Acta de la Revisión por la Dirección 2011 - Instituto Tecnológico ...

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Código FG 002
Versión 03
Fecha 2008-04-18
CITANTE
Luz Mariela Sorza Zapata
Citación a Reunión de Acta No. Carácter de la Reunión
Revisión por la Dirección 004 Ordinaria X Extraordinaria
Fecha de Reunión
Día Mes Año
16 y 17 11 2011 Auditorio Pedronel Gómez
Lugar de Reunión Hora inicio Hora final
ORDEN DEL DIA
1. Resultados de Auditorías
2. Retroalimentación del Cliente
3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio
4. Estado de las acciones correctivas y preventivas
5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección
6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad
7. Recomendaciones de la mejora para el año 2011
8. Riesgos actualizados e identificados para la entidad
9. Revisión de la adecuación de la política y los objetivos de la calidad
10. Resultados de la Revisión por la Dirección
8:00a.m
1:30p.m
12:00m.m
5:00p.m
1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS
Auditoría Externa
DESARROLLO Y DECISIONES
De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditoría del ICONTEC (diciembre de 2010) se han
implementado y cumplido a satisfacción 10 mejoras, 2 se están implementando y tienen con proyección
para el próximo año (7.10 Considerar la integración del sistema con la Norma Técnica Colombiana
5555/2007… y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opción para el aseguramiento
de la información….) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestión se han trabajado durante el
segundo semestre con la revisión y actualización del Manual de Indicadores 2011.
Ver Informes mensuales del Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad 2011.
Auditoría Interna
Entre el 20 de junio al 1 de julio se llevó a cabo una auditoría interna a los 18 procesos institucionales,
obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77
hallazgos.
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Derivada de los resultados de esta auditoría y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la
Planificación y Ejecución de Auditorías Internas PECV 002, se ejecutó del 7 al 14 de septiembre auditoría
complementaría a los procesos de Gestión de la Comunicación, Gestión Laboratorios, Proyección Social y
Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un
total de 11 hallazgos.
Las auditorías internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formación para el trabajo y el
desarrollo humano con los programas técnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales
frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos
del Instituto Tecnológico Metropolitano”.
Como resultado de la auditoría interna se concluye que el Sistema Gestión de la Calidad es:
CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo.
ADECUADO porque se evidenció solo una no conformidad al numeral 4.1f “Implementar las acciones
necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos”, lo cual
demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofía Institucional y el
seguimiento y medición a través de los indicadores de gestión.
EFICAZ porque al cerrar las acciones se evalúa la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra
con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el año
2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los
aspectos por mejorar en el año 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del año 2010
realizada a todos los procesos, se detectó 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria
complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como
resultado un cierre eficaz del 75%. Véase informe del Sistema de Gestión de la Calidad del 15 de julio de
2011.
EFICIENTE porque la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y
empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la
auditoría, y en la profundidad en los resultados.
EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditorías
internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el año 2011) y la
autogestión permanente que se materializa en la reformulación de reglamentos y estatutos. Es de anotar que
la implementación de acciones por autocontrol requiere la documentación en el Sistema Mejoramiso, ya
que muchas de estas no son registradas.
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Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditoría 2011
Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditorías 2011 (Complementario)
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2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
Para la retroalimentación del cliente la Institución ha diseñado encuestas en los procesos de: Desarrollo
Curricular, Proyección Social, Bienestar Institucional, Gestión del Conocimiento, Internacionalización de
Conocimiento, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión Financiera y Gestión de Laboratorios,
las cuales permiten y permitirán evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos servicios. Ver
Anexo Nº1 “Diapositivas de la Revisión por la Dirección de cada proceso”.
En cuanto a las QRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas,
reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde Secretaria General.
En el presente año se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadísticos,
adicionalmente, se reubico el link en el portal web, haciéndolo más visible para el usuario. Se cuenta además
con el link “Contáctenos” que contiene el directorio telefónico.
Evidencias: Acción 636 – Mejoramiso, y portal Web Institucional -
http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp
http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp
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Desde el 1º de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos.
