LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

2 Normativa de referencia
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
son del todo sólidas y responden a intereses más estratégicos que técnicos. La única respuesta
posible a tales críticas es que DIRKS fue concebido exactamente para aquello para lo que fue
concebido, a saber el diseño en entornos organizativos, y que cualquier otra consideración
debe quedar aparte. Cuestión diferente es el hecho de preguntarse si una metodología que
considera el diseño de sistemas de documentos en un ambiente organizativo tiene sentido
en un marco tecnológico en el que los sistemas de documentos se entrecruzan con muchos
otros sistemas en diferentes ambientes, organizativos o no. Este, en nuestra opinión, debería
ser el punto fuerte de la discusión acerca de la viabilidad de DIRKS.
En este sentido, y en un marco tecnológico como el descrito, nos interesa más, en el contexto
del presente capítulo, concentrarnos en otro cuerpo normativo más adecuado a la
realidad de la gestión de documentos del año 2010. Nos referimos al conjunto de requisitos
funcionales recientemente adoptados por el Consejo Internacional de Archivos, algunas
partes de los cuales, por lo demás, se encuentran en curso de devenir norma ISO.
3.1 Los requisitos funcionales del Consejo Internacional de Archivos
Los requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos electrónicos y para sistemas
de gestión recientemente aprobados por el Consejo Internacional de Archivos26 derivan
de la percepción de un entorno tecnológico no controlado, en el que se generan aplicaciones
de gestión de documentos basadas en principios y técnicas muy diversos, así como de
la consciencia de la necesidad de establecer algún tipo de control sobre los empresas que
desarrollan software. No obstante, los requisitos del Consejo Internacional de Archivos se
plantean a un nivel de abstracción más alto que sus contrapartidas norteamericana DoD
5015.227 y europea Moreq228 . Téngase en cuenta que MoReq2 es una especificación de
ámbito europeo y a implantar en entornos presumiblemente desarrollados, aunque esto no
es axiomático (de hecho, sólo una empresa europea ha conseguido su certificación hasta el
momento, y el conocido por MoReq 2010 no deja de ser un maquillaje para intentar hacer
más flexible una norma que desde su origen se manifestó inmanejable). Por contraste,
las especificaciones del Consejo Internacional de Archivos deben atender a tradiciones y
situaciones económicas y culturales muy diversas, por lo que la generalidad es, de manera
inevitable y quizá ventajosa, una de sus marcas de fábrica. Es decir, es probable que MoReq2
pueda implantarse en grandes organizaciones, o conjuntos de organizaciones, de, digamos,
el Reino Unido, España o Alemania; pero el ICA también debe atender las necesidades de
gestión de documentos de, por ejemplo, Kenia o las Islas Fidji29 .
26 International Council on Archives and Australasian Digital Records Initiative, Principles and Functional Requirements for Recordsin
Electronic Office Environments – Module 1: Overview and Statement of Principles, 2008, published at www.ica.org;
International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments
– Module 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, 2008, published at
www.ica.org; International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments–
Module 3: Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems, 2008, published at www.ica.org
(Consulta: 10-11-2010).
27 Assistant Secretary of Defense for Networks and Information Integration/Department of Defense Chief Information Officer,
DoD 5015.02-STD: Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard: April 25, 2007.
WashingtonD.C.: Department of Defense, 2007, p. 15. URL: http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf (Consulta:
10-11-2010).
28 MoReq2 Specification: Model Requirements for the Management of Electronic Records: Update and Extension 2008.
Bruxelles,Luxembourg: CECA-CEE-CEEA, 2008. URL: http://www.moreq2.eu/downloads.htm (Consulta: 10-11-2010).
29 Cunningham, Adrian, “Going global: Developing globally harmonised software specifications for records”. En: Archives & Social
Studies: A Journal of Interdisciplinary Research. Vol. 2, n. 2 (September 2008), pp. 349-362.