LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
que los crean, gestionan, mantienen y utilizan” 12 .
En cuanto afecta al Manual de procedimientos, la gestión de los metadatos debe contemplarse
de diferentes modos:
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Los metadatos proporcionan contexto al contenido, la estructura y la firma de un documento,
y, por tanto, contribuyen a su valor evidencial y probatorio, y del mismo modo
sustentan otros procesos archivísticos (captura en un sistema de gestión de documentos,
clasificación, evaluación, acceso, conservación, etc.) que tienen lugar a lo largo del ciclo
de vida del documento. Es precisamente por su polivalencia por la que puede arrogarse el
papel de meta-proceso en el contexto de la gestión de documentos.
Por otra parte, a través de la asignación de los metadatos los documentos atestiguan su
carácter de genuinos, su exactitud y confiabilidad, su completitud e inalterabilidad, su
seguridad frente al acceso o alteración no autorizados, su disponibilidad (capacidad de ser
localizados, recuperados y leídos) y su relación con otros documentos.
Mediante el uso de los metadatos se consigue controlar el acceso a los documentos, señalando
en el momento de su creación e incorporación al sistema la categoría de seguridad
o legal de los documentos o cualquier otra advertencia acerca de su conservación o uso, o
incluso facilitar la transferencia de documentos entre organizaciones cuando cambian las
responsabilidades funcionales o de custodia. Del mismo modo, contribuye a segurar que
no se pierden los documentos esenciales cuando se implantan nuevos sistemas y ayuda a
planificar la migración de datos y otras necesidades de conservación.
Una característica de la asignación de metadatos es que la forma de su implantación para
tratamiento y gestión es libre para cada organización, definiéndose de acuerdo con sus
necesidades, criterios y normativa específicos. El objetivo del diseño de un esquema de
metadatos (así se denomina la herramienta resultante) no es otro que el de garantizar la
disponibilidad e integridad de los metadatos, manteniendo de manera indisoluble las
relaciones entre el documento y sus metadatos.
En la elaboración de su propio esquema de metadatos cada organización deberá partir del
modelo general que establezca el órgano competente en el marco del Esquema Nacional
de Interoperabilidad. El esquema de metadatos de la organización debe incorporarse al
Manual de procedimientos, junto con su justificación y dinámica de funcionamiento
pormenorizada, incluyendo sus esquemas de valores.
7.8 Transferencia de los documentos
Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras,
los documentos deben transferirse al Archivo, al objeto de reducir el espacio que las oficinas
dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos
de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.
El Manual de procedimientos debe contemplar diferentes perspectivas:
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El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras viene fijado por la
Comisión de Evaluación Documental competente sobre la base del análisis de cada una de
las series documentales. Se persigue así adecuar al máximo dicho plazo a las necesidades de la
12 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración
Electrónica (BOE núm. 25, de 29 de enero de 2010).
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5 Funciones de administración del sistema. Manual de buenas prácticas.