LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
sólidamente implantados en la práctica.
Además de estos logros, en ISO 23081 merece la pena destacar la delineación de varios conceptos
que han jugado un papel fundamental en el diseño de sistemas. Se trata de los que se
definen a continuación:
Agregación72 , por la cual se entiende el nivel al que se considerarán las diferentes entidades;
por ejemplo, las entidades documento pueden considerarse como un conjunto a nivel de
serie, como subconjuntos expedientes de este nivel de serie, como agregaciones a nivel documento,
a nivel componente, etc.; las entidades agente pueden considerarse a nivel individuo
dentro de una oficina, a nivel de esta oficina, del departamento al que pertenece la misma,
o de toda la institución.
Herencia73 , por la que se entiende el principio de acuerdo con el cual las agregaciones de nivel
inferior pueden heredar ciertas propiedades de su nivel superior, evitando de este modo
la redundancia.
Reutilización74 , por la que se entiende la posibilidad de que ciertos metadatos generados
para determinados propósitos, por ejemplo una transacción de comercio electrónico, puedan
aprovecharse en otros entornos, por ejemplo el de la gestión de los documentos resultantes,
economizando por tanto tiempo, recursos económicos y esfuerzo.
Interdependencia75 , por la que se entiende la necesidad de que ciertos elementos de metadatos
se mantengan interconectados a efectos de integridad y coherencia, evitando el uso de
elementos separados de metadatos.
Extensibilidad y modularidad76 , por las que se entiende la posibilidad de que a un cierto
conjunto de metadatos se le pueda añadir otro conjunto, o elementos de este otro conjunto,
sin pérdida de coherencia y a medida que se detecten nuevas necesidades.
4.2 Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS)
A partir de los principios y conceptos elaborados en ISO 23081, en fecha tan reciente como
2008, el Archivo Nacional de Australia publicó una actualización de su primer esquema de
metadatos, también basado en RKMS, que modificaba sustancialmente el esquema original,
y que describimos brevemente en lo que sigue77 . Aunque no se trata de una norma de rango
internacional, creemos pertinente su inclusión en el contexto del presente capítulo, puesto
que, como se indicó al comienzo, el criterio fundamental utilizado ha sido la adecuación a
las realidades contemporáneas de gestión de documentos.
Ante todo, el nuevo esquema, conocido como AGRkMS, está más decididamente orientado
al mundo de los documentos electrónicos78 , incluso en lo que concierne a la incorporación
de elementos de metadatos que estaban ausentes de la primera versión. AGRkMS distin-
72 Ob. cit., pp. 15-19.
73 Ob. cit., pp. 19-20.
74 Ob. cit., p. 20.
75 Ob. cit., p. 20.
76 Ob. cit., p. 21.
77 Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Version 2.0. Canberra: National Archives of Australia, 2008.
78 Ob. cit., p. 7.
59
2 Normativa de referencia