LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
en archivos y la gestión de los mismos en medios electrónicos. La segunda versión MoReq2
fue publicada en 2008, ésta fue preparada por una consultora británica a petición de la Comisión
Europea, la consultora trabajó directamente con el foro DLM.
MoReq2 establece los requisitos funcionales para el diseño o evaluación de un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo, para su uso en archivos de los países miembros
de la Unión Europea, aunque en la práctica puede aplicarse en cualquier parte.
Su propósito principal es el de servir como una herramienta práctica para orientar a las organizaciones
a satisfacer las necesidades de su actividad para la administración de documentos
de archivo electrónicos y en papel. En su desarrollo se han tomado en cuenta las prácticas
de ciencia archivística y la gestión de documentos, desde la perspectiva del ciclo de vida,
mismas que han sido interpretadas de manera apropiada para ambientes electrónicos.
Dentro de las características de MoReq2 está su flexibilidad para ser aplicada en diferentes
entornos y cumplir con requisitos legales o archivísticos particulares. Cuenta con un
módulo de requisitos básicos para la gestión electrónica fiable, además se han introducido
módulos opcionales, en esta versión de MoReq2 se incorpora además el “capítulo cero” cuyo
propósito es facilitar la inclusión de requisitos específicos de los países europeos. Además,
esta versión cuenta con reglas útiles para pruebas de cumplimiento del software para los
sistemas de gestión.
MoReq2 se estructura de la siguiente manera:
• Estructura de los requisitos de un sistema de gestión documental
- Terminología clave
- Conceptos básicos
- Modelo de relación de entidades
• Requisitos de un sistema de clasificación y organización por expedientes
- Configuración de un cuadro de clasificación
- Secciones y expedientes
- Volúmenes y expedientes
- Mantenimiento del cuadro de clasificación
• Controles y seguridad
- Acceso
- Traza de auditoría
- Respaldo y recuperación
- Documentos de archivo vitales
• Retención y disposición
- Tablas de retención y disposición
- Revisión de acciones de disposición
- Transferencia, exportación, destrucción
85
3 Funciones, procesos y requisitos