LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
80
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
tándares, criterios, requisitos o modelos que existen en que mayor relevancia han tenido en
el entorno internacional respecto de los sistemas de gestión documental, ya que los mismos
han servido de base para el desarrollo e instrumentación de otros, éstos son: ISO 15489,
DoD5015.2 y MoReq2 así como aquellas propuestas por el Consejo Internacional de Archivos.
4.1 ISO 15489 Información y documentación-Administración de Documentos
de Archivo, Parte 1. Aspectos generales; Parte 2. Lineamientos. (2001)
La ISO 15489 se presentó en octubre de 2001 durante el Congreso Internacional de ARMA
International (Asociación Internacional de Gestores de Información). Tiene como antecedente
la Norma Australiana sobre Gestión Documental AS-4390-1996. Su objeto es regular
la organización del sistema de gestión documental (SGD). Cabe señalar que la norma esta
conceptualizada bajo el modelo de continuidad de los documentos de archivo. No obstante
su origen, la misma es perfectamente aplicable y adaptable al manejo de archivos desde la
perspectiva del ciclo de vida de los documentos, durante la etapa administrativa pues los
procesos y controles son aplicables tanto a los archivos activos como semiactivos. Acaso,
en los archivos en formato tradicional tan solo sería necesario incorporar ciertos procesos e
instrumentos relacionados con la transferencia primaria y la guarda precautoria, lo cual no
impacta en el manejo de los documentos de archivo digitales, toda vez que su vida administrativa
se mantiene en el sistema de gestión documental.
La ISO 15489 no es una norma de certificación, proporciona lineamientos para sistemas de
gestión documental tanto en organizaciones, públicas y privada, asimismo, dentro de sus
características están:
•
•
•
•
•
El ser un referente de buenas prácticas para la gestión de archivos, aunque no incluye el
manejo de documentos de archivo con valor histórico.
Ser neutral en cuanto a tecnología, no obstante se orienta a sistemas de gestión automatizados.
Adoptar principios de la metodología archivística tales como la clasificación, la valoración
documental.
Procurar, al aplicarse, que los funcionarios y directivos se familiaricen con la importancia
de una adecuada gestión documental.
Ofrecer a los profesionales de las tecnologías de la información conceptos de gestión documental
útiles para el trabajo conjunto entre estos profesionales y los archivistas.
La ISO 15489. Parte 1 comprende un marco general para la gestión documental así como
los beneficios que para las organizaciones tiene el buen manejo de los archivos, las consideraciones
legales y la importancia de que existan responsables de la gestión documental
en las instituciones. También aporta elementos útiles para la adecuada administración de
documentos de archivo, el diseño de sistemas de gestión documental y los procesos para el
manejo de documentos de archivo, la auditoría y la capacitación. Por su parte la ISO 15489.
Parte 2. Lineamientos, brinda orientación para poner en práctica lo establecido en la Parte
1. Determina principios para la elaboración de una política de archivos, las asignaciones de
responsabilidad y sugiere un proceso para el desarrollo de sistemas de gestión documental.
También incluye elementos prácticos para el desarrollo de procesos, controles para los do-