en poder del
individuo a cargo de la recepción de ofertas. Una apertura separada de las ofertas financieras (por el panel de
la apertura de ofertas o el equipo de evaluación) debe ser conducida después de la terminación de la
evaluación técnica.
La apertura de ofertas técnicas se registra en un informe que contiene la siguiente información:
1. nombre y país del proponente
2. comentarios sobre propuestas incompletas u otras materias observadas por el panel de apertura de
ofertas
3. garantía de la oferta, si fuera solicitada
4. la fecha y hora de la apertura
5. los nombres de los individuos de UNOPS presentes
El informe de apertura de las propuestas debe firmarse por cada miembro del panel de apertura, y guardarse en
archivos para referencia futura. El informe debe estar disponible para la vista por parte de proponentes que
hayan soetido propuestas por un período de treinta días contados desde la fecha de apertura.
Después de la conclusión de la evaluación técnica, , y antes de la apertura de las propuestas financieras, no es
necesario ni es un requisito contactar a los oferentes para que atiendan la sesión de apertura.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Las ofertas financieras que cumplen con o sobrepasan el umbral fijado se abren en una sesión de apertura
separada, y el informe de apertura de las propuestas financieras debe firmarse por cada miembro del panel de
apertura financiera, y guardarse en archivos.
Una vez que las ofertas financieras hayan sido abiertas, el informe correspondiente debe estar disponible vista
de los proponentes que hayan sometido propuestas por un período de treinta días contados desde la fecha de
apertura.
El tipo de cambio usado para la conversión de ofertas es siempre el cambio oficial de la O.N.U vigente en la
fecha límite del plazo para la presentación.
Informe de apertura de propuestas técnicas – Plantilla (Technical Proposal Opening Report-Template)
Informe de apertura de propuestas financieras – Plantilla (Financial Proposal Opening Report-Template)
5.4.3.5 Ofertas alternativas
Las ofertas alternativas deben tratarse según los procedimientos definidos en los documentos de licitación
(véase el capítulo 5.1.1.1 Carta de invitación).
Para la contratación de servicios, las ofertas alternativas son comúnmente aceptables.
5.4.3.6 Rechazo de ofertas
Las ofertas y propuestas no válidas deben rechazarse por el equipo de evaluación. Referirse al capítulo 6,
Evaluación para información adicional.
UNOPS no aceptará ofertas después de la fecha y hora fijadas como el plazo límite para la presentación de
ofertas. Las ofertas recibidas después de la fecha y hora señaladas deben ser rechazadas, y ser devueltas al
proveedor sin abrir, o ser destruidas (si no se ha solicitado garantía de oferta), y el proveedor debidamente
informado. Los documentos tales como garantías de oferta en original que acompañan presentaciones
rechazadas se deben devolver al proveedor. Razones para el rechazo deben ser dadas al proveedor de manera
que pueda cumplimentarlas correctamente en futuras oportunidades.
La única excepción a esta regla será aplicable si el proveedor puede proporcionar evidencia que ha tomado
todos los recaudos para presentar su oferta a tiempo, pero ésta no alcanzó las oficinas de UNOPS debido a
circunstancias fuera del control del proveedor (por ejemplo, fuerza mayor), y la apertura de ofertas todavía no
ha ocurrido.
Incluso después de que haya ocurrido la apertura de ofertas, UNOPS podrá aceptar ofertas tardías si es
evidente e indudable que UNOPS es responsable del retraso. En tal caso, todos los licitantes deben ser
informados de la razón de aceptación de ofertas tardías.
5.4.3.7 Retiro de ofertas
El retiro de ofertas de los proveedores puede ser aceptado solamente si UNOPS es notificado por escrito antes
del plazo para la presentación de ofertas. La oferta retirada será separada de las otras ofertas/propuestas antes
de la apertura de ofertas, y no será abierta.
No se aceptará la solicitud de retiro de ofertas posterior al plazo anunciado para la presentación, y en tales
casos UNOPS abrirá y evaluará las ofertas junto con las otras. Si el proveedor ha provisto una garantía de
oferta, UNOPS retendrá tal garantía hasta que se haya resuelto la cuestión. Si la oferta que se solicitó retirar es
seleccionada después de la evaluación, deberá buscarse asistencia legal, si es necesario, para resolver la
cuestión.
5.4.3.8 Modificación de ofertas presentadas
Los proveedores pueden modificar sus ofertas por escrito antes del plazo límite de la presentación de ofertas.
La modificación será enviada en un sobre cerrado, o al fax/e-mail dedicado, y será tratada como cualquier otra
oferta por UNOPS. Con respecto a modificaciones a las ofertas después del plazo de presentación de ofertas
referirse al capítulo 6 Evaluación.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
6 Evaluación
La evaluación es el proceso de valoración y comparación de ofertas de acuerdo con la metodología indicada en
los documentos de licitación, para establecer qué oferta satisface mejor los criterios de evaluación definidos en
las bases, y por lo tanto, representa el mejor valor para UNOPS.
Independiente de qué tan eficientemente se desarrollen los otros pasos del proceso de adquisición, el proceso
en su totalidad no será exitoso sin una evaluación correcta, objetiva y justa. El proceso de evaluación es crítico,
puesto que culmina en una recomendación y una solicitud de adjudicación de un contrato.
En general, UNOPS evalúa todas las ofertas según el principio del mejor valor por el dinero. La
cotización/oferta/propuesta que presenta `el mejor valor por dinero' es aquella que presenta una combinación
óptima de las cualidades técnicas y financieras, según los requisitos estipulados en los documentos de
licitación. El valor por el dinero puede incluir factores no relacionados con el costo tales como aptitud para la
tarea, la calidad, el servicio y sistema de ayuda al usuario, como así también factores relativos a los costos tales
como precio, costos del ciclo de vita, y costos de transacción asociados a adquirir, a usar, a tener, a mantener,
y a desechar las bienes o servicios.
El principio esencial a tener presente durante el proceso de licitación es la coherencia entre los criterios de
evaluación especificados en los documentos de licitación, y el método de evaluación usado finalmente para
seleccionar a un proveedor. Es por lo tanto crucial comenzar el proceso de adquisición con el objetivo en
mente, para incluir los criterios apropiados de evaluación con el suficiente detalle en los documentos de
licitación, para asegurarse de que UNOPS alcance el mejor valor por el dinero.
Los criterios de evaluación no pueden bajo ninguna circunstancia ser alterados durante el proceso de
evaluación. Un cambio de los criterios de evaluación durante la evaluación comprometería la transparencia del
proceso de contratación y estaría en conflicto con los principios de igualdad y justo tratamiento de proveedores.
6.1 Criterios de evaluación
Los criterios de evaluación se dividen normalmente en las categorías siguientes:
1. Criterios formales
2. Criterios técnicos y de calificación
3. Criterios financieros
6.1.1 Criterios formales
Las ofertas se revisan para establecer su conformidad con todos los criterios formales indicados en los
documentos de licitación. Los ejemplos de criterios formales son:
- las ofertas se han firmado correctamente o incluyen documentos indicando que la oferta es auténtica
(cualquier oferta sin firmar presentada sin evidencia respaldatoria de su autenticidad deberá ser
rechazada). Una firma evidentemente ejecutada por alquien que no sea el nombre que figure en la
oferta como representante autorizado por el/ella para hacerlo, deberá ser verificada.
- las ofertas están acompañadas por las garantías requeridas, si fuera aplicable (es una buena práctica al
llevar a cabo la evaluación, que el equipo de evaluación corrobore la autenticidad de las garantías de
oferta/propuesta provistas por los oferentes contactando directamente al banco emisor. Cuando el
banco emisor no pueda confirmar que la garantía haya sido emitida por la institución, el presidente del
equipo de evaluación deberá notificar inmediatamente al Director del Grupo de Práctica de
Adquisiciones (PPG) para que las medidas correspondientes sean tomadas respecto del proveedor.)
- el proveedor es elegible, por ejemplo, está debidamente registrado si el pre-registro es un requisito, no
este suspendido por UNOPS, su nacionalidad corresponde con aquella requerida por el donante si
existiera tal requisito, etc.
- las ofertas están acompañadas por la documentación requerida
- las ofertas están completas, etc. (los documentos de licitación deben expresar claramente si ofertas
parciales para un componente o lote dado son aceptables)
- las ofertas incluyen evidencia de aceptación de las Condiciones Generales de Contrato de UNOPS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Las ofertas que no satisfacen los criterios formales se rechazan (vea el capítulo 6.4.5, Evaluación de precios, en
particular en lo referido a información faltante que el oferente tendrá oportunidad de proveer). Es por lo tanto
importante considerar cuidadosamente los criterios formales antes de emitir los documentos de licitación, a
efectos de evitar conducir un proceso de licitación en el cual ningún proveedor pueda satisfacer los criterios
formales.
Una vez que la evaluación preliminar haya sido hecha, se procede con la evaluación técnica y verificación de
calificaciones así como con la evaluación financiera.
6.1.2 Criterios técnicos y de calificación
Los criterios de evaluación técnicos y de calificación se derivan de las especificaciones, de los TOR o de la
SOW (Descripción de los Trabajos o Statement of Works) así como también de condiciones de calificación
especificadas en el documento de licitación. Dependiendo de la naturaleza y de la complejidad de la adquisición
que se llevará a cabo, los criterios de evaluación técnicos y de calificación pueden ser resumidos en algunas
líneas o consistir en una extensa y precisa descripción.
Dependiendo de qué tan claramente los requerimientos son definidos, los criterios de evaluación son
desarrollados según cumple / no cumple o a través del puntaje ponderado (véase el capítulo 6.3 Métodologías
de evaluación, debajo). Al usar los criterios técnicos de puntaje ponderado de evaluación, los criterios técnicos
se basan en el enfoque y la metodología propuestos para alcanzar los resultados esperados o para solucionar
el problema identificado según lo descrito en la definición del requerimiento (TOR o SOW).
Los criterios técnicos y de calificación consisten en los requisitos que debe cumplir el proveedor, como por
ejemplo pero sin limitarse a:
- Cumplimiento de las especificiaciones técnicas
- Experiencia en áreas similares y con el mismo tipo de requisitos
- Experiencia en la región
- Minimo de facturación requerido
- Minimo de valor de contratos anteriores requerido
- Mínimo de rentabilidad financiera y ratios de liquidez
- Capacidad disponible y equipo para emprender la tarea
- Disponibilidad de servicios de post venta o de agentes en el país de entrega
- Calificación y experiencia del personal propuesto
- No tener informes adversos durante los tres años anteriores
- Requerimientos ambientales (una guía al respecto puede ser consultada en la intranet de UNOPS)
- Etc.
6.1.3 Criterios financieros
El precio es un criterio importante de evaluación pero el peso relativo del precio depende de la metodología
elegida de evaluación (véase el capítulo 6.3 Métodologías de evaluación). Es importante indicar claramente en
los documentos de licitación qué factores de precios serán usados para la evaluación. Varios factores tales
como costos del transporte, costo operacional, costos incidentales o de puesta en funcionamiento, así como
costos de ciclo de vita se podrían tomar en consideración. Para servicios y obras debe proveerse una plantilla
para la descripción detallada de sus componentes, por ejemplo en un listado de cantidades. En todos los casos,
el detalle requerido así como los criterios de evaluación deben indicarse claramente en los documentos de
licitación. Para contratos de suma global, un listado de cantidades o una apertura de costos no siempre es
requerida.
Los impuestos y aranceles no deben ser utilizados en relación con el pliego de condiciones y no deben tenerse
en cuenta a los efectos de la evaluación financiera. Así, por ejemplo, Incoterms como DDP o DEQ no deben ser
especificados en el pliego de condiciones (a menos que el pliego de condiciones especifique claramente que los
impuestos y aranceles no deberán ser incluidos en el precio de la oferta en el caso del Incoterm DEQ). Sin
embargo, a petición de la fuente de financiamiento, y siempre que la fuente de financiamiento sea local (es
decir, excluyendo las fuentes de fondos del exterior), se podrá solicitar a UNOPS el pago al vendedor de los
costos de los aranceles que gravan a la importación de las mercancías o los servicios, y por lo tanto podrá tener
en cuenta los impuestos y aranceles a efectos de la evaluación financiera. Esto puede ser aceptado bajo las
siguientes condiciones:
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
i. El acuerdo con el cliente permite tal reembolso y la fuente de financiamiento ha provisto a UNOPS los
fondos para el reembolso de dichos impuestos y aranceles;
ii. Los fondos para los servicios son solamente los del gobierno en cuestión (es decir, ninguna tercera
parte es donante);
iii. El servicio de la UNOPS constituye un servicio directo al gobierno (no a otro cliente de las Naciones
Unidas) para la adquisición sólo como agente de adquisiciones;
iv. Los bienes no son para ser utilizados por personal de UNOPS y son inmediatamente transferidos a los
gobiernos en consignación en el país.
Es importante señalar que para hacer esa determinación sería necesaria una revisión muy cuidadosa de todos
los documentos de compromiso para garantizar que todas estas condiciones se cumplen. La confirmación de
que se cumplan las condiciones deberá ser expedidos por escrito por un Oficial Legal, (LPG), después de la
presentación por la unidad de negocios de una nota acompañada de los documentos que indican que las
condiciones requeridas se cumplen.
Si las condiciones se cumpliesen, sería apropiado que UNOPS tenga en cuenta los aranceles a los efectos de
evaluación financiera y, posteriormente, a pagar los derechos sin ser potencialmente acusado de abusar de los
privilegios e inmunidades.
Cuando los bienes o servicios comprados son para las necesidades propias de UNOPS (es decir, gastos
administrativos, tales como muebles para una oficina), los impuestos y aranceles no han de ser tenidos en
cuenta a los efectos de la evaluación financiera y no deben ser pagados.
6.2 Selección y adjudicación
Debe indicarse claramente en los documentos de licitación cómo serán adjudicados los contratos (por ejemplo,
a la oferta técnicamente satisfactoria de precio más bajo o al puntaje combinado más alto), y qué criterios serán
aplicados en la evaluación para determinar conformidad o el ordenamiento técnico para la puntuación.
Al usar puntaje ponderado, un desglose del porcentaje o de los puntos asignados a cada uno de los criterios
debe indicarse claramente en los documentos de licitación (por ejemplo, puntos de la experiencia de las
firmas... xx, puntos de la enfoque y metodología....xx, calificaciones y capacidad del personal propuesto.....xx).
Si los requerimientos están divididos en componentes o lotes, es imprescindible que los documentos de
licitación establezcan si el contrato será adjudicado al proveedor que ofrece la mejor oferta para todos los
componentes o lotes, o si los contratos podrán adjudicarse por componente o lote individualmente.
Si se prevén las órdenes parciales (adjudicar una orden para una parte de los artículos a un proveedor y el
resto de los artículos a otro proveedor), el derecho de UNOPS de partir el contrato entre varios proveedores
también será especificado en los documentos de licitación.
Cuando se determina si partir o no el contrato, deben compararse los ahorros posibles de comprar artículos a
un precio bajo, con los costos consecuentes de transacción para UNOPS de asignar varios contratos, así como
también aspectos relativos a la cadena de provisión, la logística y a garantías del contrato. Se recomienda
generalmente no partir órdenes a menos que que se cumpla que: (i) el ahorro estimado es de al menos USD
2.500; y (ii) si el ahorro representa al menos 1% de la adjudicación del contrato. Sin embargo, la unidad
operacional que conduce la contratación puede determinar un umbral distinto basado en el nivel de costos
locales.
6.3 Metodologías de evaluación
Dependiendo de los métodos de licitación utilizados, diversas metodologías de evaluación que enfatizan
diversos criterios en la evaluación de las ofertas pueden ser elegidas.
Las metodologías de evaluación usadas para los métodos respectivos de licitación son:
1) Solicitud de Cotizaciones (RFQ): metodología de oferta de precio más bajo más técnicamente aceptable
2) Invitación de licitar (ITB): metodología de oferta de precio más bajo que cumple con todos los requisitos
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3) Solicitud de propuestas (RFP): metodología de análisis acumulativo.
La tabla siguiente da mayores detalles sobre cuándo utilizar las diferentes metodologías de evaluación.
Table 3: Metodologías de evaluación
REQUERIMIENTO
Requerimientos por debajo de
$50.000, donde el
requerimiento es claro y
específico.
Bienes, servicios, obras, con
especificaciones estándar o
firmes que puedan ser
cualitativa y cuantitativamente
expresadas
Las bienes, servicios, obras,
con requisitos que no pueden
expresarse cuantitativa y
cualitativamente
DOCUMENTO DE
LICITACION
RFQ o Compra
Competitiva (Shopping)
- (debajo de $2.500)
ITB
RFP
METODO DE
EVALUACION
El precio más bajo más
técnicamente aceptable
Precio más bajo de la
oferta que cumple
técnicamente.
Conformidad definida
como Cumple/No Cumple
para todos los factores.
Precio más bajo de la
oferta que cumple
técnicamente. Un sistema
de puntajes con un
umbral mínimo que define
conformidad
Análisis acumulativo.
Mejor valor (técnico y
financiero) y oferta de
mayor conformidad.
SISTEMA DE
UNO/DOS
SOBRES
No se requieren
ofertas por
sobre cerrado
Un sobre
Dos sobres
Dos sobres
6.3.1 Oferta de precio más bajo, más técnicamente aceptable (RFQ)
Este método de evaluación se utiliza cuando la licitación es llevada a cabo a través de un proceso de solicitud
de cotizaciones.
Al usar esta metodología, el precio sirve como el criterio primordial de evaluación en base al cual se adjudica el
contrato.
Sin embargo, a efectos de proporcionar un método más flexible para seleccionar proveedores para la
contratación de valores relativamente bajos (que no excedan USD 50.000), la metodología de evaluación
permite que varias consideraciones sean tomadas en cuenta. Las ventajas técnicas ofrecidas por una cotización
más cara pueden en ciertos casos justificar la selección de una oferta distinta de la de precio más bajo.
Además, la modalidad de RFQ permite la selección de la oferta más técnicamente aceptable en caso de que
ninguna de las ofertas recibidas satisfagan completamente la especificación del requisito (donde bajo un
método de ITB la opción debería ser un llamado a una nueva licitación). En cualquier caso, deberá ser tenido en
mente que esta metodología no permite la selección de una propuesta no que no cumpla sustancialmente si
existieran ofertas que si lo hicieren.
La selección de un proveedor distinto del que ofrece la opción de precio más bajo requiere una justificación
apropiada documentada en archivos y razones por las cuales opciones de menor precio no hayan sido
seleccionadas deberán ser incluidas en una nota al archivo/solicitud de adjudicación informal firmada por la
Autoridad de Adquisición correspondiente.
6.3.2 Metodología de oferta de precio más bajo conforme con todos los requisitos (ITB)
Este método se utiliza para la evaluación de bienes y obras o para los servicios simples, donde se solicitan las
ofertas usando un ITB y donde:
- los requerimientos son claros
- la conformidad es fácil de determinar
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- el precio/costo es el criterio primordial de evaluación.
Los ejemplos son bienes estándares tales como vehículos, mobiliario de oficinas, equipos de comunicación,
productos químicos, maquinaria simple o materias primas, o para la contratación de servicios y de obras cuando
los requisitos pueden ser cuantitativa y cualitativamente definidos.
La metodología de oferta de precio más bajo técnicamente satisfactoria consiste en los pasos siguientes:
i. Determinar qué ofertas cumplen con los requisitos, y rechazar las ofertas que no cumplan.
Solamente las ofertas que ofrecen bienes/obras/servicios que alcanzan o que exceden los
requisitos en las especificaciones serán consideradas satisfactorias.
ii.
Elegir la oferta de costo más bajo entre las ofertas satisfactorias.
Normalmente, un sistema de sobre único donde los proveedores someten una oferta incluyendo toda la
información técnica y financiera se utiliza al aplicar este método de evaluación. Sin embargo, un método de
doble sobre donde las ofertas técnicas y financieras se presentan por separado puede también utilizarse si se
juzga necesario para completar la evaluación técnica sin conocer el precio de las ofertas respectivas,
típicamente cuando la conformidad es determinada por un umbral mínimo (sistema de puntajes).
1) Determinación de la conformidad
La conformidad en este contexto se refiere a si la oferta alcanza completamente o no los criterios cuantitativos y
cualitativos definidos en los requerimientos (Especificaciones/TOR/SOW, etc.) y otros criterios según lo indicado
en los documentos de licitación. Si la oferta cumple con todos los criterios especificados en los documentos de
licitación (SI/NO), la oferta es satisfactoria, y una comparación de precios de todas las ofertas satisfactorias
puede entonces llevarse a cabo.
En el caso de requerimientos más complejos, la metodología de la oferta de precio más bajo satisfactoria es
solamente conveniente si la conformidad de una oferta se define como las ofertas que alcanzan un puntaje
técnico por sobre un umbral establecido en los documentos de licitación. Así, para poder utilizar este método
para contrataciones más complejas, un sistema de puntos se debe establecer antes de la emisión de los
documentos de licitación, y estos deben incluir la información sobre los criterios de evaluación, el sistema de
puntos, y el puntaje máximo asignado a los varios criterios de evaluación. Además, los documentos de licitación
deben establecer un umbral de puntos para la conformidad. Las ofertas con puntajes técnicos por debajo del
umbral indicado en la evaluación, se determinan como no-satisfactorias, y deben ser eliminadas de las
siguientes etapas de evaluación.
Un sistema de doble sobre donde se requiere a los proveedores presentar sus ofertas técnicas y financieras por
separado en dos sobres cerrados, será utilizado cuando se utilice un umbral para determinar conformidad. El
sobre que contiene la información financiera no debe ser abierto para las ofertas que no cumplen con o
sobrepasan el umbral (referirse al capítulo 5.4.3.3 Apertura de ofertas, para información adicional.)
2) Selección de la oferta de costo más bajo que cumple con los requerimientos
Cuando se ha determinado la conformidad, y las ofertas no técnicamente satisfactorias se han eliminado de
evaluación detallada, UNOPS debe seleccionar la oferta técnicamente satisfactoria de precio más bajo.
Todos los detalles de precio solicitados del proveedor son considerados para determinar el precio correcto
sobre el que se llevará a cabo la evaluación. Varios factores tales como el precio de los bienes combinados con
el costo del transporte hasta el destino de entrega final, y el costo completo del ciclo de vida útil podría
considerarse (si están especificados como criterios de evaluación). El precio itemizado indicado en la oferta no
es necesariamente el precio final sobre el cual se evaluará. Debe indicarse claramente en los documentos de
licitación cuales factores de precio serán usados para la evaluación.
Distintos factores del precio a ser considerados:
Flete
Al incluir el flete en las especificaciones, las evaluaciones se deben hacer sobre el costo total, entregado a la
destino final, tomando en consideración la posibilidad de que UNOPS compre en base FOB/FCA y que contrate
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
por separado el transporte (para más información sobre Incoterms, referirse al capítulo 9 Logística y
adquisiciones).
Costos del ciclo de vida útil
El costo completo del ciclo de vida útil de un producto considera típicamente los costos asociados a la compra y
al uso del producto:
- costo del producto,
- costo del transporte,
- costo de operación (es decir electricidad, combustible, materiales consumibles),
- costo de la instalación y de capacitación,
- costo de mantenimiento (es decir de servicios de post-ventas, de la reparación, de piezas de repuesto),
- la vida útil de un producto,
- costo de la disposición del residuo.
3) Selección de la oferta de costo más bajo, que cumple con los requerimientos para múltiples entregas/lotes:
Cuando varios lotes se licitan en una o más licitaciones simultaneas y es probable que cada oferente oferte por
más de un lote o trabajo, es importante establecer un vínculo entre los procesos respectivos. Esto puede
realizarse bien mediante la agrupación de todos los trabajos juntos en una sola oferta con varios lotes o
mediante la emisión de licitaciones por separado, en cuyo caso es imprescindible hacer constar en cada
licitación individual que está vinculada a las otras (es decir, en cada licitación, estipular que al determinar la
capacidad del proveedor para la adjudicación de múltiples contratos, en la evaluación de proveedores se tendrá
en cuenta las adjudicaciones ya realizadas o recomendadas en las otras licitaciones relacionadas). De cualquier
manera, la licitación deberá abordar la cuestión de cómo UNOPS adjudicará los lotes cuando un proveedor no
cumple con todos los criterios de post-calificación (por ejemplo, capacidad, volumen de negocio requisitos, etc.)
para todos los lotes en los que ofrece el menor precio y su oferta es sustancialmente conforme a
requerimientos. La forma habitual de hacerlo es a indicar en la oferta que, cuando un proveedor no cumple
todos los criterios de post-calificación para todos los lotes para los cuales tiene un precio más bajo cumpliendo
sustancialmente con los requerimientos, UNOPS adjudicará cada uno de los lotes afectados de una manera tal
que obtenga la mejor combinación general de valor por el dinero para UNOPS
En la práctica esto significa que en situaciones en las que un oferente ha ofrecido el precio de oferta evaluado
como más bajo (por ejemplo, el oferente L1) para más de un lote en la misma licitación o grupo de ofertas
relacionadas y en la fase posterior a la calificación de la evaluación se determina que el oferente no alcanza
algunos de los requisitos de post-calificación de los lotes ofrecidos (por ejemplo, requisito de volumen de
negocios, etc), UNOPS procederá de la siguiente manera:
Una comparación de precios considerando los distintos lotes se efectuará entre las ofertas del oferente
L1 y la segunda oferta de precio más bajo (es decir, el oferente L2 para cada lote);
La diferencia de precios entre las ofertas de L1 y L2 para cada lote es entonces calculada;
Con el fin de lograr el mayor ahorro y seleccionar la mejor combinación costo-efectiva de varias ofertas
para la recomendación final de adjudicación, los lotes donde las diferencias de precios entre la oferta L1
y la oferta del oferente L2 son más altas se conceden al oferente L1 hasta que la combinación de todos
los lotes adjudicados al postor L1 alcanza el valor que se pudiera conceder al licitante L1 teniendo en
cuenta los requisitos de post calificación como se afirma en el documento de licitación (por ejemplo, la
capacidad de producción, volumen de negocios, el valor máximo del contrato, etc.).
6.3.3 Metodología de análisis acumulativo (RFP)
Bajo el método de análisis acumulativo, se obtiene un puntaje ponderado total sobre la combinación de los
atributos técnicos y financieros de las propuestas. Se evalúan las propuestas de los proveedores y se asignan
puntos de manera proporcional al alcance de los criterios de evaluación definidos en los documentos de
licitación.
Este método de evaluación se utiliza cuando las ofertas se han solicitado en base a un RFP, y es necesario
llevar a cabo una evaluación más compleja basada en un número de factores de diferente importancia. El
método se utiliza típicamente para la contratación de los servicios, donde la importancia relativa de cada criterio
de evaluación necesita ser ponderada. Puede también utilizarse para la evaluación de ofertas para los bienes
complejos y de obras que requieran una evaluación basada en un número de criterios distintos del precio para
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
asegurar el mejor valor por el dinero, y donde es difícil evaluar una oferta en base solamente a si cumple/nocumple.
El método de análisis acumulativo requiere un procedimiento de doble sobre donde se solicita de los
proveedores el envío de propuestas técnicas y financieras por separado en dos sobres cerrados. La evaluación
de las ofertas técnicas será completada antes de la apertura y de la evaluación de la oferta financiera.
Los documentos de licitación indicarán el número de puntos disponibles para la oferta técnica y la oferta
financiera respectivamente. La oferta técnica debe ser evaluada usando criterios predefinidos de la evaluación.
Los criterios de evaluación deben ser definidos en los documentos de licitación junto con la información sobre el
número de puntos asignados a cada uno de estos criterios.
Bajo este método de análisis, el precio se convierte en uno de los criterios de la evaluación. Generalmente
cuanto más compleja sea la tarea, cuanto más significativo el producto final, y cuanto menos comparables sean
las ofertas, menor deberá ser el peso relativo del precio en la selección, y los puntos asignados a la oferta
financiera serían más bajos. Para tareas de una naturaleza más sencilla, el precio puede representar una parte
significativa en el proceso de selección, a condición de que los otros criterios son también satisfechos. El
número total de los puntos disponibles para la oferta técnica es normalmente más alto que el número total de
puntos asignados para la oferta financiera. Se reduce esta manera el riesgo de seleccionar a un proveedor
inadecuado, y el ahorro alcanzado seleccionando la oferta a menor precio no son superados por las
implicaciones negativas de haber seleccionado a un proveedor no satisfactorio. Así, la oferta financiera recibe
típicamente entre 15 y 50 por ciento de importancia.
La oferta financiera se abrirá solamente para las ofertas donde los puntajes de la evaluación técnica cumplen
con o se hallen sobre un umbral indicado, generalmente 60 por ciento de los puntos disponibles para la oferta
técnica. Para las ofertas donde la propuesta técnica no alcanza el puntaje mínimo especificado, la propuesta
financiera correspondiente no es elegible para consideración adicional, y será devuelta al proveedor sin abrir,
acompañada por una carta notificando de esto al oferente, de conformidad con las instrucciones de los
documentos de licitación. La propuesta financiera no será triturada o devuelta al oferente hasta que la
adjudicación de contratos haya sido provista por la pertinente Autoridad de Adquisiciones.
El número máximo de puntos correspondientes a la oferta financiera se asigna a la oferta de precio más bajo. El
resto de las ofertas financieras reciben puntos en la proporción inversa según la fórmula siguiente:
p = y x μ/z
Donde:
p = puntaje de la oferta financiera siendo evaluada
y = puntaje máximo para la oferta financiera
μ = precio de la oferta de precio más bajo
z = precio de la oferta siendo evaluada
Esta fórmula para la asignación de puntos se incorpora en la evaluación del total de la plantilla de Evaluación
total de propuestas (Total evaluation of proposals).
La propuesta que obtenga el puntaje más alto total después de combinar los puntajes técnico y financiero es la
oferta que ofrece el mejor valor por el dinero.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
6.4 Proceso de evaluación
Una vez recibidas y abiertas las ofertas, la evaluación debe conducirse según los criterios y el método definidos
durante la preparación de los documentos de licitación y establecidos claramente en los mismos. Bajo ninguna
circunstancia puede, durante la evaluación de ofertas, introducirse nuevos criterios o cambiarse los originales ni
el método de evaluación. Esto proporciona la base para un proceso objetivo y transparente de evaluación
El proceso de evaluación abarca los pasos siguientes:
- Establecimiento del equipo de evaluación
- Recibo del informe de apertura
- Evaluación preliminar
- Evaluación técnica
- Para las evaluaciones de doble sobre: Completar el informe técnico de evaluación y apertura de ofertas
financieras
- Evaluación financiera
- Aclaraciones, si procede
- Identificación de la oferta ganadora
- Informe de evaluación
- Negociación, si fuera aplicable
- Verificación de antecedentes
La evaluación de las ofertas y las propuestas deberán concluir antes de la expiración de la validez de las
mismas. El personal de adquisiciones debe también tener en cuenta el tiempo adicional requerido para obtener
la aprobación de la Autoridad de Adquisición y de la emisión del contrato. Las ofertas o propuestas también
deben ser válidas al momento de la emisión del contrato. En el caso de que sea improbable que estas
condiciones se cumplan, se deberá solicitar a los oferentes una prórroga de la validez de su oferta o propuesta.
6.4.1 Establecimiento del equipo de evaluación
Para conducir una evaluación justa e imparcial, la evaluación de ofertas será llevada a cabo por un equipo de
evaluación que consistirá al menos de 2 miembros. Dependiendo de la naturaleza, de la complejidad y del valor
de la contratación el número de miembros podrá variar, pero no debería normalmente exceder las 5 personas.
El propósito del equipo de evaluación es verificar que los proveedores y sus ofertas satisfagan los requisitos de
los documentos de licitación, y evaluar las ofertas según los criterios predefinidos de evaluación.
Los miembros del equipo deben ser designados por escrito por la PA (por ejemplo, por medio de un email),y
proporcionar consejo objetivo e independiente en base su conocimiento específicos del tema. El equipo de
evaluación debe ser presidido por un individuo experimentado, designado por la Autoridad de Adquisición.
Dicha persona deberá tener al menos 5 años de experiencia en adquisiciones, profundo conocimiento en la
adquisición del tipo de requerimiento en cuestión y suficiente capacidad de relacionamiento para poder
interactuar eficientemente con las varias partes involucradas.
El personal de contrataciones responsable por llevar a cabo el proceso de contratación elaborará documentos
de evaluación de acuerdo con los criterios indicados en los documentos de licitación, e informará a los
miembros del equipo de evaluación sobre su función, asegurando su familiaridad con los criterios aplicables de
evaluación.
El presidente del equipo deberá recordar a los miembros del mismo que las deliberaciones del comité de
evaluación son terminantemente confidenciales, y que la información sobre el contenido de las ofertas o del
proceso de evaluación no debe ser revelada fuera del grupo de personal de evaluación, en particular:
- durante la evaluación de ofertas, el acceso a las mismas está restringido sólo a los miembros del
comité de evaluación y observadores;
- la correspondencia con los oferentes no deberá ser compartida con nadie fuera del comité de
evaluación de ofertas.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Finalmente, los miembros del equipo deben ser instruidos de indicar inmediatamente si están en una situación
de potencial conflicto de interés con alguno de los proveedores (por ejemplo, poseer acciones en la compañía
de un proveedor, relación familiar con algún proveedor, etc.), y que en tal caso deberán pedir ser sustituidos.
En procesos particularmente complejos de contratación (por ejemplo, con especificaciones complejas, altos
valores de licitación, criterios de post-calificación complejos, etc.), expertos en el tema externos pueden ser
contratados para asistir en el proceso de evaluación como uno de los miembros del equipo. En tal caso, quien
fuera dicho experto deberá ser considerado personal de UNOPS a los fines de determinar si UNOPS tiene la
mayoría de los votos en el equipo de evaluación. Por favor, referirse a las políticas respecto a los Acuerdos con
Contratistas Independientes (Individual Contractor Agreement)
Los representantes de la fuente de financiamiento, de la organización del cliente, o representantes nacionales
pueden ser designados como miembros del equipo de evaluación o actuar como observadores. Sin embargo,
UNOPS deberá siempre mantener la mayoría de votos en el equipo, a menos que esté indicado explícitamente
lo contrario en el acuerdo legal con el cliente o se haya otorgado una aprobación específica del Director
Ejecutivo.
Todos los observadores o participantes en el equipo de evaluación que no son personal de UNOPS deben
firmar una declaración de confidencialidad y de no encontrarse en situaciones de conflicto de interés antes de la
evaluación.
Los miembros del equipo de evaluación son aquellos formalmente designados por la PA y no incluyen, por
ejemplo, a los supervisores de los miembros del equipo.
Declaración jurada de confidencialidad para Observadores (Confidentiality Affidavit Observers)
Declaración jurada de confidencialidad para Participantes (Confidentiality Affidavit Participants)
6.4.2 Desviación material
UNOPS debe mantener la imparcialidad y transparencia y garantizar que las ofertas son rechazadas sólo y
siempre que la desviación de los requisitos sea material. Sin embargo, con el fin de lograr el mejor valor por el
dinero, es importante no descalificar ofertas sobre la base de desviaciones no materiales (menores).
Una desviación material es una que:
- Afectaría de manera sustancial el alcance, la calidad o el rendimiento de los productos y servicios
relacionados especificados en el contrato, o
- Limitaría de manera sustancial, incompatible con los documentos de licitación, los derechos de UNOPS
o las obligaciones del oferente en virtud del contrato, o
- En caso de rectificarse, afectaría injustamente la posición competitiva de otros oferentes que también
hubieran presentado ofertas válidas.
Con este fin, los presidentes de los comités de evaluación deben tener una comprensión clara de lo que
representa una desviación material.
Durante el examen de las ofertas (examen preliminar, evaluación técnica, financiera y de calificación del
proveedor; ver capítulos 6.4.3 a 6.4.6) debe aplicarse consistencia para determinar si la desviación es material
o no, en aras de la equidad y la transparencia.
Los presidentes del equipo de evaluación de ofertas de UNOPS deben identificar las desviaciones materiales
en cada fase del proceso de evaluación de las ofertas: durante el examen preliminar, la evaluación técnica, la
evaluación de precios, la calificación de proveedores, como se describe en las siguientes secciones.
Cualquier otra desviación no deberá ser considerada como material, por ejemplo, el comité de evaluación de las
ofertas puede solicitar aclaraciones y documentos faltantes (sólo versiones históricas u originales de los
documentos que ya han sido provistos, con excepción de aquellos documentos que se deban presentar en
original en el plazo estipulado para la recepción de ofertas; por ejemplo, las garantías de oferta) pueden ser
presentadas por los oferentes. Cuando los oferentes debieran presentar las aclaraciones o información faltante
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
o documentos históricos, es importante ofrecer a los oferentes un plazo aceptable para ello. Una vez que la
fecha límite haya transcurrido sin respuesta satisfactoria, el comité de evaluación de las ofertas deberá rechazar
la oferta.
6.4.3 Evaluación preliminar
Para evitar asignar mayores recursos a la evaluación de ofertas no válidas, el equipo de evaluación debe
eliminar estas ofertas en una etapa temprana del proceso de evaluación, realizando una evaluación preliminar
de ofertas con base en los criterios formales.
El equipo de evaluación debe eliminar ofertas en caso de que:
1) Falten las garantías de oferta apropiadas, en términos de cambios en su redacción, monto, período de
validez. Aquellos cambios de redacción que no obstante mantengan la consistencia con el formato
solicitado, no conforman una desviación material.
2) Ausencia de formulario de oferta, cambios en la redacción o falta de firmas en partes clave de la oferta,
cuando esté claramente especificado en el documento que son requeridas. Aquellos cambios de
redacción que no obstante mantengan la consistencia con el formato solicitado, no conforman una
desviación material.
3) El oferente indica en la oferta que no acepta términos contractuales considerados importantes, por
ejemplo, relacionados a Garantía de Cumplimiento, Seguridad, Garantías, Ley de Fuerza Mayor
aplicable, fechas de entrega, términos de pagos y de limitaciones de responsabilidad.
4) No se han provisto documentos no-históricos requeridos en el pliego de condiciones (un documento nohistórico
es un documento específicamente relacionado con la oferta y que no se espera que el oferente
lo posea antes de que el pliego de condiciones se haya publicado, por ejemplo, una garantía de oferta).
En el caso de que se requiera un Poder Notarial (Power of Attorney (POA)), al no tener un POA válido
en la fecha de la firma de la oferta haría que la oferta se considerara sustancialmente no-conforme. Si
no se suministra el POA o si el POA aportado es técnicamente defectuoso o no es válido, el comité de
evaluación de ofertas deberá comprobar si el oferente tiene en su poder un documento histórico (es
decir, un POA válido pre-existente a su favor) que podría ser considerado para calificar la oferta como
sustancialmente conforme. Si este documento no existe o el documento presentado es reciente, es
decir, es un documento no-histórico, la oferta se convertirá en no-conforme.
5) El oferente, o el origen de los bienes o servicios no es elegible.
6) La información financiera se incluye en la oferta técnica al usar el método del doble sobre
Ver capítulo 6.4.2 Desviación material
6.4.4 Evaluación técnica
Los requerimientos bien definidos son de suma importancia y por lo general compensan el tiempo y esfuerzos
realizados para producir las especificaciones resultando en una evaluación técnica fácil, rápida y exitosa. Por lo
tanto, los esfuerzos deberían concentrarse en la definición de las especificaciones correctas antes del inicio del
proceso de licitación. Véanse los capítulos 2.5.2.2 y 2.5.2.3 para más detalles respecto a la definición de
requerimientos
Licitaciones de un sobre:
Las ofertas recibidas en respuesta a una solicitud de un solo sobre deberán ser rechazadas cuando contienen
desviaciones materiales, es decir, cuando las especificaciones de los artículos citados varían en uno o más
aspectos significativos de lo estrictamente necesario respecto de las especificaciones técnicas mínimas
requeridas.
Si un gran número de ofertas son recibidas en respuesta a un ITB haciendo la evaluación técnica de todas las
ofertas poco práctica, las ofertas podrán ser evaluadas en grupos para reducir el tiempo de evaluación y los
costos de transacción. Una vez que la evaluación de precios haya sido completada para todas las ofertas que
hayan pasado la fase de evaluación preliminar, una tabla maestra que contenga los precios de las ofertas y los
precios corregidos de las ofertas debe ser confeccionada. El equipo de evaluación entonces podrá decidir
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
efectuar una evaluación técnica de un grupo consistente de las "N" ofertas más bajas, después de la corrección
de precios (donde "N" es decidida por el equipo de evaluación: por lo general entre tres y cinco ofertas).
La oferta más baja que cumple con los requisitos técnicos entre estas ofertas es también la más baja de las
ofertas técnicas entre todas las ofertas.
Si la primera serie de "N" ofertas no produjera al menos tres ofertas técnicamente satisfactorias, un nuevo grupo
de "M" ofertas podrá ser admitido en la evaluación técnica, y así sucesivamente, con el fin de tener al menos
tres ofertas técnicamente satisfactorias.
Licitaciones de dos sobres:
En el caso del método de licitación de dos sobres, la propuesta técnica presentada por los oferentes sería
rechazada cuando la oferta no obtuviese el número mínimo requerido de puntos para calificar. La oferta
económica correspondiente no se puede abrir. A continuación, debe ser manejado como se especifica en el
pliego de condiciones, es decir, la propuesta financiera por lo general será destruida o devuelta sin abrir al
oferente (véase el capítulo 6.3.3, Metodología de análisis acumulativo, para más información sobre el sistema
de dos sobres).
Cuando el sistema de dos sobres sea utilizado, la evaluación técnica de las propuestas y las calificaciones de
los proveedores se realizarán simultáneamente.
6.4.5 Evaluación de precios
Este es el proceso de comparar las ofertas con los criterios financieros estipulados en los documentos de
licitación, y determinar el precio sobre el cual basar la evaluación.
Licitación de un sobre:
En el caso del método de licitación de un sobre, se compararán los precios de las ofertas que se han
considerado conformes de acuerdo con el examen preliminar y la evaluación técnica.
Antes de la comparación de precios, el comité de evaluación de ofertas debe corregir los errores aritméticos de
la siguiente manera:
(a) Si hay una discrepancia entre el precio unitario y el total del artículo que se obtiene al multiplicar el
precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el total de la partida deberá ser corregido,
a menos que en la opinión de UNOPS exista un error evidente en la expresión de la coma decimal en el
precio unitario, en cuyo caso el total de la partida prevalecerá como fue cotizado y se corregirá el precio
unitario; y
(b) si hay un error en un total que corresponde a la suma o resta de subtotales, los subtotales prevalecerán
y el total será corregido, y
(c) si hay una discrepancia entre palabras y cifras, la cantidad en palabras prevalecerá, a menos que el
importe expresado en las palabras esté relacionado con un error aritmético, en cuyo caso el importe en
cifras prevalecerá sujeto a (a) y (b ) arriba.
Para mayor información acerca de como tratar errores aritméticos en el precio, ver capítulo 6.6, Modificación de
Ofertas.
Una vez que la corrección de los precios haya sido llevada a cabo, deberán evaluarse los descuentos (cuando
correspondan) y se deberá hacer la conversión de divisas a una moneda base (como se especifica en el pliego
de condiciones).
Si el proveedor ofrece entregas anticipadas o descuentos por pronto pago, esto no suele ser tenido en cuenta
en la evaluación a menos que claramente se lo indique en el pliego de licitación. Sin embargo, los descuentos
pueden ser aprovechados si son ofrecidos por el proveedor seleccionado (es decir, el proveedor se selecciona
en función del precio normal, sin tener en cuenta los descuentos, pero al realizar el pedido, todos los
descuentos disponibles se aprovechan, si fuera posible).
Los descuentos por volumen se tienen en cuenta en la evaluación, y debe ser evaluada como una oferta
separada.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
La comparación de precios finales en una moneda única debe tener en cuenta los errores corregidos,
descuentos, y cualquier ajuste necesario.
Durante la evaluación de precios, una desviación puede ser considerada material en una de las siguientes
situaciones:
- El oferente no acepta la corrección de los precios requerida según las condiciones del documento de
licitación (en cuyo caso la garantía de la oferta del licitante que haya presentado la oferta más baja
evaluada podrá ser ejecutada).
- Faltaren componentes de los precios requeridos.
- El oferente ofrece menos cantidad que lo que se requiere.
Licitaciones de dos sobres:
En el caso del método de licitación de dos sobres, el precio se evalúa sólo para aquellos oferentes que
califiquen técnicamente. Cuando se utiliza el método de análisis de evaluación acumulativa, el puntaje de la
propuesta financiera se calcula en base a la fórmula de asignación de puntos (véase el capítulo 6.3.3, la
Metodología de análisis acumulativo (RFP)).
Durante la evaluación financiera, una desviación se considerará material cuando los componentes necesarios
de precios no están presentados o se apartan de los requerimientos (por ejemplo, menor número de días para
servicios de consultoría son ofrecidos y cotizados).
6.4.6 Calificación de proveedor
Licitación de un solo sobre:
En el caso de licitaciones de un solo sobre, la calificación del oferente se realiza después de las evaluaciones
de precios y técnica, por lo que este proceso se denomina post-calificación.
La Post calificación sólo se realiza para el oferente/s con precio de la oferta evaluada más baja para un lote
cuya oferta se consideró técnicamente satisfactoria. La post-calificación consiste en comprobar los
antecedentes del proveedor/es identificado/s para la adjudicación del contrato tras las evaluaciones financiera y
técnica a fin de garantizar que el oferente identificado/s es/son calificado/s y la capaz de cumplir con éxito el
contrato (es decir, la entidad es financieramente solvente, tiene la experiencia requerida, tiene suficiente
capacidad de producción, tiene buena reputación en la comunidad de negocios, etc).
Si el proceso de evaluación incluye un ejercicio de calificación de proveedores, el pliego de condiciones debe
indicar claramente en aras de la equidad y la transparencia:
- que la post calificación del oferente con la respuesta técnica más baja se llevará a cabo, y
- los requisitos mínimos de calificación y el alcance de la calificación de proveedor, y
- que las ofertas de oferentes que no cumplan los requisitos de calificación serán rechazadas.
El alcance de las calificaciones esperadas de los proveedores debe ser razonable y en función del valor del
contrato y la complejidad del caso concreto.
Los siguientes aspectos podrían ser considerados para efectos de calificación del proveedor:
1) Los requisitos legales y reglamentarios;
2) La capacidad técnica y experiencia;
3) La capacidad financiera;
4) La capacidad institucional y de carga de trabajo.
Los oferentes cuya oferta cumple con todos los criterios de post calificación para los ítems o lote para los cuales
hayan presentado el precio más bajo evaluado deberán ser recomendados para la adjudicación del contrato
dado que presentaron el precio la oferta satisfactoria de precio más bajo.
Como mínimo, todos los documentos de licitación para contrataciones de valores superiores a USD 250.000
deberán contener los siguientes requisitos de calificación del proveedor:
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- Evidencia de que el oferente está establecido como una empresa y está legalmente constituida en el
país, por ejemplo mediante la presentación de la certificación de constitución (Certification of
Incorporation) o de otras pruebas documentales (esto no es necesario para las empresas ya registradas
en Bolsas de Valores nacionales, regionales o internacionales);
- En el caso de una empresa/emprendimiento conjunto (Joint Venture), un acuerdo jurídicamente válido
que certifique la conformación de la misma especificando las participaciones financieras de cada uno de
los socios de del emprendimiento;
- Confirmación por escrito del oferente de que no se encuentra suspendido por el sistema de las
Naciones Unidas, ni inhabilitado por el grupo del Banco Mundial;
- Para la adquisición de medicamentos: La confirmación de aceptación por parte de los oferentes de que
el comprador puede inspeccionar su centro de producción o el sitio de los fabricantes de los productos
que se ofrecen antes de la adjudicación del contrato, con el fin de evaluar la capacidad del
proveedor/fabricante para cumplir exitosamente el contrato en los términos y condiciones especificados
en el documento de licitación. Esto puede incluir la inspección por parte del Contralor General de
Medicamentos (Drug Controler General) del país para comprobar si las instalaciones de fabricación de
los proveedores y los proveedores siguen cumpliendo los requisitos de la certificación de Buenas
Prácticas de Manufactura (GMP) de la OMS expedido para esas instalaciones;
- Para la adquisición de medicamentos: una copia de la licencia de fabricación.
Para valores de adquisición mayores a USD 500.000, requerimientos adicionales deberán ser incluidos
referidos a Capacidad Financiera, Experiencia y Capacidad Técnica. Se deberá solicitar a los oferentes
presentar la correspondiente evidencia documental respaldatoria junto a su oferta.
Ejemplos de requerimientos referidos a Capacidad Financiera, Experiencia y Capacidad Técnica:
(a) Capacidad financiera:
1. Volumen de ventas anual mínimo de XXXX para el lote I, YYYY para el lote II, para cualquiera de
los últimos tres años para poder calificar a un lote. Para tener derecho a varios lotes el requisito de
volumen de negocios será la suma de los requisitos de los lotes individuales.
2. Ratio de liquidez: por ejemplo, Liquidez Corriente (Activo Corriente/Pasivo corriente) > 1,
incluyendo documentos de apoyo tales como los balances y estados financieros de los últimos tres
años, acompañados por el informe de auditoría, certificado bancario, etc., debidamente certificados
por un contador matriculado.
3. Evidencia documental de que el ofertente ha completado con éxito al menos un contrato similar en
los últimos cinco años para el suministro de bienes para el lote ofrecido. El valor de cada contrato
completado debe ser mínimo XXX dólares para el lote 1; USD XXX para el lote 2, etc, y deben
incluir productos comparables. Este requisito no será acumulativo, cuando la oferta sea por
múltiples lotes.
4. Proporcionar detalles de contacto de los bancos comerciales y los nombres de las personas de
contacto de quienes UNOPS podría obtener referencias.
(b) Experiencia y Capacidad Técnica
1. Detalles del registro de la compañía
2. Experiencia para llevar a cabo las obras:
- Lista de trabajos similares ejecutados para otros clientes incluyendo detalles del contrato.
- Evidencia de que el oferente posee experiencia en el área geográfica.
- Años de experiencia en la ejecución de las obras: un mínimo de YYY años (se debe tener
cuidado al seleccionar el número de años, por ejemplo cuando se ha producido sólo un año de
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paz en la historia de un país después de un largo período de guerra, el requisito de experiencia
en el país debe no ser, por ejemplo, cuatro años).
3. La comprensión por parte del oferente de las taréas requeridas y el planeamiento de los trabajos:
- La planificación y la metodología propuestas, con el cronograma que indique el número
esperado de días de trabajo para cada trabajador calificado y no calificado.
- Plan de trabajo realista, con un plan de contingencia (que integre los posibles desafíos derivados
de las temporadas de lluvia/sequía/consideraciones de seguridad o del medio ambiente,
ambiente de post-conflictos, etc.)
- Plan de Adquisiciones, con los detalles de los materiales y mano de obra
4. Capacidad de su personal para efectuar la obra:
- Experiencia del personal clave gerencial y técnico propuesto para el contrato. Mínimo de XXX
años de experiencia.
- Detalles del personal técnico clave a ser asignado a los trabajos (presentar CVs).
5. Capacidad gerencial de la compañía:
- Detalles de la estructura gerencial de la compañía
- Sistemas de aseguramiento de la calidad utilizados por la compañía
6. El oferente deberá haber fabricado y suministrado bienes similares de manera satisfactoria en la
medida de al menos xx por ciento de la cantidad requerida para cada lote dentro de cualquiera de
los últimos tres años y los productos deben haber estado en uso de manera satisfactoria sin
informe desfavorable. El requisito no es acumulativo, por lo tanto implica que si el oferente califica
a un lote según este requisito, entonces califica para todos los lotes con menores cantidades.
7. Detalles de experiencia y desempeño pasado del oferente respecto a equipos ofrecidos y en
aquellos de naturaleza similar durante los pasados cinco años, y detalles de los contratos en
marcha u otros compromisos relevantes.
8. Certtificados de Clientes en favor de la operación satisfactoria de los bienes de acuerdo a lo arriba
especificado.
9. Datos para justificar que el oferente tiene la capacidad de producción para ejecutar el contrato y
completar la provisión en el plazo de entrega estipulado o los datos que demuestren que tiene una
capacidad instalada de producción anual para el artículo específico que coincida con las
cantidades requeridas. Para calificar para varios lotes, el requisito de capacidad de instalación será
la suma de las necesidades de los lotes individualmente considerados.
10. Evidencia que el oferente es un productor/proveedor habitual y provee servicios de post-venta para
productos o servicios similares a aquellos que ofertó por al menos los últimos tres años anteriores
a la fecha de apertura.
11. Breve reporte escrito, documentado por la información respaldatoria adecuada, que expliquen la
capacidad disponible y la experiencia en la fabricación y provisión de los productos requeridos en
el marco de tiempo especificado a tales fines, una vez cumplidos todos los compromisos ya
existentes.
12. Confirmación de que todas las instalaciones de su fábrica podrán ser inspeccionadas y probadas y
que estarán disponibles para dicha inspección por parte del comprador o su representante.
13. Para la adquisición de medicamentos: La confirmación de que el oferente ha recibido de la
autoridad reguladora (Regulatory Authority) en el país de fabricación de la mercancía, un
certificado de inspección GMP (Buenas Prácticas de Manufactura o Good Manufacturing Practices)
satisfactoria de acuerdo con el sistema de certificación de la OMS sobre productos farmacéuticos
objeto de comercio internacional para la fábrica donde los productos farmacéuticos específicos se
fabrican y están siendo ofrecidos para el suministro o que el oferente ha sido certificado por la
autoridad competente de un país miembro de la Convención de Inspección Farmacéutica
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
(Pharmaceuticals Inspection Convention, PIC), y ha acreditado el cumplimiento de las normas de
calidad mencionadas durante el año anterior al de la presentación de la oferta.
14. Para la adquisición de medicamentos: al momento de la firma del contrato, el proveedor
seleccionado deberá haber presentado un Certificado de Producto Farmaceútico (Certificate of
Pharmaceutical Product (COPP)) tal cual lo recomendado por la OMS para cada droga y
medicamento ofrecido. El oferente deberá proveer un compromiso específico a este fin junto con
su oferta.
15. Para la adquisición de medicamentos: Una declaración de la capacidad de manufactura instalada
certificada por la Autoridad Regulatoria.
16. Para la adquisición de dispositivos médicos: Ha demostrado evidencia de cumplimiento (para la
fábrica donde los productos específicos serán fabricados y que consta en la oferta como lugar
desde donde se proveerá dichos productos) con la ISO 13485:2003 (o FDA 21 CFR 820) bajo
forma de acreditación por parte de un cuerpo independiente de certificación, y un protocolo de
testeos de calidad y vida útil de los productos del fabricante.
17. El oferente deberá comunicar los casos de desempeño anterior (últimos cinco años) que pueden
haber resultado en acciones adversas tomadas contra el oferente y los fabricantes cuyos productos
están siendo ofrecidos por el oferente. Tales acciones adversas pueden ser tratados como el
historial de cumplimiento insatisfactorio durante la decisión de adjudicación del contrato. Si no hay
ningún ejemplo de casos en el pasado que ha dado lugar a acciones negativas, esto debe
indicarse claramente en la oferta del oferente.
18. Una lista dando detalles completos, incluyendo fuentes disponibles y precios actuales de partes de
reemplazo, herramientas especiales, etc., necesarias para el correcto funcionamiento del
equipamiento por un período de xxxx años posteriores a la instalación.
Ejemplos de requisitos de calificación para los oferentes no-fabricantes:
(a) Autorización legalmente ejecutable del fabricante de asegurando plena garantía y sus obligaciones de
acuerdo con las condiciones de la licitación para los productos ofrecidos, y
(b) Evidencia que el oferente, autorizado por los fabricantes, ha suministrado servicio post-venta de bienes
similares en una proporción de al menos 20 por ciento de las cantidades indicadas en los requisitos de
la licitación en cualquiera de los últimos tres (3) años, y los productos deben estar en buen
funcionamiento.
(c) Requisitos de capacidad y experiencia técnica y financiera del fabricante similares a los mencionados
anteriormente.
Incluso cuando los oferentes cumplan los anteriores criterios de calificación, el pliego de condiciones debe
indicar que los mismos serán descalificados si han realizado declaraciones engañosas o falsas en los
formularios y anexos presentados como prueba de los requisitos de calificación, y/o registro de pobre
desempeño tales como no completar correctamente el contrato, demoras indebidas en la terminación, inusual
historial de litigios, fracasos financieros, etc
Además, el personal de adquisiciones puede acceder a los reportes de crédito que muestren información
financiera de negocios relativa a los oferentes. Ver LTA para los servicios de verificación de antecedentes (click
aquí).
En la etapa de post-calificación, las ofertas deben ser rechazadas cuando los oferentes no cumplan con los
requisitos mínimos de calificación.
Cuando se evalúan varios lotes, los pliegos deberán abordar la cuestión de cómo UNOPS adjudicará los lotes
cuando un proveedor no cumple todos los criterios de post-calificación. Esto se explica en detalle en el capítulo
6.3.2, Metodología de oferta satisfactoria de precio más bajo (ITB), párrafo 3).
Licitación de dos sobres:
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En el caso de las licitaciones de dos sobres, la evaluación técnica de la propuesta y la calificación del proveedor
serán llevadas a cabo en simultaneo. Ver capítulo 6.4.4, Evaluación técnica.
6.4.7 Aclaraciones de proveedores
En principio, las ofertas deberán ser evaluadas en base a la información proporcionada en la misma. Sin
embargo, luego de la presentación de las ofertas, a veces se requieren aclaraciones de los proveedores sobre
sus ofertas para poder conducir un proceso apropiado de evaluación. El propósito de las mismas es aclarar
cualquier aspecto de la oferta, sin agregar o suprimir ningún aspecto, o modificar de cualquier otra manera
alguna parte de la oferta.
Pueden requerirse entonces las aclaraciones al contenido de la oferta, tomando en consideración el principio
del tratamiento equitativo y justo de los proveedores. No se permitirá a los proveedores cambiar el contenido de
su oferta, sino proporcionar simplemente documentos históricos faltantes o aclaraciones de menor importancia
permitiendo al equipo de evaluación entender completamente la oferta a efectos de realizar una evaluación
justa. No podrán solicitarse, ofrecer o permitir ningún cambio en el precio o la sustancia de la oferta, excepto
como se establece en los documentos de licitación para fines de corrección de los errores aritméticos
descubiertos por UNOPS. Todos los pedidos de aclaraciones deberán incluir una fecha límite razonable. Si el
oferente no provee la información o responde antes de la fecha límite, entonces la oferta deberá ser rechazada.
Durante las discusiones relativas a la aclaración, no se divulgará ninguna información sobre ofertas de otros
competidores al proveedor.
Las discusiones pueden conducirse en una reunión, pero también por medio de comunicación escrita. Sin
importar cómo se están conduciendo las discusiones, todas serán resumidas por escrito, junto con las
aclaraciones proporcionadas, y guardadas en archivos para referencia futura.
Solicitar aclaraciones de los proveedores luego de la recepción y apertura de ofertas no deberá ser confundido
con las modificaciones de oferta previas a la fecha de sometimiento de las mismas.
Vea el capítulo 6.6 para mayor detalle respecto a la Modificación de ofertas.
Puede ocurrir que una misma persona represente a varias empresas en la apertura de las ofertas. Cuando se
envíen consultas a los oferentes durante la evaluación de las ofertas, la persona que asistió a la apertura de
ofertas en nombre del oferente no debe ser copiada ya que la consulta podría ser transmitida a un competidor
por dicho representante. La consulta sólo debe ser enviada al oferente. Es aceptable no obstante, que UNOPS
informe al representante del oferente que una consulta ha sido enviada por UNOPS para el oferente X, Y, Z que
él representa de manera que pueda dar seguimiento directamente con los oferentes, sin embargo el contenido
de la consulta no debe ser compartida con representante del oferente.
6.4.8 Quejas y reclamos
Las respuestas a reclamos y quejas formuladas por los oferentes durante (y después) de evaluación de las
ofertas deben ser coherentes con lo que puede o no puede ser divulgado, como se indica en el documento de
licitación.
Dependiendo de la naturaleza de las quejas y reclamos recibidas, el presidente debería considerar solicitar el
asesoramiento del LPG antes de responder. No obstante, si se alega incorrección, el presidente enviará siempre
de inmediato dichas quejas al responsable de la unidad de negocio UNOPS relevante.
6.4.9 Indicios de potencial fraude
Al realizar la evaluación de las ofertas o propuestas, el comité de evaluación debe cerciorarse de que no hay
indicio de fraude, de fijación de precios o acciones sospechosas por parte de algunos oferentes que podrían
señalar la existencia de un cartel
Las siguientes son típicas banderas rojas que alertan sobre riesgos de colusión entre los oferentes:
- Los lotes están divididos entre los licitantes; por ejemplo, un oferente es la más baja para los
lotes 1 y la otra para el 2, etc, o un oferente cotiza sólo para el lote 1, otro postor solamente
para el lote 2, etc.
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- Las garantías bancarias presentadas por los distintos oferentes han sido emitidas por el mismo
banco y tienen casi idénticos números de referencia: por ejemplo, A-123 y A 124.
- Detalles sobre la propiedad y la gerencia de varios oferentes muestran que estos tienen los
mismos directores, socios, propietarios, etc.
Cuando exista una clara indicación de potencial colusión, UNOPS deberá guiarse por las instrucciones
provistas en el capítulo 1.8.3 Conducta ética de los proveedores y suspensión de proveedores.
6.4.10 Identificación de la oferta ganadora
Cuando se use la metodología de “precio más bajo, oferta más técnicamente aceptable” (compras valoradas
debajo de USD 50.000 solamente, excepto cuando es aplicable el capítulo 11), la oferta satisfactoria de precio
más bajo es generalmente seleccionada como la oferta ganadora. Sin embargo, esta metodología ofrece la
flexibilidad de seleccionar la oferta técnica más satisfactoria si ninguna de las ofertas cumple cabalmente todos
los requisitos técnicos. Excepcionalmente, la selección de una oferta de precio más alto puede ser justificada si
la diferencia en precio es pequeña mientras que las calidades técnicas de la oferta seleccionada en gran
medida sobrepasan las de la oferta de precio más bajo. La selección una oferta distinta de la de precio más
bajo requiere una justificación bien documentada.
Cuando se aplica la metodología de la “oferta técnicamente satisfactoria de precio más bajo”, la oferta que gana
es la oferta de precio más bajo que se determina que satisface sustancialmente los requisitos.
Al usar metodología de evaluación del “análisis acumulativo” se calcula para cada oferta el puntaje total
obtenido incluyendo ofertas técnicas y financieras. La oferta que obtiene el puntaje total más alto es la oferta
ganadora.
6.4.11 Negociaciones
Las negociaciones son discusiones con un proveedor potencial después de la selección del mismo, pero antes
de la adjudicación del contrato, con el propósito de asegurar el mejor valor por el dinero para UNOPS en el
proceso de contratación sin comprometer el principio de igualdad y de tratamiento justo de todos los
proveedores. Las negociaciones con respecto a los términos y condiciones detallados de un contrato entre
UNOPS y un proveedor se tratan por separado en el capítulo 8 Contratación.
En principio, generalmente no se realizan negociaciones luego de un proceso de selección competitivo. Sin
embargo, las negociaciones pueden todavía ser necesarias luego de un proceso competitivo para asegurar el
mejor valor por el dinero para UNOPS. Las negociaciones pueden resultar muy efectivas en situaciones de
dispensa de procesos competitivos para asegurar precios competitivos.
Las negociaciones son confidenciales entre UNOPS y el proveedor, y ninguna información referente a las
negociaciones debe revelarse por ninguna de las partes.
Para negociaciones realizadas con proveedores seleccionados, al menos dos individuos de UNOPS deben
estar involucrados en las negociaciones. Se recomienda que cada individuo sea dado un rol definido en la
negociación y que los roles y responsabilidades de los individuos de UNOPS estén claramente orientados a
asegurar resultados óptimos.
En el caso inusual que la negociación de precios tenga lugar luego de la adjudicación del contrato, los Comités
de Contrato y/o el PA involucrado deben mantenerse informados sobre el resultado de las negociaciones, a
través de la remisión de las minutas de las negociaciones o cualquier otra documentación escrita sobre las
discusiones, a fin de completar los archivos y asegurar un adecuado registro para las auditorias.
Las negociaciones con los proveedores se realizan según ciertos procedimientos, dependiendo del método
elegido de licitación:
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6.4.11.1 Las negociaciones de propuestas seleccionadas en base a la metodología de análisis
acumulativo (basada en un RFP)
El propósito de negociaciones de ofertas seleccionadas en base a la metodología de análisis acumulativo es
asegurarse de que la oferta técnica esté conforme a los requisitos y de que la oferta financiera sea competitiva
en todos los aspectos del precio.
Las negociaciones con el proveedor con respecto al contenido de su oferta pueden ser conducidas solamente:
1) si están previstas en los documentos de licitación, y
2) con el proveedor que ha presentado la oferta ganadora según el capítulo 6.4.10 arriba, Identificación de
la oferta ganadora.
En las negociaciones, cualquier deficiencia en la oferta debe indicarse al proveedor. Debe permitírsele al
proveedor hacer ajustes en la oferta para mejorar y para especificar más claramente el contenido de la oferta.
Sin embargo, bajo ninguna circunstancia pueden cambiarse los requisitos (términos de
referencia/especificaciones/SOW). Si se cambian los requisitos, el proceso competitivo deberá ser cancelado, y
un nuevo proceso de licitación deberá iniciarse en base a requisitos revisados.
Si existe una causa debida, las negociaciones de la propuesta financiera del proveedor que presentara la mejor
oferta, es decir, la oferta que ha recibido el mayor número de puntos (técnica y económica) puede ser permitido.
Las negociaciones con los demás oferentes no están permitidas. Justificación adecuada debe ser provista
explicando las razones por las cuales se deben llevar a cabo las negociaciones en el caso particular. En ningún
caso se realizarán negociaciones con el único propósito de reducir los precios, ya que esto sería contrario al
principio de trato equitativo y justo de todos los proveedores.
Causa debida para llevar a cabo negociaciones después de un método formal de licitación basada en la
metodología «análisis acumulativo", incluiría, sin limitación, a los siguientes casos:
1) de restricciones presupuestarias, donde el presupuesto disponible no es suficiente para adquirir el ítem
solicitado/s;
2) donde la oferta de más alta puntuación ofrece servicios adicionales que no fueron requeridos en el
pliego de licitación;
3) donde los DSA, gastos de viaje, etc. no están en consonancia con las tarifas estándar, o
4) cuando sólo hay una oferta satisfactoria y, tras un análisis de acuerdo con el capítulo 6.7.1, Justificación
de la razonabilidad del precio, el equipo de evaluación ha concluido que el precio ofrecido no es
razonable.
6.4.11.2 Negociaciones de ofertas seleccionadas en base a la metodología de la oferta técnicamente
satisfactoria de precio más bajo (basado en ITB)
Cuando la selección se basa en la metodología oferta técnicamente satisfactoria de precio más bajo, las
negociaciones generalmente no se permiten.
Si existe causa debida, las negociaciones pueden permitirse con el proveedor que presenta la oferta
técnicamente satisfactoria de precio más bajo. Las negociaciones con los otros oferentes no son permitidas.
Una justificación apropiada debe proporcionarse explicando la razón por la que las negociaciones se conducen
en ese caso particular. Bajo ninguna circunstancia deben llevarse a cabo negociaciones por el solo fin de
reducir precios, pues esto contravendría el principio del tratamiento equitativo y justo de proveedores.
Causa debida para llevar a cabo negociaciones después de un método formal de licitación basada en la
metodología de oferta técnicamente satisfactoria de precio más bajo, incluye sin limitación, a los siguientes
casos:
1. de restricciones presupuestarias, donde el presupuesto disponible no es suficiente para adquirir los
ítems solicitados y el proveedor accede a reducir los precios
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
2. donde la oferta satisfactoria de precio más bajo ofrece servicios adicionales que no fueron requeridos
en el pliego de licitación;
3. incrementos marginales de la cantidad que lleven a descuentos por cantidad (entonces, la cantidad
solicitada podrá ser incrementada) requerirían negociaciones con el proveedor seleccionado
4. cuando sólo hay una oferta satisfactoria y, tras un análisis de conformidad con el capítulo 6.7.1,
Justificación de la razonabilidad del precio, el equipo de evaluación ha concluido que el precio ofrecido
no es razonable.
Sin embargo, en casos donde la cantidad se incremente sustancialmente, o si el precio de mercado de los
bienes es probable que haya o ya ha bajado sustancialmente en el tiempo transcurrido entre la presentación de
las ofertas y el de finalización de la evaluación, entonces una nueva licitación debería ser considerada.
6.4.12 Mejor oferta final (Best and Final Offer - BAFO)
6.4.12.1 BAFO para ofertas basadas en la metodología de “análisis acumulativo”
La mejor oferta final es un paso opcional en la selección de ofertas con el objetivo de ampliar la competición, y
así de asegurar el mejor valor por el dinero para UNOPS. Puede ser utilizado solamente cuando se han
solicitado ofertas en base a un RFP. BAFO se debe utilizar solamente si existe una causa debida, por ejemplo
las ofertas recibidas apenas alcanzan el umbral técnico mínimo y no se identifica a ningún ganador claro, o las
ofertas contienen ambigüedades, errores evidentes, deficiencias, etc. Todos los miembros del equipo de
evaluación deben estar de acuerdo con adoptar una BAFO antes de que sea emitida.
BAFO es una herramienta compleja y de riesgo elevado, y se debe utilizar solamente en casos especiales y por
personal con amplia experiencia en evaluación y negociación.
Una vez completada la evaluación general, el equipo de evaluación puede decidir conducir negociaciones
competitivas con todos los proveedores que pasan el umbral de evaluación técnica, para asegurar la
competición efectiva. El propósito de BAFO es aclarar ambigüedades, corregir errores obvios, precisar
debilidades y deficiencias, y buscar generalmente mejoras en la oferta técnica y financiera.
Cuando se cumplen las condiciones para solicitar una BAFO, el presidente del equipo de evaluación de la
licitación deberá emitir un requerimiento por escrito para todos los proveedores calificados informándolos de las
deficiencias de su oferta y se les solicita por escrito someter una mejor oferta final como continuación de su
propuesta, dentro de una fecha específica. Los proveedores serán informados que los aumentos de precio no
serán aceptados; sin embargo, pueden rechazar el hecho de alterar los términos de su oferta original, y esta
decisión no los convertirá en inaceptables. Debe darse a los proveedores un plazo razonable para someter su
BAFO, considerando la complejidad de la contratación. Si las propuestas exceden el valor de USD 50.000,
entonces la BAFO deberá ser remitida a un email seguro o un número de fax seguro.
La solicitud de presentar una BAFO no contendrá ninguna información con respecto a la evaluación, o ninguna
información sobre las posibilidades para la adjudicación del contrato.
Una vez recibidas las BAFOs de los proveedores, el comité de evaluación se reunirá y actualizará la evaluación
técnica y financiera, como sea necesario, y hará una comparación final de las ofertas en competencia.
6.4.12.2 BAFO para ofertas seleccionadas sobre la base de la metodología de “oferta sustancialmente
satisfactoria de precio más bajo”
La “Mejor Oferta Final” (BAFO) para ofertas seleccionadas bajo el método de “oferta sustancialmente
satisfactoria de precio más bajo” sólo puede ser usado cuando dichas ofertas son por exactamente el mismo
precio y no es posible para UNOPS identificar un ganador.
En dichas situaciones, el proposito del uso de BAFO es para que UNOPS pueda efectuar una decisión de
selección.
Cuando se cumplan las condiciones para solicitar una BAFO, el presidente del equipo de evaluación de la
licitación deberá emitir un requerimiento por escrito para todos los proveedores que hayan presentado la oferta
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
de precio más bajo técnicamente satisfactorias, de manera que los mismos remitan su mejor oferta final, dentro
de una fecha y hora específicas. Los proveedores deberán ser informados que:
- No les es permitido cambiar las especificaciones de los productos ofrecidos
- No les es permitido cambiar ninguna de las condiciones de la oferta (tiempos/términos de
entrega, condiciones especiales, etc.)
- Sólo el precio puede ser modificado.
Debe darse a los proveedores un plazo razonable para someter su BAFO.
La solicitud de presentar un BAFO no contendrá ninguna información con respecto a la evaluación, o ninguna
información sobre las posibilidades para la adjudicación del contrato.
Si las propuestas exceden el valor de USD 50.000, entonces la BAFO deberá ser remitida a un email seguro o
un número de fax seguro
Luego de la recepción de las BAFOs de los proveedores, el comité de evaluación deberá reunirse nuevamente
y actualizar la evaluación financiera de las ofertas, y hacer las comparaciones finales de las ofertas en
competencia.
6.4.13 Informe de evaluación
Los resultados de la evaluación de la cotización/propuesta/oferta y calificación de los proveedores deberá ser
documentada en una tabla de evaluación y sintetizada en el reporte de evaluación. El uso de la Plantilla de
Reporte de Evaluación (Bid Evaluation Report template), disponible en la intranet es recomendado a los fines
de consistencia y para reducir riesgo de errores.
El informe de evaluación que documenta el proceso del análisis de las ofertas/propuestas será firmado por
todos los miembros del panel de evaluación, inicializado en cada página por al menos 2 de los miembros del
panel (excepto por anexos históricos tales como enmiendas a RPQ/ITB/RFP, notas de aclaración, etc.) y
guardado en archivos para referencia futura. El informe de evaluación deberá estar fechado, identificar el
proceso al cual se refiere y el nombre de cada uno de los firmantes debe estar aclarado bajo las firmas. El
informe de evaluación será utilizado más adelante como la base para la recomendación de la adjudicación. Un
informe de evaluación contiene típicamente un resumen del proceso de evaluación y de sus pasos individuales
según lo establecido anteriormente incluyendo los puntajes asignados a cada oferta, si fuera aplicable. Los
criterios de evaluación importantes deben estar reflejados en el reporte. Debe indicarse cualquier rechazo,
incumplimiento, y aclaración de ofertas, incluyendo una lista con el ordenamiento final de las ofertas y las
razones sobre cómo fue seleccionada la mejor oferta
En los casos en que la metodología de evaluación es "oferta sustancialmente satisfactoria de precio más bajo"
se debe prestar especial atención a garantizar que los motivos de exclusión de ofertas con precios más bajos
que la oferta seleccionada se enuncien claramente en el informe.
Si existen menos de 3 ofertas satisfactorias, el informe de evaluación deberá incluir un análisis acerca de si el
precio es razonable (ver capítulo 6.7.1 Justificación de la razonabilidad del precio, debajo).
Para la adquisición de bienes, si las ofertas se han recibido bajo los dos Incoterms FCA y CPT, el informe de
evaluación debe explicar cómo el equipo de evaluación determinó que el Incoterm seleccionado para la
adjudicación es el más ventajoso para UNOPS.
El informe de evaluación es un documento interno de UNOPS y no debe ser distribuido a personas que no
estén involucrados en el proceso de adquisición.
Evaluación de Materiales – Manual de Trabajo y Reporte (Metodología de oferta sustancialmente satisfactoria
de precio más bajo)
Evaluación de Servicios – Tabla (Metodología de análisis acumulativo)
Evaluación de Obras - Tabla (Oferta de cumplimiento sustancial de precio más bajo)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
6.4.14 Proveedores con reclamos pendientes, disputas y asuntos contenciosos
En la eventualidad de que UNOPS tenga una disputa, reclamo u otro asunto contencioso pendiente con un
proveedor, que pueda comprometer o poner bajo cuestionamiento la habilidad de ese proveedor de un
adecuado desempeño o donde el desempeño pueda ser inconsistente con la efectiva resolución de alguna
disputa, el Director del Grupo de Práctica de Adquisiciones (PPG), después de consultar con el Consejero Legal
General, podrá instruir a todo el personal de UNOPS de abstenerse de acciones de contratación con este
proveedor hasta que la cuestión haya sido resuelta o de otra manera ya no más determinada como asunto
contencioso.
Es responsabilidad de cada Jefe de Unidad de Negocios el asegurar que tales proveedores no sean incluidos
en las acciones de contratación de UNOPS y que no se les adjudiquen contratos. Es responsabilidad del PPG
hacer conocer a todo UNOPS los nombres de los proveedores con quienes UNOPS no debe hacer negocios
De manera similar, es responsabilidad de cada Jefe de Unidad de Negocios informar al Director del PPG sobre
cualquier disputa, reclamo, o asunto contencioso entre un proveedor y la división respectiva de UNOPS.
El Director del PPG tomará las acciones necesarias para resolver el caso. Una vez que la disputa, el reclamo o
el asunto contencioso se hayan resuelto, el Director del PPG debe notificar a todo el personal de UNOPS, así
como también al proveedor en cuestión, sobre los plazos y extensión en que el proveedor será considerado
para futuras acciones de contratación de UNOPS.
6.5 Retiro de ofertas despues del plazo de presentación
El retiro de ofertas después del plazo anunciado en principio no será honrado, y en tales casos UNOPS abrirá y
evaluará la oferta junto con las demás. Si el oferente ha provisto una garantía de la oferta, UNOPS la retendrá.
Si la oferta se selecciona después de la evaluación, la garantía de la oferta debe ser cobrada, a menos que el
proveedor esté dispuesto a proporcionar los bienes / obras / servicios ofrecidos en su presentación original. Si
no se solicitó ninguna garantía de la oferta, el asunto tendrá que ser solucionado a través de negociaciones.
Deberá procurarse asesoramiento jurídico de LPG, si procede.
Sin embargo, en ciertos casos donde el oferente es capaz de justificar el retiro de su oferta, UNOPS puede
aceptar el retiro después del plazo de presentación. Una justificación aceptable podría por ejemplo ser la falta
de capacidad para emprender la tarea de UNOPS debido a haber sido seleccionado para otras tareas en el
mismo período. Si el oferente no había podido prever esto, UNOPS podría aceptar el retiro de su presentación,
ya que puede ser interpretada como una acción responsable por el proveedor el notificar a UNOPS de su
problema de capacidad.
Además, debe considerarse si es en el interés de UNOPS de hacer cumplir al proveedor con su oferta después
de que la haya retirado, ya que es probable que su desempeño sea pobre, por ejemplo debido a la falta de
capacidad para emprender la tarea.
Sin importar si el retiro está justificado o no, el retiro de una presentación posterior a la fecha límite de
presentación es una cuestión seria. Si UNOPS no actúa en consecuencia, los proveedores pueden especular
sometiendo ofertas favorables en el proceso de licitación, y luego retirarlas si las condiciones de mercado han
cambiado a desventaja del proveedor (por ejemplo, los precios de mercado del producto han aumentado desde
el plazo de la presentación). Por lo tanto, en caso de que las ofertas se retiren después de plazo, se dará
siempre a los proveedores una advertencia que esta práctica no es aceptable a UNOPS, y que puede excluirlo
de las licitaciones futuras de UNOPS. Una segunda advertencia a un proveedor dará lugar a la exclusión de
licitaciones de UNOPS en el futuro. El personal de adquisiciones deberá consultar con el Oficial Legal antes de
emitir tales advertencias.
6.6 Modificación de ofertas
Los proveedores pueden modificar sus ofertas por escrito antes del plazo de presentación. La modificación será
presentada según las instrucciones de la presentación, y tratada como cualquier otra oferta por UNOPS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Cualquier alteración de la oferta después del plazo para la presentación no será aceptada, a menos que tal
modificación sea debida a claros errores o a omisiones como los que están mencionados abajo. Se presenta a
continuación una lista de los errores y las omisiones más comunes y cómo deben ser tratados:
1) Errores en la suma del precio total: Los precios unitarios prevalecerán cuando existan errores de suma
2) Donde hay discrepancia entre las cantidades expresadas en números y en palabras, la cantidad en
palabras prevalecerá
3) Errores aparentes en el precio: UNOPS no es responsable de errores en el precio cotizado por los
proveedores. Sin embargo, UNOPS verificará los precios en caso de que haya razón de creer que se
haya incurrido en un error (precio demasiado bajo, demasiado alto, etc.). El proveedor será entonces
informado que está prohibida la revisión del precio original, y que el incumplimiento dará lugar al
rechazo de la presentación.
Si el proveedor confirma que el precio original es correcto, la evaluación puede proceder sin
cuestionamientos adicionales. Sin embargo, si el proveedor reconoce que el precio es incorrecto, la
presentación tendrá que ser rechazada, en observancia de los principios de justicia y de igualdad de
tratamiento de todos los proveedores.
La comunicación con el proveedor debe estar por escrito y guardado en archivo para facilitar auditorías.
4) Falta de los proveedores de entregar partes de información: Esto no requerirá normalmente el rechazo
inmediato de la oferta mientras no configure una desviación material (ver capítulo 6.4.2 Desviación
material). Si el proveedor no proporciona la información una vez solicitada dentro de un límite de tiempo
indicado, la oferta será rechazada. Se notificará por escrito al proveedor y todas las comunicaciones
sobre el asunto serán guardadas en archivo.
6.7 Revisión de oferta en situación de contratación directa
Si se justifica una contratación directa (véase el capítulo 4.4.1 Excepciones) el contrato se negocia directamente
con el proveedor. Contratación directa se refiere a la contratación de un proveedor o contratista para la
provisión de bienes, servicios u obras civiles sin competencia (fuente única). El contrato es negociado
directamente con el proveedor. También se incluye la preselección bajo circunstancias en las cuales el
contratista ya ha sido seleccionado en forma directa por la fuente de financiamiento.
La oferta del proveedor debe sin embargo presentarse por escrito, basada en la información proporcionada por
UNOPS (preferiblemente utilizando alguno de los documentos estándares de la licitación de UNOPS). La oferta
debe evaluarse según los criterios establecidos como si fuera un proceso de selección competitivo.
El propósito de tal evaluación es determinar si la oferta es de una calidad aceptable y en un precio justificable.
El hecho de que no se realice una comparación de ofertas hace más difícil evaluar la oferta e identificar sus
deficiencias. Para asegurar la calidad del producto, la oferta será evaluada como sustancialmente satisfactoria /
no-satisfactoria o se establecerá un umbral de puntos técnicos, y la oferta será aceptada solamente si se la
considera sustancialmente satisfactoria o si su puntaje iguala o supera el umbral indicado de puntos técnicos.
6.7.1 Justificación de la razonabilidad del precio
Una evaluación financiera será llevada a cabo para asegurarse de que el precio es justo y razonable. Esto
puede ser hecho a través de un análisis del precio / costo. Algunos criterios pueden ser utilizados para
determinar si el precio es justo y razonable tales como:
- Comparación con precios de mercado (por ejemplo, precios ofrecidos por otros proveedores del mismo o
similares productos o servicios)
- Comparación con precios del catálogo o de lista
- Comparación con precios de LTAs válidos
- Precio histórico, por ejemplo cómo se compara el precio actual con uno pagado anteriormente por el
mismo o similar producto?
- Si la oferta es igual que para otro cliente comparable
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- Si la oferta es por un requerimiento específico (o en respuesta a un encargo), se verifica si el desglose
detallado de costos de la oferta demuestra que el precio es justo y razonable
Si, después del análisis, el comité de evaluación no considera el precio justo y razonable, debe entonces buscar
la competición o negociar con el proveedor en un intento para bajar el precio.
6.7.2 Negociaciones de contratos propuestos en situaciones de contratación directa
En los casos donde se justifica una contratación directa, las negociaciones deben emprenderse antes de la
adjudicación para asegurar el mejor valor por el dinero obteniendo precios y productos competitivos.
Puesto que no se ha llevado a cabo ningún proceso de licitación competitivo, UNOPS no tiene ninguna prueba
inmediata de que el producto ofrece un precio y una calidad aceptables. Puesto que ninguna comparación de
ofertas ha ocurrido en el proceso de evaluación, UNOPS necesita realizar todos los esfuerzos para justificar la
selección y asegurar el carácter razonable del costo procurando obtener los términos y las condiciones más
favorables en cada aspecto de la oferta del proveedor. Estudios apropiados de costos, inteligencia de mercado,
consultas expertas, verificación de las referencias del cliente son actividades claves que se deben realizar antes
de tales negociaciones.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
7 Revisión de adquisiciones y adjudicación del contrato
Todas las actividades de adquisición están sujetas a un proceso de revisión antes de la adjudicación para
asegurar el cumplimiento con las regulaciones aplicables, normas, políticas y procedimientos de UNOPS.
La revisión establecerá si se han seguido o no los procedimientos apropiados, proporcionará justificaciones
cada vez que los procedimientos no se hayan seguido, proveerá un resumen de la actividad de contratación, y
se asegurará de que la Autoridad de Adquisiciones (PA) recibe toda la información material requerida para
adjudicar un contrato.
La adjudicación es la decisión que autoriza a establecer un contrato con un proveedor seleccionado o con un
consultor individual.
La revisión y la adjudicación incluyen los pasos siguientes:
1) Preparación de la presentación para revisión y adjudicación
2) Revisión y recomendación al PA
3) Adjudicación por el PA
7.1 Preparación de la presentación para revisión y adjudicación
Para facilitar el proceso de revisión y la consecuente adjudicación por el PA, la documentación debe ser
preparada resumiendo la actividad de adquisición incluyendo todas las acciones tomadas, proporcionando una
justificación cada vez que los procedimientos estándares no se hayan seguido, y establecer cómo la actividad
de adquisición ha cumplido con los principios de adquisiciones y todas las políticas y procedimientos aplicables.
La documentación es una parte importante del archivo de la adquisición, y debe tomarse cuidado para
asegurarse que la documentación proporcione un cuadro completo y exacto del proceso real.
Varios documentos estándares existen, dependiendo de si se envían directamente al PA o si la revisión pasa a
través de un Comité de Contratos que proporciona una recomendación al PA. Los formatos estándares deberán
ser utilizados.
La documentación debe prepararse por el individuo responsable del proceso de la contratación. La misma
persona es responsable de asegurarse que la información sea correcta. La presentación debe contar con el preclearancede
un Asesor de Adquisiciones (Procurement Advisor) para valores de adquisición mayores o iguales
a USD 50.000.
Autorización deberá ser provista por:
- El responsable de la Unidad de Negocios (típicamente, OC Directors, PC Managers, Cluster Managers)
para presentaciones al LCPC.
- El Director Regional o un Director de Sede Central (HQ), o su designado, , con la excepción de los
Directores de FPP y IAIG) para presentaciones al Comité de la Sede (HQCPC).
Para solicitudes de adjudicación que requieran una revisión por parte de HQPC/LCPC, por favor utilice el
sistema on-line de HQCPC y refierase al capítulo 7.2.2 Alcance de la revisión por parte de los comités de
contratos y propiedad para los diferentes umbrales para HQCPC/LCPC. Para otras solicitudes, por favor utilice
los formularios corporativos estándar.
Solicitud de adjudicación/(Nota al archivo) (informal - casos por debajo de USD 50.000)
Solicitud de revision y adjudicación (proceso competitivo – menos de USD 250.000 – no requiere revisión de
HQCPC/LCPC)
Solicitud de revision y adjudicacion (contratista pre-seleccionado – menos de USD 250.000 – no requiere
revisión de HQCPC/LCPC)
Para solicitudes de adjudicación referidos a ICAs, favor referirse a la OD21
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Consideraciones Importantes:
a) Las presentaciones a la PA:
Cuando menos de tres ofertas o propuestas se han recibido después de la utilización de los métodos
formales de licitación, a fin de garantizar que la competencia efectiva se ha logrado, la solicitud de
adjudicación debe incluir lo siguiente:
- Las razones de la falta de por lo menos 3 ofertas, y;
- Justificación de la razonabilidad del precio (a través de estudio de mercado, la evaluación comparativa
con los precios de compra anteriores, la comparación con los precios de mercado, etcétera), y;
- Plan de acción para mejorar la competitividad del mercado en el futuro
Es responsabilidad del Asesor de Adquisiciones (Procurement Advisor) que las unidades de negocio lleven a
cabo revisiones trimestrales de los casos en que menos de tres ofertas o propuestas han sido recibidas y para
los cuales se han emitido contratos sin las revisiones del CPC. El Asesor de Adquisiciones asesorará a las
unidades de negocios sobre las acciones a seguir para reducir los riesgos de falta de competencia efectiva. El
Asesor de Adquisiciones deberá preparar anualmente un resumen de la revisión, los planes de acción y los
resultados para el Director, PPG.
b) Aspectos a considerar cuando se presente una solicitud de revisión a HQCPC/LCPC:
- Formularios de presentación autocontenidos:
Extremo cuidado deberá tenerse al completar on-line el formulario de presentación, asegurandose que
las presentaciones son autocontenidas y no ofrecen información contradictoria. Una presentación
incompleta o que contiene información contradictoria a menudo determina que HQCPC/LCPC requiera
aclaraciones, creando trabajo adicional innecesario y demorando el proceso de revisión. Cada campo
requerido en la presentación debe ser completado, en particular:
Presentaciones con respecto a más de un contratista: la unidad que presenta deberá especificar
cuales lotes/items se propone adjudicar para cada contratista.
Enmiendas: el importe total del contrato propuesto debe referirse a la nueva adjudicación
solicitada, pero debe excluir el valor de las adjudicaciones anteriores ya realizadas. Las
adjudicaciones anteriores, junto con la adjudicación que se solicita del valor acumulativo del
contrato;
Las listas cortas:
Justificación adecuada se debe incluir cuando menos de la cantidad mínima
recomendada de invitados han sido seleccionados al completar el campo
correcto en la plantilla de lista corta
Fuente de identificación de los proveedores (UNGM, beneficiarios, etc.) deben
indicarse utilizando asteriscos como se especifica en plantilla de la lista corta;
Tiempos de Licitación: Los tiempos de licitación más cortos que los recomendados deben ser
justificados y las explicaciones pertinentes deben ser proporcionadas;
Retrasos: retrasos entre la recepción y apertura de ofertas o entre la apertura de ofertas y el
comienzo de la evaluación deben ser justificados por escrito;
- Adjuntos a la presentación:
Todos los adjuntos que correspondan deben ser incorporados a la presentación para hacer que la
misma sea autocontenida y completa en cuanto a la información relevante.
- Cualquier nueva recomendación efectuada por el presidente del HCPC (Headquarters Contracts and
Property Committee) con relación al contenido de las presentaciones, debe ser seguida.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
7.2 Revisión y recomendación a la autoridad de adquisición (PA)
Cualquier caso de adquisiciones con un valor por debajo del umbral de revisión de un comité de contratos y
propiedad debe presentarse directamente a la Autoridad de Adquisición apropiada para la adjudicación.
Según las FRR, un comité de contratos y propiedad se ha establecido para asesorar por escrito al ECPO en
cualquier contrato o serie de contratos con un valor estimado superior o igual al umbral de revisión.
Además, el ECPO podrá establecer un comité local de contratos y propiedad (LCPC) en las oficinas regionales
para prestar asesoramiento por escrito al Director Regional hasta el umbral de la autoridad delegada indica en
el Cuadro 4. Cada Director Regional puede decidir la creación de un panel de revisión local para darle su
opinión por escrito respecto de las adjudicaciones propuestas que no requieren revisión por LCPC, hasta los
límites indicados en la Tabla 4 debajo. Cuando el Director Regional ha decidido sobre el uso de dicho grupo
local de revisión, debe comunicar claramente los requisitos en cuanto a cuándo y cómo las presentaciones a
dicho grupo deben llevarse a cabo. Estos grupos no constituyen Comités de Contratos y Propiedad a los
efectos del Manual de Adquisiciones o la FRR.
Los Comités de Contratos y Propiedad deberán examinar el proceso de contratación para garantizar el
cumplimiento de las FRR, así como de otras políticas, procedimientos e instrucciones de UNOPS. Más aún, los
Comités de Contratos y Propiedad deberán proveer asesoramiento y recomendaciones por escrito a la
Autoridad de Adquisiciones relevante. Los Comités no adjudican contratos, sino que llevan adelante una función
de revisión y asesoramiento.
Revisiones por parte de los Comités de Contrato y Propiedad no son necesarios si la fuente de financiación
pertenece al sistema de las Naciones Unidas, incluidas las instituciones financieras internacionales como el
Banco Mundial, y ya ha revisado el proceso de evaluación, y adjudicó el contrato de conformidad con sus
procedimientos internos y se proporciona por escrito su no objeción para la emisión del contrato.
Sin embargo, cuando la fuente de financiación es una institución financiera internacional como el Banco
Mundial, la renuncia a la revisión del comité de contratos y propiedad está sujeta a una carta del firmante del
acuerdo de proyecto o el oficial que tenga el mismo rango que el firmante del acuerdo de proyecto declarando
que, de conformidad con sus propios procedimientos, la no objeción de la Institución Financiera Internacional es
suficiente en su propio derecho a la adjudicación de un contrato y una revisión por separado por parte del
comité de contratos y propiedad de UNOPS no es necesario. En tales situaciones, el contrato sólo podrá ser
firmado por un individuo que tenga al menos un Nivel 3 de delegación de autoridad. El firmante del contrato
debe garantizar que la no objeción de la institución financiera internacional sea emitida por escrito y el importe
total de los contratos establecidos en relación a dicha no objeción no exceda el importe de la no objeción.
Por otra parte, la aprobación de cualquier aumento de la cantidad dentro de la tolerancia especificada en el
pliego de condiciones, cuando la no objeción para la adjudicación del contrato ya ha sido presentada por escrito
por la fuente de financiación, ya sea una organización de las Naciones Unidas o de una institución financiera
internacional como el Banco Mundial, no requiere de revisión por parte del comité de contratos y propiedad.
Pedido al ECPO para el establecimineto de un LCPC
7.2.1 Proposito de los Comités de Contratos y Propiedad
Los Comités de Contratos y Propiedad asegurarán que la acción propuesta de adquisición esté de acuerdo con
las FRR, políticas, procedimientos, e instrucciones.
Los Comités de Contratos revisarán el proceso de contratación para asegurarse de que es justo, competitivo, y
transparente, y de que el proceso proporciona el mejor valor por el dinero, y está alineado con las mejores
prácticas de adquisiciones.
Finalmente, los Comités de Contratos y Propiedad verificarán que la persona que presenta el caso confirma que
existen fondos suficientes y disponibles para cubrir el costo del contrato propuesto.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
De acuerdo con lo anterior, los Comités de Contratos y Propiedad no son responsables de revisar o de asesorar
con respecto a qué tan adecuado o necesario es el requerimiento que se alcanza bajo la acción de adquisición
propuesta. Tal responsabilidad permanece con el personal de UNOPS que aprueba la solicitud de adquisición.
El Director Ejecutivo determinará la composición y términos de referencia del Comité de Contratos y Propiedad
de Sede (HQCPC) mediante Directivas Organizacionales.
AI/EO/2010/02 Instrucciones de Adquisición (Procurement – Instructions)
Organisational Directive No. 16 (Rev.1) Procurement Framework
7.2.2 Ambito de la revisión por parte de los Comités de Contratos y Propiedad
Los Comités de Contratos y Propiedad revisarán las presentaciones y proveerán asesoría por escrito al ECPO
(en el caso de HQCPC) o al Director Regional relevante (en el caso de LCPC) en acciones de contratación de
UNOPS dentro de las categorías mencionadas abajo. En las oficinas descentralizadas donde se han
establecido los Comités Locales de Contratos y Propiedad, estos Comités substituirán la revisión del Comité
Corporativo para las categorías dentro de sus umbrales monetarios.
El ámbito de la revisión de los Comités de Contratos y Propiedad en materia de adquisiciones incluirá lo
siguiente:
1) Propuestas de contratos que implican compromisos hacia un proveedor o consultor individual respecto
de órdenes individuales o de un conjunto de órdenes relativas a un mismo proyecto o propósito
específico que sumadas alcanzan o superan los USD 250.000 en un año en los últimos 12 meses (ver
tabla 4 debajo). Si en los últimos 12 meses se ha realizado una recomendación para su aprobación por
HQCPC (aprobado por el ECPO) y se emitió un contrato al proveedor para el mismo proyecto o
propósito, el importe total debe calcularse desde el momento que el consejo de adjudicación escrito fue
emitido por HQCPC y aprobado por el ECPO. El monto aprobado por el ECPO para la adjudicación del
contrato y todas las adjudicaciones anteriores se deben excluir para el cálculo del valor total, por
ejemplo la última recomendación para su aprobación por HQCPC (aprobado por el ECPO) durante los
últimos 12 meses restablecerá el recuento total a cero. Lo anterior se aplica también a propuestas de
adjudicación/es originadas por la pre-selección de la fuente de financiamiento.
2) Propuestas de adjudicación/es en relación con una sola solicitud para un proyecto o propósito
específico, o una serie de solicitudes relacionadas con el mismo proyecto o propósito específico, que es
el resultado de la excepción a la utilización de los métodos formales de licitación y, en suma tienen un
valor mayor o igual a USD 50.000 en los últimos 12 meses;
3) Propuestas de enmiendas o serie de enmiendas a los contratos, que en agregado tengan un valor
mayor de USD 50.000 (ver tabla 4 debajo), o que aumentarían la cantidad del contrato según lo
recomendado previamente por el Comité en más de 20 por ciento, la que resulte menor. Esto es
independiente respeto a si tal incremento fue contemplado en el pliego inicial o no.
4) Propuestas de contratos de cualquier valor que podrían razonablemente conducir a una serie de
contratos relacionados, el total de los cuales puede alcanzar el valor de USD 250.000 o más (ver tabla 4
debajo), incluyendo contratos de cantidad indefinida cuando existe la posibilidad de que el valor de
adquisición supere los USD 250.000.
5) Acuerdos de largo plazo (LTA): LTAs establecidos por una unidad de negocios potencialmente pueden
ser utilizados por otras unidades de negocios y, en consecuencia, el importe acumulado en un período
de 12 meses para el mismo fin podrá ser superior a USD 250.000. Por lo tanto, el establecimiento de
cualquier LTA debe ser revisado por HQCPC y aprobado por el ECPO, con la excepción de LTA válidos
que han sido establecidos por otros organismos de las Naciones Unidas (véase el capítulo 4.4,
Excepciones al uso de métodos formales de licitación);
6) Revisión de situaciones post-facto o retroactivas con un valor total mayor o igual a USD 50.000 (ver
tabla 4 debajo), a fin de asesorar a la Autoridad en Adquisiciones en la ratificación de actos que no
cumplen con los procesos establecidos de revisión y adjudicación, y/o aceptación de tales cargos contra
los presupuestos apropiados.
100

