LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Los microfilms se conservarán en cajas individuales, envueltos con papel de ph neutro, para
garantizar su conservación a largo plazo.
7.11.3.2 Digitalización
Las técnicas de digitalización se aplican habitualmente para procurar rapidez y eficacia en el
acceso a la documentación, independientemente de su valor testimonial e histórico. La fragilidad
de los soportes electrónicos, la obsolescencia de la tecnología y la necesidad de migraciones
continuadas son problemas específicos de la conservación de los documentos digitalizados, por
lo que el Manual de procedimientos deberá incluir criterios para su correcta gestión.
Los formatos definidos como estándares para la producción de las imágenes se corresponden
con los ficheros pdf y tiff, dada su estabilidad, en función en cada caso de las características
de los documentos a digitalizar 15 .
7.12 Plan de Prevención frente a Desastres
El Plan de Prevención frente Desastres consiste en unas pautas de actuación definidas para garantizar
la continuidad de la actuación archivística de la organización, tanto en el momento en
el que se produzca un hipotético desastre como especialmente a continuación de que se produzca
el siniestro, por las secuelas que dejan en los documentos el combate contra el fuego y las
inundaciones. El Plan diseñado por el Archivo contemplado en el Manual de procedimientos
debe contextualizarse en el Plan de Emergencias general de la organización.
Las medidas a adoptar son de dos tipos: de prevención y de intervención.
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Entre las medidas de prevención destaca la distribución correcta de detectores, instalación
de extintores adecuados y formación del personal en su uso, características y mantenimiento
de los armarios compactos en los depósitos, cuyo acceso estará cerrado con llave
salvo cuando el personal del Archivo precise acceder a ellos, señalización de las salidas y
los recorridos de evacuación y medidas de limpieza.
Las medidas de intervención incluyen las pautas a seguir en el momento del siniestro,
siempre de acuerdo con el Plan de Emergencias general de la organización.
El Manual de procedimientos debe prever asimismo la actuación una vez apagado el fuego,
de modo que se inicie lo antes posible el tratamiento 16 de la documentación afectada por
el agua utilizada en su extinción, que incluye la evacuación del agua y secado de las instalaciones,
junto con la evaluación del estado de los documentos y determinación de daños al
objeto de aplicar las técnicas de recomposición más adecuadas (congelación, para su posterior
secado al vacío o liofilización, por ejemplo). En este sentido, es importante disponer
de información actualizada sobre empresas especializadas (congelación, alquiler de bombas,
deshumidificadores y aparatos generadores de corriente de aire).
7.13 Programa de evaluación documental
La evaluación documental puede definirse como el conjunto de actividades encaminadas
a identificar y determinar el valor o valores de los documentos (tanto el valor administra-
15 Las buenas prácticas en digitalización de documentos señalan una resolución comprendida entre 200-300 ppp.
16 Véase, por ejemplo, a modo de referencia, la obra de Betty �ALS�:
Véase, por ejemplo, a modo de referencia, la obra de Betty �ALS�: Le sauvetage des fonds et des collections d’archives
endommagés par l’eau: un examen approfondi [ressource électronique]. Conseil Canadien des Archives, 2003.
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.