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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
tivo como su eventual valor histórico), con el fin de establecer para cada serie o grupo de
expedientes los plazos de actividad, semiactividad e inactividad, accesibilidad, forma de
disposición final (conservación total, conservación parcial, eliminación total o muestreo) y
eventual calificación como documento esencial de la organización. Estas decisiones las toma
la Comisión de Evaluación Documental, y se recogen en el calendario de conservación de
los documentos, con la denominación de normas de conservación 17 .
El Manual de procedimientos deberá establecer los criterios que sigue la Comisión de Evaluación
Documental en la labor de valorar y normalizar el abanico de series documentales producidas
por la organización y los instrumentos de los que se sirve: principalmente los expedientes de
normalización, valoración y expurgo de series documentales y los calendarios de conservación.
7.13.1 Formulario de normalización, valoración y expurgo de series
El formulario de normalización, valoración y expurgo de series documentales persigue poner
a disposición de los miembros de la Comisión de Evaluación Documental la mayor información
posible al objeto de juzgar el valor de los documentos o los expedientes que componen
la serie documental objeto de valoración. Los apartados del formulario son los siguientes:
A Datos de la serie documental. Los cumplimenta el Archivo, e incluye los siguientes datos:
denominación de la serie, unidad productora, objeto de la gestión administrativa,
años que abarca la serie, tipo de soporte, volumen de la serie, documentos que integran
la serie, ordenación, legislación y normativa, procedimiento administrativo, ubicación
de la serie, series antecedentes o relacionadas, documentos recapitulativos, documentos
duplicados, propuesta de evaluación, propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios,
propuesta de resolución y observaciones.
B Datos a cumplimentar por la Comisión. Se cumplimenta una vez que ha tenido lugar
la sesión de la Comisión de Evaluación Documental, e incluye los siguientes datos:
resolución de evaluación, resolución de accesibilidad, resolución de disposición final,
resolución de normalización de procedimiento administrativo y observaciones.
C Datos del Expediente de normalización, valoración y expurgo de series documentales.
Incluye: número de expediente, sesión de aprobación, asistentes, fecha del acuerdo y
firmas de los miembros.
7.13.2 Calendario de conservación
El calendario de conservación es el instrumento resultante de la evaluación de las series documentales
producidas por una organización. En el mismo se identifican las series y tipos
documentales, así como los documentos calificados como esenciales, se asignan los plazos de
conservación y se procede a la normalización de soportes de conservación.
Los elementos que integran el calendario de conservación deberían ser, como mínimo, los
siguientes: unidad administrativa, denominación y breve descripción de la serie, identificador
de serie, plazo de conservación en la unidad productora, período de valor administrativo,
indicación de valor permanente, plazo de restricción en cuanto a acceso.
Es importante que el Manual de procedimientos mantenga actualizado el calendario y sus
normas de conservación.
17 Mayor información en Costanilla, 2003.