Programa de Actualización de Inventarios de Bienes Muebles de la ...

Universidad Autónoma del Estado de México
Secretaría de Administración
Dirección de Recursos Financieros
Programa de Actualización de Inventarios de Bienes
Muebles de la UAEM 2007B
Departamento de Bienes Patrimoniales 1
La Universidad Pública Construye el Futuro

Universidad Autónoma del Estado de México
CONTENIDO
??Antecedentes
??Objetivo
??Normatividad
??Actualización del Inventario de las Dependencias Administrativas y Académicas, Organismos Académicos y
Centros Universitarios
??Guía para la utilización del sistema BaaN para la actualización del inventario de bienes muebles.
??Guía para generar resguardos en COGNOS
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ANTECEDENTES
La administración universitaria busca permanentemente ser eficaz y dar respuesta oportuna a los requerimientos
de su comunidad, para lo cual contamos con un sistema sustentado en la certificación de procesos, bajo normas
internacionales de calidad. Como ya está señalado, nuestro objetivo es no sólo mantenernos como la Máxima
Casa de Estudios en el Estado de México, sino alcanzar los mejores niveles entre las universidades públicas del
país.
El Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles como un proyecto institucional permite mantener
un control en cuanto a la ubicación e identificación del responsable de cada uno de los bienes muebles de la
Institución, este proceso tiene dos etapas durante el año, es decir la actualización se realiza cada 6 meses,
período en el cual la comunidad universitaria participa activamente y concluye con la entrega de resguardos
personalizados. Este proceso es avalado por el despacho de auditoria externa, quien verifica físicamente el
adecuado cumplimiento.
Por ello, la importancia de cumplir en tiempo y forma con el Programa de Actualización del Inventario de Bienes
Muebles.
El reto del desarrollo de la Universidad es de todos. Nadie puede ni debe quedar excluido de la oportunidad y
responsabilidad de construir el futuro institucional que nos determinará como comunidad.
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El PRDI, valioso instrumento estratégico, es resultado de un amplio ejercicio de consulta y de planeación
participativa, lo que ha permitido sintetizar nuestra realidad institucional e imagen de futuro, y proponer un
esquema de trabajo colectivo que sirva de puente de progreso entre nuestro presente y nuestro porvenir.
OBJETIVO
Realizar las acciones necesarias para la regulación, actualización y control personalizado del patrimonio
universitario, mediante la participación de la comunidad universitaria.
NORMATIVIDAD
La Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México establece en el Título Quinto, artículo 35, lo siguiente:
“El patrimonio de la Universidad está destinado al cumplimiento de su objetivo y fines, sin otra limitante que lo
previsto en esta Ley. Es deber de la Universidad su preservación, administración e incremento, sin otra limitación
que la naturaleza de los bienes, el régimen jurídico que les es aplicable y la observancia de la reglamentación
universitaria expedida para tal efecto.
El patrimonio de la Universidad se constituye con el conjunto de bienes, ingresos, derechos y obligaciones con que
actualmente cuenta, y todo aquello que se integre bajo cualquier título”.
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En el artículo 36, párrafo I, se menciona que: “El patrimonio universitario, conforme al destino que se le
asigne, se integra por bienes al uso o servicio de la Universidad, que son aquellos directamente afectados
a la realización de los servicios docentes, de investigación, extensión y administración universitaria,
además de los que, por su naturaleza o destino, coadyuven en la realización del objeto y fines de la
Institución”. El artículo 38 de la misma Ley establece que: “Corresponde al Consejo Universitario normar,
dictaminar y opinar sobre la presupuestación y control del gasto universitario y al Rector, garantizar su
buena administración, ejecución y evaluación.
El Rector informará anualmente al Consejo Universitario sobre el estado que guarda la administración del
patrimonio de la Institución, y dará cuenta del manejo , aplicación y evaluación del gasto universitario
autorizado. Presentará ante dicho órgano la información financiera que determine la reglamentación
aplicable, así como los resultados de una auditoria externa anual”. Finalmente, el artículo 39 determina
que: “La Contraloría Universitaria es el órgano auxiliar del Rector en el ejercicio de sus facultades y
obligaciones en materia de conservación , control y vigilancia patrimonial, presupuestal y administrativa. El
estatuto universitario y reglamentación aplicable establecerán la naturaleza de su actuación, normas de
organización y funcionamiento e instancias necesarias para alcanzar su finalidad. Atenderá entre otras
funciones, lo necesario en materia de inventarios y resguardo...”
