LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Cultura corporativa: con toda probabilidad, la implantación de un buen software de
gestión de documentos electrónicos estará condenada al fracaso si no lleva aparejada una
estrategia de reorientación de la cultura corporativa, haciendo ver al personal de todos los
niveles la importancia y los beneficios de una buena gestión de documentos.
3.1.5 Riesgos y mitigaciones del riesgo
Todo cambio lleva aparejado un conjunto de riesgos, no necesariamente técnicos, que deben
preverse y analizarse, disponiendo siempre de alternativas, con el objeto de evitar quiebras y
paralizaciones, o incluso abandonos del sistema. En lo que concierne a la especificación del
ICA, se reconocen explícitamente los siguientes riesgos38 :
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Riesgos en la selección de software, si no se toma una buena decisión a este respecto;
Riesgos en el desarrollo de software, si, por ejemplo, los proveedores tienen unos tiempos
de respuesta inadecuados o, simplemente, en su agenda no figuran posteriores implantaciones
no detectadas inicialmente;
Riesgos de compatibilidad técnica, si no se tiene en cuenta que el software debe integrarse
en el todo de la infraestructura técnica de la organización;
Riesgos en las comunicaciones con el personal, el usuario final o la alta gestión, si se carece
de la capacidad para transmitir las bondades del nuevo sistema;
Riesgos en la documentación, si los procesos de implantación, mantenimiento, corrección,
etc., no se documentan adecuadamente; o si al personal que ha de manejar el sistema
no se le facilita la documentación adecuada;
Riesgos en la gestión de proyectos, si se producen fallos en la capacidad para llevar adelante
una planificación, el cumplimiento de un cronograma, o un seguimiento de la calidad;
Riesgos en la formación, si el personal que ha de utilizar el sistema desconoce cómo hacerlo;
Riesgos asociados al declive inicial de la productividad, si no se indica claramente a todos
los implicados que todo cambio supone un declive inicial, en tanto la curva de aprendizaje
no se eleve y las incidencias no se minimicen; es importante que todos los implicados
sean conscientes de que un período de declive inicial es inevitable y está justificado;
Riesgos de cambio de personal, si se deja el proyecto en manos de una sola persona, sin
comunicación constante con un equipo; téngase en cuenta que esta persona puede abandonar
la organización, dejando interrumpido el proyecto;
Riesgos en la escalabilidad, si no tiene en cuenta que el software puede ir requiriendo el
incremento de recursos, por ejemplo espacio de servidor o cambio de versión de base de
datos, a medida que se fortalezca;
Riesgos de cambio organizativo, si no se tiene en cuenta que las organizaciones cambian
de estructura, de personal, etc., y que el propio software tiene que estar preparado para
cambiar a este mismo ritmo.
Con la finalidad de contribuir a minimizar estos riesgos, la especificación propone un conjunto
de estrategias que deberían conducir siempre al hallazgo de una alternativa, si alguno
de estos riesgos tiene lugar. Por ejemplo:
38 Ob. cit., pp. 13-14.
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2 Normativa de referencia