LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Determinación de las funciones de la organización a través de las cuales se alcanzan los objetivos.
Identificación de los procesos de la organización que constituyen esas funciones.
Análisis de los elementos que constituyen el proceso para identificar las transacciones que constituyen
el proceso.
Por su parte, respecto al análisis secuencial (o de procesos) permite esquematizar las secuencias
de actividades de un proceso y sus vínculos con otros. De acuerdo con la ISO 15489,
este tipo de análisis es útil para determinar las secuencias y permite establecer:
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El desempeño de rutina del proceso.
Las variaciones más frecuentes.
• La identificación de otras variaciones que requieren intervención no rutinaria.
Como puede observarse hay similitudes entre la propuesta de Shepherd y Yeo y la ISO
26122. En última instancia hay que observar que el análisis funcional o de procesos son
nuevas herramientas a aplicar en la gestión de documentos y no obstante su necesaria instrumentación
en los documentos de archivo en soportes tradicionales, se debe enfatizar la
relevancia que un análisis desde la perspectiva archivística tiene en el entorno digital. Esto a
fin de que en aquellos sistemas y bases de datos que generan información con características
de documentos de archivo sea posible identificar, tanto formatos como información representativa
de las actividades que puedan posteriormente ser jerarquizados e integrados en el
sistema de gestión documental (SGD).
Debe aclararse que mediante el análisis funcional o el análisis de procesos, en tanto herramientas
para el gestor de documentos o archivista no se intenta, en momento alguno,
diseñar procesos que están a cargo del creador pero si se pretende analizar los elementos y
factores que pueden afectar los documentos de archivo que se derivan de los mismos los
cuales de no controlarse pueden poner en riesgo el cumplimiento de metas y objetivos de la
organización.
Un ejemplo de un análisis funcional para la elaboración de un cuadro de clasificación archivística
es el Instructivo para la Elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística del Archivo
General de la Nación en México. El mismo aún requiere de ser mejorado para incorporar la
realización de entrevistas con los responsables de procesos, entre otros aspectos, no obstante
ha sido una herramienta útil en el desarrollo de cuadros de clasificación por funciones en
las dependencias del Poder Ejecutivo Federal al cual se le han vinculado las vigencias de las
series documentales. 9
4. PROCESOS
La importancia de la práctica archivística en el entorno digital se deja ver en un estudio
desarrollado por las Naciones Unidas en 1990, conocido como el reporte ACCIS, mismo
que estuvo orientado al desarrollo de directrices para la implementación de programas para
la gestión de documentos de archivo electrónicos, considerando para ello las prácticas tra-
9 El instructivo se encuentra disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_clasificacion_abril06.pdf (consulta, octubre
2010)