LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
5.1 Los requisitos para evaluar y mantener la autenticidad de los documentos
de archivo electrónicos
Los requisitos de referencia sirven de base al preservador para evaluar la autenticidad de los
documentos de archivo del creador. El cumplimiento de los mismos permitirá al preservador
inferir la autenticidad según la forma en la cual los documentos de archivo han sido
creados y mantenidos por el creador durante su vida administrativa. Para ello se diseñaron
los Requisitos de Referencia que sustentan la Presunción de la Autenticidad de los Documentos
de Archivo.
La presunción de autenticidad se basa en el número de requisitos que un SGD cumple y el
grado que éstos alcanzan. Los requisitos por lo tanto son acumulables: a mayor número de
requisitos que se cumplen y mayor el grado en el cual un requisito individual ha sido satisfecho,
mayor la presunción de autenticidad. Cabe señalar que los requisitos no son criterios de
auditoría o certificación para sistemas de preservación (o repositorios digitales), su utilidad
es la de servir como herramienta para la evaluación de autenticidad mientras los documentos
de archivo se encuentran a cargo del creador así como para verificar la autenticidad de
las copias que se emiten desde un sistema de preservación.
5.1.1 Requisitos de referencia para sustentar la presunción de autenticidad de
archivos digitales18 Requisitos de Identidad:
Requisito 1. - Expresión de atributos del documento de archivo y el vínculo a éste
Nombre de quienes intervienen:
Nombre del autor. El nombre de la persona física o jurídica que tiene autoridad y capacidad
para articular el contenido del documento de archivo
Nombre del escritor (si es diferente al autor). Nombre de la persona física o jurídica que
tiene autoridad y capacidad para integrar o elaborar el contenido de un documento de
archivo.
Nombre del originador (si es diferente al autor). El originador es la persona a quien pertenece
la cuenta de internet emisora o el servidor que tiene el documento de archivo
Nombre del receptor Nombre de la(s) persona(s) a quien se ha enviado el documento
de archivo.
Nombre de la acción o materia
Fecha(s) de creación y transmisión
Fecha cronológica. La fecha y posiblemente la hora, de compilación de un documento
de archivo incluida en el propio documento por el autor o por el sistema electrónico por
indicación del autor.
Fecha de recepción. La fecha y posiblemente la hora, cuando el documento fue recibido
por el receptor.
18 Traducción y adaptación de “Benchmark Requirements Set A). Proyecto IntePARES 2, disponible en
http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf
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3 Funciones, procesos y requisitos