LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
• La Información electrónica de las organizaciones debe ser manejada de manera activa y mantenida
de forma fiable como evidencia auténtica de las actividades de la organización.
• La información de la organización se debe vincular a su contexto a través del uso de metadatos.
• La información de la organización se debe mantener y debe permanecer accesible a los usuarios
autorizados durante el tiempo que sea necesario.
• La información de la información debe estar en posibilidades de disponerse de la misma en
forma sistemática y auditable.
También incluye principios relacionados con los sistemas para la gestión de documentos de
archivo:
• Los sistemas deben sustentar una administración adecuada de la información como una parte
orgánica del proceso del negocio.
• Los sistemas para identificar (integrar) y conservar la información del negocio tiene que depender
de metadatos estandarizados como una parte activa, dinámica e integral del procesos
de gestión que documentan.
• Los sistemas tienen que asegurar la interoperabilidad a través de las plataformas y dominios al
paso del tiempo.
• Los sistemas deben depender (confiar) hasta donde sea posible en estándares abiertos y en la
neutralidad tecnológica.
• Los sistemas deberían tener la capacidad para la importación y exportación masiva utilizando
formatos abiertos.
• Los sistemas deben mantener la información del negocio en un ambiente seguro.
• El mayor número de metadatos posible debe ser generado por el sistema.
• Debería ser lo más fácil posible para los usuarios crear/ identificar (integrar) los documentos
de archivo de las actividades del negocio.
Este primer módulo además incluye los componentes para la administración exitosa de
información del negocio, tales como el esquema de políticas, análisis de procesos, administración
del proyecto, administración del cambio, administración de riesgos, sustentabilidad,
capacidad de desarrollo, administración de la calidad y administración de la configuración,
cultura corporativa. De igual manera incluye los riesgos y atenuantes, en particular riesgos
acerca de la selección del software, sobre el desarrollo del software, compatibilidad técnica,
comunicación, documentación, administración del proyecto, capacitación, así como aquellos
riesgos asociados con la baja inicial en la productividad, los cambios adversos del personal,
la escalabilidad y el cambio organizacional.
Módulo 2 Lineamientos y requisitos funcionales documentos de archivo en oficinas electrónicas
El módulo integra una serie de requisitos funcionales para los sistemas de gestión de documentos
de archivo. Aplican a los documentos de archivo sin importar el medio donde se
crean y almacenan. Están orientados a:
•
Explicar los procesos y requisitos para identificar y manejar los documentos de archivo en
sistemas de gestión documental.
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3 Funciones, procesos y requisitos