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
7) Otros asuntos relativos a las adquisiciones, incluyendo asuntos de políticas, como puedan serle
referidos al Comité por el ED o ECPO, o (en el caso de LCPC) el Director Regional relevante.
8) Para las solicitudes de adjudicaciones múltiples sobre el mismo ejercicio de licitación, HQCPC / LCPC
sólo revisará las adjudicaciones para los cuales los valores de contrato están dentro los umbrales de
HQCPC / LCPC, a menos que las adjudicaciones de los distintos lotes estén inter-relacionadas, es
decir, un oferente que sea la oferta más baja para un determinado número de lotes sólo puede
beneficiarse de un menor número de lotes debido a problemas de Poscalificación como la capacidad,
volumen de negocio, etc. En tales situaciones, la revisión de HQCPC / LCPC es necesaria para todos
los oferentes. Cuando la adjudicación de lotes no está interrelacionada, la recomendación para la
adjudicación del contrato deberá presentarse a la Autoridad de Adquisición pertinente para montos
inferiores a los umbrales de HQCPC / LCPC
Donde se requiera obtener la asesoría del Comité, no deberá realizarse ningún compromiso hasta que la
opinión del Comité sea conocida y la PA pueda actuar en consecuencia.
Tabla 4: Montos límites para revisión del Comité de Contratos y Propiedad (HQCPC ó LCPC)
CONTRATOS EN SURGIDOS EN EL MARCO
DEL USO DE METODOS FORMALES DE
LICITACION Y CONTRATOS SURGIDOS EN
EL MARCO DE PRESELECCION
UMBRAL
HQCPC: Desde USD 250K inclusive
LCPC: Desde USD 250K inclusive hasta USD
500K 1 exclusive (o hasta USD 1M exclusive
para aquellas oficinas donde una DOA de
Nivel 4 ha sido otorgada a la PA).
Todos los LTAs deben ser revisados por
HQCPC independientemente del monto
estimado y método de licitación
CONTRATOS SURGIDOS EN EL MARCO DE
EXCEPCIONES AL USO DE METODOS FORMALES
DE LICITACION, ENMIENDAS Y CASOS POST
FACTO Y RETROACTIVOS
UMBRAL
HQCPC (para BUs sin LCPC): Desde USD 50K
inclusive
LCPC: Desde USD 50K inclusive hasta USD 250K
exclusive.
Todos los LTAs deben ser revisados por HQCPC
independientemente del monto estimado y método de
licitación
1 : El límite máximo para la revisión de LCPC puede ser incrementado hasta USD 1,000,000; no obstante, esto requiere revisión previa del
HQCPC y aprobación del ECPO para una solicitud de la Oficina Regional para un umbral más alto (ver intra.unops.org/HQCPC). No existe
límite máximo para la revisión de HQCPC.
Para valores de adquisición debajo del umbral de HQCPC/LCPC como está indicado en la tabla arriba, la
aprobación de la adjudicación del contrato deberá ser obtenida del personal que tenga la delegación de
autoridad (DOA) apropiada (ver capítulo 1.5 Autoridad de adquisiciones). Las plantillas para solicitar la
aprobación de la adjudicación de un contrato se proveen en el capítulo 7.1, Preparación de la presentación para
revisión y adjudicación.
7.3 Adjudicación
Los contratos son adjudicados por el PA relevante basado en las recomendaciones de un Comité de Contratos
y Propiedad, cuando sea aplicable.
La PA deberá adjudicar o no un contrato al proveedor o consultor individual seleccionado en base a las
recomendaciones recibidas. En casos en que el PA elija no seguir el consejo del Comité de Contratos y
Propiedad, el PA registrará la razón de tal decisión en una declaración escrita que debe ser guardada en
archivo junto con las actas de la reunión del Comité para los propósitos de la auditoría. Solamente el ECPO
tiene autoridad para adjudicar un contrato de manera contraria a una recomendación del Comité de
Contratos y Propiedad. Los Directores Regionales con LCPC deberán remitir todos los casos para revisión y
posible aprobación al ECPO para la aprobación directa en caso de que quisieran adjudicar un contrato de
manera contraria al consejo de su Comité Local (LCPC).
101