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Lo anterior funge como marco de referencia para consolidar el compromiso institucional y dar cabal
cumplimiento al Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles de la UAEM 2007B,
correspondiente al segundo semestre del presente año.
ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LA UAEM
Los universitarios conocemos el trabajo efectuado durante el semestre anterior , que nos ha permitido
actualizar el inventario de bienes muebles de todas las dependencias académicas y administrativas de
nuestra universidad. La participación ha sido punto clave en el desarrollo del Programa de Actualización
del Inventario de Bienes Muebles de la UAEM, ya que al compartir la responsabilidad con el
Departamento de Bienes Patrimoniales, se agiliza el desarrollo del trabajo.
La actualización del segundo semestre del 2007, inicia el día 15 de octubre. Se deberá verificar al cien por
ciento todos los movimientos de inventario: altas, bajas, asignaciones, características, cambios de
responsable, cambio de área y entrega de resguardos en su totalidad. Es importante mencionar que se
deberán describir de la forma más detallada posible las características del bien ya que de esta forma
podremos obtener el cálculo más confiable del valor de este, lo que nos permitirá reflejarlo en las cifras
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del activo de una manera confiable en los Estados Financieros y finalmente emitir un formato de
resguardo personalizado, en el cual las características del bien así como su control deberá ser totalmente
detallado.
Todas las dudas y comentarios, así como el apoyo técnico será atendido por el Departamento de Bienes
Patrimoniales, se recomienda que exista estrecha comunicación con la finalidad de agilizar el proceso de
actualización y dar cumplimiento a los plazos establecidos.
Para la entrega de formatos de resguardos personalizados es conveniente aclarar que no serán
aceptados aquellos que contengan tachaduras y/o enmendaduras. Asimismo todos los resguardos para el
Departamento de Bienes Patrimoniales, deberán ser firmados (en original)por el titular de la Dependencia,
con el sello correspondiente.
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CRONOGRAMA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LA UAEM
ACTIVIDAD
OCTUBRE
NOVIEMBRE
16 17 18 19 22 23 24 25 26 29 30 31 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 20 21 22 23 26 27 28 29 30
Publicación del Instructivo
Inicio del programa
Actualización de Inventario
Entrega de Resguardos
Personalizados
Fin del Programa de
Actualización
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PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN 2007B
Actualización del Inventario Físico de Bienes Muebles consiste en verificar todos los bienes que se
encuentran asignados a cada espacio universitario, preferentemente de manera personal (por asignación)
e informando al responsable del inventario las altas, bajas y cambios, para la corrección en el sistema y la
inmediata emisión de los resguardos personalizados.
Procedimiento de actualización del inventario físico de bienes patrimoniales
?? Las Dependencias Académicas y Administrativas, por medio de la persona responsable del
inventario verifica que no existan bienes pendientes de asignar.
?? La persona responsable del inventario imprime los resguardos personalizados.
?? El responsable del Inventario entrega los resguardos a su personal de forma individual, quienes
revisan: marca, modelo, serie y características, modifican o aceptan las generales de los bienes.
?? El personal de intendencia no debe ser responsable de los artículos de uso común, su resguardo
deberá incluir únicamente los bienes que utiliza en su trabajo.
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?? En el caso de los artículos de uso común deberán ser incluidos en el resguardo del Subdirector
Administrativo.
?? El personal regresa los formatos de resguardo con o sin modificaciones, al responsable del inventario.
?? El responsable del inventario realiza un muestreo de verificación de los cambios solicitados.
?? El responsable realizará las modificaciones detectadas, la marca, modelo, serie y características.
?? El responsable del Inventario genera e imprime formato de resguardo para recabar firmas y entrega original
y copias a las diferentes instancias, como a continuación se detalla:
DEPENDENCIAS
Departamento de Bienes Patrimoniales
Contraloría UAEM
Responsable
Espacios Universitarios
COLOR FORMATO
Original (blanco)
Copia Azul
Copia Rosa
Copia Amarilla
El horario de recepción de resguardos será de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 20:00 hrs en el Departamento de
Bienes Patrimoniales.
Asimismo, se ha incorporado la información referente al Parque Vehicular, para consulta de los Espacios
Universitarios que cuenten con este tipo de activos, será importante verificar la información contenida de
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cada unidad, en caso de existir diferencias o comentarios se recomienda elaborar escrito dirigido al
Departamento de Bienes Patrimoniales para su inmediata corrección o incorporación.
