LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Recommendations

Info

• • - Autoridades de disposición Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales - Migración, exportación y destrucción - Retención y disposición de documentos de archivo electrónicos y no electrónicos Búsqueda y recuperación - Rendir el despliegue de documentos de archivo - Rendir la impresión - Rendir la redacción - Otro rendimiento Administración - Funciones de administración - Administración de metadatos - Reportes - Respaldo y recuperación Módulo 3 Lineamientos y Requisitos Funcionales para documentos de archivo en sistemas de negocio. Este módulo proporciona una visión de los requisitos funcionales de alto nivel para los documentos de archivo que pueden estar integrados en un sistema de negocio, establece requisitos funcionales obligatorios y opcionales para la gestión de documentos de archivo cuya estructura es semejante a los establecidos en el Módulo 2. A través de este módulo se ayudará a las organizaciones a asegurar que la evidencia (documentos de archivo) de las actividades del negocio sean identificados y gestionados de forma apropiada, en particular ayuda a: • • • • Entender los procesos y requisitos para identificar y gestionar documentos de archivo en los sistemas de negocio Desarrollar requisitos para la funcionalidad de los documentos de archivo que serán incluidos en la especificación de diseño cuando se diseñe, actualice o compre un software para un sistema de negocio. Evaluar la capacidad de gestión de documentos de archivo de sistemas de negocio propuestos que son adaptados o aquellos listos para ser usados Revisar la funcionalidad para los documentos de archivo o evaluar el cumplimiento de los sistemas de negocio existentes. El proyecto lineamientos y requisitos del Consejo está orientado a producir principios globales y armónicos, así como requisitos funcionales para software utilizado para crear y manejar documentos electrónicos de archivo en ambientes de oficina. Trata de resumir los trabajos ya elaborados y establecer lineamientos que reúnan los requerimientos de la comunidad archivística internacional y facilitar el establecer contacto con la industria global del software. Su principal enfoque es la creación y manejo de documentos electrónicos de archivo, por lo que no considera elementos para su preservación en el largo plazo. En su desarrollo se tomaron en consideración las normas ISO 15489 y 23081 por lo que tiene como base el modelo de continuidad de los documentos de archivo. Acaso la novedad de estos requisitos respecto 91 3 Funciones, procesos y requisitos
3 Funciones, procesos y requisitos 92 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales de los anteriores son las diferentes posibilidades de cumplir con las funciones de gestión documental: desde el propio sistema de información, cuando el sistema de información crea y almacena documentos de archivo y el SGD lleva a cabo algunas funciones de control o cuando el sistema de gestión documental crea los documentos de archivo y los exporta con sus metadatos al SGD. 4.3 Los metadatos Tradicionalmente los metadatos han servido para la descripción y acceso de documentos de archivo en soportes tradicionales. Así se registra información acerca de la correspondencia que se recibe, se describe el contenido de un expediente en su carátula, los instrumentos de consulta cuentan, inclusive con elementos de descripción ya estandarizados a través de normas como la ISAD-g de descripción archivística, la ISAAR(CPF) sobre registros de autoridad de archivos respecto de instituciones personas y familias o la ISDIAH16 para la describir instituciones que custodian fondos de archivo. Conviene señalar que los elementos de descripción o metadatos establecidos por estas son aplicables en el entorno de los documentos de archivo digitales, no obstante requieren de complementarse con otros. En el entorno digital los metadatos vienen a constituirse en elementos imprescindibles sin los cuales el contexto, la estructura y el contenido, así como las características para demostrar autenticidad, fiabilidad, integridad, accesibilidad y uso de los documentos de archivo no se pueden entender. En el entorno digital el contenido de un documento de archivo no tendrá sentido alguno si no se tienen metadatos que lo expliquen, tan es así que los mismos deberán estar vinculados de manera inextricable al contenido a partir de su creación y durante su ciclo de vida. Lo anterior a dado lugar al desarrollo de estándares para metadatos como la ISO 23081-1: 2006 Información y documentación – Procesos para la gestión de documentos – Metadatos, Parte 1. Principios, Parte 2. Consideraciones conceptuales y de instrumentación. La ISO 23081 cubre los principios que aseguran y rigen los metadatos para la gestión de documentos de archivo: • • • Documentos de archivo y sus metadatos. Los procesos que los afectan. Cualquier sistema en el que residen. • Cualquier organización responsable de su administración. La ISO 23081 establece un marco para crear, manejar y usar los metadatos para la gestión de documentos de archivo y explica los principios que los rige. Es una guía para entender, instrumentar y usar metadatos dentro del marco de la ISO 15489. Destaca la relevancia de los metadatos en los procesos de la organización y los diferentes tipos de metadatos que sustentan estos procesos y la gestión de los documentos de archivo. También establece un marco para manejar esos metadatos. No define la instrumentación de un grupo de metadatos obligatorios, ya que éstos difieren en detalle según lo requisitos específicos o de la organización. Sin embargo, evalúa los principales grupos de metadatos existentes en línea con los requisitos de la ISO 15489. De igual manera determina el marco para crear, manejar y usar metadatos para la gestión de documentos de archivo y explica los principios que los regulan. 16 Las normas del Consejo Internacional de Archivos pueden consultarse en http://www.ica.org/en/standards (consulta noviembre 2010)
