LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
con los objetivos de la organización, pero dejando al margen las estructuras organizativas
reales, en la medida en que las funciones pueden ser llevadas a cabo por más de una unidad,
cambiar de unidad a lo largo del tiempo, o revestir carácter multi-organizacional.
Los pasos a seguir en un proyecto de análisis funcional, de conformidad con el informe
técnico, son los siguientes:
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En primer lugar, identificar los objetivos y estrategias de la organización, sobre todo a
partir del estudio contextual previo.
Seguidamente, determinar cuáles son las funciones de la organización que permiten conseguir
estos objetivos. Para ello, debe desarrollarse una identificación en dos sentidos:
establecer de arriba hacia abajo tales objetivos y, de abajo hacia arriba, descubrir los procesos
que lleva a cabo la organización para conseguir los objetivos establecidos.
Como consecuencia de lo anterior, el análisis funcional debe identificar los procesos de la
organización que constituyen sus funciones, teniendo en cuenta que, si bien las funciones
son únicas y exclusivas, los procesos no lo son, pueden aparecer en varios lugares, y son
reutilizables por tanto en distintos puntos del análisis, a efectos, por ejemplo, de economía
de esfuerzos y tiempo. Un ejemplo muy evidente de la reutilización de un mismo
proceso en el análisis de diferentes funciones es el proceso de enviar una notificación.
A continuación, analizar todos los elementos constitutivos de los procesos para identificar
las operaciones que constituyen cada proceso. En este punto, el análisis funcional converge
con el análisis secuencial, circunstancia que puede no ser necesaria o aconsejable en
todos los casos. Una vez más, el análisis en este punto deviene contingente, dependiente
de las circunstancias y de las necesidades; por ejemplo, tal y como explica el informe técnico,
un proceso archivístico de valoración o de definición de cuadro de clasificación no
debería llegar hasta este punto, mientras que en un proceso de diseño de, digamos, un
sistema de gestión de expedientes para el control de los documentos, este punto, a nivel
de transacción, sería imprescindible58 .
Con independencia de que sea susceptible de rendir otros resultados, los resultados más
relevantes del análisis funcional son:
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Para un cuadro de clasificación funcional o para determinar los criterios de disposición
de agregaciones de documentos, permite desarrollar y documentar un modelo de los
procesos de la organización, que muestra tanto las relaciones jerárquicas entre procesos y
funciones, como las relaciones entre los procesos.
Para el desarrollo de un tesauro, permite producir convenciones de denominación y reglas
de indización, así como una jerarquía de funciones, procesos y transacciones59 .
3.2.3 El análisis secuencial
El informe dedica más espacio al análisis secuencial que al análisis funcional, probablemente
porque responde a situaciones organizativas más cotidianas y reiterativas. Después de todo,
un cuadro de clasificación, un tesauro o un calendario de conservación, si bien sujetos a
modificación permanente, se elaboran en un punto del tiempo y tienen un cierto grado de
58 Ob. cit., p. 7.
59 Ob. cit., p. 8.
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2 Normativa de referencia