El Departamento de Bienes Patrimoniales recibe resguardos originales y coteja formato, el resguardo
tendrá una vigencia de 12 meses correspondiente al periodo de julio 2007 a junio 2008.
Para realizar la verificación muestral se solicita atentamente que el responsable del Inventario de la
Dependencia seleccionada participe durante todo el proceso de revisión, ya que se levantará acta de
trabajo en donde se registrarán las observaciones y comentarios derivados de la misma.
En las revisiones realizadas por el Despacho de Auditoria Externa que presenten anomalías, se emitirán
sugerencias y observaciones, dichas observaciones deberán ser solventadas a la brevedad posible.
El resultado de este trabajo será informado al titular de cada dependencia y organismo académico. En el
caso de que por algún motivo existan compras directas por adquisición de activo, es responsabilidad del
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Subdirector Administrativo cumplir con la etiquetación de dichos bienes de manera inmediata para evitar
anomalías en el control.
Conjuntamente con la Dirección de Recursos Financieros, Contraloría Universitaria y el Despacho de
Auditoria Externa, se realizará una verificación muestral del Inventario de las Dependencias u Organismos
Académicos, posterior a este proceso de actualización.
INFORMES Y DUDAS
Departamento de Bienes Patrimoniales Teléfono 2261131
Ext. 2007, 2008, 2009
ATENCIÓN:
?? L.A.P. A. Juan Muciño Gutiérrez
?? L.A. Patricio Acosta Acosta
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USO DEL SISTEMA PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES
1. Catálogo de Áreas
Para poder ver el catalogo de áreas damos doble clic a la sesión que lleva el mismo nombre, y nos aparece la
siguiente pantalla:
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En esta pantalla nos aparecerán las áreas que ya tenemos dadas de alta en el sistema y que ya habíamos
trabajado en el sistema anterior. El catálogo está compuesto por dos campos uno es la clave del área y otro con
la descripción.
La clave del área está compuesta por la clave de nuestro Centro de Costos y tres dígitos mas, estos tres dígitos
son un numero consecutivo y hacen que nuestra clave sea única.
1.1 Alta de áreas
Para dar de alta una nueva área en nuestro centro de costos tenemos que ver primero cuál de las claves que ya
tenemos es la última para que nosotros demos el número consecutivo. Daremos clic en la hojita en blanco que
aparece en la parte superior izquierda; nos aparecerá un nuevo registro y nos propone una clave, pero esa
clave ya existe, al último registro que tenemos le agregaremos uno y esa será nuestra clave de la nueva área
(sin olvidarnos que primero va nuestra clave del Centro de Costos y después tres dígitos).
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Ya que tenemos nuestra clave le daremos la descripción que deseamos. Ya que le dimos los dos datos le
damos clic al botón de guardar (Imagen del disquete azul que aparece a un lado del icono de la impresora en la
parte superior izquierda)
1.2 Modificación de áreas
Debemos de seleccionar el registro que queremos modificar dándole doble clic a la descripción, (sólo podemos
modificar la descripción, la clave no se puede modificar) y borramos el dato ya existente, escribimos la nueva
descripción y le damos clic al botón de guardar.
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1.3 Eliminación de áreas
Seleccionaremos el registro que vamos a eliminar (antes de hacer esto debemos de estar seguros que no tenemos
ningún bien con esta área) y le damos un clic al botón de eliminar registro (icono de tache que está en la parte superior
izquierda)
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2. Listar Bienes por Centro de Costos
Esta sesión es para imprimir un reporte de todos los bienes de un centro de costos o de un solo responsable.
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Nos aparece la pantalla que se muestra enseguida:
Si queremos imprimir todos los bienes llenaremos solo los datos de Código de Grupo de Activos y Unidad Responsable
como nos lo indica la imagen anterior.
Código de Grupo de Activos:
1 = Bienes Muebles
2 = Vehículos
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Ya que llenamos esos campos le damos clic al botón “Listar” y nos aparecerá una pantalla de impresión, en la cual le
daremos el dispositivo “ilans1” y damos tabulador y nos habilitará los demás campos solo daremos clic al botón de Vista
preliminar (si no elegimos esta opción nos manda el reporte directo a impresión) le damos continuar y nos mostrará el
reporte en una vista previa el cuál podemos mandar a impresión dado clic al botón de la impresora.