Page 1:
Administración de documentos y arc
Page 4:
Presentación Administración de do
Page 7 and 8:
Prólogo 6 Prólogo Administración
Page 10 and 11:
Introducción José Ramón Cruz Mun
Page 12 and 13:
Page 14:
Page 17 and 18:
1 Principios, términos y conceptos
Page 19 and 20:
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
Page 25 and 26:
Page 27 and 28:
Page 29 and 30:
Page 31 and 32:
Page 33 and 34:
Page 35 and 36:
Page 38 and 39:
2 Administración de documentos y a
Page 40 and 41:
Page 42 and 43: Administración de documentos y arc
Page 48 and 49: • • • • • • • • Adm
Page 50 and 51: • Administración de documentos y
Page 52 and 53: • • Administración de document
Page 58 and 59: • • • Administración de docu
Page 66: Administración de documentos y arc
Page 69 and 70: 3 Funciones, procesos y requisitos
Page 91: 3 Funciones, procesos y requisitos
Page 119 and 120: 4 El sistema de administración de
Page 143 and 144:
4 El sistema de administración de
Page 145 and 146:
Page 147 and 148:
Page 149 and 150:
Page 151 and 152:
Page 153 and 154:
Page 155 and 156:
Page 157 and 158:
Page 159 and 160:
Page 161 and 162:
Page 163 and 164:
Page 165 and 166:
Page 167 and 168:
Page 169 and 170:
Page 171 and 172:
Page 173 and 174:
Page 175 and 176:
Page 177 and 178:
Page 179 and 180:
Page 181 and 182:
Page 183 and 184:
Page 185 and 186:
Page 187 and 188:
Page 189 and 190:
Page 191 and 192:
Page 193 and 194:
Page 195 and 196:
Page 197 and 198:
Page 199 and 200:
Page 201 and 202:
Page 203 and 204:
Page 205 and 206:
Page 207 and 208:
Page 209 and 210:
Page 211 and 212:
Page 213 and 214:
Page 215 and 216:
Page 217 and 218:
Page 219 and 220:
Page 221 and 222:
Page 223 and 224:
Page 225 and 226:
Page 227 and 228:
Page 229 and 230:
Page 231 and 232:
Page 233 and 234:
Page 235 and 236:
Page 237 and 238:
Page 239 and 240:
Page 241 and 242:
Page 243 and 244:
Page 245 and 246:
Page 247 and 248:
Page 249 and 250:
Page 251 and 252:
Page 253 and 254:
Page 255 and 256:
Page 257 and 258:
Page 259 and 260:
Page 261 and 262:
Page 263 and 264:
Page 265 and 266:
Page 267 and 268:
Page 270 and 271:
4.5 1. Captura Administración de d
Page 272 and 273:
Page 274 and 275:
Page 276 and 277:
1.3 Indexação Administración de
Page 278 and 279:
Page 280 and 281:
Page 282 and 283:
Page 284 and 285:
5 Administración de documentos y a
Page 286 and 287:
Page 288 and 289:
Page 290 and 291:
Page 292 and 293:
Page 294 and 295:
Page 296 and 297:
Page 298 and 299:
Page 300 and 301:
Page 302 and 303:
Page 304 and 305:
Page 306:
Page 309 and 310:
5 Funciones de administración del
Page 311 and 312:
Page 313 and 314:
Page 315 and 316:
Page 317 and 318:
Page 319 and 320:
Page 321 and 322:
Page 323 and 324:
Page 325 and 326:
Page 327 and 328:
Page 329 and 330:
Page 331 and 332:
Page 333 and 334:
Page 335 and 336:
Page 337 and 338:
Page 339 and 340:
Page 341 and 342:
Page 343 and 344:
Page 345 and 346:
Page 347 and 348:
Page 349 and 350:
Page 351 and 352:
Page 353 and 354:
Page 355 and 356:
Page 357 and 358:
Page 359 and 360:
Page 361 and 362:
Page 363 and 364:
Page 365 and 366:
Page 367 and 368:
Page 369 and 370:
Page 371 and 372:
Page 373 and 374:
Page 375 and 376:
Page 377 and 378:
Page 379 and 380:
Page 381 and 382:
Page 383 and 384:
Page 386 and 387:
5.4 1. Introducción Administració
Page 388 and 389:
Al respecto Josep Aguiló sostiene:
Page 390 and 391:
Page 392 and 393:
Page 394 and 395:
Page 396 and 397:
Page 398 and 399:
Page 400 and 401:
Page 402 and 403:
Page 404 and 405:
Page 406 and 407:
Page 408 and 409:
Page 410 and 411:
Page 412 and 413:
Page 414 and 415:
Page 416 and 417:
Page 418 and 419:
Page 420 and 421:
Page 422 and 423:
Page 424 and 425:
Page 426 and 427:
5.5 1. Objeto y alcance Administrac
Page 428 and 429:
• • • • • • • • Adm
Page 430 and 431:
Page 432 and 433:
Page 434 and 435:
Page 436 and 437:
Page 438 and 439:
• • • Administración de docu
Page 440 and 441:
Page 442 and 443:
• • Administración de document
Page 444 and 445:
7.1 Sistema archivístico Administr
Page 446 and 447:
• Administración de documentos y
Page 448 and 449:
• • • • • • Administrac
Page 450 and 451:
• • • Administración de docu
Page 452 and 453:
Page 454 and 455:
• Administración de documentos y
Page 456 and 457:
Page 458 and 459:
Page 460 and 461:
Page 462 and 463:
Page 464 and 465:
Page 466 and 467:
Page 468 and 469:
• Evaluación documental • Expe
Page 470 and 471:
5.6 1. Una función centenaria Admi
Page 472 and 473:
Page 474 and 475:
Page 476 and 477:
Page 478 and 479:
Page 480 and 481:
Page 482 and 483:
Page 484 and 485:
Page 486:
show all

LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?