LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

2 Normativa de referencia
60
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
gue cinco entidades distintas: documentos, agentes, actividades, mandatos y relaciones; así
como lo que llama propiedades de metadatos, que coinciden con el concepto de elementos
de metadatos, de las que identifica veintiséis, junto con cuarenta y cuatro sub-propiedades,
todas las cuales deben servir para describir las entidades individualizadas 79 .
El esquema ha sido desarrollado, entre otros motivos, para acomodar las prácticas de gestión
de documentos y de metadatos a las regulaciones de administración y comercio electrónicos,
de tal modo que los documentos:
•
•
•
•
•
•
Puedan probar que son genuinos;
Sean exactos y puedan ser confiables;
Estén completos e inalterados;
Estén seguros frente a acceso, alteración o borrado no autorizados;
Se puedan encontrar y leer; y
Estén relacionados con otros documentos relevantes
De conformidad con sus responsables, la nueva norma debería facilitar a las agencias del
gobierno la satisfacción de las siguientes responsabilidades:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Asegurar que se registra la adecuada información contextual acerca de procesos y transacciones
de negocio, y que se vincula a los documentos relevantes;
Ayudar al descubrimiento y recuperación de documentos mediante la aplicación de vocabularios
controlados, esquemas de codificación y otros esquemas descriptivos normalizados;
Ayudar al descubrimiento y recuperación, denominando, en el momento de la creación,
el status de seguridad o legal de los documentos, o cualquier otra advertencia acerca de su
retención o uso;
Facilitar el acceso a, y la transferencia de, documentos entre agencias, cuando las responsabilidades
funcionales cambian;
Reducir el riesgo de acceso no autorizado a, o de uso fraudulento de, los documentos;
Hacer posible la disposición legal de documentos, asegurando por tanto que los costes de
almacenar documentos más allá de su uso administrativo no se intensifican;
Asegurar que los documentos vitales no se pierden cuando se implantan nuevos sistemas;
Ayudar a planificar la migración de datos y otras necesidades de conservación, identificando,
de modo normalizado y accesible, las dependencias de software y hardware de los
documentos;
Proporcionar una cota para medir la calidad de la gestión de documentos dentro y entre
agencias, a efectos de auditoría y otros propósitos; y
Hacer posible la eficiente incorporación electrónica de información acerca de documen-
79 Ob. cit., p. 7.
80 Ob. cit., p. 9.
80 .