LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Recommendations

Info

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales (conversión, migración, emulación, refresco, replicación). Así las cosas, las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservación digital 19 , en la que se describan los requisitos y los procedimientos para llevar a cabo los procesos y operaciones orientados a la conservación de sus documentos electrónicos, en función de la importancia otorgada a los documentos y del nivel de riesgo que cada organización pueda asumir en función de sus necesidades y normativa específica. Algunos ejemplos de situaciones que requieren el empleo de métodos de conservación digital son los siguientes: • • • • • Cuando el soporte de almacenamiento y el formato de los documentos necesiten ser renovados. Cuando existe la necesidad de migrar documentos de una estructura a otra, por ejemplo, los documentos existentes en una base de datos residual (legacy) precisan reestructurarse en una nueva base de datos consolidada. Cuando la plataforma en que los documentos fueron creados cambia y éstos deben migrarse a la nueva plataforma. Cuando, desde una perspectiva de mejora en la gestión, se implanta un nuevo sistema para adecuarlo a nuevas funcionalidades. Cuando, desde la perspectiva del actual estado de la técnica, es imposible la conservación de la firma electrónica a largo plazo. El objeto de la estrategia consiste en evitar cualquier degradación o pérdida de las características de los documentos, de acuerdo con un procedimiento que garantice el mantenimiento del contenido, contexto y estructura del documento y su valor de testimonio a lo largo del tiempo. Este procedimiento incluye sistemas de copia, las operaciones concretas orientadas a la conservación de los documentos electrónicos y la funcionalidad de los repositorios, así como la conversión de formatos analógicos a digitales y viceversa y la conversión de formatos por obsolescencia tecnológica. 7.16 Programa de formación Cada organización debe establecer un programa de formación en gestión de documentos e incluirlo en su Manual de procedimientos. Este programa tiene como finalidad hacer extensivo el conocimiento de las normas básicas que rigen la labor archivística al personal de la organización con responsabilidades administrativas y de gestión de cualquier nivel. Es importante que una parte de la formación se oriente al personal de nuevo ingreso, e incida en las partes más significativas de la estructura del Manual, especialmente: • • • Conceptos generales Acceso a la documentación Legislación 19 Las referencias más significativas para el desarrollo de un procedimiento de conservación de documentos electrónicos incluyen las siguientes: ARMA International, The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007), March 2007; ISO 14721:2003, Space data and information transfer systems - Open Archival Information System - Reference model. Geneva: Switzerland International Organization for Standardization, 2003; Retention Management for Records and Information (ANSI/ARMA 8 2005). Lenexa, KS: ARMA International, February 2005. 469 5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas. 470 • • • • • • Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Instrumentos de control de los documentos Gestión de bases de datos Clasificación y organización de los documentos Transferencia de documentos Elementos del Sistema Archivístico: reglamento, cuadro de clasificación y evaluación de documentos Prácticas de clasificación y transferencia de documentos Es importante que el personal del Archivo participe activamente en la formación a cuantos participan en el sistema de gestión de documentos de la organización, especialmente en las sesiones de carácter práctico. 7.17 Glosario Dado que el Manual de procedimientos persigue actuar como el referente de buenas prácticas en gestión de documentos y archivos de la organización, es conveniente que se definan de manera concreta, inequívoca, clara y unívoca los conceptos que se incluyen en los distintos apartados. El objeto del glosario no es otro que definir los términos de gestión de documentos y archivos tal como se entienden en el contexto de la organización. El glosario debería incluir los siguientes términos: • Archivo de gestión o de oficina • Archivo histórico • Archivo intermedio • Calendario de conservación • Ciclo de vida • Clasificación • Conservación • Consulta • Cuadro de clasificación • Descripción • Documentación activa • Documentación inactiva • Documentación semiactiva • Documento • Documento de apoyo informativo • Documento de archivo o de función asignada • Documento esencial
Page 1:
Administración de documentos y arc
Page 4:
Presentación Administración de do
