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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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7.9 Consulta de documentos
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La consulta de documentos supone la plasmación del derecho de acceso contemplado en la
legislación (en el caso español, la Constitución de 1978, la Ley de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común de 1992, y a efectos
culturales en la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y las leyes de las Comunidades
Autónomas). También afecta plenamente al derecho de acceso otra legislación más
restrictiva, de modo singular la legislación relativa al derecho a la intimidad personal, a la
propiedad intelectual y a la protección de datos de carácter personal.
Debido a la pugna entre los derechos de acceso y privacidad, es importante regular el acceso
a los documentos de la organización. En la práctica, es conveniente que la Comisión de Evaluación
Documental tenga asignada la función de determinar la forma y los plazos de acceso
sobre cada una de las series documentales producidas por la organización.
El Manual de procedimientos de la organización debe reflejar, en el ámbito del acceso, cuestiones
muy prácticas, tal como vienen señaladas a continuación.
7.9.1 Consulta de documentos en las oficinas
Es interesante establecer algunos criterios generales que deberán regir, cuando proceda, el
acceso a los documentos en poder de las oficinas productoras, con carácter previo a su remisión
al Archivo. El cumplimiento de dichos criterios es competencia del responsable de la
oficina, concretándose en los siguientes:
(1) La documentación confidencial y aquella que contenga información de carácter personal
debe estar convenientemente protegida frente a los accesos no autorizados, en función
del nivel de seguridad que le corresponda, de acuerdo con lo que determine la normativa
que le afecte conforme a la legislación vigente.
(2) Los plazos de conservación en las oficinas productoras de documentos confidenciales o
que incluyan datos que afecten a la intimidad de las personas deben ser necesariamente
cortos y siempre acordes con las normas de conservación emanadas de la Comisión de
Evaluación Documental.
(3) Las aplicaciones informáticas que participen de algún modo en los trámites y procedimientos
administrativos deben estar debidamente protegidas, de acuerdo con la sensibilidad
o confidencialidad de los datos que contengan.
7.9.2 El Libro de Acceso y Consultas de Documentos
El Libro de Acceso y Consultas de Documentos se define como el instrumento administrativo
básico y fundamental de control de personalidad de cuantos usuarios acceden a la
información contenida en los documentos depositados en el Archivo, y de identificación de
los fondos sobre los que se ha desarrollado dicho acceso.
Cualquier persona que acceda a cualesquiera fondos custodiados por el Archivo, con independencia
de la categoría general de consulta que le corresponda, debe rellenar obligatoriamente
los campos del Libro de Acceso y Consultas: fecha, apellidos y nombre, DNI o
pasaporte, oficina, firma y documentos consultados.