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En este reporte también podemos imprimir los bienes de un solo empleado; llenando el campo de responsable como se
muestra en la siguiente imagen:
Lo mandaremos a imprimir de la misma forma que el anterior.
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3. Activos Fijos
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En esta pantalla veremos todos los bienes de nuestro centro de costos con toda su información, para poder ver el detalle
de uno de ellos lo seleccionamos y le damos doble clic como se ve en la imagen siguiente:
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3.1 Asignación bien-responsable
Si queremos asignarle un bien a una persona seleccionaremos primero el bien y entraremos a la pestaña de anexos y
buscaremos el campo llamado “Responsable”, daremos clic al triangulo negro que aparece enfrente de este campo; nos
aparecerá una pantalla con el catalogo de empleados de nuestro centro de costos, (como lo muestra la imagen siguiente)
buscaremos al que le queremos asignar el bien, lo seleccionamos y le damos ACEPTAR.
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Ya que tenemos asignado el bien a un responsable guardaremos los cambios dándole clic al botón GUARDAR que
aparece del lado derecho de la pantalla del activo, nos aparecerá un mensaje que dice si queremos guardar los cambios,
debemos de decirle que si.
3.2 Asignación bien área
Cuando queremos asignar un bien a un área abrimos el catálogo de áreas (clic en el triangulo negro que está a un lado
del campo ÁREA), seleccionamos un registro y le damos ACEPTAR.
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3.3 Cambio de condición de un activo
En este campo podremos cambiar la condición de un activo eligiendo alguna de las opciones como nos lo muestra la
imagen siguiente:
Cuando se haya actualizado el área, responsable y condición guardamos todos los cambios de nuestro activo.
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3.4 Asignaciones bien-responsable área responsable en volumen
Para actualizar en área y / o responsable primero tenemos que seleccionar uno o varios activos (para seleccionar varios
activos salteados presionamos la tecla CONTROL y los marcamos) ya que los tenemos seleccionados entramos al menú
ESPECIFICAS y seleccionamos la opción ASIGNAR ÁREA Y RESPONSABLE como lo muestra la siguiente imagen:
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Nos aparecerá una pantalla en donde debemos de elegir el responsable y / o área abriendo su respectivo catalogo con el
triangulito negro, buscamos el registro que queremos y lo seleccionamos, le damos aceptar y nos mandará su clave
correspondiente, le damos ACEPTAR para q nos guarde los cambios.
Esta asignación la podemos hacer con bienes pendientes por asignar o con cualquiera de los que ya estén asignados.
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Cuando elegimos esta opción nos aparecerán en la pantalla los bienes que tienen RESPONSABLE =E0 y / o ÁREA =0
A estos bienes les podemos asignar responsable y área de la misma forma que vimos en la opción anterior.
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4. Generación de resguardos
Ya que estamos dentro del sistema Baan seguiremos a la siguiente ruta:
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Daremos click sobre la sesión PROCESO de GENERACIÓN DE RESGUARDOS y se abrirá la siguiente pantalla:
En esta sesión indicaremos el tipo de resguardo que queremos generar (1 =bienes muebles, 2=Vehículos) y la clave del
centro de costos al que pertenecemos; una vez que ya indicamos estos datos le damos click en el botón LISTAR.
Una vez que dimos click al botón listar tendremos dos casos:
1. Si todos los bienes de nuestro centro de costos estan asignados a un empleado y un área nos aparecerá un
mensaje que dice “PROCESO TERMINADO SATISFACTORIAMENTE”.
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Si nos aparece este mensaje ya podremos ir a generar los resguardos en COGNOS (VER INSTRUCTIVO DE COGNOS)
2. En caso de que tengamos bienes pendientes por asignar responsable o área nos mandará un mensaje como lo
muestra la siguiente pantalla:
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Después de que le damos click al botón ACEPTAR nos aparecerá un reporte de los bienes pendientes por asignar, a
continuación se muestra un ejemplo del reporte que nos aparecerá:
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Notas complementarias para la generación de resguardos personalizados
1. En caso de que no generemos este proceso y vayamos directamente a COGNOS a generar los resguardos NO
tendremos la información actualizada.