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Una nota al archivo o solicitud de adjudicación deben guardarse en archivos para referencia futura junto con las
actas y la recomendación para la adjudicación y la adjudicación firmada, o la justificación de no adjudicar, por el
PA apropiado. Para casos revisados por un comité de contratos y propiedad remitidos a través del sistema on–
line del HQCPC no hay necesidad de conservar una copia de la remisión en el archivo físico, sin embargo, las
minutas y las recomendaciones firmadas por el PA apropiado deben conservarse en el archivo.
Si el cliente/fuente de financiamiento y/o el usuario final requieren una aprobación/no objeción de la oferta
seleccionada, se puede obtener esta antes, al mismo tiempo, o después de la adjudicación interna,
dependiendo del acuerdo establecido con el cliente o con las posibles restricciones de tiempo.
UNOPS podrá entrar en una obligación contractual solamente después de la adjudicación oficial del contrato
por el PA relevante.
Si una adjudicación por el ECPO se realiza condicionada a la satisfacción previa de ciertas condiciones, la
unidad de negocios deberá mantener informado al Secretariado HQCPC (hqcpc@unops.org) en forma oportuna
acerca de los progresos realizados en el cumplimiento de las condiciones. Del mismo modo, cuando una
adjudicación por un Director Regional, posterior al examen de LCPC, se vea sujeta al cumplimiento de
condiciones, la unidad de negocios mantendrá a la correspondiente Secretaría LCPC informada del proceso.
La tabla 5 debajo resume las varias situaciones de revisión y adjudicación dependiendo del método de
licitación.
102

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Tabla 5: Revisión y adjudicación versus tipo de método de licitación
Uso de
métodos
formales de
licitación más
preselección
Excepciones al
uso de
métodos
formales de
licitación
Valor de adjudicacion
+
valor de todos los contratos con el
contratista durante los pasados 12
meses para el mismo proyecto o
proposito (USD)
≥ 500,000
Revision
HQCPC (cuando la RD 1
tiene DOA Nivel 3
solamente)
< 1,000,000 4 pero ≥ 500,000 LCPC (cuando RD 1
tiene DOA Nivel 4)
Adjudicacion
ECPO
RD 1
≥ 1,000,000 HQCPC ECPO
≥ 250,000¹ pero < 500,000 4 LCPC/HQCPC 2 RD 1 or ECPO
< 250,000 4 pero ≥ 50,000
Asesor de Adquisiciones
(Proc. Advisor)
≥ 250,000 HQCPC ECPO
≥ 50,000 pero < 250,000 4 LCPC/HQCPC 2 RD 1 or ECPO
< 50,000 4 PA 3 PA 3
PA
Notas al pie:
1) El Director Regional puede determinar umbrales más bajos para LCPC que USD 250.000, pero no uno más alto. RD en la tabla
significa cualquier individuo con al menos nivel 3 de Delegación de Autoridad (DOA)
2) Para oficinas donde un LCPC aún no ha sido establecido, el pedido de revisión y adjudicación deberá ser enviado a HQCPC
3) Cualquier PA puede revisar y adjudicar contratos basados en la excepción al uso de métodos formales de licitación, cuando el
contrato es menor a USD 50.000
4) Para casos cuando la adjudicación podría razonablemente llevar a una serie de contratos relacionados al mismo contratista, el
total de los cuales podría exceder los montos marcados con un 4 , el caso debe ser remitido al próximo nivel de autoridad, por
ejemplo, un contrato por USD 450.000 basado en un método formal de licitación, podría normalmente ser remitido al LCPC (donde
existiera uno ya establecido), no obstante, si el Oficial Remitente cree que nuevos contratos serán emitidos a favor del mismo
contratista en los próximos 12 meses, y por lo tanto incrementando el valor total de los contratos a más de USD 500.000, entonces
el caso deberá ser remitido para revisión y adjudicación a una autoridad de más alto nivel, por ejemplo en este caso, HQCPC y el
ECPO.
7.4 Aprobación retroactiva/post facto
La aprobación post facto / retroactiva de contratos no es un proceso de contratación, sino un procedimiento
administrativo, que permite la revisión y la ratificación de las acciones que no fueron llevadas a cabo en
conformidad con los procesos de revisión y adjudicación anteriormente descriptos.
Las FRR de UNOPS requieren que la adjudicación se realice con anterioridad a la formalización de cualquier
compromiso por parte de UNOPS, es decir de manera previa a firmar los contratos de servicios, emitir órdenes
de compra para equipos, etc. Una situación retroactiva o post facto ocurre cuando un compromiso ha sido
realizado por UNOPS, o existido de hecho, antes de que se haya concretado una adjudicación del contrato.
Un caso post-facto es una situación donde se han provisto los servicios y se han recibido los bienes, y, en
algunos casos, se han llevado a cabo uno o más pagos, sin embargo, no se ha realizado una adjudicación
apropiada y no se ha emitido ningún contrato.
103

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Un caso retroactivo es una situación donde se han ordenado los bienes o ha comenzado la prestación de los
servicios, pero los bienes no se han entregado, ni se han completado los servicios. En algunos casos las
facturas ya se han emitido y enviado. No se ha realizado ninguna adjudicación apropiada y no se ha emitido
ningún contrato por UNOPS.
Según las FRR de UNOPS, los servicios o los trabajos no deben comenzar, y los bienes no deben ser
ordenados, hasta que se haya establecido una obligación contractual entre UNOPS y la entidad mediante la
firma de ambas partes a un contrato. A excepción de actividades de contratación debajo de USD 2.500 donde
no se requiere ningún contrato, deben realizarse los mayores esfuerzos para evitar una situación en la cual
servicios u obras comiencen y los bienes se pidan antes del establecimiento de un contrato.
Si una situación post facto o retroactiva de todas maneras ocurre, la aprobación de los pagos y/o de un contrato
deben obtenerse de la PA cuya autoridad cubra el valor monetario correspondiente para los casos post-facto y
retroactivos (véase capítulo 1.5.2 Niveles de autoridad delegada), con una revisión previa por un comité de
contratos, según el valor monetario correspondiente.
Es importante recordar que cualquier irregularidad en el proceso de adquisición identificada en la revisión postfacto/retroactiva
puede conducir a que se tomen medidas disciplinarias.
Dos escenarios distintos existen dependiendo de si la actividad de contratación en cuestión ha sido prevista en
el presupuesto existente o no:
1) La actividad de contratación bajo revisión se ha previsto adecuadamente en el presupuesto, pero el proceso
debido para reservar los fondos y establecer el contrato apropiado no se ha observado. En este caso los
procedimientos dispuestos en las normas para casos post-facto y retroactivos deben ser seguidos.
2) Los gastos relativos a la actividad de contratación bajo revisión exceden los montos previstos en el
presupuesto aprobado. En este caso, deben tomarse en cuenta las consultas con la fuente de
financiamiento y la posición de la misma respecto del asunto de financiamiento antes de cualquier acción /
decisión sobre la materia. Además de los procedimientos generales, deben seguirse los procedimientos
para la revisión post facto cuando existen fondos insuficientes (véanse las Normas para casos post-facto y
retroactivos).
Se espera que todo el personal de UNOPS realice todos los esfuerzos para evitar los casos post-facto o
retroactivos. Cuando sin embargo aún ocurren, se requiere la aprobación especial de la PA, antes de que se
hagan los pagos relacionados o, si están hechos ya, para que tales gastos sean aceptados por UNOPS como
cargos legítimos contra las líneas presupuestarias apropiadas.
Debe también entenderse que la aprobación del PA, si en efecto se acuerda, no constituye, y no debe
interpretarse como, el establecimiento de un antecedente o justificación para no tomar acciones oportunas y
apropiadas en conformidad con las FRR y los procedimientos establecidos de contratación.
Se les pedirá a los auditores que presten atención particular a los casos post-facto y retroactivos.
Plantillas estándar e instrucciones para la aprobación post-facto y retroactiva se pueden consultar en la
biblioteca de intranet de UNOPS:
Post Facto
Retroactivo
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
8 Contratación
Un contrato es un documento que vincula legalmente a UNOPS y un proveedor, y define, como mínimo, la
naturaleza del producto que es adquirido, la cantidad, el precio unitario o del contrato, el plazo cubierto, las
condiciones a ser satisfechas, incluyendo las condiciones generales del contrato de UNOPS (UNOPS General
Conditions of Contract, GCC), los términos de entrega y pago, y el nombre y la dirección del proveedor.
UNOPS deberá emitir siempre un contrato escrito para todas las acciones de contratación valuadas en USD
2.500 o más. Los contratos serán emitidos antes de que ocurra cualquier entrega de los bienes, y/o del
comienzo de los trabajos o de los servicios. El PA puede elegir emitir contratos escritos también para las
compras debajo del valor de USD 2.500.
Deben utilizarse siempre los contratos modelo de UNOPS salvo que el donante (por ejemplo, el Banco Mundial)
imponga un modelo o formato distinto al utilizado normalmente en una industria específica (por ejemplo,
contratos de arrendamiento, para la provisión de agua o electricidad, etc.). Los contratos modelo son plantillas
de UNOPS que se completarán específicamente para cada contrato. Las descripciones de los varios contratos
estándar se pueden encontrar a continuación en la intranet UNOPS de adquiciones.
Las modificaciones y/o las adiciones a los formatos del contrato estándar de UNOPS incluyendo anexos no se
deben realizar sin la consulta previa con el Grupo de Práctica Legal (LPG) o los asesores legales residentes en
la región/el país. Debe tomarse cuidado para no incluir ningún requisito o condición en los documentos que
contradigan las Condiciones Generales de Contratos de UNOPS o el texto estándar de cualquiera de los
documentos.
8.1 Preparación del contrato
Después de un proceso de licitación, en el cual UNOPS haya definido los requisitos, se selecciona a un
proveedor en base a una oferta o propuesta, y se le ofrece un contrato por UNOPS. Luego de la firma del
documento contractual por ambas partes, el contrato se convierte en legalmente vinculante para ambas partes.
Los contratos serán adjudicados dentro del plazo indicado de validez de la oferta. Si no es posible adjudicar el
contrato dentro del período original de validez de la oferta, debe solicitarse una extensión de la misma. Un
oferente podrá rechazar dicho pedido de extensión sin que su garantía de oferta sea ejecutada. A aquellos que
acuerden otorgar la extensión no les será permitido modificar sus ofertas/propuestas pero se les deberá requerir
la extensión de sus respectivas garantías (si aplicare) por el período de extensión. Es por ello que las
extensiones deberán ser requeridas lo antes posible de manera de permitir a los oferentes la gestión de una
nueva garantía válida antes que se produzca la expiración de la original.
La garantía de oferta de un oferente exitoso debe sólo ser devuelta cuando el mismo haya firmado el contrato y
gestionado la correspondiente garantía de cumplimiento, si aplicare. Las garantías de oferta de los proveedores
que no fueran seleccionados deberán ser devueltas al mismo lo antes posible.
8.1.1 Negociación del contrato con los proveedores.
El propósito de las negociaciones del contrato en esta etapa es aclarar cualquier asunto que permanezca
dudoso y no esté definido por los requisitos en los documentos de licitación, ni por la oferta del proveedor, pero
que sea esencial para la apropiada implementación del convenio (por ejemplo, definir pagos contra hitos
puntuales de la ejecución del contrato o productos). Las negociaciones deben dar lugar a una comprensión
clara de los términos y de las condiciones convenidas por las partes y de sus responsabilidades respectivas
bajo el contrato.
No hay reglas terminantes en cuanto a cómo negociar las cláusulas que se incluirán en los contratos. Sin
embargo, las negociaciones sobre cuestiones de precios que potencialmente tengan efecto material sobre el
resultado del proceso de licitación no son permitidas. No obstante, ciertos aspectos claves, tales como el plan
detallado de entregas, hitos, un cronograma de pagos, y en ciertos casos, términos especiales y condiciones,
forman parte de cada negociación del contrato.
105

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Cuando el oferente no haya declarado ninguna reserva a las condiciones de UNOPS en su oferta, UNOPS
podrá elegir no entrar en negociaciones sobre términos contratuales propuestos por el oferente luego de la
selección de su oferta.
8.1.2 Política sobre pagos anticipados
Los pagos anticipados se refieren a los pagos efectuados con anterioridad a la recepción de los bienes o la
prestación de cualquier servicio contractual. Dichos pagos anticipados se distinguen de los contratos de
servicios y obras, donde los acuerdos contractuales en general prevén la existencia de una serie de servicios
que se espera sean completados o entregados en momentos posteriores dentro del plazo del contrato. Estos
tiempos de entrega establecidos para la prestación de servicios parciales (a menudo denominado «hitos»)
constituyen la base para los pagos parciales al contratista, es decir, los pagos por progreso, que tienen por
objeto el reembolso de los gastos efectuados y los pagos parciales de los honorarios que el contratista ya ha
ganado. Sin embargo, si cualquiera de estos pagos se solicitará antes de la entrega de un artículo o servicio
especificado en el contrato al que corresponden, se les conoce como "pagos por adelantado o anticipos”
Según las FRR no deben concretarse ningún contrato u orden de compra a nombre de UNOPS que requiera
pago anticipado (es decir concretar el pago antes de la entrega de bienes o de la prestación de los servicios
contratados).
Sin embargo, pueden en ciertos casos justificarse excepciones si son requeridas para adecuarse a la práctica
comercial habitual o se determina que es en el mejor interés de UNOPS aplicarlos. Si existe una práctica común
de pagos anticipados en el sector industrial, que es a menudo el caso para las obras civiles, o si debe evitarse
una dificultad financiera excesiva para el contratista, puede entonces justificarse un pago anticipado
Los ejemplos de las actividades que pueden justificar un pago anticipado son:
1) Los costos de movilización (principalmente para las obras civiles), por ejemplo la compra / el alquiler del
equipo/de los materiales/de las máquinas y/o del acarreo del mismo al sitio del proyecto, del
establecimiento de campos de base (campamentos, obradores), y del transporte del personal al sitio del
proyecto.
2) Los costos del comienzo de tareas (principalmente para los servicios), por ejemplo la compra de los
boletos aéreos, pagos anticipados para el alquiler/la compra de los sitios de oficina o del equipo en sitio
del proyecto.
3) Los costos relativos al diseño o los costos de la adaptación del diseño, relacionados a los bienes / a las
máquinas que requieren diseño y fabricación bajo especificaciones a demanda.
4) Pagos de arrendamientos (oficinas o espacios), pagos de agua/gas/electricidad, etc.
El monto máximo de pago anticipado para movilización no podrá exceder el 10% del valor total del contrato,
salvo que existan otros factores involucrados y justificados por el oferente que expliquen una necesidad mayor.
Cualquier solicitud de pago anticipado deberá ser justificada por escrito por el proveedor, y documentada en el
archivo de la adquisición. La solicitud debe presentarse junto con la oferta/propuesta financiera. Esta
justificación explicará la necesidad del pago anticipado, detallará el monto solicitado, y proporcionará un
cronograma para la utilización de los fondos adelantados.
Si la oferta del proveedor se está proponiendo para la adjudicación del contrato, debe realizarse un resumen del
análisis sobre la solicitud de pago anticipado, indicando si un pago anticipado está o no justificado.
En el acontecimiento que un proveedor solicite un pago anticipado, UNOPS deberá pedir al contratista
presentar documentación referente a su situación financiera (es decir, estados financieros auditados). Los
pedidos de pagos iniciales superiores a USD 500.000 o al 20% del valor de contrato, el que resulte menor, son
extraordinarios y deben ser evaluados cuidadosamente y aprobados por el Director de la Práctica de Finanzas /
Contralor (Director, Finance Practice Group/Comptroller) o el ECPO. Para este propósito, la experiencia de
UNOPS con el proveedor debe ser investigada, si fuera aplicable, y la solvencia y la confiabilidad financieras del
proveedor deben ser determinadas consultando un informe financiero (por ejemplo de Dun and Bradstreet; vea
LTA por el tema de servicios de verificación de antecedentes (background check services) ).
106

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
En el caso que se solicite un pago anticipado por USD 100.000 o más y se conceda posteriormente, UNOPS
debe recibir por adelantado una garantía irrevocable a favor de UNOPS de un banco o de otro garante que sea
aceptable para el Oficial de Finanzas Regional (Regional Finance Officer) o para el Director FPG/Contralor.
Cualquier excepción deberá ser aprobada por escrito por el ECPO. Cuando se presente un pedido al ECPO, se
deberá proveer una adecuada justificación; por ejemplo, declaración hecha por la autoridad requirente de donde
los fondos sean originarios (por ejemplo, el individuo que firmó el contrato o la delegación escrita a otra
persona) expresando su aceptación a una forma alternativa de garantía, o la no necesidad de la misma, en
áreas donde las circunstancias de implementación sean muy dificultosas, o el acceso de los contratistas a
garantías bancarias sea extremadamente dificultoso.
Antes de efectuar el pago anticipado, el personal de adquisiciones deberá conseguir confirmaciones de:
- el Oficial de Finanzas Regional (RFO) de la unidad de negocios correspondiente de que la redacción y el
formato de la garantía de anticipo son adecuados para los fines.
- el emisor (banco) que el documento de garantía de anticipo es válido e irrevocable (en particular si es
provista en la forma de un cheque certificado) mediante una visita física al banco.
Se recomienda muy especialmente que, cuando sea factible, se requiera una garantía bancaria también por
importes inferiores a USD 100.000. Los anticipos de menos de USD 100.000 sin una garantía bancaria deberán
ser aprobados por la Autoridad de Adquisición cuya autoridad cubre el valor del contrato. Si una garantía
bancaria no puede ser provista, una nota firmada por el PA relevante explicando que la debida diligencia se ha
realizado y que el riesgo para UNOPS se ha reducido al mínimo debe ser adjuntada al archivo.
El PA posteriormente se asegurará que los procedimientos establecidos anteriormente sean cumplidos y que la
documentación apropiada (tal como se especifica más arriba) se mantenga en el archivo.
Para obtener más información sobre garantía para el pago por adelantado, por favor, consulte el capítulo
5.1.1.1, Carta de invitación, párrafo 15).
8.2 Documentos del contrato
Un contrato entre UNOPS y un proveedor debe incluir lo siguiente:
1) Sección de carta del contrato
2) Condiciones generales de UNOPS para los bienes, obras, o servicios, dependiendo del tipo de producto
que es adquirido (como anexo, pero considerado una parte integral del contrato)
3) Especificaciones técnicas, TOR, Descripción de los trabajos (SOW) / Lista de cantidades (BoQ) y/o
dibujos, presupuesto (para los contratos a costos reembolsables), plantilla para las garantías de
cumplimiento
8.2.1 Requisitos del contrato
El acuerdo contractual debe contener los siguientes elementos:
1) Identificación de las partes contratantes, como así también de la persona autorizada a actuar por cuenta
de la parte contratada, incluyendo: el nombre, la dirección y (los) detalles de contacto. En caso que el
contrato resultare de una oferta común, UNOPS contratará generalmente con sólo una entidad, y esta
deber ser siempre la entidad que encabeza el consorcio de empresas.
2) Una referencia a todos los documentos relevantes (es decir, documentos de licitación de UNOPS, la
oferta del proveedor, y aclaraciones (bajo la forma de comunicación o actas escritas de la reunión de
aclaración con el proveedor)).
3) Naturaleza de los bienes/obras/servicios que son adquiridos y la cantidad que es provista, como
también las condiciones de la entrega.
107

