LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de los documentos”, el analista tendrá que plantear el alcance y la escala del proyecto, antes
de decidirse por un tipo u otro de análisis, o por una combinación de ambos. De igual modo,
habrá de plantearse qué dimensiones del documento, en relación con el análisis, ha de tomar
en consideración. Estas dimensiones, de conformidad con el informe técnico, son:
•
•
•
•
•
•
•
•
identificación de los requisitos de los documentos para documentar una función u otras
agregaciones de procesos;
desarrollo de cuadros de clasificación basados en funciones para la identificación, localización
y enlace de documentos relacionados;
mantenimiento de vínculos entre los documentos y el contexto de su creación;
desarrollo de reglas y convenciones de denominación e indización para asegurar el mantenimiento
de la identificación de los documentos a lo largo del tiempo;
identificación de la propiedad de los documentos a lo largo del tiempo;
determinación de los períodos de retención adecuados para los documentos y desarrollo
de reglas de disposición de los documentos;
análisis de la gestión del riesgo en el contexto del sistema de documentos;
determinación del nivel de seguridad adecuado para los documentos y desarrollo de permisos
de acceso y niveles de seguridad51 .
En línea con la percepción, descrita hasta el momento, del documento como inscrito en
procesos específicos, ningún proyecto de análisis puede llevarse a cabo en condiciones de
abstracción, y el analista tendrá que plantearse si al proyecto le concierne:
•
•
•
•
•
una sola transacción en un proceso,
un solo proceso en una unidad organizativa,
un cierto número de procesos relacionados (una agregación de procesos) en una división
de una organización,
toda una función, tal y como se ejecuta en una o más organizaciones,
un análisis funcional de toda la organización
De igual modo, atendiendo a la especificidad del análisis, el informe asume que éste tiene
lugar en tiempo real, en el marco de una organización, y asevera que, para conseguir una
información exacta, y por tanto útil, el papel de los participantes en el análisis es esencial,
en varios sentidos:
•
•
•
en tanto fuente clave de esa información,
en tanto ejecutantes de diferentes roles en el proceso, que pueden ayudar a discriminar
los pasos del mismo, y
en tanto validadores de la información recogida, es decir, en tanto capaces de confirmar
que ésta es comprehensiva, exacta y fiable53 .
51 Ob. cit., pp. 2-3.
52 Ob. cit., p. 4.
53 Ob. cit., p. 4.
52 .
53
2 Normativa de referencia