Quejas 219
Reclamos 37
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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o
problemática:
Dependencia o problemática
Quejas o reclamos
Administración tecnológica 3
Análisis de Costos y Presupuestos 7
Análisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16
Áreas Deportivas y Otros Espacios 6
Aulas Especializadas 5
Aulas de clase 4
Calidad 4
Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4
Decanatura Facultad de Ciencias Básicas 2
Decanatura Facultad de Ingenierías 1
Decanatura Facultad de Tecnologías 3
Departamento de Sistemas 32
Educación Continuada 5
Electromecánica 4
Física 1
Informática Musical 1
Ingeniería Biomédica 2
Ingeniería Electromecánica 3
Ingeniería en Diseño Industrial 1
Ingeniería Financiera y de Negocios 2
Gestión Administrativa 6
Jefe Atención Apoyo al estudiante 26
Mantenimiento de Equipo Biomédico 2
Prácticas Profesionales 4
Ing. Producción 1
Ing. Sistemas 2
Ing. Telecomunicaciones 1
Problemática Admisiones y Registro 63
Problemática Archivo Central 1
Problemática Atención Bienestar 2
Problemática Atención Médica 1
Problemática Biblioteca 2
Problemática Comunicaciones 3
Problemática funcionarios 6
Problemática tesorería 5
Producción 9
Programa de Egresados 2
Sistemas de Información 12
Telecomunicaciones 2
TOTAL 256
Para mayor información ver anexo Nº2 “Análisis de quejas y reclamos”
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3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
En cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditoría externa de seguimiento al Sistema de
Gestión de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestión (7.3, 7.6 y 7.9), la
Oficina de Planeación, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestión 2011 con los líderes y
responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos:
1. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad.
2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso.
3. Categorización de los indicadores
4. Frecuencia de medición
5. Metas de los indicadores que han demostrado su superación de manera continua
6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la
Institución
7. Registros y análisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que éstos subvencionan
los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos.
Es de anotar que el Instituto Tecnológico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de
Gestión, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (véase apartado del manual 2.3). No cuenta con
indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada.
En el mes de febrero, la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación revisaron el Mapa de Procesos del
ITM buscando una adecuada interpretación, incluyendo la revisión y ajuste de los objetivos y alcance de
cada proceso, en compañía de los líderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la
coherencia con los indicadores de gestión para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el
impacto del ITM en la sociedad.
Los resultados de los indicadores están cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto están en el
rango de gestión Bueno, lo que demuestra que el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad es
conveniente para la Institución y tiene coherencia con la visión, la misión, la política, los objetivos de
calidad y los del proceso. Ver fichas técnicas de Indicadores de Gestión 2011.
En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodología para realizar el control al
producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyección Social,
Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestión de la
Comunicación, Autoevaluación, Gestión de Biblioteca y Gestión de Laboratorios.
Cada líder del proceso identificó los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos,
véase “Identificación del producto o servicio no conforme FGC 018”. Si el producto o servicio no conforme
es recurrente o sistemático se formula una acción correctiva envolvente.
En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realizó el siguiente control:
Desarrollo Curricular.
Se observa que los productos y/o servicios no conformes más recurrentes son:
1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se
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ecomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes las
fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control
del producto y/o servicio no conformes.
Semestre 01 – 2011
• Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%)
• Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%)
• Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)
Semestre 02 – 2011
• Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%)
• Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%)
• No se tiene aún la semana 16
2. Compromisos Académicos
• Docente sin entregar compromisos académicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45
docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número
que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas.
• Docente sin entregar compromisos académicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25
docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número
que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas.
3. Estudiante o Egresado no graduado
En el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se
reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias
planteadas al reducir el índice de egresados no graduados en un 95,6%.
4. Estudiante con bajo rendimiento académico o pérdida del derecho al programa
Se tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado
diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperación con calidad del
estudiante. Se tiene además el acompañamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo
semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo
rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.
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Proyección Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes:
• En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Prácticas no ajustadas a las necesidades
del medio y la formación de los estudiante”. Al cual se le dio el siguiente tratamiento:
Para 8 casos:
Se colocó nota aclaratoria en la carta de presentación de los estudiantes para las empresas "Señor
empresario, recuerde que el objeto de las Prácticas es que éstas se conviertan en un espacio de
aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicación de los
conocimientos teóricos adquiridos durante el proceso de formación académica en la tecnología"
Se elaboró un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para
autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar
una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la búsqueda del éxito.
Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temático, se dio el siguiente
tratamiento:
Se realizaron 2 solicitudes de servicios académicos docente para prácticas profesionales, los cuales
ya fueron contratados y están asesorando los estudiantes.
• En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Propuesta diseñada y presentada que no
cumple los requisitos del cliente”. Para lo cual se concertó con los clientes, y se rediseñó las
propuestas.
Bienestar Universitario Se presentó un caso de servicio no conforme relacionado con “Oportunidad en el
Servicio”, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en
el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explicó al estudiante y se le
pidieron excusas. El estudiante respondió agradecido por la rapidez en la atención a su queja y entendió la
situación. Se tienen las evidencias.
Gestión de la Comunicación. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Publicaciones
que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redacción, diseño e
impresión, originalidad y actualización de la información en las publicaciones)”. El tratamiento que se está
dando es la reclasificación de los libros, por lo tanto las directivas están verificando los requisitos legales
para proceder a la donación o descuento.
Gestión de Laboratorios. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Pruebas y ensayos
que no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio”, al realizar un ensayo a la empresa
CONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumplía
con la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos y
garantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realizó de nuevo el
ensayo en enero del 2011, a otra pieza de mármol del mismo espécimen y se entregó el informe sin costo
alguno, el cual cumplió con los requisitos establecidos en la NTC 5147.
En los procesos de Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Gestión de
Biblioteca y Autoevaluación no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lo
definido en la “Identificación del producto o servicio no conforme” FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.
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4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el año 2011, cantidad superior a las
acciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevención.
• Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
53.33%
Preventiva
35%
Correctiva
11.67%
Mejoramiento
• Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
68.34%
Investigando
causa/beneficio y
solucionando
21.67%
Cerrada
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• Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011
16.67%
Autocontrol
6.67%
Análisis de
Indicadores
73.33%
Auditoría Interna
5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA
DIRECCIÓN
Fruto de la Revisión por la Dirección del año 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones para
la mejora. La implementación de estas recomendaciones por parte de cada líder han sido objeto de
monitoreo desde la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación. Se evidencia comunicaciones de los
líderes de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cómo atendieron las
mejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementación exitosa de gran parte de las acciones
propuestas teniendo presente que algunas continúan en proceso de ejecución.
Véase comunicaciones en el archivo de gestión de la Escuela de Pedagogía e “Informe de cumplimiento de
recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año 2010”, con fecha del 17
de noviembre.
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6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Los líderes de proceso expresaron los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad:
PROCESO
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
DISEÑO CURRICULAR Y
DESARROLLO CURRICULAR
PROYECCIÓN SOCIAL
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
BIENESTAR INSTITUCIONAL
INTERNACIONALIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO
GESTIÓN DE BIBLIOTECA
CAMBIOS
Formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2012-
2015
Ajuste a la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
Descentralización de la oferta académica institucional
Cambio en la normativa
Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
Cambios en la legislación
Cambios en otros procesos institucionales
Normas nuevas o modificaciones a las existentes por
parte del Ministerio de Educación Nacional
Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al
nuevo Mapa de Procesos.
Paro estudiantil o anormalidad académica
Cambios en la normatividad vigente
Cambios en las Políticas Institucionales
Ajuste en la Estructura Académico-Administrativo de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
Las políticas de la nueva administración del Instituto
Ajustes en la estructura administrativa y en la operación
del Centro de Investigación
Cambios introducidos por la aplicación de la ley de CTI
(Ley 1286 de 2009)
Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de
1992
Prioridades del presupuesto de la nueva administración
municipal
Dado que el SGC debe ser simple, con unidad de
lenguaje y con documentación de lo que se hace, este
puede verse afectado por la falta de entendimiento de la
norma y su esencia.
Los cambios en la normatividad interna y externa que
afecten directamente el proceso o los procedimientos en
cuanto a la movilidad de académicos, administrativos y
estudiantes y la suscripción de convenios
interinstitucionales de cooperación.
Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
Cambios en la legislación
Cambios en otros procesos institucionales
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PROCESO
GESTIÓN DE LABORATORIOS
GESTIÓN JURIDICA
GESTIÓN FINANCIERA
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN Y CONTROL
GESTIÓN DE LA CALIDAD
CAMBIOS
Creación o eliminación de laboratorios en la institución.
Actualización de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.
Implementación de Laboratorios Virtuales.
Cambios normativos que no se implementen
oportunamente en el ITM
Incumplimiento en los términos de respuesta a los
usuarios
Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestal
contable, de manejo de recursos y de control interno.
La falta de socialización de las nuevas metodologías en el
Sistema de Gestión de la Calidad, ya que con ellas se
puede perder unidad de criterio.
Cambios sustanciales en la suscripción de convenios con
la Administración Municipal.
