LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

2 Normativa de referencia
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Establecer objetivos de funcionamiento y criterios de evaluación claros;
Implicar y animar continuamente a los participantes en el proyecto piloto a utilizar el
sistema;
Realizar sesiones de trabajo de prototipo con el software antes de personalizarlo;
Finalizar el diseño del sistema;
Desarrollar una metodología de aceptación de la calidad;
Expandir el piloto de manera incremental a otras áreas;
Asegurar que los requisitos del piloto se pueden medir y son claramente comprendidos
por los usuarios;
Revisar proyectos similares para detectar potenciales problemas;
Llevar a cabo tormentas de ideas en equipo para anticipar retos; o
Desarrollar planes de contingencia para potenciales eventualidades
3.1.6 Estructura de los requisitos
En lo que concierne a los requisitos en sentido estricto, éstos se encuentran agrupados en
bloques o conjuntos de alto nivel, bajo la forma de modelo conceptual, y que se explican
y se describen gráficamente en el Módulo 2 de la especificación40 , y en cuya articulación,
si bien no coincidente, parece resonar el ya mencionado modelo del continuo de los documentos
(no olvidemos que la especificación, en su origen, fue un proyecto confinado al
área geográfica de Australasia). En lo que sigue, presentamos el modelo gráfico y explicamos
brevemente sus características.
El modelo presenta cinco cajas de conjuntos o bloques de alto nivel, pero una de tales cajas,
la relativa a diseño, en fondo gris y enmarcada en un cuadrado punteado, no corresponde a
requisitos funcionales, sino a requisitos no funcionales –facilidad de uso, escalabilidad, interoperabilidad,
funcionamiento, disponibilidad del sistema-, que quedan fuera del alcance
de la especificación. Además, dentro de la caja “Mantener” aparece una sub-caja, también de
color gris y punteada, correspondiente a la conservación a largo plazo, que, como se indicó,
también queda fuera del alcance de la especificación. Por tanto, los requisitos se agrupan,
tanto en el Módulo 2 como en el Módulo 3, en cuatro grandes bloques que podrían interpretarse
como funciones contenedoras: crear, mantener, diseminar y administrar. Cada uno
de estos contenedores se divide a su vez en lo que se podrían considerar funciones o procesos
de gestión de documentos, y que son realmente los contenedores de los que dependen los
requisitos, de la siguiente manera:
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Crear, que incluye los procesos capturar, identificar, clasificar (cada uno de los tres con
sus correspondientes requisitos).
Mantener, que incluye los procesos controles y seguridad; gestión de sistemas híbridos;
retención, migración y disposición (igualmente con un cierto número de requisitos para
cada uno de los tres bloques); conservación a largo plazo (fuera del modelo, en la medida
en que necesita un conjunto específico de requisitos).
39 Ob. cit., pp. 14-15.
40 Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Module 2…, pp. 16-22.
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