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4) Contrato y/o precio unitario y condiciones de pago. Los contratos deben denominarse en la moneda de
oferta del proveedor. Es importante establecer indicadores tangibles para los pagos, ligados a los hitos
en la entrega de servicios o terminación de las obras. El pago final se debe basar siempre sobre la
aceptación de la documentación de la terminación de los servicios o de trabajos, o entrega de bienes.
5) Contratos válidos durante un plazo de tiempo más largo (más de 12 meses) podrán incluir ajustes de
precios ligados a los índices de precios oficialmente publicados para cubrir cambios en costos de las
obras; sin embargo, puede ser que sea mejor estimar el aumento e incorporar esta cantidad en una
tarifa fija durante el plazo total del contrato. Los contratos para productos básicos cuyos precios podrían
flucturar a lo largo del tiempo (por ejemplo derivados del petroleo, productos metalurgicos, etc.) pueden
basarse en precios de índices de precios de mercados de intercambio (por ejemplo, índice PLATT – ver
www.platts.com, LME – ver www.lme.co.uk, etc.) en tanto y en cuanto dicha posibilidad esté claramente
especificada en los documentos de licitación. Para tales contratos, es una buena práctica especificar en
el contrato que el precio final no podrá exceder un monto máximo especificado y que el contratista
deberá ajustar la cantidad de acuerdo a dicho monto máximo contractual para no excederlo.
6) Duración del contrato. Deben definirse con exactitud las fechas del comienzo y de terminación, así
como los hitos para medir el adecuado desempeño.
7) Contratos para obras y los contratos de servicio deben especificar el nombre del personal clave, y su
participación en términos de jornadas laborales / semanas / meses estimados.
8) En cuanto a cualquier materia litigiosa resultante de la ejecución del contrato, las partes procederán de
acuerdo con las reglas de arbitraje de UNCITRAL vigentes al momento; por lo tanto no deberá incluirse
ninguna cláusula de opción de legislación aplicable en los documentos contractuales, a menos que
exista una autorización especial previa del ECPO.
9) El requisito obligatorio para hacer negocios con la UNOPS. Como condición para hacer negocios con
UNOPS es necesario que los proveedores, sus filiales, agentes, intermediarios y directores cooperen
con la Oficina de Servicios de Supervisión Interna (Office of Internal Oversight Services (OIOS) de las
Naciones Unidas, y el Grupo de Investigaciones y Auditoría Interna de UNOPS (Internal Audit and
Investigations Group (IAIG)), así como con otras investigaciones autorizadas por el ED y por el Oficial
de Ética de la UNOPS (durante los exámenes preliminares de conformidad con la política de alerta
temprana de UNOPS (Whistle blower policy)) siempre y cuando sea necesario. Dicha cooperación
incluirá, sin limitación, a lo siguiente: el acceso a todos los empleados, representantes, agentes y
cesionarios del proveedor, así como la facilitación de todos los documentos solicitados, incluidos los
registros financieros. La falta de cooperación plena con las investigaciones se considerará motivo
suficiente para que UNOPS repudie y rescinda el contrato, y que UNOPS suspenda y elimine al
proveedor de la lista de de los proveedores registrados UNOPS.
8.2.2 Condiciones generales de UNOPS (UNOPS General Conditions - GCC)
UNOPS ha desarrollado Condiciones Generales de contrato para bienes, servicios y obras (dependiendo de la
naturaleza de la contratación) estableciendo un marco jurídico que forma parte de cada contrato.
Las Condiciones Generales de UNOPS se aplican a todos los contratos de UNOPS, y de tal modo forman parte
del acuerdo contractual entre UNOPS y el proveedor. Se presentan como anexo al contrato, o en cláusulas que
refieren a los proveedores al sitio web de UNOPS en donde las Condiciones Generales de UNOPS están
disponibles.
Condiciones Especiales de contratación que complementen las Condiciones Generales de contratación podrán
ser incluidas en los pliegos de licitación sin previa autorización del Grupo Legal (LPG).
Las modificaciones y/o adiciones a las Condiciones Generales de UNOPS están prohibidas. Sin embargo, en
circunstancias excepcionales y si son expresamente aprobadas por el Grupo de Práctica Legal (LPG),
Condiciones Especiales apropiadas a la naturaleza y la ubicación del proyecto pueden incluirse en la sección de
carta del contrato, modificando las Condiciones Generales.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
UNOPS generalmente no acuerda al uso de términos y condiciones generales de la otra parte. Si se requiere a
UNOPS aceptarlos, y si esto no está ya especificado en el convenio firmado con el cliente, entonces debe
consultarse siempre previamente a LPG para asesoramiento legal.
Condiciones generales para los contratos de servicios profesionales
Condiciones generales para los contratos de bienes
Condiciones generales para los contratos de obras
Condiciones de Servicios - para contratos de valor menor de USD 50.000
8.2.3 Especificaciones técnicas, TOR, SOWs, BoQ y/o dibujos
Las especificaciones técnicas, los términos de referencia, la descripción de los trabajos incluyendo dibujos y
otras especificaciones técnicas deben adjuntarse siempre como un anexo al contrato, o en su defecto, su
contenido debe estar incluido en el documento contractual.
8.3 Firma, emisión y documentación
Todos los contratos se deben firmar por la PA en nombre de UNOPS, y por un individuo debidamente
autorizado en nombre del proveedor. Una vez que el contrato haya sido aprobado por escrito por la PA
relevante, cualquier PA podrá firmar el contrato.
El contrato debe emitirse en dos copias originales, una para el proveedor y una para el archivo del proceso para
UNOPS. Ambas copias se deben firmar y distribuir al proveedor para su refrendamiento, solicitando la
devolución de un original firmado. El contrato firmado se debe guardar en el archivo correspondiente para la
referencia futura.
8.4 Tipos de instrumentos contractuales
UNOPS ha desarrollado los contratos estándar que se deben utilizar (véase abajo). Cuando se utilizan los
contratos estándar, debe elegirse una modalidad de pago.
UNOPS utiliza generalmente un formato de contrato de precio unitario o de suma global:
Un contrato de una “suma global” se utiliza siempre que sea posible determinar con la suficiente precisión la
cantidad y el ámbito de los servicios requeridos de la entidad.
Un contrato de “precio unitario” se debe utilizar solamente cuando es imposible, debido a la naturaleza de los
servicios/obras/bienes, determinar con la suficiente precisión la cantidad de servicios/obras/bienes requeridos
de la entidad. En este caso el contrato fija una cantidad máxima que no deberá ser excedida, para ambos la
cantidad total y para la provisión de cada componente de los servicios (por ejemplo tarifas por día de trabajo,
costo de cada viaje de ida y vuelta, etc.), y establecerá el precio unitario aplicable.
Se desalienta el uso de contratos basados en porcentajes que miden los costos de una consultoría sobre la
base de un porcentaje determinado del costo total de construcción.
UNOPS contrata a través de las plantillas contractuales estándares siguientes:
8.4.1 Orden de compra – (Purchase order (PO))
Las órdenes de compra son contratos, usados generalmente para las adquisiciones de bienes.
Una PO puede también utilizarse para emitir órdenes contra un LTA existente. Tales PO son llamadas órdenes
de aprovisionamiento sobre acuerdos de provisión de largo plazo (call-off orders) (ver capítulo 8.4.1.2).
8.4.1.1 Ordenes de comprá estándar
El modelo de PO de UNOPS es el modelo de PO de ATLAS que debe ser utilizado siempre con las siguientes
excepciones:
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- Ordenes generadas vía UNWEBBUY. En esos casos, debe aplicarse el modelo de PO UNWEBBUY. De
cualquier manera, una PO separada debe ser emitida en ATLAS a los fines de comprometer los fondos
(para valores mayores a USD 2.500).
- Para las oficinas sin el acceso al ATLAS, la orden de compra modelo de oficina campo (FPO) debe ser
utilizada. Las FPO no pueden ser utilizadas para compras mayores a USD 50.000.
- El acuerdo de proyecto con el cliente requiere que un modelo específico de contrato sea usado, distinto
del de UNOPS (por ejemplo, Banco Mundial). De cualquier manera, una PO separada deberá ser
emitida en ATLAS a los fines de comprometer los fondos (para valores mayores a USD 2.500)
- El valor de la actividad de adquisición es menor a USD 2.500. No obstante una PO en ATLAS podrá ser
emitida, aunque no es obligatorio hacerlo.
Una PO es acompañada por una copia de las instrucciones relevantes de embalaje y envío, como también por
las Condiciones Generales de UNOPS para Bienes (o se hace una referencia al sitio web de UNOPS en donde
las condiciones generales pueden encontrarse).
Orden de compra ATLAS – Ejemplo de como se completa una PO
Orden de compra de campo – Plantilla
Terminología para Ordenes de Compra de Bienes – Guía
Condiciones Generales para Bienes
8.4.1.2 Ordenes de Aprovisionamiento (Call-off orders)
Una orden de aprovisionamiento se refiere a una orden emitida contra un acuerdo a largo plazo existente (o
LTA, para más información, consulte el capítulo 4.2, Acuerdos de largo plazo (LTAs)).
En situaciones donde los precios del LTA son fijos y sólo existe un LTA para el suministro del requerimiento, se
debe contactar directamente al titular del LTA.
Sin embargo, si los precios del LTA son máximos, entonces los distintos titulares de LTA para los elementos
requeridos deberán competir a través de una licitación secundaria y se les deberá solicitar presentar su mejor
oferta final (BAFO) a través de la emisión de una RFQ. Véase el capítulo 5.1.2.5, Solicitud de ofertas bajo LTAs.
Solicitudes de cotización deberán ser enviadas a los contactos proporcionados en los acuerdos a largo plazo y /
o basándose en las instrucciones de cómo utilizar los LTA publicados en la página de intranet de LTA, contra
cada LTA.
Si el valor esperado del requerimiento de la mercancía o servicio es superior a USD 50.000, entonces todos los
invitados (los titulares de LTAs) deberán ser instruidos de enviar su oferta / cotización a un correo electrónico o
fax seguros. Sin embargo, ninguna revisión de comité de contratos es necesaria. Será suficiente sólo una
simple nota al archivo firmada por una Autoridad de Adquisiciones para justificar la decisión de adjudicación.
Las órdenes de aprovisionamiento contra LTAs no están sujetas a control previo y recomendación de un comité
de contratos y propiedad. Sin embargo se requiere la aprobación y ratificación por la Autoridad de Adquisiciones
relevante como se indica en la Tabla 1, capítulo 1.5.2 Niveles de autoridad delegada.
Cuando se solicite la aprobación de una orden de aprovisionamiento contra un LTA, una nota explicativa debe
ser proporcionada con el fin de facilitar la toma de decisiones de la Autoridad de Adquisición. Si el personal que
tiene la delegación de autoridad (DOA) ha aprobado la orden pero no puede firmar el documento original porque
se encuentra físicamente en otro lugar, cualquier personal con autoridad delegada puede firmar el documento
Además de garantizar que la Autoridad de Adquisición tiene la autoridad necesaria para aprobar la orden de
aprovisionamiento contra un LTA, la PA también debe estar convencida de que se han observado las
instrucciones relativas a la aplicabilidad del LTA. En particular:
1) Si el LTA, establecido por UNOPS o por otra Organización de las Naciones Unidas (y UNOPS se apoya
en la decisión de compra de esa Organización), se basa en un acuerdo directo con el titular de LTA, por
ejemplo, no se han utilizado métodos formales de licitación, generalmente debido a que marcas
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
específicas son necesarias a efectos de normalización o por que el LTA es para productos en stock
para una entrega más rápida, etc, la PA debe verificar en el momento de revisar la orden de pedidos de
entrega que existen motivos válidos para la estandarización, entregas aceleradas, etc. En el caso de
que se requiere entrega urgente, la PA debe garantizar que esto no está relacionado con una mala
planificación por parte de UNOPS;
2) Si la emisión de la orden de aprovisionamiento es el resultado de un proceso de licitación secundaria, la
PA debe asegurarse de que los precios límites máximos previsto en el LTA no se han superado;
3) La PA debe estar convencida de que se cumplen las condiciones específicas del LTA, como la
existencia de un valor máximo para órdenes de aprovisionamiento, el valor máximo acumulado por año,
etc.
Las órdenes de aprovisionamiento contra LTAs deben citar los detalles de los LTAs en que se basan, como el
número de referencia del LTA y cualquier otro detalle para facilitar su consulta futura.
Todos los PAs que hacen uso de acuerdos a largo plazo, debe enviar un informe trimestral al Director de PPG
para su revisión. Si se identifican casos de uso indebido, la autoridad para la emisión de pedidos de
aprovisionamiento contra LTAs de un determinado PA puede ser revocada.
8.4.1.3 Adquisición de activos
Cuando se adquieran activos (que se denominan Propiedad, Planta y Equipo – en inglés, Property, Plant and
Equipment (PPE) en las nuevas FRR), como equipo de informática o vehículos, esto debe indicarse en la Orden
de Compra de ATLAS.
Al crear una PO en ATLAS para PPE (activos) hay pasos adicionales que se deben seguir. Las instrucciones
exactas se podrán acceder en Instrucciones de Activos en ATLAS; véanse los capítulos: Creación de un PO de
un activo y recepción de un activo.
Además, el comprador debe asegurarse de que la categoría correcta de activos se indique en la Orden de
Compra de ATLAS. De acuerdo con las FRR de UNOPS, la correcta identificación de los activos en las fases de
adquisición y recepción asegurará de que los activos de la organización puedan ser eficazmente reportados en
los estados financieros. Para las categorías correctas de activos, los compradores deben referirse a las
Instrucciones Administrativas sobre PPE donde se detallan las categorías de activos.
8.4.2 Contratos de Servicios Profesionales
Los contratos de servicios se utilizan para contratar entidades para realizar servicios profesionales valorados
generalmente por encima de USD 50.000.
Este tipo de contratos para servicios debe ir acompañado de una copia de las Condiciones Generales del
Contrato de Servicios Profesionales de UNOPS, como anexo, así como cualquier otro anexo pertinente (por
ejemplo, Términos de Referencia). Una PO por separado debe ser emitida en ATLAS con el propósito de
comprometer los fondos (obligatorio para valores superiores a USD 2.500).
Contrato para Servicios Profesionales – Plantilla
Condiciones Generales para contratos de Servicios Profesionales
8.4.3 Contratos pequeños para servicios
Los contratos pequeños para servicios se utilizan para contratar entidades para realizar servicios simples
valorados por debajo de USD 50.000.
Las condiciones generales se incluyen (en el anexo I) como parte integral de un contrato pequeño para
servicios. Una PO debe ser emitida en ATLAS de manera de comprometer los fondos necesarios (obligatorio
para valores mayores a USD 2.500).
Cuando sea posible, la PO de ATLAS puede ser utilizada como contrato pequeño de servicios, para evitar tener
que emitir dos documentos distintos. En cualquier caso, las instrucciones relevantes y condiciones especiales,
junto con las condiciones generales (Anexo 1) deben ser incluídas en la PO de ATLAS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Contrato para servicios (pequeños) – Plantilla
Condiciones generales para constratos pequeños de servicios
8.4.4 Contratos para obras civiles
Los contratos para obras se utilizan para contratar entidades para realizar trabajos de construcción de obras
civiles, generalmente valuadas en más de USD 50.000.
Un contrato para obras está compuesto de la sección de carta del contrato, de las Condiciones Generales de
UNOPS para Obras como anexo, y de cualquier otro anexo relevante (SOW, BoQ, etc.). Una PO debe ser
emitida en ATLAS de manera de comprometer los fondos necesarios (obligatorio para valores mayores a USD
2.500).
Los contratos pequeños para obras se utilizan para contratar entidades para realizar tareas simples valuadas
por debajo de USD 50.000.
Se incluyen las Condiciones Generales (Anexo 1) como una parte integral del contrato pequeño para obras.
Una PO debe ser emitida en ATLAS de manera de comprometer los fondos necesarios (obligatorio para valores
mayores a USD 2.500).
Contrato de obras civiles – Plantilla
Condiciones generales de UNOPS para los contratos de construcción de obras
Contrato de UNOPS para Obras Pequenas – Plantilla
8.4.5 Acuerdo de largo plazo (LTA)
Los acuerdos de largo plazo (LTA) son acuerdos mutuos entre UNOPS y los proveedores que proporcionen
bienes o servicios de acuerdo a requerimiento, para los artículos o servicios más solicitados, durante un período
específico de tiempo. Los LTAs no son contratos como tal, (los contratos reales son las órdenes de
aprovisionamiento contra los mismos que puedan emitirse como consecuencia del establecimiento de un LTA).
Los LTA se utilizan para garantizar una fuente confiable de suministro de bienes y servicios al precio más bajo,
de conformidad con términos y condiciones previamente definidos. A menudo son diseñados para proporcionar
una inmediata disponibilidad de stock en caso de emergencia
LTA – Plantilla (Template)
8.4.6 Carta de intención
Una carta de intención es una declaración escrita de la intención de entrar en un acuerdo formal, usada
frecuentemente para permitir que los contratistas se movilicen para la ejecución de un contrato antes de que se
concrete la firma del contrato final. Las cartas de intención no son generalmente utilizadas en UNOPS.
La carta de intención es un instrumento contractual que conlleva un riesgo substancial, y debe por lo tanto
utilizarse solamente después de una evaluación de riesgo cuidadoso, y solamente por personal de UNOPS con
experiencia substancial tanto técnica como en contrataciones. La responsabilidad del análisis de riesgo recae
en el PA, quien deberá rendir cuentas al respecto. Puede obtenerse asesoramiento de PPG y LPG sobre la
evaluación del riesgo.
Si se emiten cartas de intención, debe utilizarse el formato estándar de UNOPS para carta de intención (a
menos que el acuerdo de proyecto prescriba el uso de un modelo específico requerido por el donante), ya que
deben incluirse párrafos específicos que limitan responsabilidad de UNOPS y permitir que UNOPS revoque la
carta de intención con mínimas obligaciones legales y financieras.
Una carta de intención será solamente emitida después de que se haya completado la adjudicación
apropiadamente, y sólo cuando todos los términos financieros han sido completamente convenidos con el
proveedor. Así, una carta de intención puede utilizarse solamente para iniciar el trabajo, mientras permite un
plazo adicional para concluir los detalles del contrato tales como plazos detallados de ejecución, los detalles del
personal, la negociación de las cláusulas no financieras del contrato, etc.
Carta de Intención – Plantilla
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
8.4.7 Enmiendas a contratos y acuerdos
Una vez que se haya adjudicado y firmado un contrato, el contrato puede ser enmendado solamente si las
provisiones del contrato prevén su modificación, o si los bienes adicionales relacionados, los servicios, o y/o las
obras han de ser provistas por el mismo proveedor en continuación de la ejecución de un contrato original.
Referirse al capítulo 10.2.1 Enmiendas de contratos, para la orientación adicional.
El resto de las situaciones ameritan una nueva selección competitiva de un proveedor y el establecimiento de
un nuevo contrato.
Enmienda del contrato – Plantilla
8.5 Procedimientos de protesta
Los proveedores que perciben que han sido tratados injustamente con respecto a una licitación o a la
adjudicación de un contrato pueden presentar una protesta al Consejero General de UNOPS. Todos los
proveedores deberán ser informados del proceso independiente de protesta de UNOPS en los documentos de
licitación, al igual que en los contratos resultantes.
El Consejo General hará una evaluación inicial de la protesta y podrá, a su discreción pedir aclaraciones a la PA
responsable por el proceso de adquisición o a cualquier otra persona (de acuerdo a lo que considere
necesario).
El Consejo General emitirá una respuesta al proveedor. Esta respuesta reflejará la posición formal final de
UNOPS en el asunto. Los proveedores que hayan presentado la protesta podrán ser convocados para
reuniones de aclaración con el Consejo General a fin de comprender mejor los fundamentos para la decisión
final de UNOPS en el asunto.
Cualquier apelación posterior del proveedor deberá resolverse mediante arbitraje, de conformidad con lo
dispuesto en el pliego de condiciones.
Los pliegos de licitación deberán contener un párrafo informando a los posibles proveedores del mecanismo
independiente de protesta de UNOPS.
Cuando se presenta una queja antes de la firma del contrato, el contrato no podrá firmarse hasta que la queja
sea tratada satisfactoriamente. Excepcionalmente, el contrato puede ser firmado, y la ejecución del contrato
comenzará según el calendario previsto, si el PA - tras la consulta previa con el LPG - determina que:
1) los bienes, obras o servicios se requieren con urgencia
2) cuando la entrega o la ejecución se retrasen indebidamente si el contrato no se adjudica prontamente, o
3) una pronta adjudicación sería en el mejor interés de la UNOPS
Cuando se recibe una protesta después de la firma del contrato, la Autoridad de Adquisición inmediatamente
suspenderá la ejecución hasta la resolución de la protesta, a menos que - tras la consulta previa con el LPG – la
continuidad en la implementación se justifique, en situaciones en las que:
1) la ejecución del contrato sin interrupción sería en el mejor interés de UNOPS;
2) urgentes circunstancias apremiantes que afectan significativamente al mejor interés de UNOPS no
permiten demora en la ejecución del contrato.
Si la protesta recibida por el Consejo General involucra acusaciones de conducta indebida del personal, la
protesta será revisada de acuerdo con la política de UNOPS sobre medidas disciplinarias y otras medidas
relacionadas con inconducta, sin una mayor participación de la Autoridad de Adquisición o el personal de
adquisiciones.
Si en la protesta recibida por el Consejo General se han denunciado prácticas corruptas o fraudulentas, la
protesta será revisada por el Consejo General de conformidad con la política de UNOPS para gestionar el
fraude sin ninguna otra intervención de la PA o el personal de adquisiciones.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
UNOPS/ADM/97/01-A Medidas disciplinarias y otras medidas relacionadas con inconductas del personal de
UNOPS en el cumplimiento de servicios de UNOPS (para denuncias contra el personal de UNOPS)
Directiva organizacional No. 21 Políticas ICA (para denuncias contra personal ICA)
Directiva organizacional No. 10 (revisión 1) Política de UNOPS para casos de fraude.
8.6 Publicación de contratos adjudicados
De acuerdo con el principio de transparencia, UNOPS publicará la información sobre todos los contratos
emitidos (incluyendo órdenes de aprovisionamiento contra LTAs), independientemente de su valor, con la
excepción de ICA (Contratos para Contratistas Individuales), que se emiten a individuos. Este paso del proceso
es esencial. Omitir comunicar información de adjudicación de contratos debilitaría el principio de transparencia
en adquisiciones y sería en detrimento de la reputación de UNOPS.
El aviso de los contratos adjudicados debe contener una breve descripción del contrato, una referencia al
número de registro, país del beneficiario, el monto del contrato, la fecha del contrato, y el nombre y el país del
proveedor.
Una vez que la PO se emite en el sistema ATLAS, la información pertinente se extrae automáticamente del
sistema y publicada en el sitio web de la UNOPS. Por tanto, es fundamental que la información indicada
anteriormente se introduzca correctamente en la PO de ATLAS.
Cuando la licitación es para el establecimiento de un LTA y ningún contrato se emitirá inmediatamente después
de la evaluación y el proceso de adjudicación, UNOPS informará por escrito a los oferentes no exitosos y
comunicará el nombre y el país del oferente/s con el/los cual/es UNOPS emitirá el o los LTA.
A solicitud de un oferente, UNOPS puede proporcionar información al mismo a través de reuniones informativas
sobre las fortalezas y debilidades de su oferta. La información debe limitarse a la identificación de deficiencias
técnicas o debilidades en la oferta del proveedor, y no debe divulgar detalles financieros o información de
costos de otras ofertas, ni los puntajes de evaluación u otros detalles. Normalmente sólo se dan comentarios
verbales. Si el proveedor tiene preguntas después de recibir la información verbal, puede hacer una solicitud
por escrito de aclaración sobre temas específicos y UNOPS responderá por escrito.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
9 Logística y adquisiciones
La logística se define como el proceso de planifica, implementar y controlar el flujo y almacenamiento eficiente y
costo-efectivo de materias primas, bienes, equipo y personal desde el punto de origen hasta la finalización de
una actividad, de acuerdo con los requerimientos del usuario final.
En su sentido más amplio, la logística incluye todos los elementos que constituyen una infraestructura de
entrega, sin embargo, en este contexto, se focalizará en los aspectos de logística que son relevantes al proceso
de adquisiciones.
9.1 El proceso de planificación de la logística
La planificación apropiada de la logística implica considerar aspectos logísticos a través de los varios pasos del
proceso de la adquisición. Contribuye a los procesos eficientes de adquisiciones, y reduce el riesgo de incurrir
en problemas que pueden conducir a costos adicionales y retrasos.
La planificación de la logística empieza con la fase de evaluación de necesidades de la adquisición
considerando el resultado deseado del requirente y del usuario final y desde allí trabajar a la inversa para
determinar qué conducirá a una finalización exitosa de la actividad. Idealmente, este proceso debe comenzar
incluso antes de que se presente la solicitud de adquisición, a través de una cooperación cercana y una
comunicación eficiente entre la unidad operacional que solicita la compra y el personal de adquisiciones.
Los siguientes son los pasos en el proceso de la planificación de logística que se deben considerar en las
distintas etapas (planificación, definición del requerimiento, identificación de proveedores, y evaluación) del
proceso de adquisición:
1) Comprender el contexto operacional del producto requerido, y, si es posible, asistir en el desarrollo de
especificaciones adecuadas a las condiciones locales.
2) Evaluar la actividad de adquisición y el tiempo y los recursos financieros disponibles para determinar la
urgencia del requerimiento. La urgencia puede determinar la localización de la compra y en
consecuencia también el modo de transporte.
3) Determinar el tipo de identificación de proveedores y el modo de tranporte dependiendo la urgencia del
requerimiento, el tiempo mínimo requerido para su provisión y los recursos financieros necesarios para
la actividad de adquisición.
Los bienes pueden ser adquiridos localmente / regionalmente o internacionalmente, o a través de LTAs
ya establecidos. Sin embargo, los bienes pueden también ya estar disponibles en un almacén de
UNOPS, como remanente de otro proyecto de UNOPS, o pendiente de entrega ya comprados para otro
propósito, pero disponibles para reasignación para cubrir una necesidad más urgente.
4) El uso de los diferentes modos de transporte, así como diferentes corredores logísticos implican gastos
distintos, pero también tienen un impacto en el tiempo de entrega total. La vía marítima y/o vía la
terrestre puede ser más barata, pero puede conducir a muchas dificultades y retrasos como el paso por
aduanas de las mercancías en tránsito a través de diferentes puertos y los países en ruta hacia el
destino final. Una ruta alternativa aérea puede ser más costoso, pero puede reducir significativamente el
tiempo de transporte.
Los plazos y los costos totales de la cadena de suministro total deben tenerse en cuenta para
determinar cómo y dónde comprar el producto necesario para satisfacer las necesidades del usuario
final en forma oportuna y rentable.
5) Determinar qué mercados están mejor posicionados para responder a los requerimientos de entrega del
usuario final evaluando sobre la base de costos totales entregados así como los tiempos de espera.
Hay generalmente una contrapartida entre el precio de compra de un producto y sus costos de
transporte y plazo de espera para la entrega. La importancia relativa de estos factores determinará
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
dónde se compran los bienes y cómo se transportan. Debe notarse que la distancia geográfica no
determina necesariamente el costo y el plazo de entregas.
Aceptar una oferta más costosa para ajustarse a una fecha de entrega solicitada deberá ser
cuidadosamente evaluado y discutido con el requiriente y el usuario final para asegurar el uso más
eficiente de los fondos. Cuando la fecha de entrega es el factor primordial en la adjudicación de un
contrato, esto deberá ser claramente estipulado en el documento de licitación. En tal caso, donde la
fecha de entrega se indica como requerimiento obligatorio dentro del documento de licitación, cualquier
oferta que no esté de acuerdo con el cronograma requerido de la entrega debe ser rechazada.
Debe notarse que algunos proveedores especulan con las fechas de entrega requeridas, y ofrecen
fechas de entrega dentro de los requerimientos indicados sabiendo que no podrán cumplirlas. Daños
por perjuicios, que son los daños incurridos cuando un proveedor incumple con su plazo de entrega
prometido, deben ser entonces siempre cuidadosamente considerados cuando el plazo de entrega sea
un requerimiento importante.
6) Revisar los requerimientos de entrega y del transporte, como así también el presupuesto, y asegurarse
de que están completos y son realistas.
El costo de transporte es un componente significativo en el costo de bienes adquiridos y entregados al
sitio señalado. El personal de adquisiciones de UNOPS debe por lo tanto asegurar la planificación
apropiada de la logística realizando todos los esfuerzos para mantener bajos los costos del transporte.
Sin embargo, en la planificación logística, la alternativa más barata puede no siempre ser la que ofrece
el costo total más bajo. Una estrategia de entrega de bajo costo, pero débil, puede resultar en retrasos,
bienes dañados o robados, cargos portuarios excesivos, etc. Todos los factores deben por lo tanto ser
determinados al elegir la solución logística apropiada
7) Determinar los medios más rentables de contratar el transporte, es decir incluyéndolo en la orden de
compra del proveedor, o contratando un transportista independiente. En casos excepcionales, UNOPS
puede también arreglar el transporte con sus propios recursos (por ejemplo, transporte de bienes en
vehículos del proyecto por personal del proyecto)
8) Licitar los servicios de flete (carga), en el caso que se decida tercerizar el transporte como se indica en
el punto anterior. Debe verificarse la existencia y competitividad de acuerdos a largo plazo (LTA) para
servicios de transporte de cargas. En caso de envíos de grandes dimensiones, donde se pueden
obtener mejores tarifas, es aconsejable llevar a cabo licitaciones o subastas en el acto (spot tenders)
para cada uno.
9) Asegurar los envíos de acuerdo con normas de UNOPS (véase el capítulo 9.2.7 Seguros durante el
transporte).
10) Asegurarse de que los documentos de envío recibidos del proveedor y del transportista de carga están
completos y son exactos y de que el consignatario ha recibido su copia correspondiente (véase el
capítulo 9.2.8 Documentos de envío).
11) Asegurarse de que todos los arreglos necesarios estén listos para pasar la carga al momento de su
llegada. Dependiendo de los procedimientos en el país de destino, el consignatario podría ser
responsable por la gestión de permisos de aduanas para los bienes; sin embargo, loas permisos
aduaneros son parte del proceso de adquisición y por ende, responsabilidad del personal de
adquisiciones.
Deben realizarse los arreglos para la recepción y aceptación de los bienes a su llegada por la unidad
responsable por recibirlos, asegurándose de que, en caso de faltantes o daños a la carga, los reclamos
son iniciados dentro del plazo estipulado en el seguro de cargas para asegurar los intereses de
UNOPS.
12) Obtener el reconocimiento del consignatario que el envío se ha recibido en orden.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
13) Determinar el plazo total real de entrega incluyendo actividades de logística y comparar con el
originalmente estimado y documentar las lecciones aprendidas al respecto.
A través de este proceso, el requirente y/o el usuario final deben ser informados de fechas de entrega previstas
y reales para que ellos puedan considerar la información actualizada en su planificación local.
9.2 Requerimientos de logística para bienes
Los aspectos logísticos siguientes se deben considerar para evitar costosas compras “urgentes”, así también
como retrasos en la entrega de bienes:
1) Embalaje
2) Instrucciones del embalaje y de envío de UNOPS
3) Marcas de etiquetado y de envío
4) Modos del transporte
5) Agentes de transporte de carga
6) INCOTERMS
7) Seguro durante el transporte
8) Documentos de envío
9) Recibo del envío
9.2.1 Embalaje
La naturaleza de los bienes junto con el modo del envío y las condiciones climáticas durante tránsito y en
destino, determina el embalaje requerido.
La durabilidad, el tamaño y el peso de los paquetes se deben considerar en lo referente a los medios del
transporte previstos. Debe asegurarse que el equipo, las instalaciones del depósito, los operadores y los
trabajadores implicados en el envío de los bienes tienen la capacidad de manejarlos en el embalaje elegido. Por
ejemplo, algunas instalaciones portuarias no pueden siquiera manejar contenedores de 20 pies. Además, las
restricciones del peso por ejes de transporte del camino deben considerarse para ciertos envíos, el calado
máximo de buques permitido para los puertos bajos, etc.
Las condiciones climáticas tanto en destino final como también durante el tránsito, deben considerarse para
asegurar que el embalaje pueda soportar el calor, frío, lluvia, humedad, moho, polvo, el rocío del agua salada,
etc., si es relevante. Ciertos tipos de bienes requieren una temperatura constante y el envío del aire, debe
entonces utilizarse equipos de cadena fría y monitores para asegurar estas condiciones.
Para estar seguro, uno debe asumir siempre que los envíos serán manejados de forma descuidada y cargado y
descargado varias veces antes de alcanzar el destino final.
A menos que los bienes se envíen en contenedores de 20 / 40 pies (véase abajo), UNOPS debe especificar
siempre que deben ser enviados debajo de cubierta para evitar daños durante el transporte (por ejemplo
riesgos de oxidación, humedad, etc.).
La puesta en contenedores se debería considerar para una protección adicional y para poder manejar el envío
más con eficiencia, sin embargo, ésta puede aumentar los costos. Si se utilizan los contenedores, UNOPS debe
intentar siempre hacer uso completo de espacio disponible y enviar solamente contenedores llenos para ahorrar
costos, pues la tarifa para el envío no depende generalmente de peso. El uso de LCL (menor que la capacidad
de carga) de los contenedores que consolida los envíos para diversos clientes, expone a UNOPS a riesgos de
abuso y retrasos si uno o varios envíos experimentan dificultades en pasar aduanas. Además, los envíos
pequeños están en riesgo de demoras a la espera de completar la carga de un contenedor. Por lo tanto se
recomienda, en lo posible, planear las cargas para llenar un contenedor.
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Contenedores: tamaño, volumen, cargas útiles y tipos:
Dimensiones 20 pies 40 pies
Longitud interna (aproximadamente) 5.90 m 12.02 m
Ancho interno (aproximadamente) 2.33 m 2.33 m
2.35 m 2.35 m
Altura interna (aproximadamente)
Carga útil (aproximadamente) 19.5 Toneladas métricas 28 Toneladas métricas
Metros cúbicos (aproximadamente) 33 m3 67 m3
Dependiendo del tamaño y del tipo de los bienes enviados, diversos tipos de contenedores se utilizan
Carga seca (D.C.)
Techo abierto (OT)
Estante plano (FR)
Tipo refrigerado
Super / Cubo elevado (HC)
Tipo más común de contenedor
Ninguna tapa dura
Ninguna tapa y ningún costado, solamente paredes de
extremo
Para el transporte de artículos perecederos
Contenedores de carga seca de características superiores a
las comunes
9.2.2 Instrucciones UNOPS para embalaje y envío
Las instrucciones estándares de embalaje y envío de UNOPS son documentos que especifican cómo los bienes
deben ser embalados y enviados, y a quién notificar sobre el envío. Enumeran todos los documentos requeridos
para el despacho de aduanas y para los propósitos del pago.
Las instrucciones de embalaje y envío deben formar la parte de todas las órdenes de compra como un anexo.
Las instrucciones de embalaje y envío se corresponden con los Incoterms usados.
Instrucciones de embalaje y envío - FCA, FOB
Instrucciones de embalaje y envío - CPT por aire
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por superficie
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por el transportista
Instrucciones de embalaje y envío – DDU (Packing and Shipping Instructions – DDU)
9.2.3 Marcas para etiquetas y envíos
Para facilitar la identificación de bienes y su manipulación durante el tránsito, debe instruirse a los proveedores
que incluyan marcas distintivas de envío en todos los paquetes. Las marcas deben incluir:
1) consignatario
2) destino
3) puerto de descarga
4) identificación del proyecto
5) número de orden, y
6) número de caso
El contenido de los paquetes no debe ser incluido para no alentar robo y hurto.
9.2.4 Modos de transporte
Se utilizan cuatro modos básicos del transporte de carga, individualmente o en combinación: marítimo,
ferroviario, terrestre, y por aire.
UNOPS debe considerar tanto la economía como la eficiencia al elegir el modo de transporte. En general, los
costos del transporte aéreo, ferroviario, y terrestre son comparativamente más altos que por vía marítima, por lo
cual en general el transporte marítimo es recomendado. La carga marítima representa típicamente un 15-20 por
ciento de los costos de los bienes, y el flete aéreo puede representar hasta 100 por ciento. Los envíos
internacionales marítimos toman un plazo de tres a cinco semanas (pero puede ser considerablemente más
largo), mientras que los envíos aéreos insumen generalmente menos de una semana. El equilibrio de
parámetros operacionales tales como tiempo y recursos financieros debe determinar el modo del transporte.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El personal de adquisiciones debe dar prioridad a preferencias de transporte de acuerdo con los criterios
siguientes:
1) El medio de transporte más barato que satisface los requerimientos de la entrega
2) El cronograma con el menor número de transbordos
3) El envío por puntos y aduanas de trasbordo preferidos
4) Usando transportistas de cargas especializados donde fuera posible
5) Aplicando una proporción de 1:4 para el envío por aire (enviar por aire si esto representa menos del 25 por
ciento de costo de bienes)
6) El enviar por aire si el peso es menos de 200 kilogramos.
7) El enviar por aire cuando se requiere mantener una cadena de frío
8) El enviar por tierra o mar si se trata de bienes peligrosos.
Finalmente, el personal de adquisiciones debe hacer una lista priorizada de soluciones todas técnicamente
factibles. Si una solución prioritaria cae dentro del marco presupuestario predefinido, el plan debe ser ejecutado.
Si las mejores soluciones caen fuera del marco o si no hay solución factible, el personal de adquisiciones debe
presentar las opciones existentes a la unidad operacional requiriente y pedir una decisión.
9.2.5 Transportistas
UNOPS o el proveedor contratan a transportistas de carga, también conocidos como agentes de cargas, para
realizar las formalidades y la operacionalización del envío.
El transportista puede también ser empleado por UNOPS para recibir bienes en caso de que el personal de
UNOPS no pueda estar físicamente presente para dedicarse a la pronta gestión del despacho de aduanas y la
recepción de bienes vulnerables a pérdidas o hurto.
El uso de un transportista apropiado reduce el riesgo de la operación de la adquisición, puesto que parte de ese
riesgo se transfiere de UNOPS al transportista seleccionado. Además, la opción de un agente de cargas
apropiado reduce en sí mismo el riesgo debido a su experiencia y conocimiento especializado.
UNOPS debe asegurarse de que el transportista respectivo tenga todos los documentos necesarios para la
entrega de bienes en tránsito (véase el capítulo 9.2.8 Documentos de envío).
9.2.6 INCOTERMS
Incoterms (los términos internacionales del comercio) son términos estándares que definen las obligaciones del
comprador y del vendedor referente al envío de bienes. Se utilizan en todo el mundo en comercio internacional
y local. Los INCOTERMS han sido establecidos por la Cámara de Comercio Internacional (ICC).
El alcance de INCOTERMS se limita a las materias referentes a los derechos y obligaciones de las partes del
contrato de venta con respecto a los costos y a los riesgos relacionados con la entrega de los bienes vendidos.
Especifican dónde el vendedor entregará los bienes, qué costos pagará el vendedor, y cuando el vendedor
pasa el riesgo del tránsito al comprador. El personal de adquisiciones puede solicitar a proveedores cotizar la
provisión bajo de más de un INCOTERM, por ejemplo al considerar si contratar el flete a través del proveedor o
independientemente.
La definición clara de los términos comerciales reduce el riesgo de malentendidos y, como el ICC ofrece un
servicio de arbitraje, su interpretación es ampliamente aceptada.
INCOTERMS 2000 gobernará términos de envío de los contratos de UNOPS siempre y cuando este
requerimiento se estipule en los términos y las condiciones generales. La referencia a un INCOTERM apropiado
será hecha en todos los contratos que requieran de envío. El INCOTERM debe hacer siempre referencia a un
lugar definido (ciudad, país, etc.).
Para información adicional, consultar por favor el sitio web del ICC en www.iccwbo.org o las normas en el uso
de INCOTERMS.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
9.2.6.1 El uso de INCOTERMS en UNOPS
Debajo se presenta una lista de INCOTERMS más comúnmente usados por UNOPS, y en qué situaciones
deben utilizarse:
1. Para adquisiciones locales usar el término DDU (Delivery Duty Unpaid o Entregada Derechos no Pagados).
2. Para adquisiciones internacionales donde el proveedor de los bienes no se encarga del transporte, utilizar el
término FCA (Free Carrier o Franco Transportista). Teniendo en cuenta que la UNOPS se ha unido al
acuerdo global de Naciones Unidas a largo plazo para las mercancías, los precios FCA (libre transportista,
lugar convenido) debe ser solicitada en el pliego de condiciones (UNOPS utilizar el transportista
seleccionado por Naciones Unidas para sus envíos si el mismo se demuestra eficaz y práctico). FCA serán
preferibles a los EXW ya que esto resuelve el problema de la carga dentro de las instalaciones del vendedor
o de los controles de exportación para el comprador. FCA también serán preferibles a los FOB o FAS dado
que según los Incoterms FCA, el traslado total desde el puerto de carga estará bajo la responsabilidad de
una sola entidad: el transportista.
3. Para adquisiciones internacionales donde el proveedor se encarga del transporte, usar el término CPT
(Carriage paid to, o Transporte Pagado Hasta). Si la alternativa elegida es que el proveedor de los bienes
tenga la responsabilidad del transporte, entonces se debe utilizar CPT. Por lo tanto, se recomienda
consultar precios CPT en el pliego de condiciones. CPT serán preferibles a los CIP y que los Incoterms de
la familia D teniendo en cuenta que UNOPS, junto con otras organizaciones de las Naciones Unidas, ha
firmado un acuerdo de seguros de carga global que proporciona una cobertura global excepcionalmente
competitiva (véase la página LTA Page).
4. Además el término DDU (Entregada Derechos no Pagados) se podría utilizar para adquisiciones
internacionales donde UNOPS prefiere que el proveedor corra con todos los riesgos y costos asociados al
transporte de bienes al país de destino. Sin embargo, considerando la muy buena cobertura de seguro a
todo riesgo ofrecida bajo el programa negociado globalmente por las distintas agencias de la O.N.U,
incluyendo UNOPS, es altamente recomendado comprar CPT para todas las adquisiciones internacionales
y tener los bienes asegurados bajo este programa.
El uso de DDU para la adquisición internacional se justifica en los muy pocos países en donde el programa
del seguro no proporciona la cobertura completa (por ejemplo, excluye el riesgo de guerra). En caso de
duda sobre si la cobertura de seguro de todo riesgo se aplica a un país dado o no, se recomienda entrar en
contacto con el agente de seguro de UNOPS para asesoramiento.
5. El uso del Incoterm DDP es incompatible con la condición de UNOPS de ser parte de las Naciones Unidas
(UNOPS está exento de pagar impuestos directos y derechos), por lo que nunca debe ser utilizado en
relación con el pliego de condiciones, órdenes de compra y contratos (salvo en muy específicas condiciones
tal como se explica en el capítulo 6.1.3 Criterios financieros) ya que UNOPS correría el riesgo de ser
acusado de abusar de los privilegios e inmunidades. Del mismo modo, DEQ sólo puede ser utilizado
cuando está claramente especificado en el contrato que los aranceles a la importación de los productos
están excluidos del precio del contrato ya que este Incoterm permite la posibilidad de incluir tales costos.
Todos los términos referidos arriba deben ser seguidos por el nombre del punto de destino (por ejemplo CPT
Dushanbe, Tajikistan).
9.2.7 Seguros durante el transporte
Durante el transporte y el almacenaje, toda carga es vulnerable a una gama de riesgos, tal como daño, robo y
hurto, rotura, falta de una parte o de un envío entero. El seguro de carga proporciona así la protección contra
pérdidas financieras potenciales resultantes de tales riesgos.
Es imperativo asegurar la protección para los bienes conforme a riesgos, incluyendo guerra, huelgas, disturbios
y conmoción civil. Además, la duración de la cobertura de seguro debe ser suficiente para el período del
transporte, de depósito a depósito, incluyendo almacenaje en el sitio de destino. Los bienes se aseguran por el
valor del costo, del seguro y del valor de la carga más un porcentaje convenido para reflejar el costo indirecto
de reponer los bienes.
120

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
En vista de lo anterior, UNOPS ha negociado un contrato global de seguro marítimo de cargas que todas las
oficinas de UNOPS son alentadas a utilizar. El seguro es un seguro a todo riesgo con cobertura mundial. Sin
embargo, pueden existir condiciones especiales aplicables en ciertos países (por ejemplo si hay riesgo de
guerra). Por lo tanto, el personal de adquisiciones debe entrar en contacto con el agente de seguros de UNOPS
directamente (UNOPS insurance broker), o PPG, si está en duda.
En caso de un reclamo, o de un acontecimiento que probablemente dé lugar a un reclamo, debe darse aviso
directamente al agente de seguros (insurance broker). Para informar sobre daños ocultos, el aviso se debe dar
en el plazo de 60 días a partir de la fecha de la llegada en destino final.
Para orientación adicional sobre seguros durante el transporte así como los detalles relevantes del contacto
para los puntos focales en UNOPS y con el agente de seguros, referirse a las normas en seguro de carga
marítima de UNOPS.
Instrucciones – Seguro de Carga marítima de UNOPS
9.2.8 Documentos de envío
Documentos de envíos completos y apropiados son de importancia crítica para la entrega oportuna de los
bienes. El proveedor necesita documentos para mover la orden desde sus oficinas, y para recibir el pago del
comprador. El transportista de cargas requiere documentos para contratar el acarreo, el consignatario requiere
documentos para reclamar los bienes a su llegada, y el consignatario o parte autorizada requiere documentos
para el despacho de aduanas. Cada etapa del envío genera documentos que pueden incluso ser requeridos
una vez el equipo están en el país, por ejemplo para registrar un vehículo o un equipo de radio.
El contenido exacto de un juego de documentos de envío depende del tipo de bienes que son enviados, del
medio de transporte, quién está enviando los bienes (transportista, proveedor, etc.), y de cualquier
requerimiento especial del país de recepción. Referirse a la versión relevante de las instrucciones del embalaje
y envío de UNOPS para la orientación adicional.
Mientras que los documentos particulares requeridos varían de caso en caso, cada cargamento debe tener
evidencia documentada de:
1) contenido del envío
2) peso y volumen del contenido
3) origen de bienes (si procede)
4) precio de los bienes, y
5) evidencia del transporte de los bienes
Los documentos de envío siguientes son comunes a todos los envíos:
1) Conocimiento de embarque (B/L) (para el envío marítimo), u hojas de ruta (para otros modos del
transporte) es el contrato de acarreo entre el expedidor y el portador, indicando cómo se están enviando
los bienes y cuando llegarán.
El B/L evidencia además que el portador ha recibido los bienes para el envío, y es evidencia
concluyente que los bienes fueron enviados según lo indicado. También posee la característica única
de documentar propiedad de los bienes especificados (un documento de título).
2) Las facturas comerciales y las facturas pro forma describen los bienes e indican su valor.
3) Las listas de embalaje son descripciones del contenido, del número total de las unidades de embalaje,
de marcas, del peso y del volumen de cada uno.
4) Los certificados de origen indican el país de origen o fabricación de los bienes y son emitidos siempre
por una Cámara de Comercio local. Un certificado de origen se requiere generalmente para la
importación y también se utiliza para propósitos estadísticos.
121

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
5) El Certificado de Donación substituye la factura comercial y el certificado de origen en el caso de bienes
en depósito o de donaciones en especie. Una factura comercial, una factura pro forma o el certificado
de donación prueba el valor de los bienes.
Documentos adicionales requeridos al usar un agente de carga:
6) El certificado del recibo del agente es una prueba que el proveedor ha entregado bienes al agente de
cargas.
7) Una factura del flete del transportista indica los detalles y los costos del envío.
Además, un número de certificados que certifican calidad pueden ser requeridos. Estos certificados son
proporcionados generalmente por el proveedor.
El proveedor o el agente de cargas (dependiendo de quién está organizando el transporte) es responsable de
consolidar los documentos de envío recibidos, y será instruido de enviar por mensajero uno juego original de
documentos al consignatario y de los dos juegos restantes a la unidad que contrata dentro de UNOPS.
El personal de adquisiciones deberá verificar los documentos para asegurarse de que toda la información esté
correcta e igual en todos los documentos. Además, UNOPS debe asegurarse de que los documentos hayan
sido recibidos por el consignatario.
Los conceptos siguientes son con frecuencia términos usados en documentos de envío:
Consignatario
El consignatario es el receptor de los bienes, generalmente, pero no necesariamente, una oficina de la O.N.U.
la dirección del consignatario puede ser, aunque no necesariamente, idéntica a la dirección de entrega. El
consignatario recibirá siempre una copia de los documentos de envío.
El consignatario puede encargarse del despacho de aduanas y de otras formalidades del gobierno por el
requerimiento del personal de adquisiciones en cuestión, no obstante esto se puede también dirigir por un
agente aduanero.
Detalles del consignatario, por ejemplo la dirección, país, nombre, teléfono/fax, e-mail, y la persona de contacto
deben ser incluidos en la orden de compra y en el etiquetado de los paquetes.
Agente aduanero
Un agente aduanero puede contratarse por el personal de adquisiciones (o el consignatario) para arreglar el
despacho de aduanas de los bienes y de otras formalidades del gobierno. En tal caso, los documentos de envío
deben también ser remitidos al agente aduanero.
Dirección de entrega/destino final
La dirección de entrega o de destino final es la dirección del usuario final donde deberán ser entregados
físicamente los bienes.
Instrucciones de embalaje y envío - FCA, FOB
Instrucciones de embalaje y envío - CPT por aire
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por superficie
Instrucciones de embalaje y envío - CPT, CFR por el transportista
Instrucciones de embalaje y envío – DDU (Packing and Shipping Instructions – DDU)
9.2.9 Recepción de los envíos
Cuando un envío se entrega al consignatario, es práctica común que el portador solicite un recibo. Al mismo
tiempo, el consignatario debe realizar una inspección rápida de paquetes en base a todos los documentos de
envío. Si todo está aparentemente en orden, se recomienda que se emita un visto bueno (por ejemplo „recibido
en buenas condiciones externas - contenido no verificado'). Si, por el contrario hay muestras visibles de que el
embalaje ha sido forzado, el recibo debe indicar las reservas necesarias (por ejemplo „cajas quebradas o rotas‟,
„faltan contenidos‟, „embalajes abiertos con signos de hurto', etc.). En lo posible, los paquetes se deben pesar
122

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
para determinar diferencias entre los pesos declarados y reales, documentando cualquier discrepancia en las
notas de entrega.
9.2.9.1 Creación de la recepción en ATLAS (reconocimiento de facturación) (Revenue recognition)
Los recibos en ATLAS deben crearse una vez que la entrega ha tenido lugar. La entrega tiene un significado
diferente dependiendo de si lo que se está comprando es de bienes, servicios u obras. Por otra parte, en el
caso de los bienes, la prestación se reconoce en distintos momentos, dependiendo del Incoterm utilizado en el
contrato.
En vista de ello, la siguiente tabla muestra los puntos en tiempo en que la entrega se considera efectuada y las
listas de los documentos necesarios para la creación de la recepción de ATLAS.
1) Creación de recibos en ATLAS en el caso de bienes, obras y servicios
ADQUISICION ESTANDARD (incluyendo LTAs pero excluyendo adquisición de ICAs)
Categoria Documentos requeridos para la
creación de la recepción en ATLAS
Responsable
Fecha de Recepción
Bienes
(incl.
transporte)
Prueba de la entrega del proveedor,
transportista o destinatario, por
ejemplo,
- Para los Incoterms F: la
confirmación de la recepción del
transportista y la información de
cantidad para los envíos parciales.
Recibo hecho al mismo tiempo para
las PO de mercancías y de
transporte;
- Para los Incoterms C: Conocimiento
de embarque y la cantidad de
información para los envíos parciales;
- Para E y D Incoterms: Destinatario
acuse de recibo;
Oficial de Logística u Oficial
de Contratos /
Adquisiciones en ausencia
del Oficial de Logística u
otro personal de proyecto
nominado por el Gerente
de Proyecto (excepto
personal de Finanzas)
- Para Incoterms F:
Fecha de confirmación
de recepción del
transportista
- Para Incoterms C:
Fecha del B/L
- Para Incoterms E/D_
Fecha de confirmación
de recepción del
consignatario
Servicios
(excl.
Transporte)
La prueba de la finalización de los
servicios del proveedor o del
destinatario:
- Para los servicios de tipo consultor
(formación, etc.): Confirmación del
destinatario o cliente que los
servicios han sido prestados y
entregados los productos;
- Para los servicios especializados
(inspección, pruebas de laboratorio,
etc.): Informe de proveedor,
aceptable para UNOPS, que muestra
que los servicios se han
proporcionado
Oficial de Logística u Oficial
de Contratos /
Adquisiciones en ausencia
del Oficial de Logística u
otro personal de proyecto
nominado por el Gerente
de Proyecto (excepto
personal de Finanzas)
- Para servicios tipo
consultoria
(entrenamiento, etc):
Fecha de confirmación
del consignatario /
Cliente
- Para servicios
especializados
(inspección, pruebas
de laboratorio, etc.):
Fecha del reporte del
proveedor aceptable
para UNOPS.
Obras
Civiles
Factura del proveedor certificada por
el ingeniero por la porción de la obra
(BOQ) ejecutada
Oficial de Logística u Oficial
de Contratos /
Adquisiciones en ausencia
del Oficial de Logística u
otro personal de proyecto
nominado por el Gerente
de Proyecto (excepto
personal de Finanzas)
2) Recepción de servicios UNGM (esto es solo relevante al equipo UNGM en PPG HQ)
Fecha de la factura del
proveedor certificada
por el ingeniero
123

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Categoría
Costo de
Membresía
Costos
Prorrateados
Ingresos por
Anuncios de
Ofertas
UNGM
Documentos requeridos para la
creación de la recepción en
ATLAS
Responsable Fecha de Recepción
Pago por Organización de Oficial de Finanzas Fecha de pago por la
Naciones Unidas
Organización
Pago por Organización de Oficial de Finanzas Fecha de pago por la
Naciones Unidas
Organización
Pago por el Proveedor Oficial de Finanzas Fecha de pago del
Proveedor
9.2.10 Restricciones sobre las exportaciones o importaciones de bienes
Los países exportadores pueden restringir el envío de ciertas clases de bienes a ciertos países o prohibir
directamente su exportación. Equipos que tienen usos duales civiles y militares o tecnología de punta en
computación o telecomunicaciones están sujetos comúnmente a estas restricciones. El personal de
adquisiciones debe estar enterado de estas limitaciones de modo que las demoras incurridas para obtener la
autorización necesaria puedan ser calculadas en el plazo de espera estimado y la estrategia de identificación de
proveedores modificada en consecuencia.
De igual forma, los países importadores pueden imponer sus propias restricciones. Los equipos de
telecomunicaciones y productos farmacéuticos requieren típicamente la autorización previa del ministerio en
cuestión que emitirá una licencia. Para los productos farmacéuticos específicamente, algunos países requieren
el registro de los productos. Otros equipos, tales como vehículos usados más viejos que una cierta edad,
pueden estar directamente prohibidos. Algunos países prohíben los bienes de ciertos orígenes por razones
políticas. La obtención del permiso es generalmente un ejercicio prolongado. La oficina receptora debe
confirmar que esto es aceptable antes de que autoricen al proveedor a enviar los bienes. La consecuencia
probable de enviar sin el permiso es que el receptor será obligado a pagar el costo de almacenaje en el puerto y
las cargas aplicables hasta que se emita la autorización. Existe también un riesgo considerable de que la carga
se deteriorará o sufrirá faltantes durante este período. Existen también restricciones de la O.N.U para algunos
países.
Los equipos de comunicación por radio están frecuentemente regulados. Muchos gobiernos tienen normativas
muy estrictas sobre el tipo de equipo al que darán acceso al público. En estos lugares, el gobierno afectado o la
autoridad de telecomunicaciones podrán requerir ser informados con las especificaciones técnicas del producto
para autorizar su importación. A UNOPS se le ha solicitado en algunas circunstancias por parte de los
vendedores que se refuercen “dispensas” para estos equipos.
Antes de que UNOPS provea estos documentos o dispensa, un chequeo apropiado sobre si realmente se
requieren debería ser emprendido para evitar la exposición de la organización a un riesgo innecesario y
evitable. La unidad de negocio debería encontrar que legislación y otras regulaciones hay en el país sobre el
uso de comunicaciones electrónicas, especialmente frecuencias de telecomunicaciones.
En la mayoría de los casos, el plan regulatorio está hecho a través de:
(a) Una prohibición general contra todas los equipos de telecomunicaciones sin importar su tamaño o
potencia;
(b) Exenciones (p. ej. teléfonos móviles en la categoría GSM, walkie-talkies, mandos de puertas de
garajes, etc.) a dicha prohibición.
Si el tipo de equipo necesita una licencia a fin de ser (legalmente) usado, UNOPS debería tomar una de las
siguientes acciones:
(a) Solicitar al departamento del país que está siendo suministrado que haga una petición de dispensa
al departamento que se hace cargo de las dispensas regulatorias o;
(b) Alternativamente, pedir una dispensa en nombre del cliente.
UNOPS no debería firmar estas dispensas a menos que esté claro que:
124

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
(a) No hay ley contra ese equipamiento; o
(b) Si hay una ley, que se ha conseguido permiso conforme a la susodicha ley, bien mediante una
exención general, o una exención más limitada. Un ejemplo de exención general sería “El Ministerio
por la presente da permiso a toda persona a usar un router inalámbrico 802. 11g-class” o “El
Ministerio por la presente da permiso a toda persona a usar el equipo en las frecuencias xxx-yyy
mientras tanto el equipo no transmita zzz Vatios de energía”.
125

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
10 Administración de contratos
La administración del contrato es el proceso que asegura que ambas partes del contrato resuelvan
completamente sus obligaciones respectivas tan eficiente y eficazmente como sea posible, concretando el
negocio y los resultados operacionales requeridos del contrato y minimizando riesgo.
Hay cinco etapas en el proceso de la administración del contrato:
1. Monitoreo y control del desempeño
2. Gestión de cambios
3. Resolución de conflictos
4. Gestión financiera / pagos
5. Finalización del contrato
La administración del contrato es la responsabilidad de la unidad que contrata y del individuo a cargo del
proceso de la contratación. Sin embargo, la administración del contrato requerirá el involucramiento y los
aportes del requirente o la unidad operacional, y ocasionalmente también del usuario final.
10.1 Monitoreo y control del cumplimiento del contrato
La supervisión total del contrato es la responsabilidad del individuo a cargo de la actividad de la contratación.
Consiste en la observación del desempeño del proveedor para asegurarse de entregue a tiempo un producto de
calidad, en la cantidad correcta y dentro del presupuesto.
Varios requisitos se establecen en los contratos de estándar y el grado en el cual los proveedores satisfacen
estos requisitos se utiliza como indicador del desempeño para evaluar el funcionamiento del contrato en curso
(por ejemplo, los estándares de calidad, plazos de entrega, inspecciones, fechas de cumplimiento de hitos
contractuales, etc.).
El control del desempeño incluye asegurarse de que el rendimiento del proveedor esté acorde al contrato, de
que cualquier variación puede ser justificada, y que los contratos sean enmendados para reflejar cambios
convenidos en el alcance de los obras.
Bienes
Para la contratación de bienes, el personal de contrataciones debe supervisar el envío y el recibo de bienes con
las acciones siguientes:
1. Comunicar al proveedor algunos días/semanas antes de la fecha de embarque para asegurarse de que
los bienes estarán listos para envío en la fecha convenida.
2. Informar a proveedores, consignatario, y requiriente o usuario final de cualquier cambio de planes (por
ejemplo ruta de envío, fecha de embarque, etc.).
3. Cerciorarse de que todos los documentos de envío relevantes se proporcionen a las partes. Referirse al
capítulo 9.2.8 Documentos de envío.
4. En caso de necesidad, solicitar una extensión de la garantía de cumplimiento de contrato si la actividad
se retrasa.
5. Obtener prueba del recibo de envío del consignatario. Una vez recibido, el consignatario debe realizar
una inspección rápida de paquetes en base a todos los documentos del envío, e informar sobre la
condición externa de los bienes. Si existen signos visibles de que los embalajes han sido forzados, el
recibo debe indicar reservas necesarias. En lo posible, los paquetes se deben pesar para determinar
diferencia entre el peso declarado y el real, documentando cualquier discrepancia en el informe.
6. Obtener prueba del recibo de bienes en el destino final, si es diferente del destino del consignatario.
Indicadores típicos de desempeño usados para supervisar contratos:
1. Comparación de fecha de entrega requerida vs. fecha real de entrega
2. Comparación de cantidad pedida contra cantidad entregada
3. Comparación de cumplimiento de las especificaciones pedidas y las especificaciones entregadas
Servicios
Al contratar servicios, el personal de contrataciones debe supervisar el desempeño del contratista asegurando
la recepción y aceptación oportunas de los productos esperados en el contrato (por ejemplo, los informes de
126

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
inicio de tareas, informes sobre la marcha de las obras, los informes de talleres o las sesiones de capacitación,
filmaciones de video, etc.).
Los productos esperados en el contrato se deben reconocer y aprobar por el requirente o la unidad operacional,
y de vez en cuando también por el usuario final.
Además, los proveedores, los requirentes o las unidades operacionales, y los usuarios finales deben ser
informados de cambios o de modificaciones al contrato (por ejemplo, el cambio de la fecha de una misión, fecha
de comienzo, detalles de contacto de los participantes del proyecto, etc.).
Indicadores típicos de desempeño usados para supervisar los contratos de servicios:
1. La entrega oportuna de productos esperados según el contrato
2. Respuesta oportuna a las peticiones de UNOPS
3. Calidad de servicios prestados
Obras
Las obras se consideran terminadas cuando el ingeniero consultor ha emitido un certificado de la terminación
final que indica que se han terminado las obras y que el contratista ha satisfecho sus obligaciones de acuerdo
con el contrato.
El certificado de terminación substancial se emite cuando los obras, o parte de los obras, se han terminado a
satisfacción del ingeniero consultor. Indica que el conjunto de los obras se ha terminado substancialmente de
acuerdo con el contrato, y que cualquier trabajo excepcional según lo especificado en el certificado debe ser
terminado dentro del período de la responsabilidad de los defectos (el período de doce meses que siguen la
fecha de la terminación substancial de las obras según lo indicado en el certificado de la terminación
substancial).
La fecha de la terminación substancial de las obras (o de la porción señalada de las obras) se define como la
fecha donde está suficientemente completa la construcción de acuerdo con el contrato, de modo que el usuario
final pueda ocupar las obras (o la porción señalada de las obras) para el uso previsto.
Los indicadores típicos del funcionamiento usados para supervisar contratos de obras:
1. El tiempo terminación de las obras o de partes de las obras
2. Conformidad con la descripción de las obras
3. Porcentaje de puntos incumplidos señalados en el certificado de terminación substancial publicado por
el ingeniero consultor.
10.1.1 Inspecciones
La supervisión del contrato y la evaluación del producto final se podrían realizar a través de inspecciones. Las
inspecciones implican el examinar o el probar un producto para asegurarse de que satisface los requisitos de
contrato. Las inspecciones se pueden realizar por los expertos internos o por los agentes de inspección
contratados sobre una base episódica o con un acuerdo de largo plazo (LTA) establecido.
Para orientación en métodos de inspección y ejemplos de su uso, referirse a las normas de inspecciones.
Inspecciones – Guía
10.1.2 Aceptación del producto final
La aceptación del producto final es la responsabilidad del requirente o de la unidad operacional y del usuario
final. Sin embargo, la entidad que procura debe registrar y archivar esta información en el archivo del caso, y lo
utilizará para propósitos del pago y tomar acciones correctivas, en caso de necesidad.
Bienes
Una vez recibidos los bienes por el usuario final, el requirente o la unidad operacional con el aporte del usuario
final, cuando sea relevante, debe proveer a la unidad contratante un informe de inspección y recibo (en inglés,
Receipt and Inspection Report, RIR) que confirme la recepción de todos los bienes según la lista de envío, así
como la documentando detalladamente la condición de los bienes recibidos, y de su conformidad con las
especificaciones indicadas.
127

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
El formato estándar del RIR de UNOPS debe utilizarse para este propósito.
RIR – Formulario
Servicios
El personal de contrataciones debe recibir la confirmación escrita del requirente de los servicios de que han sido
completados satisfactoriamente de acuerdo con los términos especificados en el contrato. El requirente (con el
aporte del usuario final, cuando sea relevante) debe confirmar la recepción y la aceptación de todos los
productos esperados especificados en el contrato.
Obras
Al contratar obras, el personal de contrataciones debe asegurarse de que las obras estén avanzando de
acuerdo con los plazos de ejecución previstos en el contrato. Esto puede hacerse con visitas regulares al sitio
de obras, o con informes de progreso del ingeniero que supervisa las obras.
10.1.3 Evaluación del desempeño del proveedor
El personal de contrataciones, el requirente o la unidad operacional, y el usuario final estarán involucrados en la
evaluación del desempeño del proveedor. El individuo a cargo de la contratación en cuestión tiene la
responsabilidad principal de la evaluación del proveedor, sin embargo, el personal de contrataciones depende
de aportes del requirente o de la unidad operacional, del usuario final, y del ingeniero consultor (en el caso de
proyectos de obras) para conducir una evaluación cuidadosa.
Los puntos siguientes deben ser tratados:
- cumplimiento del cronograma de entrega / entrega oportuna
- conformidad con términos y condiciones contractuales
- observancia estipulaciones de las garantías
- la calidad de bienes o de servicios proporcionados de acuerdo con el contrato
- respuesta oportuna a las peticiones de UNOPS
- retrasos indebidos en la ejecución del contrato
- cualquier demanda frívola contra UNOPS
- falta de divulgación de la información relevante al desempeño (por ejemplo, bancarrota, demandas
litigiosas, etc.)
La evaluación del desempeño del proveedor es obligatoria para toda actividad de adquisición valuada en USD
250.000 o más. Cuando el último pago del contrato haya sido hecho, y no haya reclamos pendientes, el informe
de evaluación debe ser completado, incorporado al archivo de la adquisición y debe ser enviado al PPG de
acuerdo a las instrucciones indicadas en el formulario de evaluación de proveedor. El no cumplimiento de esta
directiva podrá dar lugar a acciones disciplinarias.
Referirse también al capítulo 3.4 Gestión de proveedores.
Evaluación de desempeño de proveedores – Formulario – Plantilla
10.1.4 Archivos de contrato y documentación
Debe establecerse un archivo de la contratación por el personal de contrataciones. Además de la información
que documenta el proceso de la contratación, el archivo debe incluir toda la información requerida para
administrar con éxito el contrato. Cualquier asunto relativo a aclaraciones o modificaciones en el contrato se
debe documentar completamente en este archivo. El requirente o la unidad operacional tendrán normalmente
un archivo separado, con la copia del contrato, como parte de los archivos de la gestión de proyecto, para
proporcionar sus opiniones durante la etapa de la administración del contrato.
Es importante documentar cuidadosamente la ejecución del contrato
- para proporcionar la evidencia del desempeño del proveedor,
- caso de conflictos,
- para crear una memoria institucional, y
- para los propósitos de la auditoría.
128

