LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
habilidades para traer –manifestar o reproducir- al documento de archivo tal y como fue
elaborado inicialmente.
También se encontró que existen dos tipos principales de documentos digitales de archivo:
estáticos son aquellos que no tienen posibilidades para cambiar su contenido manifiesto o
forma más allá de abrir, cerrar y navegar, como el correo electrónico, video o música digital;
interactivos. Estos archivos presentan un contenido o una forma variable o ambos; las reglas
que regulan su contenido y forma de presentación pueden ser fijas o variables.
Por otra parte, en los sistemas se han identificado entidades digitales que por sus características
contienen documentos de archivo potenciales:
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Entidades donde la variación se debe a los datos que cambian frecuentemente (el diseño
permite actualización, cambio o alteraciones; también es posible la recolección de datos
por parte de los usuarios o las interacciones o acciones de éste, o usos de estos datos para
determinar subsecuentes presentaciones).
Entidades donde la variación se debe a datos recibidos de fuentes externas y no son almacenadas
dentro del sistema.
Entidades producidas en el marco de aplicaciones dinámicas de cómputo que seleccionan
diferentes grupos de reglas para producir documentos, dependiendo de la entrada (input)
del usuario, fuentes de datos de contenido y características del contenido (sitios del estado
del tiempo).
Entidades producidas por computación evolucionaría donde el software que los genera
pueden cambiar de forma autónoma (programación y modelaje de mercados financiero;
sitios juegos educativos). (Duranti y Thibodeau, 2006)
De lo anterior, conviene reiterar que en el entorno digital hay nuevos materiales, visto que
las tecnologías de la información evolucionan rápidamente el riesgo de pérdida de esos
nuevos materiales creados de forma cotidiana en las organizaciones para cumplir con sus
funciones es alto. Es así, que la investigación de los entornos donde los mismos se crean,
conservan y preservan en el largo plazo es tarea ineludible.
2.2 Sobre el ciclo de vida
La noción del ciclo de vida, (conocida como teoría de las tres edades) de los documentos de archivo
tiene en Francia uno de sus orígenes, comprende tres etapas de los documentos de archivo
–corrientes, intermedios o definitivos- la misma tenía principalmente como base sus usos y
el lugar donde los mismos eran guardados. A este concepto también se le reconoce en términos
de archivos activos, semiactivos e inactivos o históricos. Más adelante la definición cambió, ya
no se establecían las etapas de acuerdo al lugar o sitio de guarda, sino por las actividades que
se instrumentan a los mismos por ejemplo en los años 60’s del siglo pasado se establecieron
dos fases: la gestión de documentos y la etapa archivística o histórica. La definición del ciclo
de vida del Proyecto InterPARES es una extensión de esa aproximación, pero además con una
nueva característica transfiere, la noción del ciclo de vida de las actividades que se llevan a cabo
sobre los documentos de archivo a los documentos de archivo mismos. La definición se divide
en dos fases grandes fases, la primera cuando los documentos de archivo se encuentran aún en
posesión del creador (gestión documental) y la segunda cuando los mismos se encuentran a
cargo del preservador (archivo histórico) cada una con etapas secuenciales estas fases están rela-