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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
disponer, en la oficina titular de la función de la que se trate, de determinados documentos o
expedientes, durante un período de tiempo y de acuerdo con unas necesidades que superan
la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo. El Manual de
procedimientos debe regular el préstamo de los documentos, de acuerdo con los puntos que
se recogen a continuación:
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El préstamo de los documentos se aplicará únicamente a los documentos con valor administrativo
depositados en el Archivo, de acuerdo con el fin expresado en el párrafo anterior.
En consecuencia, nunca se prestarán documentos cuyo valor administrativo haya decaído.
El préstamo de documentos tiene un carácter temporal (el Manual debe determinar un
plazo máximo), de modo que las unidades que requieran el préstamo los reintegrarán al
Archivo tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ellos en la propia oficina. En caso
necesario se solicitará la correspondiente prórroga, o la reactivación del expediente.
Cualquier oficina que precise disponer físicamente de los documentos o expedientes que en
su momento remitió al Archivo deberá cumplimentar un formulario de solicitud de préstamo
de documentos. Este formulario consta de los siguientes campos: serie o tipo documental,
código de clasificación, año, número de expediente y otros datos de identificación
complementarios, signatura, identificación de unidad y solicitante, teléfono, fecha de solicitud,
sello de la unidad y firma del solicitante (todos ellos a cumplimentar por la oficina);
fecha de préstamo, fecha de devolución, observaciones y firma (a cargo del Archivo).
Es conveniente que el formulario genere tres ejemplares: uno para el control del préstamo
(original), otro que actúa como recordatorio para su devolución al Archivo, y el tercero
que ejerce de testigo del lugar del que se extrae el expediente.
Las oficinas productoras de documentos conservados en los depósitos del Archivo podrán
consultar y, en caso de necesidad, solicitar en préstamo sus documentos con el fin de dar
continuidad a los trámites y procedimientos administrativos de su competencia. Para ello
deberán cumplir las formalidades y controles de acreditación de personalidad establecidos
por el Archivo, conforme a lo establecido en el apartado de consulta de documentos.
7.11 Conservación de documentos
Las políticas de conservación documental tienen como objeto garantizar la preservación
tanto de la información que incluyen los documentos como de los soportes originarios, de
modo que quede garantizada su integridad, su autenticidad, su fiabilidad, su utilidad y su
plena eficacia jurídica.
Las políticas de conservación de los documentos se establecen teniendo en cuenta los diferentes
usos de los documentos y su información a lo largo del tiempo, esto es, desde el
momento de su generación en las oficinas hasta su custodia en el archivo histórico.
En este amplio abanico temporal deviene esencial la estabilidad de la información y de los
soportes que la contienen, por lo que el concepto “conservación” está íntimamente ligado
al de “preservación”. En consecuencia, surgen políticas concretas orientadas a la microfilmación
y a la digitalización de los documentos, que se ponen a su vez en relación con el
programa institucional de documentos esenciales.
En cuanto a las medidas de conservación de la documentación en óptimas condiciones, el Ma-