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Para orientación en el contenido de un archivo de contratación, referirse al capítulo 1.10 Documentación del
proceso de adquisición, así como las normas de archivos.
Archivos de adquisiciones
10.2 Gestión de cambios
La gestión del cambio es el manejo de los cambios que se presentan durante la ejecución del contrato,
típicamente implicando las variaciones en costos o los requisitos que no fueron anticipados originalmente, pero
no son motivo de disputas. La gestión del cambio incluye tanto evitar los cambios indeseados como incorporar
en el contrato los cambios necesarios.
Es la responsabilidad del personal de contrataciones:
1) negociar los cambios apropiados del contrato con respecto a costos, cronogramas, y calidad y
funcionamiento asegurándose de que el contrato esté enmendado de modo que defina siempre las
expectativas convenidas de ambas partes contratantes. Las enmiendas deben documentarse en el
archivo del contrato.
2) asegurarse de que las condiciones del cambio sean razonables y justificables en términos de costo
tiempo, y calidad.
10.2.1 Enmiendas de contratos
Una enmienda de contrato origina de un pedido cambios pequeños o adiciones al contrato de parte del cliente o
del usuario final, o de una necesidad descubierta de ajustes al contrato para que éste refleje claramente las
expectativas de las partes contratantes.
Una vez que se haya adjudicado y firmado un contrato, se permite solamente enmendar el contrato si las
estipulaciones requieren una modificación, o si deben proveerse bienes, servicios, u obras adicionales por el
mismo proveedor en seguimiento de la ejecución de un contrato original. Las enmiendas de contratos no son
apropiados para cambios sustanciales en el alcance de los bienes, servicios o obras a ser proporcionados.
Todas las demás situaciones posibles ameritan la nueva selección competitiva de un proveedor.
Los siguientes puntos clave deben ser considerados al enmendar un contrato:
1. Enmiendas con implicaciones financieras debe ser aprobado por el requiriente y el PA relevante.
2. Las solicitudes de enmiendas serán sometidas para la revisión, y/o la adjudicación solicitada, de
manera regular, al Comité de Contratos y/o al PA relevante según los umbrales financieros establecidos
(según lo indicado en el capítulo 7.2 Revisión y recomendación al PA). Para solicitudes que requieran la
revision de un comité de contratos debe utilizarse el sistema on-line del HQCPC (amendment process).
La plantilla para solicitud de enmiendas contractuales debera ser utilizada cuando se remitan solicitudes
directamente a la Autoridad de Adquisiciones. Vea la Tabla 6 debajo que resume las diversas
situaciones de enmienda y muestra los distintos tipos de revisión y adjudicación.
3. Las enmiendas deben ser realizadas con amplia anticipación antes de la fecha efectiva propuesta de la
enmienda, y siempre antes de la fecha de vencimiento del contrato. Si el contrato ya se venció, se debe
solicitar asesoramiento legal del LPG.
4. Al enmendar un contrato para aumentar el precio, personal de contrataciones debe justificar la
razonabilidad del costo (es decir, los precios unitarios no deben exceder los del contrato original). Las
desviaciones de los precios unitarios originales deben ser explicados y justificados claramente.
5. Las enmiendas debe estar por escrito. La plantilla estándar de enmienda del contrato deberá ser
utilizada para la enmienda de los contratos de servicios o de obras. Cuando se adquieran bienes, debe
emitirse al proveedor una orden de compra (PO) enmendada.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Para enmiendas que requieran una revisión de un comité de contratos, por favor utilice el sistema on-line del
HQCPC Solicitud de enmienda contractual – cuando no se requiere una revisión de un comité
Enmienda Contractual – Plantilla
Formulario de Evaluación del desempeño del proveedor
Para pedidos de enmiendas relacionados con ICAs, refierase a OD21.
130

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Tabla 6: Tipo de revisión y adjudicación requeridos para varias situaciones de enmiendas
ENMIENDAS
A = CONTRATO
ORIGINAL + ENMIENDAS
YA REVISADAS POR
LCPC/HQCPC
B = ENMIENDA ACTUAL +
ENMIENDAS QUE NO HAN SIDO
REVISADAS POR HQCPC
REVISION
ADJUDICACION
B ≥ 250,000 HQCPC ECPO
Si A ha sido
revisada por
un Comité
B > 20% de A
El comité que
revisó A
B ≤ 20% de A PA PA
RD o ECPO
B < 50,000
Si A no ha
sido revisada
por un
comité
Si A + B
≥ 50,000
pero
< 250,000
Si A se basó en
una excepción al
uso de los
métodos formales
de licitación
Si A se basó en el
uso de los
métodos formales
de licitación o
preselección
LCPC/HQCPC 1
PA
RD o ECPO
PA
Si A + B
≥ 250,000
LCPC/HQCPC 1
RD o ECPO
Si A + B
< 50,000
PA
PA
B ≥ 50,000
y
< 250,000
Si A ha sido
revisada por
un comité
Si A no ha
sido revisada
por un
comité
Si A se basó en
una excepción al
uso de los
métodos formales
de licitación
Si A se basó en el
uso de los
métodos formales
de licitación o
preselección
Si A se basó en
una excepción al
uso de los
métodos formales
de licitación
Si A se basó en el
uso de los
métodos formales
de licitación o
preselección
LCPC/HQCPC 1
para montos
acumulados < USD
250,000 sino
HQCPC solamente
LCPC/HQCPC 1
para montos
acumulados < USD
250,000 sino
HQCPC solamente
LCPC/HQCPC 1
para montos
acumulados < USD
250,000 sino
HQCPC solamente
LCPC/HQCPC 1
RD o ECPO
RD o ECPO
RD o ECPO
RD o ECPO
Nota al pie: 1 LCPC si la Región tiene un LCPC, sino HQCPC.
131

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
10.3 Remedios
Un incumplimiento de contrato puede dar derecho a la otra parte a ciertas medidas remediales.
Terminación
En algunos casos, la falta de una de las partes de cumplir los requerimientos del contrato puede dar lugar a que
la otra cancele el contrato. La cancelación ocurre cuando una parte pone fin al contrato para el incumplimiento
de la otra. Las medidas remediales para ese incumplimiento incluyen normalmente los daños que indemnizan a
la parte no-incumplidora por cualquier pérdida sufrida a causa del incumplimiento y tales daños son
generalmente compensatorios. En todos los casos de terminación se debe consultar y asesorarse previamente
con el LPG.
Liquidación por daños y perjuicios
Las partes de un contrato pueden expresamente convenir, por adelantado, una suma que sea pagadera como
daños por cualquier incumplimiento. Esta liquidación por daños es una estimación de la pérdida real en que se
incurriría y no se considera una penalidad. Las estipulaciones para la liquidación por daños se incluyen en las
condiciones generales de los contratos estándar de UNOPS. Cuando los retrasos provocan costos adicionales,
o la pérdida de ganancias o la pérdida de otros beneficios a UNOPS, la liquidación por daños es pagada por el
proveedor a UNOPS para cubrir los costos incurridos por el retraso.
Los daños liquidados se prevén para cubrir la entrega tardía y se calculan como un porcentaje del valor del
contrato hasta una cantidad máxima. Los daños liquidados por entregas tardías normalmente se establecen
para cada día, o para el período del cálculo, de la entrega tardía.
UNOPS requiere a menudo que la cláusula de liquidación de daños esté presente además de otros remedios.
Esto puede ser alcanzado limitando expresamente los daños liquidados a la una entrega tardía solamente. Por
ejemplo, una vez que una deducción de, digamos, un 10 por ciento se haya realizado bajo un contrato de obras
o bienes de UNOPS, UNOPS reserva el derecho de terminar el contrato.
Cuándo se debe aplicar o no liquidación de daños:
1. Si el retraso es el resultado de fuerza mayor (es decir, los eventos fuera del control del proveedor y que
no impliquen culpa o negligencia del proveedor y a su vez no eran previsibles) y el proveedor ha sido
capaz de proporcionar pruebas convincentes de la ocurrencia de tales eventos, o si el retraso es debido
a la negligencia de UNOPS (por ejemplo, error en el diseño de la documentación) o al cliente y que
haya dado lugar al abandono o retraso en la ejecución del contrato, la liquidación por daños no debe ser
aplicada.
2. Si el retraso se debe a otras razones relacionadas con el contratista, los daños y perjuicios se deben
aplicar de acuerdo con los términos del Contrato.
¿Quién decide la aplicación o no de liquidaciones por daños?:
1. Si no existiere representación del proveedor que solicite la dispensa de aplicación de la liquidación de
daños, la indemnización se deducirá directamente siguiendo los términos del contrato. En tales casos,
el Oficial de Finanzas deducirá la liquidación de daños. Puesto que la provisión ya está contemplada en
el contrato y el Oficial de Finanzas ya indica esta deducción en la declaración de pago expedida al
proveedor, no hay ningún requisito de información previa al proveedor.
2. Si el proveedor ha presentado ya una representación solicitando la dispensa de la liquidación, la
decisión de aplicar o no una liquidación por daños y en qué medida se debe aplicar, no debe ser
tomada por un individuo. En tales casos, el Oficial de Contratos o de Logística debe preparar una nota
al archivo después de obtener información de los funcionarios en cuestión y, posteriormente,
recomendar en qué medida las indemnizaciones por daños deben aplicarse o si deben omitirse. La
recomendación se presentará a la correspondiente Autoridad de Adquisición, que tomará la decisión
final.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3. UNOPS debe entonces informar al proveedor de la decisión final sobre su solicitud. Los registros
pertinentes deberán ser conservados en el archivo de la adquisición.
Desempeño específico:
La parte que cumple tiene derecho a liquidación por daños y perjuicios en la mayoría de los casos de
incumplimiento de contrato. El cumplimiento forzado de las obligaciones contractuales no está normalmente
previsto en los contratos de UNOPS para las ventas de bienes a menos que UNOPS esté adquiriendo bienes
especiales o únicos. Donde se trate de un contrato para servicios personales, un incumplimiento de contrato
podrá dar lugar al remedio del desempeño específico.
Si ha ocurrido un incumplimiento de contrato, o si un incumplimiento de contrato puede suceder, debe
contactarse con el LPG para obtener asesoramiento jurídico sobre la manera de actuar para preservar los
derechos de UNOPS bajo el contrato al grado máximo posible.
10.4 Resolución de disputas
Idealmente, los contratos deben ser claros y las responsabilidades y las obligaciones del proveedor y de
UNOPS deben estar bien definidas para reducir al mínimo la posibilidad de conflictos y desacuerdos. Referirse
al capítulo 8 Contratación, para orientación adicional sobre el contenido de un contrato de UNOPS.
Sin embargo, independientemente de qué tan bien se redacte un contrato y se gerencia su ejecución, las
disputas pueden ocurrir y en efecto ocurren. Dado que las disputas potenciales deben considerarse a través del
proceso a efectos de resolver cualquier conflicto si en última instancia ocurre, una buena comprensión de cómo
se resuelven los conflictos es fundamental para una contratación efectiva.
Los medios preferidos de la resolución comercial del conflicto son la negociación. Todas las negociaciones se
basan en una disposición para comprometerse, que es a menudo menos costosa que otros métodos
alternativos de resolución de disputas. UNOPS debe esforzarse por solucionar siempre las disputas a través de
la negociación
Donde la negociación no es posible o falla, medios más formales de la resolución de disputas están disponibles.
La mediación es un método privado de resolución de disputas por la decisión de un tercero imparcial convenido
de mutuo acuerdo que tiene una autoridad no vinculante. El arbitraje también es un método mutuamente
convenido de resolución de disputas, pero aquí los árbitros reciben la autoridad para determinar un juicio
obligatorio.
El arbitraje es acordado a menudo por las partes contratantes incluyendo una cláusula de arbitraje en su
contrato. Tal cláusula se puede encontrar en todos los contratos estándares de UNOPS (en las condiciones
generales).
Los contratos de UNOPS estipulan que en caso de arbitraje, el arbitraje será conducido según las reglas del
arbitraje de UNCITRAL. Estas reglas cubren los asuntos procesales relacionados solamente con los
procedimientos del arbitraje, incluyendo la selección de los árbitros.
Condiciones generales de UNOPS para bienes
Condiciones generales de UNOPS para construcción de obras
Condiciones generales de UNOPS para contratos de servicios profesionales
10.5 Gestión financiera y pagos
La gestión financiera y el pago se refieren al procesamiento oportuno de las facturas para el pago, según los
términos del contrato como así también de la revisión de las implicaciones financieras resultantes de cambios
del contrato, y a la liquidación de las garantías financieras (es decir, devolución de las garantías de
cumplimiento de contrato y de pago anticipado) una vez que la razón por la que han sido solicitadas deja de
existir.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
10.5.1 Pagos
Los gerentes de contratos de UNOPS se asegurarán de que los términos y las condiciones de pago sean
consistentes con lo especificado en el documento del contrato. Los siguientes ejemplos contienen los términos
típicos de pago para los bienes, las obras y los servicios:
1. Para la contratación de bienes, el término del pago es de 30 días neto a partir de la recepción de
documentos de envío y facturas.
Alternativamente, el pago de 80 por ciento sobre el embarque de bienes y de 20 por ciento contra
entrega y aceptación de bienes en lugar de destino puede ser considerado.
En casos excepcionales donde se utilizan las condiciones de entrega DDU (o cuando aplica otro
Incoterm donde el proveedor, a su propio riesgo/costo, pone en disponibilidad los bienes a la llegada en
el lugar de destino convenido (Grupo-D) – referirse al capítulo 9.2.6 INCOTERMS, y la norma sobre
INCOTERMS), el pago se hace en un plazo dentro de los 30 días de la recepción de los bienes. Una
nota de entrega confirmando que los bienes han sido recibidos por el consignatario debe ser provista
por el proveedor como parte de la documentación del pago.
2. Para la contratación de los obras de construcción, el término del pago es de 30 días neto a partir de la
recepción de la factura y del certificado de pago emitido por el ingeniero consultor, aprobando el pago
del monto de la factura.
3. Para la contratación de servicios, el término del pago es de 30 días neto sobre recibo de la factura y la
entrega/la aceptación de los productos esperados relacionados a pagos según el contrato.
El pago se transfiere a Finanzas, y el personal de finanzas efectuará el pago a efectos de mantener la
separación de tareas entre el personal de contratación y el personal que efectúa el pago. Esta separación de la
función de compra y de la función de pago es un factor crucial en el principio de la segregación de tareas
(véase el capítulo 1.7 Segregación de tareas), y debe ser observada.
10.5.1.1 Pagos anticipados
Según las FRR no se hará ningún contrato a nombre de UNOPS que requiera el pago antes de la entrega de
bienes o de la prestación de los servicios contratados.
En ciertos casos excepcionales o cuando es práctica habitual dentro de la industria, los pagos anticipados
pueden ser realizados. Además, los pagos por progresos son de uso general en el caso contratos de servicios y
de obras. Referirse al capítulo 8.1.2 Política sobre pagos anticipados, para la orientación adicional.
En casos excepcionales donde se hacen pagos anticipados, debe requerirse una garantía de pago anticipado
del proveedor. Referirse al capítulo 5.1.1.1, Carta de invitación, párrafo 15), para orientación adicional.
Garantía de pagos anticipados – Plantilla
10.5.1.2 Pagos a terceras partes
UNOPS no hace pagos a terceras partes, es decir, pagos a otras entidades distintas de la contratada. Sin
embargo, si el individuo que aprueba el contrato (el PA relevante) cree que las circunstancias justifican que
UNOPS pague a terceros, entonces el PA debe consultar con el Director del Grupo de Finanzas (FPG) y
obtener su aprobación previamente a la firma de la orden de compra o del contrato. Una vez que se haya
aprobado el pago a terceros, el nombre, la dirección, y los detalles bancarios de los terceros se deben incluir en
el documento del contrato salvo que dichos detalles ya hayan sido incorporados a ATLAS.
10.5.2 Impuestos
UNOPS, como órgano subsidiario de los Naciones Unidas, está exento de impuestos directos tales como
impuesto sobre las ganancias, y tiene derecho a la exención/reembolso de los impuestos indirectos, tales como
el impuesto a las ventas y al valor agregado (IVA), en compras importantes. Esto se deriva de la Convención
sobre los Privilegios y las Inmunidades de los Naciones Unidas (Convención General), adoptados por la
Asamblea General en 1946.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Mientras que en algunos países, los gobiernos han proporcionado una exención absoluta a los impuestos
indirectos, en algunos países, puede requerirse que UNOPS pague impuestos y luego solicitar su reembolso
Cuando los bienes o servicios comprados son para las necesidades propias de UNOPS (es decir, gastos
administrativos, tales como muebles para una oficina), el pago y el reembolso deberá seguir las condiciones
estipuladas en el acuerdo de país anfitrión (por lo general el pago anticipado del IVA por UNOPS y el reembolso
a través de un reclamo hecho al gobierno, o por vía de un certificado oficial de la exención dado a los
proveedores). Cuando los impuestos tienen que ser pagados por adelantado por UNOPS, la PO emitida al
proveedor contendrá una línea que incluya el importe de los impuestos indirectos.
Una unidad de negocios puede optar por no solicitar el reembolso del IVA (VAT) o impuesto equivalente cuando
los costos administrativos relacionados con el procesamiento de la exención de impuestos son tales que los
beneficios para UNOPS están valuados en menos de USD 1.000 por trimestre. Por ejemplo, si el valor total de
deudas del IVA en un trimestre es de USD 1.000 y el esfuerzo administrativo necesario se estima que costará
USD 1.000 a UNOPS, la unidad de negocios podrá decidir no presentar el reclamo.
La política de las Naciones Unidas, incluyendo UNOPS, es que todas las compras son `importantes', dado que
son recurrentes y son las necesarias para que UNOPS realice sus actividades oficiales. Las oficinas de UNOPS
deben coordinar con el Ministerio de Asuntos Externos para asegurar el reembolso. Cualquier dificultad con
respecto a la exención de impuestos o del reembolso de impuestos se debe remitir a PPG.
Referirse también a las Condiciones Generales de UNOPS para orientación en asuntos impositivos.
10.5.3 Garantías de cumplimiento
Si es requerido, el proveedor deberá presentar dentro de un plazo determinado a partir de la notificación de
adjudicación del contrato una garantía de cumplimiento del contrato, o una garantía de pago por adelantado,
por un monto determinado por UNOPS. Las cantidades indicadas en las garantías serán pagaderas a UNOPS
en caso de una falta en el desempeño del proveedor.
La garantía de cumplimiento de contrato será devuelta por UNOPS al proveedor no más tarde de treinta días
posteriores a la fecha de la terminación de las obligaciones contractuales, incluyendo cualquier obligación de la
garantía.
Para orientación sobre garantías de oferta, de cumplimiento de contrato, y las garantías por pagos por
adelantado, referirse al capítulo 5.1.1.1 Carta de invitación, párrafo 15).
Garantía de Cumplimiento – Plantilla
Garantía por pago anticipado – Plantilla
10.6 Finalización del contrato y cierre
La finalización del contrato exige la confirmación que se hayan satisfecho todas las obligaciones, la
identificación de cualquier obligación residual y de cómo será satisfecha, el ordenamiento de los pagos finales,
la evaluación del contratista, y el cierre administrativo de archivos.
El personal de contrataciones debe verificar los pasos clave siguientes para cerrar un contrato:
1. Todos los productos y/o los servicios requeridos se han proporcionado al comprador
2. La documentación del contrato en archivos muestra adecuadamente el recibo y la aceptación formal de
todos artículos del contrato.
3. No existen reclamos o investigaciones pendientes respecto al contrato.
4. Cualquier propiedad que UNOPS haya provisto ha sido devuelta a UNOPS y las eventuales
discrepancias en cuanto a número y condición han sido resueltas.
5. Todas las acciones relacionadas con las revisiones y los cambios del precio del contrato se han
concluido.
6. Todos los asuntos relativos a subcontrataciones han sido resueltos.
7. Si hubo una terminación parcial o completa estaba implicada, esta acción ha sido completada.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
8. Están finalizadas todas las copias originales de toda la documentación de la garantía, incluyendo fechas
de vencimiento, responsabilidades y los procedimientos a seguir.
9. Cualquier auditoría requerida del contrato ha sido completada.
10. La factura final ha sido presentada y pagada.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
11 Adquisiciones de emergencia
Todas las adquisiciones de UNOPS deben llevarse a cabo de acuerdo con las FRR, así como las políticas y los
procedimientos establecidos en este manual, y cualquier directiva organizacional e instrucción administrativa
relevantes a las operaciones de adquisición.
Debido al rol ampliado de UNOPS en apoyo de sus clientes en operaciones post-conflictos y operaciones postcrisis,
como así también en operaciones de emergencia en general, se han desarrollado procedimientos
aplicables a situaciones de emergencia que requieran una respuesta rápida y en acuerdo con la FRR 118.05 (b)
y se describen en este capítulo. Los procedimientos tienen como objetivo permitir que procedimientos
abreviados y simplificados faciliten una respuesta rápida, mientras que al mismo tiempo fomenten el
cumplimiento de los principios de adquisición de acuerdo con el capítulo 1.4 de este manual.
Se espera que UNOPS, en su gestión de fondos públicos, cumpla con todas las regulaciones y normas y
principios de la adquisición pública. Los clientes de UNOPS esperan el mismo nivel de transparencia,
integridad, economía y efectividad si la adquisición se realiza para operaciones de emergencia tanto como en
situaciones normales. De hecho, esto es lo que justifica la existencia de UNOPS y su provisión de servicios, y a
menos que se cumpla con esta premisa, la participación de UNOPS no agrega ningún valor al cliente. Es por lo
tanto imperativo asegurarse de que los principios de adquisiciones son seguidos también al conducir
operaciones de emergencia.
Las FRR aplicables a UNOPS permiten una dispensa los métodos formales de adquisición donde las exigencias
de servicios de UNOPS no permiten que la adquisición sea llevada a cabo a través de un procedimiento
licitatorio normal. Sin embargo, algunas situaciones de emergencia que pueden justificar las excepciones,
todavía permiten un procedimiento donde se comparan varias ofertas para asegurar el mejor valor por el dinero
para UNOPS. A efectos de facilitar una respuesta rápida en la situación de emergencia mientras que al mismo
tiempo se observan los principios de adquisiciones establecidos en el capítulo 1.4, los procedimientos de
emergencia descritos más abajo requieren de un ejercicio competitivo según el procedimiento flexible de
Solicitud de Cotizaciones (RFQ).
En UNOPS, las situaciones de emergencia que permiten el uso de procedimientos de emergencia son sólo las
definidas en este capítulo, y cualquier uso de los procedimientos de adquisiciones de emergencia está sujeto a
la aprobación previa del Oficial en Jefe de Adquisiciones (ECPO) de UNOPS.
Todas las demás situaciones de importancia y urgencia deben guiarse por los procedimientos normales de
adquisición (véanse los capítulos 1 a 10).
11.1 Definición de situación de emergencia
Para los propósitos de las operaciones de emergencia de UNOPS que habilitan el uso de los procedimientos de
adquisición de emergencia presentados en este capítulo, las emergencias se definen como:
Situaciones urgentes en las cuales hay evidencia clara de que ha ocurrido un acontecimiento o una serie de
acontecimientos que amenazan de forma inminente la vida humana o el sustento humano, y donde el
acontecimiento o la serie de acontecimientos produce un trastorno en la vida de una comunidad en una escala
excepcional.
El acontecimiento o la serie de acontecimientos abarcan uno o una combinación de lo siguiente:
1. calamidades repentinas tales como terremotos, inundaciones, infestaciones de langostas y desastres
similares imprevistos
2. emergencias causadas por el hombre dando por resultado una afluencia de refugiados o de
desplazamiento interno de poblaciones o en el sufrimiento de poblaciones afectadas de otra manera
3. sequía, cosechas fallidas, pestes, parásitos, y enfermedades que dan lugar a una disminución de la
capacidad de comunidades y de poblaciones vulnerables de satisfacer sus necesidades básicas
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
4. eventos económicos repentinos, fallas del mercado, o colapso económico resultante en una disminución
de la capacidad de comunidades y de poblaciones vulnerables de satisfacer su necesidades básicas
5. una emergencia compleja para la cual el gobierno del país afectado o el Responsable de la Agencia de
la O.N.U ha solicitado la ayuda de UNOPS.
6. cuestiones estratégicas, de tiempos críticos o imperativas para mitigación de riesgos en los contextos
en desarrollo, construcción de la paz o humanitario: Este disparador es específico al contexto, y
depende del juicio de la gerencia de UNOPS en el ámbito de la gravedad de la situación. Es muy
probable que entren en juego en una situación de crisis prolongada, cuando hay un cambio inesperado
y significativo en el entorno operativo que permite y requiere una acción rápida. Estos se caracterizan a
menudo por un imperativo político de cumplir, o la necesidad urgente que no puede satisfacerse en el
marco de aplicación de los procedimientos de adquisición regulares para la implementación de un
programa extraordinariamente complejo que no pudo ser previsto. Cualquier solicitud de autorización
para el uso de procedimientos de adquisición de emergencia sobre la base de estos motivos debe
incluir una declaración de fundamentos de la correspondiente Dirección Regional, luego de haber
consultado a los respectivos líderes de práctica (Practice Leads) y el equipo de Naciones Unidas en el
país, según proceda.
Las definiciones siguientes son aplicables a los términos “estratégica”, de “tiempo crítico" y "riesgo”.
a. Estratégico: Se utiliza en este contexto para describir situaciones en las que la participación de la
UNOPS en una crisis, o la rápida expansión de los programas de UNOPS en un contexto
específico, se consideran esenciales para conseguir resultados para continuar siendo relevante, y
para mantener o construir la reputación de la organización.
Ejemplos:
• UNOPS está involucrado en un proyecto altamente político altamente de estabilización en
materia de desarme, desmovilización y reintegración en una situación de post-conflicto con el
apoyo del equipo entero de país de las Naciones Unidas. Hay una necesidad inmediata y
estratégica para conseguir progreso visible a fin de asegurar a las facciones los “dividendos de
paz" y restaurar la esperanza de que el progreso y el desarrollo está por venir. Las partes
interesadas han dejado claro a UNOPS la urgencia política de ejecución a los niveles más altos.
UNOPS instituye procedimientos de emergencia a fin de permitir una ampliación limitada pero
rápida del programa de UNOPS a fin de satisfacer la exigencia de apertura de oficinas en todas
las áreas para comenzar a tomar los nombres de los ex combatientes rápidamente.
• Un banco regional se enfrenta a una ejecución fallida de un programa de infraestructura de
importancia estratégica en un país anfitrión, que afecta la relación de la comunidad internacional
con el gobierno. Para que la comunidad internacional mantenga su credibilidad, el banco
regional solicita una intervención urgente de UNOPS para rectificar la situación y recuperar la
reputación tanto del banco como la de sus socios. UNOPS moviliza y despacha personal y
equipo con efecto inmediato, por un breve intervalo con el fin de cumplir con los requisitos y
estabilizar las operaciones.
• Se da un mandato a DPKO para establecer campamentos de mantenimiento de paz en cuestión
de xx días. UNOPS se encarga de ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas de
ofrecer "respuesta rápida" a los servicios de paz para que puedan cumplir el plazo de la
Asamblea General que de otro modo sería inalcanzable.
b. Tiempos Críticos: Se utiliza en este contexto para referirse a la necesidad de entregar resultados
de desarrollo en el corto o mediano plazo en el que UNOPS debe hacer una contribución o impacto
a fin de ayudar a que el Equipo de País de las Naciones Unidas sigan siendo un actor relevante en
el ámbito del desarrollo.
Ejemplos:
• Prestación de servicios relacionados con elecciones próximas (la fecha de la elección no se
puede cambiar y la falta de entrega en tiempo tendría repercusiones internacionales).
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
• Suministro de material escolar antes del inicio de un nuevo año escolar (la fecha de inicio del
año escolar no puede ser cambiado).
c. Riesgo: Identificación de riesgos de seguridad (s) que exponen al personal o bienes u obras u
operaciones a mayor vulnerabilidad que requieren una acción urgente para reducir estos riesgos a
un nivel aceptable. Incidentes de seguridad grave y/o de alta probabilidad de ocurrencia pueden
ser un disparador clave para el uso de procedimientos de emergencia. En el caso de que UNDSS,
o Seguridad de UNOPS, o la alta dirección de la unidad de negocios identificare un problema de
seguridad que pone la vida del personal de UNOPS en situación de riesgo, existe la posibilidad de
iniciar procedimientos de adquisición de emergencia con el fin de mitigar ese riesgo. Ejemplo: el
reciente bombardeo de un hotel en un país requiere la adquisición urgente de láminas resistentes a
explosiones.
7. Otro/s evento/s que en la opinion del ECPO podrían caer en la definición de una situación de
emergencia genuina.
11.2 Aprobación para el uso de procedimientos de adquisición de emergencia
De acuerdo con la definición mencionada anteriormente, el oficial en Jefe de Adquisiciones (ECPO) determina
cuando hay una situación de emergencia que justifica el uso de los procedimientos de adquisición de
emergencia. Solamente luego de la aprobación del ECPO, pueden los procedimientos de adquisición de
emergencia descriptos en este capítulo ser utilizados. En todas las demás situaciones de importancia y
urgencia los procedimientos estándares de adquisición están vigentes y deberán ser utilizados.
El pedido de aprobación del uso de procedimientos de adquisición de emergencia se debe presentar al ECPO
usando el formato estándar, e incluirá la información de antecedentes y la justificación para el uso de los
procedimientos de emergencia, así como una descripción, el valor aproximado, la cantidad, y requerimientos de
las necesidades estimadas de adquisición bajo la operación específica.
La aprobación para el uso de procedimientos de adquisición de emergencia será por un plazo establecido,
limitada a una operación específica, y en ciertos casos también limitadas a la adquisición de productos definidos
en relación con una operación específica.
El ECPO priorizará los pedidos de aprobación del uso de procedimientos de emergencia.
UNOPS supervisará el uso del procedimiento y mantendrá un expediente del mismo. El uso del procedimiento
de emergencia se debe revisar regularmente.
Pedido de aprobación del uso de procedimientos de emergencia – Formulario (Request for approval of the use
of emergency procedures – Form)
11.3 Planificación estratégica de las adquisiciones de emergencia
Las actividades individuales de adquisición de emergencia no se planean fácilmente ya que las emergencias
son causadas a menudo por acontecimientos imprevistos. Sin embargo, pueden tomarse medidas pro-activas
para que UNOPS esté preparada para realizar operaciones de emergencia.
Planificar para emergencias es una parte importante de la planificación regular de adquisiciones de UNOPS
(véase el capítulo 2 Planificación de adquisiciones y evaluación de necesidades). Las actividades siguientes
son ejemplos de las medidas proactivas que pueden facilitar operaciones de adquisición de emergencia:
- Identificación anticipada de proveedores adecuados de los productos solicitados con frecuencia en
operaciones de emergencia, incluyendo la confirmación de los proveedores de su voluntad de responder
a los pedidos en corto plazo
- precalificación de proveedores de los productos solicitados con frecuencia en operaciones de emergencia
- desarrollo de especificaciones/TOR/Descripción de las obras estándares para los productos/los trabajos o
las obras solicitados en operaciones de emergencia
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
- establecimiento de acuerdos de largo plazo (LTAs) con los proveedores de los productos solicitados con
frecuencia en operaciones de emergencia, y especificando en los LTAs la necesidad de la disposición de
inventario y el estado de preparación para responder a una emergencia
- identificación de los LTAs relevantes de agencias hermanas de Naciones Unidas
PPG trabajará continuamente en las acciones descriptas anteriormente para preparar a la organización para las
situaciones futuras de emergencia. Para asegurar la relevancia de la planificación estratégica, es de extrema
importancia que el personal de adquisiciones de UNOPS involucrado en manejo de emergencias aporte sus
opiniones como así también las lecciones aprendidas después de operaciones de emergencia. Las medidas de
planificación estratégica como las mencionadas anteriormente pueden también ser relevantes en las oficinas
descentralizadas de UNOPS. PPG está disponible para proporcionar apoyo y coordinación como sea necesario.
11.3.1 Grupo de trabajo de emergencia
En todas las situaciones de emergencia la unidad de negocios relevante deberá contactarse con el PPG de
manera de asegurar que el intercambio temprano de información permita que se implementen medidas
proactivas, así como para codificar las lecciones aprendidas que puedan ser útiles útiles para mejorar procesos
en beneficio del manejo de situaciones futuras de emergencia.
11.4 Procedimientos de adquisición de emergencia
Durante operaciones de emergencia, el personal de adquisiciones puede alterar los procedimientos de
adquisición en línea con los procedimientos de emergencia establecidos a continuación a efectos de satisfacer
mejor las necesidades de cada situación específica.
Cuando se enfrente una actividad de adquisición de emergencia, el personal de adquisiciones debe:
• realizar una planificación de atrás hacia adelante, es decir, planear las actividades de adquisición a partir
del momento en que el producto debe ser entregado y contar el tiempo hacia atrás para determinar la
longitud máxima de tiempo permitido para cada una de las fases de adquisición (licitación, evaluación,
adjudicación, emisión de contratos, etc );
• determinar proactivamente la posible disponibilidad de miembros para evaluación de ofertas;
• notificar lo antes posible a las partes interesadas en el proceso para que puedan estar preparadas para
responder más rápido (por ejemplo, presidente de HQCPC, ECPO, etc.)
A pesar de que los procedimientos de adquisiciones para las compras de emergencia son menos formales que
en el caso de situaciones normales, el ECPO puede a su discreción imponer procedimientos más
conservadores a través de la emisión de instrucciones por escrito a la unidad de negocios. Esto podría incluir,
por ejemplo la recepción de las ofertas a una dirección de correo electrónico seguro o número de fax si la
unidad de negocio ya cuenta con tales facilidades.
11.4.1 Disponibilidad de fondos
En situaciones de emergencia será a menudo necesario iniciar procesos de solicitudes de ofertas o
cotizaciones sin haber recibido los fondos. Bajo circunstancias normales UNOPS evitará que las solicitudes de
cotizaciones se lleven a cabo hasta que se hayan asegurado los fondos para no desperdiciar recursos de
personal de UNOPS en compromisos frívolos o no firmes, y para proteger la reputación de UNOPS entre los
proveedores. Sin embargo, en situaciones de emergencia, el impacto severo de las demoras justifica que un
proceso sea comenzado sin la confirmación de la disponibilidad de los fondos. Debe notarse, sin embargo, que
no puede colocarse ninguna orden hasta que los fondos han sido recibidos. Cualquier excepción a esta regla
debe ser aprobada por escrito de acuerdo a la política sobre actividades de adelanto de fondos establecidas por
el Director Ejecutivo en conformidad con FRR 112.01. Vea el capítulo 11.4.7 Adjudicación. Además, los
proveedores deben ser informados del derecho de UNOPS a cancelar el RFQ y rechazar todas las ofertas
recibidas.
11.4.2 Evaluación de necesidades y definición de requerimientos
La evaluación de las funciones, de los requisitos de desempeño, de las características, de los objetivos, y/o de
los resultados esperados del producto a ser adquirido es igualmente importante al contratar para operaciones
de emergencia. En lo posible, los procedimientos regulares para la definición de los requisitos especificados en
el capítulo 2.5.2 de este manual de adquisiciones deben ser seguidos.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Sin embargo, puesto que la adquisición de emergencia se hace a menudo bajo apremios de tiempo, y el modo
de solicitud de cotizaciones de RFQ permite más flexibilidad, menos formalidad puede ser aceptada para la
definición del requisito en situaciones de emergencia.
Los puntos siguientes deberían ser considerados:
1. El uso de marcas comerciales en la especificación de requisito, que no se permite bajo los
procedimientos regulares, puede utilizarse en la adquisición de emergencia, si resultan útiles para
describir el producto requerido en una manera fácil. Para evitar la limitación en la competición, las
palabras “o equivalente” se deben agregar a menos que la marca comercial particular se requiera para
propósitos de estandardización, y debe estar claro de todas maneras que serán aceptados los
productos equivalentes de otras marcas. La estandarización es particularmente sensible en
emergencias, ya que el requisito de la marca específica puede retrasar la entrega ya que otras marcas
podrían estar disponibles más rápidamente.
2. Normas de producto y especificaciones / TOR estándares desarrollados previamente y disponibles a
través de la Intranet de UNOPS pueden utilizarse para facilitar la definición del requisito.
3. LTAs existentes pueden proporcionar especificaciones útiles y deben también ser verificados para
establecer la conformidad con la necesidad actual. Si un LTA existe para el producto solicitado, y el LTA
puede cubrir la necesidad en términos de disponibilidad y plazos de expedición comunes, las órdenes
se deben colocar contra el LTA existente.
4. La compra en depósito puede considerarse, aunque a menudo es una solución costosa a una
necesidad definida.
La definición de requerimientos se puede simplificar según lo anterior para emergencias. Sin embargo es, como
para toda adquisición, extremadamente importante tener el fin presente, para asegurarse se entrega un
producto útil que cubre la necesidad real de la emergencia.
Enlace a las Guías para Productos Clave en el Intranet de UNOPS
Enlace a los LTAs existentes en el Intranet de UNOPS
11.4.3 Identificación de proveedores
No hay requisitos específicos relativos a selección de proveedores en el proceso de adquisición de emergencia,
excepto que cuando no hay posibilidad de entregar en forma inmediata los bienes o servicios requeridos sin
adjudicar contratos a los proveedores en suspensión, esto podrá hacerse siempre que la aprobación especial
del ECPO se obtenga. La solicitud de autorización debe contener una justificación adecuada y la indicación de
las garantías adicionales que se aplicarán para mitigar los riesgos de reputación y de otra índole para UNOPS
relacionados con el uso de los proveedores en suspensión.
Cuando se busquen proveedores en una situación de emergencia, debe darse prioridad a los proveedores que
tengan experiencia en el suministro en operaciones de emergencia dentro del sistema de Naciones Unidas, con
el fin de reducir los riesgos de fracaso al contrato y reducir el tiempo de entrega.
Para orientación general sobre el proceso de la identificación de proveedores, referirse al capítulo 3
Identificación de proveedores.
La identificación estratégica de proveedores realizada con anticipación por PPG debe ser siempre consultada
dado que puede proporcionar información valiosa. PPG está disponible para identificar proveedores para
solicitudes específicas, y las emergencias recibirán atención y ayuda inmediatas.
Los puntos siguientes deben ser considerados:
1. Usar LTAs existentes si es factible (incluyendo LTAs de otras organizaciones de la O.N.U).
2. Considerar el uso de listados existentes o de otros listados de proveedores.
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
3. Considerar la compra de equipo de segunda mano, provisión desde el inventario de UNOPS,
reasignación de bienes de otras operaciones, solicitar en préstamo bienes de organizaciones
hermanas, o desviar bienes en proceso para otro proyecto, como alternativa a comprar mercancías.
Alquilar el equipo hasta que los bienes sean entregados debe también ser considerado.
Para las solicitudes de cotizaciones realizadas a través de un mecanismo de RFQ (véase el capítulo 11.4.4
Método de adquisición, siguiente) no hay requisitos específicos para elaborar una lista corta. Sin embargo, para
satisfacer los requisitos de la auditoría, el archivo de la adquisición debe contener una breve explicación sobre
cuáles proveedores fueron considerados y porqué.
11.4.4 Método de adquisición
En operaciones de adquisición de emergencia, un pedido de cotizaciones (RFQ) se puede utilizar para solicitar
ofertas sin importar el valor de la adquisición.
No hay requisitos específicos referentes al tipo de competición (nacional/internacional), pero el personal de
adquisiciones debe asegurar la competición solicitando por lo menos tres cotizaciones, si es factible.
Los puntos siguientes deben ser considerados:
1. No se requiere ningún formato específico para ser utilizado. En caso de necesidad, la solicitud puede
ser presentada a los proveedores oralmente.
2. Los proveedores deben ser informados de un plazo aproximado sobre la fecha esperada de su
cotización.
3. Proveedores adicionales pueden ser agregados en cualquier etapa del proceso.
4. Si las circunstancias así lo requieren, los proveedores pueden cotizar sus ofertas oralmente, con tal que
UNOPS reciba la confirmación por e-mail o fax antes de la adjudicación.
5. Los proveedores locales pueden recibir una preferencia, debido a los apremios de tiempo y a
consideraciones de logística. Sin embargo, el personal de adquisiciones debe estar al tanto de que la
disponibilidad local de productos puede fluctuar, puesto que ciertos productos se agotarán rápidamente
en una situación de emergencia. Es por lo tanto siempre recomendable verificar múltiples mercados,
para tener opciones alternativas, y para reconfirmar disponibilidad antes de colocar una orden.
6. El proveedor que ofrece los productos de precio más bajo y más técnicamente aceptables puede no ser
capaz de proveer todos los artículos solicitados, o la cantidad completa solicitada de un artículo.
Por lo tanto la posibilidad y la opción de hacer órdenes parciales deben siempre estar claras en un RFQ
de UNOPS para emergencias. El uso de órdenes parciales puede asegurar la disponibilidad de todos
los artículos solicitados, así como economía, con la colocación de una orden parcial con el proveedor
que ofrece el precio bajo para el artículo respectivo.
En caso de que la cantidad completa solicitada de un artículo no se pueda proporcionar por un
proveedor, una orden adicional se puede colocar con el proveedor que ofrece el segundo precio más
bajo.
11.4.5 Pedido de cotización
Como se mencionara anteriormente, las RFQs se pueden utilizar sin importar el valor de la adquisición de
emergencia.
Al usar una solicitud de cotización (RFQ), no se requiere una fecha límite absoluta, y tampoco es necesaria
ninguna plantilla específica para la cotización. Sin embargo, la solicitud debe contener suficiente información
para permitir a los proveedores dar una cotización adecuada. Por lo tanto, todos los requisitos del producto
deben comunicarse claramente a todos los proveedores por igual, junto con el método de evaluación (véase el
capítulo 11.4.6 Evaluación).
142

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Las RFQs se pueden solicitar oralmente, no obstante las cotizaciones de los proveedores estarán
preferiblemente por escrito. Si procede, los proveedores pueden cotizar su oferta oralmente, y la confirman por
escrito antes de la adjudicación del contrato. Si el tiempo lo permite, debe emitirse RFQs escritas, ya que esto
apoya la transparencia del proceso, asegurándose de que todos los proveedores reciben la misma información.
Los puntos siguientes deben ser considerados:
1. La misma información (por ejemplo, en relación con requisitos, plazos para la entrega, los criterios de
evaluación) se debe comunicar a todos los proveedores invitados.
2. Los proveedores deben cotizar preferiblemente sus ofertas por escrito.
3. Debe darse a los proveedores una fecha límite realista para responder a la solicitud de UNOPS.
11.4.6 Evaluación
Las cotizaciones recibidas en base a un RFQ durante una operación de emergencia deben ser evaluadas
contra los requisitos indicados en el RFQ. Por lo menos dos individuos deben estar involucrados en la
evaluación de las cotizaciones.
Los contratos se adjudican según la metodología de precio más bajo de la cotización más técnicamente
aceptable.
Al usar esta metodología, el precio sirve como el criterio primordial de evaluación sobre el cual se va a adjudicar
el contrato.
Sin embargo, a efectos de proporcionar un método más flexible para seleccionar proveedores, la metodología
de evaluación permite tomar en cuenta varias consideraciones. Las ventajas técnicas ofrecidas por una
cotización más cara pueden en ciertos casos justificar la selección de una oferta distinta de la del precio más
bajo. Además, la modalidad de RFQ permite la selección de la oferta más técnicamente aceptable en los casos
donde ninguna de las ofertas recibidas satisfacen completamente la especificación del requisito (donde debajo
de una Invitación a Licitar (ITB) la opción sería re-licitar). En cualquier caso, deberá ser tenido en cuenta que
esta metodología no permite la selección de una oferta que no cumpla sustancialmente si existiera una oferte
que si lo hiciera.
La selección de un proveedor distinto del que ofrece la opción de precio más bajo requiere la justificación
apropiada documentada en archivos.
Referirse al capítulo 6 Evaluación, para orientación adicional en conducir evaluaciones.
Los puntos siguientes deben ser considerados:
1. Aun cuando la evaluación se conduce según la metodología de precio más bajo de la cotización más
técnicamente aceptable, y ningún criterio exacto de evaluación tiene que ser determinado, el personal
de adquisiciones de UNOPS tiene aún la obligación de presentar a todos los proveedores la misma
información respecto del requisito de UNOPS, fechas de entrega, y de factores que serán considerados
en la evaluación y determinarán la selección del proveedor.
2. Debido a la falta de criterios firmes de evaluación, debe ponerse un énfasis particular para documentar
por escrito el proceso de evaluación y la justificación de la selección de los proveedores.
3. Dada la naturaleza limitada de las verificaciones de antecedentes dadas las limitaciones de tiempo, el
personal de adquisiciones podrá considerar solicitar garantías de cumplimiento al proveedor. La
disposición de los proveedores a proveer dicha garantía es una indicación positiva acerca de su
posición financiera.
11.4.7 Adjudicación
La Autoridad en Adquisiciones (PA) con autoridad delegada por el valor de la actividad de adquisición (véase el
capítulo 1.5.1 Delegación de autoridad), adjudica los contratos para una actividad de adquisición de
emergencia.
143

