LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
ñala que se debe intervenir en el diseño de los documentos y sus procesos para garantizar
fiabilidad, autenticidad, integridad, accesibilidad, su descripción y selección. Respecto de
la utilización establece que los documentos de archivo deben conservar sin alteración las
características de fiabilidad, autenticidad, integridad mediante formas de autenticación y
limitando el acceso; aunado a lo anterior identifica otros requisitos archivísticos como la
interconexión de unos documentos de archivo con otros, la interrelación de los documentos
de archivo no electrónicos, la transferencia cuando ya no son necesarios para el sostenimiento
de actividades de las que se derivan y la conservación en el largo plazo mediante el
desarrollo de procedimientos de control y actividades de actualización y migración.
Respecto de los requisitos funcionales desde la perspectiva organizacional Cruz Mundet refiere
que una estrategia de gestión de documentos electrónicos debe contemplar un amplio
de decisiones de diseño, políticas y procesos en la que debe participar toda la organización.
Así, identifica aspectos que deben ser considerados en las políticas de gestión documental
de archivos electrónicos: disponibilidad, accesibilidad y la factibilidad de que los mismos se
puedan interpretar en cuanto a su contexto. También recomienda el desarrollo de normas
técnicas que cuenten con características para prever o posibilitar, el cambio, el consenso, la
escalabilidad, la integración y el reparto de responsabilidades.
Conviene señalar que durante la preparación de este documento se publicaron los borradores
para comentarios de la ISO/DIS 30300 Information and documentation- Management
system for records- Fundamentals and vocabulary 13 y de la ISO/DIS 30301 Information and
documentation- Management system for records- Requirements. 14 Pertenecen a la serie de ISO’s
llamadas Sistema de Administración para Documentos de Archivo, de las cuales aún se encuentran
en preparación tres más. Estas normas se relacionan con las ISO’s 15489, la 23081 y la
26122 y podrán servir para la certificación de sistemas de administración de documentos.
También se publicó MoReq2010 15 cuyo propósito es describir los requisitos funcionales
mínimos para un sistema de gestión documental, empaquetados en nueve definiciones de
servicios; establecer y normalizar un modelo de información subyacente que incluye tipos
de entidades, estructura de datos, definiciones de elementos de metadatos y definiciones
de funciones. Se identifican diferentes alternativas de arquitecturas para la gestión de
documentos. MoReq2010 ofrece alternativas de solución a aspectos no considerados en
MoReq2.
4.2.3 Principios y requisitos funcionales para documentos de archivo en ambientes
de oficinas electrónicas. Consejo Internacional de Archivos
Los además de los criterios y requisitos ya revisados en el 2008 el Consejo Internacional de
Archivos presentó estos Principios y Requisitos, los cuales se encuentran en tres módulos:
Módulo 1 Visión General y declaración de principios en este módulo se establecen principios
relacionados con los documentos de archivo.
13 Disponible en http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732. (consulta Junio,
2011)
14 Disponible en: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733 (consulta, junio
2011)
15 Disponible en: http://moreq2010.eu/pdf/MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf (consulta, junio 2011)