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• Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales El formulario de transferencia es un documento de constancia, en el que debe aparecer información exhaustiva y pertinente para que los documentos queden identificados (inventario somero) de manera que permita una recuperación rápida y eficiente de la información. Las firmas de los responsables tanto de la unidad remitente como del Archivo otorgan al documento el carácter oficial necesario debido a la singular trascendencia del traspaso de responsabilidad de custodia, especialmente por lo establecido por la legislación en esta materia. El formulario contendrá los siguientes campos: • • • • • • • • • • • • • • • • • Unidad Responsable Teléfono Coordinador de archivo (o persona de la unidad encargada de aplicar las directrices del Archivo) Número de unidades transferidas Fecha Código de unidad Número de transferencia Número de registro Número secuencial de caja Códigos de clasificación Contenido Fechas extremas Signatura Observaciones Firma del responsable de la unidad Fecha y firma del responsable del Archivo En la redacción del formulario de transferencia deberán tenerse en cuenta los siguientes criterios: (1) La transferencia se realizará sobre el modelo de formulario que facilita el Archivo. (2) El formulario de transferencia deberá acompañar a las cajas en el momento en que éstas sean remitidas al Archivo. (3) La redacción del formulario corresponde a la unidad remitente. (4) Las carpetas de los documentos estarán organizadas de manera que la documentación más antigua esté en primer lugar, y que para el mismo intervalo temporal se siga la secuencia de los códigos del cuadro de clasificación. El Manual de procedimientos debe incluir un ejemplo de formulario de transferencias, en el que se expliquen los campos y se den criterios para su correcta redacción por parte de la oficina productora. 457 5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas. 458 7.9 Consulta de documentos Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales La consulta de documentos supone la plasmación del derecho de acceso contemplado en la legislación (en el caso español, la Constitución de 1978, la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común de 1992, y a efectos culturales en la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y las leyes de las Comunidades Autónomas). También afecta plenamente al derecho de acceso otra legislación más restrictiva, de modo singular la legislación relativa al derecho a la intimidad personal, a la propiedad intelectual y a la protección de datos de carácter personal. Debido a la pugna entre los derechos de acceso y privacidad, es importante regular el acceso a los documentos de la organización. En la práctica, es conveniente que la Comisión de Evaluación Documental tenga asignada la función de determinar la forma y los plazos de acceso sobre cada una de las series documentales producidas por la organización. El Manual de procedimientos de la organización debe reflejar, en el ámbito del acceso, cuestiones muy prácticas, tal como vienen señaladas a continuación. 7.9.1 Consulta de documentos en las oficinas Es interesante establecer algunos criterios generales que deberán regir, cuando proceda, el acceso a los documentos en poder de las oficinas productoras, con carácter previo a su remisión al Archivo. El cumplimiento de dichos criterios es competencia del responsable de la oficina, concretándose en los siguientes: (1) La documentación confidencial y aquella que contenga información de carácter personal debe estar convenientemente protegida frente a los accesos no autorizados, en función del nivel de seguridad que le corresponda, de acuerdo con lo que determine la normativa que le afecte conforme a la legislación vigente. (2) Los plazos de conservación en las oficinas productoras de documentos confidenciales o que incluyan datos que afecten a la intimidad de las personas deben ser necesariamente cortos y siempre acordes con las normas de conservación emanadas de la Comisión de Evaluación Documental. (3) Las aplicaciones informáticas que participen de algún modo en los trámites y procedimientos administrativos deben estar debidamente protegidas, de acuerdo con la sensibilidad o confidencialidad de los datos que contengan. 7.9.2 El Libro de Acceso y Consultas de Documentos El Libro de Acceso y Consultas de Documentos se define como el instrumento administrativo básico y fundamental de control de personalidad de cuantos usuarios acceden a la información contenida en los documentos depositados en el Archivo, y de identificación de los fondos sobre los que se ha desarrollado dicho acceso. Cualquier persona que acceda a cualesquiera fondos custodiados por el Archivo, con independencia de la categoría general de consulta que le corresponda, debe rellenar obligatoriamente los campos del Libro de Acceso y Consultas: fecha, apellidos y nombre, DNI o pasaporte, oficina, firma y documentos consultados.
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