Cambios de orden normativo (derogatoria de normas,
modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales)
Cambios en la tasa representativa del mercado de bienes
sujetos a importación
Incumplimiento de contratos
Cambio en la normatividad vigente
Implementación de nuevas plataformas tecnológicas
Cambios en la metodología de implementación de
centros de costos y almacenamiento de insumos
Cambio en la normativa vigente, Estatuto General,
Reglamento de Personal Docente y Administrativo
Ajustes que se definan en la Estructura Organización
El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos.
La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con
el MECI y la Autoevaluación (CNA), para garantizar la
calidad de programas e institucional, sujeta a los
lineamientos del MEN.
La aplicación del decreto 1474 de 2011, Estatuto
Anticorrupción, respecto al seguimiento a la política de
austeridad del gasto, el cual permite que el sistema de
calidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buen
uso de recursos públicos.
El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
La implementación del nuevo Plan de Desarrollo con la
Política de Gobernanza que implica modificaciones en la
Política de la Calidad.
La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con
el MECI y la Autoevaluación, para garantizar la calidad
de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del
MEN.
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7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AÑO 2011
En la revisión por la dirección los líderes de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para la
mejora. Es de anotar que se hizo una revisión con la Vicerrectora General Maria Victoria Mejía Orozco, el
Director de la Escuela de Pedagogía José Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramiento
de la Calidad Mónica Arango Ospina, para decidir cuáles de las recomendaciones de mejora se incorporan
como productos en el plan de acción del año 2012, las demás son actividades que no requieren incorporarse
al plan de acción para su ejecución. Adicionalmente, se definen cuáles de éstas corresponden al sistema,
cuáles a los procesos y cuáles a los requisitos, lo que facilitará la evaluación de la eficacia, luego de su
implementación.
Proceso
PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
Recomendaciones de Mejora
Implementación de diseño
metodológico para la gestión de
proyectos de inversión (Incluye
formulación, gerencia y evaluación
de proyectos).
Sistema Business Inteligence en
funcionamiento. Entendido Business
Inteligence como la habilidad para
transformar los datos que se generan
en información y la información en
conocimiento, de forma que se pueda
optimizar el proceso de toma de
decisiones.
FONDO EDITORIAL
Por costos, eficacia y efectividad la
contratación de un corrector de
estilo para el Fondo Editorial debe
contemplarse a largo plazo, por
productos o por manuscritos
recibidos y valorados según el
número de cuartillas o caracteres
que contengan, comprometidos con
un tiempo de entrega acordado, y
pagados según las condiciones
expuestas en un contrato de
servicios.
Si va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
No va
al Plan
de
Acción
2012
Mejora
del
sistema
x
Mejora
del
proceso
FONDO EDITORIAL
Cambio en la modalidad de
contratación de evaluadores
externos. x x
x
x
x
Mejora
de
Requisito
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Proceso
GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
DISEÑO
CURRICULAR
Y DESARROLLO
CURRICULAR
DISEÑO
CURRICULAR
Y DESARROLLO
CURRICULAR
PROYECCIÓN
SOCIAL
GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Recomendaciones de Mejora
COMUNICACIONES:
Dada la cantidad de información que
se genera por parte de las diferentes
dependencias institucionales para
ser publicada en la página web, se
recomienda fortalecer el recurso
humano encargado de realizar esta
labor.
COMUNICACIONES:
Disponer de personal idóneo para
que se encargue de la actualización
permanente de la información
institucional en las redes sociales.
Continuar con las estrategias
adoptadas para la apropiación del
SGC por parte de la Comunidad
Academica.
Continuar con la sensibilización de
los auditados frente al proceso de la
auditoria interna de calidad por
Facultades.
Implementar un plan de
capacitación en uso de los recursos
TIC tanto para docentes como
estudiantes.
Elaborar un modelo efectivo de
seguimiento a los compromisos
docentes: registro de notas,
seguimiento curricular y
compromiso académico.
Responsabilizar a los funcionarios
dentro de su plan de trabajo con
actividades concretas del sistema de
gestión de la calidad.
Afinar y sistematizar los
instrumentos y criterios de
evaluación del impacto de los
resultados de los proyectos de
investigación.
Consolidar el Sistema de
Información del Centro de
Investigación para que dialogue e
interactúe de manera más eficiente
con otros sistemas de información
internos y externos.
