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3 Administración de documentos y archivos Textos fundamentales Funciones, procesos y requisitos Barnard Amozorrutia, Alicia Consultora en archivos. Co-investigadora del TEAM México, Proyecto InterPARES
3 Funciones, procesos y requisitos 68 1. Introducción 1 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales La disciplina archivística tiene como base este capítulo y sin hacer caso omiso a los documentos de archivo en soportes tradicionales, el mismo se enfoca mayormente a los materiales que nacen digitalmente o que son transferidos a este formato mediante algún proceso e incorporados a un sistema de gestión documental. Lo anterior debido a que han sido, precisamente la archivística y la gestión de los documentos las herramientas que vienen a dar solución al manejo de los documentos de archivo digitales. Es así que en la gestión documental los aspectos relacionados con el análisis funcional, los procesos y los requisitos que se revisan, prácticamente aplican a ambos soportes. No sucede lo mismo con la preservación de los documentos de archivo en el largo plazo, es decir, de aquellos que podrán transferirse a un archivo histórico, en este caso, se hará referencia a procesos y requisitos relacionados con la preservación de documentos de archivo digitales. Por otra parte, ante a los retos que implican los documentos de archivo digitales debido a la fragilidad y dependencia tecnológica que con facilidad pone en riesgo su acceso, creación, conservación así como las necesidades para que los mismos puedan mantenerse auténticos, fiables e íntegros es que, ahora, más que nunca, las soluciones giran alrededor de los controles y procesos que se establezcan a partir de su creación y hasta su disposición final. Por tanto, el objeto de estudio, el conjunto de datos digitales con información llamado y caracterizado como documento de archivo, no puede verse de forma aislada, sino desde el entorno donde el mismo pueda ser creado, controlado y conservado, es decir un sistema de gestión documental (o los sistemas de creación y conservación) para la etapa administrativa del mismo o en un sistema de preservación o repositorio digital para su preservación en el largo plazo. Así, para contar con un marco de referencia de los documentos de archivo digitales en una primera parte se introducen y revisan ciertos conceptos sobre el documento de archivo digital y se hace una revisión respecto de la naturaleza del mismo, el su ciclo de vida así como el modelo de continuidad de los documentos de archivo. En cuanto a las “funciones” se proporcionan elementos suficientes para que los archivistas cuenten con la información sobre la importancia de identificar las funciones y procesos en las organizaciones y su relación con los sistemas de gestión documental. Respecto de los “procesos y requisitos”, se hace una revisión de las normas, criterios y requisitos que han servido de base para los procesos que los sistemas de gestión documental deben considerar a fin de que los documentos de archivo digitales y en formato tradicional mantengan sus características, así como su utilidad presente y futura. Así, se comentan brevemente las normas ISO 15489 y 23081. 2 Mayor referencia se hace al estándar norteamericano DoD 5015.2 y el modelo de requisitos europeo MoReQ 2 así como a los normas y requisitos funcionales del Consejo Internacional de Archivos. Además, se revisan varios productos del Proyecto InterPARES, los cuales se desarrollaron con base en el conocimiento adquirido a través de investigaciones orientadas a la preservación de archivos digitales en el largo plazo, donde se ha visto que la preservación se inicia a partir de la creación de los documentos de archivo. Finalmente se revisa el Modelo de Referencia 1 La autora desea agradecer a Jovv Valdespino por su apoyo con textos del Modelo de referencia OAIS. 2 No obstante la existencia de un capítulo destinado a normatividad, se ha decidido comentar acerca de las normas IS0 15489, 13081 y 26122 debido a que éstas se encuentran íntimamente ligadas a las funciones, los procesos y los requisitos. No sería posible hablar de las funciones sin tocar lo que corresponde a la ISO 26122, tampoco resulta congruente hablar de procesos y requisitos sin incluir lo que señalan las ISO’s 15489 y 23081, puesto que de alguna manera tanto los criterios como modelos tienen estrecha interrelación en cuanto a los procesos relacionados con la gestión de documentos.
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