LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
¿Los documentos de archivo se utilizan de forma adecuada y suficiente para el propósito del
proceso?
¿Afecta al desempeño de actividades subsecuentes o a otros aspectos del proceso o de procesos
relacionados cuando en cierta actividad del proceso no se crean documentos de archivo?
¿Existe algún riesgo de pérdida de los documentos de archivo en papel cuando pasan de un
empleado a otro?
¿Puede mejorarse el proceso para crear o enviar documentos de archivo?
¿Puede mejorarse el formato, estructura o contenido de los documentos de archivo?
¿Se Identifican en los documentos de archivo la autoridad del mismo, los participantes, los
contexto y el resultado de cada actividad?
¿Qué medidas son necesarias para asegurar que los documentos de archivo son capturados en
un in un sistema de gestión documental efectivo.”
3.2 ISO/TR 26122 Información y documentación –Análisis de procesos de
trabajo para documentos de archivo. (2007)
La ISO 26122 proporciona orientación en actividades para el análisis de procesos desde
la perspectiva de la creación e identificación (integración) y control de los documentos de
archivo. Para ello identifica dos tipos de análisis:
•
Análisis funcional (descomposición de la funciones en procesos) y,
• Análisis secuencial o de procesos (investigación del flujo de las transacciones)
La ISO 26122 señala que en cada análisis conlleva una revisión preliminar del contexto
(i.e. mandato y ambiente regulatorio). También brinda orientación sobre la forma en la que
las listas de preguntas o temas que se considerarán en cada elemento del análisis. Además
describe una aplicación práctica de la teoría establecida en la ISO 15489. Como tal la ISO
26122 es independiente a la tecnología aunque puede ser útil para evaluar la aptitud de los
instrumentos técnicos que sustentan los procesos de trabajo de una organización.
Mediante el análisis de procesos de trabajo será posible identificar:”La relación entre los
procesos de trabajo y el contexto de la organización, la relación entre los procesos de trabajo y las
normas que regulan su aplicación, la descomposición jerárquica de los procesos de trabajo en las
partes que lo constituyen, la interdependencia secuencial entre procesos de trabajo diferenciados o
transacciones individuales.
De acuerdo con esta norma el análisis funcional es útil para contar con: “requisitos de identificación
puntuales de los documentos de archivo útiles a la captura (integración, identificación)
y gestión de los documentos de archivo en el desempeño de las actividades; la definición de los
vínculos contextuales de la organización entre los documentos de archivo para su arreglo y agrupación
lógica para asegurar la documentación puntual de los procesos de trabajo y facilitar la
recuperación, retención y disposición de los documentos de archivo basados en el conocimiento de
las organizaciones”.
La misma identifica los siguientes pasos para el análisis funcional:
•
Identificación de los objetivos y estrategias de la organización
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3 Funciones, procesos y requisitos