LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La perspectiva del ciclo de vida de los documentos de archivo relacionada con las actividades
que se aplican para su manejo y la persona moral o física responsable de los mismos
son rasgos de mayor relevancia en el ambiente de los documentos digitales de archivo. Los
espacios donde los éstos se conservan ya no son factor esencial en el entorno digital, aunque
para fines de eficiencia y eficacia los archivos de gestión o trámite, de concentración o
intermedios para los archivos en soportes tradicionales si tienen repercusión. No obstante,
la ubicación de un documento de archivo es un elemento que se considera en los sistemas
de gestión documental, ya que las actividades de gestión documental deberán aplicarse de
manera integral en ambos entornos.
2.3 El concepto de continuidad de los documentos de archivo
A mediados de los años 50’s y 80’s autores ingleses introducen dentro del concepto del ciclo
de vida de los documentos de archivo la “responsabilidad movible”, misma que establece el
principio de colaboración entre el responsable de archivos en etapas activa y semiactiva con
el responsable de archivos históricos, principalmente para los procesos de valoración documental
y de cómo esta responsabilidad de los primeros decrece al paso del ciclo de vida y se
incrementa para los segundos.
Lo anterior sirvió de base al canadiense Jay Atherton en 1985, durante la Reunión Anual
de la Asociación de los Archivos de Canadá para introducir el concepto de “continuidad de
los documentos de archivo” con el propósito de integrar la visión anglosajona de los archivos
administrativos y los archivos históricos. Aunque el concepto como modelo y con diferencias
al planteamiento de Atherton, fue formulado en 1990 por el teórico de la archivística
australiano Frank Upward. El modelo considera las siguientes dimensiones o procesos:
creación, captura (identificación, incorporación), organización y uso, mismos que no están
basados en el tiempo, sino en la continuidad de procesos. Así, en una primera dimensión
los documentos de archivo son creados o recibidos para sustentar actividades derivadas de
funciones que requieren ser documentadas y para asegurar que, más adelante, se capturan
como evidencia y sustento de las acciones de una institución, en un tercer momento los
documentos de archivo son incorporados y organizados para formar en sistemas formales de
administración de archivos dentro de la institución para garantizar su uso y acceso. 8
También se dice que fue el archivista australiano Ian MacLean fue quien en 1950, manifestó
que los gestores de los documentos de archivo eran verdaderos archivistas y que la ciencia
archivística debería orientarse a estudiar la “información registrada” así como los sistemas de
gestión y los procesos de clasificación.(Xiaomi, An, 2008). Aunque en su artículo Xiaomi,
An igualmente identifica a Frank Upward como el archivista encargado de formular el modelo
de continuidad de los documentos de archivo bajo cuatro principios:
•
•
“Un concepto de “documento de archivo” inclusivo del valor continuado de los documentos
de archivo (archivos) fortalece sus usos, para propósitos transaccionales, evidenciales
y como memoria, también unifica aproximaciones para la gestión documental/
archivos, ya sea que los mismos se mantienen por un segundo o por un milenio.”
“Hay un enfoque sobre los documentos de archivo como entidad lógica más que como
entidades físicas, sin importar si están en papel o en forma electrónica.”
8 Ibid. 4, pp. 9-10.