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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
para los diferentes sistemas de gestión de documentos de archivo electrónicos, se sugiere un
mínimo de requisitos para contar con punto de inicio para su adaptación y expansión.
De acuerdo al contenido de la ISO 15489, DoD 5015.2 y MoReq, Philip Bantin (2008)
identifica los siguientes procesos comunes a estos instrumentos técnicos.
• Identificación (integración) de los documentos de archivo. Esta actividad comprende los siguientes
pasos:
- Registro del documento de archivo con una identificación única y fecha y hora cuando el
documento ingresó al sistema de gestión;
- Asignación de metadatos de clasificación, vigencias y disposición final del documento de
archivo;
- Asignación de metadatos adicionales para determinar el contexto, contenido y estructura y
la administración de documentos de archivo, así como la retención de las metadatos en un
vínculo estrecho al contenido del documento de archivo y 4) transferencia y almacenamiento
del documento de archivo en el repositorio del sistema de gestión documental.
• Soporte de un sistema de clasificación de archivos.
Ello implica que SGD deberá considerar
que en la organización de los documentos de archivo con base en un cuadro de clasificación
previamente definido.
• Captura de metadatos de los documentos de archivo.
Se refiere a la obligatoriedad de que el
sistema capture y presente los metadatos que corresponden al documento de archivo.
• Soporte para control de auditoría.
Comprende la obligatoriedad del sistema para mantener las
trazas de auditoría para todos los procesos mediante los cuales se crean, actualizan, eliminan
y utilizan los documentos de archivo, las categorías o expedientes de archivo, los metadatos
asociados a éstos y los esquemas de clasificación que manejan los documentos de archivo.
• Aseguramiento de uso de los documentos de archivo.
Se trata de las funcionalidades y requisitos
del sistema para asegurar que es posible acceder y recuperar documentos de archivo
fácil y oportunamente en el curso de las actividades y procesos o como referencia y para usos
secundarios.
• Manejo de control y seguridad.
Implica que el sistema cuente con los privilegios de acceso bajo
criterios previamente establecidos.
• Disposición. El sistema deberá establecer los mecanismos para la retención o eliminación automatizada
de documentos de archivo que serán preservados en el largo plazo de acuerdo con
lo establecido en
• Preservación de documentos de archivo.
El aseguramiento para que los documentos de archivo
y sus metadatos relevantes, notas, anexos puedan ser convertidos o migrados a un nuevos sistema
hardware, software y medios de almacenamiento sin pérdida de la información vital.
Por su parte José Ramón Cruz Mundet (2009) aborda los requisitos para los documentos
de archivo digitales en dos bloques, aquellos que afectan la naturaleza de los mismos y los
relacionados con su utilización.
En cuanto a los requisitos relacionados con la naturaleza del documento de archivo Cruz
Mundet identifica las siguientes fases: diseño, uso y conservación. En la fase de diseño se-
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3 Funciones, procesos y requisitos