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Cuando el ECPO ha concedido la autorización para utilizar procedimientos de adquisición de emergencia, el
uso de una RFQ se considerará que constituye un "método formal de solicitud" a los efectos de la FRR 118.05
(a). En consecuencia, la adjudicación resultante al proveedor que haya presentado la oferta más baja
cumpliendo sustancialmente en respuesta a un RFQ se hará sobre una base competitiva. La PA relevante se
determinará sobre esa base.
Excepcionalmente, donde se determine necesario y justificable, el ECPO puede conceder por escrito un
aumento temporal en los niveles de autorización de adquisiciones. El aumento debe ser por un plazo
determinado y a un individuo específico (no a la función).
A su discreción, el ECPO podrá decidir que sólo HQCPC y no LCPC puede examinar las solicitudes en virtud de
los procedimientos de adquisición de emergencia que requieran examen del Comité y que la Autoridad de
Adquisición en tal caso será el ECPO, no el RD.
El Comité designado para examinar las solicitudes de adquisición de emergencia será indicado por el ECPO
(sobre la solicitud de aprobación del uso de los procedimientos de emergencia) y la unidad de negocios
correspondiente deberá cumplir esta decisión adecuadamente.
Si la revisión del Comité de Contratos y Propiedad es requerida según los procedimientos estándares de
adquisición (véase el capítulo 7.2 Revisión y recomendación a la autoridad de adquisición (PA)), se establece el
siguiente proceso simplificado de revisión para emergencias:
Las adquisiciones llevadas a cabo posteriormente a la aprobación del ECPO para utilizar procedimientos de
emergencia, pueden someterse al PA relevante para adjudicación a través del Presidente del Comité de
Contratos y Propiedad relevante. Los umbrales siguen siendo los mismos que en los procedimientos
estándares. No hay necesidad de una revisión completa del Comité, pero el Presidente analiza y proporciona
comentarios, si los tuviera, al PA relevante. Una reunión ad hoc del Comité de Contratos y Propiedad relevante
puede convocarse alternativamente a discreción del Presidente.
Una solicitud estándar de adjudicación de emergencia debe ser completada y firmada por quien la presenta.
Además de la información que generalmente se proporcionará en una solicitud de adjudicación, la adjudicación
de emergencia contiene lo siguiente:
1. El personal de adquisiciones deberá confirmar por escrito no tener ningún interés velado en el
proveedor seleccionado. Si existiera un conflicto de interés, este debe estar específicamente informado
en esta etapa, además de los requisitos normales para informar cualquier conflicto de interés potencial
en cualquier momento durante el proceso de adquisición.
2. El personal de adquisiciones en cuestión confirmará por escrito que toda la documentación requerida
está disponible en archivos (véase el capítulo 11.5 Archivos).
3. El personal de adquisiciones en cuestión confirmará por escrito que el contrato recomendado
representa la mejor solución disponible de acuerdo con la información disponible al momento de la
recomendación de adjudicación.
Los fondos deben estar disponibles antes de la adjudicación del contrato, a menos que el cliente provea a
UNOPS una carta de intención que asegure que los fondos están disponibles para la actividad particular. La
adjudicación del contrato antes de la recepción de fondos, y basado en tal carta de intención, requiere la
aprobación previa del Contralor de UNOPS.
Para solicitudes de Adjudicación de Emergencia de USD 250,000 o más, por favor utilizar HQCPC System
Solicitud de Adjudicación de Emergencia (USD 50.000-USD 250,000)
11.4.8 Contratos
Debido al riesgo involucrado, los procedimientos para la preparación y emisión de contratos, así como también
para la administración de los contratos, permanecen los mismos que bajo las condiciones normales. Los
formatos estándar de contratos de UNOPS serán utilizados cuando se contraten proveedores durante
operaciones de emergencia.
144

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
UNOPS requiere la firma de contratos escritos para todas las actividades de adquisición con valores por encima
de los USD 2.500. Debe destacarse que los compromisos verbales son considerados legalmente vinculantes en
algunos países y debe tomarse precaución en evitar exponer a UNOPS al riesgo de entrar accidentalmente en
acuerdos verbales, sin intención de esto.
Por favor referirse al capítulo 8 Contratación, para orientación y plantillas de contratos.
11.4.9 Administración de contratos
La administración de contratos de emergencia es una responsabilidad compartida entre la unidad de
adquisiciones y el personal responsible por las operaciones de emergencia.
Por favor refiérase al capítulo 10, Administración de contratos, para mayor información.
11.5 Archivos
La documentación apropiada del proceso de adquisición en los archivos de adquisiciones es siempre un
requisito para las acciones de adquisición de UNOPS.
El uso de procedimientos de adquisición de emergencia permite más flexibilidad en el proceso de adquisición
que los procedimientos regulares de UNOPS. Esto aumenta la responsabilidad del personal de adquisiciones
así como de los gerentes en todos los niveles de la organización de documentar que la adquisición que se lleva
a cabo se conduce conforme a los principios de adquisiciones y de acuerdo con las FRR. Se recuerda al
personal de adquisiciones en cuestión que archivar apropiadamente también protege a la persona que lleva a
cabo la actividad de adquisición contra la suspicacia indebida y asegura que las acciones se pueden explicar
detalladamente a los auditores.
Para documentar el proceso de adquisiciones de emergencia, y justificar las decisiones y las elecciones
realizadas cuando se selecciona a un proveedor y adjudica el contrato, todos los pasos del proceso se deben
documentar en el archivo de la adquisición.
El archivo también documenta el proceso en caso de disputas, para formar una memoria institucional y la base
de un proceso de lecciones aprendidas, así como para propósitos de la auditoría.
La siguiente información debe incluirse en el archivo de la adquisición:
1. Solicitud del cliente de los servicios de UNOPS
2. Solicitud de aprobación del uso del procedimiento de adquisición de emergencia
3. Aprobación del uso del procedimiento de adquisición de emergencia
4. Especificaciones de requisito, incluyendo la justificación
5. Nota al archivo justificando el modo de la competición (por ejemplo, porqué se prefiere una adquisición
local), y la elección de los proveedores invitados a cotizar. Explicar y justificar si se solicitan
cotizaciones de menos de tres proveedores
6. RFQ o nota al archivo que resume la información dada a los proveedores
7. Cotizaciones recibidas
8. Resumen de la evaluación comparando productos, precios, términos y condiciones de las varias ofertas
9. Solicitud de adjudicación (o envío al Comité de Contratos, si es relevante)
10. Adjudicación (los PAs firman la solicitud de adjudicación), actas del Comité de Contratos, si fuera
aplicable
11. Notas al archivo de cualquier negociación de contrato que se hubieran realizado
12. Contrato
13. Enmiendas al contrato / órdenes de compra, si existieran
14. Documentos relacionados con la administración del contrato (véase el capítulo 1.10 Documentación del
proceso de adquisición).
La mayoría de la información mencionada anteriormente se requiere para, y será resumida en, la solicitud de
adjudicación de emergencia al PA. Antes del pedido de adjudicación, debe darse debida consideración para
145

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
asegurarse de que el archivo se ha finalizado y que contiene toda la documentación requerida hasta esa etapa
del proceso.
11.6 Auditorías
Debe incluirse en los términos de referencia de los auditores una solicitud para auditar todas las operaciones
llevadas a cabo bajo procedimientos de adquisiciones de emergencia, para cada auditoría interna realizada en
un país o en una división específicos de UNOPS.
Con respecto a todas las adquisiciones llevadas a cabo por UNOPS, los individuos involucrados siguen siendo
personalmente responsables por sus acciones, y pueden ser responsabilizados personal y financieramente por
cualquier mala gestión o acción indebida.
146

Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
12 Lista de definiciones y abreviaturas
Acuerdo a largo plazo (LTA)
Activos
Actividades de adquisición
Acuerdo de Proyecto
Adjudicación
Adquisición
Arbitraje
Arrendamiento
Auditoría
Autoridad en Adquisiciones
Bienes
Cárteles
Un documento escrito firmado con un contratista, emitido luego de un
proceso competitivo de adquisición, que habilita a UNOPS a ordenar
bienes y servicios específicos a un precio fijo, bajo términos y
condiciones ya acordadas, durante un plazo definido, pero sin obligación
legal de ordenar una cantidad mínima o máxima.
constará de:
(A) los activos tangibles o recursos, controlados por UNOPS como
resultado de eventos pasados, incluyendo los trabajos en curso a partir
de los cuales los beneficios económicos futuros o potenciales del servicio
que se espera recibir por parte de UNOPS, que son de naturaleza física,
tienen un valor por encima del umbral fijado por el Director Ejecutivo y se
incluyen en el inventario, con exclusión de efectivo y equivalentes de
efectivo, y
(B) los activos inmateriales o recursos, controlados por UNOPS como
resultado de eventos pasados, los trabajos en curso a partir de los
cuales los beneficios económicos futuros o potenciales del servicio que
se esperaban por parte de UNOPS, que no tienen una existencia física,
incluyendo pero no limitada a las franquicias, marcas, patentes, derechos
de autor, la buena voluntad, de valores, instrumentos financieros y
contratos;
Acciones emprendidas para efectuar una adquisición
Un documento legal vinculante, junto con sus enmiendas posteriores,
acordado entre UNOPS y sus Clientes especificando los acuerdos para
servicios a proyectos y sus presupuestos, incluyendo los honorarios de la
gestión de UNOPS
Aceptación de una oferta con la intención de contratar
Hacerse de una propiedad, planta y/o equipamiento, bienes, obras civiles
o servicios a través de compra, alquiler, arrendamiento o intercambio
proveniente de cualquier fuente distinta del sistema de organizaciones de
Naciones Unidas
Método para resolver una disputa contractual mediante la presentación
del caso a uno o más árbitros para un juicio obligatorio; el arbitraje se
utiliza normalmente para evitar el pleito, es decir procedimientos
judiciales (véase también Litigio)
un contrato por el cual a cambio de un pago o una serie de pagos el
arrendador otorga al arrendatario el derecho a utilizar un activo durante
un periodo de tiempo acordado. Hay dos tipos de contratos de
arrendamiento, es decir, un arrendamiento financiero, que transfiere
sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad
del activo, mientras que el título puede ser o no ser finalmente
trasladado, y un arrendamiento operativo, que es todo contrato de
arrendamiento que no sea una contrato de arrendamiento financiero;
el estudio sistemático y la verificación de las cuentas de UNOPS y los
registros de transacciones, otros documentos pertinentes por escrito, y la
inspección física de la propiedad, planta y equipo por expertos contables;
De acuerdo con el método que define las delegaciones de Autoridad en
Adquisiciones, el individuo que ostenta la autoridad respectiva de la
contratación se denomina “la Autoridad en Adquisiciones” o el PA.
productos tangibles pasibles de ser entregados a un comprador y que
involucra la transferencia de la propiedad del vendedor al comprador
Grupo pequeño de productores/proveedores de un bien o de un servicio
que acuerdan regular la oferta en un esfuerzo de controlar o de
manipular precios
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Cliente
Cluster
Comité de Contratos y
Propiedad
compromiso
Conocimiento de embarque
(Bill of Lading)
Contratación directa
Contratista
Contratistas individuales
Contrato
Contrato de Precio Fijo
Control Interno
Cotización
Daños y perjuicios
cualquier entidad a la cual UNOPS tiene autorización para proveerle
bienes, prestar servicios y / u otro tipo de apoyo, como lo determine
periódicamente la Junta Directiva, concretamente: cualquier organización
del Sistema de Naciones Unidas (incluyendo instituciones financieras
internacionales y regionales) o entidad actuando a través de una
organización del Sistema de Naciones Unidas, cualquier gobierno,
entidad intergubernamental, organización internacional u organización no
gubernamental.
una unidad temática, o de otra manera, una unidad de negocios de
UNOPS diseñada hacia un socio específico y necesidades específicas
del cliente para coordinar operaciones de apoyo programático a nivel
país o múltiples países.
HQCPC or LCPC. Estos son Comités que revisan los procesos de
adquisiciones verificando si se han llevado a cabo las adquisiciones de
acuerdo con los procedimientos establecidos y conforme a las FRR.
Recomienda la adjudicación al PA apropiado.
los pasivos previstos o contingentes contra los cuales se efectúa una
asignación de fondos para el año corriente o futuros
El documento bajo el cual la carga es transportada abordo de navíos;
puede ser definido como un recibo por los bienes, firmado por una
persona debidamente autorizada en favor de la compañía naviera.
Constituye un documento de título de las mercancías especificadas en el
mismo.
Contratar sin competencia (fuente única). El contrato es negociado
directamente con un proveedor.
Una entidad o individuo que provee cualquier bien, servicio u obras
civiles a UNOPS, o a una tercera parte beneficiaria designada por
UNOPS, a cambio de una consideración monetaria resultante de un
contrato entre UNOPS y el contratista, y, si fuera el caso, el cliente.
personal retenido por UNOPS en su capacidad individual de emprender
asignaciones específicas
acuerdo legalmente vinculante. En el área de desarrollo de
infraestructura, los contratos son típicamente basados en costo, o costo
más, o precio fijo, y son negociados específicamente para un activo o
una combinación de activos que están íntimamente relacionados o son
interdependientes en términos del diseño, tecnología y funcionalidad de
su propósito final o uso.
un contrato en cual el proveedor acuerda un precio fijo para el contrato, o
una tarifa fija por unidad producida, que en algunos casos puede estar
sujeta a cláusulas relativas al incremento de costos.
un proceso dirigido por la Junta Ejecutiva (Executive Board) y llevado a
cabo por la gerencia de UNOPS y demás personal, diseñado para
ofrecer garantías razonables en relación a una sólida gestión del riesgo y
el logro de los objetivos y metas, orientadas a aumentar la eficacia y la
eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de la información financiera y
el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables;
La oferta sometida en respuesta a un RFQ
Disposición del contrato utilizada cuando el plazo de entrega o el
desempeño son de tal importancia al comprador que éste prevé sufrir
daños por incumplimiento. Bajo tal disposición el contratista puede ser
obligado a pagar los daños, por ejemplo, por cada semana de retraso en
la entrega
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Directiva organizacional
Disputa del contrato
Delegación de Autoridad
(DoA)
Documentos de licitación
ECPO
ED
Enmienda del contrato
Entrega (delivery, en el
ámbito del transporte)
Especificaciones
Factura
Financiación Anticipada
Fluctuación/es de la moneda
FRR
Fuente de financiamiento
Garantía de Oferta
Global Compact
Instrumento administrativo utilizado para establecer políticas que
abarcan a toda la organización que gobiernan las acciones dentro de
UNOPS y/o relaciones externas.
Un asunto de disputa respecto de un contrato que no se puede resolver
entre el proveedor o su representante y el personal de UNOPS
designado en el contrato, y que por lo tanto se remite a una autoridad
más alta.
La declaración escrita de las condiciones, procedimientos, y términos
que el delegado debe seguir al ejecutar una tarea delegada
El paquete de documentos utilizados cuando se solicitan ofertas de
proveedores. ITB, RFP, y RFQ son tipos de documentos de licitación
Executive Chief Procurement Officer u Oficial Ejecutivo en Jefe de
Adquisiciones. La autoridad más alta de la adquisiciones en UNOPS
Executive Director o Director Ejecutivo de UNOPS
Una adición convenida a, eliminación de, corrección o modificación de un
contrato
la transferencia de titúlo para un envío a partir de la transferencia de una
copia original del Listado de Embarque al consignatario
Definición del requerimiento de un producto. Generalmente se refieren a
los requisitos definidos para los bienes, pero pueden también ser
relativos a los requerimientos para servicios (términos de referencia), o a
los trabajos (la descripción de las obras)
el instrumento comercial, expedido por un vendedor a un comprador, que
identifica a ambas partes comerciantes y lista, describe y cuantifica los
artículos vendidos, muestra la fecha de envío y modo de transporte, los
precios y descuentos (si los hay), y términos de entrega y de pago;
la autorización para incurrir en pagos parciales en conformidad con el
acuerdo de proyecto pero previo a la recepción del fondos del proyecto.
cambios en el valor de una moneda relativos a otra
Reglas y Normas Financieras de UNOPS que entraron en vigor el 1 de
Febrero de 2009.
o bien:
(A) un cliente que proporciona fondos a UNOPS en virtud de un acuerdo
de proyecto entre UNOPS y el cliente, o
(B) cuando la fuente de financiación no es un cliente, la entidad que
proporciona los fondos a UNOPS con el consentimiento por escrito de un
cliente en virtud de un acuerdo de proyecto firmado entre UNOPS y la
fuente de financiamiento.
el depósito de dinero en efectivo, cheque certificado, cheque de caja,
giro bancario, giro postal, o la oferta de bonos presentado con una oferta
y que garantiza que el oferente, en caso de adjudicación del contrato,
ejecutará dicho contrato de conformidad con los requisitos de licitación y
los documentos contractuales;
Red internacional de ciudadanía corporativa voluntaria iniciada por el
Secretario General para apoyar la participación del sector privado y de
otros agentes sociales para avanzar en ciudadanía corporativa
responsable y principios sociales y ambientales universales para
satisfacer los desafíos de la globalización. Se basa en 10 principios
relacionados con los derechos humanos, el trabajo, el medio ambiente y
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
la lucha contra la corrupción. Vea www.globalcompact.org para más
información
HQ
HQCPC
Identificación de
proveedores
INCOTERMS
Instrucción administrativa
(AI)
ITB
LCPC
Licitación
Licitante
Listado de cantidades
(BoQ - Bill of quantities)
LPG
Litigio
Marcas comerciales
Mejor valor
Mejor valor por el dinero
Método de licitación
Modalidades de adquisición
Moneda
Sede central
Comité de Contratos y Propiedad de la Sede
El proceso de conocer acerca de proveedores adecuados
INCOTERMS son términos comerciales internacionales, que definen las
obligaciones del comprador y del vendedor referentes al envío de las
mercancías, publicadas por ICC (la Cámara de Comercio internacional)
instrumento administrativo utilizado por la UNOPS para establecer
instrucciones, procedimientos y mapas de procesos de negocios para la
implementación de las legislaciones superiores de las Naciones Unidas
aplicables a la UNOPS o de Directivas Organizacionales (Ref.: Directiva
Organizacional Nº 1);
Invitación a Licitar, un método de solicitud de ofertas. Referencia
capítulos 4 y 5
Comité Local de Contratos y Propiedad
Proceso de invitar a proveedores a que presenten ofertas
Proveedor potencial que somete una oferta como respuesta a un ITB
Lista de ítems con sus precios, acompaña generalmente una Descripción
de las obras (SOW) o una Solicitud de Propuestas (RFP) como uno de
los documentos integrantes de licitación cuando se contratan obras
civiles
Grupo de Práctica Legal (Legal Practice Group)
Demanda, acción legal, incluyendo todos los procedimientos
relacionados. UNOPS es inmune a demandas legales en las cortes. Los
conflictos con los contratistas se resuelven mediante negociación,
conciliación o arbitraje
Un nombre o una marca registrada por los cuales un productor distingue
su producto de los productos similares de otros productores en la misma
industria. Una marca identifica a ambos el producto y el productor
precio más bajo no es necesariamente el criterio más importante en la
adquisición de bienes y servicios, el concepto de mejor valor tiene una
serie de criterios en cuenta para seleccionar la solución óptima para una
necesidad específica
el equilibrio entre precio y desempeño que proporciona el mayor
beneficio global bajo los criterios de selección especificados;
El método de solicitar ofertas de proveedores. ITB, RFP, RFQ, y
Shopping (Compras competitivas) son métodos de licitación.
las formas, protocolos o condiciones que regulan la conducción de las
actividades de adquisición.
dinero en efectivo en cualquier cuando se utiliza como medio de cambio
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Obligación Legal
Obras
Oferta
Una obligación que derive de:
(a) un contrato (a través de sus términos explicitos o implicitos) o
(b) una legislación; o
(c) otra operación de la ley
La construcción o desarrollo de proyectos para uso público.
La contestación (oferta o propuesta) recibida por UNOPS como
respuesta a una invitación a licitar presentada en los documentos de
licitación emitidos por UNOPS a los proveedores. Constituye una oferta
en firme del proveedor potencial para suministrar las entregas que
satisfacen los requisitos establecidos en los documentos de licitación. La
oferta puede realizarse en forma de cotización, oferta, o propuesta,
dependiendo del tipo de documento de licitación emitido (RFQ, ITB o
RFP)
Oferente
Proveedor potencial que somete una oferta
OC
Ordenes de
aprovisionamiento
(call-off orders)
PA
Pago
Pasivos
Personal
Plan de Adquisiciones
Políticas y Procedimientos
PPG
Presentación
Centro de Operaciones (Operations Centre)
Ordenes contra un LTA establecido
Autoridad en Adquisiciones (Procurement Authority)
La compensación o descarga de una obligación financiera, a partir de la
entrega de algo que es satisfactorio para el receptor, por ejemplo, dinero.
todas las obligaciones financieras presentes de UNOPS surgidas de
eventos pasados, cuya cancelación se espera resulte en una entrega de
recursos por parte de UNOPS corporizando beneficios económicos o
potencial de servicios.
todos los miembros del personal de UNOPS y otras personas
comprometidas con UNOPS bajo acuerdos contractuales específicos
para prestar servicios para las actividades de proyectos o de apoyo
administrativo de UNOPS
El plan de trabajo que regula las actividades de adquisición.
Los principios y guías establecidas o adoptadas por una organización
para alcanzar sus objetivos a largo plazo. Están diseñados para influir y
determinar todas las grandes decisiones y acciones, y que todas las
actividades se desarrollen dentro de los límites establecidos por ellos.
Las políticas y procedimientos pueden adoptar la forma de Directivas
Organizacionales, Instrucciones Administrativas, Procedimientos
Operativos Estándar y otros documentos escritos;
Grupo de Práctica de Adquisiciones (Procurement Practice Group)
Es la contestación recibida por UNOPS como respuesta a una invitación
a ofertar presentada en los documentos de licitación emitidos por
UNOPS a los proveedores. Constituye una oferta en firme del proveedor
potencial para suministrar las entregas que satisfagan los requisitos
establecidos en los documentos de licitación. La presentación puede ser
en forma de cotización, oferta, o propuesta, dependiendo del tipo de
documento de licitación emitido (RFQ, ITB o RFP)
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Proceso de selección
competitiva
Producto
Propiedad, Planta y
Equipamiento
Propuesta
Protesta
Proveedor
Proyecto
Remedio
Requerimiento
Requiriente
Responsabilidad
RFP
RFQ
el proceso por el cual potenciales proveedores compiten a partir de
ofertar su mejor combinación de precio, calidad y servicio
El uso de la palabra `producto' en el contexto de este Manual se utiliza
para cubrir tanto bienes como obras y servicios
Activos tangibles que:
(a) son mantenidos por UNOPS para el uso en la producción o
provisión de bienes o servicios, para alquiler a otros, o con fines
administrativos y
(b) se espera que sean usados durante más de un período de
reporte.
Respuesta formal de un proponente en respuesta a un RFP, ofreciendo
una solución al problema, al requerimiento o al objetivo en la licitación
Una queja contra los métodos empleados o las decisiones tomadas por
una autoridad que contrata durante la administración de un proceso que
conduce a la adjudicación de un contrato
Cualquier entidad legal, empresa comercial o no comercial (ONG, CBO,
paraestatal), proveedor potencialmente capaz de proporcionar bienes /
servicios / obras a UNOPS
Cualquier emprendimiento de UNOPS en representación de uno o más
de sus clientes respecto del cual una cuenta (o cuentas) de proyecto
separadas e identificables han sido establecidas.
los medios por los cuales un derecho contractual u obligación son
hechos cumplir o la violación de tal derecho es prevenida, reducida o
compensada.
Solicitud formal de iniciar la contratación de bienes, de obras y de
servicios.
Cualquier persona que inicia una solicitud de bienes, obras y servicios
la obligación de:
(a) Demostrar que el trabajo se ha realizado de conformidad con las
reglas y normas acordadas, e
(b) Informar de manera justa y precisa sobre los resultados de
performance en relación con los roles encomendados y/o planes.
(Request for Proposals) método formal de licitación que requiere la
utilización de sobres cerrados en los procedimientos de adquisición,
mediante el cual un comprador normalmente indica a los posibles
contratistas por escrito de la declaración y alcance del trabajo, fichas,
horarios o plazos, tipos de contratos, requisitos de datos, los términos y
condiciones y descripción de productos y / o servicios a ser adquiridos,
los criterios generales utilizados en el procedimiento de evaluación, los
requisitos contractuales especiales, los objetivos técnicos y las
instrucciones para la preparación de técnicos, de gestión, y / o
propuestas de costos;
(Request for Quotations) es un método informal de licitación por el que
se expide un documento a los posibles proveedores, para solicitar
cotizaciones de precios y de entrega que cumplan con las
especificaciones mínimas de calidad para una cantidad específica de
determinados bienes y / o servicios. Son de uso común para el estándar,
productos accesible fácilmente, los elementos construidos sobre
especificaciones conocidas, los artículos requeridos en pequeñas
cantidades, o artículos cuyo precio de compra es inferior al umbral para
licitaciones a sobre cerrado
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Manual de Adquisiciones, Revisión 4, 01 Septiembre 2010
Segregación de tareas
Servicios
Signatario
SOW
Tercera parte
Tiempo mínimo de proceso
(lead time)
TOR
Transacción
Transparencia
Umbral
UNCCS
UNCITRAL
UNGM
Unidad de Negocios
Usuario final
Valor
El principio de control interno según el cual no debe recibir
responsabilidades por más de una función relacionada
algunos o todos los siguientes:
(a) gerenciamiento de proyectos,
(b) supervisión de proyectos,
(c) ejecución de proyectos
(d) implementación de componentes de proyectos
(e) administración de préstamos y/o
(f) gestión de fondos de múltiples donantes
todos provistos por UNOPS a o en representación de un Cliente
la persona que tiene la delegación de autoridad para vincular a UNOPS
con los términos de un contrato o pago a través de su firma
Descripción de las obras. Especificaciones de requisitos para los trabajos
de obras civiles. Son acompañadas generalmente por un Listado de
Cantidades (BoQ) y/o los dibujos/diseños
alguien que pueda estar indirectamente involucrado pero no es parte
principal en un contrato o transacción.
el número de minutos, horas o días que debe ser contemplado para
completar una operación o proceso, o que debe transcurrir antes de que
la acción deseada suceda.
Términos de Referencia. Definición de requerimientos para los servicios
o bienes complejos
El evento que efectúa un cambio en las cuentas del activo, pasivo, o
patrimonio neto
El proceso por el cual información confiable y oportunia sobre
condiciones existentes, decisiones y acciones relacionadas con
actividades de UNOPS se hace accesible, visible y comprensible.
El valor mínimo o máximo (establecido para un atributo, característica o
parámetro) que sirve como base de comparación o guía y cualquier
incumplimiento del mismo podrá ameritar la revisión completa de la
situación o el rediseño de un sistema.
(United Nations Common Coding System) Sistema de Codificación
Común de Naciones Unidas, que clasifica los productos (bienes, obras y
servicios)
(United Nations Commission on International Trade Law) Comisión de las
Naciones Unidas en Ley Comercial Internacional
(United Nations Global Marketplace) Mercado Global de Naciones
Unidas. Portal de Internet usado por más de 20 agencias de la O.N.U,
incluyendo UNOPS. Incluye, entre otros tipos de información, un listado
interagencial de vendedores. Ver www.ungm.org para más información
una operación u oficina que está liderada por el personal gerencial clave
respectivo. En UNOPS, estas unidades suelen consistir en la Sede (HQ),
Oficinas Regionales y Centros de Operaciones, Centros de Proyectos y
Clusters;
Beneficiario último/ usuario de los bienes y de los servicios que son
adquiridos bajo la actividad de contratación
significación monetaria de un activo, bienes vendidos o servicios
provistos.
153

UNOPS QA manual – July/2012
Contents
1 Principles – objectives – commitment ....................................................................... 3
2 Scope ............................................................................................................................ 4
3 Norms and standards .................................................................................................. 4
4 Definitions .................................................................................................................... 5
5 Supplier selection methodology .............................................................................. 10
6 Participation to UNOPS supplier selection process ............................................... 11
7 Requirements for Procurement Agencies ............................................................... 12
7.1 Regulatory status ......................................................................................................................................... 12
7.2 Premises and quality system ....................................................................................................................... 12
7.3 Prequalification procedure (WHO MQAS Module II) ................................................................................... 12
8 Requirements for pharmaceutical products ........................................................... 14
8.1 Manufacturing sites ....................................................................................................................................... 14
8.2 Finished Pharmaceutical Products .............................................................................................................. 14
8.2.1 Regulatory status ...................................................................................................................................... 14
8.2.2 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments ................................................................. 15
8.2.3 FPP specifications..................................................................................................................................... 15
8.2.4 API sources and specifications ................................................................................................................. 15
8.2.5 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments ................................................................. 16
8.2.6 Excipients .................................................................................................................................................. 16
8.2.7 Stability ..................................................................................................................................................... 16
8.2.8 Proof of efficacy and safety ....................................................................................................................... 17
8.2.8.1 Innovator products ............................................................................................................................ 17
8.2.8.2 Multi source generic products .......................................................................................................... 17
8.2.9 Packaging ................................................................................................................................................. 17
8.2.10 Labelling .................................................................................................................................................. 18
8.2.11 Information for the patient/medical staff (leaflet, package insert) .............................................................. 19
8.2.12 Samples .................................................................................................................................................... 19
8.3 Monitoring of the quality of the FPPs .......................................................................................................... 19
8.3.1 Quality Control .......................................................................................................................................... 19
8.3.2 Re-assessment of prequalified FPPs ........................................................................................................ 21
8.3.3 Re-assessment of the prequalified manufacturing sites ............................................................................ 21
9 Requirements for medical devices .......................................................................... 23
9.1 General requirements .................................................................................................................................... 23
9.2 Manufacturers ................................................................................................................................................ 23
9.3 Products (Medical devices) ....................................................................................................................................... 23
9.4 Product information (Medical devices) ........................................................................................................ 24
9.5 Recognition of the WHO prequalification and SRA approvals .................................................................. 24
9.6 Samples .......................................................................................................................................................... 25
10 Requirements for Public Health Pesticides ............................................................ 26
10.1 Definitions (taken from WHO Guidelines for procuring public health pesticides – 2012) ....................... 26
10.2 Scope .............................................................................................................................................................. 27
10.3 Regulatory status .......................................................................................................................................... 27
10.4 General specifications .................................................................................................................................. 27
10.5 Packaging ....................................................................................................................................................... 28
10.6 Labelling ......................................................................................................................................................... 28
10.7 Additional requirements ............................................................................................................................... 28
1

UNOPS QA manual – July/2012
10.8 Quality control ............................................................................................................................................... 29
10.8.1 Sampling .................................................................................................................................................. 29
10.8.2 Delivery and shipment of samples ........................................................................................................... 29
10.8.3 Reporting ................................................................................................................................................. 30
10.8.4 Out of specification results and arbitration ............................................................................................... 30
11 Provisions for local procurement ............................................................................ 31
11.1 Definitions ...................................................................................................................................................... 31
11.2 Commitment ................................................................................................................................................... 31
11.3 Regulatory context ........................................................................................................................................ 31
11.4 Regulatory requirements .............................................................................................................................. 31
11.5 Technical requirements ................................................................................................................................ 31
11.5.1 Manufacturers .......................................................................................................................................... 31
11.5.2 Suppliers (non-manufacturers)................................................................................................................. 31
11.5.3 Finished Pharmaceutical Products ........................................................................................................... 32
11.5.4 Medical devices ........................................................................................................................................ 32
11.5.5 Public health pesticides ............................................................................................................................ 32
11.6 Monitoring ..................................................................................................................................................... 33
12 Management of variations ........................................................................................ 34
13 Alert and recalls......................................................................................................... 37
14 Commitment/Transparency/Mutual trust ................................................................. 36
15 Technical Expertise/Conflict of interest/Confidentiality ........................................ 36
16 Tools and Checklists ................................................................................................. 36
16.1 PAIF – Form 1 ................................................................................................................................................ 39
16.2 MIF – Form 2 ................................................................................................................................................. 44
16.3 PPQ – Form 3 ................................................................................................................................................ 49
16.4 QISS FPP – Form 4 ....................................................................................................................................... 59
16.5 SKPI – Form 5 ................................................................................................................................................ 60
16.6 VQ FPP – Form 6............................................................................................................................................ 61
17 List of acronyms and abbreviations ........................................................................ 63
18 References ................................................................................................................. 64
2

UNOPS QA manual – July/2012
1 Principles – objectives – commitment
This Quality Assurance (QA) Manual articulates and presents the intentions and commitment of UNOPS for
operating a robust quality system for the procurement of Pharmaceuticals and Medical Devices. The manual
includes UNOPS policy in all matters affecting or affected by such a quality system, including managerial
responsibilities thereof. UNOPS is an ISO 9001 certified organization, and this UNOPS Quality Policy further
demonstrates management's intention to comply with ISO 9001 requirements as may be relevant.
Through approval and publication of this manual, the highest level of UNOPS management commits to
identifying and supporting the processes needed for the quality management system and their application to
health procurement throughout the organization, in accordance with recognized international best practices,
especially as are recommended by norms and standards defined by the WHO and published in the
Technical Report Series and on the monographs of the WHO International Pharmacopoeia, and Global
Harmonization Task Force (GHTF) for medical devices. In this regard, UNOPS management further commits
to continual improvement of these processes through monitoring, measuring and analyzing contemporary
information in as far as they positively impact on our quest for ―operational excellence for results that matter‖.
UNOPS, in pursuit of its mission of expanding the capacity of the United Nations system and its partners,
including governments, is increasingly called upon to act as Procurement Agent for the procurement of
healthcare goods such as Pharmaceuticals and Medical Devices. In view of this responsibility, maintenance
of the highest possible standards of quality, safety, cost effectiveness and transparency in our procurement
process as well as procured products, are fundamental principles which guide the selection of the right
manufacturer/supplier, products and maintenance of strict adherence to delivery schedules.
UNOPS quality assurance procedures provide information and resources required to ensure conformance to
the obligations of procuring and delivering quality goods and services to UNOPS clients. Effective
implementation of a quality assurance procedure further provides opportunities for doing things right, the first
time, and every time. Personnel at all levels in the organization recognize and support the concepts of quality
assurance in our business.
The manual has been structured to provide clear information and guidance to both UNOPS personnel and
partners, including suppliers, on UNOPS expectations and methodology for ―pre-qualification‖, ―qualification‖
and, in some cases, ―evaluation‖ of bids submitted in response to specific tenders published. This includes
requirements for manufacturing sites as well as products including quality control procedures. The manual
also details the corporate quality policy with regard to procurement and supply of pharmaceuticals and
medical devices and draws from appropriate international best practices in this field, within the overarching
UNOPS policy and practice regarding procurement generally, as prescribed in the latest version of the
UNOPS Procurement Manual. Furthermore, the manual details the current organizational structure within
which the quality policy is relevant and operational.
As part of the UN system, and drawing from its global mandate, UNOPS is committed to the highest
standards of quality in offering and delivering procurement services to all its partners, ensuring quality,
safety, timeliness and best value for money. In pursuance of this objective, UNOPS shall consistently strive
to ensure total customer satisfaction, by establishing quality objectives and monitoring these for continual
improvement of our procurement and supply chain processes. UNOPS will aspire to exceed all relevant
national and international applicable regulatory and client and donors requirements and expectations, and
will endeavor to manage the knowledge and skill base of its employees accordingly. Every employee in
UNOPS will be suitably supported to contribute effectively to the above service commitments.
3

UNOPS QA manual – July/2012
2 Scope
The UNOPS QA policy applies to all the pharmaceutical products and medical devices procured and
supplied by UNOPS.
3 Norms and standards
The UNOPS QA policy is essentially based on the norms and standards defined by the WHO.
For the Finished Pharmaceutical Products, UNOPS QA policy relies on the specifications published by
WHO in the Technical Report Series 1 and in the monographs of the WHO International Pharmacopoeia 2 .
When applicable, UNOPS refers to the monographs of other international reference pharmacopoeias (British
Pharmacopoeia 3 , European Pharmacopeia 4 , United States Pharmacopoeia 5 ) and to the guidelines of the
International Conference on Harmonization 6 and the Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme 7 .
For medical devices (including In Vitro Diagnostic products), UNOPS QA policy relies on the standards
recommended by the WHO, the Global Harmonization Task Force 8 and the International Medical Device
Regulators Forum 9 .
For public health pesticides (including the long-lasting insecticidal nets), UNOPS QA policy is based on
the norms and standards recommended by the WHO Pesticides Evaluation Scheme 10 .
As a general rule, UNOPS refers to the latest published versions of the pharmacopoeias, reports and
guidelines.
4

UNOPS QA manual – July/2012
4 Definitions
Active Pharmaceutical Ingredient (API)
Any substance or combination of substances used in a finished pharmaceutical product multisource
(generic) finished product (FPP), intended to furnish pharmacological activity or to otherwise have direct
effect in the diagnosis, cure, mitigation, treatment or prevention of disease, or to have direct effect in
restoring, correcting or modifying physiological functions in human beings.
(WHO Technical Report Series 961 Annex 15, 45th report, 2011)
Auditing
An independent and objective activity designed to add value and improve an organization's operations by
helping an organization to accomplish its objectives by using a systematic, disciplined approach to evaluate
and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.
(WHO Technical Report Series 937, Annex 5, 40th report, 2006)
Authorized Person
A person (among key personnel of a manufacturing establishment) responsible for the release of batches of
finished products for sale. In some good manufacturing practice (GMP) guides and legal texts, the term
qualified person is used to describe analogous functions.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
The person recognized by the national regulatory authority as having the responsibility for ensuring that each
batch of finished product has been manufactured, tested and approved for release in compliance with the
law s and regulations in force in that country.
(WHO Good Manufacturing Practices for pharmaceutical products: main principles, 2011)
(WHO Technical Report Series 961 Annex 3, 45th report, 2011)
Certificate of Analysis (COA)
The list of test procedures applied to a particular sample with the results obtained and acceptance criteria
applied. It indicates whether or not the sample complies with the specification.
(WHO good practices for pharmaceutical quality control laboratories, 2010)
(WHO Technical Report Series 957 Annex 1, 44th report, 2010)
Certificate of Pharmaceutical Product (CPP)
A WHO-type certificate of the form described in Guidelines for implementation of the WHO Certification
Scheme on the quality of pharmaceutical products moving in international commerce.
(Geneva, World Health Organization, 1998.)
(WHO Technical Report Series 929 Annex 5, 39th report, 2005)
Drug Master File (DMF)
Detailed information concerning a specific facility, process or product submitted to the medicines regulatory
authority, intended for incorporation into the application for marketing authorization.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011)
Essential Pharmaceutical Products
Those pharmaceutical products that satisfy the health care needs of the majority of the population. WHO‘s
Expert Committee on the Selection and Use of Essential Medicines updates the WHO Model List of
Essential Medicines at two-year intervals. Each country may use this model to generate its own list of
essential pharmaceutical products.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Finished Pharmaceutical Product (FPP)
A finished dosage form of a pharmaceutical product, which has undergone all stages of production, including
packaging in its final container and labelling.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 10, 45th report, 2011)
5

UNOPS QA manual – July/2012
Generic Products
The term generic product has somewhat different meanings in different jurisdictions. The use of this term is
therefore avoided as far as possible, and the term multisource pharmaceutical product (see below) is used
instead. Generic products may be marketed either under the approved non-proprietary name or under a
brand (proprietary) name. They may be marketed in dosage forms and/or strengths different from those of
the innovator products (see below). Where the term generic product is used, it means a pharmaceutical
product, usually intended to be interchangeable with the innovator product, which is usually manufactured
without a licence from the innovator company and marketed after expiry of the patent or other exclusivity
rights. The term should not be confused with generic names for APIs.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Global Harmonization Task Force (GHTF)
An international initiative to achieve greater uniformity between national medical device regulatory systems.
GHTF member countries are specified on its website: http://www.ghtf.org/.
Good distribution practices (GDP)
That part of quality assurance that ensures that the quality of a pharmaceutical product is maintained by
means of adequate control of the numerous activities which occur during the distribution process as well as
providing a tool to secure the distribution system from counterfeits, unapproved, illegally imported, stolen,
substandard, adulterated, and/or misbranded pharmaceutical products.
(WHO good distribution practices for pharmaceutical products, 2010)
(WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010)
Good Manufacturing Practices (GMP)
That part of quality assurance which ensures that products are consistently produced and controlled to the
quality standards appropriate to their intended use and as required by the marketing authorization.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011)
Good Storage Practices (GSP)
That part of quality assurance that ensures that the quality of pharmaceutical products is maintained by
means of adequate control throughout the storage thereof.
(WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010)
Innovator Pharmaceutical Products
Generally the pharmaceutical product which was first authorized for marketing (normally as a patented
product) on the basis of documentation of efficacy, safety and quality according to requirements at the time
of the authorization. When a substance has been available for many years, it may not be possible to identify
an innovator pharmaceutical product.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Interchangeability
An interchangeable pharmaceutical product is one that is therapeutically equivalent to a comparator
(reference) product.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
International Conference on Harmonization (ICH)
An initiative involving regulatory bodies and pharmaceutical industry experts that was established to make
recommendations on ways to achieve greater harmonization in the interpretation and application of technical
guidelines and requirements for product registration. ICH member countries are specified on its website:
http://www.ich.org.
International Non-proprietary Name (INN)
The shortened scientific name based on the active ingredient. WHO is responsible for assigning INNs to
pharmaceutical substances.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
6

UNOPS QA manual – July/2012
Manufacturer
A company that produces, packages, repackages, labels and/or relabels pharmaceutical products.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 15, 45th report, 2011)
Natural or legal person with responsibility for the design, manufacture, packaging and labelling of a device
before it is placed on the market under his own name, regardless of whether these operations are carried out
by that person himself of on his behalf by a third party.
(Active Implantable Medical Device Directive 90/385/EEC, Medical Device Directive (MDD) 93/42/EEC, and
In Vitro Diagnostic Directive 98/79/EC)
Marketing Authorization
A legal document issued by the competent medicine regulatory authority for the purpose of marketing or free
distribution of a product after evaluation for safety, efficacy and quality. It must set out, inter alia, the name of
the product, the pharmaceutical dosage form, the quantitative formula (including excipients) per unit dose
(using INNs or national generic names where they exist), the shelf life and storage conditions, and packaging
characteristics. It specifies the information on which authorization is based (e.g. ―The product(s) must
conform to all the details provided in your application and as modified in subsequent correspondence.‖). It
also contains the product information approved for health professionals and the public, the sales category,
the name and address of the holder of the authorization, and the period of validity of the authorization. Once
a product has been given marketing authorization, it is included on a list of authorized products – the register
– and is often said to be ‗registered‘ or to ‗have registration‘. Market authorization may occasionally also be
referred to as a ‗licence‘ or ‗product licence‘.
(WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010)
Medical Device
Any instrument, apparatus, implement, machine, appliance, implant, in vitro reagent or calibrator, software,
material or other similar or related article:
Intended by the manufacturer to be used, alone or in combination, for human beings for one or more of
the specific purpose(s) of:
o Diagnosis, prevention, monitoring, treatment or alleviation of disease
o Diagnosis, monitoring, treatment, alleviation of or compensation for an injury
o Investigation, replacement, modification, or support of the anatomy or of a physiological process
o Supporting or sustaining life
o Control of conception
o Disinfection of medical devices
o Providing information for medical or diagnostic purposes by means of in vitro examination of
specimens derived from the human body
And which does not achieve its primary intended action in or on the human body by pharmacological,
immunological or metabolic means, but which may be assisted in its intended function by such means.
(Global Harmonization Task Force SG1/N29R16: 2005)
Multisource Pharmaceutical Product
Pharmaceutically equivalent or pharmaceutically alternative products that may or may not be therapeutically
equivalent. Multisource pharmaceutical products that are therapeutically equivalent are interchangeable.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 15, 45th report, 2011)
On-going stability studies
The study carried out by the manufacturer on production batches according to a predetermined schedule in
order to monitor, confirm and extend the projected re-test period (or shelf-life) of the API, or confirm or
extend the shelf-life of the FPP.
(WHO Technical Report Series 953, Annex 2, 43rd report, 2009)
Out of Specification results (OOS)
All test results that fall outside the specifications or acceptance criteria established in product dossiers, drug
master files, pharmacopoeias or by the manufacturer.
(WHO Technical Report Series 957, Annex 1, 44th report, 2010)
7

UNOPS QA manual – July/2012
Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme (PIC/S)
A Swiss association of inspectorates which provides a forum for GMP training. The PIC/S is not subject to
any international or domestic regulations. PIC/S member countries are specified on its website:
www.picscheme.org.
Pharmacopoeia
An official publication that comprises a collection of recommended procedures for analysis and specifications
for the determination of pharmaceutical substances, excipients and dosage forms that is intended to serve
as source material for reference or adaptation by any World Health Organization (WHO) Member State
wishing to establish pharmaceutical requirements. The pharmacopoeia, or any part of it, shall have legal
status, whenever a national or regional authority expressly introduces it into appropriate legislation.
(WHO International Pharmacopoeia 2nd supplement, 2011)
Prequalification
The activities undertaken in defining a product or service need, seeking expressions of interest from
enterprises to supply the product or service, and examining the product or service offered against the
specification and the facility where the product or service is prepared or stored and distributed against
common standards. The examination of the product or service and of the facility is performed by trained and
qualified assessors and inspectors against common standards.
Prequalification is required for all pharmaceutical products regardless of their composition and place of
manufacture or registration, but the amount and type of information requested from the supplier for use in the
assessment by the procurement agency may differ.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Procurement Agency
A procurement agency in the context of this document is defined as any organization purchasing
pharmaceutical products, vaccines, or other health sector goods or is otherwise involved in their
prequalification (see above), purchasing, storage and distribution.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Product recall
A process for withdrawing or removing a pharmaceutical product from the pharmaceutical distribution chain
because of defects in the product, complaints of serious adverse reactions to the product and/or concerns
that the product is or may be counterfeit. The recall might be initiated by the manufacturer, importer,
wholesaler, distributor or a responsible agency.
(WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010)
Qualification
Action of proving and documenting that any premises, systems and equipment are properly installed and/or
work correctly and lead to the expected results. Qualification is often apart (the initial stage) of validation, but
the individual qualification steps alone do not constitute process validation. In the context of this document it
is the work done to prove that the products, the manufacturers and the supply system will deliver products of
the quality required and specified on a routine basis, meeting all the applicable quality requirements.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Quality Assurance (QA)
Quality assurance is a wide-ranging concept which covers all matters that individually or collectively
influence the quality of a product. It is the totality of the arrangements made to ensure that pharmaceutical
products are of the quality required for their intended use.
(WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006)
(WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006)
Quality Control (QC)
Quality control covers all measures taken, including the setting of specifications, sampling, testing and
analytical clearance, to ensure that starting materials, intermediates, packaging materials and finished
8

UNOPS QA manual – July/2012
pharmaceutical products conform with established specifications for identity, strength, purity and other
characteristics. (WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011)
Quality Management System (QMS)
A management system that directs and controls an organization with respect to quality and that ensures that
steps, processes, procedures and policies related to quality activities are being followed.
(WHO Technical Report Series 961, Annex 4, 45th report, 2011)
Shelf Life
The period of time during which a pharmaceutical product, if stored correctly, is expected to comply with the
specification as determined by stability studies on a number of batches of the product. The shelf life is used
to establish the expiry date of each batch.
(WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010)
Site Master File (SMF)
The Site Master File is prepared by the pharmaceutical manufacturer and should contain specific information
about the quality management policies and activities of the site, the production and/or quality control of
pharmaceutical manufacturing operations carried out at the named site and any closely integrated operations
at adjacent and nearby buildings.
(European Commission Health and Consumer Directorate, EUDRALEX, 2010)
(Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme, 2011)
Stability studies
Long-term and accelerated (and intermediate) studies undertaken on primary and/or commitment batches
according to a prescribed stability protocol to establish or confirm the re-test period (or shelf life) of an API or
the shelf life of an FPP.
(WHO Technical Report Series 953, Annex 2, 43rd report, 2009)
Standard Operating Procedure (SOP)
An authorized, written procedure giving instructions for performing operations not necessarily specific to a
given product but of a more general nature (e.g. equipment operation, maintenance and cleaning, validation,
cleaning of premises and environmental control, sampling and inspection).
(WHO good distribution practices for pharmaceutical products, 2010)
(WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010)
Stringent Drug Regulatory Authority (SRA)
A stringent regulatory authority is: — the medicines regulatory authority in a country which is: (a) a member
of the International Conference on Harmonisation (ICH) (European Union (EU) Japan and the United States
of America); or (b) an ICH Observer, being the European Free Trade Association (EFTA) as represented by
Swiss Medic and Health Canada (as may be updated from time to time);or (c) a regulatory authority
associated with an ICH member through a legally-binding, mutual recognition agreement including Australia,
Iceland, Liechtenstein and Norway (as may be updated from time to time); and — only in relation to good
manufacturing practices (GMP) inspections: a medicine regulatory authority that is a member of the
Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme (PIC/S) as specified on its website).
(WHO Technical Report Series 961, Annex 10, 45th report, 2011)
Supplier
A person or entity engaged in the activity of providing products and/or services.
(WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010)
WHO Prequalification Programme (WHO PQP)
The programme managed by WHO which prequalifies (a) medicines that are considered to be acceptable for
procurement by the United Nations and specialized agencies; and (b) quality control laboratories for
medicines.
9

