LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
“La institucionalización del rol de la profesión de gestión de documentos requiere un
énfasis particular para integrar a la gestión documental en los procesos y propósitos de
negocio y sociales.”
“La ciencia archivística es el fundamento para organizar el conocimiento acerca de la
gestión de documentos. Tal conocimiento es revisable pero puede ser estructurado y explorado
en términos de la operación de principios para la acción en el pasado, presente y
futuro.”
Esta visión no ha sido factor determinante en nuestro entorno ya que en Iberoamérica no se
encuentra tal diferencia entre un profesional y otro, en principio a ambos se les concede la
calidad de archivistas y lo que se localiza en las oficinas también son archivos. El modelo de
continuidad de los documentos de archivo implica, entonces, una visión diferente a la del
ciclo de vida, toda vez que se percibe a los documentos de archivo en constante transformación
que van adquiriendo nuevos significados a través del tiempo y el espacio, sin una separación
por etapas; el modelo también contempla el directo involucramiento del archivista o
gestor de documentos en el diseño del sistema de gestión documental a partir de la creación
del documento de archivo o antes. Esto con el fin de establecer las estrategias y metodologías
para valorar, describir y preservar los documentos de archivo.
De acuerdo con Philip C. Bantin (1998) acaso la mayor diferencia entre el ciclo de vida y el
concepto de continuidad de los documentos de archivo son las responsabilidades asociadas
a la gestión de documentos. Mientras que en la aproximación del ciclo de vida, los archivos
en etapa activa y semiactiva son responsabilidad de sus creadores, quienes los usan de manera
cotidiana e, inclusive llevan a cabo cambios o actualizaciones derivadas de las propias
funciones o actividades y los de valor permanente pasan a ser responsabilidad de los archivistas;
en el modelo continuidad de los documentos de archivo se pretende que la gestión de
documentos sea una integración de responsabilidades así como la intervención directa de los
archivistas desde el diseño de un sistema de gestión electrónico que incorpora a los metadatos
para dar contexto a los documentos. En sí, el concepto de continuidad de documentos
de archivo se orienta más al sistema de gestión documental que al manejo y tratamiento de
los documentos de archivo, lo contrario sucede con el ciclo de vida de los documentos.
No obstante esta controversia teórica, es de reconocerse que ambos esquemas, en algún momento
confluyen, puesto que de alguna manera tienen como base la disciplina archivística y
hacen mención a ciertos procesos y herramientas que han sido utilizadas con frecuencia durante
la etapa administrativa de los documentos de archivo desde mediados del Siglo 20.
3. FUNCIONES
3.1 La importancia de las funciones en la gestión de archivos
Respecto de las series documentales, decía Teodoro Schellenberg (1984) “… Si importar el
factor que tuvo lugar para crear una serie, es muy probable que ésta se haya creado en el curso del
desempeño de una acción en particular”. Lo anterior viene a colación ante la necesidad de que
las organizaciones documenten sus actos regulados por disposiciones legales y normativas,
tanto para la rendición de cuentas como para la transparencia, el acceso a la información y
la historia de la sociedad. Esto trae consigo la urgencia de que los gestores de documentos
y archivistas se involucren cada vez más en el conocimiento sobre la operación de las orga-
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3 Funciones, procesos y requisitos