Page 7 and 8:
Prólogo 6 Prólogo Administración
Page 10 and 11:
Introducción José Ramón Cruz Mun
Page 12 and 13:
Page 14:
Page 17 and 18:
1 Principios, términos y conceptos
Page 19 and 20:
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
Page 25 and 26:
Page 27 and 28:
Page 29 and 30:
Page 31 and 32:
Page 33 and 34:
Page 35 and 36:
Page 38 and 39:
2 Administración de documentos y a
Page 40 and 41:
Page 42 and 43:
Page 44 and 45:
Page 46 and 47:
Page 48 and 49:
• • • • • • • • Adm
Page 50 and 51:
• Administración de documentos y
Page 52 and 53:
• • Administración de document
Page 54 and 55:
Page 56 and 57:
Page 58 and 59:
• • • Administración de docu
Page 60 and 61:
Page 62 and 63:
Page 64 and 65:
Page 66:
Page 69 and 70:
3 Funciones, procesos y requisitos
Page 71 and 72:
Page 73 and 74:
Page 75 and 76:
Page 77 and 78:
Page 79 and 80:
Page 81 and 82:
Page 83 and 84:
Page 85 and 86:
Page 87 and 88:
Page 89 and 90:
Page 91 and 92:
Page 93 and 94:
Page 95 and 96:
Page 97 and 98:
Page 99 and 100:
Page 101 and 102:
Page 103 and 104:
Page 105 and 106:
Page 107 and 108:
Page 109 and 110:
Page 111 and 112:
Page 113 and 114:
Page 115 and 116:
Page 117 and 118:
Page 119 and 120:
4 El sistema de administración de
Page 121 and 122:
Page 123 and 124:
Page 125 and 126:
Page 127 and 128:
Page 129 and 130:
Page 131 and 132:
Page 133 and 134:
Page 135 and 136:
Page 137 and 138:
Page 139 and 140:
Page 141 and 142:
Page 143 and 144:
Page 145 and 146:
Page 147 and 148:
Page 149 and 150:
Page 151 and 152:
Page 153 and 154:
Page 155 and 156:
Page 157 and 158:
Page 159 and 160:
Page 161 and 162:
Page 163 and 164:
Page 165 and 166:
Page 167 and 168:
Page 169 and 170:
Page 171 and 172:
Page 173 and 174:
Page 175 and 176:
Page 177 and 178:
Page 179 and 180:
Page 181 and 182:
Page 183 and 184:
Page 185 and 186:
Page 187 and 188:
Page 189 and 190:
Page 191 and 192:
Page 193 and 194:
Page 195 and 196:
Page 197 and 198:
Page 199 and 200:
Page 201 and 202:
Page 203 and 204:
Page 205 and 206:
Page 207 and 208:
Page 209 and 210:
Page 211 and 212:
Page 213 and 214:
Page 215 and 216:
Page 217 and 218:
Page 219 and 220:
Page 221 and 222:
Page 223 and 224:
Page 225 and 226:
Page 227 and 228:
Page 229 and 230:
Page 231 and 232:
Page 233 and 234:
Page 235 and 236:
Page 237 and 238:
Page 239 and 240:
Page 241 and 242:
Page 243 and 244:
Page 245 and 246:
Page 247 and 248:
Page 249 and 250:
Page 251 and 252:
Page 253 and 254:
Page 255 and 256:
Page 257 and 258:
Page 259 and 260:
Page 261 and 262:
Page 263 and 264:
Page 265 and 266:
Page 267 and 268:
Page 270 and 271:
4.5 1. Captura Administración de d
Page 272 and 273:
Page 274 and 275:
Page 276 and 277:
1.3 Indexação Administración de
Page 278 and 279:
Page 280 and 281:
Page 282 and 283:
Page 284 and 285:
5 Administración de documentos y a
Page 286 and 287:
Page 288 and 289:
Page 290 and 291:
Page 292 and 293:
Page 294 and 295:
Page 296 and 297:
Page 298 and 299:
Page 300 and 301:
Page 302 and 303:
Page 304 and 305:
Page 306:
Page 309 and 310:
5 Funciones de administración del
Page 311 and 312:
Page 313 and 314:
Page 315 and 316:
Page 317 and 318:
Page 319 and 320:
Page 321 and 322:
Page 323 and 324:
Page 325 and 326:
Page 327 and 328:
Page 329 and 330:
Page 331 and 332:
Page 333 and 334:
Page 335 and 336:
Page 337 and 338:
Page 339 and 340:
Page 341 and 342:
Page 343 and 344:
Page 345 and 346:
Page 347 and 348:
Page 349 and 350:
Page 351 and 352:
Page 353 and 354:
Page 355 and 356:
Page 357 and 358:
Page 359 and 360:
Page 361 and 362:
Page 363 and 364:
Page 365 and 366:
Page 367 and 368:
Page 369 and 370:
Page 371 and 372:
Page 373 and 374:
Page 375 and 376:
Page 377 and 378:
Page 379 and 380:
Page 381 and 382:
Page 383 and 384:
Page 386 and 387:
5.4 1. Introducción Administració
Page 388 and 389:
Al respecto Josep Aguiló sostiene:
Page 390 and 391:
Page 392 and 393:
Page 394 and 395:
Page 396 and 397:
Page 398 and 399:
Page 400 and 401:
Page 402 and 403:
Page 404 and 405:
Page 406 and 407:
Page 408 and 409:
Page 410 and 411:
Page 412 and 413:
Page 414 and 415:
Page 416 and 417: Administración de documentos y arc
Page 426 and 427: 5.5 1. Objeto y alcance Administrac
Page 428 and 429: • • • • • • • • Adm
Page 438 and 439: • • • Administración de docu
Page 442 and 443: • • Administración de document
Page 444 and 445: 7.1 Sistema archivístico Administr
Page 446 and 447: • Administración de documentos y
Page 448 and 449: • • • • • • Administrac
Page 450 and 451: • • • Administración de docu
Page 454 and 455: • Administración de documentos y
Page 468 and 469: • Evaluación documental • Expe
Page 470 and 471: 5.6 1. Una función centenaria Admi
Page 486: Administración de documentos y arc
show all

LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?