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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
- La documentación de conservación permanente debe originarse sobre papel permanente.
- Restricciones en el uso de papel reciclado, reservado a documentos con un plazo de
conservación corto.
Riesgos de naturaleza exógena, causados por agentes extraños al propio documento y que le
afectan de manera directa (exposición a la luz, humedad relativa). Frente a estos elementos
hay que tomar las medidas de control adecuadas (mediciones regulares de temperatura y
humedad en áreas de almacenamiento y trabajo), o bien la instalación de aparatos reguladores
de humedad ambiental (humidificadores o deshumidificadores, en su caso).
- Otros factores exógenos son la presencia de roedores e insectos, así como los robos y
desapariciones de documentos por la intervención humana. Frente a estos elementos,
hay que poner en marcha procedimientos de comprobación e inventario regulares de los
fondos de archivo.
También influyen factores tales como los incendios y las inundaciones, que constituyen las
circunstancias de mayor riesgo, ya que la pérdida se produce en un plazo de tiempo muy
rápido y el lapso para la reacción y la intervención es muy corto. Por esa razón existen los
planes de prevención ante desastres.
7.11.3 Políticas de microfilmación y digitalización
El Manual incidirá en que la preservación de los documentos tiene como objeto tanto la
perdurabilidad de los soportes originales como la accesibilidad y disponibilidad de la información
a través del tiempo. En algunos casos la escasa perdurabilidad de los soportes en los
que fue registrada originariamente la información requiere la migración hacia otros soportes
de conservación a largo plazo. En otros casos, es interesante aplicar técnicas de duplicación
para salvaguardar el documento original, evitando una manipulación excesiva, en atención
a su importancia o valor testimonial e histórico. En ambas circunstancias, pueden aplicarse
las técnicas de microfilmación o digitalización, conjunta o separadamente.
Ambas técnicas podrán aplicarse simultáneamente sobre las mismas series documentales,
con carácter complementario, siempre que coexistan su valor testimonial y la necesidad de
acceso inmediato por parte de los usuarios.
7.11.3.1 Microfilmación
Las técnicas de microfilmación se aplican habitualmente sobre documentación con importante
valor testimonial e histórico, o sobre aquélla que careciendo de dicho valor conlleve una
reducción significativa del volumen de la documentación a conservar y, consecuentemente, de
los costes que conlleva su gestión, siempre que su valor jurídico lo permita. La microfilmación
se aplicará principalmente sobre las series documentales de cualquier edad que hayan sido
calificadas como esenciales, en atención a su valor testimonial e histórico, por la Comisión de
Evaluación Documental, razón por la que las imágenes obtenidas tendrán siempre carácter
complementario respecto a los documentos originales de los que proceden, y nunca constituirán
un soporte alternativo o sustitutivo del documento original debidamente validado.
La aplicación de la micrografía sobre los documentos dará lugar a un mínimo de dos generaciones
de microfilm en sales de plata de modo que quede asegurado un plazo mínimo de
conservación de 100 años.