LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

2 Normativa de referencia
52
•
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La interdependencia secuencial entre procesos de trabajo diferenciados o simples transacciones45
.
En cuanto a las finalidades de tal análisis, el informe tiene muy en cuenta la integración de
los sistemas de gestión de documentos en los sistemas de gestión, así como la creación de
documentos de manera simultánea con las acciones que testimonian. Así, pues, admite que
el análisis de procesos sirve para:
•
•
•
proporcionar una clara identificación de los requisitos para la creación de documentos, facilitando
la captura automática y la gestión de documentos a medida que se realiza el trabajo;
definir los enlaces contextuales entre documentos, conduciendo por tanto a su organización
y agrupamiento lógicos, asegurando así una clara documentación de los procesos
de trabajo y facilitando la recuperación, la retención y la disposición de los documentos,
basándose en el conocimiento de la actividad;
integrar los procesos de documentos en protocolos de automatización aplicados a procesos
de trabajo, para asegurar que los documentos de las organizaciones se crean, capturan
y controlan de manera sistemática en sus sistemas de gestión46 .
Al definir su ámbito y alcance, el informe reconoce la existencia de dos tipos de análisis:
[El informe] identifica dos tipos de análisis: el análisis funcional (la descomposición de
funciones en procesos) y el análisis secuencial (la investigación del flujo de operaciones).
Cada análisis implica un estudio preliminar del contexto adecuado (es decir, mandato y
marco regulador). Cada uno de los componentes de este análisis se puede usar en combinaciones
diversas y en un orden diferente del que se describe aquí, según las características
de la tarea, las dimensiones del proyecto y la finalidad del análisis 47 .
El informe técnico define ambos análisis del siguiente modo. En lo que concierne al análisis
funcional, éste “busca agrupar todos los procesos que se ponen en marcha para conseguir
un objetivo específico y concreto de una organización. Muestra las relaciones entre las funciones,
procesos y operaciones que tienen consecuencias en la gestión de documentos” 48 ; en
lo que concierne al análisis secuencial, éste “traza el esquema de un proceso en forma de secuencia
lineal y/o cronológica que revela las relaciones de dependencia entre las operaciones
que lo constituyen” 49 . Siempre de conformidad con el informe técnico,
Se enfatizará el análisis funcional cuando se elabore un cuadro de clasificación basado en
las funciones para toda una organización; sobre todo, para identificar los niveles más altos
del cuadro. Se enfatizará el análisis secuencial cuando deban resolverse temas de creación,
incorporación y control de documentos en un único proceso o en una única unidad de
una organización 50 .
Puesto que el objetivo del análisis es “reunir información acerca de las transacciones, procesos
y funciones de una organización para identificar los requisitos de creación, captura y control
45 ISO/TR 26122, p. V.
46 Ob. cit., p. V.
47 Ob. cit., p. 1.
48 Ob. cit., p. 2.
49 Ob. cit., p. 2.
50 Ob. cit., p. 4..