LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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1. Introducción 1
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La disciplina archivística tiene como base este capítulo y sin hacer caso omiso a los documentos
de archivo en soportes tradicionales, el mismo se enfoca mayormente a los materiales
que nacen digitalmente o que son transferidos a este formato mediante algún proceso
e incorporados a un sistema de gestión documental. Lo anterior debido a que han sido,
precisamente la archivística y la gestión de los documentos las herramientas que vienen a
dar solución al manejo de los documentos de archivo digitales. Es así que en la gestión documental
los aspectos relacionados con el análisis funcional, los procesos y los requisitos que
se revisan, prácticamente aplican a ambos soportes. No sucede lo mismo con la preservación
de los documentos de archivo en el largo plazo, es decir, de aquellos que podrán transferirse
a un archivo histórico, en este caso, se hará referencia a procesos y requisitos relacionados
con la preservación de documentos de archivo digitales.
Por otra parte, ante a los retos que implican los documentos de archivo digitales debido a la
fragilidad y dependencia tecnológica que con facilidad pone en riesgo su acceso, creación,
conservación así como las necesidades para que los mismos puedan mantenerse auténticos,
fiables e íntegros es que, ahora, más que nunca, las soluciones giran alrededor de los controles
y procesos que se establezcan a partir de su creación y hasta su disposición final. Por tanto,
el objeto de estudio, el conjunto de datos digitales con información llamado y caracterizado
como documento de archivo, no puede verse de forma aislada, sino desde el entorno donde
el mismo pueda ser creado, controlado y conservado, es decir un sistema de gestión documental
(o los sistemas de creación y conservación) para la etapa administrativa del mismo o
en un sistema de preservación o repositorio digital para su preservación en el largo plazo.
Así, para contar con un marco de referencia de los documentos de archivo digitales en una
primera parte se introducen y revisan ciertos conceptos sobre el documento de archivo digital
y se hace una revisión respecto de la naturaleza del mismo, el su ciclo de vida así como
el modelo de continuidad de los documentos de archivo. En cuanto a las “funciones” se proporcionan
elementos suficientes para que los archivistas cuenten con la información sobre
la importancia de identificar las funciones y procesos en las organizaciones y su relación
con los sistemas de gestión documental. Respecto de los “procesos y requisitos”, se hace una
revisión de las normas, criterios y requisitos que han servido de base para los procesos que
los sistemas de gestión documental deben considerar a fin de que los documentos de archivo
digitales y en formato tradicional mantengan sus características, así como su utilidad presente
y futura. Así, se comentan brevemente las normas ISO 15489 y 23081. 2 Mayor referencia
se hace al estándar norteamericano DoD 5015.2 y el modelo de requisitos europeo MoReQ
2 así como a los normas y requisitos funcionales del Consejo Internacional de Archivos. Además,
se revisan varios productos del Proyecto InterPARES, los cuales se desarrollaron con
base en el conocimiento adquirido a través de investigaciones orientadas a la preservación
de archivos digitales en el largo plazo, donde se ha visto que la preservación se inicia a partir
de la creación de los documentos de archivo. Finalmente se revisa el Modelo de Referencia
1 La autora desea agradecer a Jovv Valdespino por su apoyo con textos del Modelo de referencia OAIS.
2 No obstante la existencia de un capítulo destinado a normatividad, se ha decidido comentar acerca de las normas IS0 15489,
13081 y 26122 debido a que éstas se encuentran íntimamente ligadas a las funciones, los procesos y los requisitos. No sería
posible hablar de las funciones sin tocar lo que corresponde a la ISO 26122, tampoco resulta congruente hablar de procesos
y requisitos sin incluir lo que señalan las ISO’s 15489 y 23081, puesto que de alguna manera tanto los criterios como modelos
tienen estrecha interrelación en cuanto a los procesos relacionados con la gestión de documentos.