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5 Funciones de administración del sistema. Difusión y acción cultural.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
El merchandising constituye también una excelente oportunidad para crear objetos inspirados
en documentos de archivo, divulgar nuestra función y en algunos casos puede contribuir a
propiciar políticas de patrocinio y mecenazgo. Debemos entender el merchandising como “un
conjunto de técnicas y tareas que intentan mejorar la creación, comercialización y promoción de un
producto en función de las necesidades del mercado” 12 . En este sentido la campaña “Barcelona
fem memòria” (Barcelona hagamos memoria) impulsada en el año 2002 por el Archivo Municipal
de Barcelona demuestra que es posible la implicación de empresas y ciudadanos en un
proyecto encaminado a la restauración, la conservación y la difusión de los documentos de la
ciudad. La política de patrocinadores que asumían la restauración y digitalización de algunos
documentos excepcionales por su valor informativo e histórico o bien de series documentales y
la creación de la figura de los “Amigos del Archivo” se demostró un instrumento capaz de generar
la implicación de empresas y particulares en la preservación de la memoria de la ciudad.
La posibilidad de formular e introducir el concepto de márquetin histórico permite propiciar
una imagen más renovada de los archivos, potenciar su capital informativo y generar
productos que cumplan la doble misión de recabar recursos y contribuir a una mejora de
la percepción ciudadana sobre los equipamientos archivísticos y sobre la profesión. Como
apunta Carles Piqué es posible reproducir documentos de interés como cartelería, cromos,
fotografías, películas antiguas, grabados o de materiales que se conservan en los archivos
como estampas, recordatorios, calendarios, caricaturas, exlibris, naipes, indianas, felicitaciones,
entre otros. Esta tipología de documentos ha de permitir crear productos específicos
en que la imagen del documento sea un referente en soportes como camisetas, láminas,
postales, posters, carpetas, lápices, blocs de notas, llaveros, pisapapeles, posavasos, soportes
de libros, tazas, platos, ceniceros, pins, agendas, calendarios, pañuelos, bisutería, juegos de
cartas o kits culturales.
Existen en la actualidad algunos archivos que han situado la función cultural y la generación
de productos de merchandising entre sus prioridades de actuación. En este sentido, la
tienda instalada en el Archivo Municipal de Ámsterdam o en los Archivos Nacionales de los
Estados Unidos constituyen unos referentes indispensables. En este último caso, mediante
su sitio web, ofrecen un sinnúmero de materiales, desde reproducciones de pergaminos con
la declaración de la independencia o la Constitución, hasta joyas exclusivas, sellos, juegos,
camisetas o materiales de la historia genealógica.
En último término, cabe tener en cuenta que la organización de actividades culturales cuenta
con el valor añadido de las notables posibilidades de rentabilizar la gran riqueza documental
de los archivos. En este sentido, la difusión alcanza nuevas posibilidades al amparo del uso
de los recursos tecnológicos, de manera que los profesionales pueden acometer la creación
de archivos virtuales, los contenidos de las páginas web, las publicaciones electrónicas, ofrecer
productos y servicios por Internet y la participación en proyectos interdisciplinares de
investigación.
6. Hacia un liderazgo gubernamental compartido
Para que la función educativa de los archivos experimente un salto cualitativo relevante es
imprescindible en primer lugar plantear escenarios estables de colaboración entre ambos co-
12 PIQUÉ, Carles, “El merchandising en los archivos: una propuesta económica y cultural, una visión global y humana”. En:
Séptimas jornadas archivísticas. Aprender y enseñar con el archivo. Huelva: Diputación Provincial, 2003, p. 111.