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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
7.13.3 Eliminación de documentos
Periódicamente debe aplicarse el expurgo y la eliminación de aquella documentación que,
de acuerdo con las decisiones de la Comisión de Evaluación Documental, ha perdido completamente
su valor y su utilidad administrativos y no presentan valor histórico que justifique
su conservación permanente.
Los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial deben eliminarse de
acuerdo con un procedimiento que garantice la preservación de su información y la imposibilidad
de recomposición. El Manual debe incidir en que el proceso de eliminación debe
en cualquier caso documentarse a través de un acta de eliminación.
7.14 Programa de documentos esenciales
Es importante determinar qué documentos, entre los producidos por la organización, contienen
información crucial para los intereses de terceras partes, de modo que su pérdida,
deterioro o falta de disponibilidad supondría una merma significativa de los derechos y obligaciones
de la propia organización y de aquellos cuyos intereses debe atender. En este contexto,
los documentos esenciales son los más importantes que produce, gestiona y conserva la
organización, por lo que deben ser convenientemente identificados, protegidos, conservados
y sometidos a técnicas específicas de duplicación. En consecuencia, constituye un elemento
esencial del Manual de procedimientos, que incluirá los aspectos reseñados a continuación.
El programa de documentos esenciales puede considerarse efectivo sólo si los documentos
seleccionados para su inclusión en el programa están actualizados, completos, protegidos
adecuadamente (en especial cuantos contienen datos de carácter personal), accesibles y utilizables
de forma inmediata cuando sean requeridos.
La competencia de calificación de documentos esenciales corresponde a la Comisión de
Evaluación Documental, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
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Permiten conocer los orígenes de la organización y la evolución de su estructura, funciones,
políticas, programas y actividades.
Permiten conocer el sustrato legal y normativo de las actividades de la organización.
Permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades de la organización.
Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, profesionales, financieros,
jurídicos u otros derechos de los individuos, otras instituciones o de la propia
organización.
De acuerdo con las actuales tendencias historiográficas, se consideran las necesidades del
análisis estadístico.
Entre las características de los documentos esenciales podríamos destacar las siguientes:
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Son los documentos de mayor relevancia en la organización.
Deben identificarse cuanto antes, incluso con antelación a que sean efectivamente producidos.
Incluyen los documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la
organización.
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.