Si va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
x
No va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
x
x
Mejora
del
sistema
x
x
x
Mejora
del
proceso
x
x
x
x
x
x
Mejora
de
Requisito
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Proceso
GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
INTERNACIONALIZACIÓN
DEL CONOCIMIENTO
BIENESTAR
INSTITUCIONAL
GESTIÓN
BIBLIOTECA
GESTIÓN DE
LABORATORIOS
Recomendaciones de Mejora
Estructurar de manera más técnica el
equipo humano del Centro de
Investigación para responder
exitosamente a los retos que
imponen la reorganización
institucional y los nuevos contextos
globales.
Adoptar las políticas,
procedimientos y normatividad para
la movilidad entrante y saliente de
estudiantes.
Generar eventos institucionales para
una mayor proyección sobre
Internacionalización del ITM.
Contar con un sistema de
información, que recoja las cinco
áreas de bienestar y los proyectos
existentes, además, de los que
puedan surgir.
Sistematizar las experiencias de los
proyectos que se generen en
Bienestar, con el fin de poder contar
con herramientas que nos permitan
la visibilización.
Implementación de la biblioteca
digital (recursos digitales y
repositorios digitales) siempre y
cuando se disponga de los recursos
en el 2012.
Rediseño de los espacios de la
biblioteca, tales como: Circulación y
Préstamo, Referencia Especializada,
Medios Audiovisuales, Procesos
Técnicos, Soporte de Informática,
Salas de Lectura.
Implementación de un sistema
Biométrico para cuantificar
sistemáticamente el tiempo real de
Trabajo Independiente.
Creación de una propuesta de
unidad estratégica de negocios para
prestación de servicios de
Laboratorio a la Industria.
Si va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
x
x
x
x
No va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
Mejora
del
sistema
x
x
Mejora
del
proceso
x
x
x
x
x
x
x
Mejora
de
Requisito
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Proceso
GESTIÓN DE
LABORATORIOS
GESTIÓN JURIDICA
GESTIÓN
FINANCIERA
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Recomendaciones de Mejora
Creación de página Web de los
laboratorios del ITM articulado con
la página Institucional donde los
estudiantes, docentes y empresarios
tengan una mayor articulación.
Capacitación permanente de los
cambios normativos para los
funcionarios involucrados en los
diferentes procesos
Implementar el uso del módulo de
inventarios en SEVEN (sería la
segunda etapa, ya que la primera se
hizo con el fondo editorial), con esto
se mejora el control administrativo –
contable de los diferentes insumos
que maneja el Departamento de
Sistemas para el buen
funcionamiento académico -
administrativo del ITM.
Adicionalmente, esto permitirá una
asignación adecuada de los
consumos a las diferentes áreas
(costos ABC).
Se recomienda efectuar una
distinción entre contratos de
suministro (a demanda, tracto
sucesivo) y contratos de
compraventa
(ejecución
instantánea), pues actualmente se
orientan estos contratos en el ITM,
sin hacer la distinción práctica.
Se recomienda fortalecer las
acciones de vigilancia, control y
supervisión a la ejecución de
contratos.
Dar continuidad y permanencia a los
procesos de capacitación de costos,
estudio de mercado, etapas de la
contratación, facturación,
interventoría y supervisión y
atención al cliente.
Si va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
No va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
Mejora
del
sistema
x
Mejora
del
proceso
x
x
x
Mejora
de
Requisito
x
x
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Proceso
ADMINISTRACIÓN
DE BIENES MUEBLES
E INMUEBLES
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN Y
CONTROL
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Recomendaciones de Mejora
Establecer mecanismo de control y
seguimiento para garantizar el
respaldo de información
institucional que se tiene en los
equipo de cómputo en cada una de
las dependencias.
La propuesta inicial consiste en
modificar parcialmente el
procedimiento de vinculación de
profesores de hora cátedra, el cual
consiste en dar traslado a las
facultades para que desde éstas se
ingrese la carga académica de los
profesores y se formalice el contrato
de cátedra.
En esta tarea además del Dpto. de
Personal participan la Oficina de
Planeación, Atención al Estudiante,
Dpto. de Sistemas y las Facultades.
Continuar la articulación del
Sistema Integrado de Gestión con la
Autoevaluación.
Fortalecer la cultura de la
Autoevaluación en respuesta a la
necesidad de mejoramiento
constante.
Disponer de recurso humano que
permita tener una mayor cobertura
para las auditorias de Control
Interno.
