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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
dicionales de la gestión documental y la archivística. El estudio realizado en 18 organizaciones
de Naciones Unidas reconoció que era necesario “…distinguir entre documento de
archivo y otros materiales documentales”, además el reporte establecía que “...la legalidad
de los documentos de archivo electrónicos dependería de la evidencia para demostrar que
la creación de los mismos formaban parte de un procedimiento normal de operación y que
era necesario su cuidado durante el ciclo de vida del mismo para asegurar su continuidad e
inviolabilidad”. El reporte también reconocía de forma indirecta que era necesario diseñar
la funcionalidad de gestión documental dentro de los sistemas electrónicos. 10
Lo anterior, tiene como propósito el señalar que las tecnologías de la información no han
sido la solución para contar con documentos de archivo digitales auténticos, fiables e íntegros
que sirvan a las tareas cotidianas de las instituciones, a la rendición de cuentas y a la
transparencia, al acceso a la información y como memoria colectiva e individual de una comunidad.
No obstante, son los sistemas de gestión documental desarrollados desde la visión
y práctica archivística, los que en realidad le darán la oportunidad a esos materiales digitales
de cumplir con su calidad de documentos de archivo para los propósitos mencionados. Es
así que la información contenida en los documentos de archivo digital no tendrá ningún
valor presente o futuro mientras no se cuente con los mecanismos de control, metadatos y
procesos que permitan su permanencia auténtica, fiable e íntegra, ahora y en el largo plazo.
En la actualidad la gestión documental se encuentra orientada a aspectos relacionados con
los procesos que crean y manejan los documentos de archivo y los sistemas donde se mantienen,
por ejemplo la ISO 15489 define a la gestión documental como “El campo de la
administración responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento,
uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo procesos para identificar y
mantener evidencia e información acerca de las actividades y transacciones de las instituciones en
forma de documentos de archivo”. Como se mencionó, en la gestión documental ahora tiene
mayor relevancia el control que se pueda ejercer sobre los documentos de archivo a partir de
su creación (o, en el caso de los archivos digitales y cuando sea posible, a partir del diseño
de sistema donde los mismos se conservarán) y hasta su disposición final, ya sea que son
eliminados o transferidos a un archivo histórico donde los procesos para su preservación en
el largo plazo también serán básicos para mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad,
su control, preservación y acceso. Es así que las buenas prácticas para los documentos de
archivo tienen como base los sistemas de gestión documental (también llamados sistemas
administración de archivos electrónicos o funcionalidades para la administración de documentos
de archivo).
Al respecto, la trascendencia de los SGD’s está relacionada con la fragilidad de los documentos
de archivo en ambiente digital, los cuales, como ya es conocido, están sujetos a la
degradación de los medios en los que se encuentran, a la obsolescencia y dependencia del
hardware y de los formatos. Esto obliga a buscar que los documentos de archivo digitales
mantengan características que, por lo general, no representan complicaciones para los archivos
en formatos tradicionales. A continuación se hace una revisión y comentan los es-
10 Sobre el reporte ACCIS y estudios preliminares respecto de archivos electrónicos consultar: Luciana Duranti, Terry Eastwood
y Heather MacNeil Preservation of the Integrity of Electrónic Records, Ed. Kluwer Academic Publishers, 2002. También
sobre literatura relacionada con la gestión de documentos de archivo electrónicos el documento Electronic Records Management.
A Literature Review”. Elaborado por Alf Erlandsson para el Comité de Documentos de Archivo Electrónicos del Consejo
Internacional de Archivos ofrece un extenso panorama de las visiones y tienen lugar en los últimos años del Siglo 20.
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3 Funciones, procesos y requisitos