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Índice Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Prólogo 6 Aurelio Tanodi (Argentina) Introducción 9 1. Principios, términos y conceptos fundamentales 15 José Ramón Cruz Mundet (España) 2. Normativa de referencia 37 Alejandro Delgado Gómez (España) 3. Funciones, procesos y requisitos 67 Alicia Barnard Amozorrutia (México) 4. El sistema de administración de documentos 117 4.1 La identificación 118 Ramón Aguilera Murguía (México) 4.2 La Clasificación 133 Ana M. Herrero Montero y Alfonso Díaz Rodríguez (España) 4.3 Descripción 161 Lucília Runa (Portugal) 4.4 Valoración, selección y eliminación 215 Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá (España) 4.5 Captura y transferencia 273 Claudia C. M. Lacombe Rocha (Brasil) 5. Funciones de administración del sistema 287 5.1 Formación de usuarios Maria J. Pires de Lima y António A.Sousa (Portugal) 288 5.2 Gestión de recursos 311 José Antonio Sáinz Varela (España) 5.3 Gestión de accesos y consultas 377 Virginia Chacón Arias (Costa Rica) 5.4 Elaboración de disposiciones normativas 389 Aída Luz Mendoza Navarro (Perú) 5.5 Manual de Buenas prácticas 429 Joaquim Llansó Sanjuán (España) 5.6 Difusión y acción cultural 473 Ramon Alberch i Fugueras (España)
Prólogo 6 Prólogo Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales La generosidad demostrada por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros de España y por el Prof. Dr. José Ramón Cruz Mundet, al solicitarme la redacción de un prólogo para esta joya archivística, es realmente enorgullecedora. Y ante esta circunstancia, resultó inevitable, efectuar un rápido vistazo, a tantos años y décadas dedicadas a ésta, una de las grandes pasiones de mi vida, precisamente, la gestión de documentos y archivos. Al leer esta completísima y ambiciosa obra, en la que se incluyen temas tales como principios, términos y conceptos fundamentales, clasificación, gestión de accesos y consultas, elaboración de disposiciones normativas, etc, etc, vinieron a mi memoria, aquellos tiempos lejanos en que, paso a paso, fuimos entre todos los admiradores de esta disciplina, forjando su currícula académica y convenciendo a los gobiernos de lo indispensable de contar con un profesional de los archivos, a cargo de todos y cada uno de los mismos, resaltando su importancia y su absoluta necesariedad. Y así, verbigracia, recuerdo algunas obras que publicara tales como: “El concepto de archivología”, publicación de la Universidad del Litoral, Nº 44, Santa Fe, 1960, 261-288; “Manual de archivología hispanoamericana. Teoría y principios”. Universidad Nacional de Córdoba – 1961; “Notas sobre legislación archivística latinoamericana” en Anuario Interamericano de Archivos, vol. XI, Córdoba 1984; y otras, que juntamente con todas las obras que generosamente mis colegas en todo el mundo producían, comenzamos a contar con elementos de estudio y de investigación. De escudriñar esta bibliografía y compararla con la obra que hoy nos ocupa, surge de manera concreta, clara y precisa, que el paso del tiempo no ha sido de ninguna manera infructuoso ni inútil en lo que a archivos se refiere, que sus cultores se han perfeccionado y han procurado la excelencia para el bien de los estudiantes y de los investigadores. No quiero terminar estas palabras, sin un especial reconocimiento a los autores, de renombre mundial, por la destacada actuación de todos y cada uno de ellos, posibilitando la realización de tan valiosa obra. De más está decir una vez más, que me enaltece, haber sido elegido para la realización de este prólogo, por el hecho en sí mismo y por lo que temporalmente significa, ya que en mayo de 2009 se cumpliera el cincuentenario de la creación de la Escuela de Archiveros dependiente de la Facultad de Filosofía de la Universidad Nacional de Córdoba y a casi un año de haber celebrado el bicentenario de la República Argentina; y a tal fin y conscientes del papel que deben desempeñar los archivos para el desarrollo de los pueblos, deseo recordar un párrafo del Preámbulo de la Constitución de la Organización de las Naciones Unidas para la Edu-
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