UNOPS QA manual – July/2012
5 Supplier selection methodology
The prequalification of the sources is based on the assessment of the product and of the manufacturer as
recommended by the WHO in the Model Quality Assurance for Procurement Agencies 11 .
Only the products and manufacturers that comply with UNOPS QA criteria are eligible for UNOPS
procurement and supply.
UNOPS will use specific tools (questionnaires) for collecting the technical information from the suppliers.
Interested companies will be invited to complete the questionnaires and submit them with the requested
annexes to UNOPS.
10

UNOPS QA manual – July/2012
6 Participation in UNOPS supplier selection process
The UNOPS supplier selection process is open to all suppliers whatever their nationality or geographical
localization.
Suppliers can be the manufacturers of pharmaceutical products, medical devices and public health
pesticides.
Procurement agencies, distributors or wholesalers can also participate in UNOPS prequalification process.
They will however be required to obtain a formal authorization from each manufacturer they represent and a
commitment to provide complete and transparent technical information on the products submitted to
UNOPS.
In order to encourage as many suppliers as possible to participate in its prequalification process, UNOPS
periodically publishes Invitations for Expression of Interest or invitations to prequalify on its website
(http://www.unops.org/) and in the international press with the list of products it wishes to supply.
11

UNOPS QA manual – July/2012
7 Requirements for Procurement Agencies
A Procurement Agency is defined by WHO as ―any organization/company purchasing pharmaceutical
products, vaccines, medicals devices and equipment or involved in their prequalification, purchasing, storage
and distribution‖.
Only prequalified Procurement Agencies are authorized to sell their products to UNOPS.
Procurement Agencies that want to participate in the UNOPS supplier selection process must fill in a
Procurement Agency Information File (Form 1 – PAIF) with all the requested information including a written
authorization from the manufacturers they represent.
7.1 Regulatory status
The Procurement Agencies should be authorized by their National Regulatory Authorities.
A valid copy of the license must be attached to the PAIF.
All the activities (including repacking or relabelling) carried out in the premises or contracted to third parties
should be clearly stated in the PAIF and duly authorized by the authorities.
7.2 Premises and quality system
The premises, staff, activities and documentation should comply with the WHO Good Distribution Practices
guidelines 12 , WHO Good Storage Practices and with WHO Good Manufacturing Practices guidelines 13 when
applicable (repacking, relabelling activities).
In the countries where the compliance with national GDP, GSP, and GMP are a legal requirement, a valid
copy of these certificates should be attached to the PAIF.
In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent expert(s) to
conduct an audit of the Procurement Agency and the sub-contractors (if any).
By participating in the UNOPS supplier selection process, applicants accept the principle of GDP/GSP/GMP
audit by UNOPS and commit to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the premises.
7.3 Prequalification procedure (WHO MQAS Module II)
Procurement Agencies often define their own specifications and requirements for the prequalification of their
sources of pharmaceutical products, medical devices and public health pesticides.
PA prequalified products (medicines, medical devices, public health pesticides) that are not intended for the
domestic market are generally not assessed nor validated by the national regulatory authorities.
UNOPS considers that all steps of the PA prequalification process should be carried out in accordance with
the WHO MQAS guidelines 14 .
UNOPS can appoint Independent experts to conduct PA audits against the WHO MQAS.
By expressing their interest in UNOPS supplier selection process, applicants accept the principle of MQAS
audit by UNOPS and commit to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the premises and the
documentation.
UNOPS can waive the need for a MQAS audit if a similar audit has been recently performed on behalf of
another UN organization (UNICEF, WHO, UNFPA, etc.) and if the audited PA accepts to share the report
with UNOPS.
12

UNOPS QA manual – July/2012
Waivers can be granted provided that:
All aspects of MQAS guidelines have been covered by the auditor
The audit report is not older than 24 months
There is a statement from the PA that no major changes have occurred since the audit
The report has a favourable outcome
A successful MQAS audit does not prevent UNOPS to require full technical information on the products
submitted by the prequalified Procurement Agency.
13

UNOPS QA manual – July/2012
8 Requirements for pharmaceutical products
Pharmaceutical products are chemical products.
The provisions of the current policy do not apply to biological medicinal products, including vaccines.
UNOPS will only procure vaccines that are prequalified by WHO. 15
8.1 Manufacturing sites
Companies that wish to sell pharmaceutical products to UNOPS must provide detailed information on the
manufacturing sites.
Applicants must fill in a Manufacturer Information File (Form 2 – MIF).
If the applicant is not the manufacturer itself, he must fill in a Procurement Agency Information File (Form 1 –
PAIF) and attach a MIF completed by each manufacturer as requested.
The MIF is only valid if it is signed by an authorized person representing the manufacturer.
All the manufacturing sites must be authorized by the Regulatory Authorities of the country of manufacture.
A valid copy of the Manufacturing License issued for the site(s) must be attached to the MIF. The
Manufacturing License should specify the dosage forms and activity/activities that are authorized in the
licensed premises.
All pharmaceutical products must be manufactured in accordance with the WHO 16 or US FDA 17 or PIC/S 18
GMP guidelines.
A proof of conformity with the above-mentioned GMP guidelines will be required for each manufacturing site.
If a manufacturing site is approved by the WHO Prequalification Programme, the WHOPIR available on the
WHO PQP website 19 is considered as an acceptable evidence of WHO GMP compliance – provided that the
scope of inspection is the same.
For any other Stringent Regulatory GMP approval, a valid copy of the GMP certificate must be submitted to
UNOPS.
Various industrial activities including Quality Control can be sub-contracted to third parties.
All contracted activities must be stated in the Manufacturer Information File.
Valid copies of the manufacturing licenses/authorizations of all the third parties involved in the manufacture
and laboratory testing/analysis of a concerned product should be submitted to UNOPS together with the MIF.
Similarly, a valid copy of a GMP certificate delivered by a stringent authority or the reference to a WHOPIR
should be provided with the MIF.
UNOPS reserves the right to request a copy of the written contract between the contract giver and the
contract acceptor.
In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent GMP expert(s) to
conduct a GMP audit of the manufacturing site and the sub-contractors (if any).
In submitting their products for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GMP audit by
UNOPS and commit to receive the UNOPS GMP expert(s) and facilitate the access to the premises.
8.2 Finished Pharmaceutical Products
The UNOPS prequalification process is product specific.
Applicants must fill in a Pharmaceutical Product Questionnaire (Form 3 – PPQ) for each FPP they submit for
a UNOPS prequalification.
8.2.1 Regulatory status
As a general rule, FPP should be registered and marketed in the country of manufacture.
UNOPS requires a proof of the registration of the FPP in the country of manufacture.
Exceptions to the rule will be examined on the basis of a Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) WHO
type 20 to be attached to the Product Questionnaire.
FPPs can sometimes be registered ‗for export only‘.
If this is the case, this should be unequivocally mentioned in the filled questionnaire.
14

UNOPS QA manual – July/2012
The registration of the FPP by a Stringent Regulatory Authority is acknowledged by UNOPS and, in such
cases, the FPP will not be re-assessed by UNOPS. The applicant will however be asked:
To provide the evidence of the SRA registration (CPP or copy of the product license)
To commit in writing to supply a FPP in all aspects identical to the one registered by the SRA
Registration in the country of destination might be required by the local NMRA.
Applicants should be prepared to collect all relevant information to answer the NMRA demand.
8.2.2 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments
The FPPs that are prequalified by the WHO or approved by a SRA will not be reassessed by UNOPS.
Similarly the FPPs that:
Are approved by the US FDA under the tentative approval process
Are approved by the Global Fund ERP
Have received a positive advice from the EMA under the provisions of Article 58
Are approved by Health Canada under the provision of Bill C9
=> Are also tentatively approved by UNOPS
The suppliers of such FPPs will however have to commit in writing to supply FPPs identical in all aspects to
the ones approved by the regulatory authority or prequalified by the WHO.
The suppliers must also be prepared to provide any related document that may be required by UNOPS.
8.2.3 FPP specifications
All FPPs must comply with the general monographs of the WHO International Pharmacopoeia, the US
Pharmacopoeia, the European Pharmacopoeia or the British Pharmacopoeia.
General monographs describe the requirements that apply to a particular formulated preparation (tablets,
capsules, eye preparations, infusions, etc.).
In addition to the compliance with the general monograph, each FPP must comply with technical
requirements that are product specific.
If the product is described in the WHO, US or British pharmacopoeia, the FPP must to the minimum comply
with the requirements of one of the pharmacopoeias.
Applicants are invited to state any additional tests in the UNOPS product questionnaire.
If the product is not described in one of the above-mentioned pharmacopoeias, the applicant must submit its
‗In House‘ specifications to UNOPS together with the analytical test methods and protocols.
‗In House‘ tests should however comply with the general requirements of the US, British, European or WHO
International Pharmacopoeia.
Any reference to a pharmacopoeia should clearly indicate the edition that is used by the manufacturer.
Applicants will be requested to attach a copy of the Certificate of Analysis (COA) for each of the three recent
commercial batches.
The COA must be coherent with the specifications stated in the UNOPS questionnaire and it must be signed
by an authorized person (name and position must be stated on the COA).
8.2.4 API sources and specifications
All API sources must be declared to UNOPS.
The name of the manufacturer(s) and the physical address of the manufacturing site(s) must be given in the
product questionnaire.
API manufacturers must be authorized by their National Regulatory Authorities and a valid copy of the
Manufacturing License will be provided for each stated source of API.
In the countries where GMPs are applied to API manufacturers, a valid copy of the GMP certificate will be
attached to the questionnaire.
APIs must comply with the requirements of the WHO International Pharmacopoeia or the European, US or
British pharmacopoeias.
15

UNOPS QA manual – July/2012
If the API is not described in any of the above-mentioned pharmacopoeias, applicants should submit their ‗In
House‘ specifications together with the analytical test methods and protocols. Any reference to a
pharmacopoeia should clearly indicate the edition that is used by the manufacturer.
A copy of the Certificate of Analysis that is used by the API manufacturer for batch release should be
attached to the questionnaire.
A copy of the Certificate of Analysis that is used by the FPP manufacturer for quality control at reception
should be attached to the questionnaire.
Both copies must be recent (less than 24 months) and should bear the signature of an authorized person
and a clear indication of his/her position.
If APIs with the European Directorate for the Quality of the Medicines and Health Care (EDQM) certification
are used, a copy of the Certificate of Suitability (COS or CEP) and its annexes should be attached to the
questionnaire.
Similarly, if a Drug Master File (DMF) is approved in an ICH member country, it should be mentioned in the
questionnaire. UNOPS could in that case require a copy of the open part of the DMF.
Multiple sources of APIs for a unique FPP are theoretically acceptable for UNOPS.
In that case, the FPP manufacturer must (or can be asked to) demonstrate the equivalence of the different
API sources.
In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent GMP expert to
conduct a GMP audit of the manufacturing site and the sub-contractors (if any).
8.2.5 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments
The APIs that are prequalified by the WHO or approved by an SRA will not be reassessed by UNOPS and
automatically prequalified, provided that the manufacture provides the evidence of approval by WHO or SRA
countries.
8.2.6 Excipients
The complete list (qualitative and quantitative) of excipients used for the manufacturing of the FPP must be
stated in the UNOPS questionnaire.
Excipients must comply with the requirements of one of the pharmacopoeias mentioned in paragraph 8.2.3.
If the excipient is not described in a pharmacopoeia, the applicant can be requested to provide the ‗In House‘
specifications including the physical characteristics, identification tests, purity tests and microbiological tests
if appropriate.
Only colours permitted by the EU‘s ‗List of permitted food colours‘, the FDA‘s ‗Inactive ingredient guide‘ or
‗Japanese Pharmaceutical Excipients‘ may be used.
On request, the applicant will provide a list of tests and limits of the result(s) for each excipient used in the
formulation or during the manufacturing process.
8.2.7 Stability
The assigned shelf life and the recommended storage conditions will be supported by appropriate ‗study‘
data.
The applicant will submit a copy of the stability study protocol and a copy of the report.
The tests (including the limits) and the frequency of sampling should be clearly described in the protocol.
If the FPP is a powder for injection, suspension or oral solution, stability data for the reconstituted or diluted
product should be submitted to UNOPS.
The quantitative results should be expressed in numerical value. The words ‗comply‘, ‗conform‘ or ‗pass‘ are
not acceptable.
UNOPS reserves the right to request the submission of raw data that support the report.
Stability studies must be performed in accordance with the WHO/ICH guidelines.
In particular, three representative batches should be tested in accelerated and real-time conditions.
The products tested must be identical in all aspects to the one submitted to UNOPS for assessment.
The FPP should preferably be tested under Type IVb conditions (30°C ± 2°C and 75% ± 5% RH).
16

UNOPS QA manual – July/2012
The claimed shelf life and the recommended storage conditions should be consistent with the outcome of the
stability studies.
Extrapolation of partial stability studies is accepted if and only if in line with the WHO guidelines.
8.2.8 Proof of efficacy and safety
8.2.8.1 Innovator products
The efficacy and safety of innovator products are demonstrated by appropriate clinical studies.
UNOPS will only procure/supply innovator products that:
Are approved by a Stringent Regulatory Authority
Are prequalified by the WHO
Are tentatively approved by the US FDA
Received a positive opinion from the EMA under the provisions of article 58
Are approved by Health Canada under the provisions of Bill C-9
The prequalification of those innovator FFPs by UNOPS will not require the re-assessment of the clinical
studies reports.
The manufacturers and/or their representatives will however be asked to commit in writing to deliver a
product identical in all aspects to the one approved by the regulatory authority or the WHO.
8.2.8.2 Multi source generic products
The efficacy and safety of generic products are generally established through therapeutic equivalence
studies conducted against the innovator product (bioequivalence studies or in vitro comparative dissolution
profiles).
Waivers for bioequivalence studies can be granted in accordance with the recommendations of the WHO 21 .
When applicable, the applicant will be asked to submit full bioequivalence studies reports or in vitro
dissolution reports.
In addition to the documentary requirements, UNOPS can appoint an independent expert to conduct a
GLP/GCP audit of the Contract Research Organization (CRO) that performed the bioequivalence study.
By submitting their products for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GLP/GCP audit
by UNOPS and commits to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the CRO.
8.2.9 Packaging
The packaging is an integral part of the FPP.
It must guarantee an appropriate protection of the FPP during transportation and storage and the
preservation of its characteristics throughout the shelf life. It must also be designed to enable a proper and
safe use of the medicine.
Packaging materials must be robust and suitable for shipment, storage and use in climatic zone type IVb
(according to WHO).
Paediatric FPPs should be packed in containers with child-resistant closures.
If the administration of the FPP requires the use of a specific device (syringe, applicator, canister, etc.), the
device is part of the FPP. It should be adapted to the intended use and should be inserted in the secondary
packaging.
Materials used for primary packaging and administration devices (calibrated cups/spoons, glass, plastics,
aluminium, etc.) must comply with the requirements of international reputed pharmacopoeias.
They must be compatible with the APIs and excipients used in the formulation.
If need be, UNOPS can ask the applicant to submit all the specifications of the packaging materials including
the monograph references and the test methods.
17

UNOPS QA manual – July/2012
SPECIFIC REQUIREMENTS FOR PRIMARY PACKAGING
Oral Solid Dosage forms
Oral Solid Dosage forms can be packed in blisters or in high-density polyethylene bulk containers.
The blisters must ensure a proper water vapour protection for the FPPs.
PVC/Aluminium blisters are therefore not acceptable.
PVC/PVdC/Aluminium or Aluminium/Aluminium blisters should be preferred.
HDPE bulk containers should be tamper proof.
Ampoules
For glass ampoule, single ended, break off necks are required.
Large Volume Parenterals
When the volume exceeds 250ml flexible collapsible plastic bags are required.
Polyolefine plastics are preferable. PVC bags are however accepted.
LVP plastic bags should be protected by a plastic overpouch.
IV fluids containers should have two distinct sites: one for administration + one for injection.
Both sites should be protected by a membrane.
Nipple head bottles are therefore not acceptable for UNOPS.
Stoppers in natural rubber are not acceptable for UNOPS.
Or as advised by UNOPS.
8.2.10 Labelling
All FPPs should be labelled in accordance with the recommendations of the WHO 22 23 .
(*) Additional requirements for the indication of the API name(s) and concentration(s)
‣ The concentration of the API should appear next to the name of the API
(e.g. Amoxicillin 250mg)
‣ Components in Fixed dose combination FPPs (FDCs) and co-packs should be written in ascending
alphabetical order with reference to the first letter of the INN
(e.g. Artemether 20mg + Lumefantrine 120mg)
‣ Co-formulated FDC products, should be denoted with a ‗+‘ sign
(e.g. Artemether 20mg + Lumefantrine 120mg)
‣ Co-packaged FDCs should be denoted with an ‗&‘ sign
(e.g. Amodiaquine 153mg & Artesunate 50mg)
‣ FDC can be designated by simplified names (e.g. Co-Trimoxazole, Co-Amoxiclav, Co-Magaldrox in
the British Pharmacopoeia). These names are acceptable but the INN names should in any case
be stated on the labels with the respective concentration next to the name of each API:
- Co-Trimoxazole 400/80 => Sulfamethoxazole 400mg + Trimethoprim 80mg
- Co-Amoxiclav 500/125 => Amoxicillin 500mg + Clavulanic Acid 125mg
- Co-Magaldrox 200/200 => Aluminium Hydroxyde 200mg + Magnesium Hydroxyde 200mg
The information can be directly printed on the packaging.
It can also be printed on a label (paper or plastic) which is then affixed on the packaging.
The ink must in any case be indelible. Black ink is preferable.
If labels are used, they must be self-adhesive and resistant to humid and hot conditions.
English is the language to be used by default for the labels.
UNOPS may have specific language requirements that will be clearly mentioned in the tendering documents
or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest.
18

UNOPS QA manual – July/2012
8.2.11 Information for the patient/medical staff (leaflet, package insert)
Leaflets and package inserts are also integral part of the FPP and will be assessed by UNOPS.
A copy of the leaflet, package insert and any other information intended for the patient/medical staff and
included in the FPP should be submitted to UNOPS together with the product questionnaire.
Patient/medical staff information must comply with the recommendations of WHO (WHOPAR 24 part 3) and
should at a minimum contain the following information:
1. PRODUCT NAME
2. USAGE
3. PRECAUTIONS: allergies, interactions with other medicines, pregnancy and breast-feeding, driving
and using machines
4. CONTRA INDICATIONS
5. INDICATIONS FOR USE
6. POSSIBLE SIDE EFFECTS
7. STORAGE CONDITIONS
For medicines that are included in the WHO list of Essential Medicines, the content of the leaflet/insert must
be coherent with the monographs of the latest edition the WHO Model Formularies (adult and children) 25 26 ,
including the information given in the introduction of the formularies general sections.
English is the language to be used by default for the patient/medical staff information.
UNOPS may have specific language requirements that will be clearly mentioned in the tendering documents
or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest.
8.2.12 Samples
Applicants for UNOPS prequalification may be required to submit samples of their FPP together with the
product questionnaires.
The number of samples to submit and the conditions for submission will be specified in the tendering
document or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest.
The samples submitted to UNOPS for assessment will not be returned to the applicant.
As a general rule, applicants are informed that the sample submitted to UNOPS must be in all aspects
identical to the product intended for supply to UNOPS; this includes the primary and secondary packaging,
the labelling and the patient/medical staff information documents.
If the administration of the FPP requires the use of a particular device, it should be submitted to UNOPS as
part of the sample.
8.3 Monitoring of the quality of the FPPs
The quality of the FPPs prequalified by UNOPS will be monitored in accordance with the WHO guidelines 27 .
The monitoring activities include Quality Control (QC) testing, re-assessment of the manufacturing sites and
re-assessment of the products.
8.3.1 Quality Control
Selection of the QC laboratory
QC laboratories must be authorized by their National Regulatory Authorities.
They must comply with the WHO Good Practices for Pharmaceutical Quality Control Laboratories 28 and with
WHO Good Practices for Pharmaceutical Microbiology Laboratories 29 .
UNOPS will establish Long Term Agreements (LTAs) with testing laboratories that are WHO pre-qualified 30
or ISO 17025 accredited, preferably through a competitive process or as found appropriate in accordance
with the UNOPS Procurement Manual.
Applicants will be asked to demonstrate their capacity to undertake the required types of quality control tests
according to product specifications.
19

UNOPS QA manual – July/2012
Sub-contracting testing activities to third party laboratories is in principle acceptable but it is the responsibility
of the applicant to demonstrate that its subcontractors comply with the general UNOPS requirements for QC
laboratories stated above.
In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent expert to conduct a
GLP audit of the QC laboratory and its sub-contractors (if any).
In applying for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GLP audit by UNOPS and
commits to receive the UNOPS GLP expert and facilitate the access to the laboratory.
Sampling programme
Sampling plans will be established based on the evaluation of the risks.
The following parameters will be considered for the design of a sampling programme:
GMP status of the manufacturer
Recently licensed products, or those not previously procured
Products containing active pharmaceutical ingredients (API) with known-stability problems
Complexity or fragility of the formulation (FDC, sterile products, soft gelatine capsules, dispersible
tablets, etc.)
Known interactions between two APIs or between the related impurities of one API with another API
in a fixed-dose combination (FDC)
Products requiring particular storage conditions
Products used by large numbers of patients
Medicines for which there is a high risk of counterfeiting, for example antibiotics and antimalarials
Products with reported quality problems during the past two years
Products for which a WHO alert related to quality problem has been published on the WHO website
Products requiring long duration of treatment, for example antiretrovirals
Specific requirements of the local authorities
Duplicate testing of batches
In particular circumstances, more than one sample of the same batch can be submitted to QC testing.
The circumstances include but are not limited to:
Seriousness of a quality complaint
Diversity of the climatic zones in the same country
High concern for the storage conditions in a given context
Methods and standards for testing
QC testing will be performed against the specifications stated by the manufacturer in the UNOPS product
questionnaire.
The specifications will be those of an international reputed pharmacopoeia and should include the tests of
the general monographs.
In House specifications can be used if the product concerned is not described in any of the reference
pharmacopoeias. In that case, UNOPS will provide the testing laboratory with the specifications of the
manufacturer, the test methods and the protocol as approved by UNOPS.
Sample sizes
Sample sizes depend on the formulation of FPP and the nature of analysis performed by a particular
laboratory.
The contracted QC laboratory will therefore define the number of dosage units to sample.
Sampling process
Sampling will be done in accordance with WHO guidelines for ‗sampling of pharmaceutical products
and related materials‘ 31 .
Each sample will be properly labelled with appropriate details. The label will at least bear the
following information: site where the sample was taken, type of product, batch number, and date of
sample collection.
The sampling process will be documented. A sample collection form (WHO model) will be
completed and attached to the sample.
20

UNOPS QA manual – July/2012
Containers (packs) used to store the samples should not interact with the stored material nor allow
contamination. It should also protect the sample from light, air and moisture, as required by the
storage directions for the pharmaceutical product or related material sampled. As a general rule the
container should be sealed and preferably tamper-evident.
Samples will be stored and transported in accordance with the WHO guidelines.
Management of Out Of Specification (OOS) results
If a sample fails to comply with the stated specifications, the QC laboratory in charge of the analysis is
expected to apply its own SOPs for handling OOS and to inform UNOPS of the outcome of its investigation
and control testing of the sample.
If the laboratory confirms the failure, UNOPS will immediately take the appropriate actions including the
initiation of a recall if necessary, as per the SOP.
In case of dispute, a third party laboratory shall be selected.
The third party laboratory will be chosen by UNOPS in consultation with the manufacturer concerned. The
third party laboratory should comply with the general requirements for QC laboratories.
Depending on the outcome of the investigations, UNOPS can commission an expert to conduct an audit of
the manufacturing facilities, review the Batch Manufacturing Record of the product and the QC testing of the
retained samples.
UNOPS can also order the manufacturer to replace the products at its expense.
The seriousness of the problem and the capacity of the manufacturer to handle it can lead UNOPS to
terminate the contract and possibly disqualify the product and the manufacturer.
If UNOPS confirms the prequalification of the product, the first batch supplied after the OOS occurrence shall
be tested in order to ensure that the manufacturer has taken appropriate actions to solve the problem.
8.3.2 Re-assessment of prequalified FPPs
As a general rule, UNOPS prequalifies its products for a period of 2 years.
During that period, UNOPS considers that the specifications stated in the product questionnaire and
approved by UNOPS remain unchanged.
Those specifications are summarized in the ‗Product Specifications Form‘ (Form 4) that the manufacturer is
requested to sign in order to formalise the prequalification.
It is the manufacturer‘s duty to inform UNOPS of any difficulty to respect the stated specifications (see under
‗Handling of variations‘).
In accordance with the WHO guidelines 32 , the holder of a UNOPS qualified product will be requested to
complete the following documents at the end of the two-year prequalification period:
A covering letter, which should contain a clear statement by the responsible person submitting the
quality review, indicating that the information submitted is true and correct
Summary of key product information (Form 5 – SKPI)
Variations (if any) to the qualified product (Form 6 – VQP)
An updated ‗Product Specifications Form‘ (Form 4 – PSF)
In case of variations, copies of the current API, FPP and packaging specifications, duly signed and
dated, including the test methods. The specifications should indicate the reference number, version
number, effective date and change history if any.
8.3.3 Re-assessment of the prequalified manufacturing sites
Manufacturing sites are approved for a period of two years.
Licences and GMP certificates granted by regulatory authorities usually have shorter ‗shelf life‘.
UNOPS approved manufacturers will be requested to systematically send the new licenses and GMP
certificates to UNOPS as soon as they are issued.
Any change in the approved manufacturing site (including the subcontractors) and process must be
immediately notified to UNOPS (see under ‗Handling of variations‘).
21

UNOPS QA manual – July/2012
At the end of the two-year approval period, UNOPS will ask the manufacturer to fill in a new Manufacturer
Information File (Form 1).
On the basis of the updated MIF, UNOPS can appoint an independent GMP expert to conduct a GMP audit
of the manufacturing site and the sub-contractors (if any).
22

UNOPS QA manual – July/2012
9 Requirements for medical devices
9.1 General requirements
The manufacturers, their representatives and the products (medical devices) should comply with the latest
requirements of the Global Harmonization Task Force.
9.2 Manufacturers
A ‗primary manufacturer‘ is defined as a company that performs all the manufacturing and processing
operations needed to produce the specific Good including processing, blending, formulating, filling, packing,
labelling and quality testing.
Primary manufacturers of medical devices should comply with the requirements of ISO 13485: 2003 or an
equivalent Quality Management System.
When ISO 13485 or equivalent norms does not apply, the Quality Management System of the manufacturer
should be compliant with the requirements of ISO 9001: 2008.
Quality certification systems equivalent to ISO 9000 will be considered.
The conformity to those standards should preferably be established by a certification body accredited by the
regulatory authorities in one of the GHTF founding member countries.
Valid copies of the certificates shall be submitted to UNOPS.
The certificate(s) of conformity will at least indicate:
The QSM standard
The name of the certification body
The date of the last assessment/audit
The expiration date of last assessment/audit
Regardless of the above-mentioned requirements, UNOPS reserves the right to conduct an independent
audit of the manufacturing site.
The manufacturing sites must be authorized by the Regulatory Authorities of the country of manufacture.
A valid copy of the Manufacturing License will be submitted to UNOPS.
UNOPS reserves the right to require a copy of the original assessment report issued by the relevant
regulatory authority.
Manufacturers of Diagnostics and single-use injection devices that are pre-qualified by the WHO 33 34 are
automatically approved by UNOPS.
Manufacturers of condoms and Intra Uterine Devices that are pre-qualified by the UNFPA 35 are automatically
approved by UNOPS.
9.3 Products (Medical Devices)
Medical devices should comply with the general requirements of the Global Harmonization Task Force (SG1-
N41: 2005).
The conformity assessment procedure should comply with the GHFT Principles of Conformity Assessment
(SG1/N040: 2006).
UNOPS may request suppliers to provide copies of valid certificates of conformity. The certificate(s) of
conformity shall indicate:
a) Product conformity with standards (i.e. ISO or others)
b) Test Laboratory (name, country)
c) Laboratory accreditation body (name, country)
The labelling and instructions for use should comply with GHTF requirements (SG1/N070: 2011: Label and
Instructions for Use for Medical Devices). English language should be used by default.
23

UNOPS QA manual – July/2012
UNOPS might have specific language requirements; they will be clearly specified in the invitation for
prequalification or in the invitation for Expression of Interest.
Products should comply with the Essential Principles of Safety and Performance of Medical Devices (GHTF
document SG1-N41: 2005) and with the UNOPS specifications as specified in the tendering documents or
the invitation to prequalify or the invitation for Expression of Interest.
Packaging systems for non-sterile devices should keep the product without deterioration at the level of
cleanliness stipulated.
If the devices are to be sterilized prior to use, the packaging system should minimize the risk of microbial
contamination; it should be suitable taking account of the method of sterilization indicated by the
manufacturer.
Devices delivered in a sterile state should be packed in a non-reusable pack, and/or according to appropriate
procedures, to ensure that they are sterile when placed on the market and remain sterile, under the transport
and storage conditions indicated by the manufacturer, until the protective packaging is damaged or opened.
For sterile Medical Devices, the sterilisation method should be clearly indicated on the primary and the
secondary packaging. The sterilization method should comply with the requirements of the GHTF. The
supplier shall submit a copy of the certificate of sterilisation to UNOPS.
If deemed appropriate, UNOPS can ask the applicant to submit the norms the manufacturer used for the
validation of the sterilisation.
If the medical device has a limited shelf life and/or requires particular storage conditions, the manufacturer
will be required to submit data that support the assigned shelf life and the recommended storage conditions.
9.4 Product information (Medical Devices)
Suppliers shall indicate a web site with an electronic catalogue of their products (or if a web catalogue is not
available, provide the most recent hard copy or CD-ROM catalogue unless already submitted to UNOPS
within the last 12 months).
Suppliers must provide the following documentation for each product offered:
FINISHED PRODUCT
Manufacturer‘s name
Subcontractor‘s name (if applicable)
Manufacturing site (country of manufacture)
Manufacturer‘s quality system standards
Product reference
Product short description
Product conformity with standards
Product marketing license number (if applicable)
Product name as submitted to regulatory authority (if applicable)
Name of regulatory authority (if applicable)
Product shelf life in months (if applicable)
Product hazardous classification (if applicable)
Recommended storage conditions (if applicable)
Complete technical specification, including technical data sheet with photo and/or design
9.5 Recognition of the WHO prequalification and SRA approvals
WHO prequalified diagnostics and single-use injection devices are automatically prequalified by UNOPS.
A marketing authorization in the territory of one of the founding members of the GHTF is a proof of
compliance of the product with UNOPS technical requirements for MDs.
Applicants for a UNOPS prequalification will be required to provide a copy of the marketing authorization in
the corresponding GHTF country:
Australia Canada European Union Japan United States
GMPALS license
Or CE mark
Device license CE certificate Device license 510k device letter
24

UNOPS QA manual – July/2012
MDs that are not WHO prequalified or marketed in a GHTF founding member country will be assessed by
UNOPS on the basis of the level of risk they present for the patients.
Applicants will be required to provide documentary evidence that the device conforms to the relevant ISO
standards and to UNOPS specifications.
9.6 Samples
Applicants for UNOPS qualification may be required to submit samples of the medical devices to UNOPS.
The number of samples to submit and the conditions for submission will be specified in the tendering
document or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest.
As a general rule, applicants are informed that the sample submitted to UNOPS must be in all aspects
identical to the product intended for supply to UNOPS; this includes the primary and secondary packaging,
the labelling and the patient/medical staff information documents.
The samples submitted to UNOPS will not be returned.
25

UNOPS QA manual – July/2012
10 Requirements for Public Health Pesticides
10.1 Definitions (taken from WHO Guidelines for procuring public health pesticides
– 2012)
Active ingredient
Biologically active part of a pesticide formulation.
Batch
Identifiable quantity of an active ingredient or formulation that has been manufactured, processed and stored
under conditions presumed to be uniform.
Consignment
Quantity of one or more materials delivered at one time. A consignment of pesticides may consist of one or
more batches or parts of batches.
Formulation
The combination of active ingredient(s) and formulants intended to facilitate application of a pesticide and
make it effective for the purpose claimed.
Indoor residual spraying
Spraying of the interior walls of dwellings with an insecticide to kill mosquitoes that spread malaria.
Insecticide-treated net
Mosquito net that repels, disables or kills mosquitoes that come into contact with the insecticide on the
netting material. There are two categories: conventionally treated and long-lasting insecticidal nets:
Conventionally treated net: A mosquito net that has been treated by dipping it in a WHO- recommended
insecticide. To ensure its continued insecticidal effect, the net should be re- treated after three washes, or
at least once a year.
Long-lasting insecticidal net: A factory-treated mosquito net made of netting material with insecticide
incorporated within or bound around the fibres. The net must retain its effective biological activity without
re-treatment for at least 20 WHO standard washes under laboratory conditions and 3 years of
recommended use under field conditions.
Label
Written or graphic information on or attached to the immediate container of the pesticide and its external
packaging, if any.
Laboratory sample
The portion of material obtained by the specified sampling procedure, which is sent to a laboratory for
testing.
Packing
The container and the protective wrapping used to transport pesticides by wholesale or retail distribution to
users.
Packing unit
An individual container containing pesticide or a retail package containing a number of smaller packages or
containers (each usually

UNOPS QA manual – July/2012
Public health pesticides
Pesticides used to control pests of public health significance, including vector control pesticides, household
insecticides and professional pest management pesticides.
Referee analysis
An analysis performed in an independent laboratory staffed by suitably experienced personnel, agreed by
the parties to a dispute, in order to certify the quality of a disputed sample.
Release date
The date (month and year) shown on the label must be the start date from which the supplier guarantees the
quality of the formulation. The term ‗release date‘ should be used rather than ‗formulation date‘, which may
lead to confusion between supplier and buyer.
Sampling report
Standard report form completed by an inspector at the time of sampling and countersigned by the person
responsible for the batch at the time the sample is taken.
Technical material
Material resulting from a manufacturing process, comprising the active ingredient and associated impurities.
10.2 Scope
―While it is recognized that most pesticide products used for public health purposes are insecticides, other
types are also used, such as repellents, rodenticides and molluscicides. Therefore, the more generic term
‗public health pesticide products‘ is used throughout these guidelines, rather than ‗public health insecticide
products‘. Public health pesticides include those used for vector control, household pesticides and
professional pest management pesticides (that is pesticides used by pest control operators). Long-lasting
insecticidal mosquito nets (LNs) are a pesticide product‖ 36 .
UNOPS will preferably procure pesticide products that are recommended by the ―WHO Pesticides Evaluation
Scheme (WHOPES 37 ).
UNOPS recognizes the WHO interim recommendation for the use of LNs for malaria prevention and control.
If the required products are not available from a WHO recommended origin, UNOPS will preferably procure
products with a valid registration (for the same intended application) in countries with high registration
standards 38 .
10.3 Regulatory status
Manufacturers (and the suppliers if different than the manufacturers) of public health pesticides should be
duly authorized by the National Regulatory Authority of the country of manufacture. A valid copy of the
license will be required.
Public health pesticide products should be authorized by the Regulatory Authority of the country of use. In
countries that have a pesticide registration scheme, the manufacturer will submit all the necessary
documentation that is required by the authority.
10.4 General specifications
Pesticide products should comply with the WHO specifications for technical material and related formulations
of public health pesticides 39 when they exist.
WHO technical specifications include:
The common name of the active ingredient(s), or, in the absence of a common name, the chemical
name; use of trade names should be avoided;
The content of active ingredient and the acceptable limits (as defined by WHOPES – see Form 1) in
the product, expressed in g/kg for solids and g/l for liquids;
27

UNOPS QA manual – July/2012
The formulation of the product (e.g. wettable powder, emusifiable concentrate, suspension
concentrate);
Relevant chemical and physical properties and their acceptable limits;
Maximum permissible levels of relevant impurities;
Storage stability requirements at low or elevated temperature, as appropriate;
In the case of LNs, not only the identity and content of the active ingredient(s) but also the fibre and filament
type, denier, impregnation technology, colour, size, shape, active ingredient retention index, seam stitching
(number and location), netting mesh size and shape, dimensional stability of netting to washing, bursting
strength and storage stability at elevated temperature should be specified.
Equipment that is used to apply pesticides for vector activities should comply with the WHO specifications
guidelines 40 .
When WHO specifications do not exist, any other relevant internationally accepted or national specifications
can be considered. The specifications will be clarified in the tendering documents or in the invitation for
Expression of Interest.
The supplier will be required to provide evidence that the product offered complies with the relevant
specification.
A certificate of analysis should be provided by the supplier for each batch of product at the time of delivery.
10.5 Packaging
As a general rule, the packaging should comply with United Nations recommendations for the transport of
dangerous goods 41 .
According to WHO guidelines, ―LNs should be packed individually in sealed plastic bags that are sufficiently
strong to prevent damage during transit. The label statements specified below should be printed on the bag
or inserted in a transparent plastic bag inside the bag. Rectangular nets should usually have six hanging
loops made of reinforced fabric or netting material. Conical nets should have a non-rusting ring. In order to
reduce the cost of transport of LNs, manufacturers are requested to bale them, usually with 50, 40 or 25 per
bale. The bale should have a secondary outer packaging that protects the LNs and should be properly
strapped (minimum of four straps) and labelled‖.
Suppliers will be required to provide evidence that the packaging will be in accordance with national
requirements. In the absence of such standards, they should provide evidence that the packaging will be
sufficiently robust to preclude leakage and breakage during shipment and local transport.
10.6 Labelling
Labels should be printed in indelible ink.
The labelling requirements should be in line with the International Code of Conduct on the Distribution and
Use of Pesticides and the FAO guidelines on Labelling of Pesticides 42 .
Suppliers should comply with any national labelling requirements.
Unless otherwise specified by UNOPS, language to be used by default is English.
The labels on procured products should be approved by the pesticide regulatory authority of the country of
use. When such requirements are lacking, labelling details should be compliant with the recommendations of
the WHO.
10.7 Additional requirements
JMC Note:
The following requirements are recommended by WHO.
UNOPS should review them and accept/reject them on the basis of its procurement rules and practice.
UNOPS can require samples from the supplier.
The supplier should facilitate the examination and collection of samples.
28

UNOPS QA manual – July/2012
When samples have to be sent outside the country for quality control in an accredited or recognized
laboratory, the supplier should bear the cost.
The supplier will collect all empty pesticide containers for proper disposal, according to national
regulations.
The supplier will take back products that remain unused after a specified time.
The supplier will provide protective gear, material safety data sheets, antidotes and cholinesterase
test kits for monitoring exposure of applicators to the procured pesticides, when required.
The supplier will provide training in proper handling and use of the pesticides supplied.
10.8 Quality control
Quality control includes pre-shipment analysis, control of the products on arrival and post delivery control if
appropriate.
The pesticide samples will be analysed according to the terms of the contract. The analysis will not be limited
to the active ingredient content but will include all the physical and chemical properties as specified in the
WHO specifications or other relevant specifications (if WHO specifications are missing).
For LLINs, quality control includes visual examination of the nets and the packing (sealed plastic bags).
The analysis will also include the testing of the equipment (sprayer, pump, fogger, mist blower, etc.) that is
used to deliver the pesticide.
WHO specifications define the minimum acceptable criteria for good-quality products, and samples will be
tested for compliance with all the specified clauses and limits. In exceptional situations, some tests can be
omitted, but this must be agreed between the laboratory and UNOPS.
QC testing will be done by independent laboratories selected by UNOPS.
QC laboratories should have an ISO 17025 accreditation or be approved by the WHO (WHOPES
collaborative centres).
They should also have all the infrastructure, equipment and human resources to perform physico-chemical
analysis of pesticide samples.
QC testing will be done in accordance to the methods of the Collaborative International Pesticides Analytical
Council (CIPAC) 43 and the WHO/CDS guidelines on quality control of pesticide products for national
laboratories 44 .
10.8.1 Sampling
Sampling will be done according to Appendix A of the Manual on the development and use of FAO and
WHO specifications for pesticides 45 .
According to WHO guidelines, each batch should be tested for compliance with the specifications.
For liquid formulations, a minimum of one sample from each batch should be tested. If the size of the batch
exceeds 10 000 l, at least one sample should be tested for each 10 000 l. For solid formulations, a minimum
of one sample from each batch should be tested. If the size of the batch exceeds 5000 kg, at least one
sample should be tested for each 5000 kg.
For LNs the number, frequency and distribution of nets within and between batches and consignments to be
tested for compliance with the specification will be decided according to the required balance between cost
and risk 46 .
10.8.2 Delivery and shipment of samples
Samples will be packed according to the WHO recommendations.
The samples will be accompanied by a ‗material safety data sheet‘, when available, a document for declaring
dangerous goods and a non-commercial proforma invoice for customs clearance, as appropriate.
When pesticide samples are transported by air or by sea freight, the regulations of the International Civil
Aviation Organization and the International Maritime Organization and the International Regulations
concerning the Carriage of Dangerous Goods by Rail or the International Air Transport Association will be
applied 47 .
29

UNOPS QA manual – July/2012
10.8.3 Reporting
The QC laboratory will issue a comprehensive report of the analysis that will be sent to UNOPS.
According to WHO, the report should include as a minimum:
The contract or study number;
The contract or study title;
Detailed information on the party requesting the analysis;
Detailed information on the responsible analyst or laboratory manager;
A confidentiality clause;
A clause for archiving raw data and samples after analysis;
Information on the pesticide samples analysed (e.g. number of samples, trade name, declared active
ingredient content, supplier, manufacturer, batch number, receipt date and storage conditions at the
test facility);
The experimental protocol (reference to the WHO specification or other relevant specification and list
of tests performed, with number of replicates per test);
The analytical and test methods used and the conditions of application (e.g. concentration rates,
temperature, as appropriate) and tests performed according to ISO 17025 accreditation or good
laboratory practice standards;
The detailed results of the analysis:
A summary of results and conclusions on compliance with the WHO or any other relevant
specification; and
Any information that would facilitate interpretation of the results. The report of the analysis should be
signed by the responsible analyst or laboratory manager and sent to the party requesting the
analysis.
10.8.4 Out of specification results and arbitration
In case of an Out Of Specification result, the manufacturer (and the supplier) will be informed and will receive
a copy of the report.
In consultation with the manufacturer, a third party QC laboratory will be designated to perform a new
analysis of the sample. If the new analysis confirms the OOS, the manufacturer (or the supplier) should take
the consignment back at its own cost and replace, within a specified time, the rejected consignment with one
that meets the requirements of the contract. Failing this, the supplier should refund UNOPS all the expenses
incurred in procuring the product.
30

UNOPS QA manual – July/2012
11 Provisions for local procurement
11.1 Definitions
‗International procurement‘ is defined as the procurement on the international market with no distinction in
the origin of the suppliers and the goods.
The selection of the sources is done on the basis of the principles and rules outlined in UNOPS QA policy.
The term ‗local procurement‘ refers to situations where the goods are procured from domestic suppliers in
the country of operation. The products could be either locally or externally manufactured.
11.2 Commitment
UNOPS will apply the same general QA principles for local procurement in order to guarantee that the
products supplied are of appropriate quality.
11.3 Regulatory context
In recent publications, WHO estimates that the technical capacity of the National Medicines Regulatory
Authorities is ‗limited‘ in 30 percent of the countries and ‗variable‘ in 50 percent of the countries.
In the countries where the authorities are not defined as ‗stringent‘, UNOPS will make the necessary
arrangements to ensure that its suppliers comply with the general QA principles of the WHO.
In such countries, UNOPS will pre-qualify its sources (suppliers and products) against WHO norms and
standards.
11.4 Regulatory requirements
Only the suppliers that are duly authorized by the NMRA are eligible for UNOPS prequalification process.
Only the products that are authorized by the NMRA will be purchased by UNOPS.
11.5 Technical requirements
11.5.1 Manufacturers
Applicants to the UNOPS PQ process will be required to provide a valid copy of manufacturing license and
marketing authorization. They will be asked to submit a valid copy of the GMP certificate delivered by the
local authority.
If the manufacturing site is approved by foreign authorities or an international humanitarian organization
(UNICEF, ICRC, MSF, UNFPA, etc.) the manufacturer will be invited to provide a copy of the letter of
approval.
On the basis of the information submitted, UNOPS can decide to mandate an independent expert to audit
the manufacturing site against WHO GMP guidelines.
Applicants will in that case make the necessary arrangements to receive the UNOPS GMP expert and
facilitate his/her access to the premises.
UNOPS will inform the NMRA of its intention to audit the site and invite the NMRA to participate in the audit.
Copies of the UNOPS audit report will be provided to the manufacturer and the NMRA.
11.5.2 Suppliers (non-manufacturers)
The suppliers must be duly authorized by the NMRA.
A valid copy of their license will be submitted to UNOPS.
In countries where the GDPs are a legal requirement, a valid copy of the GDP certificate will be submitted to
UNOPS.
31