Posicionar la política de
transparencia, dentro de la
Institución.
Integrar la Rendición de Cuentas
Institucional con la Revisión por la
Dirección del Sistema de Gestión de
la Calidad.
Continuar la articulación del Sistema
Integrado de Gestión con la
Autoevaluación
Si va
al Plan
de
Acción
2012
No va
al Plan
de
Acción
2012
x
x
x
x
x
Mejora
del
sistema
Fortalecer las estrategias de
apropiación de la cultura de Calidad x x
x
x
x
x
x
x
x
x
Mejora
del
proceso
x
x
x
Mejora
de
Requisito
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8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD
Se ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77 riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en
los procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como
tolerables y 10 como aceptables.
ZONA DE RIESGOS
PROCESOS ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLE
TOTAL DE
RIESGOS
Planeación
Institucional
3 3 6
Gestión de la
Comunicación
1 3 4
Diseño Curricular 1 1 2
Desarrollo
Curricular
3 3 6
Proyección Social 1 3 3 7
Gestión del
Conocimiento
1 1 2 1 5
Internacionalizaci
ón
del
1 1
Conocimiento
Bienestar
Institucional
2 2 4
Gestión de
Biblioteca
1 2 3
Gestión de
Laboratorios
3 1 1 5
Gestión Jurídica 2 6 8
Gestión
Financiera
1 6 7
Adquisición de
Bienes y
1 4 1 6
Servicios
Administración
de Bienes
Muebles e
5 1 6
Inmuebles
Gestión del
Talento Humano
1 1 2
Autoevaluación 1 1
Evaluación y
Control
2 1 3
Gestión de la
Calidad
1 1
TOTAL 10 27 31 7 2 77
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Los riesgos que requieren plan de manejo están en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos).
Proceso Riesgo Valoración Evaluación
Gestión del
Conocimiento
Internacionalizació
n del Conocimiento
Gestión de
laboratorios
Evaluación y
Control
Retraso en la
ejecución del
proyecto
Actividades de
movilidad que no
están articuladas con
los planes de
desarrollo de las
facultades y/o
dependencias
Riesgo por
manipulación de
materiales o residuos
peligrosos
Incumplimiento en la
evaluación de los
sistemas MECI y
SGC
1.16 INACEPTABLE
0.85 IMPORTANTE
1 INACEPTABLE
0.88 IMPORTANTE
Nº Acción
Emprendida
Acción 533
Ver archivo adjunto
extraído del sistema
mejoramiso
Acción 539
Ver archivo adjunto
extraído del sistema
mejoramiso
Acción 580
Ver archivo adjunto
extraído del sistema
mejoramiso
Acción 572
Ver archivo adjunto
extraído del sistema
mejoramiso
9. REVISIÓN DE LA ADECUACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Durante el presente año se ajustó la Política de la Calidad mediante la Resolución Rectoral Nº 641 del 1
agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misión y Visión que fue aprobada por el Consejo Directivo
el 9 de julio de 2011 (Acta Nº5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineación de la
Política de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el País. Adicionalmente,
se verificó la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resolución Rectoral 476 de 2010) con la
política y se ratificó continuar con los mismos objetivos.
POLITICA DE CALIDAD
“El Instituto Tecnológico Metropolitano, es una Institución Universitaria de carácter público y del orden
municipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educación superior para la
formación integral del talento humano con excelencia en la investigación, la innovación, el desarrollo, la
docencia, la extensión y la administración, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyección
nacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental.
En procura de la satisfacción de las expectativas de los clientes”.
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10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirán evidenciar la eficacia,
eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se incorporaran al plan de
acción, como productos de los procesos para evaluarlos en el año 2012.
Para realizar estas mejoras la dirección está consciente de las necesidades de recursos físicos,
financieros, humanos y tecnológicos y realizará las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargo
esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012.
De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad:
ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosofía institucional con los objetivos de los
procesos y los indicadores de gestión.
ES ADECUADO porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en pro del
mejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generación de valor agregado con programas
como SIGA, inclusión y las ayudas económicas que se le brinda a la población para que permanezca en
su proceso de formación.
ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados.
ES EFICIENTE porque permite la optimización de los recursos en cada una de las actividades
identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversión de recursos en capacitación permitió la
participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el
desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los resultados.
ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad académica, el entorno y el desarrollo de la
región.
LUZ MARIELA SORZA ZAPATA
Rectora
Ver anexo (Listado de asistencia)
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