LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
nual de procedimientos incluirá (1) las condiciones de temperatura y humedad más adecuadas
para espacios relacionados con la gestión de documentos y cada tipo de soporte 13 , (2) las características
de las unidades de instalación (dimensiones y composición de las cajas normalizadas 14 ) y
(3) medidas estándares en cuanto a la organización física de la documentación en las oficinas.
En lo relativo a las medidas de prevención, el Manual de procedimientos incluirá (1) la
fijación de unas normas generales básicas para la preservación de los documentos en tanto
éstos estén en poder de las unidades productoras, (2) la identificación y evaluación de riesgos
de degradación natural y factores externos, y (3) el establecimiento de políticas y directrices
para la aplicación de las nuevas tecnologías en la gestión de documentos y archivos (microfilmación
y digitalización).
7.11.1 Conservación de documentos en las oficinas
Entre los criterios generales para la preservación de los documentos en las oficinas que deben
contemplarse en el Manual de procedimientos destacan las siguientes:
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Proteger los documentos de la exposición directa a la luz solar. Una exposición excesiva
reseca el papel, acelera su proceso de oxidación natural y difumina las tintas.
Evitar el uso de gomas elásticas y clips en los expedientes, sustituyéndolos por las carpetas
y subcarpetas de archivo.
Limitar en lo posible el número de grapas al estrictamente necesario.
Tomar precauciones con la utilización de las notas adhesivas (post-it).
Dejar testigos de la extracción provisional de documentos o expedientes del mobiliario de
archivo, al objeto de prevenir su pérdida.
Adoptar la práctica de archivo cotidiano.
Llevar un control de la correspondencia y sistemas de gestión de expedientes (tramitadores).
Controlar de manera activa el acceso a los muebles clasificadores y armarios.
Realizar la transferencia puntual periódica de documentos al Archivo, de acuerdo con los
plazos señalados por la Comisión de Evaluación Documental.
Designar un coordinador/responsable de la práctica del archivo en cada oficina.
Evitar la práctica de taladrar y encuadernar los documentos y expedientes.
7.11.2 Riesgos de degradación y pérdida
Es importante que el Manual haga referencia a medidas para evitar la degradación de los
soportes documentales y la desaparición de los documentos. Existen dos tipos de riesgos:
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Riesgos intrínsecos al propio documento, derivados de procesos de degradación naturales
propios de los materiales empleados en la elaboración o fabricación del soporte y las tintas.
Pueden señalarse los siguientes criterios de actuación sobre el documento en soporte papel:
13 Este es un punto habitual en la bibliografía archivística. Uno de los primeros autores en tratar este tema en España fue Simonet
en 1992, cuyo estudio aparece recogido en la bibliografía.
14 Análisis de ph (nivel de acidez y alcalinidad) de las cajas, carpetas y subcarpetas normalizadas, tomando como valor de referencia
el ph 7, de acuerdo con la norma ISO 6588:1981 (UNE 57-032-91).
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.