LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
4.2 Modelos de requisitos y criterios relevantes para los procesos en la
gestión documental
4.2.1 DoD.5015.2 Gestión de documentos electrónicos. Estándar de criterios para
el diseño de aplicaciones de software, del Departamento de Defensa de los Estados
Unidos de Norteamérica. (2007)
La DoD 5015.2 es primer estándar desarrollado para establecer los criterios necesarios para
los archivos electrónicos, cuya primera versión fue publicada en el 1997, por el Departamento
de Defensa de los Estados Unidos de Norteamérica. La DoD 5015 fue elaborada con
base en el ciclo de vida de los documentos de archivo.
Como se mencionó la primera versión de la DOD.5015.2 fue publicada hace más de 10 años,
la misma fue elaborada con base en el trabajo conjunto del Departamento de Defensa de los
Estados Unidos de Norteamérica y la Escuela de Biblioteconomía y Ciencias Archivísticas
Universidad de la Columbia Británica del Canadá, estas actividades tuvieron como antecedente
las investigaciones de esta institución académica, mismas que se orientaron a la preservación
de la integridad de documentos de archivo electrónicos. Esto mediante la aplicación de las
ciencias archivística y diplomática a fin de desarrollar requisitos funcionales para la gestión documental
electrónica útil a la preservación de la autenticidad y fiabilidad de los documentos de
archivo desde la perspectiva del ciclo de vida de los documentos (conocido como el Proyecto
UBC-MAS). 11 La DoD 5015.2 fue respaldada por los Archivos Nacionales de Estados Unidos
de Norteamérica para su uso por otras dependencias gubernamentales como línea base de requisitos
para gestión documental automatizada. La segunda versión fue publicada en abril de
2000, la misma fue nuevamente endosada por los Archivos Nacionales de Estados Unidos para
su uso por otras dependencias. 12 La última versión ha sido publicada en abril de 2007.
De acuerdo con Riofrio y Matsuura (2004) La norma establece los requisitos que, según necesidades
operacionales, regulatorias y legales, deben cumplir los productos con aplicaciones
para la gestión documental. También, en la DoD 5015.2 se determina que los sistemas de
gestión documental deberían al menos tener capacidad para:
• Establecer un cuadro de clasificación archivística asociado a tablas de retención.
•
•
•
•
Identificar y declarar documentos de archivo y proporcionar su contexto.
Almacenar, preservar y proteger los documentos de archivo electrónico.
Buscar y recuperar documentos electrónicos de archivo.
Dar seguimiento o rastrear el estatus de las vigencias documentales.
• Ejecutar instrucciones de disposición (corte, transferencia y destrucción).
Para la versión de 2002 se incluyeron aspectos relacionados con clasificación y desclasificación
de la información a fin de cumplir con la legislación correspondiente, también se
incluyeron requerimientos para contar con la funcionalidad para la exportación de correos
electrónicos del repositorio del sistema a una aplicación específica que permitiera el envío y
recepción de correos electrónicos:
11 Consúltese: Authenticity Task Force Report en: http://www.interpares.org/ip2/ip2_products.cfm (consulta julio, 2010)
12 Consúltese el sitio de los Archivos Nacionales de Estados Unidos de Norteamérica http://www.archives.gov/records-mgmt/
index.html (consulta agosto, 2010)
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3 Funciones, procesos y requisitos