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2 Normativa de referencia
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Como hemos intentado argumentar en otros lugares 68 , los metadatos atraviesan todos los
componentes, aspectos, espacios, procesos, etc., de los sistemas de gestión de documentos y
de información, de tal modo que, con una adecuada gestión de metadatos, podríamos llegar
al extremo de aseverar que los documentos serían prescindibles. El concepto de metadatos es
común a muchas disciplinas de la información, aunque cada una de ellas le otorga un sentido y
una finalidad diferentes, por regla general la recuperación de información. Sin embargo, en el
caso de los metadatos de gestión de documentos su finalidad primaria es proporcionar contexto
y, de este modo, reforzar las garantías de evidencia del documento 69 . Es por ello por lo que,
por ejemplo, la norma ISO 23081 discrimina metadatos en el punto de captura, aquellos que
anclan el documento en el momento en que tiene lugar la transacción que reflejan, y metadatos
posteriores al punto de captura, que siguen contando la historia del documento a medida
que pasa por diferentes dominios y enriqueciendo su contexto. Aunque la norma internacional
de metadatos para la gestión de documentos, ISO 23081 70 , dividida actualmente en dos partes
y fuertemente vinculada a ISO 15489, es el texto, digamos oficial, y por otra parte excelente,
referente a metadatos, en el marco del presente capítulo sólo tomaremos en consideración
algunos de sus conceptos clave y nos enfocaremos sobre un desarrollo posterior, creemos que
acorde de manera más íntima con la realidad actual de los entornos digitales.
4.1 Los logros de ISO 23081
La norma de metadatos de gestión de documentos ISO 23081, basada en el conocido proyecto
australiano RKMS71 (Australian Recordkeeping Metadata Schema), supuso desde luego
un antes y un después, no exento de polémica y debate, por, a nuestro juicio, tres motivos
principales:
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en primer lugar, por la ya mencionada discriminación entre metadatos en el punto de
captura y metadatos posteriores al punto de captura, discriminación que venía a consolidar
la noción de metadatos de gestión de documentos como instrumento para proporcionar
evidencia y no como instrumento para recuperar información;
en segundo lugar, por una aproximación multi-entidad a los metadatos de gestión de documentos;
es decir, dentro de un sistema no sólo se asignan metadatos a los documentos,
sino también a los agentes, las funciones, las regulaciones y a las propias relaciones entre
todas estas entidades; y
en tercer lugar, por una aproximación relacional a los metadatos; es decir, aunque la norma
admite aproximaciones mono-entidad, su intención es marcadamente relacional y se
orienta al establecimiento de relaciones entre entidades.
Aunque estos principios quedaron bien definidos en la norma, no fue sino hasta un desarrollo
normativo posterior que veremos algo más adelante, cuando tales principios quedaron
68 Delgado Gómez, Alejandro, El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística contemporánea. Cartagena:
Ayuntamiento : 3000 Informática, 2007.
69 Reed, Barbara, “Metadata: Core Records or Core Business?”. En: Archives and Manuscripts, vol. 25, n. 2,1997. URL:
http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/recordscontinuum/brep1.html (Consulta: 10-11-2010).
70 ISO 23081-1:2006: Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles.
Geneva: International Organization for Standardization, 2006; ISO/TS 23081-2:2007: Information and documentation--
Records management processes -- Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues.
71 Recordkeeping Metadata Project. URL: http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/index.html (Consulta: 10-
11-2010).