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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
oficina, en función de las especiales características de cada serie (volumen anual que genera,
frecuencia de uso, espacio disponible, procedimiento que rige la producción documental).
El calendario de transferencias es el instrumento de gestión que rige el traslado físico de los
documentos a los depósitos gestionados por el Archivo. De acuerdo con este calendario, cada
unidad tiene asignado un plazo para hacer efectiva la transferencia de los documentos.
Con carácter general, la fecha de transferencia anual se establece por mutuo acuerdo entre el
responsable de cada unidad y el responsable del Archivo, de modo que la operación de transferencia
interfiera lo mínimo posible en el desarrollo de las actividades habituales de la oficina
productora. Generalmente la operación coincide con las “épocas valle” de la unidad de origen.
El proceso de transferencia de documentos se realiza de acuerdo con los siguientes pasos:
(1) Aviso a la oficina, como recordatorio del momento acordado para la transferencia.
(2) Suministro de cajas normalizadas, que reúnen condiciones especiales que aseguran la permanencia
de la documentación a largo plazo (niveles aceptables de acidez y alcalinidad).
(3) Verificación de la adecuación y organización interna de los documentos por parte de la
oficina.
(4) Numeración de cajas y redacción del formulario de transferencia.
(5) Remisión de las cajas por parte de la oficina y emisión de recibo por el Archivo.
(6) Comprobación y ajuste de la descripción de las unidades de instalación y de todo el
formulario.
(7) Comentario a las oficinas.
(8) Firmas, tanto del responsable de la oficina como del responsable del Archivo.
Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo
con los siguientes criterios:
(1) Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas).
(2) Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas
normalizadas, que contendrán la información necesaria para identificar de manera clara
y directa la documentación que contienen (unidad productora, código de clasificación,
años y volumen).
(3) Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en
primer lugar.
(4) Las fracciones de serie se organizarán de acuerdo con la secuencia de los códigos funcionales
de la clasificación de los documentos.
(5) Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar los documentos en
las cajas de archivo normalizadas.
(6) Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible,
para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única
anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas.