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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
OAIS para los repositorios digitales, así como ciertos criterios para la verificación de repositorios
digitales para la preservación de documentos digitales de archivo en el largo plazo. 3
El propósito es que los lectores cuenten con elementos de referencia útiles para la comprensión
de las particularidades que el manejo de los documentos de archivo digitales conlleva.
Esto con el ánimo de que los archivistas, gestores de documentos, tecnólogos de la información,
funcionarios y directivos, tomadores de decisiones así como auditores interactúen
a favor de la organización y conservación de los documentos de archivo digitales. No se
pretende profundizar acerca de los documentos e instrumentos que se comentan ya que el
espacio no sería suficiente. En principio se trata de recoger y hacer referencia a lo esencial,
aunque si se intenta provocar mayor reflexión y estudio sobre las funciones, requisitos y
procesos para documentos de archivo digitales.
2. Sobre el documento de archivo digital, sus
características, el ciclo de vida y el modelo de
continuidad de los documentos de archivo.
2.1 El documento de archivo digital
Las características de los documentos de archivo tales como la autenticidad, integridad,
identidad y accesibilidad son reconocidas en el entorno de los documentos de archivo en
soportes tradicionales ya que no se cuestionan cuando existe la cadena interrumpida de
custodia. No obstante, en el entorno de los documentos de archivo digital, ante la intangibilidad
de los mismos requieren complementar a las ya conocidas para el documento de
archivo - carácter seriado, génesis, exclusividad, interrelación-(Cruz Mundet, 2009).
Sobre la autenticidad de los documentos de archivo la ISO 15489 establece que éste es
auténtico cuando “puede demostrar a) ser lo que se propone ser; b) ser creado o enviado por la
persona que pretendió crearlo y enviarlo; y c) haber sido enviado creado o enviado en la fecha pretendida.”
Para el Proyecto InterPARES la autenticidad de un documento de archivo “consiste
en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser, estar libre de alteración
o corrupción. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad (unívoca) e
integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias
inherentes”. En sí la autenticidad de los documentos de archivo será mayor en la medida en
la que los otros dos elementos identidad e integridad estén presentes.
La fiabilidad se refiere a la autoridad y confianza que tienen los documentos de archivo y, en
su caso, servir de evidencia. De acuerdo a la ISO 15489 un documento de archivo fiable es
“aquel en el cual es posible confiar en su contenido como una representación completa y precisa de
las transacciones, actividades o hechos que documentan”. Por su parte, el Proyecto InterPARES
3 Cabe señalar que los conceptos utilizados en este capítulo en su mayoría son traducción libre del idioma inglés y, al igual que
sucede en el idioma español, el nombrar a la misma cosa mediante diferentes conceptos es constante. Cuando ha sido posible
se han unificado conceptos, sin embargo en la traducción de conceptos de documentos técnicos se ha intentado respetar el
concepto equivalente en el español. Por ejemplo se intenta que el concepto “documento de archivo digital” sea el genérico
dentro del texto, sin embargo en casos como en MoReq2 el concepto utilizado es el de “documento electrónico de archivo” el
mismo se ha mantenido. Sobre todo se mantienen conceptos que podrían parecer similares pero conceptualmente pudieran
tener ciertas diferencias como lo es el caso de “un sistema de preservación” que propone InterPARES o los “repositorios digitales”
de los que trata el Modelo OAIS y los criterios de certificación. No es tema de este capítulo el abordaje de la terminología,
pero si conviene dejar claro que la terminología en el entorno de lo “digital” o lo “electrónico” demanda de serios esfuerzos que
sirvan a su mejor comprensión.
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3 Funciones, procesos y requisitos