LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Diseminar, que incluye los procesos buscar, recuperar y suministrar (una vez más, con un
conjunto de requisitos).
Administrar, que incluye los procesos relacionados con funciones administrativas (que
también agrupan una serie de requisitos).
Por último, el modelo gráfico incluye explícitamente la posibilidad de que el sistema se alimente,
o reciba inputs, de multitud de orígenes, vinculados a la caja “Crear”: aplicaciones
de escritorio, sitios web, flujos de tareas, bases de datos, etc., lo cual deja la puerta abierta
a la integración de los sistemas de gestión de documentos con los sistemas de gestión de la
organización o, de manera más probable, de un conjunto de organizaciones.
3.2 ISO/TR 26122: Análisis de flujos de tareas para la gestión
de documentos
En línea con la orientación adoptada en el presente capítulo, describiremos a continuación,
y de manera coherente con la perspectiva de los requisitos funcionales recién examinados,
el informe técnico ISO/TR 2612241 , dedicado a proponer una metodología para el análisis
de procesos de trabajo en las organizaciones. El informe técnico se abordó a iniciativa de la
delegación australiana en el SC11 de ISO, y tiene como texto de base la excelente norma AS
509042 , que, al igual que el informe, parte de la petición de principio de que los documentos
no se crean en condiciones de aislamiento, sino como resultado de procesos que se ejecutan
en virtud de determinados mandatos y en el ejercicio de ciertas funciones.
En primer lugar, el informe técnico declara de manera explícita que los documentos no son
auto-explicativos, y que para entenderlos plenamente es preciso comprender también los
procesos que los han generado. A partir de esta aseveración, el informe diferencia dos tipos
de análisis: el análisis funcional y el análisis secuencial43 , teniendo el primero carácter vertical
y orientado a la descomposición de las funciones en sus procesos; y el segundo carácter
horizontal y orientado a la identificación de flujos de tareas como los que se visualizan, por
ejemplo, a partir de una instancia de documento XPDL44 . Por lo demás, para alcanzar una
adecuada comprensión de funciones y flujos de tareas, y para proceder a un análisis adecuado
de los mismos, el informe reconoce un tercer tipo de análisis de carácter previo, a saber,
el análisis del contexto, especialmente normativo.
De conformidad con el informe técnico, el análisis del proceso de trabajo implica la identificación
de:
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La relación entre los procesos de trabajo y su contexto de negocio.
La relación entre los procesos de trabajo y las normas que rigen su aplicación (derivadas
del entorno normativo más relevante).
El desglose jerárquico de los procesos de trabajo en sus componentes o partes constitutivas;
y
41 UNE-ISO/TR 26122 IN: Información y documentación: análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
Madrid: Aenor, 2008.
42 AS 5090-2003: Work process analysis for recordkeeping. Canberra: Standards Australia, 2003.
43 Ob. cit., p. 1.
44 Workflow Management Coalition, XPDL Support and Resources. URL: http://www.wfmc.org/xpdl.html (Consulta: 10-11-
2010).
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2 Normativa de referencia