UNOPS QA manual – July/2012
If the supplier is approved by foreign authorities or an international humanitarian organization (UNICEF,
ICRC, UNFPA, etc.) or an international NGO (MERLIN, Save the Children, MSF, etc.) the manufacturer will
be invited to provide a copy of the letter of approval.
On the basis of the information submitted, UNOPS can decide to mandate an independent expert to audit
the premises against WHO GDP/GSP guidelines.
Applicants will in that case make the necessary arrangements to receive the UNOPS GDP/GSP expert and
facilitate his/her access to the premises.
Copies of the UNOPS audit report will be provided to the supplier.
11.5.3 Finished Pharmaceutical Products
From domestic manufacturers and suppliers, UNOPS will only purchase pharmaceutical products that are
authorized by the NMRA.
Proof of registration, marketing authorization, a manufacturing license, or a GMP Certificate will be required.
Not all the pharmaceutical products have the same level of ‗criticality‘ in terms of risks for the patients.
UNOPS will establish its own classification of essential medicines according to the level of ―criticality‖. Two
or three levels should be defined (highly critical – critical – less critical).
In countries with a non-Stringent Regulatory Authority, (highly) critical pharmaceutical products have to be
assessed by UNOPS before being approved for purchase.
For those products, manufacturers and suppliers will have to complete a simplified ‗Product Questionnaire‘.
It will be a synthetic version of the IAPQ.
On the basis of the information provided in the questionnaires, UNOPS will set up a list of pre-qualified
sources. Products will be pre-qualified for a period of two years.
Innovator products that are already marketed in highly regulated countries will be not be assessed by
UNOPS. They are automatically pre-qualified by UNOPS.
Similarly, multisource generic products that are authorized by a SRA or pre-qualified by the WHO or
tentatively approved by the US FDA and authorized by the local NMRA also tentatively approved by UNOPS.
For less critical FPPs, UNOPS requirement will be limited to the registration or marketing authorization by the
NMRA.
11.5.4 Medical devices
UNOPS will only purchase medical devices from manufacturers or traders which are produced and controlled
in accordance with product standards and quality system standards recommended by the World Health
Organization (WHO) and the Global Harmonization Task Force (GHTF).
As for FPPs, medical devices do not present the same level of risk for the patient.
UNOPS will classify the MDs according to the level of risk. Such risk is usually based on the intended
purpose of the device and in accordance with international guidelines that will be available. For example, the
CE marking procedure, which is essentially a risk-based procedure, takes into account how long the device
is intended to be in continuous use, whether or not the device is invasive or surgically invasive, whether the
device is implantable or active, whether or not the device contains a substance, which in its own right is
considered to be a medicinal substance and has action ancillary to that of the device.
Critical medical devices will preferably be procured from sources that are authorized by a founding member
of the GHTF.
If those ‗QA sources‘ are not available, UNOPS will rely on the available QA Policy for Internal well
accredited organisations such as WHO, GF, WHOPES or any other equivalent body.
11.5.5 Public health pesticides
Public health pesticides (including LLINs) will preferably be procured from sources that are recommended by
the WHO Pesticides Evaluation Scheme.
If such sources are not available on the local market, UNOPS will preferably procure products with a valid
registration (for the same intended application) in countries with high registration standards.
If those ‗QA sources‘ are not available, UNOPS will rely on the available QA Policy for Internal well
accredited organisations such as WHO, GF, WHOPES or any other equivalent body.
32

UNOPS QA manual – July/2012
11.6 Monitoring
UNOPS will monitor the sources that are not pre-qualified/recommended by WHO or a stringent Regulatory
authority.
The monitoring activities include audits, periodic re-assessments of the manufacturing sites and the
suppliers‘ premises.
Highly critical and critical FPPs that have been pre-qualified by UNOPS will be re-assessed every two years
on the basis of the ―simplified‖ product questionnaire and the list of pre-qualified FPPs will be updated
accordingly.
33

UNOPS QA manual – July/2012
12 Management of variations
The manufacturer of a prequalified product will often have to make changes to the supplied product during
the product's life cycle.
Such changes or variations can affect the performance of the product, its efficacy and/or safety.
UNOPS should therefore always be informed of any intended change before implementation.
FPP Manufacturers or their representatives should use the ―Variation Application form‖ (Form 6) for that
purpose.
UNOPS will evaluate the consequences of the intended variations in accordance with the WHO guidelines 48
and will inform the manufacturer of its decision.
Major and critical variations can lead to the disqualification of the product.
The manufacturer will in that case be invited to submit a new dossier to UNOPS.
Failure to inform UNOPS of a change, either intentionally or inadvertently, may lead to the disqualification of
the product, the manufacturer and the supplier.
34

UNOPS QA manual – July/2012
13 Alert and recalls
In case of evidence or suspicion of a quality problem (non-compliance with the stated specifications,
modification of organoleptic parameters, QC test failure, counterfeiting, regulatory authorities or WHO
directives), UNOPS will immediately activate its alert procedure.
The manufacturer and its representatives (if any) will be informed and required to take all the appropriate
actions according to their own written procedures (handling of complaints and recalls).
These actions include the following:
Informing the recipients of the products and providing them with clear instructions (precise
identification of the incriminated batch(es), segregation and quarantine of the remaining stocks, reshipment
of the goods, instructions for destruction) and documents (batch recall – reconciliation
report, certificate of destruction)
Informing the authorities of the countries where the product has been distributed
Re-testing the retained samples and submitting the results to UNOPS within the allotted time
Taking the lead in the management of the recall (if appropriate) including evaluation of the
effectiveness of the process at regular intervals
Keeping the records of the exchanges of information between parties (emails, faxes, letters) and of
all the movements of goods
Issuing a final report including reconciliation between delivered and recovered quantities of products
UNOPS will provide an active support throughout the alert/recall process.
UNOPS will in particular make sure that all the concerned parties are informed of the progresses of the
process and that the actions initiated by the manufacturer efficiently protect the patients from exposure to
unsafe or ineffective products.
In case of failure, weaknesses or delays in the management of the alert/recall by the manufacturer, UNOPS
can take the initiative to inform the relevant authorities, the WHO and other actors (NGOs, other UN
organizations, donors) and provide the recipients of the incriminated products with instructions in accordance
with its own procedures and the applicable WHO guidelines.
The safe disposal of the defective products, if required, will be carried out in accordance with WHO
guidelines in consultation with the local NMRA.
35

UNOPS QA manual – July/2012
14 Commitment/Transparency/Mutual trust
By signing the questionnaires applicants indeed certify that the information submitted to UNOPS is correct.
Any mistake or omission, intentional or not, may lead to the disqualification of the product, the manufacturer
and the supplier.
Manufacturers and suppliers of UNOPS qualified products commit to inform UNOPS about any serious
quality and/or safety concerns related to the manufacture, control or use of their product, including
suspension or cancellation of marketing authorisations.
Manufacturers of UNOPS qualified products pledge to work with UNOPS to minimise potential public health
risks by actively organizing product recalls of defective products and either in replacing the defective product
or covering the direct and related costs related to replacing the defective product within defined timelines as
specified in the contractual requirements.
36

UNOPS QA manual – July/2012
15 Technical expertise/Conflict of interest/Confidentiality
The assessment of the pharmaceutical dossiers (submitted for prequalification or Expression of Interest) is
carried out by UNOPS technical staff and/or external experts appointed to support UNOPS staffs for specific
parts of the evaluation.
UNOPS appoints external experts to conduct the audits (GMP, GDP, GLP).
UNOPS staffs and external experts involved in the evaluation of dossiers and sites (manufacturers,
procurement agencies, QC laboratories, CRO) must declare any real, potential or apparent conflict of
interest.
To that purpose, UNOPS staffs and external experts involved in the prequalification process and any step of
the technical evaluation will fill in the ―Declaration of potential conflict of interest‖ form
All the information related to manufacturers, medical item sources, procurement agencies and Quality
Control laboratories submitted to UNOPS is considered as strictly confidential and proprietary to UNOPS.
UNOPS staffs and external experts involved in the prequalification process and any step of the technical
evaluation will be requested to sign a confidentiality commitment.
37

UNOPS QA manual – July/2012
16 Tools and Checklists
16.1 PAIF – Form 1 Procurement Agency Information File
16.2 MIF – Form 2 MANUFACTURER’S INFORMATION FILE
16.3 PPQ – Form 3 PHARMACEUTICAL PRODUCT QUESTIONNAIRE
16.4 QISS FPP – Form 4 QUALIFICATION INFORMATION SUMMARY SHEET
16.5 SKPI – Form 5 SUMMARY OF KEY PRODUCT INFORMATION
16.6 VQ FPP – Form 6 VARIATION TO UNOPS (PRE)-QUALIFIED
38

UNOPS QA manual – July/2012
PAIF – Form 1
Procurement Agency Information File
1. General information on the agency
Company Name
Postal address
Physical address (*)
Trade register number
VAT number
Telephone
Fax number
Web ste URL
Contact email address
(*) If the premises are not all located in the same physical address, please clearly mention it in the table (one
row per address, add as many rows as needed).
2. Regulatory status and certification(s)
2.1 License
Is your company licensed by its regulatory authority?
☐ Yes
☐ No
Please attach a valid copy of the license
Please indicate the date of the last inspection by the regulatory authority:
(dd/mo/yyyy)
2.2 Good Distribution Practice (GDP)
Is the Procurement Agency regularly assessed against Good Distribution Practice guidelines?
☐Yes
☐ No
If ―Yes‖, please specificy the name of the authority that carry out the GDP inspections and the referential
(national GDP, EU GDP, WHO GDP, USP GDP, etc.)
Authority: …………………… Referential ………………….
Please attach a valid copy of the GDP certificate to the questionnaire
2.3 ISO certification
Is your company ISO certified?
☐Yes
☐ No
If ―Yes‖, please attach valid copy(ies) of the valid ISO certificate(s) to the questionnaire
2.4 Other approvals
Is the Procurement Agency approved by international organizations (please tick the boxes)?
☐UNICEF SUPPLY DIVISION
☐INTERNATIONAL COMMITTEE OF THE RED CROSS (ICRC)
☐DG ECHO
☐USAID
☐MEDECINS SANS FRONTIERES (MSF)
☐WHO
☐PAHO
☐Others (please specify)
…………………………………………………
…………………………………………………
Please attach a copy of the letter of approval issued by the organizations mentioned above.
If you are not able to provide such a letter of approval please explain why:
……………………………………………………………………………………………………………………………..
39

UNOPS QA manual – July/2012
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
If requested, would you accept to provide UNOPS with a copy of the audit report performed by the
organizations mentioned above?
☐Yes
3. Range of products
☐ No
What type of products do you supply to your customers?
☐Multi source essential medicines
☐Medical kits (e.g. WHO Emergency Health kit)
☐Innovator medicines (branded)
☐Medical devices
☐Chemical reagents
☐Medical Equipment (X-ray, autoclaves, sonographer, etc.)
☐Other products (please specify)
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
4. (Pre)qualification
4.1 Pharmaceutical products
On what basis does your company (pre)qualify its sources of pharmaceutical products?
☐ GMP assessment of the manufacturing site
Do you assess the manufacturing site with your own human resources?
Do you appoint external experts to perform the GMP audits?
☐Yes ☐ No
☐Yes ☐ No
Do you recognize the GMP approvals of third parties?
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please specify which GMP approvals you recognize (tick the boxes below)
☐ WHO PQ ☐ PIC/S ☐ US FDA
☐ UNICEF ☐ ICRC ☐ MSF
☐ Assessment of the pharmaceutical product dossier
Do you have your own product questionnaire ?
If ―Yes‖, please attach a copy of the format to the PAIF
☐Yes ☐ No
Do you use the Inter Agency Product Questionnaire 1 ?
☐Yes ☐ No
Do you recognize the technical approvals of other agencies?
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please specify which approvals you recognize (tick the boxes below)
☐ Pre-qualification by the WHO
☐Yes ☐ No
☐ US FDA tentative approvals
☐Yes ☐ No
☐ Approvals by Stringent Regulatory Authorities (SRA)
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please specify your definition of SRA
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
☐ Other agencies
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please mention below the names of the agencies that you recognize
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
1 Appendix 6 of the WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies
40

UNOPS QA manual – July/2012
Do you maintain a list of (pre)qualified manufactuers of pharmceutical products?
If ―Yes‖, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list?
Do you maintain a list of (pre)qualified pharmaceutical products?
If ―Yes‖, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list?
☐Yes ☐ No
☐Yes ☐ No
☐Yes ☐ No
☐Yes ☐ No
If requested by UNOPS, would you accept to share your GMP audit reports and your product dossiers
with UNOPS? ☐Yes ☐ No
4.2 Medical devices
On what basis do you (pre)qualify your sources of medical devices?
☐ Assessment of the manufacturing site
☐Yes ☐ No
Do you assess the manufacturing site with your own human resources? ☐Yes ☐ No
Do you appoint external experts to perform the audits?
☐Yes ☐ No
☐ ISO certification of the manufacturing site
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please clarify your requirements in terms of ISO certification (norms, certification body, etc.)
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
☐ CE marking
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please clarify your requirements in terms of CE marking (norms, notification body, etc.)
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
☐ Other “stringent” authorizations
☐Yes ☐ No
If ―Yes‖, please clarify your requirements (nme of the authorities you recognize, norms, proof of
approvals, copy of certificates, etc.)
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Do you maintain a list of (pre)qualified manufactuers of medical devices?
If ―Yes‖, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list?
5. Quality control and monitoring
☐Yes ☐ No
☐Yes ☐ No
How do you control the quality of your (pre)qualified sources of pharmaceutical products?
☐ Pre-shipment inspection ☐Systematic control (100%) ☐Ad random
If no 100% control, please explain your sampling procedure
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
Please clarify your requirements and selection procedure for the agency in charge of the inspection
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
☐ Pre-shipment quality testing ☐Systematic control (100%)
☐Ad random
If no 100% testing, please explain your sampling procedure
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
Please clarify your requirements and selection procedure for the QC laboratory in charge og the
testing
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
41

UNOPS QA manual – July/2012
☐ Quality testing at reception ☐Systematic control (100%) ☐Ad random
If no 100% testing, please explain your sampling procedure
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
Do you have your own (internal) QC laboratory
☐Yes ☐ No
If ―No‖, please clarify your requirements and selection procedure for the QC laboratory in charge og
the testing
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
How often do you re-assess the manufacturing sites for pharmaceutical products?
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
How often do you re-assess your (pre)qualified pharmaceutical products?
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
How often do you re-assess the manufacturing sites for medical devices?
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
6. Representation of manufacturers
Procurement Agencies are authorized to participate to UNOPS tenders or to express their interest for a prequalification
of their products by UNOPS.
They will in that case be requested to submit a letter issued by each manufacturer in which he (the
manufacturer) unequivocally authorizes the Procurement Agency to represent him to UNOPS.
Are you able to provide UNOPS with such authorization letter(s)?
If ―Yes‖, please attach an example of authorization letter to this PAIF
☐Yes ☐ No
7. Registration
Many countries require the registration of the pharmaceutical products by their regulatory authority before
authorizing the importation of the products.
Are you able to collect all the necessary technical information from the manufacturers and submit it to the
Regulatory Authority of the country of destination?
☐Yes ☐ No
Are you able to obtain a Certificate of Pharmaceutical Product (CoPP - WHO type) from the NMRA of the
country of manufacture for each pharmaceutical product supplied to UNOPS?
☐Yes ☐ No
If ―yes‖, please attach an example of recent CoPP to this PAIF
8. Contact details for responsible persons
Responsibility Name of contact person Telephone and cell phone E-mail
Quality Assurance
manager
Regulatory Affairs
Commercial/business
and general inquiries
Tel:
Cell:
Tel:
Cell:
Tel:
Cell:
42

UNOPS QA manual – July/2012
9. Personnel
Total number of employees: …………………………………………..
Total number of pharmacists: …………………………………………..
Number of employees in QA department: …………………………………………..
10. Financial Turnover
Turnover in US $ Latest fiscal year …………………………………………..
Latest fiscal year – 1
Latest fiscal year – 2
…………………………………………..
…………………………………………..
11. Other documents
Please attach the following documents to the PAIF:
1. Company brochure
2. Site Master File
3. Organization Chart
12. UNOPS audit
The verification of the compliance with WHO GDP and the WHO MQAS is part of UNOPS Quality Assurance
Policy.
Regardless of the authorization by the regulatory authority or by any other body, UNOPS can commission an
independent expert to conduct an audit of the premises.
The company accepts the principle and commits to facilitate the access of the experts to the premises.
☐Yes ☐ No
13. Commitment
I hereby certify that the information given in this questionnaire and the attachments is true and correct.
Date
…………………………………………..
Signature
…………………………………………..
Position
…………………………………………..
43

UNOPS QA manual – July/2012
MIF – Form 2
MANUFACTURER’S INFORMATION FILE
Manufacturers of Pharmaceutical Products
MIF SECTION 1: General information on the company
Company Name
Postal address
Physical address
Trade register number
VAT number
Telephone
Fax number
Web site URL
Contact person (name/position)
Contact person (email address)
Affiliates
If the company is owned by another company, or belongs to a group of companies, please describe your
position within the structure:
Manufacturing sites
The UNOPS Qualification Process is site specific.
Please list the names of ALL the manufacuring sites for which you seek a qualification by UNOPS.
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Note: if a manufacturing site is divided in separate autonomous units (beta lactames, cephalosporins,
inhalers, large volume parenterals, etc.), one unit should be considered as a manufacturing site and stated
as such in the list.
Complete one MIF SCTION 2 for each manufacturing site stated above.
MIF SECTION 2: Specific information on the manufacturing site
1. Identification
Name of the manufacturing site: ………………………………………………………………………………
(As specified on the manufacturing licence)
Physical address:
Telephone
Fax number
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Web Site URL ………………………………………………………………………………
(if specific to the manufacturing site)
Contact person for UNOPS Name: …………………………………………………………
Position …………………………………………………………
Telephone …………………………………………………………
E-mail address …………………………………………………………
44

2. Type of productions and production capacity
2.1. Nature of the products manufactured in the premises
☐ β lactames ☐ Penicillins
☐ Cephalosporins
☐
☐
☐
☐
Hormones
Cytostatics
Rifampicin formulations
Other products (not belonging to above mentioned categories)
2.2. Type of formulations manufactured in the premises
Tablets
Capsules
UNOPS QA manual – July/2012
Formulation Number of units per year Last year production (in units)
Large Volume Parenterals
Ampoules
Vials (liquid)
Vials (dry powder)
Vials (lyophilized)
Powder for oral suspension
Liquids for oral use
Liquids for external use
Creams/ointments
Suppositories
Sachets
Others (*)
(*) Specify the type of formulations and add as many rows as needed (one row per formulation)
3. Regulatory status and certification(s)
3.1 Manufacturing license
Is the manufacturing site licensed by the regulatory authority?
☐Yes ☐ No
Please attach a valid copy of the manufacturing license to the questionnaire
Please indicate the date of the last inspection by the regulatory authority: (dd/mo/yyyy)
3.2 Good Manufacturing Practice (GMP)
Is the manufacturing site regularly inspected against Good Manufacturing Practice guidelines?
☐Yes ☐ No
If yes, please specifiy the identity of the inspecting authority, the date of the last inspection and attach valid
copy(ies) of the GMP certificate(s) to the questionnaire.
Inspectorate
National Medicine Regulatory Authority
PIC/S member
Name of PIC/S member
inspectorate
inspectorate
Date of last GMP inspection
45

UNOPS QA manual – July/2012
(*)
USA Food and Drug Administration
WHO Pre Qualification Program
Other NMRA
Name of NMRA
(*)
(*) One row per inspecting body. Add as many rows as needed.
If demanded by UNOPS would you accept to provide a copy of an inspection report to UNOPS
☐Yes ☐ No
3.3 Other GMP audits
Was the manufacturing site recently (< 2 years) audited by:
UNICEF Supply Division ☐Yes ☐ No
MSF International ☐Yes ☐ No
If demanded by UNOPS would you accept to share a copy of the UNICEF SD or MSF audit report with
UNOPS?
☐Yes ☐ No
3.4 Site Master File
Is a Site Master File (WHO or PIC/S format) available upon request?
3.5 Contract manufacture
☐Yes
☐ No
Please indicate if you undertake contract manufacture for other companies:
☐Yes ☐ No
If ―yes‖, please indicate the type of products you manufacture under contract
β lactames ☐Yes ☐ No
Hormones ☐Yes ☐ No
Cytotoxics ☐Yes ☐ No
Pesticides ☐Yes ☐ No
Do you subcontract part of all manufacturing activities to third parties?
☐Yes
☐ No
If ―yes‖, please list products and services that are subcontracted, the name(s) and address(es) of
subcontractors:
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
Valid copies of the manufacturing licenses and GMP certificates of all subconctractors should be attached to
the MIF.
UNOPS can require a copy of the Site Master file of the subcontactors.
4. Products
4.1 Products licences
Please enclose a list of all products manufactured in the premises and for which you seek a UNOPS
qualification. If possible, please mention an indicative price per product.
Are you able to provide a Certificate of Pharmaceutical Product (CoPP) according to the WHO Certification
Scheme on the Quality of Pharmaceutical Products moving in International Commerce for all your products ?
☐Yes
☐ No
If ―yes‖, please attach a copy of a recent (< 2 years) CoPP as an example.
If ―no‖, please explain why
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
46

4.2 Documentation
UNOPS QA manual – July/2012
The UNOPS qualification scheme is site and product specific.
You will be asked to complete a UNOPS Product Questionnaire for each pharmaceutical product submitted
for qualification.
The following information is demanded in the questionnaire.
Please confirm that the requested information is available for all the products mentioned in the list under
§ 7.1 above.
Product information
Master Formula
Regulatory Status in country of manufacture
Registration and marketing in other countries
Starting Material Specifications
Finished Product Specifications
Stability Studies Protocol
Stability Studies Report
Packaging Specifications
Labelling Specifications
Insert, leaflet and information for the patients
Available
Yes No
4.3 Samples
Are you willing to provide samples of finished products and batch documentation (on a confidential basis) if
requested?
☐Yes ☐ No
Note: the samples submitted to UNOPS will ot be returned but will be kep in UNOPS retained samples
library
5. Quality Control
Chemical laboratory ☐In House ☐Contracted out
Biological laboratory ☐In House ☐Contracted out
Microbilogical laboratory ☐In House ☐Contracted out
6. Staff
Responsibility
Name of contact person
Telephone and cell
phone
E-mail
Managing Director
Tel:
Cell:
Production manager
Tel:
Cell:
Quality Assurance
manager
Tel:
Cell:
Quality Control
manager
Tel:
Cell:
Total number of employees
Number of pharmacists
Number of employees in production
Number of employees in QA department
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
47

UNOPS QA manual – July/2012
Number of employee in QC laboratory
……………………………………………………
Please attach a copy of the organization chart to the questionnaire
7. Financial Turnover
Turnover in US $ Latest fiscal year …………………………………………..
Latest fiscal year – 1 …………………………………………..
Latest fiscal year – 2 …………………………………………..
8. Commercial references
Do you sell one or several of your products to:
Other United Nations agencies ☐Yes ☐ No
If ―yes‖, please name the UN agencies …………………………………………..
…………………………………………..
The ICRC ☐Yes ☐ No
Médecins Sans Frontières (MSF) ☐Yes ☐ No
Other International NGOs ☐Yes ☐ No
If ―yes‖, please name the NGOs
9. Other documents
Please attach the following documents to the questionnaire:
1. Company brochure
2. Site Master File
3. Organization Chart
10. UNOPS audit
…………………………………………..
…………………………………………..
The verification of the manufacturing environment is part of UNOPS Quality Assurance Policy.
Regardless of the authorization by the regulatory authority or by any other certification body, UNOPS can
commission an independent expert to conduct an audit of the manufacturing premises.
The company accepts the principle and commits to facilitate the access of the experts to the premises and, if
rquired by UNOPS, to the premises of the subcontractors.
11. Commitment
☐Yes
☐ No
I hereby certify that the information given in this questionnaire and the attachments is true and correct.
Date
…………………………………………..
Signature
…………………………………………..
Position
…………………………………………..
48

UNOPS QA manual – July/2012
PPQ – Form 3
PHARMACEUTICAL PRODUCT
QUESTIONNAIRE
Note for the applicant: Please fill one form separately for each finished pharmaceutical product (FPP).
The information in this questionnaire may be shared confidentially amongst WHO, ICRC, MSF and UNICEF
for procurement purposes. If you have any objection, please indicate in the section provided at the end of
this questionnaire.
Request for Proposal Number/Invitation to Bid Number
Dated
Name of item
Name of company submitting Bid
Contact details for responsible persons
Subject
Name of contact person
Telephone and cell
phone
E-mail
Technical specifications
& product quality
Tel:
Cell:
Regulatory & patent
Tel:
Cell:
Commercial/business
and general inquiries
Tel:
Cell:
If you have previously filled an IAPPQ form and provided the necessary information in relation to this
product, please indicate below (all that apply)
ICRC
MSF
UNICEF
WHO
Other (specify)
Most recent submission date
Most recent submission date
Most recent submission date
Most recent submission date
Most recent submission date
1. Finished pharmaceutical product (fpp) identification
1.1. Identification
Active Pharmaceutical Ingredient(s) – use the approved non-proprietary name (INN) of the product:
Generic name of the product:
Brand/trade name (if any):
Dosage form: Tablets Capsules Injectable Syrups/oral liquids
Other, please specify:
Strength per dosage unit:
Route of administration: Oral I.M. I.V. S.C.
Other, please specify:
Number of dosage units per unit (primary) pack
Numbers of unit packs per secondary pack
(Multiples of unit packs)
49

UNOPS QA manual – July/2012
Description and composition of primary
packaging materials
Description and composition of secondary
packaging materials
Packed with dispensing devices
Co-packed with (e.g. diluents…)
Language(s) of
Label, packaging and pack insert
English
French
Other (Specify)
Inactive Ingredients (excipients) of medical/pharmaceutical relevance, amount in dosage form or per dosage
unit (e.g. Contains Alcohol 10%):
Formulation of the product (complete qualitative and quantitative composition including active ingredient(s)
and excipients:
→ Attach a flow diagram describing the manufacturing and control processes with relevant
parameters
1.2. Further identification of arv & act
* Please use the following pharmaceutical forms to describe your pharmaceutical entity
Tablets Capsules Oral liquids
Scored
Solid
Dispersible
Chewable
Buffered (→ Specify buffers)
Film coated
Enteric coated
Sublingual
Bilayer
Delayed release
Controlled release
Other (→ Specify)
Enteric coated
Delayed release
Controlled release
Sublingual
Other (→ Specify)
Injectables
Solution for Injection
Powder for Injection
Oily Injection
Infusion
Solution
Suspension
Powder for liquid
Powder for suspension
Other (→ Specify)
Oral powder
Single Pharmaceutical entity
Content
Active Pharmaceutical
Ingredient
Amount in dosage
form
or
Amount per unit
Pharmaceutical
forms * Use all that
apply from the
selection above
Route(s) of
administration
Active Ingredient
Co-formulated Fixed Dose Combination (FDC)
Content
Active Pharmaceutical
Ingredient
Active Ingredient 1
Active Ingredient 2
Active Ingredient 3
Amount in
dosage form
or Amount per
unit
Pharmaceutical
forms * Use all that
apply from
selection above
Route(s) of
administration
50

UNOPS QA manual – July/2012
Co-pack
Content
Content of item 1 in
co-pack
Content of item 2 in
co-pack
Content of item 3 in
co-pack
Active
Pharmaceutical
Ingredient
Amount in dosage
form
or Amount per unit
Pharmaceutical
forms * Use all that
apply from
selection above
Route(s) of
administration
2. Bidder – supplier identification
Name of company submitting BID
Physical address
Postal address
City, Country
Telephone, Fax
E-mail
Link with the product
Marketing license holder
Manufacturer
Distributor/wholesaler
Other (Please specify):
3. Manufacturer identification
Repeat this section for each manufacturing site relevant to this product
Details of manufacturer and manufacturing site
Name of manufacturer
Physical address of manufacturing site(s),
including unit/block number
Postal address
City, Country
Telephone, Fax
E-mail
Activities of the manufacturer (Fill in all that apply)
ACTIVITIES OF
MANUFACTURER
Manufactures APIs
(Drug substance)
Manufactures
Finished Drug Product
Primary Packaging
Secondary packaging
Contract Manufacture
Other (Specify)
Manufacturing
license No.
Valid until Issuing Agency Country
51

UNOPS QA manual – July/2012
WHO GMP inspection
WHO GMP certificate no
Valid until
Issued by: Agency
Country
GMP inspections carried out by (tick all that apply):
WHO Prequalification programme Date: Outcome:
National Regulatory Authority Date: Outcome:
UNICEF Supply Division Date: Outcome:
MSF Date: Outcome:
ICRC Date: Outcome:
USFDA Date: Outcome:
PIC‘s members (specify) Date: Outcome:
Other (specify) Date: Outcome:
→ Attach GMP certificate(s) of finished pharmaceutical product manufacturing site (s)
4. Regulatory situation (licensing status)
Product registration in-country
Product not registered in country of manufacture (please clarify):
Product registered and currently marketed in the country of manufacture
License no
Valid until
Issued by: Agency
Country
Product registered for marketing in the country of manufacture but not currently marketed
License no
Valid until
Issued by: Agency
Country
Product registered for export only
License no
Valid until
Issued by: Agency
Country
→ Provide copies of all licenses that apply
CPP
Certificate of
Pharmaceutical
Product (CPP)
Reference Number
Valid until / Date
prequalified / Date of
dossier submission
Issued by –
name of
Agency
Country
→ Attach CPP according to the WHO Certification Scheme - WHO Technical Report Series No.863.
(earlier version is not acceptable) or equivalent document.
If CPP cannot be obtained from the National Drug Regulatory (NDR), please state the reason and send
equivalent document if any:
Product registration in other countries
The product is registered/licensed and currently marketed in the following countries:
52

UNOPS QA manual – July/2012
Country License No. Valid Until Issuing Agency
To insert more rows if necessary!
5. WHO pre-qualification status
Not applied for WHO prequalification (Explain)
YES:
WHO Prequalification
Application to WHO
Prequalification
Reference Number Valid until / Date prequalified /
Date of dossier submission
→ Attach Copy of the relevant WHO Pre-qualification approval letter signed by your company OR
→ Attach WHO acceptance letter for product dossier review mentioning the WHO reference number
assigned by WHO for this specific product
6. Finished product specification
Monograph specifications
BP
USP
Ph.Int
EDITION
YEAR PUBLISHED
In house, Year documented Explain
Indicate any additional specifications to those in the pharmacopoeia (e.g. dissolution,
syringe ability)
Have the manufacturing methods for each standard batch size been validated?
Yes
No, please clarify:
List the validated standard batch sizes:
→ Attach Validated analytical methods if specifications for finished product are in-house
specifications, different from BP, USP and Ph.Int.
→ Attach a copy of the Internal Finished Product Specifications.
→ Attach a copy of Certificate of Analysis for the last 3 batches released.
7. Stability of finished product
Stability testing data available
No (Explain)
Yes
Indicate type and conditions of Testing:
Stability testing done on (tick all that applies):
Pilot batch (Not less than 10% of full production batch)
Production batch
Satisfactory accelerated testing at (State the months)
Type and material of packaging
53

UNOPS QA manual – July/2012
Conditions (Temperature/Relative Humidity/Duration)
Number of batches
Batch sizes
Date of beginning of the study
Date of end of study
Satisfactory real time testing at (state the months)
Type and material of container
Conditions (Temperature/Relative Humidity/Duration)
Number of batches
Batch sizes
Date of beginning and end of the study
Stability testing has been done on a product of the same formula, manufactured on the same site and
packed in the same packaging material as the product that will be supplied?
Yes
No If no, describe differences:
→ Attach copies of testing protocols
→ Attach copies of study results, including graphical/pictorial interpretations where applicable
Stability studies for this product is on-going
Yes
No
→ Attach status report of any on-going stability studies
Shelf life
Guaranteed shelf life (Based on stability studies)
Maximum possible shelf life
Shelf life as it appears on the packaging
Shelf life after primary package is open or product is reconstituted
Stability
Product suitable for use in:
Zone I
Zone II
Zone III
Zone Iva
Zone IVb
Other (specify)
Storage conditions
Specific storage conditions for this product as it appear on the packaging and based on stability studies:
8. Samples for technical evaluation
Product sample provided:
No
→ Attach label artwork/copy of actual label
→ Attach pack insert/leaflet
Yes
Shelf life on sample
Storage conditions on sample
Pack insert available Y/N
The product sample provided conforms in all forms to the product offered and as it will be supplied on
purchase
Yes
No (explain):
→ Attach a Certificate of Analysis relevant to the sample
NB: If you are not able to provide a Certificate of Analysis, please explain:
54

UNOPS QA manual – July/2012
9. Therapeutic equivalence
Therapeutic Equivalence studies are:
1.1. Not relevant, Please explain why:
1.2. Not demonstrated, Please explain why:
1.3. Demonstrated
By in vivo bioequivalence studies
Study period (dd/mm/yyyy): from - to
Reference product
Name, dosage form and strength
Manufacturer and manufacturing
site
Study protocol
CRO Name
Country of study
Number of volunteers
Study design (describe in detail)
Bio batch size
Bio batch number
Bio batch API(s) source(s)
Study conclusion
By comparative in vitro dissolution tests
Reference product
Name, dosage form and strength
Manufacturer and manufacturing
site
Name and contact details of Laboratory
performing tests
NB: Reference product must have undergone successful in vivo bioequivalence studies
According to conditions described in WHO BCS classification document (WHO Technical
Report Series N°937 or later)
Yes No (explain): BCS class:
Study conclusion
By another method claimed by the supplier/manufacturer to be appropriate
Please describe briefly the method used
Study conclusion:
For all methods
→ Attach schematic representation of study design
→ Attach study protocol summary
→ Attach graphic/pictorial representation of summary study results
→ Attach full reports of all studies done to prove therapeutic equivalence with clear study
conclusions
55

UNOPS QA manual – July/2012
Final statement of manufacturer
The product used in the therapeutic equivalence study specified above is essentially the same as the one
that will be supplied (same materials from the same suppliers, same formula, and same manufacturing
method).
Yes
No (explain what the differences are):
10. Active pharmaceutical ingredients(s) (API’s)
In case more than one API or manufacturer is used, please replicate this section!
Name of API (INN if available)
Certificate of suitability to the European
Pharmacopoeia (CEP) No
The open part of the Drug Master File
(DMF) is registered in (Country)
Name of original manufacturer
Physical address of manufacturing site(s)
including unit/block number
City, Country
Certificate of analysis (for API)
→ Attach a copy of the model certificate of analysis for batch release of API
Manufacture of APIs (Drug substance)
License no
Valid until
Issued by: Agency
Country
GMP certificate (for API)
License no
Valid until
Issued by: Agency
Country
→ Attach copy of GMP certificate of API/Intermediates manufacturing site
Specifications and standard test methods exist for this API
No
Yes
API specifications (tick as appropriate):
BP Edition: Volume:
USP Edition: Volume:
Ph.Eur. Edition: Volume:
Ph.Int. Edition: Volume:
Other/in-house (specify):
Enter
no. Pharmacopoeia monograph exists*)
*) Attach a copy of the API(s) internal specifications and analytical methods if not yet WHO prequalified.
→ Attach copy of internal API specifications
→ Attach a copy of analytical methods for products with in-house or specifications other than those
listed above
→ Attach certificate of analysis of the last production batches of API from the API manufacturer
→ Attach certificate of analysis of API from the finished product manufacturer
56

UNOPS QA manual – July/2012
COMMITMENT
I (Full Name)
, Certify that:
The product offered is identical in all aspects of manufacturing and quality to that prequalified by WHO
Ref No , including formulation, method and site of manufacture, sources of active and excipient
starting materials, quality control of the product and starting material, packaging, shelf-life and product
information.
OR
The product offered is identical in all aspects of manufacturing and quality to that USFDA tentatively
approved Ref , including formulation, method and site of manufacture, sources of active and excipient
starting materials, quality control of the product and starting material, packaging, shelf-life and product
information.
OR
The product offered is identical in all aspects to that registered and marketed
in (name of country)
Explain any exceptions
Signature
Date
AUTHORIZATION
I, the undersigned confirms that the company has no objection of the information contained herein being
shared with the agencies listed on page 1 except
I, the undersigned, certify that the information provided above is accurate, correct, complete, up to date and
true at the time of submission
Full name:
Full title/position in company:
Company name:
Signature
Date
Telephone number:
Email:
Company seal/stamp:
57

UNOPS QA manual – July/2012
Annex: Check list of attachments required
Please ensure that all documents necessary to enable objective evaluation of your product are attached.
This checklist may not be exhaustive.
Formulation of the product (complete qualitative and quantitative composition including active
ingredient(s) and excipients
Flow diagram describing the manufacturing and control processes with relevant parameters
GMP certificate(s) of finished pharmaceutical product manufacturing site (s)
Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) according to the WHO Certification Scheme
Copy of the relevant WHO Pre-qualification approval letter signed by your company
WHO acceptance letter for product dossier review mentioning the WHO reference number assigned by
WHO for this specific product
Copy of internal finished product specifications
Copy of the certificate of analysis for the 3 last batches released
Validated analytical methods if specifications for finished product are in house specifications, different
from BP, USP and Ph.Int
Protocol and report for accelerated and real time stability testing
Description and composition of primary packing materials
Description and composition of secondary packaging materials
Product registration licenses in country of manufacture
Sample of the finished product(s) offered together with COA relevant to sample
Label artwork /copy of actual label
Package insert/leaflet
Copy of the report of the proof of therapeutic equivalence (BE study, comparative dissolution profile,
dissolution tests, etc including graphic presentations).
GMP certificate(s) of API manufacturing site
Copy of internal API specifications
Validated analytical methods in case of in house API specifications
Copy of the certificate(s) of analysis of the API from the API manufacturer as well as from the FP
manufacturer
Copy of the Certificate of suitability to the European Pharmacopoeia CEP and its annexes
58

UNOPS QA manual – July/2012
QISS FPP – Form 4 QUALIFICATION INFORMATION
SUMMARY SHEET
FINISHED PHARMACEUTICAL PRODUCT FPP No. _ _ _ _
Name of the product
Supplier
Manufacturer
Manufacturing site
API manufacturer
API in INN (if any)
Name:
Address:
Name:
Address:
Name:
Address:
Name:
Address:
Content per dosage unit or
strength
API specifications
Dosage form
Route of administration
Detailed formula
Product description
Finished Product Specs
Shelf life
Storage conditions
Primary packaging Specs
Secondary packaging
Specs
Labelling details
Leaflet details
Administration device
Specs
Additional specifications
By signing this QISS, the supplier commits to only supply to UNOPS products that fully comply with
the specifications and details mentioned in this QISS.
Any variation in the specifications must be submitted for approval to UNOPS prior to any change in
procurement.
Failure to inform UNOPS of any deviation may cause rejection of the goods at reception and can lead
to the disqualification of the product.
Signature of an authorized person
+ Rubber stamp of the company
Details of the authorized person
Name:
Position:
Date:
59

UNOPS QA manual – July/2012
SKPI – Form 5
SUMMARY OF KEY PRODUCT INFORMATION
This section compares key information on the FPP at the time of prequalification and at the time of the
submission for requalification. Table A1.1 should be completed by the holder of the prequalified product.
Include remarks as a footnote to Table A1.1, where deemed necessary, to clarify the information provided.
Table A1.1
Summary of key product information
Item
Product number (e.g. HA001)
INN, strength and pharmaceutical form
Applicant (name, physical address and
contact numbers)
Manufacturing site(s) of FPP, with
physical address (including unit and block
numbers) and contact numbers (list
separately if different steps are
performed by different sites, e.g.
packaging, quality control)
Batch size(s) of FPP
Product description (visual appearance)
Primary and secondary packaging
material(s) and pack size(s)
Storage conditions of FPP
Shelf-life of FPP
FPP specification(s) reference number
and/or version
Manufacturer(s) of API(s), with
physical address (including unit and block
numbers) and contact numbers
(list each API separately)
Number/version of each APIMF
associated with the FPP
Storage conditions of API
Retest period of API(s)
API specifi cation(s) reference number
and/or version (for each API)
All commitments and their outcomes
Prequalified
Dossier
Current Data
INN - International Non-Proprietary Name; FPP - Finished Pharmaceutical Product; API - Active
Pharmaceutical Ingredient; PIMF - active Pharmaceutical Ingredient Master File.
Note:
If there has been no update of the dossier then indicate ―N/A‖ (not applicable).
According to the latest editions of The International Pharmacopoeia (Ph.Int.), the European
Pharmacopoeia (Ph.Eur), the British Pharmacopoeia (BP) and/or the United States Pharmacopeia
(USP). Where in-house specifications have been approved and there is now a monograph in any of
the internationally-recognized pharmacopoeias (Ph.Int., Ph.Eur, BP, or USP), the specifications
should be updated to comply with the new monograph or demonstrated to be at least equivalent.
Inthe case that no compendial monograph exists, the applicant should ensure that the approved
inhouse specifications are updated, through the variation process, to reflect the requirements of
current prequalification guidelines and to take into account technical and scientific progress (e.g.
current ICH guidelines, general chapters of the Ph.Int.). Each new version of the documents should
allow traceability to the prequalified dossier and approved variations.
60

UNOPS QA manual – July/2012
VQ FPP – Form 6
VARIATION TO UNOPS (PRE)-QUALIFIED
FINISHED PHARMACEUTICAL PRODUCT
Please complete each section of this application form electronically as a Word Document and as a scanned
signed Pdf file. Please ensure the electronic versions of this application form and the printed version of this
application form accompanies your submission.
1. Identification of the applicant
Applicant company
Name
Address
Status of the applicant company Manufacturer ☐ Procurement Agent ☐
Manufacturer details (if different
than applicant)
Name
Address
Contact person responsible for
this application
Name
Job title
Email
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Telephone
Cell phone
2. Identification of Finished Pharmaceutical Product (FPP)
Name of the FPP
Formulation
Content per dosage unit
Primary packaging
Number of units per container
Reference of UNOPS QISS
Date of UNOPS QISS
3. Summary of proposed change(s)
Single variation ☐
Grouped variation ☐
For multiple variations (grouped variations), reproduce the section below and provide separate summaries
for each proposed variation.
3.1. Brief description of change
3.2. Reason for change:
Include a brief description and background of the proposed changes. In the case of grouping, a
justification for grouping should be provided
3.3. Summary of current and proposed specifications/details
Current details/specifications
Proposed details/specifications
61

UNOPS QA manual – July/2012
3.4. Additional documentation
Applicants should provide in attachment to the “Variation form” any document that support the proposed
change(s)
4. Declaration
I declare that (Please tick the appropriate declarations):
There are no changes being made other than those applied for in this submission, except
possible editorial changes. Any other changes will be applied for separately.
for
The information submitted is true and correct.
Name:
___________________________________
Signature: ___________________________________ Date: ______________
62

UNOPS QA manual – July/2012
17 List of acronyms and abbreviations
API
APIMF
CEP (= COS)
COA
COS (= CEP)
CPP
CRO
DMF
EDQM
EMA
ERP
FDA (US)
FDC
FPP
GCP
GDF
GDP
GHTF
GF
GLP
GMP
GMPALS (TGA)
GSP
IAPQ
ICH
IMDRF
ISO
IUD
IVD
LLIN
MD
MIF
NMRA
PA
PAIF
PIC/S
QA
QC
SRA
TGA
UNICEF
UNOPS
WHO
WHO MQAS
WHO PAR
WHO PES
WHO PIR
WHO PQP
Active Pharmaceutical Ingredient
Active Pharmaceutical Ingredient Master File
Certificate of suitability of the European Pharmacopoeia
Certificate of Analysis
Certificate of Suitability (European Directorate for the Quality of Medicines)
Certificate of Pharmaceutical Product (WHO)
Contract Research Organization
Drug Master File
European Directorate for the Quality of Medicines & Health Care
European Medicines Agency
Expert Review Panel
Food and Drug Administration (United States Regulatory Authority))
Fixed Dose Combination
Finished Pharmaceutical Product
Good Clinical Practices
Global Drug Facility
Good Distribution Practice
Global Harmonization Task Force
Global Fund
Good Laboratory Practices
Good Manufacturing Practices
Good Manufacturing Practices and Licensing System
Good Storage Practices
Inter Agency Product Questionnaire
International Conference on Harmonization
International Medical Device Regulators Forum
International Organization for Standardization
Intra Uterine Device
In Vitro Diagnostic
Long Lasting Insecticidal Net
Medical Device
Manufacturer Information File
National Medicines Regulatory Authority
Procurement Agency
Procurement Agency Information File
Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme
Quality Assurance
Quality Control
Stringent Regulatory Authority
Therapeutic Goods Administration (Australian Regulatory Authority)
United Nations Children‘s Fund
United Nations Office for Project Services
World Health Organization
WHO Model Quality Assurance System for procurement agencies
WHO Public Assessment Report
WHO Pesticide Evaluation Scheme
WHO Public Inspection Report
WHO Pre qualification Programme
63

UNOPS QA manual – July/2012
18 References
1 http://apps.who.int/medicinedocs/en/cl/CL3.1.2.18.3/clmd,50.html#hlCL3_1_2_18_3
2 http://apps.who.int/phint/en/p/about/
3 http://www.pharmacopoeia.co.uk/
4 http://www.edqm.eu/en/Background-European-Pharmacopoeia-EDQM-50.html
5 http://www.usp.org/usp-nf
6 http://www.ich.org/products/guidelines/quality/article/quality-guidelines.html
7 http://www.picscheme.org/publication.php?id=18
8 http://www.ghtf.org/
9 http://www.imdrf.org/
10 http://www.who.int/whopes/
11 http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf
12 http://whqlibdoc.who.int/trs/WHO_TRS_937.pdf (annex 5)
13 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS961/TRS961_Annex3.pdf
14
http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf
15
http://www.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/PQ_vaccine_list_en/en/index.html
16 http://apps.who.int/medicinedocs/en/m/abstract/Js18652en/
17 http://www.fda.gov/Drugs/GuidanceComplianceRegulatoryInformation/Guidances/default.htm
18 http://www.picscheme.org/publication.php?id=4
19 http://apps.who.int/prequal/
20 http://www.who.int/medicines/areas/quality_safety/regulation_legislation/certification/modelcertificate/en/index.html
21 http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s14091e/s14091e.pdf (annex 8)
22 http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js5517e/ (annex 9)
23 http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Jh3009e/ (annex 9)
24 http://apps.who.int/prequal/
25 http://whqlibdoc.who.int/publications/2009/9789241547659_eng.pdf
26 http://www.who.int/selection_medicines/list/WMFc_2010.pdf
27
http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf
28 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS957/GPCL_TRS957_Annex1.pdf
29 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS961/TRS961_Annex2.pdf
30 http://www.who.int/prequal/lists/PQ_QCLabsList.pdf
31 http://whqlibdoc.who.int/trs/WHO_TRS_929.pdf (annex 4)
32 http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s17059e/s17059e.pdf (annex 6)
33 http://www.who.int/diagnostics_laboratory/evaluations/PQ_list/en/index.html
34 http://www.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/pqs_prequalified_devices_e08/en/index.html
35 http://www.unfpa.org/public/home/procurement/pid/8620
36
WHO Guidelines for Procuring Public Health Pesticides (2012)
37
http://www.who.int/whopes/
38
List of countries to be defined by UNOPS
39
http://www.who.int/whopes/quality/
40 WHO Equipment for Vector Control – Specifications Guidelines (Revised edition 2010)
41
United Nations Economic Commission for Europe UN recommendations on the transport of dangerous goods: model
regulations, 17th ed. United Nations, 2011.
42
FAO Guidelines on good labelling practice for pesticides Rome, Food and Agriculture Organization of the United
Nations, 1995. http://www.fao.org/agriculture/crops/core-themes/theme/ pests/pm/code/list-guide/en/
43
CIPAC handbook and guidelines [Global], Collaborative International Pesticides Analytical Council
(http://www.cipac.org/index.htm)
44
Quality control of pesticide products: guidelines for national laboratories. Geneva, World Health Organization, 2005
45
Manual on development and use of FAO and WHO specifications for pesticides, 2nd rev. Rome, World Health
Organization and Food and Agriculture Organization of the United Nations, 2010
http://whqlibdoc.who.int/publications/2006/9251048576_eng_ update3.pdf
46 Technical consultation on specifications and quality control of netting materials and mosquito nets Geneva, World
Health Organization, 2005. http://www.who.int/malaria/publications/ atoz/tech-consultnettingmaterials.pdf
47
International Air Transport Association Infectious substances shipping guidelines, 8th ed. Geneva, 2007
48 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS943/TRS943_annex6.pdf
64

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