LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
7.4 La colaboración en red y el trabajo cooperativo con otros archivos.
Un balance de los casi treinta años de acción cultural nos permite inferir que, frecuentemente,
los profesionales hemos trabajado de manera aislada, cerrados en nuestro universo
local y con escasa voluntad de cooperación, situación en cierta manera lógica al tratarse de
un colectivo escasamente estructurado y con bajos índices de integración. Con el devenir de
los años, el impulso del asociacionismo y la mejora de la formación nos obligan a avanzar en
el trabajo cooperativo entre archivos y, sobre todo, a aprovechar el bagaje teórico y práctico
que se deriva de las experiencias pioneras. En este sentido, los órganos directivos de los sistemas
de archivo del estado, las provincias y los municipios deberían formular modelos de
actuación cuyos resultados fueran extrapolables a otros niveles de la administración.
7.5 Nuevos productos para nuevos usuarios
En un principio la acción cultural se realizaba desde el mismo Archivo y con unos instrumentos
de apoyo al docente o de formación a los ciudadanos muy limitados. En la actualidad
se pretende crear instrumentos específicos y orientados al perfil del público o del usuario
al que pretendemos dirigirnos. Así empieza a ser usual la confección de guías didácticas
de trabajo en documentos de archivo, la edición de materiales didácticos, la mejora de los
instrumentos de descripción y una adecuada planificación en la selección de documentos.
7.6 La explotación intensa de las posibilidades de las TIC.
Como en muchos otros aspectos de la actividad profesional, la extensión y polivalencia de los recursos
tecnológicos abre un horizonte de posibilidades extraordinarias para explotar los recursos
informativos de los archivos. El impulso a los portales de archivos y sitios web y la digitalización
de contenidos propician un acercamiento rápido y efectivo a colectivos ciudadanos hasta el momento
ajenos al mundo de los archivos. Como señala Julio Cerdá, las claves para el desarrollo
son esencialmente dos: los recursos y la formación. Así, la voluntad política debe propiciar la
posibilidad de obtener una tecnología y unos medios adecuados y la capacitación técnica de
los archiveros y los docentes deviene un elemento sustancial para su planificación y puesta en
marcha. La experiencia de creación de un módulo didáctico del Archivo Nacional de Cataluña
(ANC@ula), llamado a extenderse por toda la red de archivos comarcales, es una muestra del potencial
de difusión de las tecnologías y de la necesidad, ya apuntada, de explotar eficientemente
las acciones pioneras mediante la incorporación de elementos digitales y multimedia.
7.7 Márquetin y comunicación
La elaboración de un plan estratégico de promoción de la imagen y la identidad institucional
del archivo precisa de una actuación concertada en el ámbito de la motivación del personal,
el márquetin, la comunicación y las políticas de calidad. Principalmente las políticas
de márquetin implican una notable transformación de los métodos y las filosofías de trabajo
y presupone planificar un plan que asuma un análisis externo (estudio de las necesidades de
los clientes actuales y potenciales), un análisis interno (evaluar los objetivos y los productos
del propio organismo), formular los objetivos y estrategias (promoción de los productos en
función de los objetivos, las necesidades del mercado y de los recursos humanos, financieros
y materiales) y contar con el presupuesto necesario20 .
20 TARRÉS, Antoni: Márquetin y archivos. Gijón: ediciones Trea, 2006.
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5 Funciones de administración del sistema. Difusión y acción cultural.