2. Si generamos el proceso en Baan y nos manda el reporte que tenemos bienes pendientes por asignar, debemos
de asignar todos los bienes pendientes de lo contrario en COGNOS no aparecerá nuestro centro de costo y no
podremos generar los resguardos.
3. Este procedimiento aplica para los dos tipos de resguardos: bienes muebles y vehículos.
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Procedimiento para la generación e impresión de los reportes de Resguardo
de Bienes y de Resguardo de Vehículos
Este documento describe la manera de accesar el portal de Cognos, herramienta con la que fueron diseñados los
reportes de Bienes Patrimoniales, y los pasos a seguir para generarlos e imprimirlos.
Para accesar el portal de Cognos abrimos desde nuestra PC el explorador de Internet, en la barra de direcciones
teclearemos lo siguiente:
http://148.215.1.48/crn
Con lo anterior nos mostrará una pantalla en donde nos solicitará nuestra clave de usuario y la contraseña,
proporcionamos estos datos y hacemos click en “OK”
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Si nuestra clave de usuario y contraseña es correcta nos presentará el portal de Cognos como se muestra a continuación:
En la parte superior nos muestra tres cejillas, una que dice “Welcome”, otra que indica “Carpetas públicas” y una última
que dice “Mis carpetas”, seleccionaremos la opción de “Carpetas públicas. Esto solamente es necesario si no
estuviéramos en la cejilla correcta.
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Dentro de la opción de “Carpetas Públicas” veremos algunas carpetas del lado izquierdo, una de ellas es llamada “UAEM-
Cognos”, hacemos click sobre esta carpeta.
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Al seleccionar la carpeta “UAEM-Cognos” veremos una sub-carpeta llamada “Dirección de Recursos Financieros”,
haremos click en esta opción
Nos mostrará varias sub-carpetas, seleccionaremos la que indica “Reportes de Bienes Patrimoniales”
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Con lo anterior nos aparecerán dos opciones:
1.- UAEM-RF1 - Resguardo de Bienes
2.- UAEM-RF2 – Resguardo de Vehículos
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Resguardo de Bienes
Resguardo de Vehículos
Los reportes de “Resguardo de Bienes” y “Resguardo de Vehículos” funcionan de manera similar, presentamos como
ejemplo el de “Resguardo de Bienes”, entendiendo que el reporte de Vehículos es exactamente igual en su proceder.
Al seleccionar “UAEM-RF1-Resguardo de Bienes” nos presentará una pantalla en la que nos solicitará, inicialmente, el
Centro de Costos, esta solicitud es de tipo desplegable, esto es, haciendo click sobre este control se desplegarán los
Centros de Costo posibles, esto depende de la clave de usuario ya que cada clave tiene asociado un Centro de Costo y
entonces seleccionaremos nuestro centro de costos:
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Al seleccionar el Centro de Costos el sistema va a buscar al personal asociado al mismo, puede aparecer
momentáneamente (mientras hace la búsqueda) una pantalla como la siguiente:
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Nos presentará un recuadro de selección en donde aparecerá el nombre del personal del Centro de Costos
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Cada nombre tiene un cuadro de selección a la izquierda en donde se puede hacer click para indicar que se quiere el
reporte de esa persona, adicionalmente se tienen dos opciones debajo de este recuadro, una que indica “Seleccionar
todo” y otra que dice “Anular todo” para ayudarnos en caso de que sean muchos los servidores a seleccionar.
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Al terminar de seleccionar a los servidores que se desee reportar hacemos click en “Finalizar”.
Nota: Aunque solamente exista una persona en el Centro de Costos se tiene que hacer click en su cuadro de selección
para poder continuar, si no hay ningún servidor seleccionado no se habilitará la opción de “Finalizar”
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Al procesar el reporte nos presentará una pantalla similar a la siguiente, este es una presentación en Adobe Reader
(PDF), en la parte izquierda tenemos la opcion de imprimir (un botón con la imagen de una impresora)
Nos presentará el cuadro de diálogo de la impresora, si es necesario aquí podemos cambiar el número de copias, una
vez que esté listo oprimimos el botón de “Aceptar” (nota, este cuadro puede ser diferente dependiendo de nuestra
impresora)
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Este es un ejemplo de nuestro reporte ya impreso:
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Para terminar hacemos click en la opción “Return”
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Nos regresará al menú de reportes, si se desea terminar se puede hacer click en la opción “Log Off” o se puede continuar
para la impresión de más reportes.
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