LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
lucre el retiro de los documentos de archivo del sistema electrónico, el creador ha establecido
e instrumentado de manera eficiente los procedimientos que determina que documentación
tiene que ser retirada y transferida junto con los documentos de archivo
*Formas documentales: Reglas según las cuales el documento de archivo es creado bajo sus contextos jurídico-administrativo
y documental así como su autoridad.
5.1.2 Requisitos de línea base para sustentar la producción de copias auténticas
de documentos de archivo
Estos requisitos establecen las condiciones mínimas a fin de que el preservador esté en condiciones
de autenticar la autenticidad de los documentos de archivo inactivos cuando así le
es solicitado.
Requisito 1. Controles sobre la transferencia, conservación y reproducción
Los procedimientos y sistemas utilizados para transferir a los documentos de archivo a un
archivo institucional (histórico) se mantienen y reproducen mediante controles adecuados y
efectivos para garantizar que la identidad e integridad del documento de archivo se pueden
garantizar, especialmente
•
•
•
Se mantiene la custodia ininterrumpida de los documentos de archivo
Se monitorean los procedimientos de seguridad y control, y
El contenido del documento de archivo y cualquier tipo de anotaciones (eventos) de la
forma documental se mantienen sin cambio después de la reproducción
Requisito 2. Documentación del proceso de reproducción y sus efectos
La actividad de reproducción se ha documentado y la misma incluye
• La fecha de la reproducción de los documentos de archivo y el nombre de la persona
responsable de realizarla
• La relación entre los documentos de archivo recibidos de parte del creador y las copias
producidas por el preservador
• El impacto del proceso de reproducción sobre su forma, contenido, accesibilidad y uso, y
• El preservador ha documentado y permitido al usuario la información en casos donde se sabe
que una copia se reproduce de forma total y fiel los elementos de identidad e integridad.
Requisito 3. Descripción archivística
La descripción archivística de los fondos que contienen los documentos de archivo electrónicos
cuentan además, con la información acerca de los contextos jurídico-administrativo, de
procedencia, procedimental y documental, así como información acerca de los cambios a los
documentos de archivo del creador que ha sufrido desde que se crearon por primera vez.
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3 Funciones, procesos y requisitos