LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Recogen derechos de la organización, singularmente relativos a convenios y documentos
de propiedad.
Dejan constancia de las decisiones de los órganos directivos de la organización.
Son de conservación permanente.
El plazo de conservación en las oficinas productoras se reduce significativamente, para
asegurar desde un inicio su correcto tratamiento archivístico.
La exhaustividad en su descripción es directamente proporcional a su importancia
institucional.
Tienen un evidente valor histórico.
El tratamiento archivístico adecuado para un programa de documentos esenciales consiste
en el empleo de la microfilmación y la digitalización.
7.15 Gestión de los documentos electrónicos
La gestión de los documentos electrónicos depende en gran medida de la amplitud en
que la organización esté inmersa en la producción, tramitación, interoperabilidad y conservación
de documentos nacidos digitales o convertidos desde otros soportes. Si bien los
procesos de gestión documental son los mismos en cualquier soporte que presenten los
documentos, es evidente que la naturaleza digital decanta unas buenas prácticas que cualquier
organización debe observar 18 . Estas prácticas se concretarán en la política de gestión
de documentos electrónicos de una organización, entendiendo ésta como el conjunto de
orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos
electrónicos auténticos, íntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de
acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. A grandes rasgos, los contextos
de aplicación, que deben quedar perfectamente documentados en el Manual, serían los
siguientes:
• Producción. Es necesario incidir en el ciclo de vida del documento antes de que éste se
produzca, por lo que deberán señalarse específicamente los metadatos precisos para ser
incorporados en el momento de su creación.
• Tramitación. Es preciso definir los procesos y procedimientos administrativos que los documentos
electrónicos siguen a lo largo de su tramitación, estableciendo criterios para su validación
y la composición de expedientes e índices electrónicos. Debe tener en cuenta también
la incorporación de documentos nacidos como no digitales, así como sus metadatos.
• Interoperabilidad. Los documentos precisan estar en disposición de obrar efectos en
distintas organizaciones, por lo que procede normalizar cuestiones tales como la composición
del documento electrónico (contenido, estructura, metadatos, firma), la conformación
y elementos del expediente electrónico, digitalización, copiado auténtico y
conversión, entre otros.
• Conservación. El cambio tecnológico acelerado hace que los documentos electrónicos
precisen, en algún momento, ser convertidos de un formato a otro o movidos de un
sistema a otro para asegurar su uso adecuado y mantener la capacidad de procesamiento
18 Los entornos pueden variar si la gestión incluye la gestión de sitios web, aplicaciones de correo electrónico, bases de datos o
aplicaciones web 2.0. En todo caso, los requisitos de gestión de documentos no deben variar. Véase Llansó, 2009, pp. 57-67.