LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
cumentos de archivo tales como tesauros, cuadros de clasificación, mecanismos de control
y acceso a los archivos. Asimismo, proporciona lineamientos para programas monitoreo,
auditoría y seguimiento y capacitación.
En el diseño de un sistema de gestión documental la ISO 15489 establece que el mismo
debe ser fiable en cuanto a requisitos básicos que deberán satisfacerse y documentarse mediante
el mantenimiento de los documentos de archivo de la operación del sistema.
De igual manera, se establece que el sistema de gestión documental deberá contar con elementos
que garanticen la integridad del documento de archivo mediante controles de acceso,
monitoreo para evitar que éstos sean eliminados o cambiados. Estos elementos podrán
estar dentro del propio SGD o fuera del mismo, también será necesario que, en cuanto a
archivos digitales, cualquier actualización o migración o problema del sistema, éste deberá
contar con los mecanismos para probar que los documentos de archivo mantienen su integridad.
Asimismo, el sistema deberá cumplir con disposiciones y normatividad aplicables a
los documentos de archivo, para ello el sistema deberá evaluarse de forma periódica. Además,
el SGD deberá tener un alcance para incorporar a todos los documentos de archivo que
se derivan de los procesos de una organización o un sector de ésta, deberá también permitir
la creación y mantenimiento de los documentos de archivo de forma sistemática.
La ISO 15489 establece que el SGD debe considerar los siguientes elementos:
• Contar con las funcionalidades para cumplir con procesos y controles que se enlistan más adelante.
• Documentar las transacciones de los documentos de archivo.
• Contar con procedimientos para almacenamiento físico y protección.
• Contar con una administración distribuida cuando existen opciones alternativas para las
ubicaciones de los documentos de archivo.
• Mantener los documentos de archivo auténticos, fiables y usables a través de cualquier cambio,
conversión de formato o migración.
• Facilitar el acceso, recuperación y uso.
• Funcionalidades que permitan la retención de acuerdo a vigencias establecidas.
En el diseño de un SGD la ISO 15489 recomienda realizar:
• Una investigación preliminar para conocer acerca del entorno donde se crean los documentos
de archivo;
• Analizar las funciones, actividades y transacciones para jerarquizarlas con el propósito de diseñar
el sistema de clasificación e identificar los flujos de los procesos y transacciones.
• Identificar los requisitos para los documentos de archivo a fin de que estos sirvan de evidencia
e información de las funciones, actividades o transacciones.
• Evaluar los sistemas ya existentes para medir su desempeño respecto de los requisitos que se
establezcan para los documentos de archivo.”
Especial mención merecen los procesos y controles que la ISO 15489 ha establecido como
parte de un SGD.
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3 Funciones, procesos y requisitos